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従業員の個人情報保護と人権

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(1)

人権研修の手引き・第23集

従業員の個人情報保護と人権

求め5れる企業の積極的対応 竹地潔

大阪企業人権協議会

(2)
(3)
(4)
(5)

従業員の個人情縄保覆と人権⑨もくじ

議事襲撃

事 !

なぜ

、従業員

の個人 情報保護

が重要 か

AU

1

どの ような場

面で トラ ブル が発生

して いる か

1 1

従業

員の 個人情報保護と

その 法的対応

1 2

個人 情報保護法

の概

1 4

就職 応募者

の個 人情報

の取 り扱 いと 職業安定

法五 条の 四

1 6

従業

員の 個人情報

の取り扱

い全 般に おけ る企 業の 果た すべ き義 務・措

従業員か

らの 個人情報

の取 得に 際し ての 企業 の果 たす べき義務

・措置 従業員情報

の利

・保管 にお ける 企業 の果 たす べき義務

・措置

20

従業員情

報の 第三 者 への

提供に

際し ての 企業 の果 たす べき義務

・措置 個人情

報の

安全 管理措置

22

従業員

から の開

・訂 正

・利用停止

等の

請求

24

1 7 1 8 21

(6)

1繁お主主

lfl7 従

す 讐

史君 民史

ぞ寝

8

26 Q

1 当社場合は、そもそも「個人情報

保護法」

適用を受けない

人情報保護も、あまり気にしなくてもいいと思いますが。 従業員等

26 Q

2 て、従業員等個人情報保護に取り組むにあたっ

「個

人情報保護法」以外

令、指針等も理解しておく必要がある

すか。

27 Q 3

保護

対象となる

うな個人情報ですか。

;・:ji-

-・:: ::::ji- -:: m

Q4個人情報保護

象となるは正社員個人情報だけですか。

31 Q あるですか。 S 企業は従業員等他人情報保護についてどようなことを遵守する義務・責務が

31 Q

e 個人情報保護

定める義務・責務

め、 することが求められている

すか。

企業は

ような取り組みを

33

。7

もし、企業なかで

従業員

個人情報保護に関して遺漏があったとき、

うなリスク

・問題が起こる

すか。

34

(7)

E一具体的な取り組みと対応

36

1・・・取得

36 Q 8

員等 例

人情

報を取得

する

に際

しては、

ありますか。

のような

とに

留意

る必安

Q 9 従業員

センシティブ情報を収集す

ることは

禁止されていると聞きましたが、

もそもセンシティブ情報とはどのような情ですか。

Q

10 従業員等の個人情報収集のために行われる各種の申告・調査、

検査およびモニタリングについてはどのように考えたらいいのですか。

①家族・身上、就業外活動、持ち家状況、債務等に関する申告・調査②従業員の所持品検査、ロッカー検査、観察・監視③コンピュータ

・モニタリングや電子メlルの監視

目的④HIV検査、薬物・アルコール検査等

39 Q

11 派遣社員の偶人情報は派遣会社から入手できないのですか。

また、受け入れ会社で派

社員から

直接

を取得

ことは

きますか。

Q

のか教えてください。 12 現従業員ではなく、就職応募計については、

特にどのような点に留意したらいい

13 不採用となった人の応募金百類(履歴

書、

職務経歴書等)は返却しなければ

ならな いのですかο

36 38 39 46

47 48

(8)

2:・利用・保管

49 Q

いのですか。 14 企業がいったん取得した従業員等の個人情報は、企業内では自由に利用してもい

Q に考えたらいいのですか 15 名簿の作成社内公開、新人の社内紹介、慶弔のお知らせ等についてはどのよう Q

第三者への提供を行うのにあたり向呈思すべきことを教えてください。 16 ますが、関連会社や取引先から名簿等従業員等の個人情報がほしいとよくいわれ

Q

する必要があると思いますが 17 出向や転籍の場合には、当該従業員の個人情報はある程度出向先や転籍先に提供

た、会社と関連会社とで出向者の個人情報を共同利用したほうが効率的だと思いますが、可能ですか。

Q

すか。表等と話し合って決めるというような方法はないので 供等を行うのに、一人ひとりに同意・確認することは大変です。組合や従業員代 18 その個人情報の目的外利用、または第三者への提企業には多くの従業員がおり、

Q

ければいけせんか。 19 従業員等の個人情報を保持・どのようなことに留怠しな保管するにあたっては、

Q

思いますが-ea---o情報はいつまでも保管しておく必要はないと 20 従業員等の個人情報はいつまで保管しなばならないのですか。退職者の個人けれ

Q

いけないことはありますか。 21 社員の給与計算、社会保険関係は税理士に任せていますが、何か注意しなければ

50 49 52 55

56 59 57

60

(9)

Q

てください。 扱いで特に留意すべきことについて教えの取り健康に関する情報有しています。 n 職場の安全衛生のために従業員等に健康診断を受けさせて、多数の健康情報を保

①健康情報の取得ω②健康情報の利用③健康情報の取り扱いに関する規程の作成

64

3:・開示・訂正

6 6 Q

せがあったら、どの程度まで開示しなければいけないのですか。 n 社員から「会社は自分のどのような個人情報を保有しているのか」との問い合わ

参考文献

対処したらいいのですか。 」「納得できない」と訂正等が求められたら、どうん。もし、開示して「おかしい 24 人事考課はもともと会社の専権事項で極秘になっているので開示したくありませ

70

66 61 68

(10)
(11)
(12)

二O O五 年四 月 一日 の個 人情 報保護法

(正式名称|

「個 人情報

の保 護に関す

る法律」)

