一73一
〈論 説〉
ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較
一 日本 的 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 存 在 の 可 能 性 を探 る一
稲 津 一 芳
目 次
は じめ に
‑よ2り045ρ0
ビ ジ ネ ス レ タ ー の 位 置 づ け ビ ジ ネ ス レ タ ー の 書 き方 の 原 則 前 文 と末 文 の 書 き方
ビジ ネ ス レ タ ー の 実 例 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 融 合 結 び
は じ め に
一 般 に 人 は
,外 国 向 け の レ タ ー を 書 く 時,相 手 国 の レ タ ー の 書 き 方 の 流 儀 に 則 っ た 書 き 方 を 心 が け る こ と が 多 い 。 例 え ば,英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 場 合,最 初 に,相 手 に 対 す る 心 配 りや 挨 拶 な ど を 長 々 と 書 か ず に,用 件 を 単 刀 直 入 に 述 べ る だ け で 良 い と さ れ て い る 。 し か し 我h日 本 人 の 立 場 か ら す る と,果 た し て そ れ で 良 い の だ ろ う か と,た め
ら い が 生 じ る こ と が あ る(1)。
バ ー ナ ー(lrisI .Varner)教 授 に 論 文"ACompari‑
sonofAmericanandFrenchCorrespondence"②
で,英,仏 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 違 い を 指 摘 す る と と も に,効 果 的 な コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン を 行 うた め に は,相 手 国 の ビ ジ ネ ス コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン の 原 則 を 理 解 す る こ と が 重 要 だ と 述 べ て い る 。 例 え ぽ, 前 文 や 末 文 に 関 し て は,米 国 の 簡 略 化 さ れ た 書 き 方 よ り も,仏 国 の 礼 儀 正 し い 公 的 な 書 き 方 を 勧 め,ま た 否 定 的 な 内 容 の レ タ ー の 場 合 で も,米 国 の 碗 曲 な 書 き 方 に 対 し,仏 国 の 直 接 的 な 書 き 方 が 望 ま し い と,読 者 適 応(readeradaptation)を 強 調 し た,仏 国 向 け の ビ ジ ネ ス レ タ ー の 書 き 方 を 勧 め て い る 。 彼 の 説 に 従 え ぽ,日 本 向 け の 英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 書 き 方 も 存 在 し う る 。
ま た 鈴 木 孝 夫 教 授 は 著 書 『武 器 と し て の こ と ぽ 』(新 潮 選 書)の 中 で,英 語 を,世 界 中 の 人 々 の 共 通 財 と し て の 「国 際 英 語 」 と,英 米 人 の 私 有 財 産 と し て の 「民 族 英 語 」 と に 分 け,従 来 の 知 識 情 報 輸 入 の た め に 必 要 な英 語 で あ る後 者 よ り も,
これ か ら は,発 信 型 運 用 能 力 開 発 の た め の 生 き た 英 語 で あ る 前 者 の 修 得 の 重 要 性 を 強 調 し て い る。
鈴 木 教 授 の 言 わ れ る 国 際 英 語 と は,「 英 語 を 母 語 と し な い 多 くの 民 族 が,自 分 た ち の 文 化 的 背 景 と,母 語 の 持 つ 言 語 的 な特 性 を,様hな 形,そ れ ぞ れ 異 な る程 度 で,わ る び れ る こ と な く英 語 とい う外 国 語 に 持 込 ん だ も の 」(同 書,194ペ ー ジ)を 意 味 し,教 授 は,日 本 式 国 際 英 語 の 存 在 の 可 能 性 に つ い て 言 及 し て い る。
本 稿 で は上 記 の 説 を 参 考 に し な が ら,日 米 そ れ ぞ れ の 代 表 的 な ビジ ネ ス レ タ ー の 解 説 書3)を 利 用 して,ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較 を 行 い,そ れ に よ り両 者 の 相 違 点 を 明 らか に した う えで,両 者 の 融 合 の 可 能 性 を検 討 す る。
(注)
(1)外 山 滋 比 古 氏 は,「 欧 米 の 書 き 方 は,大 事 な こ と か ら 書 い て い き,あ と に な る に つ れ こ ま か く な っ て い く ▽(逆 三 角)型 が 多 く,日 本 語 の 場 合 は,逆 に,は じ め は 本 題 に 入 る こ と を さ け,マ ク ラ を ふ る よ う な こ と を し,だ ん だ ん 本 論 に 入 り,も っ と も 重 要 な こ と は 終 り の 部 分 へ く る と い う
△ 型 の 書 き 方 が 多 く,好 ま れ て い る 」,と 指 摘 し て い る 。 (外 山 滋 比 古 「文 章 を 書 く 目 」 東 京 新 聞,1989年(平 成 元 年)10月15日)
(2)IrisI.Varner"AComparisonofAmericanand
FrenchCorrespondence"TheJournalOリ 「Business Communication,Volume25/November4/FallX988 , PP‑55‑65.
(3>解 説 書 と し て 以 下 を 参 考 に し た(本 稿 で の 引 用 の 場 合 は そ れ ぞ れ の 番 号 に て 明 示 し た)。
英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー:
レRoyW・Poe,TheMcGraw‑HillHandbookσ
BusinessLetters,1983,McGraw‑Hill,Inc .
一74一 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較
II‑,TheMcGraw‑HillHandbookofBusiness
Letters,secondedition1988,McGraw‑Hill,Inc.
III‑MarieM.Stewart/KennethZimmer/LynR.Clark, BusinessEnglishandCommunication,sixthedition 1984,McGraw‑Hill,Inc.
IV‑LynR.Clark/KennethZimmer/JosephTinervia, BusinessEnglishandCommunication,seventhedi‑
tion1988,McGraw‑Hill,Inc.
V‑DonaldJ.Leonard,Shurter'sCommunicationin Business,fourthedition1979,McGraw‑Hill,Inc.
VI‑RaymondV.Lesikar,BusinessCommunication Theoryandapplication,fourthedition1980,Richard D.Irwin,Inc.
VII‑MarjorieHunsinger/DonnaC.McComas,Modern BusinessCorrespondence,fourthedition1979,Gregg Division/McGraw‑HillBookCompany
V皿一JohnS,Fielden/JeanD.Fielden/RonaldEDulek, ElementsofBusinessWriting,1984,Prentice‑Hall, Inc.,EnglewoodCliffs,NewJersey
IX‑L.E.Franey,HandbookofBusinessLetters, revisededition1980,Prentice‑Ha11,Inc.,Eng‑
lewoodCliffs,NewJersey
X‑Webster'sGuidetoBusinessCorrespondence,1988, Merriam.‑WebsterInc.,Publishers,Springfield, Massachusetts
XI‑TheBantamBookofCorrectLetterWriting,1978, (anabridgementbasedonLillianEichlerWatson's StandardBookofLetterWriting),BantamBooks, Inc.
XII‑MalraTreece,CommunicationforBusinessand theProfessions,secondedition1983,Alleyand Bacon,Inc.
XIII‑RoyW.Poe/RosemaryT.Freehling,Business Communication:AProblem‑SolvingApproach, thirdedition1984,McGraw‑Hill,Inc.
