Concur Standard Edition 向け設定ガイド Expense: コンプライアンス

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Expense:

コンプライアンス

Concur Standard Edition 向け設定ガイド

最終更新日: 2014 年 8 月 22 日

以下のコンカーソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Integrated with Standard Travel  Integrated with Standard Expense

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改訂履歴

日付注意事項/コメント/変更内容

2015 年 1 月 22 日 2 種類のユーザーインターフェイスについての情報を削除しました。内容の変更はありません。

2015 年 1 月 16 日新 UI に合わせてスクリーンショットを更新しました。内容の変更はありません。

2014 年 9 月 16 日 2 種類のユーザーインターフェイスについての情報を追加しました。内容の変更はありません。

2014 年 8 月新しいセクション「リッチデータ」を追加しました。

簡単な説明、例、およびリッチデータのクライアントファクトシートへの参照情報があります。

また、ユーザーが、経費を作成せずに E-Receipt、出張セグメントを削除できる新しい一般コンプライアンス設定が 2 つ追加されました。

2014 年 7 月 11 日新しい設定 [現金支払タイプを次の名前に変更] が追加されました。

また、[コンプライアンスルール] ページに関するセクションを 3 つに分けました（経費の設定、一般コンプライアンス、および法人カード遵守）。

2014 年 5 月 16 日初版（「Concur Standard 向け Expense 設定ガイド」から内容を移植しました）

原価対象フラグ、必須コメント、監査％値に関する 3 つの新しいコンプライアンスルールを追加しました。

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コンプライアンス

セクション 1: 概要

設定ウィザードのコンプライアンスステップでは、経費精算レポートや領収書の取扱い処理に関するルールを設定できます。複数のステップがあるウィザードで、レポートルールおよび領収書ポリシーを、手順を追って設定できます。

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セクション 2: 設定

コンプライアンスルールの設定

[コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページには、ポリシーに違反する経費のフラグを管理するためのベストプラクティスが含まれています。管理者は、[警告メッセージ] リンクをクリックして、従業員に表示されるメッセージを確認および編集できます。コンプライアンスルールは、経費精算レポートの提出時にチェックを行い、パスしないレポートに規定違反のフラグを立てます。規定違反のフラグは従業員、承認者、処理者に表示されます。

多国籍企業の管理者は、国別に 2 つの設定（特定の値を超える同席者金額あたりの経費へのフラグ付け、同席者がある経費の提出時に提出者以外の同席者を必須にする）を設定するために、

国を選択できます。

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[コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページへのアクセス



[コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [設定] ＞ [経費] に進みます。

2. [経費] ＞ [コンプライアンスルール] をクリックします（左側メニュー）。[コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページの [コンプライアンスルール] タブが表示されます。

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コンプライアンスルールのアクティブ化



コンプライアンスルールをアクティブ化するには:

1. [コンプライアンスルール] タブで、チェックボックスを選択して目的のルールの値を

入力します。

フィールド説明

経費精算レポートの分割を承認者

に許可する選択した場合、レポート承認者は、1 つのレポートを 2 つのレポートに分割して経費精算レポートの一部を承認し、

ユーザーに差戻すことができます。

走行距離グリッドによる走行経費

を追加をユーザーに許可する選択した場合、ユーザーは Quick Expense グリッドから走行経費を入力できます。

経費取引のインポートで個人のクレジットカードの追加をユーザーに許可する国

ユーザーに個人用カード請求のインポートを許可するには、リストから国を選択します。

現金支払タイプを次の名前に変更編集すると、米国の英語ユーザーが経費エントリに支払タイプを選択したときに、既定のテキスト「Cash」ではなく、このテキストが表示されます。

その経費タイプが使用しない支払タイプにフラグを立てる経費タイプ:

選択した場合、選択した以外の支払タイプを持つ選択した経費にフラグを立てます。たとえば、会社支払ではない航空運賃経費にフラグを立てるようにこのオプションを設定した場合、支払タイプが現金である航空運賃経費をユーザーが提出すると、システムによって経費にフラグが立てられます。