の全 面施行

に伴 って

、企業

にと って は、

顧客

の個 人情 報の 保護 は緊 要な課題と

なり、

その ため の積

極的

な取り組

みが なさ れて きた こと と思 いま す。

それ に比 べて

、従業

員の 個人情

報の 保護 につ いて は、 いか がで しょ うか

。 周知 のと おり

、企業は

、優れ

た人 材を 獲得す

るた め、 採用選考

時に 就職応募者か

ら能力 や適性

に関 する 個人 情報を取

得し、

それ らを 利用 する 必要 があります。

また

、従

業員と

った 後も

、企業は

、満足の

いく 労働 力の 提供 がな され てい るか どう かを チェ ック し、 問題 があ る場 合は指示

や指導 等を行うた

め、 従業

員の

職務遂行

にか かわ る個 人情 報を 取得し

利用 する 必要が

あります。

他方、

福利 厚生 のた めの 付給 や手当

の支給に際

して は、 家族、

住環境

およ び資 産等 の個

人情報

を、 また 従業員

の生 命や 健康 への 配慮、

つま り労 働契約

の安 全配慮義務

の履 行の ため には

、健康情報を

取得 し利 用す るこ とも 必要不可欠

です

。 この よう に企業は

通常

、従業員を

雇用し労

働力 の提 供を受

ける ため

、大量の多種多様な 個人 情報を従業

員か ら取 得し

、利用

・保有し てい ます。

した

がっ

て、 従業員

の個 人情報

保護は

、顧客

の個

人情

報の 場合と

同様 に重要な課

題で あり、

その ため

の積極

的な 取り組

が求

めら てれ いま す。

それ に加 えて

、企業

内に個人

情報保護や

情報 セキ ュリ ティへ

の意 識を

芽生

えさ

せ、

ひい

(13)

ては

、企業 文化と

して それ を醸成させ

るた めに も、 企業 によ る従 業員 の個 人情 報の 積極的 な保 護が 必要

不可欠で

す。

つま り、

企業 自ら が、 従業員

にと って大切な

彼ら の伺 人情 報を 適正 に取 り扱 い、

積極

的に 保護す

るこ とに

よっ

ては じめ て、「

自ら の個人情

報も 大切 にさ れて いる

」と

、従業員

が実感し、

自己 情報と 同様 に企 業の 顧客 情報そ

の他 の機密 情報を

正か つ厳 重に 取り扱おう

との

、イン

セン ティ ブが より いっ そう高 まる から です

この よう な意味

にお いて も、 従業員

の個 人情報

の保 護は 企業 にと って 重要な課題

であ る とい えま す。 個人情

報を めぐ るト ラブ ルと いえ ば、

多く

の人 びと は、 個人情報

の漏 えい や流 失の

こと

だ、

と思 われ るか もし れま せん

。し かし 実際 には

、そ れ以 外に も、 個人情報

の取 得を はじ め、 その 利用

・保管、

第三

者への

提供等

の各 場面 にお いて

、い ろい ろな トラ ブル が従 来か ら起 こっ てき まし た。 たと えば、 従業 員等 の個 人情報

の取 得に つい ては

、採用

選考時の

申告 や身元 調査 をは じ め、 従業 員の 非違行為

の調 査や 職務遂行

の観

・監視 を目 的と して 行わ れる 所持品

検査、

盗聴 や無断録音、

さら には 電子 メl ルの モニ タリ ング 等の 適法 性が裁 判所 で争 われ てき ま した

。ま た、 健康 診断 にお いて本人

に無 断で

、HI

V感 染症 やB 型肝炎な

ど社 会的差別

従業員の偶人情報保護とは

(14)

生じ させ るお それ のあ る健 康情報を収集し

て、 それ を理 由に 従業員を解雇

する とい った

件が

発生し、

法定

・法定外 の健 康診断

のあり 方自体も

、従業

員の プラ バイ シー 保護 の観

から 問い 直さ れて いま す。

個人情

報の 利用 や保管

につ いて は、 人材 派遣会社

から 女性労働者

九万

人分 の名 簿が持ち 出さ れ、

インターネ

ット

上で

「存姿ラ

ンク

付き

(A・ B- C)」

と銘 打っ てそ れが

売買さ

ずさん

れる とい った事件が

起こ り、杜撰 な情報管理

だけ では なく、

女性 労働者

の個 人情報

の目

外利用も

しく は差別

的な利用、

また は、 誤 った

印象

や誤解を第

三者 に与 える よう な個人情 報の コー ド化 の違 法性 が問わ

れま した

。ま た、 個人情

報の 提供 につ いて も、

派遣先企業が 本人 に無 断で HI V検 査を実

施し

、陽

性と

の結 果を本

人に 知ら せる こと なく

、派

遣元企業 に伝 えた 結果

、派遣労

働者 が解雇さ

れる とい った 事件が

生じ てい ます。

この よう に、 従業員等

の個 人情報 をめ ぐる トラ ブル は、 その 取得 には じま り、 利用

・保 管

・提供 など 取り、 扱い のあ らゆ る場 面で 生じ うる こと に留意す

る必 要があります。

個人 情報保護法

等に よる

包括

的な規制が

加え られ るま で、 従業 員の 個人情報

をめ ぐる ト ラブ

ルへの

法的対応

は主に、

プラ

イバシ

ーや 人格 権へ の侵 害等 を理 由と する 不法行為等

に基づ

く損

害賠償

請求と

いっ

た、

裁判所

によ る事後的

救済 に委ね られ てい まし た。

(15)

従業員等

の個 人情報を

めぐ る問 題状況 とそ の保護 のあ り方 が国 レベ ルで検討

され 始め た のは

一九九0年

代後 半に 入っ てか らで

、高度 情報社会

の進 展お よび 個人情 報保 護に 関す るE C指 令 への 対策 のた めで す。一九九九年

には

、労働

市場 の自 由化を 図る 職業安 定法お よび 労働者派遣

法の 改定 に伴 い、 求職 者お よび 派遣 労働者等

の個 人情報保

護に 関す る 規定 が新 設さ れ、 さら に二 OO O年 には

、法的拘

束力 はあ りま せん が、

「労働者

の個 人情 報保 護に 関す る行 動指針」

(以下、「行動指針

」と いう )が 公表さ れて いま す。

その 後二 OO 三年 に、 個人 情報保

護法が つい に制定さ

れ、 民間 部門 にお ける 個人情報

適正 な取 り扱 いに 関す

一般的 lなル

ルが 民間事業者

の遵 守す べき法律

上の

義務と

して

一不

され るに いた りま たし

。ま た、 同義 務の 履行 のた め、 民間 事業 者が講 ずべ

き具

体的な措置 等に つい

て、

事業 等の 分野 の特 性を 勘案 した 各種 の指 針が策 定さ れて いま す。

従業員等

個人 情報保護と

の関 係で 問題 とな るの は、

「個人情

報の 保護 に関 する 法律 につ いて の経

産業

分野

を対 象と する ガイ ドラ

イン」

(平二ハ・

一0

・ 二二 厚労省・

経産省告示第

四号

。以下

、「経済産業省ガイドライン」

とい う) や、

「雇用管理

に関 する 個人 情報 の適 正な 取扱い を確

する ため に事 業者 が講 ずべ き措 置に 関す る指

針」

(平

一六・七

・一 厚労省

告示第

二五 九号

。以 下、

「雇一用

管理指針

」と いう )な どで す。

なお

、従業員

の健康情報

につ いて は、

「雇用

管理

に関 する 個人 情報の

うち

健康情

報を 取り 扱う にあ た って の留 意事 項に つい

て」

(平

一六

・一

0・二 九基 発第 一O二九

OO 九号

。以 下、「健

康情 報留意 事項」

とい う) も参照す

る必 要 があ 二 ります。

OO 五年 四月

一日の

個人情 報保 護法 の全面施

行に 伴い

、本

法の 適用を受け

る民 間企業

従業員の個人情報保護とは

(16)

