Standard Edition 設定ガイドカスタム監査ルール Invoice:

(1)

Invoice:

カスタム監査ルール

Standard Edition 設定ガイド

最終更新日: 2019 年 6 月 8 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Invoice

 Standard edition

 Authorization Request

* 対象者限定 *

SAP Concur 実装による

段階的アクティベーション

(2)

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2019 年 6 月 8 日「追跡データ設定」から「カスタムフィールド」への UI 名の変更を反映

するために、全体を通してテキストと画像を更新しました。

2019 年 5 月 23 日「%First3Budgets%」から「%Top3Budgets%」に変更しました。

2019 年 5 月 11 日監査ルール通知の予算パラメーターに関する情報を追加しました。

2019 年 3 月 19 日英語表記の「payment request」（支払申請）が「invoice」（請求書）

に更新されました。「Concur」を「SAP Concur」に更新しました。古いイメージを更新しました。

2019 年 3 月 16 日以下に関する情報を追加しました:

• 新しい「支払申請予算提出」イベント

• 「予算金額」および「予算残金」の監査ルールオプション

2019 年 1 月 29 日著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付は更新さ

れていません。

2018 年 6 月 14 日コピーダウンの英語表記を「copy-down」から「copydown」へ変更し

ました。表紙の日付の変更はありません。

2018 年 4 月 11 日表紙のチェックボックスを変更しました。その他の変更はありません。

表紙の日付も変更ありません。

2018 年 3 月 19 日予算の監査ルールについての情報を追加しました。

2018 年 2 月 13 日著作権の変更およびその他の軽微な更新を行いました。

2017 年 11 月 4 日新しい [設定] ページを [設定ウィザード] の代わりに追加しました。

2017 年 3 月 18 日 [設定ウィザード] にアクセスするためのメニューオプション名が更新さ

れました。

2016 年 12 月 13 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

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日付 注意事項/コメント/変更内容

2016 年 12 月 5 日コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。

2016 年 2 月 19 日購入申請の勘定科目コードルールを追加しました。

2015 年 11 月 20 日新しいステップ番号のスタイルに合わせて画像を更新しました。

2015 年 6 月 12 日購入申請と発注の情報を更新しました。また、画像を最新のユーザーイ

ンターフェースに更新しました。

2014 年 12 月 12 日請求書の重複チェックで請求書ステータスを追加しました。

2014 年 9 月 16 日 2 つのユーザーインターフェースについての情報を追加しました。その

ほかの内容の変更はありません。

2014 年 7 月 11 日 [Concur 管理設定] の移動を反映するために、手順とスクリーンショッ

トを更新しました。

2014 年 6 月 13 日初版

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カスタム監査ルール

セクション 1: 概要

[コンプライアンス] ページでは、カスタム監査ルールを設定できます。カスタム監査ルールを 作成する際に、ルールを発動するイベントを指定します。カスタム監査ルールが関連付けられているイベントが発生すると、ルールが発動し、規定外フラグが生成されます。

セクション 2: カスタム監査ルール

カスタム監査ルールは、ユーザーが入力した情報を監視するために使用するもので、イベントによって発動します。たとえば、管理者が特定の推奨支払先の使用を監視するルールを作成し、ユーザーが請求書や購入申請を保存するときにルールが発動すると仮定します。そして、ユーザーが推奨支払先以外の支払先をリストした請求書や購入申請を保存すると、規定外フラグが生成されます。

お客様の管理者は、カスタム監査ルールを使用して、たとえば特定の通貨や未承認の支払先に対する請求書などの、ユーザーのアクティビティを監視します。

(6)

監査ルールに関する一般概念

カスタム監査ルールは if - then 形式の条件文で、if で定義された条件に合致する場合に規定外 フラグが生成されます。

条件 (if - then 形式の条件文の if にあたる部分）

カスタム監査ルールを作成または編集する際は、条件式（ルールの if の部分）を定義します。

式には、[および] や [または] で区切った複数の条件を含むことができます。

例

会社推奨の支払先である Staples 以外のオフィス用品の購入をすべて監視するとします。

「Staples 以外の支払先からのオフィス用品の購入」の if 条件式は次のとおりです。

（[経費タイプ] が [オフィス用品] に等しい）および（[支払先] が [Staples] と同等ではない）

(7)

[条件] ステップで、フィールドを以下のように設定します。

例

管理者が、2,000 ドルを超えるセミナーの請求書や購入申請に確実に承認者へのコメントを含めるようにするとします。「2,000 ドルを超えるオフィス用品についてのコメントを含める」の条件は次のとおりです。

（[経費タイプ] が [オフィス用品] に等しい）および（[総計] の値が [2,000] ドルより大きい）

(8)

