Microsoft Excel 2010 応用 セミナーテキスト 講習の手引き

Microsoft Excel 2010

応用

セミナーテキスト 講習の手引き

この手引きは、『Microsoft Excel 2010 応用 セミナーテキスト』（以下、本書）を使ってセミナーを実施さ れる講師の方に、参考にしていただきたい各情報（セミナー実施時の注意事項、所要時間、本文内容の補 足）をまとめたものです。 より良いセミナーを行うために、この手引きがお役に立てば幸いです。 日経 BP 社

セミナー実施時の注意

以下の点に注意して、セミナーを実施しましょう。 ●本書に記載されている名称で説明すること（講師が本書に記載されている名称と異なる名称で説明する と受講者が混乱するため）。 ●受講者からの質問に対して自信のないことは即答を避け、調査後の折り返し回答を徹底すること。 ●英数字の入力は、特に指示がない限り、半角で入力するよう説明すること。 セミナー実施前に、次の環境を確認しておきましょう。

●Office Professional Plus 2010 を完全セットアップし、ライセンス認証手続きを完了させた状態。 ●プリンターをセットアップした状態。 ●講習時に使用する実習データの準備。日経BP 社の Web サイトから実習用データをダウンロードした場 合の注意点は、本文の注意点と参考情報「p.3 重要 ファイルを開く際の表示」を参照してください。

本書の流れ

本書では、一般的な業務の中での作業を想定して、表作成の段階からデータ分析を意識したドキュメント を作成します。作業の流れを踏まえて指導してください。 今回は、5 章と 6 章で、蓄積されたデータを使ったデータ分析を行います。1 章と 2 章では、その分析の基 となるデータを集めるための帳票として請求書を使用し、正しいデータを集めるためのしくみを設定する 作業を行います。 ●正しいデータを収集するために、入力をサポートするしくみの設定＜1 章、2 章＞ ●作成した表などを電子データとして、他のユーザーに配布する場合に必要な配慮＜3 章＞ ●作成した表データをさらにわかりやすく見せるためのビジュアル化＜4 章＞ ●データ分析の前準備としての既存データの整形と、データベース機能の活用＜5 章＞ ●より柔軟なデータ分析を行うためのピボットテーブルとピボットグラフ＜6 章＞ 全体の流れを考えてセミナーを進行するようにしてください。

セミナーの所要時間

このセミナーテキストの標準セミナー時間は約12 時間です（付録、総合問題は含みません）。 セミナー時間により、各章の目安の必要時間を基に、自由に実習項目を選択しましょう。 各章の時間は、「はじめに」に記載されている対象者で行った場合の目安です。 第1 章 入力作業をサポートする機能 120 分 第2 章 関数を使用した入力サポート 130 分 第3 章 データの配布 80 分 第4 章 データのビジュアル化 135 分 第5 章 データ分析の準備とデータベース機能 135 分 第6 章 ピボットテーブルとピボットグラフ 120 分 この章の確認 各章の最後に、その章で学習した内容を確認するために「この章の確認」を用意しています。章のまとめやスキルチェック などに利用してください。 第1 章：p.30 第4 章：p.135 第2 章：p.61 第5 章：p.175 第3 章：p.85 第6 章：p.216 復習問題 各章の最後に、その章の理解度を確認するために「復習問題」を用意しています。復習問題の順番は本文の操作の順番と対 応していますので、復習問題を難しく感じる場合は、章のはじめから本文を参照しながら取り組むとスムーズに操作できる でしょう。 第1 章：p.31 第4 章：p.135 第2 章：p.61 第5 章：p.175 第3 章：p.85 第6 章：p.217 総合問題 本文の最後に、全体の理解度を確認するために「総合問題」を用意しています。時間に余裕がある場合は、総合問題で全体 の学習内容を確認しましょう。 受講者のレベルや時間に応じて、問題を選択しましょう。 各問題には、入力例や完成例があります。適宜、活用してください。また、問題の左側に本文の参照先を記載しています。 必要に応じて、本文を確認しながら取り組むとスムーズに操作できるでしょう。

本文の注意点と参考情報

本文の章立てに沿って、主な注意点、参考情報をまとめました。セミナーを組み立てる詳細プラン作成時やセミナー実施時 に受講者スキルに合わせてご活用ください。 第1 章 入力作業をサポートする機能 ・導入部で、受講者のExcel の経験、使用バージョンなどを把握します。また、Excel 2010 の基礎講座（以下、基礎編）を 受講していない受講者がいる場合には、適切な補足ができるようにしておきましょう。 ・第1 章では、正確なデータ入力でき、入力の手間を省く設定を行います。"請求書" を例に、起票する担当者が変わったり、 不慣れな方が入力したりするときにも使いやすいことを例示したり、効率的に入力作業を行うためのしくみの必要性を感 じてもらえるように導入しましょう。 1.1 入力をサポートする機能 1.1.1 入力規則の設定 p.3 重要：入力規則を設定するタイミング この内容は、必ず紹介しましょう。入力済みのセルには制限がかからないことを操作して確認します。 p.4 操作：入力可能なデータの種類と範囲を設定する Step3・Step4 p.5 のヒント「［入力値の種類］ボックス」のいくつかをここで確認します。選択した［入力値の種類］と［データ］の組み 合わせによってボックスの表示が変化します。どんな制限が設定できるのかイメージしてもらいましょう。 例）［入力値の種類］…日付 ［データ］…次の値より小さい ⇒ 次の日付まで ［入力値の種類］…文字列（長さ指定） ［データ］…次の値の間 ⇒ 最小値 および 最大値 p.5 操作：エラーメッセージを設定する 設定する前に、入力規則に反したデータを入力した結果を確認し、既定のメッセージでいいかどうかを考えてもらうと、エ ラーメッセージを設定する必要性がより理解できます。 p.6 ヒント：エラーメッセージのスタイルと動作 ［停止］は無効なデータの入力はできませんが、［注意］と［情報］は無効なデータも入力できることを明確にします。 p.7 ヒント：ドロップダウンリストに他のシートの値を表示する場合 ・Excel 2007 以前のバージョンでも、以下の方法で、別シートの値をドロップダウンリストに表示することができます。 ・Excel 2007 の場合：［元の値］ボックスにリストの基になる範囲を「=シート名!セル範囲」（セル範囲は絶対参照） と直接入力 ・Excel 2007 以前のバージョンの場合：事前に別シートの値が入力された範囲に名前を付ける ［元の値］ボックスをクリックし、「=範囲の名前」を手入力する または、F3 キーを押し、［名前の貼り付け］ボックスから範囲の名前を選択 ・受講者に余裕がある場合は、H 列や J 列の値を使用して、必要なセルにリストを追加してもらいましょう。この "請求書" で他にリストから選択できると便利な箇所を受講者に問いかけても良いでしょう。 p.8 ヒント：その他の入力規則 ・"入力時メッセージ" は、どのようなデータを入力するかを事前に確認することができ、値を入力し直さなくてよいとい うメリットに気付いてもらいましょう。 ・"日本語入力" は、どのようなときに役に立つのかを考えてもらいましょう。