は、 本法 およ び前記

の指 針等 に基 づき、

従業員等

の個 人情報

につ いて も適正 な取 り扱 いを 行う とと もに

、そ の積極 的な保

護を 図る よう 義務づ

けら れる こと にな りま した

。 個人

情報保

護法は

、高

度情報

通信社会

の進展 に伴う個人情報

の利 用の 拡大を

背景に

制定 され

、個人情

報の 有用性

に配 慮し つつ

、個人

の権 利利益を保

護す るこ とを 目的と して いま す (一条 )。本法 は、 単に 個人 の権 利利 益の 保護の

みを 目的と

する ので はな

く、

「個人 情報 の有 用性

」と の適正 なバ ラン スに おい て、 その 保 護を 図る こと を要 請し てい ます。

この

とが

十分

に理 解さ れて いな いた め、 施行後、

個人情

報の 正当な利用

を阻

「過剰 保護」

問題 とな って いま す。

本法は

、第 一血早か ら第

三章

にか けて

、官 民を

通じ

た基 本理念を掲げ、

国お よび 地方公共 団体 の責 務等を

明ら かに し、政府

によ る個人 情報 の保 護に 関す る施 策の 基本 とな る事 項を 定め てい ます。

他方

、第四 章は

、民

間部門に

おけ る個 人情報

の適 正な取り

扱い に関 する

般的

ルl

ルを

、事業者

の遵守

すべ き法律

上の 義務と

して

規定

して います。

この よう に、 本法 は、

「個人情報

の保

護」

自体 では なく、

「個人 の権 利利益

の保

護」を目

的と する もの です から

、個人

の権 利利益

への 侵害を 未然 に防 止す るた め、 その

手段

とし て 個人 情報 の取 り扱 いに つい て遵 守す べき 具体 的な ルl ルを 定め るこ とを 中心 とし てい ま

(17)

す。

その 機能 は、 道路交

通法 にた とえ てい うな らば、

民事

損害賠償

制度 のよ うな事

故の 発 生に よる 損害 への 事後的な

救済手

段で はな く、

あくま

でも

、事 故の 発生 の危 険を 予防す

こと によ り、

個人 の権 利利益

が侵 害さ れる のを 未然 に防 止す るこ とで す。 本法 の定 める 企業 の道 守す べき 義務 に関 する 規定 は、 次の とお りで す。

利用 目的 の特

(一 五条)

、利 用目 的に よる 制限

一(

六条)

、適

正な 取得

ご七条

)、取

に際 して の利 用目 的の 通知等

(一 八条)

、デ タl 内容 の正 確性 の確

(一九条)

、安全

管理 措置 (二O条 )、従業者

の監

(二一条)

、委託先

の監

(二二 条)、

第三 者提供

の制

(二三一 条)

、保有個人

デi タに 関す る事項

の公 表等 (二 四条)

、開示

(二五 条)、

訂正等

(二六条)、

利用 停止等

(二七

条)

です

従業 員等 の個 人情

報の

取り扱

いに あた って

、企業は

これ らの 義務 規定を

遵守 する ため

、 具体 的に どの ような 措置 を講 ずる べき かに つい ては

、前述の

雇用 管理 指針 その

他の

関連

針等を

参照す

る必 要が あります。

それ らの 指針 は、 従わ なけ れば

、法 の規 定違 反と

判断さ

れ行 政指導

・処 分等 の対 象と なりう

る部分と

、個

人情報保護

の推 進の 観点 から 取り組む

とが

強く

望ま れま すが

、従 わな くと も、 法の 規定 違反 と判 断さ れる こと はな い部 分か ら構 成さ れて いま す。

後者 の部 分に つい ては

、実 際に 従わ なく とも よい かと いえ ば、 そう であ ると は必 ずし もい えま せん

。と いう のも

、個人情

報を めぐ るト ラブ

ルへの民

事責任

賠償責任) (損害 の追 及に おい て、 指針

「個人情

報保護

の推 進の 観点 から 取り組む

こと くが強 望ま れる

」措置

であ れば

、そ れら を講 じた かど うか も民 事責任

の有 無を 判断 する に際 して 考慮 され るか らで す。

従業員の個人情報保護とは

(18)

本法 は、 前述 の諸 義務 規定 の遵 守を確保

する ため の仕 組み とし て、 企業 等に よる 苦情処

理主二条、

四二 条) をは じめ

、主務大臣

によ る報 告徴 収 (一一三 条)、

助言

(三三 条)、

・命令

(三四 条)、

前記

命令違反への

罰則 (五六条、

五八 条) 等を 定め てい ます

。な お、 本法 の定 める義

務の 違反 から

、た だち に私 法上 の効力が

生じ るこ とは ありませ

んが

、少な くと も法解

釈上

、本法上

の義 務を 履行し たか どう かや

、指 針上 の措 置を講じ

たか どう かは

民事

責任 の有 無の 判断 に際 して 考慮 され る重要な要

素で す。 個人

情報保護法と

関連指

針の 定め る、 企業 の従 業員 等へ の諸 義務 およ び諸 措置 の具 体的 内容 を述 べる 前に

、まず、

本法 の特 別法 にあ たる 職業 安定法

五条 の四 およ びそ の指 針に 基 づく 就職 応募 者等 の個 人情 報保護を紹

介します。

職業

安定法

五条 の四 は、 求人企業

等の 個人情 報の 取り扱

いと して

、本

人の 同意 があ る場 合そ の他正当な事

由が ある 場合 を除 き、

「その 業務の

目的 の達成 に必 要な範囲

内で 求職

等の 個人情 報を収集

し、

並び に当 該収 集の 目的 の範 囲内 でこ れを 保管 し、 及び使用

しな け れば なら

」ず、

また

「求 職者等 の個 人情報を適正

に管 理す るた めに 必要 な措置 を講 じな け れば なら ない

」と してい ます。

その 指針 では

、求人企業

等に よる 求職 者等 の個 人情報

の収 集

・保管

・利用 等に 関す る具 体的な

ルl ルが定め

られ てい ます。

個人 情報 の収 集に つい て

(19)