[条件] ステップで、以下のように表示されます。

例

管理者が、1 人の従業員が提出したすべての請求書や購入申請を監視するとします。「Chris Smith （従業員 ID = 10799) によって提出されたすべての請求書や購入申請をレビュー」に合致する条件は以下のとおりです。

（[従業員 ID] が [10799] に等しい）

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[条件] ステップで、以下のように表示されます。



条件式、およびその作成や編集のツールについてのさらに詳しい情報は、本ガイドの

「条件式を理解する」のセクションをご参照ください。

イベント（発動）

カスタム監査ルールを作成または編集する際に、ルールを発動するイベントを指定します。

請求書向け:

• 予算がある支払申請の提出: 予算向けのルール発動イベントです。

• 支払申請の手動割り当て: 請求書が請求書の所有者に手動で割り当てられるとただちに ルールが発動します。

• 支払申請の配賦の保存: 配賦の「行項目」が保存されるたびにルールが発動します（こ のタイプのルールは、配賦が保存されると発動しますが、規定外フラグアイコンとメッセージは申請内または処理者リストページに表示されます。

• 支払申請のインポート割り当て: 請求書が請求書の所有者にインポートによって割り当 てられるとただちにルールが発動します。

• 支払申請の提出: 申請が提出されると、ルールが発動します。規定外フラグレベル限度

（申請の提出を拒否されるレベル。詳しくは本ガイドの「規定外フラグ」を参照）を超える規定外フラグが生成された場合は、申請は提出されず、ワークフローの最初のステップに進むことができません。

(10)

• 支払申請の保存: 従業員、承認者、または処理者が申請ヘッダー情報を保存すると、た だちにルールが発動します。

• 支払申請詳細の提出: 詳細が提出されるとルールが発動します。

• 支払申請詳細の保存: 従業員、承認者、処理者が詳細を保存するとルールが発動します。

[支払申請の詳細の保存] によって発動するルールの条件に、[申請] フィールドが含まれている場合は、[支払申請の保存] でも同様にルールが発動します。

• 申請提出後の支払: 申請がワークフローの最初のステップに入るとただちにルールが発 動します。規定外フラグによって申請の提出が拒否されることはありません。

購入申請向け:

• 予算がある発注申請の提出: 予算向けのルール発動イベントです。

• 発注申請項目の保存: 従業員、承認者、または処理者が購入申請行項目を保存すると、

ただちにルールが発動します。

• 発注申請分配の保存: 各按分が保存されるとルールが発動します。（このタイプのルー ルは、按分が保存されると発動しますが、規定外フラグアイコンとメッセージは購入申請内または処理者リストページに表示されます。

• 発注申請の提出: 購入申請が提出されるとルールが発動します。規定外フラグレベル限 度（購入申請の提出を拒否されるレベル。詳しくは本ガイドの「規定外フラグ」を参照）を超える規定外フラグが生成された場合は、購入申請は提出されず、ワークフローの最初のステップに進むことができません。

• 発注申請の保存: 従業員、承認者、または処理者が購入申請ヘッダー情報を保存すると、

ただちにルールが発動します。

規定外フラグ (if - then 形式の条件文の then にあたる部分）

カスタム監査ルールを作成または編集する際に、規定外フラグを指定します。これは、if - then 形式の条件文の then にあたる部分です。すべての規定外フラグには以下が含まれます。

• 規定外フラグコード: SAP Concur またはお客様が定義する規定外フラグのコード。

8 桁までのすべて大文字の英数字のコード。

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• 規定外フラグレベル: [警告] または [ブロック] の 2 つから選択します。監査ルー ルが発動すると、ユーザーに警告が表示されます。ブロックすると、ユーザーが次のレベルに進むことができなくなります。

• 規定外フラグメッセージ: 実際に表示されるメッセージとして、「この経費タイプ の推奨支払先ではありません。この支払先を使用した理由を承認者に対して説明するコメントを含めてください。」などと表示されます。

表示先

ルールを作成または編集する際に、誰に対して規定外フラグメッセージを表示するか定義します。

請求書向け:

• 請求書の所有者、請求書の承認者、および処理者: 規定外フラグテキストは、ユーザー、

承認者、および処理者に表示されます。

• 承認者と請求書の処理者: ユーザーには規定外フラグテキストを表示しません。したが って、規定外フラグが発生したことをユーザーが知ることはありません。

• 請求書の処理者: ユーザーと承認者には規定外フラグテキストを表示しません。したが って、規定外フラグが発生したことをユーザーと承認者が知ることはありません。

購入申請向け:

• 購入申請者、承認者、および購入申請処理者: 規定外フラグテキストは、ユーザー、承 認者、および処理者に表示されます。

• 承認者および購入申請処理者：ユーザーには規定外フラグテキストを表示しません。

したがって、規定外フラグが発生したことをユーザーが知ることはありません。

• 購入申請処理者：ユーザーと承認者には規定外フラグテキストを表示しません。したが って、規定外フラグが発生したことをユーザーと承認者が知ることはありません。

規定外フラグメッセージは次のように表示されます。

• 赤のアイコンの規定外フラグでは、請求書や購入申請の提出が阻止されます。

• 黄のアイコンの規定外フラグでは、請求書や購入申請の提出は阻止されません。

(12)

• 青のアイコン は、購入申請を処理する請求書の処理者または発注管理者が規定 外フラグをクリアにしたときに表示されます。

カスタム監査ルール作成の基本操作

カスタム監査ルールの if 部分を完成させるには次の操作を行います。

• ルール名をつける

ルールを発動するイベントを指定する

[条件] ステップを使用して条件を定義する

カスタム監査ルールの then 部分を完成させるには次の操作を行います。

• 規定外フラグテキストの表示先を定義します。

 請求書の所有者、請求書の承認者、および処理者 / 購入申請ユーザー、承認者、および購入申請処理者（発注管理者）

 承認者と請求書の処理者 / 承認者および購入申請処理者（発注管理者）

 請求書の処理者 / 購入申請処理者（発注管理者）

以下を含む適切な規定外フラグを選択（または作成）します。

 規定外フラグコード

 規定外フラグレベル（警告またはブロック）

 規定外フラグメッセージ

条件式を理解する

条件式を作成または編集する際、以下の点を考慮します。

• 式に含める条件の数に制限はありません。「Staples 以外の支払先からのオフィス用品の購入」の条件は次のとおりです。

(13)

ブール演算子の [および] で 2 つの条件を組み合わせています。

• 条件は一般的にフィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。たとえば、

下図のようになります。

♦ フィールドは、データオブジェクト（基本的にデータベースの表）とデータオブジェクト内のフィールド（基本的にデータベースの列）で構成されています。

選択したフィールドによって条件のデータタイプ（数字、テキスト、日付など）が定義されます。

♦ 用意されている比較演算子のリスト（が次の値に等しい、が次の値に等しくない、

が次より大きい、など）から 1 つ選択します。比較するデータの型によって演算子のリストは変わります。

(14)

♦ 値は固定値です。また、フィールドと同様に、いずれのデータタイプでも使用可能です。ただし値のデータタイプは、フィールドのデータタイプと一致している必要があります。

♦ 2 つ目の条件を作成する場合は、フィールドのデータタイプが 1 つ目のフィー

ルドと一致している必要があります。

• 複数の条件を組み合わせる場合は、[および] もしくは [または] で区切ります。

• 括弧を使用して、オプションで [および] / [または] の演算の順序を定義できます。

括弧がない場合は、左から右へ [および] / [または] の演算を実行します。[および]

を [または] に優先させていなければ、単純に左から右へ計算します。

• 計算式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に対応していなければなりません。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。

括弧の配置および左右括弧の数が正しい例 : (条件 1) および (条件 2)

左右括弧の数は一致しているが、括弧が正しくない例 : 条件 1) および (条件 2

条件 1) および (条件 2) または (条件 3 (条件 1)) および (条件 2

(15)

[条件] ステップ

[カスタム監査ルール] にある [条件] ステップには、[データ オブジェクト]、[フィールド/値]、

[演算子] などの設定可能ないくつかのパラメーターがあります。

次の表に、[条件] ステップのフィールドとリストを示します。

フィールド 説明

A: 左括弧 条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

(16)

B：データオブジェク ト

このリストに表示される選択肢は、ルールを発動するイベントによって異なります。

請求書向け:

• 予算: 予算の消費と管理および警告の制限

• 事前申請の規定外フラグ: 申請の規定外フラグ

• 従業員: 従業員レベルフィールド

• 業者の発送元住所: 支払先の発送元フィールド

• 業者の送金先住所: 支払先の送金先フィールド

• 申請: 申請レベルフィールド

• 詳細: 詳細レベルフィールド

• 詳細配賦: 配賦 購入申請向け:

• 予算: 予算の消費と管理および警告の制限

• 従業員: 従業員レベルフィールド

• 業者の送金先住所: 支払先の送金先住所

• 発注申請: 申請レベルフィールド

• 発注申請の規定外フラグ: 申請の規定外フラグ

• 発注申請分配: 按分

• 発注申請項目: 行項目レベルの申請

C: フィールド／値 ヘルパーペインから項目を選択します。このペインに表示される情報は、管

理者がデータオブジェクトリストから選択した項目によって変わります。

以下のテーブルをご参照ください。

D: 演算子 ヘルパーペインから項目を選択します。ヘルパーペインに表示される情報

は、Cのフィールドで選択した値によって変わります。

注意: 経費タイプに [次に含まれる] または [次に含まれない] の演算子を使 用している場合は、必要に応じて複数の経費のチェックボックスをオンにすることができます。

