(1)ア
ク
セ
ス
B-349
B-349
アクセス
第１部 Access の概要
第２部 Access の基本
第３部 さまざまなテクニック
上達が早い
これでわかる
PowerPoint 2010
編著：SCC ライブラリーズ制作グループ
●B5変 364 頁
●定価（本体2,200 円＋税）
これでわかる
Excel 2010
著者：大野恵太
●B5変 330 頁
●定価（本体2,200 円＋税）
これでわかる
Word 2010
著者：大野恵太
●B5変 308 頁
●定価（本体2,200 円＋税）
※ 本書は、独立の出版物であり、
マイクロソフトコーポレーションと提携しているものではなく、
また、
マイクロソフトコーポ
レーションが許諾、後援、
その他の承認をするものではありません。
※Microsoft Corporationのガイドラインに従って画面写真を使用しています。
※本書ではTMおよび®の記載は省略しました。
Microsoft Access 2010（以下、Access）は、Microsoft Windows 7
（以下、Windows 7）などで使える、代表的なデータベース管理用のアプリケー
ションソフトです。
Accessは、Access 2007から大幅にユーザ・インタフェースが変わりました
が、Access 2010ではさらに、ユーザ・インタフェースだけではなく機能も進化
を遂げています。
Access 2010は、大きな特徴としてオブジェクトに配置する文字やコント
ロールに対して、書式やデザインを適用するときにプレビュー表示させることが
できたり、あらかじめ備えられているサンプルテンプレートを利用して、データ
ベースファイルを作成したりすることができます。サンプルテンプレートには、連
絡先の管理やプロジェクト管理など、よく使われるデータベースファイルのテンプ
レートがあります。
また、データベースファイルの共有および多様なファイル形式への変換機能な
どが拡張されています。
本書は、データベースファイルの操作と作成方法を解説します。本書をお読み
になるためには、パソコンを一通り扱うことができてWindows 7やMicrosoft
Excel 2010（以下、Excel）の基本操作についての知識があるという点を前
提としています。あえてWindowsやExcelの基本操作に関する説明は省略し、
Accessに関する操作説明を中心に記載しています。
第1部では、Accessの概要として、Accessでできること、およびWindows
機能と合わせてできることなどを中心に説明します。
第 2 部 で は 、A c c e s sを利 用した 基 本 操 作を中 心に説 明します 。初 め て
Accessに触れる方は、第3部を読む前にお読みください。
第3部では、基本操作以外でよく利用される便利な機能を選択して解説しま
す。これまでAccessを利用したことがあれば、必要な部分を拾い出してお読み
いただけます。
付録には、Access 2007から変わった機能を中心に補足情報を記載します。
Access 2007を利用していた人は参考にしてください。
本書は、Microsoft Windows 7 ProfessionalにMicrosoft Office
2010をインストールしてAccess 2010を操作した結果を記載しています。
Office 2010またはAccess 2010のセットアップに関しては、それぞれ付属
のマニュアルをご覧ください。
Accessの概要
1
第
1
部
第1章 Accessでできること
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
1
１．
データベースとは
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
2
■
データを自由に扱うことができる
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
2
■
大量のデータを管理できる
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
2
■
複数のデータを連結できる
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
3
2．
データベースのしくみ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
4
■
データを蓄積する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
4
■
データを抽出する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
5
3．
データベースを構成するオブジェクト
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
6
■
テーブル
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
7
■
リレーションシップ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
7
■
クエリ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
9
■
フォーム
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
10
■
グラフ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
11
■
レポート
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
12
第2章 WindowsとAccessの関係
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
13
1．
Internet経由で共同編集する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
14
2．
場所を選ばずデータベースファイルを操作する
・・・・・・・・・・・・・・・・・
15
第3章 Access 2010の動作環境
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
17
第1章 Accessの起動
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
19
1．
Accessを起動する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
20
2．
Accessのウィンドウ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
23
■
表示の切り替え
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