1.1.2 ユーザー定義の表示形式 p.10 操作：入力数値を４桁で表示する ・4 桁未満の数字を入力すると、不足する桁の数だけ先頭から "0" を補って表示するための設定です。 例）"0001" と 4 桁で入力しなければならないセルに "0001" と入力しても、"1" としか表示されません。ユーザー定義の 表示形式を使用して "1" と入力すると、足りない３桁分の "0" を補って、"0001" と表示されます。 ・あらかじめセルの書式設定の表示形式で、"文字列" に設定しておくと、"0001" と入力すると、そのまま "0001" と表示 されます ・表示形式を "文字列" に設定した場合は、４桁すべてを入力しなければなりません。 ※両者の違いを明確にします。 ・p.11 の用語「ダイアログボックス起動ツール」は、「リボン上のボタンでできない詳細な設定を行う場合に使用する」と いう目的を、基礎編の復習を兼ねて補足します。［数値］グループ以外の［フォント］、［配置］の各グループや他のタ ブのグループを確認し、今後の操作で受講者が使おうと思えるようにします。 p.11 操作：文字列を補って表示する 敬称を入力し忘れたり、隣のセルに入れた敬称のために顧客名が切れてしまう不具合などの例示を行い、メリットを明確に すると良いでしょう。 p.12 操作：文字列を補って表示する Step3 Step4 でブックを閉じる前に、数値データの入ったセルや日付データの入ったセルを利用して、ヒント「ユーザー定義の表 示形式で使われる書式記号」をいくつかを操作して確認します。ユーザー定義の表示形式がどのような場面で使えるか、イ メージしてもらいましょう。 1.2 複数シートの操作 ・Excel で行う作業では、異なるシートを複数扱ったり、同じフォーマットの表を作成、編集したりすることがよくありま す。そのために使用する機能であることが理解できるようにしましょう。 ・「■独自の連続データの利用」については、複数シートの操作の場合だけでなく、単一のシートでも使用できる機能であ ることを補足してください。 1.2.1 複数シートの同時編集 p.15 操作：複数シートをグループ化する Step2・Step3 ・何を確認するのか、具体的に指示します。5 枚のシートが同一のレイアウトで、各シートの同一セル（または同一セル範 囲）を編集することがわかるように確認してください。 ・離れたシートを選択するときは、Ctrl キーを押しながら 2 枚目以降のシートを選択することを補足します。 p.17 ヒント：グループ化の解除 すべてのシートがグループ化されている場合は、いずれかのシート見出しをクリックするだけで、グループ化を解除できる ことを補足しても良いでしょう。 p.19 操作：ユーザー設定リストを登録する Step4 ［リストの取り込み元範囲］は、後からここで指定できることを補足しても良いでしょう。 p.20 ヒント：ユーザー設定リストの削除 これまでの操作で登録したユーザー設定リストを削除すると、この後の操作や結果に影響するため、削除しないでくださ い。 削除してしまった受講者には、再度ユーザー設定リストを登録するよう指示します。

1.3 異なるシートのデータ活用 1.3.1 データのリンク貼り付け p.22 操作：コピーしたデータをリンク貼り付けする Step2・Step3 ・［貼り付け］ボタンのアイコンの部分を直接クリックすると、SUM 関数の数式が貼り付けられ、参照エラー「#REF!」が 表示されます。受講者の画面に注意しましょう。 ・リンク貼り付けしたセルの内容はSUM 関数ではなく、基のデータが入力されたセルの位置情報が貼り付けられているこ とを確認するよう指示します。上のケースを講師画面で再現して違いを比較すると理解しやすくなります。p.25 のヒント 「参照数式について」を有効に利用しましょう。 ・別のブックにデータのリンク貼り付けをする場合も同様の手順で行います。受講者のレベルに応じて、リンク元のデータ を変更した場合のデータ更新について以下の2 つのケースを紹介します。 ・リンク元のブックとリンク貼り付けされているブック（リンク先）を両方開いている場合、リンク先のデータは自動的 に更新されます。 ・リンク元ブックが閉じた状態でリンク先のブックだけを開くと、既定では「リンクの自動更新が無効にされました」と いうセキュリティの警告が表示されます。［コンテンツの有効化］ボタンをクリックして、リンクを有効にします。 ・別のブックへのリンクに関するセキュリティを変更する手順は、以下のようになります。 ①セキュリティの警告の右側に表示される、「リンクの自動更新が無効にされました」というセキュリティの警告をク リックする。 ②［ファイル］タブの［情報］で［コンテンツの有効化］ボタンをクリックし、［Microsoft Office セキュリティオプ ション］ダイアログボックスの左下隅にある、［セキュリティセンターを開く］というリンクをクリックする。 ③［セキュリティセンター］ダイアログボックスの左側の画面で、［外部コンテンツ］が選択されていることを確認し、 ［ブックリンクのセキュリティ設定］で設定したいオプションをクリックする。 ※［セキュリティセンター］ダイアログボックスは、［ファイル］タブの［オプション］から開くこともできます。 p.24 ヒント：貼り付けオプションのボタン コピーした内容によって、表示されるボタンの種類が異なることを補足します。 p.25 ヒント：リンク元の変更 受講者のレベル、ニーズによって、どこまで説明するかや、操作の必要性を考えましょう。 1.3.2 シート間の 3-D 集計 p.26 操作：3-D 集計を行う Step1・Step3 ・ここでは、あらかじめ集計結果を求めたい範囲をすべて選択して操作しています。そのためこの場合は、Step3 の手順 3 でもう一度、［合計］ボタンをクリックしています。選択したセルすべてに集計結果が表示されるため、数式をコピーす る必要がありません。 集計結果を求めたいセルを1 つだけ選択して操作する場合は、Step3 の手順 3 で Enter キーを押し、その後、数式をコピ ーします。 ・離れたシートの集計を行う場合は、1 か所目のワークシートのデータの先頭位置を指定し、2 か所目以降のセルの位置を、 カンマ（,）で区切って入力します。カンマ（,）の入力には数式バーを使用します。 ・集計結果が表示された各セルの数式の引数が、基データのセルを参照していることを確認します。また、セルを参照して いることで、基のデータに変更があった場合には再計算されることを確認しましょう。受講者のレベルによっては、確認 する前にどうなるかを問いかけてみましょう。 p.27 ヒント：1 回の操作で 3-D 集計を行う場合 Enter キーを押してしまった場合には、数式をコピーすればいいことを補足しましょう。