は、 身元調査や社用紙

の使 用そ の他

差別

的な採用

選考 にお ける 悪弊 を絶 つこ とを 目的 とし て、

社会的差

別の 原因 とな るお それ のあ る個 人情報

(①人 種、民族、社会的身分、

門地、

籍、

出生

地等、

②思想お

よび 信条、

③労働

組合へ

の加

入状況)

の収 集の 原則禁

止、

本人 の事

の同 意を条件

とす る第 三者 から の間接収集

、所

定の 用紙 による 情報収集等、

個人情 報保護 法よ りも厳格な内容

のル lル が示さ れて いま す。

就職 応募 者の 個人情 報を 取り扱う

のに 際し ては

、企

業は

、個人 情報保護法上

の義 務を 遵 守す

るだ

けで はな く、

職業

安定法

五条 の四 および その 指針 の定 める 義務 を履 行し

、措置を 講じ なけ れば なら ない こと に留意す

る必 要が あります。

以下 では

、個人 情報保護法

等に 基づ き、

従業

員等 の個 人情 報の 取り扱

い全 般お よび その 各場 面で

、企業が

遵守 すべ き義 務と 講ず べき 措置 の具 体的内 容に つい て述 べます。

まず

、従業員等

の個 人情 報を 取り扱う

に際 して

、企

業は その 利用目的を特

定し なけ れば なり ませ ん (一 五条)

。こ れは

、個 人情報

の取 り扱 いの 範囲を原則的

に確 定す るも ので す。 その 意味 で、 個人情

報の

取り扱

いへ の規 制の 第

一歩

で、 個人情報

の取り扱

いに 関す るそ の 他の ルl ルの 前提と

なります。

雇用

管理

指針 によ ると

、利

用目 的を 特定 する にあ たっ ては

、「当 社の 事業 活動 に必 要で

従業員の個人情報保護とは

(20)

ある ため

」と か、

「従業員情報を

幅広 に把 握し てお くた め」 とい った よう に、

単に

抽象 的、

一般

的に 特定す

るだ けで は十 分で はな く、

「労働者等

本人 が、 取得 され

た当該

本人の

個人情報が

利用

され た結 果が 合理 的に 想定 でき る程 度に

、具体的、

個別 的に 特定 する

と」 とし てい ます。

次に

、企業は

、あ らか じめ 従業員等本人

の同 意を 得た 場合 を除

き、

事前 に特 定し た利 用 目的 の達 成に 必要 な範 囲内 のみ でし か、

当該

本人 の個 人情 報を 取り扱

って はな りま せん (一

六条

一項)

。こ

のよ うに 利用 目的 から 個人情報

の取り扱

いを 制限 する のは

、本人

の予

しな い目的

でそ れが 取り扱わ

れ、 本人 の権 利利益

が損 なわ れる こと を未然

に防 止す るため です

。た だし

、法令

に基 づく場合

や、 人の 生命

、身体

また は財 産の 保護 のた めに 必要 があ り、

かつ 本人 の同 意を 得る こと が困 難で ある 場合等

は、 その 限り では あり ませ ん (同条三 項)0 個人

情報 の取 得に つい ては

、従業員等

本人 から 直接 書面 等に より 当該本人

の個人情

報を 取得す

る場 合は

、あ らか じめ その 利用 目的 を明 示し なけ れば なり ませ

(一

八条二

項)。

他方、

それ 以外 の取 得、

つま り書

面等

によ らな い本 人か らの 個人情

報の 取得 や、 第三 者か らの

取得

につ いて は、 あら かじ めそ の利 用目的を公表し

てい

る場 合を除き、

速や かに 利用

(21)

目的 を本人

に通 知ま たは

公表し

なけ れば なり ませ

(同条 一項)。

この 趣旨 は、 利用 目的 の通 知また

は公 表等を 通じ て、 個人情報

の取 り扱 いの 透明性を

確保す ると とも に、 本人自 らが 個人情

報を提供

する に際 して

必要な

注意 を払う

こと を可能

にし

、本人

の権 利利益

の侵 害を

未然

に防 止し ようと する こと です

。 ただ し、 本人 への 通知

・公

表が、

本人 もし くは 第三 者の 生命、

身体、

財産 その 他の

権利

利益、

また は個 人情 報取 扱事業者

の権利等

を害 する おそ れが ある場

合や

、取得

の状 況か ら みて 利用 目的 が明 らか であ ると 認め られ る場 合等 は、 その

限り

では あり ませ

(同条 凹 項) 0ま た、 個人情報

の取得手段

につ いて も、

「偽り その 他の 不正 の手段

」を 用い るこ とが

止さ れて いま

(一 七条 )。と いう のは

、不正

の手 段に より取得

され た個 人情 報は

、それ が利 用さ れる こと によ り本人

の権 利利益を

侵害 する おそ れが 高い から です。

「不正 の手段

には

、不 適法な、

また は適 正性

を欠

く方法

や手続き

が含まれます。

もち ろん

、従来か

ら判 例や 裁判 例で 違法と され てき た方 法ま たは 手段 によ る従

業員

等か らの 個人情報

の取 得は

、 一 七条 違反 にあ たり

、許 され ませ

ん。

また

、直接

の法的拘

束力は

ありませ

んが

、前 述の 行 動指 針の 示す ル1 ル、 つま り、

本人 から の直 接収集を

はじ め、

「センシ ティ

・デ lタ

」 の収 集禁 止ま たは 制限、各種

の検 査に よる 個人 情報 の収 集の 禁止・

制限

、ビデオカ

メラ

やコン

ピュ ータ 等に よる モニ タリ ング の実 施手続

に関 する ルl ルに つい ても

留音ム

する 必要 が あります。

とい うの も、 行動 指針 に著し

く反 して 従業 員等 から 個人情報を

取得 しますと

事情 によっ

ては

、当 該取得行為は

一七 条に 違反 する もの と評 価さ れう るか らで す。

従業員の個人情報保護とは

撃 欝 襲撃暴

(22)