24
■
クイックアクセスツールバー
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
25
■
リボンの種類
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
25
■
ズーム機能
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
26
3．
Backstageビュー
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
29
■
ファイルを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
29
■
ファイルを閉じる
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
31
■
ファイルを保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
31
4．
Microsoft Office Accessのヘルプ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
33
第2章 データベースの操作
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
35
1．
データベースファイルを操作する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
36
■
データベースファイルを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
36
2．
テーブルを操作する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
39
■
テーブルを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
39
■
フィールドに値を入力する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
41
■
レコードを編集する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
44
■
テーブルを保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
45
■
レコードを削除する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
46
■
テーブルを削除する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
48
Accessの基本
19
第
2
部
3．
クエリを操作する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
50
■
クエリを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
50
■
クエリを編集する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
52
■
クエリを保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
54
■
クエリを削除する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
55
4．
フォームを操作する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
57
■
フォームを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
57
■
フォームに値を入力する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
59
■
フォームを編集する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
61
■
フォームを保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
63
■
フォームを削除する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
64
5．
レポートを操作する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
66
■
レポートを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
66
■
レポートを編集する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
67
■
レポートを保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
70
■
レポートを削除する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
70
第3章 データベースの作成
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
73
1．
データベースファイルを作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
74
■
データベースファイルを新規に作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
74
2．
テーブルを作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
77
■
テーブルを新規に作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
77
3．
クエリを作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
82
■
クエリを新規作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
82
4．
フォームを作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
87
■
フォームを新規作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
87
5．
レポートを作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
90
■
レポートを新規作成する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