(17)

E：データオブジェク ト

過去に選択した最適なオプションがあらかじめ入力されています。必要に応じて変更してください。

F：フィールド／値 ヘルパーペインから項目を選択します。このペインに表示される情報は、管

理者がデータオブジェクトリストから選択した項目によって変わります。

以下のテーブルをご参照ください。

G: 右括弧 条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

H: And（および）/Or

（または）

編集した条件と次の条件を連結する際にいずれかを使用してください。

次の表に、請求書の [条件] ステップのデータオブジェクトと連動する選択肢を示します。

データオブジェク トリストの選択

フィールド / 値に表示される選択肢

予算 _• Budget Amount/予算金額

• Budget Name/予算名

• Budget Remaining Amount/予算残高

• Budget Type/予算タイプ

• Has Budget

• Period Type/期間タイプ

• アラート限界

• 保留消費パーセント

• 合計消費パーセント

• 実績保留消費パーセント

• 実績支出消費パーセント

• 支出消費パーセント

• 確定保留消費パーセント

• 確定支出消費パーセント

• 管理限界

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詳細 • Calculated Tax Amount

• Tax Rate

• カスタム 01 - 20

• サプライヤーのパーツID

• 付加価値税の税規定1～4

• 付加価値税率1～4

• 単位

• 単価

• 承認金額

• 数量

• 注文行が関連

• 申請行項目キー

• 発注番号

• 発送伝票番号

• 税

• 経費タイプ

• 総計

• 規定外フラグあり

• 説明

• 配賦状態

• 金額 (付加価値税別)

• 項目コード

• 領収書関連

詳細配賦 • ％値

(19)

• カスタム 01 - 20

• 勘定科目コード

• 申請行項目キー

• 配賦キー

従業員 _• アクティブ

• カスタム 1～22

• テストユーザー

• パスワード変更日

• ミドルネームの頭文字

• メールアドレス

• ログオン ID

• ロケール

• 元帳

• 居住国

• 従業員 ID

• 従業員に対して保留中の申請の数

• 従業員に対して保留中の申請の総額の合計

• 従業員の名

• 従業員の姓

• 払戻通貨

• 組織単位 1～6

• 都道府県

注意: 従業員データは時とともに変更されるため、エントリの作成時と編集時で変 わっている場合があります。そのため、従業員フィールドには条件を作成しないようにしてください。代わりに、コピーダウン機能を使用して従業員データを申請または詳細レベルにコピーし、コピーされたフィールドに条件を書き込んでデータの一貫性を確保することを強くお勧めします。

(20)

申請 _• Amount without VAT

• Calculated Tax Amount

• CFDi 添付ファイルあり

• Is Digitally Compliant

• Line Item VAT Amount

• Provincial Tax Identification Number

• Tax Rate

• VAT Amount 1～4

• VAT Rate 1～4

• VAT Tax Code 1

• VAT Tax Code 2

• Vendor Tax Identification Number

• カスタム 1～24

• グループ

• コメントあり

• システム受信日付

• プロジェクト — カスタム19

• ポリシー名

• ワークフローは修正

• 了承された規定外フラグあり

• 代理が提出済

• 代理によって承認済

• 会社の発送先住所コード

• 会社の請求先住所コード

• 作成日

• 作成者

(21)

• 元帳

• 処理完了日

• 処理者により変更を追跡済

• 処理者を次の時点から保留

• 別のユーザーによる割り当て

• 割り当て済

• 割引期間

• 割引率

• 勘定抽出日

• 取引 ID

• 国

• 変更を追跡済

• 完全に配賦

• 小切手番号

• 承認ステータス

• 承認期日

• 承認者宛のメモ

• 承認金額

• 支払ステータス

• 支払ステータスの日付

• 支払先宛のメモ

• 支払方法タイプ

• 支払日

• 支払期限

• 支払請求コンテナ ID

• 支払請求の金額

• 支払請求を受領済

(22)

• 支払請求受領日

• 支払請求日

• 支払請求書イメージあり

• 支払金額

• 最初の承認日

• 最初の提出日

• 最後の割り当て日

• 最終提出日

• 未承認の業者住所あり

• 正味支払期間

• 残金

• 申請 ID

• 申請キー

• 申請名

• 申請方法

• 発注一致のステータス

• 発注番号

• 発送伝票番号

• 税

• 組織単位 1～6

• 緊急チェックの実行

• 行項目の数

• 複数発注

• 規定外フラグレベルの最大値

• 規定外フラグレベルの総計

• 規定外フラグあり

(23)