日 本 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー
① 一 現 代 文 研 究 会 編 『現 代 商 業 文 の 書 き 方 』 土 屋 書 店, 昭 和61年
0主 婦 の 友 社 編 『書 き に く い 手 紙 の 実 用 文 例 集 』 主 婦 の 友 社,昭 和63年
③ 一 三 菱 電 機 ㈱ 総 務 部 編 『「ビ ジ ネ ス 文 書 」 が す ぐ 書 け る 本 」 か ん き 出 版,1989年
④ 一 日 本 実 業 出 版 社 編 『ビ ジ ネ ス 文 例330文 例 』 日 本 実 業 出 版 社,昭 和62年
⑤ 一 杉 田 あ け み 『ビ ジ ネ ス 文 書 の 書 き方 ・作 り方 』 中 央 経 済 社,昭 和63年
⑥ 樺 島 忠 夫 編 『文 章 表 現 事 典 』 ミ ッ ム ラ 情 報 サ ー ビ ス, 1987年
⑦ 一 安 田 賀 計 『ビ ジ ネ ス 文 書 の 書 き 方 』 日 本 経 済 新 聞 社, 1989年
⑧ 一 平 田 毅 彦/上 野 伊 知 郎 監 修 『現 代 ビ ジ ネ ス 文 書 大 事 典 』 講 談 社,1990年
⑨ 一 田 中 四 郎 『公 用 文 ビ ジ ネ ス 文 例 集 』 永 岡 書 店,1989 年
⑩ 一 杉 浦 允 『最 新 ビ ジ ネ ス 文 書 』 法 令 総 合 出 版,1989年
⑪ 一 平 岡 幹 弘 『新 ビ ジ ネ ス 文 書 常 用 事 典 』 山 海 堂,昭 和 63年
⑫ 一 坂 井 尚 『ビ ジ ネ ス 文 書 作 成 要 領 』 日 本 経 営 老 団 体 連
1
盟,昭 和63年
⑬ 一 染 谷 泰 正 『英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー作 成 マ ニ ュア ル』 新 企 画社,1989年
ビ ジ ネ ス レ タ ー の 位 置 づ け
1‑1英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー
米 国 で は,ビ ジ ネ ス レ タ ー の 機 能 は,ど の よ う
に 考 え ら れ て い る の か 。 そ の 特 徴 を 示 す 主 な も の
と し て,次 の よ う な 点 が 挙 げ ら れ る 。
1)代 替 的 手 段
一They(letters)areeffectivesubsti‑
tutesforface‑‑to‑facevisits,making andkeepingfriends,attractingand holdingcustomers,andbuildingafavor‑
ableimageforyourcompany.(i‑p.1) 一(Your)lettersaresubstitutesfor
personalvisits.(III‑p.320)
‑Sincewrittencommunicationisoften themosteffectivemethod,italso becomestheleastexpensivewaYof gettingthejobdone.(V‑p.7)
‑Lettersconserveyourtime
,andmulti‑
plyyourefforts,bytakingtheplaceof personalcontacts.(IX‑p.3)
2)人 的 手 段
Lettersaresimplyhumancontactson paper.(トP.3)
Thelettersarehighlypersonalized messages.(VI‑p.123)
‑Lettersarewrittenbypeopletopeo‑
ale.(1‑p.20)
Themosteffectivelettersarefrank statements‑一 一一messagesfromrealpeople tootherreal ̲.people.(IX‑p.9)
‑aneffectivebusinessletterisa
'per̲
sonalcontactbetweentwohuman beings.(IX‑p.23)
3)代 表 者
一(their)lettersbecometheirpaperrep‑
resentative.(III‑p.320)
ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較 一(Therefore
,)notonlyisthebusiness letterabusinessreresentative,butitis alsomanycasesanambassadorofgood‑
will.(IIIっ.320)
‑Agreatmanyofthemaresuperb ambassadorsofgoodwillfortheorgani‑
zationtheyrepresent...(XIII‑p.16)
‑itisextremelyimportanttobeableto writegoodbusinessletters‑1ettersthat representone'sselfandone'sfirmto bestadvantage.(XI‑p.223) つ ま り 英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー は,
(1)直 接 的 コ ミsニ ケ ー シ ョ ン に 代 わ る 効 果 的 な 手 段 で あ る 。
(2)文 字 に よ る 人 的 な 連 絡,接 触 を は か る 。 (3)ビ ジ ネ ス 上 の 代 表 老 と し て の 役 割 を 果 た
す 。
こ の よ う に 英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー は,レ タ ー と い う 手 段 を 通 し た 一 種 の 人 的 コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン で あ る と 位 置 づ け ら れ る 。
1‑2日 本 文 ビジ ネ ス レタ ー
日本 に お け る ビ ジ ネ ス レ タ ー(広 い 意 味 で社 外 文 書 と同義)は,
1用 件 を 相 手 に 知 らせ て,商 取 引 を 有 利 に さ せ,ま た 相 手 の 購 買 意 欲 を そ そ り,
2さ ら に わ が 商 社 の 永 い 得 意 先 と し,あ る い は 取 引 先 との 関 係 を 円 満 に続 け 発 展 させ る な ど(① 一13ペー ジ),ビ ジ ネ ス 上 の 関 係 を 円 滑 に 進 め る た め の 手 段 と して と ら え て い る。 そ れ は, 下 記 の よ うに,あ く ま で も組 織(団 体 も し くは会 社)を 中 心 と して 考 え られ て い る。
「商 用 文 で は 書 い た 人 が 誰 で あ っ て も,そ の 人 の 属 し て い る ・ 力 愚 の 志'す る
とい う こ と で す 。」(①14ペ ー ジ)
「ビ ジ ネ ス 文 書 と は,組 一 表
丞 で す 。 組 織 の 意 思 を 正 確 に 伝 え る こ と を 第 一 の 目的 とせ ね ぽ な りま せ ん 。」(③ 一18ページ)
「[社外 文 書 は]企 ・ の 思 示 す る
文 書 で あ る こ と を 念 頭 に 置 き,私 的 項 目 を 入 れ ず に 書 く。」(⑥115ペ ージ)
一75一
「社 外 文 書 は会 社雄 表Lエ 発 征 す る も の で あ り,ビ ジ ネ ス に お け る フ ォ ー マ ル な コ ミュ ニ ケ ー シ ョ ソ手 段 と し て 最 も重 要 な も の で あ る。」
(⑬一21ペー ジ)
こ の よ うに,日 本 で は,ビ ジ ネ ス レ タ ー の 公 的 な面 が 重 視 され て い る 。 そ れ 故 に レ タ ー の 作 成 者 は,組 織 の 意 思(方 針)を 正 確 に 伝 え,個 人 的 意 思 を な るべ く排 除 す る こ と が 求 め られ て い る 。
そ の た め に,社 外 文 書 の 特 徴 は,
(1)常 に相 手 に 対 す る敬 意 を 失 わ な い こ と,
② 対 外 的 な 失 敗 は 会 社 の 恥 で あ り,ひ い て は 会 社 の 信 用 ま で 影 響 を及 ぼ す こ と に な りか ね
な い の で,十 分 に 注 意 が 必 要 な こ と, (3>世 間 一 般 的 に 定 型 化 し て い る も の が 多 い, な ど(④ 一18ペー ジ),体 面 を 重 ん じ,伝 統 的 な 習 慣 を 尊 重 し て い る。 日本 の 場 合,個 人 を な るべ く
出 さ ず に}し か も相 手 の 礼 を 失 し な い よ うに,儀 礼 的 か つ 定 型 的 な 要 素 が 大 き い。 そ れ 故 に 日本 で
は,ビ ジ ネ ス レ タ ー は 文 字 通 り 「○ ○ 会 社 」 か ら の レ タ ー で あ り,企 業 を 代 表 す る 公 的 文 書 で あ る と位 置 づ け ら れ る 。
1‑3日 米 の 差
社 外 文 書 と して の ビ ジ ネ ス レ タ ー は,日 米 と も 正 式 な(証 拠)書 類 と し て の 重 要 性 は 十 分 認 識 さ れ て い る。 た だ 米 国 で は,公 的 な面 か ら 生 じ る堅 苦 し さ,冷 た さ を な る べ く避 け,人 的 な機 能 を 前 面 に 立 て て い る。 これ は,米 国 企 業 に み られ る担 当 者 へ の 権 限 の 大 幅 な委 譲 と,個 人 の 専 門 性 を 重 視 す る個 人 主 義 の た め,レ タ ー の 作 成 者 は,(個) 人 的 な 要 素 を 強 調 す る こ とが 求 め ら れ て い る の か
も しれ な い。
一 方 日本 の 場 合 は
,公 的 意 思 伝 達 を 重 視 す る あ ま り,人 的 要 素 よ り もむ しろ 儀 礼 的 か つ 定 型 的 要 素 を 強 調 して い る。 日本 企 業 の 場 合,従 業 員 は 比 較 的 長 期 間 同 一 組 織 に 所 属 し,ス ペ シ ャ リス トよ り も ど ち ら か と い う とゼ ネ ラ リス ト志 向 が 強 く, 各 人 の 業 務 も米 国 ほ ど明 確 に 分 化 され て お らず, 時 に は お 互 い に助 け 合 い,補 完 し合 うな ど,課 や 部 の ま と ま りを 重 視 す る集 団 主 義 的 傾 向 が 強 い。
そ の た め,(個)人 的 な 面 よ り も集 団 の 総 意 を 反 映