従業員情報

の利 用に つい ては

、事前

に特

定し た利 用目 的の 達成 に必 要な 範囲 内で

、個人 情報を

利用 する よう義

務づ けら れて おり、

当該 利用 目的以外

のた めに個人情

報を 利用 した けれ ば、

本人

の同 意を 得な けれ ばな りま せん (一 六条 一項)。

しか し、 利用 目的 の変 更が 事前 に特 定し た目

的と

相当 の関 連性を有

する と合 理的 に認 めら れる範囲

内で ある とき は、 変更 後の 利用目的

を本

人に 通知ま

たは 公表 すれ ば、 本人 の同 意ま でも 得る 必要 はあ りま せ ん

(一

五条 二項、

一八条 三項)

この よう に利 用目 的に 基づ き個人情報

の利 用が 制限 され るこ とに より、

人事 労務 管理ま たは 福利 厚生 とい った 当初 の目 的と は異 なる

、本人

の予 期し ない 目的 (たとえば、新商品 の販

売キャンペーンや企業広告)

でそ れが 利用 され

、本人

の権 利利 益が損なわ

れる こと が未 然に 防止 され るこ とに なり ます。

それ に加 えて

、健康情

報の 利用 につ いて は、 前述 の健 康情報留意

事項 にお いて

、そ の適 正な 取り 扱い およ び秘 密保 持を徹底す

るた め、 健康情

報を取り

扱う者を

でき るだ け限 定す ると とも に、 これ らの 者の 職務お

よび その 遂行 に応 じた 必要

最小限の

健康情報

のみ しか 利 用さ せな いこ

とに

する

よう

求め られ てい ます。

他方、

従業員情

報の 保管 につ いて は、 利用目的

の達 成に 必要 な範囲

内で

、個人

デl タを 正確 かつ 最新 の内 容に

保つよ

う努め

なけ れば なり ませ ん (一九 条)

。こ のこ とに より、

(23)

とえ

ば、

従業員情

報が正確

性・最新

性を欠く

状態 で保 管さ れて いた ため

、従業員

の状 況を 公正 に反 映し ない 形で 雇用上

の決 定が なさ れ、 従業員

にと って 予期 せぬ 不利益が

生じ るこ とが 防止 され るこ とに なります。

具体的

には

、個人

デー タの 正確 性・ 最新 性を 保つ ため

、デ ータ ベー スへ の入 力時 の照 会・確 認の 手続き

の整 備、

誤り等を

発見 した 場合 の訂 正等 の手 続き の整 備、

記録事項

の更

新、

保存 期間 の設定等を

行う こと が求め

られ てい ます。

従業員情報

の第 三者 への 提供 に つい ては

、本人 から 事前 の同 意を得る

こと なく、

個人

ータ を第 三者 に提 供す るこ とは 禁止 され てい

ます

(二三 条 一項)。

もち

ろん

、同 一企 業内 にお いて

、あ る部 門か ら他 部門 に従 業員 の個 人デ lタ を提供す

る場 合は

、「第 三者 提への 供」

にあ たり ませ んの で、 その 限り で本 人か ら同 意を 得る 必要 はあ りま せん

。た だし

、利 用目 的に よる 制限 (一 六条 一項) を受け る場 合は あります。

方他

、出向

や転 籍を 行う に際 して

、出向先

・転籍 先企 業に 対し対 象従業員

のデ

!タ を提 供す る場 合、

退職者

の転職先

・転 職予 定先 に対 し当該 退職 者の デl タを 提供す

る場 合、

たは

、労働組合

に対し従

業員 のデ lタ を提 供す る場 合は

、基

本的 に「 第三 者へ の提 供」

該当 し、 本人 から

事前の同意

を得 るこ とが 必要 とな ります。

難従業員の個人情報保護とは

純潔

(24)

とこ ろで

、個人 情報保護法

では

、個人情報

の有 用性 にも 慮配 する とい う観点

から

、三つ の例 外が 設け られ てい ます。

次の いず れか の場 合に 該当す

ると き、

本人 から 同意を 得ず と も、

第三

者に 対し個人

デ1 タを 提供す

るこ とが できます。

第 一に、 本人 の生 命や身体等

の保 護に 必要 で同 意を 得る こと が困 難な場

合や

、法令

に基 づく 場合 など (一一 一一一条 一項 一1四号)

o第 二に

、本人

の求 めに 応じ て第 三者 への 提供を

停止

する こと を条件

に、 個人 デl タを 第三 者に 提供 する 場合 (同条 二項 )。第三 に、 個人 デー タの 提供 元と 提供先

とを

一体 のも のと

して捉

える のが 適当 かつ 合理 的な 場合。

具体的

は、

①利 用目的

の達 成に 必要な

範囲

での 委託先 への 供、提

②合

併等 によ る事 業の 承継に伴 う提供、

③グ ルー プに よる 共同利用、

とい

った 場合 (同条四項)

です

。企

業は

、こ れら の 例外を活用

する こと によ り、 第三 者へ の情 報提供を

円滑に進

める こと が可 能と なります。

個人 情報保護法

では

、個人

デl タの 漏え い、

滅失

また はき 損を防 止す るた め、 安全管

措置 (二O 条)

、従業者

の監

(一二 条)、委託先

の監督

(一一一 一条) が定 めら れて いま す。

本法 の求 める 必要 かつ 適切 な安 全管 理措置

の内 容は

、経済産業

省ガ

イド ライ ンに よる と、

「組織的、

人的

、物理的お

よび 技術的な安全

管理

措置」

です

。単 に、

「技術的安

全管

措置」

(アク セス 制御、

不正ソ

フト

ウェア

対策、

情報 シス テム の監 視等) や、

「物理 的安全管

(25)

措置

」(入退館・

室の 管理、

個人

デー タの

盗難防止

措置

等)