90
第4章 印刷する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
93
1．
印刷結果のプレビュー
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
94
■
プレビュー表示する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
94
■
印刷設定を確認する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
95
■
元の画面に戻る
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
100
2．
印刷を実行する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
102
■
プリンターを確認する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
102
■
クイック印刷する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
105
■
通常印刷する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
105
■
プレビュー表示から印刷する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
106
第5章 ファイルの保存
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
109
1．
データベースファイルの保存とAccessの終了
・・・・・・・・・・・・・・・
110
■
データベースファイルを保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
110
■
Accessを終了する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
111
2．
保存したデータベースファイルを利用する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
112
■
データベースファイルを開く
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
112
■
別のデータベースファイルとして保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・
113
3．
さまざまな形式で保存する
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
115
■
過去のバージョンに対応した形式で保存する
・・・・・・・・・・・・・・・
115
第1章 テーブルの作成に関するテクニック
・・・・・・・・・・・・・
119
1．
フィールドの幅を調整するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
120
2．
テーブルのレコードを並べ替えるには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
122
3．
フィールドを追加するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
125
4．
フィールドの表示形式を変更するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
130
5．
住所を自動的に入力するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
134
6．
フィールドの入力モードを設定するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
139
7．
フィールドの入力値を設定するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
142
8．
データを置換するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
148
9．
ピボットテーブルを作成するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
151
10．
ExcelのデータをAccessにインポートするには
・・・・・・・・・・・・
154
11．
テキストのデータをAccessにインポートするには
・・・・・・・・・・・
161
第2章 ピボットグラフの作成に関するテクニック
・・・・・・・・
169
1．
ピボットグラフを作成するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
170
2．
ピボットグラフを更新するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
174
3．
ピボットグラフの種類を変更するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
175
4．
ピボットグラフに凡例を表示するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
178
第3章 リレーションシップに関するテクニック
・・・・・・・・・・
179
1．
複数テーブルを関連付けるには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
180
2．
リレーションシップを編集するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
184
3．
リレーションシップを削除するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
186
4．
他のテーブルにあるデータを参照するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
188
さまざまなテクニック
119
第
3
部
5．
関連付けされたテーブルからデータを入力するには
・・・・・・・・・・・・
194
6．
フィールドの連鎖更新を設定するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
198
7．
レコードの連鎖削除を設定するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
200
第4章 クエリの作成に関するテクニック
・・・・・・・・・・・・・・・・
203
1．
レコードを並べ替えるには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