一76T ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日 米 比 較
す る 方 法 が 採 られ る の で あ ろ う。
日米 と も,組 織 の 一 員 と して の レ タ ー を作 成 す る の で あ るが,そ の め ざす と こ ろ は,米 国 の 個 人 的 色 彩 の 強 調 に対 し,日 本 の そ れ は,個 を 殺 し た 全 体 的 統 一 性 を基 調 に し て い る。
2ビ ジ ネ ス レ タ ー の 書 き 方 の 原 則
2‑1英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー の ガ イ ド ラ イ ン メ ッセ ー ジ に 対 す る 読 者 の 反 応(emotionalreac‑
tion)の 組 み 合 わ せ と し て,次 の4つ が 考 え ら れ る(VIII‑p.79)。
1.Highpositiveimpact(HPI) 2.Lowpositiveimpact(LPI) 3.Highnegativeimpact(HNI) 4.Lownegativeimpact(LNI)
当 然 メ ッ セ ー ジ の 提 供 者 と し て は,上 記1 (HPI)の よ り 積 極 的 な 反 応,も し く は4(LNI) の な る べ く弱 い 拒 絶 反 応 が 得 ら れ る よ う に 工 夫 す
る 。 同 じ こ と が ビ ジ ネ ス レ タ ー に も い え る 。 つ ま り,ビ ジ ネ ス レ タ ー の 主 な 目 的 は,相 手 に 必 要 な 行 動 を 採 ら せ る こ と で あ る 。 そ の た め に は,レ
タ ー の 読 者 に こ ち ら の 意 図 を 十 分 理 解 し,納 得 し て も ら う と 同 時 に,好 ま し い 印 象 を 与 え る よ う に 心 が け な け れ ぽ な ら な い 。
そ こ で ま ず レ タ ー 作 成 者 は,実 際 の レ タ ー を 書 く前 に,レ タ ー の 対 象 と な る 相 手 を し っ か り と把 握 し,そ の 対 象 者 の 理 解 度 を 考 慮 に 入 れ る 必 要 が
あ る 。
一・般 的 に は,同 じ よ う な ビ ジ ネ ス に 従 事 し て い る 人 に 対 す る 場 合 と,専 門 的 知 識 の あ ま り な い, い わ ば 一 般 消 費 者 に 対 す る 場 合 の 二 つ の ケ ー ス が 想 定 さ れ る(V‑p.23)。 前 者 の 場 合 は,日 常 の ビ
ジ ネ ス 上 必 要 な 専 門 用 語 を 駆 使 し た 説 明 が 可 能 で あ り,後 者 の 場 合 は,専 門 用 語 を 避 け,で き る だ け 簡 単 な わ か りや す い 日 常 用 語 を 使 用 し な け れ ば な ら な い 。 米 国 の 場 合,企 業 は 主 に,hな 人 種 か ら構 成 さ れ た,巨 大 な 市 場 を 相 手 に し な け れ ぽ な ら な い の で,ビ ジ ネ ス の 対 象 も,多 種 多 様 な, 非 常 に 広 い 範 囲 の 一 般 大 衆 と な る こ と が 多 く,な る べ く 易 し く 書 く こ と が 要 求 さ れ る 。 わ か り や す
〈,要 領 よ く 書 く た め の 指 標 と し て,次 の 点 が 挙 げ ら れ る(1‑pp.7‑34/III‑pp.307‑308)。
1簡 潔
一Don'twastewords .
‑Keepthelanguage ...simple.
2個 人 的 な 親 し み
一Personalizeyourletter .
‑Usethecustomer'sname .
3積 極 性
一Emphasizethepositive .
4礼 儀 正 し く
一Becourteous .
‑Be ...cordial.
5明 る く(生 き 生 き と)
‑Bepleasant ...
‑Keepthelanguagelively ...
こ の よ う な 指 標 に 基 づ き,具 体 的 に は ど の よ う に 書 け ば 良 い か 。 以 下 説 明 を わ か り や す く す る た め に,代 表 的 な 三 つ の 点 を 取 り 上 げ る 。
1)会 話 体 の 活 用(conversationalwriting)
人 は 一 般 に,ビ ジ ネ ス レ タ ー を 書 く 時,自 然 に 書 く よ り は む し ろ,表 現 が 固 く,定 型 的 と な り や す い 。
例}ば,"try"の 代 わ り に"endeavor"と 書 く 。 同 じ よ う に"findout"を"assertain","end"を"ter‑
minate","show"を"demonstrate","use"を"uti‑
lize"な ど と 書 き が ち で あ る(VI‑p.97)。 そ の 結 果,友 好 的 な ビ ジ ネ ス 集 団 と い う イ メ ー ジ よ り は,冷 た く,形 式 ば っ た 組 織(formalinstitution) の イ メ ー ジ を 与 え る よ う な レ タ ー と な る 。
こ の よ う な 傾 向 を で き る だ け 避 け る た め に,平 易 な 英 語(plainEnglish)の 使 用 が 勧 め ら れ て い
る 。 と り わ け 簡 単 で 自 然 な 言 葉 で あ る 日 常 会 話 体 の 上 手 な 活 用 が 望 ま し い 。
会 話 体 は,
(1)生 き 生 き か つ 面 白 い,
‑Conversationalwritingislivelierand moreinteresting.(1‑p.14)
(2>読 み や す く,説 得 し や す い,
‑Weurgeyou ,however,touseplain Englishinyourletters,foritisthe
ビジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較 simplestword,thenaturalword ,the
conversationalword,theeverydayword thatwilldothemosttomakeyour
writingreadable,interesting ,ander‑
suasive.(1‑p.17) (3)理 解 し や す い,
‑Ingeneral
,thewritershouldusethe simplesteverydayexpressions‐those
thereaderwillsurelyunderstand .(III‑
p.325)
‑Thesuccessfulwriterusesconvers
a‑
tionalwords‐wordsthatmostpeople canunderstand.(III‑p.330) (4>好 ま し い 印 象 を 与 え る,
‑Thereaderwouldbefarmorefavor ‑ ableimressedwithclear,conversa‑
tionallanguage.(III‑p.331)
‑Soifyouwillrelyonyourconversa ‑ tionalvocabulary,youwillbesafe ,and youwillbewritinginastylewhichwill
makeamostfavorableimpressionon yourreader.(VI‑p.126)
(5)温 か み が あ り,楽 し い 体 験 を も た ら す,
‑Suchwritingproducesawarmth whichallofuslike.Itrecallsinour mindspleasantexperiencewithfriendly people.(VI‑p.123)
㈲ 伝 え や す い,
一 ...,asitusesthefamiliarwordsof ourlanguage,itisthekindoflanguage
whichcommunicatebest .(VI‑p.123) な ど の 特 徴 が あ る 。
こ の よ う な 会 話 体 の 活 用 の 効 果 に よ り,読 者 は,内 容 の 把 握 が 容 易 に な り,そ れ だ け メ ッ セ ー ジ に 注 意 し,行 動 を 起 こ し や す く な る 。
し か し な が ら,こ こ で い う 会 話 体 の 使 用 の 意 味 は,す べ て の 文 章 を 完 全 な 話 し 言 葉 だ け で 書 く と い う わ け で は な い 。 お の ず と 文 章 と し て の 話 し 言 葉 の 限 界 は あ り,そ の 主 旨 は,「 文 法 的 に 正 し く, な る べ く 日 常 使 っ て い る 表 現 に 近 く 書 け 」 と い う こ と に あ る(4)。
一77一 2)専 門 的 な 言 回 し を 避 け る(avoidjargon)
"jargon"の 起 源 は
,15,16世 紀 頃 に さ か の ぼ る (V‑p.25/VI‑p.124)。 そ れ ま で は 社 会 的 地 位 も 低 く,卑 し い 仕 事 に 従 事 し て い る と さ れ て い た 商 人 た ち は,ビ ジ ネ ス 特 有 の 言 葉(aspeciallanguage ofbusiness)を 作 り 出 す こ と に よ っ て,職 業 と し
て の 商 業(commerce)の 認 知 と,同 時 に,高 い 社 会 的 評 価 も 得 よ う と し た 。 そ の た め 彼 ら は ,上 流 階 級 の 貴 族 社 会 で 使 用 さ れ て い た 言 葉 や,法 律 に 関 す る 用 語 な ど か ら 借 用 し ,自 分 た ち の 言 葉 を 作 っ た 。 彼 ら の 言 葉 は,客 に 対 す る 従 属(servi、
tudeandprostration)を 強 調 す る も の が 多 く見 ら れ,ユ9世 紀 後 半 ま で に は ビ ジ ネ ス 特 有 の 表 現 と し て 使 用 さ れ る よ う に な っ た 。
例 え ば(V‑P25),
"Wewishtoack
nowledgereceiptof..."
"Pleasebead
visedthat..."
"Allowm
etosaythat..."
"Wear
eawaitingyourfavor..."
"Webegtost
atethat..."