を実 施すれ

ばよ いと いう もの では あり ませ

ん。

それ らば かり か、

「組織的安全

管理

措置」

とし て、 安全 管理 につ いて

役員や

従業 員等 の責 任と 権限 を明 確に 定め

、安

全管 理に 関す る規 程や 手順書を

整備 運用 し、 その 実施状況を確

認す ると とも に、

「人的安全

管理 措置」

とし て、 従業 員等 に対 し、 業務 上秘 密と指定さ

れた 個人

デi

タの 非開示

契約 の締 結や 定期的な

教育

・研修 等を行う

こと も求め られ てい ます。

さら に、 従業員等

がこ のよ うな安全

管理 措置 を的

確に

道守 して いる かど う かを 監督す る義 務もあります

(一二 条)0 給与

計算

その 他の 情報処

理業 務の 外部 委託 のた め、 従業 員の 個人 デ1 タを 委託先

に移転 する とき は、 委託先を

監督す

る義 務が 生じ ます (二二 条)。

具体的

には

、個 人デ lタ の漏 えい

・盗用 の禁 止、 再委託を

行う

際の

委託元

への 報告、

委託契約期間

等の 明記

、委託契約 終了後

の個 人デ iタ の返 却また

は破 棄、

複写

や複製の

禁止等

を、 委託先と

の契 約の 内容 に 盛り込

むと とも に、 それ らが道守さ

れて いる かを確認し

なけ れば なり ませ

ん(な

お、

第三

者へ の個 人デ 1タ の提供のケlスでも、同様の

措置 が求めら

れて います)

。ま

た、

委託先

の選 定に あた って は、 その 選定基準

を設け

て、 個人 情報保護

や情報

セキ ュリ ティ に努め

ている

適切な業

者を 選択す るこ とも 重要 です

従業員の個人情報保護とは

(26)

個人 情報保護

法で は、 個人情

報の

取り扱

いの 透明性を

図る とと もに

、本人自

らの 関与 に よっ て個 人情報

の適 正な取り扱

いを 確保 する ため の仕 組み とし て、 保有個 人デ lタ に関

る事 項の 公表

(二四 条) をは じめ

、保有個

人デ lタ の開

(二五 条)、

訂正 等 六(二

条)

およ び利 用停 止等 (二七 条) に関 する 諸義 務が定 めら れて いま す。

企業は

、原則 とし

て、

従業員等

から求め

があ れば、 事実情報

ばか りで はな く人事考課

査定 等の 評価情報も

開示 しな けれ ばな りま せん

。た だし

、本 人ま たは 第三 者の 権利 利益を 害す るお それ があ る場 合、 業務 の適 正な 実施 に著 しい 支障を 及ぼ すお それ があ る場 合、

たは

、他 の法令

に反

する 場合 に該 当す ると きは

、そ

の限 りで はあり ませ ん。 開示 によっ

て、 保有個

人デ 1タ につ いて 事実 に反 する 内容を発見

した とき は、 従業員

はそ の訂 正、

追加

また は削 除を求め

るこ とが でき ます

。企 業は その 求め に応 じて

、利用目 的の 達成 に必 要な範囲

内に おい て、 遅滞 なく必要な

調査を

行い

、そ

の結 果に

基づ

き、 当該 保有個人

デl タの 内容の

訂正等を

行わ なけ れば なり ませ ん。 また

、従業員

等は

、個人 情報保護法上

の 一定の 義務 に企 業が違

反し てい るこ とを 知 った とき

、そ の状 態を是正

し本 人自ら

の権 利利益

への 侵害 のリ スクを抑止す

るた め、 保有個人 デl タの 利用

停止等

を求 める こと もで きま す。

(27)
(28)

議 T・晶取り組みにあたって 'L総当祉の場合は、そもそも「個人情報保穫法」の適用を受けないので、圃議従業員等の個人情報保護也、あまり気にしなくてもいいと思いますが。

童書

個人 情報保護

法で は、 民間 部門 にお ける 個人 情報 の適 正な取り扱

いに つい て の法 律上 の義 務を 履行す

べき 者と して

、「個 人情報取扱事業者」

とい う概 念が 定め られ てい ます。

民間 企業 のう ち、 それ に該 当す るの は、 特定 の個 人情報を 容易 に検 索で きる

コン

ピュ ータ を用 いた デー タベ ース 等を事

業の 用に 供し

、か っ、 当該

ータ ベー ス等 に五 OO O人 分以 上の 個人 情報 (顧客 のそ れか

、従業員

等本人 およ

び家族のそ

れか を問

わない。ただし、

同 一個人 の重

複分は除く

)を保 有する事

業者 にな ります。

つま り、 五0 00 人分以上

の個 人情報を保有す

る企 業は

、本

法の 定め る義 務を 遵守 しな けれ ばな ら ないの に 対し

、五 OO O人 未満 の個 人情報 しか 保有 しな い企 業に つい ては そも そも

、本 法 の義 務規定が適

用さ れま せん。 しか し、 個人 情報保護法

八条 に基 づき定

めら れた

「雇用 管理 に関 する個

人情報

の適

正な

取扱 いを確 保す るた めに事業

者が 講ず べき 措置 に関 する 指針

」(平 一六・七

・一

厚労省告示第 二五 九号 )に よる と、

「個 人情報取扱事業者

」以外

の企 業に つい ても

、個 人情報取扱事業 者に 準じ

て、

個人 情報 の適 正な取り

扱い

の確 保に 努め るこ とが 求め られ てい ます。

また

(29)

求人を行おう

とす る企 業で ある なら ば、 保有す

る個 人情 報数 の多 少に かか わらず、

個人情 報保護法

の特 別法 にあ たる 職 業安定法

五条 の四 が適 用さ れ、 求職 者の 個人 情報保護

のた め、 同条 の定 める義

務を 履行 し、 それ に関 する 指針 上の 措置を講

ずる こと が求 めら れてい ます。

それ に加

えて、

個人情

報を めぐ るト ラブ ルを 発生 させ

、従業員

等に 対し 何ら かの 損 害を与

えた なら

ば、

個人 情報 取扱事業

者で ある かど うか にか かわ らず、

個人 情報保護法と は別 に、 民法 に基づ

く損害賠償

責任が問

われ るこ とに なります。

した がっ

て、

個人情

報取 扱事業者

では ない から とい って

、実 際上

、何ら

の取 り組 みも行

わな

くて

もよ いと いう わけ には いき ませ ん。

〉融従業員等の個人情報保隆に取り組むにあたって、「個人情報保護法」a胡以外の法令、指針等色理解しておく必要があるのですか。 校

連患

個人 情報保護

法で は、 個人情報

の取 り扱 いに つい て、 個人情報取

扱事業者

遵守す

べき 一般的 かつ 抽象的な義務

が定 めら れる にとど

まっ てい ます。

個人情 報の 適正 な取 り扱 いの ため

、具体的

にど のよ うな措置

等を 講ずれ

ばよい

かに

いて は、 個人情

報を 取り扱う各

分野ご

との 特性を考

慮し て、 ガイ ドラ

イン

また は指 針等が 定め られ てい ます。

従業員

等の 個人情報

の取 り扱 いに つい ては

、「個 人情 報の 保護 に関 する 法律 につ 経済 いての 産業

分野

を対象

とす るガ イド ライ

ン」

(平二つ一

0・ 二 二厚労

省・経産省告示第四

号。

門丸一従業員の個人情報保護Q&A

約γ

(30)