1.3.3 項目の構成や位置の異なる表の集計 p.28 操作：統合による集計を行う Step2 各シートの表がどの範囲にあるか、項目の数や種類の違いなど、具体的に何を確認するか指示します。 p.29 操作：統合による集計を行う Step8・ヒント：統合の基準 ・統合元データの列や、行の項目名や順序が異なる場合には、統合の基準を指定します。セルの位置だけが異なる場合は、 統合の基準を指定する必要はありません。p.30 のヒント「統合の種類」と併せて違いを理解してもらいましょう。 ・位置による統合を行う場合は、統合先シートにあらかじめ項目名をコピーしておき、［統合の設定］ダイアログボッ クスの［統合元範囲］ボックスに、項目名を含めずに数値データの範囲だけを指定します。 ・統合元データに変更があった場合、集計結果に反映させるには、［統合元データとリンクする］チェックボックスをオン にします。 ・リンクを設定すると、統合先のシートにアウトラインが設定されます。アウトラインについては、 「5.3.4 データの自動集計」の p.172 のヒント「アウトライン記号について」を参照してください。 第2 章 関数を使用した入力サポート ・第1 章に引き続き、正しいデータを入力するためのしくみを設定します。本章では、関数を使用してそのしくみを作りま すが、関数には、さまざまな処理を行うための関数があることにも気付いてもらいましょう。 ・本書では、あらかじめ入力された数式を確認の後、削除して新たにそれぞれの関数をはじめから入力しています。受講者 のレベルやスキルに応じて、数式の確認時にその数式をコピーして関数の引数の中に貼り付けるなど、進め方を工夫して ください。 2.1 端数の処理を行う関数 ROUND 系の関数の引数は同じです。小数点以下の桁数が不要なときに、桁数を "0" と指定することを基点として、小数 部の桁数指定することを押さえましょう。そのうえで、整数部の1 の位や 10 の位で数を丸める場合の桁数指定を理解して もらいます。 p.37 操作：端数を四捨五入する Step2 ・関数を入力する方法について、あらかじめ紹介しても良いでしょう。作業を行っているときに、適切と思われる方法を受 講者自身が選べばよい、ということを理解してもらうことが大切です。受講者の理解度に合わせて、紹介するタイミング を見極めてください。 ・関数名がわっていて分類名がわからない場合： ・［数式］タブの［関数の挿入］ボタンを使います。［関数の挿入］ダイアログボックスの［関数の分類］ボックスを ［すべて表示］にして関数名の頭文字を入力すると、関数の一覧をその頭文字までジャンプします。 ・セルに関数を直接入力します。等号（=）を入力し、関数名の数文字を入力すると、関数名がドロップダウンリスト で表示されます。目的の関数名をダブルクリックし、ポップヒントを参考に引数を入力します。この機能を "数式オ ートコンプリート" といいます。関数の扱いに慣れた受講者に向いています。 ダブルクリックの他に、方向キーによるリスト内の移動やTab キーによる選択などを必要に応じて紹介します。 ・関数の分類名がわかっている場合：［関数ライブラリ］グループの各分類名のボタンをクリックして選択します。 ・Excel 2003 以前のバージョンから共通の操作の場合：［数式バー］左端にある［関数の挿入］ボタンからも操作できます。 p.40 重要：表示形式で小数点以下の桁数を変更した場合との違い この内容は必ず説明するようにしましょう。小数点以下の桁を含む数値を入力して、［小数点以下の表示桁数を増やす］ボ タンや［小数点以下の表示桁数を減らす］ボタンを使用した場合は、セルに表示されている数値と数式バーに表示される数 値が異なっていることを確認し、業務などでは注意して使い分ける必要があることを理解してもらいます。 p.40 ヒント：小数点以下の切り捨て INT 関数は引数に数値を指定するだけの使いやすい関数です。しかし、負の値を引数に指定する場合は注意が必要であるこ とを理解してもらいます。ホワイトボードなどに数直線を書いて説明すると良いでしょう。

p.41 2.2 条件によって処理を分ける関数 "論理式" を、条件という言葉に置き換えています。「性別が女性の場合、会費は 1,980 円、男性の場合は 2,980 円」のよう な具体例を提示し、条件、真偽の処理を説明するとわかりやすくなります。 また、比較演算子についても具体的な数値などで説明しましょう。 p.42 操作：1 つの条件で処理を 2 つに分ける 操作に入る前にどのような数式になるか、ホワイトボードなどを使用して確認しましょう。 p.43 ヒント：文字を引数で指定する場合 数式を手入力する場合には、特に注意する事項です。今回の "3%" は数値として認識されます。 p.43 操作：結果を確認する Step3 一時的に条件に合ったケース数を入力して、エラー値を回避するために元に戻しますが、すぐ下のヒント「エラー値が表示 された場合」の説明が必要です。また、根本的な回避方法は、「2.3.2 IF 関数と VLOOKUP 関数の組み合わせ」で学習す ることを伝えます。 p.44 ヒント：複数条件の組み合わせ ・このヒントには必ず触れるようにしましょう。複数条件を使用する場合の "AND" と "OR" の考え方は関数だけではあ りません。どういう時に "AND" なのか、どういう時に "OR" なのか、具体例を挙げて説明します。

また、「■IF 関数と AND 関数の組み合わせ」、「■IF 関数と OR 関数の組み合わせ」についても、いずれか 1 つでも数 式を入力して確認しましょう。

・関数のネストに関しては、「2.3.2 IF 関数と VLOOKUP 関数の組み合わせ」で学習しますが、ここで紹介する際に、IF 関数に含まれるAND 関数や OR 関数から、再び IF 関数に戻る操作について説明が必要です。「■IF 関数と AND 関数の 組み合わせ」を例に以下の流れを説明しましょう。特に、③と⑥が重要です。 ①セルE37 を選択し、［関数の挿入］ボタンをクリックして［関数の挿入］ダイアログボックスを開く。 ②IF 関数を選択する。 ③IF 関数の［関数の引数］ダイアログボックスが開くので、［論理式］ボックスをクリックし、関数ボックスの▼をク リックする。 ④一覧からAND 関数を選択する（一覧にない場合は、［その他の関数］を選択する）。 ⑤AND 関数の［関数の引数］ダイアログボックスが開くので、［論理式 1］ボックスに「E36>=50」、［論理式 2］ボ ックスに「F36>=400000」と入力する。 ⑥数式バーの［IF］の部分をクリックする。 ⑦IF 関数の［関数の引数］ダイアログボックスに戻るので、［真の場合］ボックスに「3%」、［偽の場合］ボックス に「なし」を入力して、［OK］をクリックする。 2.3 別の表からデータを取り出す関数 2.3.1 VLOOKUP 関数 p.46 操作：検索用の表から該当するデータを取り出す Step1 あらかじめ、検索用の表がシート "商品マスター" にあることを確認し、何列目にどういう項目があるのかを確認しておき ます。いきなり操作に入るのではなく、これから入力する数式を引数と対比させながら確認しましょう。 p.47 操作：検索用の表から該当するデータを取り出す Step5 テーブルに変換された検索用の表を範囲に指定する場合は、絶対参照にする必要はありません。また、この検索用のテーブ ルにデータを追加するとテーブルが拡張され、自動的に拡張された範囲を認識してくれます。検索用の表に新たなデータが 追加される可能性がある場合は、テーブルに変換しておくとよいことなど、受講者のレベルやニーズに応じて触れましょ う。

2.3.2 IF 関数と VLOOKUP 関数の組み合わせ p.49 操作：商品名のエラーの表示を回避する Step1

・操作の前に、IF 関数の書式 "＝IF（論理式,真の場合,偽の場合）" のどの部分に VLOOKUP 関数をネストするのかがわか るように、ホワイトボードなどに書式を書いて対応させるなど、理解しやすいように工夫してください。

p.50 操作：商品名のエラーの表示を回避する Step5

［関数の引数］ダイアログボックスがVLOOKUP 関数に切り替わり、数式バーの VLOOKUP 関数が太字で表示されている ことを確認します。

p.52 操作：金額の数式を修正する Step6

受講者のレベルや講習時間に応じて、このStep の前に、p.43 の操作「結果を確認する」の Step2 で表示された "#VALUE!" のエラー値を回避するための数式を考えて、入力してもらいましょう。