の よ う に,今 で も 典 型 的 な ビ ジ ネ ス 表 現 と し て 時 々 使 用 さ れ る こ と が あ る 。 し か し こ れ ら の 衷 現 は,あ ま り に も 定 型 的(stereotyped)で,人 間 的 な 温 か み が 感 じ ら れ な い の で,現 代 の 「友 好 的 か つ 人 的 関 係 」 を 重 視 す る ビ ジ ネ ス 社 会 に は ふ さ わ し く な い 。
一 般 的 に"jargon"は
,理 解 し に く い,難 し い こ と(unintelligibility)を 意 味 す る 言 葉 で あ っ た り, ま た 同 じ よ う な 職 業 や 生 活 様 式 を も つ 人h特 有 の,冗 長 な,陳 腐 な,し ば し ば 無 意 味 な 表 現 と さ れ,ビ ジ ネ ス レ タ ー の 書 き 方 の 基 本 と も な る 明 晰
さ と 簡 潔 さ の 敵 対 語(theworstenemyofclarity
andconciseness)と さ え い わ れ て い る(V‑p .25)(5)。
も ち ろ ん ど の よ う な 分 野 で も,そ れ 特 有 の 専 門 用 語 は 存 在 し,日 常 の 業 務 遂 行 に 必 要 と さ れ る 場 合 が あ る 。 例 え ば,コ ン ピ ュ ー タ の 技 術 者 同 士 が,コ ソ ピ ュ ー タ に 関 す る 技 術 用 語 を 多 用 し た 場 合,第 三 者 に は 全 く 理 解 で き な く て もs当 事 者 に は 易 し い 言 葉 で 言 い 換 え る よ り も わ か りや す い。 専 門 用 語 の 使 用 に よ り理 解 が 高 ま る わ け で あ る 。 た だ 一 般 的 に 言 え る こ と は,専 門 用 語 は,冗 長
一78一 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日 米 比 較
で,仰hし い 言 葉(longandhardsounding)で あ りが ち で,専 門 用 語 の 多 用 はr読 み に く い(VI‑
p.98)。 そ れ 故 に,特 別 な 場 合 を 除 い て,レ タ ー を 書 く 時 は,相 手 の 立 場 に な っ て 考 え,で き る だ け 専 門 用 語 は 避 け た 方 が 望 ま し い と さ れ て い
る(6)。
3)相 手 本 位(you‑attitude/you‑viewpoint)
一 般 に 我hは ,自 己 中 心 的 な の で,ど う し て も 自 分 の 立 場 か ら 物 事 を 考 え が ち で あ る 。 そ の た め レ タ ー の 作 成 に 際 し て も,相 手 よ り も 自 分 自 身, あ る い は 自 分 の 利 益 を 中 心 に 置 い た,い わ ゆ る
"we ‑viewpoint"ア ブR一 チ を 取 り が ち で あ る 。 こ の よ う な 方 法 は,相 手 も 同 様 に 自 己 中 心 的 で あ る の で,相 手 の 積 極 的 な 反 応 や 対 応 を 引 き 起 こ さ な い(V‑p.127)。 そ こ で,こ ち ら の 要 望 に 答 え る よ う な 行 動 を 起 こ さ せ る こ と を 目 的 と し て い る ビ ジ ネ ス レ タ ー の 場 合 は,常 に 相 手 の 立 場 に 立 っ て み る こ と が 望 ま れ る 。
例 え ば,
一 自 分 は ど の よ うに 扱 わ れ た い か , 一 自 分 に と っ て 好 ま し い 表 現 は 何 か, 一 最 も 望 ま し い 企 業 イ メ ー ジ は 何 か,
な ど と,自 問 し て み る(Vっ.123)。 自 分 に 好 ま し く な い こ と は,相 手 に と っ て も 好 ま し く な い こ と で あ り,逆 に 自 分 が そ の よ う に し て 欲 し い と 望 む こ と は,相 手 も ま た,同 ーじ よ うに 望 む こ と が 多 い は ず で あ る 。 要 は,相 手 の 状 況 に,自 分 自 身 を 置 い て 考 え れ ぽ 良 い と い う こ と に な ろ う。
具 体 的 な 用 法 例 と し て(V‑pp.127‑129),
"IamhapPytoreport ̲"で は な く て,"You willbehappytoknow..."と 書 い た 方 が 良 い 。
同 様 にs
"Wearepleasedtohaveyournewaccount ."
よ り も,
"Yournewchargeaccountisnowopenfor
コ リ
yourconvenience.
の 方 が,ま た
"WemakeWilletterazorsinthreeweights
‐light ,medium,heavy."
よ り も
"Sothatyoumaychoosetheonerazorthatis
justrightforyourbeard,Willettemakes razorsforyouinthreeweightslight, medium,andheavy."
の 方 が,ま た
"Wecannotcomplywithyourrequesttouse ourofficepersonnelonyourproject,forit wouldcostusmorethanwecanafford."
よ り も
"Asabusinessprofessorwellacquaintedwith theneedforcloseeconomyinallphasesof officeoperation,youwillunderstandwhy wemustlimitourpersonneltoworkinour office."
の 方 が,読 者 に と っ て は,読 み や す い 。
例 か ら 明 ら か な よ う に,主 体 は あ く ま で も 読 者 で あ る"yOU"で あ り,レ タ ー の 作 成 者 で あ る"1"
や"we"で は な い 。 常 に 相 手(you)の 立 場 か ら の 視 点 が 必 要 と な り,実 際 に 書 く と き も 相 手 を 中 心 に 書 く こ と に よ り,相 手 へ の 思 い や り や 配 慮 が, 自 然 と 示 さ れ る よ う に な る で あ ろ う 。(も ち ろ ん
"you"を 主 語 に し て 書 け ぽ 良 い と い う も の で は な い。)
2‑2日 本 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー の ガ イ ド ラ イ ン
「組 織 の 意 思 を 正 確 に 伝 え る こ と を 第 一 の 目 的 」 (⑧18ペ ー ジ)と し て い る 日 本 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー は,ガ イ ド ラ イ ン と し て 次 の 点 が 挙 げ ら れ る 。
一 文 体 は 口語 体 で, 一 用 件 を は っ き り, 一 平 易 な 用 語 で
,
一 真 心 を こ め て,(①14〜17ペ ー ジ)
一 文 書 は 作 成 基 準 に 従 う,
一"公"の 文 書 に"私"を は さ ま な い, 一 書 く タ イ ミ ソ グ を は ず さ な い, 一 文 書 の 責 任 者 を 明 確 に す る, 一 文 書 は 原 則 と し て コ ピ ー を と る, 一 書 き 出 す 前 に 内 容 を 整 理 す る , 一 誠 意 あ る 文 章 で つ づ る, 一 敬 語 は 多 か ら ず 少 な か ら ず,
(② 一258〜261ペ ー ジ)
一 ス タ イ ル を 整 え る こ と , 一 簡 潔 明瞭 を 旨 とす る こ と
, 一 明 確 な事 実 を 前 面 に 出 す こ と
,
ビ ジネ ス レ タ ー の 日米 比 較
一 相 手 を 動 か そ う と い う意 識 を 強 く持 つ こ と , (④ 一11〜14ペ ー ジ)
要 は,「 相 手 に わ か りや す く書 く」 と い う こ と で あ る 。
上 記 の 項 目を,英 文 ビジ ネ ス レ タ ー の 場 合 の 範 ち ゅ うに 入 る よ うに直 し て み る と,
1簡 潔:一 文 体 は 口語 体 で, 一 用 件 を は っ き り, 一 平 易 な 用 語 で
, 2個 人 的 な 親 しみ=
3積 極 性:一 相 手 を 動 か そ う と い う意 識 を 強 く持 つ こ と,
4礼 儀 正 し く:一 真 心 を こ め て,
一 誠 意 あ る文 章 で つ づ る , 一 敬 語 は 多 か ら ず 少 な か ら
ず,
5明 る く:一(簡 潔)明 瞭 を 旨 とす る, 一 明 確 な 事 実 を 前 面 に 出 す こ と
, と な る。
上 記 で 明 ら か な よ うに,英 文 ビジ ネ ス レ タ ー で 挙 げ られ た 「個 人 的 親 し み 」 の項 目 に該 当 す る も の が な く,逆 に 日本 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 場 合 は,
「公 の 文 書 に 私 を は さ ま な い 」 と,全 く正 反 対 の ガ イ ドラ イ ン を 示 し て い る。 これ は 前 述 した よ う に,日 本 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー は,企 業 を 代 表 し た 意 思 の 表 示 の 手 段 と し て 考 え ら れ て い る の で,そ の 作 成 に あ た っ て は,「 作 成 者 の 個 人 的 意 思 が 入 ら な い よ う に 注 意 す る 必 要 」(③ 一18ペ ー ジ)が あ り,ま た 「ビジ ネ ス文 書 は,む しろ 没 個 性 的 な 文 章 の ほ うが 適 し て い ま す 」(② 一261ペ ージ)な ど, あ くま で も企 業 の 代 表 も し くは組 織 の 一 員 と し て 書 く こ とが 要 求 さ れ る 。