すべてのホテル経費の明細化が必

須選択した場合、ユーザーがホテル経費を入力するとき、こ

れらの経費の明細化が必要になります。

将来の日付の経費をユーザーに作

成させない選択した場合、ユーザーは将来の日付で経費を保存できなくなります。

重複の可能性がある経費にフラグ

を立てる選択した場合、経費に重複の可能性があるときにユーザーに警告されます。

同席者の経費が次の金額を超えた

らフラグを立てる同席者金額は同席者間で均等に分割されます。選択した場合、同席者あたりの金額が、指定した限度を超えているユーザーにフラグが立てられます。

注意: このルールは、設定された国ごとに設定可能です。

同席者を伴う経費に自分以外の同

席者を必須とする選択した場合、ユーザーが同席者のある経費タイプ（会議費など）を選択したとき、少なくとも 1 人の同席者の追加が必要になります。

注意: このルールは、設定された国ごとに設定可能です。

新しい経費の既定の支払タイプを

設定設定した場合、管理者は、経費の既定の支払タイプを選択

できます。ユーザーが経費を新規作成するときに、この既定値が使用されます。

注意: カード取引のインポートによって作成された経費および出張セグメントには、この既定の設定は適用されません。

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フィールド説明為替レートの差異が次の％を超

えたらフラグを立てる選択した場合、システムの為替レートとユーザーが入力した為替レートがこの比率以上離れたときに、経費にフラグが立てられます。

次のフィールドで、従業員の配賦先と経費の配賦先が一致「しない」場合にフラグを立てる {リストから 1 つ以上選択}

選択した場合、クロスチャージを含む経費精算レポートに

「クロスチャージの経費」であるという規定外フラグが立てられます。この規定外フラグは、提出者、承認者、およびレポート処理者に表示されます。

例:

設定の概要:

 [設定] の [コンプライアンス] ページで選択した配布先は「ストア」です。

 経費精算レポートを作成する従業員は、Chris M iller です。

 Chris Miller のプロファイルでは、 [ユーザー] ページの [ストア] フィールドの値は 34 です。

シナリオ:

Chris Miller のレポートに経費エントリが含まれている場合、またはストアの経費エントリ配賦が 34 以外の場合、

入力はクロスチャージです。

コメントを必須とする経費タイプ

{リストから 1 つ以上選択} 選択した場合、選択した経費タイプのコメントがない経費精算レポートに「特定のタイプの経費にはコメントが必要です」という規定外フラグが立てられます。この規定外フラグは、提出者、承認者、およびレポート処理者に表示されます。

注意: この設定により、提出不可の規定外フラグが作成されます。つまり、この設定を選択した場合、このようなコメントのない経費精算レポートは提出できません。

無作為に処理者の監査対象とする

提出済レポートの割合監査を決定する割合（たとえば、10％の確率）。つまり、

選択したグループまたは複数のグループの 10％に監査用のフラグが立てられます。（最大 100％まで設定可能）

選択した場合、経費精算レポートに「このレポートは監査用にランダムに選択されました」という規定外フラグが立てられます。この規定外フラグは、レポート処理者に表示されます。

注意:

 このオプションは、Concur 監査サービスには関係しません。レポートの十分なレビューが必要であると処理者に通知するだけです。Concur 監査サービスについては、Concur クライアントサービスにお問い合わせください。

平均は、ランダム監査ルールのベースです。長期的には、

目的の割合でレポートにフラグが立てられます。短期的には、監査対象のレポートの正確な割合が、設定した割合よりわずかに前後することがあります。

経費を作成しない E-Receipt の削除をユーザーに許可する

選択した場合、対応する経費精算レポートを作成していなくてもユーザーが E-Receipt を削除できます。

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フィールド説明経費を作成しない出張セグメント

の削除をユーザーに許可する選択した場合、対応する経費精算レポートを作成していなくてもユーザーが出張セグメントを削除できます。

法人カードで支払われていない場

合にフラグを立てる経費: 選択した場合、経費の支払タイプが法人カードではない、

選択したタイプの経費に対して警告が表示されます。

この日数よりも古い取引日の経費

にフラグを立てる選択した場合、設定した日数（たとえば 60 日間）よりも古い経費にフラグが立てられます。

法人クレジットカードの私的利

用にフラグを立てる選択した場合、私的出費が法人クレジットカードに請求されたときに警告が表示されます。

この日数以上経過した未使用のコーポレートカード取引についてユーザーにメールを送信する

選択した場合、未使用のコーポレートカードのメール通知を送信するタイミングをこのページで設定できます。このメールは、コーポレートカード請求にのみ送信されます。

個人用カード請求には送信されません。

2. （オプション）ルールの違反時にユーザーに表示されるメッセージを編集するには、[警告メッセージ] をクリックします。

3. [次へ] をクリックして変更を保存します。

領収書の取扱オプションの設定

[領収書の取扱オプション] タブで、領収書を含む経費ポリシールールを定義できます。管理者は、経費タイプおよび現金またはカード経費金額の行項目に対して領収書を必要とするか、レポートレベルの領収書を許可するかを選択できます。従業員に、領収書がないというプロンプトを表示し、領収書のないレポートの提出を禁止することができます。領収書の代わりに領収書紛