• 規定外フラグを承認済

• 計上日

• 計算済申請総額

• 証明書番号

• 説明

• 請求書番号

• 購入者 ID

• 購入者コストセンター

• 通貨

• 配送費

• 重複

• 限度額を承認済

• 領収書確認タイプ

事前申請の規定外フラグ

• 規定外フラグコード

• 規定外フラグレベル

業者の送金先住所 • アカウント番号

• イメージあり

• イメージを受領済

• カスタム 1～20

• 住所 (例: 有楽町1-10-1 11F)

• 住所 2 (記入不要)

• 住所コード

• 割引期間

• 割引率

• 国

(24)

• 地方税識別番号

• 市区町村

• 承認済

• 支払先コード

• 支払先名

• 発注の連絡先メール

• 発注の連絡先電話番号

• 発注連絡先の名

• 発注連絡先の姓

• 発送方法

• 発送条件

• 税 ID

• 税金タイプ

• 通貨

• 連絡先の名

• 連絡先の姓

• 連絡先メール

• 郵便番号 (例: 100-0006)

• 都道府県 (例: 東京都)

• 電話番号 (例: 00-0000-0000)

業者の発送元住所 • イメージあり

• カスタム 1～20

• 住所 (例: 有楽町1-10-1 11F)

(25)

• 住所コード

• 国

• 市区町村

• 承認済

• 税金タイプ

• 通貨

• 連絡先の名

• 連絡先の姓

• 郵便番号 (例: 100-0006)

• 電話番号 (例: 00-0000-0000)

(26)

次の表に、購入申請の [条件] ステップのデータオブジェクトと連動する選択肢を示します。

従業員 • アクティブ

• カスタム 22

• テストユーザー

• パスワード変更日

• ミドルネームの頭文字

• メールアドレス

• ログオン ID

• ロケール

• 元帳

• 居住国

• 従業員 ID

• 従業員に対して保留中の申請の数

• 従業員に対して保留中の申請の総額の合計

• 従業員の名

• 従業員の姓

• 払戻通貨

• 組織単位１～６

• 都道府県

注意: 従業員データは時とともに変更されるため、エントリの作成時と編集時で変 わっている場合があります。そのため、従業員フィールドには条件を作成しないようにしてください。代わりに、コピーダウン機能を使用して従業員データを購入申請または詳細レベルにコピーし、コピーされたフィールドに条件を書き込んでデータの一貫性を確保することを強くお勧めします。

(27)

発注申請 _• Amount without VAT

• Approval Status

• Currency

• カスタム 01 - 24

• Description

• First Submit Date

• Group

• Image Available

• Is Exception Approved

• Is Limit Approved

• Notes To Supplier

• Org Unit １～６

• Policy Name

• Shipping

• Submit Date

• Tax

• Total

• VAT Amount One

• VAT Amount Two

• VAT Rate One

• VAT Rate Two

• 未承認の業者住所あり

発注申請分配 _• Account Code

• Custom 1 - 22

• Percentage

(28)

発注申請の規定外フラグ

• 規定外フラグコード

• 規定外フラグレベル

発注申請項目 • Amount without VAT

• Currency

• カスタム 01 - 20

• Description

• Discount Percentage

• Discount Terms

• Expense Type

• Item Number

• Needed By

• Net Payment Terms

• Policy

• Purchase Type

• Quantity

• Receipt Type

• Shipping

• Shipping Method

• Shipping Terms

• Tax

• Total

• Unit of Measure

• Unit Price

• VAT Amount

• VAT Rate

(29)

業者の送金先住所 _• アカウント番号

• アカウント番号

• イメージあり

• エリア

• カスタム 04~20

• 住所 (例: 有楽町1-10-1 11F)

• 住所コード

• 割引期間

• 割引率

• 国

• 市区町村

• 承認済

• 支店

• 支払先コード

• 支払先名

• 発注の連絡先メール

• 発注の連絡先電話番号

• 発注連絡先の名

• 発注連絡先の姓

• 発送方法

• 発送条件

• 税 ID

(30)

• 税金タイプ

• 通貨

• 連絡先の名

• 連絡先の姓

• 部

• 郵便番号 (例: 100-0006)

• 電話番号 (例: 00-0000-0000)

構成およびアクティブ化

次のステップでは、請求書および購入申請のカスタム監査ルールを有効化および構成する方法について説明します。

ステップ 1 : カスタム監査ルールを有効化する

この機能は、SAP Concur 管理が内部専用のツールを使用して有効化します。SAP Concur がこの機能を有効にすると、請求書と購入申請の両方の [製品設定] の [コンプライアンス] ページに [カスタム監査ルール] タブが表示されます。