204
2．
条件に一致するデータを抽出するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
208
3．
あいまいな条件でデータを抽出するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
211
4．
「AまたはB」のデータを抽出するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
214
5．
「AかつB」のデータを抽出するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
217
6．
複数フィールドの条件に一致するデータを抽出するには
・・・・・・・・・
219
7．
指定した日付以降のデータを抽出するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
222
8．
空白のデータを抽出するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
224
9．
クエリを実行するときに抽出条件を指定するには
・・・・・・・・・・・・・・
227
10．
項目別にデータを集計するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
229
11．
複数のテーブルからクエリを作成するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・
232
第5章 フォームの作成に関するテクニック
・・・・・・・・・・・・・・
237
1．
フィールドの配置を変更するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
238
2．
フィールドを非表示にするには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
240
3．
ラベルを追加するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
245
4．
ラベルを編集するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
247
5．
テキストの書式を変更するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
249
6．
レコードを検索するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
251
7．
ほかのレコードに切り替えるには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
253
第6章 レポートの作成に関するテクニック
・・・・・・・・・・・・・・
255
1．
レポートのテーマを変更するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
256
2．
レポートで数値計算をするには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
258
3．
宛名ラベルを印刷するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
259
4．
レポートを電子メールメッセージとして送信するには
・・・・・・・・・・・・
266
第7章 保存に関するテクニック
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
269
1．
パスワードで暗号化して保存するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
270
2．
Excelファイル形式で保存するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
274
3．
テキストファイル形式で保存するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
279
4．
XMLファイル形式で保存するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
285
5．
PDFまたはXPSファイル形式で保存するには
・・・・・・・・・・・・・・・・
289
第8章 その他のテクニック
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
293
1．
オブジェクトの依存関係を確認するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
294
2．
データベースファイルの最適化をするには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
298
3．
データベースファイルのバックアップを作成するには
・・・・・・・・・・・
301
4．
オブジェクトのバックアップを作成するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
303
5．
テンプレートを利用するには
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
306
Appendix
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
309
1．
新しく追加された機能
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
310
■
Backstage ビュー
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
310
■
PDF またはXPS ファイル形式へのエクスポート
・・・・・・・・・・・
310
■
Web 上のデータベース共有
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
310
■
外部データソースとしてWeb サービスへ接続
・・・・・・・・・・・・・・
311
2．
変更となった機能
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
312
■
Access 2010 と下位バージョンの互換性
・・・・・・・・・・・・・・・
312
■
セキュリティの強化
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
312
■
SQL Server 2008 のデータ型のサポート
・・・・・・・・・・・・・・
312
3．
削除された機能
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
314