下、

「経済産業省ガイドライン」

とい う) や、

「雇用 管理 に関 する 個人 情報 の適 正な取扱

いを 確保 する ため に事 業者が講ず

べき 措置 に関 する 指針」

(平一 六・七

・一 厚労省

告示第 二五 九号

以下

、「雇用 管理指針

」と いう )等があります。

また

、従業員

の健 康情報

につ いて は、

「雇用 管理 に関 する 個人 情報 のうち 健康情報を

取り扱う

にあ た って の留 意事項

につ いて」

(平

一六

・一 0・二九

基発第

一O

二九

OO

九号

。以

、下

「健康情報

留意事項

」と いう) が示 され てい

す。

さら に、 健康保険

組合を設置

・運

営し

てい る企 業に と って は、

「健康保険組合等

にお ける 個人 情報 の適 切な 取扱 いの ため のガ

イドラ

イン

」(平

一六・一

二・

二七保

発第

一二

二七OO

一号) も重 要で す。 従業 員等 の個人 情報保護

に取り組む

にあ たっ て、 これ

の指 針等を 理解 して おか なけ れば なりま せん

。各指

針の 内容 につ いて は、 内閣 府のホlムペlジ(EG\\ささ毛印gomo」むな巴内忠告\W告ロ\m包仏OESEES-EBC を参 照し てく ださ い。 それ らに 加え て、 二O OO 年に 公表 され た

「労働者

の個人情

報保 護に 関す る行 動指

針」

(以下

、「行動

指針

」と いう )も参照す

る必 要が あり ます

。法的拘

束力 はありま

せん が、行 動指 針の 示す ル1 ルは

、従業員

のプ ライ バシ ーや 人格 権の 保護 に関 する 従来 の判 例や 裁判 例等 を反 映す るも ので あり

、ま た、 同指 針に 著し く反 して 従業員等

の個 人情報を

取り扱う と、 事情 によっ

ては

、個人情

報保護法

の定 める 義務 規定 に違 反す るも のと

評価

され うる か らで

。す 行動指針

の具 体的 内容 は、

厚生

労働

省のホ

iム ペl ジ wava 互晋\\当者名(N-BE巧ぬ0・V\

\〔山田C5

\NCCCHNNC121己

\NCoo-NMolo--門口再三

)で

知ることができ

ます。

なお

、求職 者や

派遣

労働者

の個 人情 報に つい ては

、個人 情報保護法

が制 定さ れる

以前か

ら、

職業

安定法

五条 の四 およ び労 働者派遣法

二四条 の三 によ りそ の保 護が 図ら れて きま

(31)

た。 求職者

や派

遣労

働者 の個 人情 報の 取り扱

いに あた って は、 それ らの 規定お

よび 関連

針を 理解 して おか なけ れば なり ませ ん。

a保護の対象となるのは どのような 個人情報ですか。

重義

個人 情報保護法

では

、そ の対象 とな る情 報に つい

て三

種類の

概念

、つ まり

「個人情

報」

「個 人デ lタ

」お よび

「保 有個 人デ iタ

」が 用い られ てお り、

Q5 のと ころ で後 述し ます よう に、 それ ぞれ に応 じて

、企業

の道 守す べき 諸義 務が 定め られ てい ます。

それ らの うち

、最

も広い

概念

「個人情報」

です

。条 文上

、そ れは

、「生 存す る個

人に

関す る情 報で あっ て、 当該 情報 に含 まれ る氏 名、

生年 月日そ の他 の記 述等

によ

り特定

の個 人を

識別する

こと がで きる もの (他の 情報と

容易に照合す

るこ

とができ、

それ により

特定の個

人を識 別す ることができるこ

とと

なるもの

を含 む)」

(二条 一項) とさ れて いま す。

この 定義

によ

れば

、非公

知情 報で ある か公知

情報 であ るか

を問

わず

、特定

の個 人が 識別 可能なも

のは すべ て

「個人情

報」

に該 当し

、ま た、

映像

や音 声情報 も、 それ によ って 特定 の個 人が

識別

され る場 合、

「個人情

報」

に含 まれ ます。

次に

、「個 人デ lタ

」と は、 特定 の個人情報

を容 易に 検索 でき るコ ンピ ュー タを 用い た デー タベー ス 等で 体系 的に 整理 され てい る個 人情 報の こと です (二条 四項

)。

さら に、

「保

従業員の個人情報保護Q&A

韓 韓 議 轟

(32)

有個 人デ lタ

」と は、

「個人 デ1

タ」の

うち

、個 人情

報取

扱事業 者が 開示、

訂正

、利用

停止等を行う権

限を

有す るも ので

(同条 五項 )。

これ ら三 つの 概念

、つ まり

「個人情

報」

「 個人

デl タ」「保有個

人デ lタ

」は 概念が後順位の概念 、先順位の を包 含す る関 係に あります。

具体的

に、 本法の 保誰の

対象

とな る従業

員等の

「倒 人情報」

とは

、以 下の 種類の

情報 です

。①基

本情報

(住所、電話番号

、年

齢、

性別、出身地、人種、同籍等)、②賃

金関 係情報

(年間賃金額、月間給与額、賞与、賃金形態、諸手当等)、③資産

・債務情報

(家計

、債権、債務、不動崖評価額、賃金外収

入等)

、④家族・親族

情報

(家族構成、同・別居、扶養関係、家族の職業・学歴、家族の収

入、

家族

の健康

状態、

健康

の有無、親族

の状 況等)