こ の よ うな ガ イ ド ラ イ ン に 沿 っ て,よ り具 体 的 に わ か りや す い文 書 の 書 き方 に つ い て は,
1肯 定 文 で 書 く,
2要 点 は個 条 書 き に す る, 3漢 字 は常 用 漢 字 の 範 囲 に よ る,
4﹁0ρ0θ1QUOゾ
一7g.一
字 は楷 書 で 丁 寧 に 書 く,
うま さ よ り,わ か りや す さ を 主 眼 に 置 く, 文 章 は 短 く,
行 を 適 当 に切 る こ と,
簡 潔 な 表 題(件 名)を 付 け る, 問 題 点 お よ び 結 論 を ま ず 先 に 示 す, な どが あ る(O‑Zoペ ージ)。
英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー と の 比 較 を 容 易 に す る た め に,三 つ の 同 じ の 項 目を 取 り上 げ る こ と に す る。
1)口 語 体 の使 用
日 本 語 の 場 合,英 語 よ り も 「話 し 言 葉(口 語 体)」 と 「書 き 言 葉(文 語 体)」 が は っ き り し て い る。 例 え ぽ,明 治 時 代 ま で の 手 紙 は,書 き 言 葉 と し て の 「候 文 」 が 多 用 さ れ て い た 。 し か し そ の 後,文 章 と し て の 言 葉 使 い と,話 し言 葉 を 一 致 さ せ る 「言 文 一 致 体 」 が 採 用 さ れ る よ うに な っ た 。 そ の 結 果,口 語 体 が 発 達 し,現 在 で は ほ と ん どの 文 書 が,口 語 体 に 近 い 文 語 体 で 書 か れ て い る。
一 般 的 に,儀 礼 的 な も の は,若 干 文 語 調 で,依 頼,照 会 な ど は 話 し言 葉 で な くて,書 き言 葉 に よ る 口語 体 で 良 い と され て い る(④ 一18ペー ジ)。
2)平 易 な用 語 の 使 用
当 然 の こ と な が ら,用 件 を 相 手 に 知 らせ る と い う レ タ ー 本 来 の 役 目 を 効 果 的 に 果 た す た め に,難 し い 文 字 や 語 句 を な る べ く使 わ ず,日 常 の 用 語 を 使 うよ うに 心 が け る こ と は 言 う ま で も な い 。
日本 語 に よ く用 い られ る 外 来 語 や,専 門 用 語 に つ い て は,「 友 人 同 志 の ほ か は 使 い ま せ ん。 こ と に 商 用 文 で は 禁 物 」(①17ペ ー ジ)で あ る と そ の 使 用 を 戒 め て い る。
3)相 手 本 位 の 書 き方
読 者 の 立 場 を 考 え た,誠 実 で 思 い や りの あ る文 書 を 書 くた め に は,
1一 方 の 立 場 か らの 断 定 的 な言 い 方,不 信 感 を あ らわ す 表 現,相 手 の プ ラ イ ドを傷 つ け る 表 現 を 避 け,
2相 手 の 良 心 に 誠 実 に 訴 え る文 章 を つ づ る こ と,
が 必 要 で あ る(② 一261ペー ジ)。
ま た 返 事 を 書 き や す くす る た め に,相 手 の 立 場 に な っ て,「 要 点 が 良 く相 手 に わ か る よ う に,と
:1 ビ ジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較
く に 商 用 文 で 個 条 書 き に す る」(①16ペ ー ジ)こ と の 必 要 性 も述 べ て い る。
2‑3日 米 の 差
日米 と も 書 き方(原 則)に 関 し て は,1正 確 な コ ミュ ニ ケ ー シ ョン,2客 観 的 な伝 達,3情 報 の 共 有 化,4証 拠 性(記 録),の た め に は,簡 潔,
明 瞭 に 書 く と い う こ と で 一 致 し て い る(⑬ 一 13〜15ペ ー ジ)。
し か し実 際 に レ タ ー を 作 成 す る場 合 に,米 国 が 個 人 的 親 しみ を強 調 し て い る の に 対 し,日 本 の 場 合 は,む し ろ 私 的 な こ と を 避 け る よ うに 勧 め て い る。
比 較 した 三 つ の 項 目に つ い て は,米 国 は,会 話 体 の メ リ ッ トを 強 調 し,な る べ くわ か りや す く書 く こ と を 基 本 に し て い る。 一 方 日本 で は,完 全 な 口語 体 と ま で は い か ず,あ る程 度 の 堅 苦 し さ を 残 し た,「 平 易 な 文 語 体 と 口 語 体 の 折 衷 」(④ 一14 ペ ー ジ)が 望 ま れ て い る(7}。
ま た 専 門 用 語 の 使 用 に 関 し て は,日 米 と もな る べ く 日常 用 語 の 使 用 を 勧 め,難 し い 用 語 の 代 表 と さ れ る専 門 用 語 の 使 用 を 避 け る よ う に 勧 め て い る 。 た だ 日本 文 レ タ ー の場 合 は,個 人 よ りは 「会 社 対 会 社 」 を 念 頭 に置 い て い る せ い か,あ ま り専 門 用 語 に つ い て は 言 及 して い な い。 日本 の 場 合, 同 質 的 社 会 の た め,だ い た い 同 一 レ ベ ル の 人 同 士 の 通 信 を 想 定 し て い る の で,専 門 用 語 に つ い て は,使 用 して は い け な い,と 強 くは 否 定 し て い な い よ うに 思 わ れ る 。
相 手 本 位 の 書 き方 に つ い て は,日 米 と も,1読 者 へ の わ か りや す さ,2レ タ ー作 成 者 の誠 意,真 面 目 さ,を 強 調 した 書 き方 を 勧 め て い る 。 こ の 点 に 関 して は,両 国 の違 い は な い よ うに 思 わ れ る 。
(注)
(4)過 度 に 「話 す よ うに 書 き な さ い(writeasyoutalk)」
方 式 に 依 存 す る こ と は 良 く な い 。 話 す と き に は,ジ ェ ス チ ャ ー や 顔 の 表 情,声 の トー ン な ど で よ り正 確 な メ ッ セ ー ジ の 伝 達 の 手 助 け に な る が,書 く 場 合 は,「 文 字 」 に よ っ て の み メ ッ セ ー ジ を 伝 え な く て は な ら ず,the‑write‑
as‑you‑talk式 の 書 き 方 は,軽 率(flippant),横 柄 (overbearing)に な り や す く,誤 解 を ま ね き や す い 。 (XIII‑p.35)
(5)S。1,ハ ヤ カ ワ氏 は,専 門 的(学 術 的)な 語 い 使 用 の 魅 力
と し て,使 用 者 に とっ て 社 会 的 信 望 と地 位 を 与}x,同 時 に 相 手 に 畏 敬 の 念 を 抱 か せ る と,二 点 を 挙 げ て い る。(S.1.
ハ ヤ カ ワ(池 上 嘉 彦,池 上 恵 子 訳)『 こ と ぽ と人 間(よ り よ い コ ミュ ニ ケ ー シ ョ ソの た め に)』 紀 伊 国 屋 書 店,1985 年,142〜145ペ ー ジ)
⑥ 具 体 的 な 代 表 例(businesscliches)と し て,X‑pp.242‑
257を 参 照。
(7)言 語 表 現 上 の 違 い に よ り,日 本 語 の 場 合 は 少 々竪 くな り が ち で あ る。 例 え ぽ,英 語 の"you"は,個 人 に 対 し て も企 業 に対 して も使 え る が,日 本 語 の 場 合 は,個 人 に対 して は
「貴 殿 」 「皆 様 」,企 業 に 対 し て は 「貴 社 」 「御 社 」 な ど表 現 を 使 い分 け る必 要 が あ り,受 け 手 の 印象 は,日 本 語 の方 が 堅 く感 じ られ る。
3前 文 と末 文の書 き方
3‑1英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー
情 報 量 の 増 加 に 伴 い,ビ ジ ネ ス レ タ ー や ダ イ レ ク ト メ ー ル の 量 も 大 幅 に 増 え て い る 。 そ の た め レ タ ー の 受 信 者 は,本 当 に 自 分 に 必 要 な レ タ ー は 何 な の か,そ の 選 別 に 大 変 気 を 使 わ な く て は な ら な い 。 そ れ だ け に 米 国 で は,忙 し く,さ っ と し か 目 を 通 し そ う も な い 読 者 に 対 し,ビ ジ ネ ス レ タ ー は,「 最 初 の 一 語 か ら 相 手 に 何 か を 訴 え る こ と に よ り,有 利 な 助 走 に 入 り,そ し て 退 屈 な 繰 り返 し や 決 り文 句 を 言 う事 な し に,簡 潔 に 終 る こ と が 必 要 」(V‑p.90)と な る 。 最 初 に 相 手 の 注 意 を 引 き, 要 領 よ く簡 潔 に 終 る た め に は ど の よ う に す れ ば 良 い か,書 き 出 し と締 め く く り に つ い て 検 討 す る 。
1)前 文(TheFirstParagraph) レ タ ー の 書 き 出 し は,
‑←9乙QJ4
好 ま し い 注 意 を 引 く, 件 名 を 明 らか に す る,
友 好 的 か つ 礼 儀 正 し い 語 調(tone)を 出 す, 日付,件 名 を 示 す こ と に よ っ て,前 の 通 信 文 と の 関 連 性 を 示 す,
こ と を 目 的 と し て お り,そ の た め に は, 一 短 く(ltmustbeshort .)