■
カレンダーコントロール（mscal.ocx）
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
314
■
Microsoft レプリケーション競合ビューアー
・・・・・・・・・・・・・・
314
■
スナップショットファイル形式
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
314
■
データアクセスページ
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
314
■
Lotus1-2-3、Paradox、Jet2.x、
およびRed2 のIISAM
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
315
索引
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
316
本書専用サポートページ
http://www.scc-kk.co.jp/scc-books/support/B-349/support.html
なお、サポートページの内容は必要に応じて随時更新されますのでご注意ください。
第
章
1
Accessで
できること
Microsoft Access 2010（以下、Access）は、データベー
スを管理するためのソフトウェアです。Accessを利用することで、
データベースを操作したり作成したりすることができます。
本章では、データベースの概要およびAccessを使ってデータ
ベースを作成する際に必要となるデータベースのしくみや構成につ
いて説明します。
第
3
章
第
2
章
第
1
章
データベースとは、一般的には「大量のデータが蓄積されていて、その中から必要な情報を簡単に取り
出せるしくみを持ったもの」のことです。たとえば、個人情報が大量に蓄積されている「住民基本台帳ネッ
トワーク」は典型的なデータベースの1つです。
それほど大量のデータを蓄積していなくても、
「データの蓄積が可能で、あとで必要なデータを簡単に
取り出せるような、データの入れ物」であれば、それらもすべてデータベースだということができます。つ
まり、広い意味では、紙のシステム手帳やExcelに入力した住所録などもデータベースの一種です。
しかし、実際に大量のデータを扱うデータベースにおいては、データベースを効率よく管理するための
しくみが重要な意味を持ちます。コンピューター上でデータベースを管理するソフトウェアにはさまざまな
種類がありますが、Accessはリレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）に分類されるソフト
ウェアです。
リレーショナルデータベースの最大の特徴であるテーブルやリレーションシップについては後述すると
して、ここではAccessのデータベースでできることを挙げます。
データベースにデータを蓄積しておけば、どのような情報が必要なのかを入力して検索するだけで、必
要な情報を入手することができます。たとえば、住所録データベースで「山本」という名前を入力するだ
けで、即座に山本さんに関する情報を取り出すことができます。
Wordのようなワープロソフトで入力した文章でも、ある特定の単語を探すことはできますし、名前と住
所を入力しておけば住所録にもなります。この方が便利だと思われる方もいるでしょう。
しかし、
「東京都
に住んでいる人のデータだけを取り出して印刷する」というようなことはワープロソフトにはできません。
数十人程度の住所録であれば、Excelのような表計算ソフトでも管理できます。
「東京都に住んでいる
人のデータだけを取り出して印刷」や「50音順に並べ替える」といった処理もExcelでできます。
しかし、登録するデータの数が数千件にもなってしまうと、とても表計算ソフトでは管理しきれません。
まして、その中からある特定の条件に合うデータだけを取り出すとなると、とても複雑な作業が必要にな
ります。
また、表計算ソフトの住所録では、データの追加、削除、並べ替えなどをしたときに、注意しないとデー
タの一部が書き換わってしまうことがあります。Accessではひとつひとつのデータを完全に分けて管理
しているため、そのような問題は起きません。
■データを自由に扱うことができる
■大量のデータを管理できる
第
3
章
第
2
章
第
1
章
データベースには、別々に管理されているデータ同士を関連付けするという機能があります。
たとえば、仕入単価や販売単価などの商品情報を「製品マスター」として管理し、販売した商品の種類
や個数を「売上テーブル」として別に管理します。この2つのデータのかたまりに関連性を持たせること
で、自動的に売上高を集計したり、日報や月報を印刷したりすることができるようになります。
逆に、データベースは複雑
な計算が苦手です。
単純な集計作業や消費税
などの計算でしたら問題あり
ませんが、ある程度複雑な計
算をするときは、データベー
スからデータを取り出して、
表計算ソフトで計算するとよ
いでしょう。
表計算
ソフト
データ
ベース
第
3
章
第
2
章
第
1
章
データベースの基本的なしくみは、
「データの蓄積」と「データの抽出」の2つに分けて考えることがで
きます。
Accessで新しくデータベースを作るときは、まずデータベースファイルというファイルを作成します。
データベースファイルは、テキストファイルなどと同じファイルの仲間で、拡張子「accdb」のファイルと
して作成されます。このデータベースファイルがデータを蓄積する器になります。
こ の 中 で 最 も 重 要 な オ
ブジェクトが、データを項目
ごとに分類して蓄積するス
ペースであるテーブルです。
テ ー ブ ル の 具 体 的 な イ
メージとしては、表計算ソフ
トなどで作った表を思い浮
かべてください。
データベースファイルの
中にテーブルを作り、その中
にデータを保存していくこと
で、データは自然と整理され
るしくみになっています。
データベースのデータは、
複数の項目によって構成さ
れます。
たとえば住所録の場合、
「氏名」
「郵便番号」
「住所」
「電話番号」などの項目が考
えられます。
これらのデータ項目のこと
を「フィールド」といいます。
フィールドは縦方向に展開さ
れ、それぞれのフィールドの
先頭には「フィールド名」を
付けることができます。
データベースではあらかじ
めフィールドを決めておき、
データを蓄積していきます。
■データを蓄積する
氏 名 〒 住 所 TEL
テーブル
データベースファイル
氏 名 〒 住 所 TEL
フィールド名
データベースファイル
フィールド
第
3
章
第
2
章
第
1
章
データベースに蓄積されたデータから、目的のデータを取り出すしくみについて説明します。
行単位で格納されます。
この1行分のデータを「レ
コード」といいます。つまり、
住所録の場合、1人分のデー
タが1レコードということにな
ります。
レコードという言 葉 は 、
データベースを扱うときによ
く出てきますので、しっかり