失届の使用を許可する場合も、[設定] のこのセクションで設定できます。

領収書紛失届

領収書の添付が必須の項目があるのに領収書を提供できない場合、実際の領収書の代わりに領収書紛失届にデジタル署名し、個々の経費に添付して提出することができます。これにより、領収書提出のポリシーに従いながらも経費精算レポートを適時に提出することができます。このオプションは、印刷の紙処理、領収書紛失届フォームへの署名、および領収書イメージの代わりにそのフォームの画像を添付するプロセスを自動化します。管理者は、[領収書の取扱オプション]

タブでこの機能を有効にすることができます。

例

会社の方針として、すべての食事経費に領収書が必要であることを徹底したいと考えているとし

ます。[領収書の取扱オプション] タブの [領収書が必須である経費タイプ] リストで、朝食、

会議費（同席者）、夕食、昼食を選択します。[領収書が必須であるレポートは、領収書を添付

するまでマネージャーに提出できない] というチェックボックスを選択します。

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リッチデータ

リッチデータがある取引をクレジットカードフィードからインポートする際に、リッチデータを必須の領収書の代わりに使用できます。リッチデータを承認する国では、リッチデータによって領収書の要件が満たされます（ 2015 年 10 月現在、日本では承認されていません）。例: 設定の [コンプライアンス] タブで、領収書が必要なレンタカーの経費タイプを設定しました。従業員 Chris Miller が、リッチデータを含むレンタカーの法人カード取引を行いました。

リッチデータは添付レシートと見なされるため、Chris は、レンタカーの経費エントリに領収書イメージを追加しなくても経費精算レポートを提出できます。

 詳細は、ドキュメント「Client Fact Sheet Rich Data – Company Card Transac

tions as Receipts In Standard Edition」をご参照ください。

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[領収書の取扱オプション] タブへのアクセス



[領収書の取扱オプション] タブにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [設定] ＞ [経費] に進みます。

2. [経費] ＞ [コンプライアンス] をクリックします（左側メニュー）。[コンプライアンス – コンプライアンスルール] ページの [コンプライアンスルール] タブが表示されます。

3. [領収書の取扱オプション]（タブ）をクリックします。

領収書オプションの設定



領収書オプションを設定するには:

1. [領収書の取扱オプション] ページでオプションを有効にして目的のルールの値を入力します。

ルール説明

領収書が不要な経費タイプユーザーが領収書を提出する必要がない経費タイプを選択します。

領収書が必須である経費タイプユーザーが領収書を常に提出する必要がある経費タイプを選択します。

この金額を超える現金経費には領

収書が必須現金経費のその他の経費タイプに関して、領収書が必要な金額を入力します。

カード経費に領収書が必須となる

金額カード経費のその他の経費タイプに関して、領収書が必要

な金額を入力します。

領収書が必須であるレポートは、

領収書を添付するまでマネージャーに提出できない

領収書が必要なレポートは、領収書を添付するまで承認用にマネージャーに送られないようにするには、このルールを選択（有効化）します。

レポートレベルではなく、経費項目レベルに領収書を添付しなけれ

経費行項目に領収書が必要なレポートが、領収書を添付するまで承認用にマネージャーに送られないようにするに

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ルール説明領収書ステータスの既定オプショ

ン [領収書ステータス] フィールドの既定の値を選択します。

[既定なし] を選択した場合、ユーザーが値を選択するまでこのフィールドは空白のままになります。

注意: このフィールドは、VAT がある国に対してのみ表示されます。

領収書紛失届電子領収書紛失届の作成をユーザーに許可するには、このチェックボックスを選択（有効化）します。

紛失届の説明ユーザーが紛失届の目的を理解できるように、説明を入力します。

注意: このフィールドは、[領収書紛失届] を選択した場合にのみ表示されます。

紛失届の陳述/受諾ユーザーがこのオプションを使用するために受諾する必要がある紛失届の陳述を入力します。

注意: このフィールドは、[領収書紛失届] を選択した場合にのみ表示されます。

2. [次へ] をクリックして変更を保存します。

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経費精算限度額の設定

[経費精算の限度額] タブで、特定の期間における経費タイプまたは経費タイプグループの限度額を定義できます。複数の経費精算レポートにまたがっていても、1 つの限度額設定で一定期間のさまざまな経費タイプの累計を計算できます。