一 伝 え る べ き こ と を 言 う(Itmustsaysome‑
thing.)
必 要 が あ る(V‑p.91)。
つ ま り こ の 最 初 の 部 分 を,新 聞 や 広 告 の ヘ ッ ド ラ イ ン と 同 じ よ う な 役 割 を 持 つ と み な し,な る べ
く短 く,2〜3行 の 文 章 に 抑 え る 。 さ ら に 何 に 関
ビジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較 す る 件 な の か を 最 初 に 示 す こ と に よ っ て,読 者 の
目 を 引 き つ け る こ と が 望 ま し い 。 そ れ 故 に,"ReferringtoyourletterofJanu.
ary27","YourorderofMarch12hasbeen
received."(V‑p、92)の よ う な,内 容 の な い 表 現 に よ る 書 き 出 し や,読 者 が 既 に 知 っ て い る こ と の 言 い 換 え な ど,冒 頭 に は 不 必 要 と 思 わ れ る 表 現 は 削 除 し,い き な り 自 分 の 伝 え た い メ ッ セ ー ジ か ら 入 る の が 一 般 的 で あ る 。
具 体 的 に は,次 の 例 の よ う に な る(V‑pp.91‑
92)0
"ReplyingtoyoursofM
ay10,wecansay thatourresearchstaffhasbeenworkingfor
aTongtimeontheproblemthatyou
mentionedandhasfinallysucceededinsoly‑
ingit."
の 代 わ り に,
"Ourre
searchstaffhassuccessfullsolved
theproblemofinsulatingoldhomes ,about
whichyouinquiredinyourletterofMay 10."
ま た,
"Acknowled
gingreceiptofyourletterof February15inwhichyouaskedforacopy
of̀BetterHomesforSmallIncomes .'We
aregladtosendyouacopyofthisbooklet ."
の 代 わ り に,
"WegladlyenclosèBetterH
omesforSmall Incomes',whichyourequestedonFebruary
15.Inityouwillfindtheanswerstoyour questionsaboutdesign,constructioncosts, andfinancingofyournewhome."
さ ら に,
"YoursofJan
uary15receivedandcontents dulynoted.Wewishtosaythatweare
referringyourquestiontooursalesdepart‑
ment."
の 代 わ り に,
"Oursalesde
partmentisassemblingmaterial
whichshouldprovehelpfulinanswering yourinquiryofJanuaryI5."
一81一
の よ う に な る 。
ま た 典 型 的 な 例 と し て 次 の よ う な も の が あ る (XI‑pp.243‑244)O
Doyouknowthatonly2 .3%ofAmer‑
icanfamilieshaveincomeof$10 ,000a yearormore?
‑Sorry!It'sourmistakeandwea
polo‑
gize.Ourdriverwillpickupthechairs tomorrowanddelivertheonesyouorder‑
ed
Wehavegoodnewsforyou!Atlastwe havebeenabletomatchyourHaviland china;andwenowhavesixcupsand saucesinthepatternyouwant.
ImustsayIamsurprisedbyyourletter ofQctober2.Ithoughtwewerebeing mostgenerousandfair.
‑Ourrepresentativeisheading
yourway
‐andhehassomenewsforyou1News that'sveryimportant,andthatyoumust notmiss.
こ の よ う に レ タ ー 作 成 者 は ,自 分 の 伝 え た い こ と,あ る い は 相 手 の 知 り た い こ と を 冒 頭 に 持 っ て く る こ と に よ っ て,相 手(読 者)の 目 を 引 き つ け,興 味 を 持 た せ る こ と が 可 能 と な る ⑧ 。
2)末 文(TheLastParagraph)
レ タ ー の 最 後 の 部 分 で は ,レ タ ー の 中 で 述 べ ら れ て き た メ ッ セ ー ジ の 最 終 確 認 と し て,相 手 に, 当 方 の 希 望 す る 行 動 も し く は 態 度 を 容 易 に 採 ら せ る こ と を 目 的 と し て い る 。 そ れ 故 に,メ ヅ セ ー ジ の 繰 り 返 し を 避 けs具 体 的 な 行 動 と 結 び つ く よ う な 表 現 が 望 ま れ る 。
例 え ば(vp.95)s
‑Mailusyourchecktodayandyour
orderwillarriveonThursday .
‑gustsignyournameatthebottomof thisletterandreturnitintheenclosed postage‑freeenvelope.
‑WillyouletusknowbyApril14sothat wecanplaceyourorderpromptly?
‑Justfillinthecardandwe'llgladlysend
一82一 ビジ ネ ス レ タ ー の 日米 比 較
arepresentativetohelpyou.
な ど の よ う に,読 者 の 側 に 立 っ て,な る べ く 簡 単 で 容 易 に 行 動 が 起 こ せ る よ う な 配 慮 が 必 要 で あ る 。 ま た 時 間 を 区 切 る こ と に よ っ て,相 手 の 行 動 を 促 す,次 の よ う な 方 法 も あ る(IX‑p.171)。
‑Wewillexpectthischecknotlaterthan nextSaturday.
‑Wemusthearfromyoubuneユ .
‑Joe ,besuretogiveusthisinformation alongwiththeDailySalesRecordthat youmailusThursdayevening.
‑Thisletterleavesforyourcitythis evening.Byusingtheenclosedstamped
airmailenvelope,youcangetyourreply backtousonFriday.