2.4 順位を自動的に入力する関数

p.56 の重要「下位互換と RANK 関数」は、必ず説明しましょう。Excel 2007 までは、順位を求めるための関数は RANK 関 数だけでした。Excel 2010 では順位を求める関数として、RANK.EQ、RANK.AVG、RANK の 3 つの関数があります。 従来のRANK 関数に相当する関数は、RANK.EQ 関数です。しかし、従来のバージョンとの下位互換のために RANK 関数 も残されています。Excel 2007 以前のバージョンのユーザーがファイルを使用する場合は RANK 関数を使用します。 また、こういうケースのために、「3.1.1 Excel97-2003 との互換性」で学習する互換性のチェックが重要となります。 互換性のチェックは、既定で、Excel97-2003 と Excel2007 での互換性をチェックすることが可能です。 p.55 ヒント：RANK.EQ 関数のコピーとエラー値 時間があれば、IF 関数とネストしてエラー値の表示を回避する数式を考えてもらったり、入力してもらったりしましょ う。 p.56 ヒント：その他の関数の一覧 受講者のレベルやニーズに応じて、適宜紹介してください。 2.5 シートの保護 ・いきなりシートの保護について触れるのではなく、第1 章から、入力規則や関数を使って入力ミスを防いだり、入力の手 間を省いたりするようなしくみを "請求書" に設定してきたことを振り返ります。 C、D、F 列などに関数が入力されていることなどを確認し、これらが誤操作により上書きされてしまう可能性があるこ とを、操作の前に認識してもらいましょう。 ・ワークシートを保護すると、既定ではすべてのセルがロックされて、セルの編集ができなくなります。 「■シートの保護の手順」については、1 つ 1 つのセルにロック（鍵）が付いていること、シートを保護する前に、入力 を許可するセルのロック（鍵）をはずして（解除して）おくこと、その後、全体のロックを有効にする（鍵をかける）た めに、シートの保護を設定することを説明します。 p.57 操作：セルのロックを解除する Step2 ・ロックを解除しただけでは、セルの内容を保護することはできません。この後、シートの保護を行う必要があります。 p.58 ヒント：数式を非表示にするには ［表示しない］チェックボックスをオンにしてシートの保護を設定すると、数式バーや編集状態にしたセルに数式が表示さ れなくなることを補足しましょう。受講者のニーズによっては操作することも必要です。

p.58 ヒント：［シートの保護を解除するためのパスワード］ボックス ・パスワードは省略可能です。パスワードを設定しない場合は、すべてのユーザーがシートの保護を解除できます。 ・パスワードは、大文字と小文字を区別することを補足してください。 ・以下の方法で、ワークシートの特定の範囲の編集を、パスワードを知っているユーザーだけに許可することもできます。 受講者のレベルやニーズに応じて紹介しましょう。 ・［校閲］タブの［変更］にある［範囲の編集を許可］ボタンをクリックし、［範囲の編集の許可］ダイアログボック スで［新規］をクリックします。 ・［新しい範囲］ダイアログボックスで編集を許可する範囲を指定して、［OK］をクリックします。［範囲の編集の 許可］ダイアログボックスに戻ったら［シートの保護］をクリックします。 p.60 ヒント：テンプレートとして活用 "請求書" を開いて内容を編集して上書きする場合と、テンプレートとして保存した "請求書" を開いて利用する場合の違い を明確にします。テンプレートとして開いたブックは新規にブックが作成されるので、元のブックを上書きする危険性があ りません。 第3 章 データの配布 社内、社外を問わず、複数の関係者でファイルを共有する際に考慮すべきことがある、ということを事前に認識してもらい ます。ファイルを配布する前に個人情報が含まれていないかを検査したり、ブックを暗号化したり、Excel 2003 などの下 位バージョンで開くことを考慮して互換性をチェックしたりできます。 ・プライバシーの保護やセキュリティ強化に役立つ重要な機能であることを理解してもらいましょう。 ・社会的にも、このような点に配慮が求められていることにも触れましょう。 3.1 データの配布 3.1.1 Excel 97-2003 との互換性 p.67 操作：互換性をチェックする Step3 ・［Microsoft Excel‐互換性チェック］ダイアログボックスの［表示するバージョンを選択］ボタンをクリックすると、互 換性をチェックして表示するバージョンを選択することができます。既定では、［Excel 97-2003］と［Excel 2007］の両 方が選択されています。p.68 のヒント「［概要］ボックスに表示されるバージョンの切り替え」と併せてここで確認しま しょう。 ・互換性に問題がなければ、「互換性に関する問題は見つかりませんでした。」と表示されます。 p.68 ヒント：互換性チェックの結果を別のシートに表示するには ［互換性レポート］のシートは、シートの末尾に追加されます。追加されたシートを確認した後、必要に応じて削除するこ とを忘れないように補足します。 p.68 ヒント：以前のバージョンの Excel と互換性のない機能の修正 互換性チェックではチェックのみを行い、結果を表示するだけであることに必ず触れてください。 3.1.2 ブックの保護 p.69 ヒント：ブックの保護とシートの保護の違い "ブックの保護" は、シートの追加、移動、削除、非表示シートの再表示などブックの構成に対する変更を防ぐ機能です。 各シートのセルに入力された内容を保護する "シートの保護" との違いを明確にします。

3.1.3 最終版として設定 p.71 ヒント：最終版として設定されたブックの編集 ・他のユーザーと共有する場合に、ブックを読み取り専用にして不用意な変更を防ぐための機能です。ブックの最終版を共 有していることを示すことができます。 ・作成者以外のユーザーが誤ってブックを変更することを防ぐ機能ですが、変更の必要がある場合には、［編集する］ボタ ンをクリックして編集することも可能です。 ・リボン上のボタンが灰色になって利用できないことなどを確認し、ブックの内容が不用意に変更されないようにするため の機能であることを理解してもらいましょう。 3.2 セキュリティとデータの保護 3.2.1 ドキュメント検査 ブックには、作成者、管理者、会社名、最終保存者、ブックの校閲者の名前、タイトル、件名、ファイルサイズ、その他の 追加されたプロパティをはじめ、非表示のワークシート、非表示の行や列、コメントなど、画面上に表示されていない情報 が保存されています。 ドキュメント検査は、作成者自身も気付かなかったり、忘れてしまったりしている情報の有無をチェックして削除する機能 です。思わぬ情報の流出を防げるように、ドキュメント検査の重要性が理解できるように説明します。 p.73 操作：ドキュメント検査を実行する Step5 ［作成者］以外にも、情報が保存されていることを確認すると良いでしょう。 3.2.2 ブック全体の保護 読み取りパスワードと、書き込みパスワードの違いを明確にしましょう。 p.76 操作：読み取りパスワードを設定する Step3：読み取りパスワードは、ブックを開くことができるかどうかを設定するためのパスワードです。パスワードを知ら ないユーザーは、ブックを開くこともできません。 パスワード設定時に、［読み取り専用を推奨する］チェックボックスをオンにすると、ブックを開く際に読み取り 専用で開くため、不用意なデータの変更や上書きを防ぐこともできます。 Step4：パスワードは、英数字と記号を混在させたものを使用します。また、ここで設定している読み取りパスワードは、 "請求書" の請求番号（セル B2 の値）です。実際の業務では、パスワードのルールが決められている場合などもあ ります。セミナーでは、ユーザーのレベルに合わせて簡単なパスワードに置き換えて設定しても良いでしょう。 p.78 操作：ブックを開く Step2 p.77 の Step3 で、［読み取り専用を推奨する］チェックボックスをオンにした場合、パスワードを入力して［OK］をクリ ックした後に、読み取り専用で開くかどうかの確認メッセージが表示されます。［はい］をクリックすると読み取り専用、 ［いいえ］をクリックすると通常どおりにブックが開きます。 p.79 ヒント：書き込みパスワードを設定したブックを開く場合 書き込みパスワードは、パスワードがわからない場合でも、［読み取り専用］をクリックしてブックを開くことができます。 書き込みパスワードを知っているユーザーだけに、元のブックの内容を上書きできるように設定するパスワードです。 ここで、データを保護する機能について振り返っておきましょう。 ・さまざまな保護に関する機能、パスワードに関する機能、最終版、読み取り専用、ドキュメント検査、と出てきました。 どういう場合に使用すれば良いかをまとめましょう。受講者のレベルに応じて、どのような場合に使えるか、どう使い分 ければいいか意見を聞くのも良いでしょう。 ・これらの機能は、［ファイル］タブをクリックしたBackstage ビューからの操作も行えます。