ステップ 2 : カスタム監査ルールにアクセスする



カスタム監査ルールにアクセスするには：

• [管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

• [製品] リストで、[請求書処理] を選択します。

(31)

[経費ポリシー] セクションで、[～つの詳細設定を表示] をクリックします。

次のいずれかを行います。

 請求書の [請求書コンプライアンス] をクリック

(32)

 購入申請の [購入申請コンプライアンス] をクリック

(33)

[コンプライアンスを修正] ページが表示されます。

[②カスタム監査ルール] をクリックします。[コンプライアンス – カスタム監査ルール] ページ が表示されます。

ステップ 3: カスタム監査ルールを追加する

次のステップでは、カスタム監査ルールを作成する方法について説明します。



カスタム監査ルールを追加するには：

• [コンプライアンス] ページの [②カスタム監査ルール] ステップで、[新規] をクリック

します。[①監査ルール] ステップが表示されます。

(34)

適切なフィールドを入力します。

名前一意の名前を入力します。

(35)

イベントルールを発動するイベントを選択します。

請求書向け:

• 支払申請の手動割り当て

• 支払申請の配賦の保存

• 支払申請のインポート割り当て

• 支払申請の提出

• 支払申請の保存

• 支払申請詳細の提出

• 支払申請詳細の保存

• 申請提出後の支払購入申請向け:

• 発注申請項目の保存

• 発注申請分配の保存

• 発注申請の提出

• 発注申請の保存



各イベントの定義については、このガイドの「イベント（発動）」

セクションをご参照ください。

適用先適切なグループを選択します。ここには、[ポリシーグループ] ステップで追加したグループも表示されます。

アクティブルールの編集を完了してアクティブ化するには、[はい] を選択します。

[次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。

(36)

ヘルパーペインから適切なフィールドを選択します。



このページについての説明は、本ガイドの「条件式を理解する」セクションをご参照ください。

これらの同じステップを使用して、すべての条件を完了し、[挿入] を使用して条件を追加します。また、条件のチェックボックスをオンにした上で [削除] をクリックして条件を削除します。

 [挿入] をクリックすると、新しい条件が下に追加されます。

 既存の条件の間に新しい条件を挿入したい場合は、新しい条件の下になる条件を選択します。

請求書イメージ:

(37)

[挿入] をクリックします。新しい空白列が表示されます。

(38)

すべての条件を追加したら、[次へ] をクリックします。[③規定外フラグ コード] ステップが 表示されます。

請求書向け:

購入申請向け:

(39)

[規定外フラグの表示先] リストから規定外フラグメッセージを見ることのできるユーザーを選 択します。

請求書向け:

 請求書の所有者、承認者、および処理者

 承認者と請求書の処理者

 請求書の処理者

購入申請向け:

 購入申請者、承認者、および購入申請処理者

 承認者および購入申請処理者

 購入申請処理者

規定外フラグに対しては、次の操作が可能です。

 既存の規定外フラグを使用できます。

使用するには、目的の規定外フラグをクリックします。[規定外フラグコード]、

[規定外フラグレベル]、[規定外フラグメッセージ] フィールドがページ上部に表 示されます。

 規定外フラグを新規作成できます。

[新規] をクリックします。[新規規定外フラグ] ウィンドウが表示されます。

請求書向け:

(40)

購入申請向け:

3 つのフィールドをすべて入力し、[保存] をクリックします。



予算の監査ルール通知については、本ドキュメントの「予算の監査ルール」セクションをご参照ください。

[完了] をクリックします。

(41)

カスタム監査ルールの管理

カスタム監査ルールのコピー

カスタム監査ルールをコピーし編集することで、ルールの作成を省略することができます。たとえば、3 つの異なる費用タイプの推奨支払先に対し 3 つのルールが必要であるとします。まず、

1 つめのルールを作成し（たとえば、[オフィス用品] の経費タイプと Staples の支払先名を使用して）、コピーすることができます。経費タイプと支払先名を変更してコピーを編集します。

3 つめのルールについても同様の手順を繰り返します。



このページのフィールドについての詳細情報は、本ガイドの「カスタム監査ルールを追加する」セクションをご参照ください。



カスタム監査ルールをコピーするには：

• [②カスタム監査ルール] ページで、コピーするルールを選択します。

[コピー] をクリックします。[①監査ルール] ステップが表示されます。

必要な変更を加えます。

[次へ] をクリックします。[②条件] ステップが表示されます。

必要に応じて条件を編集します。

[次へ] をクリックします。[③規定外フラグ コード] ステップが表示されます。

変更を加えます。

カスタム監査ルールの修正



カスタム監査ルールを修正するには：

• [②カスタム監査ルール] ページで、編集するルールを選択します。

[修正] をクリックします。[①監査ルール] ステップが表示されます。

(42)