覚えておきましょう。
データベースから条件に
当てはまるレコードを取り出
す操作のことを「抽出」とい
います。目的のデータを抽出
するためには、手がかりとな
る情報を抽出条件として指
定して、データを検索する必
要があります。
たとえば、住 所 録デ ータ
ベースから「札幌に住んでい
る人」のレコードを取り出し
たい場合、
「「住所」フィール
ドに「札幌」という文字が含
まれている人」という条件で
検索し、結果のレコードを抽
出します。
■データを抽出する
ほかにも、
「名字が××さん」や「8月生まれの人」といった条件でレコードを抽出したり、複数の条件を
指定してレコードを抽出したりすることもできます。
特に、膨大なデータが蓄積されているデータベースから目的のレコードを取り出すためには、適切な抽
出条件を設定することが重要となります。
氏 名 〒 住 所 TEL
レコード
田中太郎 123 東京都…… 03-xxxx-xxxx
山田花子 456 神奈川県…… 045-xxx-xxxx
鈴木次郎 678 東京都…… 03-xxxx-xxxx
⋮⋮
データベースファイル
条件の入力
「田中太郎さんの住所を調べる」
氏 名 〒 住 所 TEL
田中太郎 123 東京都…… 03-xxxx-xxxx
第
3
章
第
2
章
第
1
章
データベースファイルという器にデータや機能を加えてデータベースを構築するために、Accessには
さまざまなオブジェクト
（データベースオブジェクト）が用意されています。ちなみに、先に紹介した「テー
ブル」もオブジェクトのひとつです。
以下で、Accessのデータベースを構成する主なオブジェクトについて見ていきましょう。
テーブル
レポート
指定したデータをさまざまな形式で印刷します。
指定したデータを画面上に配置して表示します。
フォーム
クエリ
蓄積されたデータから必要なデータを取り出します。
リレーションシップ
複数のテーブルを関連付けします。
グラフ
グラフを作成します。
関連付け
表示
入力
表示
表示
抽出／
集計
印刷
印刷
印刷
データを分類して保存します。
第
3
章
第
2
章
第
1
章
Accessのデータベース
にデータを保存するための
最も基本的なオブジェクトが
「テーブル」です。テーブル
に保存されたデータは、クエ
リやフォームなどのほかのオ
ブジェクト間で共有されます。
「第1章2．
データベースの
しくみ（4ページ）」でも触れ
ましたが、テーブルは、縦方
向に展開する「フィールド」
と横方向に展開する「レコー
ド」で構成されます。
■リレーションシップ
Accessには、複数のテーブルを関連付けるために、
「リレーションシップ」という機能が用意されてい
ます。リレーションシップを設定することによって、複数のテーブルをまるで1つのテーブルであるかのよ
うに操作することができます。また、データを複数のテーブルに分けて管理することで、重複するデータ
を取り除くことができます。
リレーションシップをうまく利用してデータベースを設計することで、データを入力する手間を軽減し、
必要なデータを自在に引き出すことが可能になります。特に、膨大なデータを扱う場合は、リレーション
シップの設定が重要な意味を持ちます。
1つのテーブルで管理する場合
第
3
章
第
2
章
第
1
章
複数のテーブルでデータ
を管理することで、商品の価
格や担当者の所属などが変
更になった場合でも、レコー
ドの修正は必要最低限で済
みます。これによって、修正ミ
スや修正漏れを防ぐことが
できます。
必要最低限のフィールドにデータを入力します。
1つのテーブルで管理する場合
すべてのレコードにある
データを修正します。
第
3
章
第
2
章
第
1
章
テ ー ブ ル に 保 存 され た
データから必要なデータを
抽出するのが、
「クエリ」オブ
ジェクトです。クエリを利用
することで、特定のフィール
ドのみを抜き出したり、複数
のテーブルから条件に合う
データを絞り込んで表示した
りできます。
また 、クエリを 利 用して
テーブルから抽出したデータ
をもとに、フォームやレポート
を作成することができます。
そのほか、クエリは、以下の目的で利用できます。
・ 複数のテーブルから、条件に合うレコードを検索
・ 計算した結果を表示するフィールドを作成
・ 条件を指定してデータを集計
■クエリ
必要最低限の
レコードにあ
るデータを修
正します。
第
3
章
第
2
章
第
1
章
テーブルのデータを一覧
表示するのではなく、1画面
に1件のデータを配置して表
示するために用意されてい
るのが、
「フォーム」オブジェ
クトです。フォームでは、テー
ブルから取り出したデータを
どのように表示するかをデ
ザインすることができます。
フォームの具体的な利用
方法としては、データの検索
画面や入力画面が挙げられ
ます。テーブルへのデータ入
力には、データシートビュー
を利用して直接入力する方
法もあります。
しかし、フォー
ムを利用してわかりやすい
入力画面を作成しておくこと
で、利用者は直感的にデータ
を入力することができるよう
になります。
なお、フォームには、以下の3つの表示方法があります。目的に応じて表示方法を切り替えてください。
フォームビュー テーブルに保存されているレコードの内容を確認したり、テーブルにレコードを入力したりすることができます。
レイアウトビュー フォームのレイアウトを整えることができます。
フォームの細かい編集については、デザインビューを使用してください。
デザインビュー フィールドの追加や位置の微調整、ラベルの追加など、最も自由度の高い編集ができる表示方法です。
フォームに詳細な修正を加えたいときに使用してください。
第
3
章
第
2
章
第
1
章
Accessのグラフは、テー
ブル、集計、選択クエリから
作成する通常のグラフのほ
かに、ピボットテーブルの集
計結果からグラフを自動生
成するピボットグラフがあり
ます。
ピ ボットテ ーブ ルビュー
を用いると、必要な項目をド
ラッグ＆ドロップして、縦軸と
横軸の項目を簡単に入れ替
えたり、データを集計したり
することができます。さらに、
ピボットグラフビューを利用
してグラフを簡単に作成す
ることができます。
ピボットグラフを用いるこ
とで、たとえば、商店の売上
データから顧客別、商品別、
日付別のグラフを作成する
など、クエリを利用するなど
して同じデータをさまざまな
角度から分析することができ
ます。
データベース
（全製品の売上）
○×製品の年間売上
第
3
章
第
2
章
第
1
章
テーブルのデータを見や
すく印刷するためには、
「レ
ポート」オブジェクトを利用し
ます。クエリと組み合わせる
ことで、テーブル内の特定の
条件に合うレコードだけをレ
ポートとして印刷することが
できます。
また、デザインビューを使
用することで、書式やレイア
ウトを編集して、見やすいレ
ポートを作成することができ
ます。たとえば、ロゴや写真
などを追加して報告書や納
品書といった複雑なレポート
を作成したり、伝票やはがき
用の宛名ラベルといったレ
ポートを作成することができ
ます。