3.3 電子データとして配布 ・ここまで、Excel のブックを他のユーザーと使用する際に必要な保護などに関する機能を学習してきました。ここからは、 他のユーザーにデータを配布する場合に、Excel ブック以外の形式で配布する機能について学習することを伝えます。 ・PDF ファイルについて馴染みのない受講者がいる可能性があります。p.80 でメリットについて説明しておきましょう。 ・PDF ドキュメント形式は、閲覧や印刷を行うためのファイル形式です。 ・バージョンに限らず、Excel がインストールされていないコンピューター上でもファイルを閲覧したり、印刷したり することが可能です。 ・PDF ファイルは、そのままでは簡単に編集することはできません。編集して再利用されたくない場合にある程度の 効力があります。 ・従来は、Excel のブックを PDF にするために専用のソフトウェアが必要でした。Excel 2007 から、ブックを保存す る際にファイルの種類をPDF に指定するだけで、Excel のブックを PDF 化できるようになりました。 ・XPS ドキュメントは PDF とほぼ同じですが、以下の点を確認してください。

・Windows XP の場合は、Microsoft XPS Viewer などをダウンロードしてインストールする必要があります。 ・Windows Vista 以降は、Microsoft XPS Viewer が既定でインストールされています。

・XPS の表示と生成に関しての詳細は、以下を参照してください。 XPS の表示と生成 http://www.microsoft.com/japan/whdc/xps/viewxps.mspx ・PDF ファイルも XPS ドキュメントも同じような用途ですが、一般的に多く使用されているのは PDF ファイルであること を伝えましょう。 3.3.1 PDF/XPS ドキュメントの作成 p.82 操作：PDF ファイルを作成する Step3 Step2 の［PDF または XPS 形式で発行］ダイアログボックス、または［名前を付けて保存］ダイアログボックスで、［発 行後にファイルを開く］チェックボックスがオンになっていても、Adobe Reader などの PDF 閲覧用のソフトウェアがイン ストールされていない場合は、ファイルは開きません。Adobe Reader などの PDF 閲覧用ソフトウェアがインストールされ ている必要があります。必要に応じて、確認しておきましょう。 3.3.2 電子データでの配布 p.83 の重要「電子メールソフトの設定」にあるように、ここでの操作は、通常使用するメールソフトとして Outlook 2010 が設定されていることが前提です。Outlook 2010 が設定されていない環境で、この項を学習する場合は、Step1 までの確認 となります。Step2 以降を実行しようとした場合、Step2 の画面は開かず、以下のメッセージが表示されます。 受講者の環境で、Outlook 2010 が通常使用するメールソフトとして設定されていない場合は、p.84 のヒント「別のメール ソフトを使っている場合」を紹介してください。 p.84 ヒント：サイズの大きなファイルの添付 Outlook 2010 では、添付されたファイルのファイルサイズが［添付ファイル］ボックス（Step2 画面の③）に表示されます。 メールに添付する前にファイルサイズを確認する方法については、以下の2 点を補足すると良いでしょう。 ・［ファイル］タブをクリックし、［情報］画面の右側にある［プロパティ］の［サイズ］の値を確認 ・保存されているブックのアイコンを右クリック、［プロパティ］をクリックして［プロパティ］ダイアログボックスを 開き、［全般］タブのサイズの値を確認

第4 章 データのビジュアル化 4.1 データのビジュアル化 作成した表内のデータを視覚化する機能として、Excel 2010 でさらに強化された "グラフ機能" をはじめとする機能につい て学習します。 p.88 での導入の際に、「"グラフ" だけがデータをビジュアル化してわかりやすくする機能であるか？」、たとえば、「棒グ ラフの棒が、30 本も 40 本も、…100 本も並んでいる場合、ひと目でその傾向を読み取ることができるでしょうか？」など を例に挙げて、受講者に考えてもらいましょう。 この章では "グラフ機能" に加えて、セルに入力されたデータの傾向をわかりやすくするための "条件付き書式"、セルの中 に埋め込むミニグラフ "スパークライン"、文字を効果的なグラフィックにするための "SmartArt グラフィック" などの機 能を学習します。それらの簡単な特徴について触れておきましょう。 4.2 発展的なグラフ ・グラフでは、さまざまなオプションの設定が可能です。データをグラフ化してどのように見せたいか、どのように見せる と効果的か考えてグラフを選択し、編集する必要性に気付いてもらえるように進行します。また、これから作成するグラ グの完成イメージをここでつかんでもらいましょう。 ・Excel 2010 から、右クリックすると表示されるミニツールバーに［グラフの要素］などのメニューが追加されています。 右クリックする場所によって、ミニツールバーに表示される内容は変化します。受講者の状況に応じて紹介します。 ・Excel 2007 で削除され、復活の要望が多くあったデータ系列の "塗りつぶし（パターン）" が復活しました。Excel 2003 以前から使用している受講者には、必ず紹介しましょう。［データ系列の書式設定］の［塗りつぶし］で設定できます。 紹介するタイミングは、受講者の状況に合わせて決定しましょう。 4.2.1 補助円グラフ付き円グラフ 円グラフを発展的に使用するグラフです。円グラフに含まれる項目が多い場合、すべての項目をグラフ内に表示させようと すると、かえってわかりづらくなることをイメージしてもらいましょう。また、仕方なく少ない割合のデータをひとまとめ にして "その他" として作成した経験などを聞いて、補助グラフ付き円グラフのメリットを認識できるように導入します。 p.91 操作：グラフ化するデータ系列を基準に並び替える Step2 データの並べ替えは、［ホーム］タブの［編集］にある［並べ替えとフィルター］ボタンをクリックし、［降順］をクリッ クしても行えます。どのタブを使用しているかなど、作業の状況に応じて使い分ければいいことを補足しましょう。 p.92 操作：補助円グラフ付き円グラフを作成する Step1：受講者の状況によっては、離れたセルの選択をする場合、Ctrl キーを使用することを補足します。また、事前に どのキーを使用すると良いか質問しても良いでしょう。 Step2：受講者のレベルやニーズに応じて［すべてのグラフの種類］を選択し、Excel 2010 のさまざまなグラフの種類を見 てもらっても良いでしょう。