い ず れ に せ よ,こ こ で の 大 原 則 は,「 自 分 の 伝 え た い こ と を す べ て 述 べ た ら,そ こ で 終 り な さ い 。(Stopwhenyourmessageiscomplete.)」(V‑
p.94)と い う こ と で あ る 。
3‑2日 本 文 ビジ ネ ス レタ ー
1)前 文
前 文 は,用 件 に 入 る前 の 初 め の挨 拶 と な る部 分 で,日 本 文 レ タ ー 独 特 の もの と い え る。 例 え ぽ,
「こ れ は,ビ ジ ネ ス文 書 の 決 ま り ご とで あ って, 例 え ぽ,具 体 的 に 感 謝 す る よ うな こ と を 先 方 か ら受 け た 覚 え が な い と し て も,感 謝 の あ い さつ を 入 れ て お か な け れ ぽ,ビ ジ ネ ス 文 書 の 前 文 と し て は,完 全 と は い え な い の で す 。」(⑦ 一22 ペ ー ジ)
と,そ の 必 要 性 を 強 調 し て い る。 前 文 の 構 成 と し て は,
1件 名(標 記)… 手 紙 の 目的 を 明 確 に す るた め に,用 件 の概 要 を最 初 に 示 す 。 2起 筆(頭 語,起 語)… 本 文 書 き 出 し の 慣 用 語 で,手 紙 の一 番 初 め の 挨 拶 の 言 葉 。 3挨 拶
が あ る 。
時候 の挨拶
↑
安否の挨拶感謝の挨拶件 名 は,英 文 レ タ ー の"subjectline"に,起 筆
は"salutation"に,そ れ ぞ れ 該 当 す る も の で,日 米 の 差 異 は な い が,挨 拶 の 部 分 はs英 文 レ タ ー で
は 「意 味 の な い 修 辞 と さ れ る こ と か ら略 さ れ る」
(④一176ページ)の が 一 般 的 で あ る。
そ こ で,こ こで は 日本 文 レ タ ー の 特 徴 と も い え る 「挨 拶 」 を取 り上 げ る こ と に す る。
(1)時 候 の挨 拶
単 に儀 礼 的 な も の にす ぎ ず,寒 暖,自 然,天 候 に合 わ せ た 定 型 的 な 表 現 が 使 わ れ る。
例 え ぽ(④ 一15ペー ジ),3月 に は,「 早 春 の 候 」
「春 暖 の 候 」,4月 に は,「 陽 春 の候 」 「桜 花 燗 漫 の 候 」,5月 に は,「 新 緑 の 候 」 「風 薫 る き ょ う こ の 頃 」 な ど の よ うに,時 期,気 候,風 物 な ど か ら レ タ ー の 文 面 に ふ さわ し い 表 現 が あ り,必 要 な 場 合,そ れ を 適 当 に 組 み 合 わ せ て 使 用 す る 。
一 般 的 に は,こ の 挨 拶 の 言 葉 は,「 あ ま りだ ら だ らせ ず,簡 潔 に し か も非 礼 の な い よ うに 書 く」
(②一270ペー ジ)の が 良 い。 で は な ぜ この よ うな 一一 見 無 駄 と も 思 わ れ る 表 現 を 使 用 す る の で あ ろ う
か 。
そ の 理 由 と し て,
「日本 人 は 季 節 の 移 り変 わ り に 敏 感 で,し か も そ こ に美 し さ を 見 い だ そ う と して い ます 。 手 紙 文 で も そ の 情 景 や 情 緒 が 的 確 に と ら え ら れ た 時 候 の あ い さつ は 好 感 が も た れ て い ま す 。」(② 一 45ペ ー ジ)
「日本 は 季 節 の 変 り 目 が は っ き り し て い る の で, 日本 人 は そ の 季 節 の 変 り 目へ の 感 覚 が 微 妙 だ と い わ れ て い る。 日本 独 特 の 短 歌 や 俳 句 に 季 節 感 が 欠 か せ な い よ うに,手 紙 に も お りに ふ れ た 思 い を 書 き加 え る習 慣 が 発 達 した の で あ る。」(⑥ 604ペ ー ジ)
「あ い さつ 文 は,日 本 語 文 書 独 特 の 表 現 で あ り, 本 題 へ 入 る ま え の 一 種 の 手 続 きで あ る。 こ う し た 手 続 き(つ ま り,プ ロ ト コール)は,各 国 が 持 つ 特 有 の 文 化 に 起 因 し た も の で あ っ て,文 化 が 違 え ば そ の 形 式 も 異 な っ て く る。」(⑬ 一6 ペ ー ジ)
な ど が 挙 げ られ る。 要 す る に,こ の 時 候 の 挨 拶 は,日 本 の,島 国 で 四 季 の移 り変 わ りの は っ き り
と し た 自然(地 理 的)環 境 要 因 と,日 本 独 特 の 文
ビジ ネ ス レ タ ーの 日米 比 較 一83一
慶 賀 の挨 拶 の例
貴社 に は ご隆 盛 の こ と と お慶 び 申 し上 げ ます
御社 ます ます ご隆 昌 の趣 拝 察 いた します
貴殿 い よ い よ ご盛 栄 の御 事 と 慶 賀 の 至 りに存 じます
先生 い っ そ う ご発 展 の ご様 子
各位 ご清 栄 の段
皆様 ご活 躍 の こ と何 よ り と
ご健 勝 ご清祥
業務 上 の挨 拶 の例
平 素 は 格別 の お引 き立 て に あず か り 厚 く 感 謝 申 し 日頃 は 過分 の ご贔 屓 を賜 り 心 か ら 上 げ ます い つ も 多大 の ご愛顧 を いた だ き 謹 ん で 御 礼 申 し
常h 特 別 の ご厚 情 下 さ り 誠 に 上 げ ます
常 日頃 何 か と ご用 命 を受 け かた じけ あ りが と う こ の 度 一 方 な ご支 援 を 下 さ い ま な く ご ざ い ま
は 、 ら ぬ ご後 援 し て あ りが た す
長年 身 に余 ご協 力 く
る ご指導
学 的 手 法 の 影 響 を 受 け た 文 化 的(歴 史 的)要 因 か ら発 生 し,使 用 され る よ うに な った の で あ ろ う。
(2)安 否/感 謝 の 挨 拶(慶 賀 の挨 拶)
時 候 の 挨 拶 の 次 に,「 先 方 の 隆 盛 を 祝 い,当 方 の 隆 盛 を感 謝 す る あ い さつ 」(② 一271ペー ジ)が 続 く こ と が あ る。 一 般 的 に は,「 主 題 に 入 る前 に, 取 引 先 へ の 日 頃 の 謝 意 を 述 べ る も の」(⑥634 ペ ー ジ)と し て,ビ ジ ネ ス上 大切 な挨 拶 とされ て い る。 しか し これ らは,儀 礼 的 な 色 彩 が 強 く,場 合 に よ っ て は 省 略 が 可 能 で あ る(③ 一25〜28ペ ー ジ)。
挨 拶 例 と し て,上 表 の よ う な 表 現 が あ る(③ 一 28ペ ージ)。
2)末 文
本 文 の 締 め く く り と し て の 末 文 は,1結 び の 挨 拶,2結 語,か ら成 り立 っ て い る。
そ の 役 割 は,用 件 を 徹 底 さ せ る(本 文 の主 張 を 強 調 す る),手 紙 の 最 後 の 挨 拶 を 行 う も の でs簡 潔,要 領 よ く,礼 を 失 し な い よ うに す る必 要 が あ
る(① 一21ページ)。
結 び の 挨 拶 の 例 と し て(①23ペ ージ),
「右 御 礼 ま で 申 上 げ ま す 。」
「先 ず は 取 敢 えず お願 い ま で 申 上 げ ます 。」
「右 略 儀 な が ら書 中 に て 御 挨 拶 申上 げ ま す 。」
「折 返 し御 返 事 の ほ ど お願 い 申 上 げ ま す 。」
「まず は取 りあ え ず 御 照 会 ま で 申上 げ ま す 。」
な どが あ り,本 文 の 内 容 に よ っ て 適 当 に 使 い 分 け る。
結 語 はa「 手 紙 の 終 結 を 示 し,相 手 方 に 対 し て も う一 度 敬 意 を表 わ す 慣 用 語 で,略 式 の 場 合 の ほ か,こ と に 商 業 文 で は 省 略 し な い ほ うが よ い」
(①一24ペー ジ)と,さ れ て お り,次 の 例 に み ら れ る よ うに,結 語 は 起 筆 と対 に な っ て 使 用 さ れ る (①一24ページ)。
(起筆)
普通 の場合 拝啓 ・拝復
丁重 な場合 謹啓 ・粛啓
簡 略 な場合 前略 ・冠 省
(結 語) 敬 具 ・拝 具 ・頓 首 謹 言 ・敬 具 草h・ 勿 勿 ・以 上
3‑3日 米 の 差
1)前 文
日 米 と も 際 立 っ た 違 い が み られ る。 英 文 レ タ ー
., ビジ ネ ス レ ター の 日米 比較
に お い て は,最 初 の パ ラ グ ラ フ は 新 聞 や 広 告 の ヘ ッ ド ラ イ ソ に も相 当 す る重 要 な 部 分 で,読 者 の 注 意 や 興 味 を 引 く よ うに 工 夫 す る必 要 が あ る。 忙 し い ビジ ネ ス マ ソの 目 を 引 き,し か も用 件 が よ く わ か りや す い よ うに,レ タ ー作 成 者 の 言 い た い こ とや 訴 え た い こ と を ス トレ ー トに 述 べ た 方 が 良 い と され て い る 。
し か し な が ら,日 本 文 レ タ ー に お い て は,お よ そ ビジ ネ ス と は 関 係 の な い 挨 拶 が 必 要 と され,英 文 レ タ ー 作 成 の 見 地 か らす る と,最 も まず い 書 き 出 し と な る。
例 え ぽ,
「日本 語 に よ る 書 簡 に み られ る 『時 下 ま す ま す
〜 』 『貴 社 ま す ま す 〜 』 の くだ り は,英 文 書 簡 で は 意 味 の な い 修 辞 と さ れ る こ と か ら略 さ れ る。 欧 米 で は,直 接 用 件 に 入 る の が 普 通 でrし か も相 手 に わ か りや す く,読 ん で な る ほ ど と思 わ せ る の が よい ビ ジ ネ ス レ タ ー と さ れ る。」(④ 一 176ペ ージ)