NOTE: 経費精算の限度額は国固有であり、その国のすべてのユーザーに適用されます。

例

会社の方針として、すべての食事経費が、毎日指定した限度額以下であるようにしたいと考えて

いるとします。[経費精算の限度額] の設定で、制限の名前（例: 日当）、経費タイプ（例: 朝

食、夕食、昼食）、この制限の期間（例: 毎日）、および 1 日あたりの金額（例: 75 ドル）を入力します。

[経費精算の限度額] タブへのアクセス



[経費精算の限度額] タブにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [設定] ＞ [経費] に進みます。

3. [経費精算の限度額]（タブ）をクリックします。

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経費精算の限度額の入力



経費精算の限度額を入力するには:

1. [経費精算の限度額] ページで [新規] をクリックします。

2. 目的の名前、経費タイプ、期間、金額をフィールドに入力します。

3. （オプション）この限度額の規定違反メッセージを設定するには、[警告メッセージの設定] リンクをクリックします。

4. [保存] をクリックします。

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監査サービスオプションの設定

管理者は、[監査サービスオプション] タブで、さまざまな監査目的に合う監査設定を設定できます。レポートは、承認経路プロセスのさまざまな時点で監査できます。指定した金額の超過に

的を絞って監査することも、またはポリシーの一環としてアトランダムに一定の割合のレポート

が定期的に監査されるようにすることもできます。管理者は、経費タイプ固有の質問を設定して、

監査の一貫性を向上させるか、影響の大きい出費傾向に着目することができます。

 詳細情報については、本ガイドの「標準監査手順」セクションをご参照ください。

NOTE: これはオプション機能です。この機能を追加するには Concur Client Service にご連絡ください。

監査プロファイルオプション - 領収書

[監査プロファイルオプション - 領収書] タブで、レポート監査のタイミングを選択できます。

管理者は、常に監査するレポートの金額、および監査用にランダムに選択するレポート全体に対する割合も選択できます。

監査プロファイルオプション - ポリシー

[監査プロファイルオプション — ポリシー] タブで、監査中に監査人が確認するさまざまな基

準を選択できます。管理者は、質問、質問する経費タイプ、ポリシーを施行するのに必要な最低

額を選択できます。

例

5000 US ドルを超えるすべてのレポートを監査するとします。[合計がこの金額を超えた場合は

常にレポートを監査] チェックボックスを選択して、フィールドに 5000 ドルと入力します。

Policy Audit をご使用のお客様の例

250 US ドルを超えるすべてのレンタカーを監査するとします。経費タイプ [レンタカー] を選択（有効化）して、[監査金額] フィールドに 250 ドルを入力します。

NOTE: 現在のところ、使用可能な経費タイプは次のとおりです: 航空運賃、航空運賃、レンタ

カー、エンターテイメント、宿泊 - ホテル支出の追跡、宿泊 - ホテル支出を追跡しない、食事、その他。

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[監査サービスオプション] タブへのアクセス



[監査サービスオプション] タブにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [設定] ＞ [経費] に進みます。

3. [監査サービスオプション]（タブ）をクリックします。

監査オプションの設定



監査オプションを設定するには:

1. [監査サービスオプション] タブで、目的のフィールドを選択（有効化）して、入力します。

レポートを監査レポート監査のタイミングを選択します。設定できるオプションは次のとおりです。

 マネージャー承認前

 マネージャー承認後

合計がこの金額を超えた場合は

常にレポートを監査特定の金額を超えたレポートを常に監査に送るには、このオプションを選択（有効化）して、金額を入力します。

無作為に処理者の監査対象とす

る提出済レポートの割合特定の割合でレポートをランダムに監査するには、このオプションを選択（有効化）して、％値を入力します。

Policy Audit をご使用のお客様のみ

経費タイプ監査する経費タイプのチェックボックスを選択（有効化）します。

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監査人へのメモ監査人への情報を入力します。

注意: この機能は Classic Policy Audit 製品をお使いのお客様のみが編集できます。

経費金額その経費タイプを監査する経費の最低額を入力します。

2. [次へ] をクリックして保存します。

標準監査手順

経費精算レポート監査の手順は次のとおりです。

 経費タイプの妥当性の確認: 経費が正しくコード化されていることを確認するために、Expense タイプを領収書と比較します。

 領収書の実証: 領収書がレポートの経費と一致するかどうかを確認します。

 現金経費（立替払い経費）: 補足ドキュメントがレポートに含まれているかどうか、

現金経費を確認します。



課税対象項目: 提出者に課税される項目を特定するために経費を評価します。



資本経費:購入を資産に分類するかどうかを判断するために経費を評価します。

監査に不合格の経費精算レポートは、修正するために提出者に差戻されます。

[監査プロファイルオプション - 領収書] の設定

[監査プロファイルオプション - 領収書] タブで、監査の処理を決定するために選択する 4 つのカテゴリーがあります。

[監査サービスオプション - 領収書] タブへのアクセス



[監査サービスオプション - 領収書] タブにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [設定] ＞ [経費] に進みます。

(18)

3. [監査サービスオプション - 領収書]（タブ）をクリックします。

監査人は、各カテゴリーから 1 つずつ項目を選択できます。

条件付きで監査する、常に監査する、または監査しない従業員を選択するには、[ユーザー情報]

ページに進みます。

[監査プロファイルオプション - 領収書] の設定



領収書監査オプションを設定するには:

1. [監査プロファイルオプション - 領収書] タブで、各カテゴリーから項目を 1 つ選択

（有効化）します。

現金請求セクション

領収書が必須領収書の取扱いに基づいて、各現金経費に個別の領収書が必要です。

コメント許可領収書の取扱オプションに基づいて、領収書がない現金経費にコメントを記入できます。

紛失届を許可領収書の取扱オプションに基づいて、領収書がない現金経費に署名済みの紛失届を許可します。

コーポレートカード請求セクション

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領収書が必須領収書の取扱オプションに基づいて、各カード取引に個別の領収書が必要です。

コメント許可領収書の取扱オプションに基づいて、領収書がないカード取引にコメントを記入できます。

紛失届を許可領収書の取扱オプションに基づいて、領収書がないカード取引に署名済みの紛失届を許可します。

クレジットカード明細書許

可紛失した領収書の代わりのクレジットカード明細書を許可します。

クレジットカード明細書ま

たはコメント許可紛失した領収書の代わりのクレジットカード明細書またはコメントを許可します。

電話の請求料金セクション

サマリーページのみが必須監査人が電話の請求料金が添付されているサマリーページだけで進められる場合は、このオプションを選択します。

完全な明細が必須完全に明細化された電話の請求料金の監査が必要な場合は、このオプションを選択します。

Tax Checks（税金チェック）セクション

注意: この機能は、英国とオーストラリアで利用できます。英国では、Compliance 製品を使用していない VAT のあるお客様が利用できます。

はいレポート監査人は、領収証のステータスと経費精算レポートの税額を変更できます。

いいえレポート監査人は、領収証のステータスと経費精算レポートの税額を変更できません。

[監査プロファイルオプション - ポリシー] の設定

管理者は、[監査プロファイルオプション - ポリシー] タブで、監査レビュー中に適用するポリシー基準を選択できます。基準を適用するときに考慮される金額のしきい値を入力できます。

 ポリシーの質問: 監査人に確認させる特定のポリシー基準を選択できます。たとえ

ば、宿泊施設について、監査人は、従業員がポリシー違反であるスパや美容院などの私的出費の払戻を要求しているかどうかを検証できます。

 経費タイプ: ポリシー基準を適用する経費タイプを指定します。既定の経費タイプはあらかじめ選択されています。監査人は、基準を適用可能な新しい経費タイプも選択できます。

 最低金額（選択した国、通貨）: ポリシー基準の適用をトリガーする最低金額です。

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[監査サービスオプション - ポリシー] タブへのアクセス



[監査サービスオプション - ポリシー] タブにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [設定] ＞ [経費] に進みます。

(21)

3. [監査サービスオプション - ポリシー]（タブ）をクリックします。

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[監査プロファイルオプション - ポリシー] の設定



[監査プロファイルオプション - ポリシー] を設定するには:

1. [監査プロファイルオプション - ポリシー] タブで、目的の項目を選択（有効化）します。

Concur Standard Edition 向け設定ガイド Expense: コンプライアンス

Expense:

コンプライアンス