Step3：復習事項として、セル A26 にきっちりと合わせたい場合は、Alt キーを使用すると良いことにも触れましょう。 比率、割合を扱う場合、円グラフの他にどういうグラフがあるか、どう使い分けると効果的か、などを考えてもら うと、目的に応じて使い分けなければならないことを理解しやすくなります。たとえば、以下のような例です。 ・グラフ化したい系列が 1 つでも、項目が多くなるような場合は、その大小を比較するために、あえて棒グラフを 使用することもあります。 ・グラフ化したい系列が2 つの場合は、円グラフではなくドーナツグラフが適しています。 ・グラフ化したい系列が3 つ以上になる場合は、"100％積み上げ棒グラフ" が適していることもあります。 ・比率、割合は、"円グラフ" という固定概念を持たないように、そして最適なグラフの種類を考える重要性を補足 します。

p.93 操作：補助円グラフ付き円グラフを作成する Step4：グラフのサイズを調整する場合にも、目的のセルにきっちりと合わせるために、Alt キーを使用できることを補足 します。 Step5：コンテキストツール、コンテキストタブについて振り返りましょう。 ・まず、編集したいものがあれば選択すること、コンテキストツール、コンテキストタブがないかを確認し、あれ ば、そこからさまざまな編集や設定が可能となる機能であることを強調します。今後の操作でも意識して使用す る必要性を理解してもらいます。 ・編集したい箇所で右クリックし、ショートカットメニューから編集の操作を行う方法についても適宜紹介しま す。 いずれの場合も、作業の状況に応じて使い分けると良いことを理解してもらいましょう。 4.2.2 データ系列の追加 本書ではこの後、複合グラフを作成するためにデータ系列を追加します。しかし、データ系列の追加は複合グラフを作成す るためだけの機能ではありません。系列を追加し忘れたり、使用する系列が後から基の表に追加されたため、グラフに系列 を追加したりすることも日常業務ではあり得ることです。そのための操作であることを理解してもらいましょう。 p.95 操作：縦棒グラフを作成する 基礎編の復習として、グラフ化する範囲とグラフの種類だけを指示してから、受講者各自で縦棒グラフを作成してもらって も良いでしょう。受講者の理解度に応じて進行してください。 p.96 操作：データ系列を追加する 機能を確認するための操作ではなく、「今年度の売上実績のグラフを作成した後で、前年度の実績と比較したくなった。そ のために系列を追加する」というように、具体的なイメージを持って操作してもらいましょう。 Step2：今回は、グラフ化されている系列と追加する系列が離れているため、コピーして貼り付ける方法で行っていること を理解してもらいましょう。 ［貼り付け］ボタンにこだわらず、右クリックして［貼り付け］オプションのボタンを選択してもらうなど、他の 方法で操作してもかまいません。 p.96 ヒント：データ系列の削除 データ系列を選択できているかどうかは、系列にハンドルが付いていることで確認することを補足しましょう。 p.97 ヒント：データ系列の順序の変更 ・時間があれば、系列の順序を変更すると凡例の順序が変わることを実際に操作して確認しましょう。 ・基礎編で扱った、行と列の切り替えだけであれば、［行/列の切り替え］ボタンをクリックしても良いことを、状況に応じ て補足しましょう。 4.2.3 種類の異なるグラフの組み合わせ 縦棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた複合グラフを作成します。 複合グラフは、2 つの異なる視点を一度に表示する場合に使用します。「年間の月別平均降水量と月別平均気温」、「売上 額と売上目標額」などの具体例を挙げてイメージしてもらいましょう。 p.97 操作：データ系列を追加する 受講者の理解度に応じて、「データ系列の追加」の復習として「達成率を作成した棒グラフに追加しましょう。」とだけ指 示して、各自で操作を行ってもらっても良いでしょう。 p.98 ヒント：追加したデータ系列のグラフが表示されない場合 パーセント単位とは、つまり100 分の 1 の単位です。"達成率" が 150％だとしても、実際の数値は 1.5 となり、"売上実績" とは大きく異なるため、表示されていないように見えることを理解してもらいます。

p.98 操作：1 つのデータ系列を異なる種類のグラフに変更する ・1 つの系列だけグラフの種類を変更します。基礎編で学習した "グラフの種類の変更" の操作とは異なり、1 つの系列だ けを選択して変更します。系列やグラフの要素を選択しづらい場合に有効な方法として、ヒント「データ系列の選択方法」 の紹介と、他のグラフ要素も同じように選択できることを実際に操作して確認します。 ・グラフ要素の選択には、グラフ内で右クリックすると表示されるミニツールバーが使用できることを補足しましょう。 p.100 操作：第 2 軸を設定する Step1 ・現在使用している主軸は、"売上実績" のための数値軸になっています。"達成率" のために別の軸（第 2 軸）を設定するこ とを理解してもらうことが必要です。 ・［選択範囲の書式設定］ボタンは、さまざまなグラフ内の要素の設定を行う場合に有効なボタンです。設定対象となる要 素を確実に選択してから使用することが大切です。［選択範囲の書式設定］ボタンについては、「4.3 グラフの詳細設定」、 p.109 のヒント「各要素の書式設定ダイアログボックスの表示方法」でも学習します。 p.101 操作：第 2 軸を設定する Step4～Step6 ・復習を兼ねて、グラフタイトルやスタイルの選択を受講者各自で考えて行ってもらっても良いでしょう。 ・2 つのグラフは、このままでは表内のデータを見やすくした状態にはなっていません。手を加えなければいけないことに 気付いてもらうよう、これらのグラフの改善点を問うなどしてみてください。 4.3 グラフの詳細設定 4.3.1 データラベルとデータテーブル グラフ内にデータラベルを表示すると、基の値を表で確認する手間が省けます。しかし、あまりにも多くの値がグラフ内に 表示されると、かえってわかりづらくなります。すべての値をデータラベルにするか、特定の値だけをデータラベルにする か、またはデータテーブルにした方がいいのかを考えて使用することを理解してもらうことが重要です。 p.103 操作：データラベルを表示する Step1 ［グラフツール］の［デザイン］タブにある［グラフのレイアウト］で、［レイアウト 8］を選択してもほぼ同じ結果にな ります。今回は、パーセンテージを小数点以下1 桁まで表示するために、［データラベルの書式設定］ダイアログボックス から操作していることを理解してもらいましょう。 p.104 ヒント：特定の要素へのデータラベルの表示 特に目立たせたい値のデータラベルを表示する場合の操作です。データラベルだけではなく、特定の要素だけを変更する場 合があること、その際に必要な操作であることを理解してもらいましょう。必要に応じて操作してもらいます。 p.105 操作：データテーブルを表示する 基の表とグラフが離れていて参照しづらい場合や、すべての系列の値を表示すると、かえってわかりづらくなる場合に使用 する機能であることを理解してもらいます。どういう場合に有効な機能かを受講者に問いかけても良いでしょう。 p.106 操作：データテーブルを表示する Step5 複合グラフにしたからこそ読み取れることがないか、改めて受講者に聞いてみましょう。 "ヨニー" は、"売上額" の比較だけでは最も低い額ですが、"達成率" の折れ線グラフと組み合わせることで、"達成率" が最 も高いことがわかります。このことを通して複合グラフのメリットについて理解してもらいます。 p.106 ヒント：データテーブルの書式設定 ・データテーブルに書式を設定するには、まず、データテーブルを選択する必要があります。 ・フォントに関する設定は［ホーム］タブ、データテーブルに関する設定は［グラフツール］の［書式］タブや［データテ ーブルの書式設定］ダイアログボックスで行います。 ・テーブルを選択し、右クリックしたときに表示されるミニツールバーを使用すると効率的に作業できます。 ミニツールバーでできることを確認すると良いでしょう。