「日 本 語 文 書 の 『前 文 』 に は 通 常,季 節 の 挨 拶 や 相 手 を 思 い や る 言 葉 な どを 置 くが,英 文 文 書 で は こ う した 儀 礼 的 前 置 き な し に,で き る だ け 速 や か に 本 題 に 入 る の が よ い と さ れ る 。」(⑬ 35ペ ー ジ)
「日本 で は通 常,人 は気 候 に つ い て 述 べ る こ と に よ り 日本 語 の ビジ ネ ス レ タ ー を 書 き 始 め る。
季 節 と現 在 の 天 候 の 具 合 に 言 及 す る こ と が,日 本 の 通 信 文 に お い て 受 け 入 れ られ て い る伝 統 で
あ る。 し か し,英 語 の ビ ジ ネ ス ・レ タ ー で は 天 候 の こ と とか,個 人 の 健 康 に つ い て 述 べ る こ と
は 避 け るべ き で あ る。」(ハ ワー ド ・ウ ィル ソ ン, (藤 田栄 一 訳),20ペ ー ジ)
な ど,日 米 の 違 い が 指 摘 さ れ て い る。
も ち ろ ん,い き な り本 題 に 入 る 米 国 式 の 単 刀 直 入 型 も な い わ け で は な い が,一 般 に は,こ の 冒 頭 の 挨 拶 は 必 要 と さ れ て い る 。
冷 暖 房 の 完 備 した 快 適 な オ フ ィ ス で,熾 烈 な ビ ジ ネ ス 上 の 戦 い に あ け くれ て い る ビ ジ ネ ス マ ソ に と っ て,え て して 四 季 の 移 り変 わ りや 寒 暖 を 忘 れ が ち に な る。 この よ うな忙 し い 日hの な か で,心 の 余 裕 を 持 た せ た り,情 緒 を 感 じ させ る時 候 の 挨
拶 や,日 頃 の 愛 顧 に 対 す る 感 謝 の 挨 拶 は,日 本 の 場 合,一 種 の 礼 儀 作 法 ・社 交 辞 令 と し て 重 要 な も の と さ れ て い る ⑧ 。
2)末 文
こ こ で は あ ま り 日米 の 差 は み ら れ な い 。 あ え て 言 え ば,英 文 レ タ ー で は,相 手 に 必 要 な 行 動 を 容 易 に 採 ら せ る こ と を 目 的 と し て い る 。 一 方 日 本 文 レ タ ー の 場 合 は,用 件 の 徹 底,確 認,強 調 を 心 が け る よ う に い わ れ て い る 。
結 語 は 日 米 と も 慣 用 語 が あ り,起 筆(salu‑
tation)と 結 語(complimentaryclose)の 呼 応 も 同 じ で あ る 。
(注)
(8)L.E.Fraileyは,読 者 の 注 意 を 引 く 最 も 一 般 的 な 方 法 と し て,次 の も の を 挙 げ て い る 。
1.Referencetoapreviouscontact 2."Who,What,When,Where,Why"
3.Aquestion 4.Aninterestingstory 5.Agoodstory fi.Useofafamousname 7.Aninterestingquotation S.Touchinga"softspot"
9.Personalization
上 記 の 詳 細 に つ い て は,IX‑pp.102‑128(3.Howto GetReader'sAttention)/XI‑pp.241‑243を 参 照 。 (9)金 田 一 春 彦 氏 は,日 本 語 に は 自 然 を 表 わ す 語 い が 多 く,
そ の 理 由 と し て,日 本 の 自 然 が 変 化 に 富 ん で い る こ と と, 日 本 人 が 自 然 に 親 し み,強 い 関 心 を も っ て き た こ と を 挙 げ て い る 。(金 田 一 春 彦 『日 本 語(上)』 岩 波 書 店,1990年, 162ペ ー ジ)
ま た,日 本 で は 平 安 時 代 主 に,恋 愛 の 意 志 疎 通 の 手 段 と し て 詩(和 歌)が,手 紙 と し て 使 用 さ れ た 。 そ の 和 歌 は
「自 然 に 託 す 」 と い う間 接 的 な 方 法 が と ら れ,例 え ぽ 百 人 一 首 の な か で 自 然 を 描 写 し た も の は72首 も あ り,日 本 文 化 が い か に 自 然 に 密 着 し た も の で あ っ た か を,辻 村 明 氏 は 指 摘 し て い る 。(辻 村 明 「日 本 的 コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン の 文 化 的 背 景 」115〜116ペ ー ジ,辻 村 明/D.Lキ ソ ケ ー ド 編
中 島 純 一 訳 『コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ソ 理 論 の 東 西 比 較 』 日 本 評 論 社,1990年)
4ビ ジ ネ ス レ タ ー の 実 例
以 上,概 念 的 な 比 較 を 行 っ て き た が,次 に,具 体 的 な 表 現 に つ い て の 比 較 を 行 い た い。 こ こ で
は,あ え て 書 くの が 難 し い と され て い る 否 定 的 な 内 容 の 代 表 的 な三 つ の ケ ー ス(督 促 状,断 り状, 抗 議 状)を 取 り上 げ る こ と に す る。 これ らの ケ ー
ビジ ネ ス レ タ ー の 日米 比較
ス は,い ず れ も レ タ ー の 読 者 に と っ て は,読 み た くな い 内 容 で あ る。 い い か え る と,レ タ ー の 作 成 者 は,相 手 に 何 と か 読 ん で,納 得 し て も らわ な け れ ぽ な ら な い 。 そ の た め,表 現 や ス タ イ ル に非 常 な 工 夫 と創 意 が 必 要 と され る。 そ れ だ け に,日 米 の ビ ジ ネ ス レ タ ー の 書 き方 の 具 体 的 な差 異 を 調 べ
る の に適 して い る と思 わ れ る。
4‑1英 文 ビ ジ ネ ス レ タ ー 1)督 促 状(ThePersuasiveLetter)
読 者 に と っ て,ど ち ら か と い う と 好 ま し く な い メ ッセ ー ジ の 一 種 で あ る の で,一 般 的 に は 間 接 的 に(indirectly)説 明 す る の が 望 ま し い 。
代 表 的 な も の と し て,代 金 回 収 の 請 求 を 取 り上 げ て み る 。 こ の 問 題 は 段 階 的 に 対 処 す べ き で,初 期,中 期,後 期 の 三 段 階 で 考 え ら れ る(10)。
ま ず 初 期 段 階 で は,「 相 手 が 支 払 う で あ ろ う (theywillpay)」 と い う こ と を 前 提 に,単 に 思 い 出 さ せ る こ と を 目 的 とす る 。 相 手 の 不 注 意 に よ る 手 続 き の 遅 れ,た ま た ま 忙 し く て 忘 れ て い た,な
ど の 理 由 に よ り,支 払 い が な さ れ な い 場 合 が 多 く,こ の 段 階 で は,相 互 の 満 足 が 得 ら れ る よ う な 解 決 策 を 求 め る よ う に 対 処 し な け れ ぽ な ら な い 。 そ れ 故 に,相 手 の 気 分 を 害 す る よ う な,あ る い は 相 手 を 責 め る よ う な 書 き 方 は 避 け る べ き で,一 般
一 一85一
的 に は 相 手 の 注 意 を 促 す よ う に す る 。 具 体 的 に は,送 付 済 み の 請 求 書 の コ ピ ー を 送 り,そ れ に 相 手 が 気 付 く よ う に,い く つ か の 注 意 書 き(afew reminderwords)を 挿 入 す る だ け で 良 い 。
典 型 的 な 表 現 と し て,"Please","Maywe
remindyou","Probablyyouhaveforgotten" ,
"Justafriendlyre
minder"な ど が あ る(vI‑P.261)。
こ の 段 階 で は 強 い 表 現 は 避 け,丁 寧 に ,そ し て 礼 儀 正 し く,「 支 払 い が な さ れ て い な い 」 「支 払 い 日 が 過 ぎ て い る 」 こ と を 相 手 に 気 付 か せ る こ と が 第 一 で あ る 。
例 え ぽ(VI‑pp.261‑262),
‑Thisisjustafriendlyreminderthatyo
ur accountwithusisnowtwomonthspastdue
(seeenclosedstatement).Nodoubtou'ust overlookedit.Ifyou'relikeme,you'll
appreciatemycallingittoyourattention .
‑Won'tyoutakeabriefmomenttowritea checkfortheUS$148.50nowfourmonths pastdueonyouraccount?Weknowhow easyitistoletsuchmattersslipbv,andwe areconfidentthatyouwillappreciatethis friendlyreminder.
Forthisreason,wealmostwishtheen‑
closedbillwerelarger‐thenyouwouldn't Dlayramofthecollectionprocedure
M書dd1■(5トou翼dpoγ)stogy囎 persuasivelelten
ノ
(出 所)RaymondV.Lesikar,BusinessCommunicaEian,p.260.