必要な変更を加えます。

[次へ] をクリックします。[②条件] ステップが表示されます。

必要に応じて条件を編集します。

[次へ] をクリックします。[③規定外フラグ コード] ステップが表示されます。

変更を加えます。

カスタム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化 使用する準備ができたらルールをアクティブ化します。

NOTE: ルールを削除する代わりに、非アクティブ化することにより、後で、再度使用する時に

利用できます。



カスタム監査ルールを非アクティブ化/アクティブ化するには：

• [カスタム監査ルール] ページで、アクティブ化/非アクティブ化するルールを選択しま

す。

[アクティブ化] または [非アクティブ化] をクリックします。

カスタム監査ルールの削除



カスタム監査ルールを削除するには：

• [カスタム監査ルール] ページで、削除するルールを選択します。

[削除] をクリックします。

(43)

その他のカスタム監査ルールの例

カスタム監査ルールのその他の例を説明します。

重複（請求書向け）

[重複] チェックオプションを使用して、2 つ以上の請求書が同一である可能性がある場合にシステムが警告できる監査ルールを作成します。このチェックでは次の 3 つのタスクを実行します。

• 支払先が同じか（Invoice は親支払先レコードを比較してこれを確認します）

• 請求書番号が同じか

• 請求書のステータス（キャンセル、削除、または無効）が同じか

これらのチェックの結果が「真」の場合、規定外フラグが生成され、支払ヘッダーと [処理待ち の申請] ページの両方に表示されます。

特定の請求書と購入申請の勘定科目コードルール

管理者は、勘定科目コードに基づいて購入申請行項目の監査ルールを作成し、購入申請と請求書に同じ監査ルールを使用できるようにします。購入申請の勘定科目コードは項目に適用可能ですが、按分レベルで表示され利用できます。勘定科目コードは項目に対して選択した経費タイプから発生します。その項目のすべての按分に渡って同じ勘定科目コードが適用されます。

(44)



購入申請の勘定科目コードルールを設定するには:

• [管理] > [請求書処理の設定] または [経費精算と請求書処理の設定] をクリックします。

• [製品] リストで、[請求書処理] を選択します。

[経費ポリシー] セクションで、[～つの詳細設定を表示] をクリックします。

• [購入申請コンプライアンス] をクリックします。

(45)

[①コンプライアンスを修正] ページが表示されます。

• [①コンプライアンスを修正] ページで、[②カスタム監査ルール] をクリックします。

• 全 3 ステップあるウィザードの 2 つ目のステップで、[発注申請分配]、[Account Code] の順に選択します。

(46)

• 監査ルールステップを入力し、[次へ] をクリックします。

購入の見積が必要な場合（購入申請向け）

会社が購入の見積を必要とする場合、ユーザーに警告する監査ルールを適用すると役立つ場合があります。適用する場合、管理者はカスタムフィールドを使用して監査ルールを作成し、購入申請に見積が添付されていないときにアラートで通知することができます。

以下の手順は、購入の見積を提供していない場合に購入申請者が警告を受け取るように監査ルールを設定する方法を示しています。



購入の見積が必要な監査ルールを作成するには：

• [製品設定] で [購入申請コンプライアンス] をクリックします。

(47)

[①コンプライアンスを修正] ページで、[②カスタム監査ルール] をクリックします。

[コンプライアンス – カスタム監査ルール] ページで、[新規] をクリックします。

(48)

[①監査ルール] ステップで、必要な情報を入力し、[次へ] をクリックします。

[②条件] ステップで、ルールを入力し、[次へ] をクリックします。

NOTE: カスタムフィールドを使用するには、[製品設定] の [カスタムフィールド] ペ

ージでこれらを設定しておく必要があります。

(49)

[③規定外フラグ コード] ステップで [規定外フラグの表示先] リストでオプションを選択して、

この規定外フラグの表示先を選択します。

[新規] をクリックして、規定外フラグを作成します。

[新規規定外フラグ] ウィンドウで、規定外フラグの詳細とユーザーに表示されるメッセージを 入力し、[保存] をクリックします。

(50)

規定外フラグは監査ルールリストに表示されます。

[完了] をクリックします。このチェックの結果が「真」の場合、システムは規定外フラグを生 成します。この規定外フラグは、購入申請ヘッダーフォームと [処理者によるレビュー待ちの申 請] ページの両方に表示されます。

(51)

予算の監査ルール

予算の監査ルールは、会社による予算年度間の予算支出の管理に役立ちます。たとえば、ある年の後半に重要な支出が発生する可能性があるとき、予算を年の初めに使用しすぎないようにすることができます。