p.107 ヒント：凡例の非表示 ・Step2 で、［凡例マーカー付きでデータテーブルを表示］を選択すると、データテーブル内に凡例が表示されます。 ・このヒントで紹介している操作の他に、直接凡例を選択してDel キーを押して凡例を削除する方法でも、凡例を非表示に することが可能です。 4.3.2 グラフ要素の書式設定 さらに詳細な設定を行うために、グラフの各要素の書式設定ダイアログボックスを使用することを再度、強調しましょう。 p.107 操作：補助円グラフ付き円グラフの書式を設定する Step2 この他に、選択対象の書式設定ダイアログボックスを開く方法には、p.109 のヒント「各要素の書式設定ダイアログボック スの表示方法」で紹介されている方法があることを紹介します。この後の操作では、受講者が最適と思われる操作を行うよ うにしてもらいましょう。 p.108 操作：補助円グラフ付き円グラフの書式を設定する Step5 最初にデータラベルをクリックすると、すべてのデータラベルが選択されて、ハンドルが付きます。特定のデータラベルだ けを選択するには、そのデータラベルだけを、再度クリックして選択する必要があることを補足します。 p.109 操作：軸のオプションを設定する 目的に応じて見せ方を変えるために、軸の最大値や最小値、目盛間隔を調整する場合があることを紹介します。 4.4 条件付き書式とスパークライン 4.4.1 セルの強調表示ルールの設定 条件付き書式は、セルに入力されている数値データの傾向をわかりやすくするための機能です。 ビジュアル効果を理解しやすくするために、完成したデータを講師画面で表示できるように準備しておくと良いでしょう。 p.113 操作：セルの強調表示を設定する Step1 ［指定の値以上］や［指定の値以下］は、用意されていません。［新しいルール］をクリックし、［新しい書式ルール］ダ イアログボックスでルールを作成します。p.121 の操作「独自の条件と書式を設定する」で紹介します。 4.4.2 データバーとアイコンセットの設定 p.114 操作：データバーを設定する Step2 列幅を広くすると、さらに見やすくなることがあります。補足しておきましょう。 p.115 操作：アイコンセットを設定する Step1 ・アイコンセットは、データの傾向を表すアイコンを選択すべきであることを強調します。p.116 のヒント「アイコンセッ トの選択」と共に紹介します。 ・3 種類の星のアイコンセットは、教室の明るさやプロジェクターの解像度によっては見えにくい場合があります。セミナ ー環境に合わせて、選択するアイコンセットを変更することも必要です。ただし、適切なアイコンセットに変更しましょ う。 p.116 ヒント：カラースケール カラースケールはデータバーと異なり、バーの長さではなく、セルの塗りつぶしの色で数値の大きさを表します。 比較するセルの数が、行、列方向へ広範囲にわたる場合に有効な機能です。

4.4.3 条件付き書式のカスタマイズ p.116 操作：アイコンセットのルールを変更する ・ルールを作成するための、［新しい書式ルール］ダイアログボックスと、既に設定しているルールをカスタマイズする ための［書式ルールの編集］ダイアログボックスがあります。 ・［新しい書式ルール］ダイアログボックスを開くには、Step3 で［新規ルール］ボタンをクリックするか、 ［ホーム］タブの［条件付き書式］ボタンから［新しいルール］をクリックします。整理して伝えましょう。 p.117 操作：アイコンセットのルールを変更する Step4 ［書式ルールの編集］ダイアログボックスの［ルールの種類を選択してください］の大まかな意味は、以下のようになりま す。セミナー実施に先立って実際に確認しておきましょう。必要に応じて、以下を参考に操作してもらいましょう。 ・セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定： "データバー"、"カラースケール"、"アイコンセット" のように、そのセルが指定した範囲内でどの位置にあるかによって 書式を適用。 ・指定の値を含むセルだけを書式設定："○○以上"、"○○と●●の間" のように、セルの値によって書式を適用。 ・上位または下位に入る値だけを書式設定：上位または下位からみて "何項目"、"何％" に含まれるデータに書式を適用。 ・平均より上または下の値だけを書式設定：選択した範囲の "平均値より上"、"平均値より下" などで書式を適用。 ・一意の値または重複する値だけを書式設定：選択した範囲内で一意のセルや、重複しているセルに書式を適用。 ・数式を使用して、書式設定するセルを決定：指定した数式がTRUE になる場合に書式を適用。 p.120 ヒント：［アイコンのみ表示］チェックボックス セルに数値とアイコンの両方を表示すると見づらくなる場合があります。アイコンセットを表示するための列を別に作成し て［アイコンのみ表示］チェックボックスをオンにすると、アイコンだけを表示することができます。この場合、アイコン を中央揃えにすることも可能です。 p.120 ヒント：データバーのルールのカスタマイズ 時間に余裕があれば、実際に操作して確認すると良いでしょう。 「■［負の値と軸の設定］ダイアログボックス」については、Excel 2010 で追加された機能です。 4.4.4 スパークライン Excel 2010 の新機能です。セルというわずかなスペースに、隣接したデータに基づく傾向をわかりやすくコンパクトにビ ジュアル化できます。表とは別の位置に作成するグラフと異なり、表内のセルに埋め込みます。スパークラインは指定した セルに挿入できますが、以上のような理由から基になるデータ近くに挿入するほうが効果を発揮するといえます。 p.123 操作：スパークラインを挿入する Step1・Step2 ・通常のグラフと同じように、目的に合ったスパークラインを選択することを補足します。 ・スパークラインを挿入する範囲をあらかじめ選択しておくと、［スパークラインの作成］ダイアログボックスの［場所の 範囲］ボックスに、その範囲が入力された状態でダイアログボックスが開きます。補足しても良いでしょう。 p.124 操作：スパークラインを編集する Step1～Step4 ・受講者のレベルによって、自由に編集する時間を取っても良いでしょう。 ・スパークラインを設定したセルに、文字を直接入力して編集することができます。たとえば、「上昇傾向」という文字を スパークラインを設定したセルに入力してフォントサイズなどを調整し、効果的に使用することを紹介します。文字が小 さくなる場合はズーム機能を使うなど、作業しやすいようすることを補足しましょう。 p.125 操作：スパークラインを編集する Step5 余裕があれば、"スパークライン"、"データバー"、"アイコンセット" を設定したことにより、数値だけの表からは読み取れ ないことが見えないか？ など、考えてもらう時間を取りましょう。 セミナーを実施する前に、どんな傾向が読み取れるか実際に確認して準備しておいてください。