⑤思想

・信条

情報 (支持政 党、政治的見解、宗教、各種イデオロギー、思想的傾向等)、

⑥身体

・健康

情報

(健

康状 態、病歴、心身の障害、運動能力、身体測定記録、医療記録、メ ンタ

ルヘルス生豆、

①人 事情報

④私生 、(人事考課、学歴資格・免許、処分歴等)、

活情

(趣味

・晴好

、特技、交際

・交遊関係、就業外活動、住宅

事情 等)、

⑨労働組合

関係 情報

(所属労働組介、労働組合活動歴等

)、で

す。

(33)

4 個人情報保護の対象となるのはま員の個人情報存ですか。

空襲

いい え。 雇用 の形態

によ って 保護 の対 象と なる かどう

かが

、左右される

わけ では

あり

ませ

ん。

要す るに

、正

社員 をは じめ

、契約 社員、

パl ト従

業員、

派遣 労働 者等、

企業 の雇用 また は使 用し てい るす べて の労

働者

の個 人情

報が

保護

対象 とな ります。

選 園、,企業は従業員等の個人情報保護についてどのようなことを遵守する・・用義務・責務があるのですか。

個人情

報保護法

では

、Q3

で述 べま した 三一種類の

概念、

つま

「個人 情報」

「個 人デ lタ

」「保有個人

デl タ」 ごと に、 個人 情報取扱事業者

の遵 守す べき 諸 義務 が定め

られ てい ます。

まず、

「個人情

報」

全般 を対 象と する 義務 に関す

る規定と

して

、利

用目 的の 特定 (一

条)

、利

用目的

によ る制 限 (一六 条)、

適正 な取

(一 七条)

、取得

に際 して の利 用目 的の 通 知( 一八

条)

など が置 かれ てい ます。

つま り、 使用 者は 原則 とし て、 従業員等

の個 人情報 を取 り扱 うの にあた

って

、そ の利 用目的

をで きる 限り具体的、

個別 的に 特定 しな けれ

ばな

らず、

こう して 特定さ

れた 利用 目的 の達 成に 必要 な範囲 内に おい てし か、 従業員等

の個

従業員の個人情報保護Q&A

難騒 詔 護暴

(34)

情報

を取

り扱 って はな りま せん

。従業員等本人

から

書面等で

個人情

報を取

得し よう とす る とき は、 企業は

、あ らか じめ 利用 目的

を明

示し なけ れば なら ない 一方、 それ 以外 の取 得に つい ては

、あ らか じめ 利用 目的

を公

表し てい る場

合を

除き、

従業 員等 本人 に対 し利 用目 的 を速 やか に通 知ま たは 公表 する こと を義務づ

けら れて いま す。

また

、個人情

報の 取得 のた め、 偽り その 他不正 の手

段を

用い ては なら ない こと にな って いま す。

次に

、「個 人デ lタ

」を

対象と する 義務 の規 定と して

、デ ータ内容

の正 確性 の確

(一九 条)

、安全管理措置

(二O条 )、従 業者 の監

(一二 条)、

委託先の

監督 (二二 条)、

第三

者提 供の 制限 (二三 条) があ ります。

つま り、 企業は

、利 用目 的の

達成に

必要な範囲

内に おい て、 従業員

等の 個人 デl タを 正確か

つ最 新の 内容 に保 つよ う努 める とと もに

、そ の取 り扱 う個 人デ lタ の漏 えい

、滅失

また はき 損の 防止 その

他の個

人デ lタ の安 全管 理の ため に必 要か つ適切な措置

を講じ なけ れば なり ませ

ん。

また

、従業 員等 に個 人デ lタ

を取

り扱わ

るに あた り、 また は、 外部 の事 業者 に個人 デl タの 取り扱

いを

委託 する 場合

は、

当該個人 デ1 タの 安全管理

が図 れる よう

、従業員等ま

たは 委託先 に対 する 必要か

つ適 切な監

を行 わな けれ ばな りま せん

。さ らに

、企業は

原則と して

、あ らか じめ本人

の同 意を 得な いで

従業員 等の 個人 デー タを 第三 者に 提供し

ては なら ない こと にな って いま す。

最後 に、

「保有個人

デi タ」 を対 象と する 義務と

して

、保 有個人

デl タに 関す る事

項の

公表 (二四 条)、

開示 (二五 条)、

訂正 等 (二六 条)、

利用 停止 等 (二七 条)

が定

めら れて

ます。

つま り、 企業は

、従業

員等本 人に

って

、自己

の個 人情

報が

どの よう に取 り扱わ

るか や、 どこ に対 し、 どの よう な手続き

で開 示、

訂正 およ び利 用停止等

を請

求で きる かが

(35)

明ら かに なる よう、

保有個

人デ lタ の利 用目 的や

、開示、

訂正 およ び利用停止

の手続

き等 を本 人の 知りう

る状態

に置 くこ とを義

務づ けら れて いま す。

実際 に、 従業員等本

人か ら自

己の

保有 個人 デ1 タの 開示を求

めら れた とき

は、

企業

は原 則と して

、遅滞なくそ

の求 めに 応じ なけ れば なら ず、

そし て、 開示した

デl タ中 に事 実に 反す る内容が含ま

れて おり

、従 業員等本

人か らそ の訂 正等が求め

られ たと きは

、企

業は 遅滞なく必要な調査を行

い、 その 結果 に基 づき、

当該 デー タの 内容 の訂 正等を行わ

なけ れば なりま

せん

。他

方、

自己 の保 有 個人 デ1 タが

、特定され

た利 用目的以外

の目 的で 取り扱わ

れた り、 また は偽 りそ の他 の不 正の 手段を

用い て取 得さ れた もの であ るこ とを 理由 に、 従業 員等 本人 から 当該 デl タの 利 用停 止ま たは

消去

が求 めら れた とき は、 その 求め に理 由が ある と判 明し た場 合、

企業は

法違反

の是

正に

とっ

て必 要な

限度で

、遅

滞なく、

当該 デー タの 利用停止等

を行 うよ う義務 づけ られ てい ます。

ミ 震 個人情報保護法の定める義務・責務の遵守のため、 a-型企業は どのような取り組みをすることが求められているのですか。

霊童

個人情

報保護

法の 定め る義務

や責務を道守す

るた め、 どの ような

取り組

みを 行わ なけ

れば

なら ない かに つい ては

、前述

の経 済産業

省ガ イド ライ ンや 一雇用

理指針

等で 示され

てお り、

企業 はそ れら を十 分に 理解 し、 それ らに 即し た積極 的な取り組

みを 行うよ

う求め

られ てい ます。

従業員の個人情報保譲Q&A

参照

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