予算には独自の「予算がある支払申請の提出」イベントがあります。

次の画像は、[カスタム監査ルール] の [条件] ステップで利用可能な監査ルールを示しています。

(52)

以下の表は、予算の監査ルールの一覧です。

予算の監査ルール 説明

実績保留消費パーセント予算の保留中の経費精算レポートおよび請求書の合計と比較して、特定のパーセント値を確認する場合に使用します。

注意: このルールは提出済の未承認の経費精算レポートお よび請求書に適用され、購入申請には適用されません。

実績支出消費パーセント予算の支出済の経費精算レポートおよび請求書の合計と比較して、特定のパーセント値を確認する場合に使用します。

注意: このルールは承認済の経費精算レポートおよび請求 書に適用され、購入申請には適用されません。

アラート限界 [予算設定] の [予算設定] タブで定義された [アラート限 界パーセント] 設定に基づいており、通知および規定外フ ラグ向けのものです。

(53)

予算金額/Budget Amount この監査ルールを使用して、予算金額ごとに予算を確認します。管理者は、このオプションを使用して、金額が 0 の予算に対して監査ルールが実行されないようにすることができます。

例

予算金額は 0 ではなく、総消費率は 110% を超えています。

この監査ルールは、金額が 0 の予算での支出を無視しますが、消費率が 110% を超える予算を引き続き捉えます。

予算名/Budget Name この監査ルールを使用して、予算名別に予算を確認します。このフィールドは、大文字と小文字が区別される自由形式のテキストフィールドです。

予算残高/Budget Remaining Amount この監査ルールを使用して、残りの金額で予算を確認します。既定では、残金は予算金額から支払金額を引いたものです。管理者が [予算設定] で [残金の計算に保留金額を 含めます] オプションを（有効にした）場合、残金は、予 算金額 - （支払金額 + 保留金額）になります。

予算タイプ/Budget Type この監査ルールを使用して、特定のタイプの予算を確認します。次のいずれかを選択できます。

• 予算口座

• 制限付き口座

• 個人口座

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この機能についての全般情報は、設定ガイド Standard Edition「予算（製品共通）」をご参照ください。

確定保留消費パーセント予算金額の特定のパーセント値が実行され保留中の場合に使用します。このルールは提出済で未承認の購入申請にのみ適用されます。

(54)

確定支出消費パーセント予算金額の特定のパーセント値が実行され支出済の場合に使用します。

このルールは承認済の購入申請にのみ適用されます。

管理限界 [予算設定] の [予算設定] タブで定義された [管理限界パ ーセント] 設定に基づいており、通知および規定外フラグ 向けのものです。

予算あり/HasBudget 請求書または経費精算レポートが、確認の必要な会計年度に対する予算の一部であることを確認する場合に使用します。

保留消費パーセント予算の保留中の経費精算レポート、請求書、および購入申請の合計と比較して、特定のパーセント値を確認する場合に使用します。

これは提出済で未承認の請求書、経費精算レポート、および購入申請に適用されます。

期間タイプ/Period Type この監査ルールフィールドを使用して、月、四半期、

年、または日付範囲ごとの予算を確認します。

支出消費パーセント予算の支出済の経費精算レポート、請求書、および購入申請の合計と比較して、特定のパーセント値を確認する場合に使用します。

これは承認済の請求書、経費精算レポート、および購入申請に適用されます。

合計消費パーセント予算の消費パーセント値の総計を確認する場合に使用します。

このルールは、提出済であるが未承認の支出に対する請求書、経費精算レポート、および購入申請に適用されます。

(55)

監査ルール通知の予算パラメーター

予算のパラメーターを挿入するための追加の通知を送信し、お客様が監査ルールの発動時に支出項目と一致する予算を確認できるようになりました。特定の説明と所有者の予算が、予算のしきい値を超えていることなどを通知するメッセージを画面の上部に受信します。

次の表は、使用可能な予算パラメーターを示したものです。

用語説明

%BudgetName% 発動した監査ルールに対応する最初の予算の予算名。

%BudgetOwner% 最初に一致した予算項目の予算所有者。

%Top3Budgets% 最初の 3 つの予算項目の予算名と予算所有者を表示します。

※日本未対応

%BudgetCount% 一致した予算項目数を示します。 ※日本未対応

%BudgetDescription% ユーザーが予算ダッシュボードに表示する予算表示名。

これらのパラメーターは、監査ルールの [規定外フラグ] ページの [新しい規定外フラグ] ウィンドウの [メッセージ] フィールドで使用できます。

(56)

Standard Edition 設定ガイド カスタム監査ルール Invoice:

Invoice:

カスタム監査ルール