p.126 重要：条件付き書式やスパークラインを設定したブックの互換性 この内容は、必ず紹介するようにしましょう。 4.5 グラフィックの活用 Excel で作成した表やグラフの訴求力をさらに向上させるために、SmartArt グラフィックや図形を使用すると良いこと、 訴えたい内容に応じたSmartArt グラフィックや図形の選択が大切であることを理解できるような導入を工夫します。 4.5.1 SmartArt グラフィック p.128 操作：SmartArt グラフィックを挿入する SmartArt グラフィック内の図形に、直接文字を入力することも可能です。［テキストウィンドウ］を使用すると、p.130 の ヒント「SmartArt グラフィックの文字入力のキー操作」を使用して、内容の追加が容易なことを併せて説明します。 p.129 のヒント「［テキストウィンドウ］が表示されない場合」も同時に触れておきましょう。 実際に、同レベルの内容を追加してレベルを下げたり上げたりして、どのように変化するかを確認すると良いでしょう。 p.130 ヒント：SmartArt グラフィックの図形の追加と削除 組織図を例にアシスタントの図形を増やす実習を行うと良いでしょう。通常、［テキストウィンドウ］を使用しても図形を 追加することができますが、組織図のアシスタントはこのヒントの方法が適しています。 p.132 ヒント：SmartArt グラフィックの文字や図形の書式設定 選択位置について注意するように補足します。設定となる対象には、"SmartArt グラフィック全体"、"SmartArt グラフィ ック内の図形"、"SmartArt グラフィックの図形内の文字" があります。また、それぞれの箇所を選択して右クリックする と、図形に関するツールが表示されるミニツールバーが追加されています。併せて紹介しましょう。 4.5.2 図形の挿入 時間があれば、別のワークシートにいくつか図形を描いて編集してもらうのも良いでしょう。スタイルの設定、グラデーシ ョンや図形の効果について、時間がなければデモを行うなど工夫しましょう。 p.134 操作：複合グラフに図形を挿入する Step5 スタイルの設定以外にも、［描画ツール］の［書式］タブでできることについて紹介しましょう。 p.134 ヒント：グラフへの図形の挿入・ワークシートへの図形の挿入 図形を挿入した複合グラフはグラフシート上にあるため、グラフと図形が一緒に移動しないことが体感できません。シート "売上分析" にある円グラフを使用して実際に操作します。時間によっては、講師がデモを行うと良いでしょう。 第5 章 データ分析の準備とデータベース機能 5.1 データベースの整形とデータベース機能 ・データベース機能を十分に使用するためには、分析に必要なフィールドが存在していなければなりません。既存のデータ ベースで十分にデータ分析を行えないような場合も、データベースを整形することで利用できる場合があります。 ・基礎編で学習したように、データベースの基となる表データは、そのための形式を備えている必要があります。 参考：「Microsoft Excel 2010 基礎 セミナーテキスト」 p.140「■データベース作成時のポイント」 ・ブック "売上分析" を開き、シート "売上明細" にある表を確認します。既にテーブルに変換された形式ですが、Excel 2010 では基本的にデータベース機能を使用する際にはテーブルに変換することや、そのメリットを復習します。 ・既に学習した基礎編や本書の第1 章、第 2 章の内容が活かせないか、このテーブルを題材に受講者の意見を引き出しなが ら導入します。 ・並べ替え、フィルター ⇒ 「Microsoft Excel 2010 基礎 セミナーテキスト」 第 6 章 ・入力規則、VLOOKUP 関数などの機能や関数 ⇒ 本書 第 1 章、第 2 章 ・この節の操作を行っても、さらに必要に応じて整形する余地が残っていることも理解してもらう必要があります。 時間があれば、本章のデータを使用してさまざまな工夫をしてもらえるように伝えましょう。

5.2 関数によるデータベースの整形 ・VLOOKUP 関数を使用してデータを追加する際の手間を省き、文字列操作関数を使用して新たなフィールドを作成する ことを説明します。 ・簡潔に文字列を操作する関数があることに触れ、書式に関してはp.149 で操作する際に説明しても良いでしょう。 p.143 ヒント：外部データの取り込み Access などの DBMS（データベース管理システム）によるデータ管理を行っている場合でも、担当者が手軽にデータ分析を 行うためにExcel を使用することがあります。受講者のレベルやニーズに応じて説明の深さを変えると良いでしょう。 5.2.1 フィールドの追加 p.146 のヒント「テーブルで VLOOKUP 関数を使用する場合」、「集計列」を適切なタイミングで紹介しましょう。 p.145 操作：列を挿入してフィールドを追加する 列の挿入、VLOOKUP 関数は既に学習した内容です。受講者のレベルによっては、各自で行ってもらうのも良いでしょ う。 p.147 操作：集計列 "金額" を作成する Step4 ・列見出し "金額" を入力すると、自動的にテーブルの範囲が拡張されます。［オートコレクトのオプション］スマートタ グが表示され、"テーブルの自動拡張を元に戻す"、"自動的にテーブルを拡張しない" などを選択することができます。 ・数式を入力した場合、自動的に金額列すべてに数式がコピーされます。［オートコレクトのオプション］が表示され、" 元に戻す－集計列"、"集計列の自動作成を停止" などを選択することができます。 ※一覧に表示される "オートコレクトオプションの設定" で、有効、無効を切り替えることができます。 p.147 ヒント：テーブルで自動的に有効になる機能 フィルター機能以外にも有効になる機能があることを確認しましょう。 テーブルの自動拡張については "集計列" と同じように、最終行にデータを追加した場合にも拡張されます。操作して確認 するといいでしょう。次のヒント「"顧客マスター" をテーブルに変換して利用」も併せて紹介します。 5.2.2 文字列操作関数 それぞれの桁が何を表すか、ホワイトボードに "商品 CD" を書いて説明しましょう。 p.149 操作：LEFT 関数で商品分類のフィールドを作成する Step2 なぜ、［右側と同じ書式を適用する］を選択するのか補足します。既定のままにすると左側の列の書式が適用されます。実 際に操作して違いを見てもらっても良いでしょう。 p.150 ヒント："商品分類マスター" の作成 ・"商品分類マスター" を作成しなければならないということではありません。分析に必要かどうかを考えて、必要なフィ ールドを追加することがポイントです。 ・"商品分類マスター" を作成しておくと、Step8 までで作成した "商品分類" を基に "商品分類名" フィールドを作成する ことが可能になります。作成することを補足します。 p.150 操作：MID 関数で容量のフィールドを作成する たとえば、「あいうえお」と入力したセルを使用して「うえ」を取り出したい場合の引数はどうなるか、など簡単な例で試 してもらうと理解しやすくなります。 p.151 ヒント：RIGHT 関数と LEN 関数 ・RIGHT 関数は、LEFT 関数と同じような使用方法です。 ・LEN 関数は、"商品 CD" が正しく 7 桁で入力されているかどうかを確認するような場合に使用します。