事前申請： 監査ルール

事前申請： 監査ルール

設定ガイド

最終更新日: 2016 年 5 月 13 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense

目次

セクション 1:アクセス許可 ... 9

セクション 2:申請 / 購買申請 / 事前申請 ... 9

セクション 3:事前申請の機能の概要 ... 9

セクション 4:事前申請の構成 ... 9

セクション 5:監査ルールの概要... 10

既定監査ルール ... 10

セクション 6:監査ルールの一般概念 ... 11

条件 (if - then 形式の条件文の if にあたる部分） ... 11

イベント（発動） ... 12

規定外フラグ (if - then 形式の条件文の then にあたる部分） ... 13

表示先 ... 14

概要 – カスタム監査ルール作成の基本操作 ... 14

セクション 7:条件式を理解する... 15

演算子の例 ... 16

セクション 8:条件ページ ... 18

セクション 9:手順: カスタム監査ルール ... 27

カスタム監査へのアクセス ... 27

カスタム監査ルールの追加 ... 28

カスタム監査ルールのコピー ... 31

カスタム監査ルールの修正 ... 32

カスタム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化 ... 33

カスタム監査ルールの削除 ... 33

カスタム監査ルールの閲覧 ... 33

セクション 10: 事前設定済の監査ルール ... 34

仮払関連申請の入力... 35

仮払申請警告限度額... 35

週末の経費 ... 36

為替レート不明 ... 37

必須入力 ... 38

セクション 11: 付録 - 指定オプションについての注意 ... 40

データ オブジェクト: セグメント / フィールド: 予約元 ... 40

データ オブジェクト： セグメント / フィールド： ポリシー準拠 ... 41

ポリシー準拠の値 ... 41

出張予約のルール ... 42

監査ルールの例 ... 43

データ オブジェクト： 申請 / フィールド： 日付が他の申請と重複 ... 45

データ オブジェクト： 申請 / フィールド： 期間（日） ... 46

データ オブジェクト： 申請 / フィールド： オフライン代理店セグメントあり ... 47

データ オブジェクト： 申請エントリ / フィールド： 期間別の取引総額 (複数の経費タイプ) ... 47

イベント： 同席者がある申請エントリの提出 ... 49

機能説明 ... 50

使用方法 ... 52

改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2016 年 5 月 13 日 [アクセス許可] セクションおよびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更

はありません。

2015 年 11 月 17 日 設定ガイド「事前申請: Risk Management Integration」の参照が 設定ガイド「事前申

請: Risk Management」に変更されました。その他の内容の変更はありません。

2015 年 7 月 10 日 「データ オブジェクト： セグメント / フィールド： ポリシー準拠」セクションに演算子

の例を記載したセクションが追加されました。

2015 年 6 月 16 日 「データ オブジェクト： セグメント / フィールド： ポリシー準拠」セクションを更新

し、スクリーン ショットを新 UI へ更新しました。

2015 年 6 月 12 日 「データ オブジェクト： セグメント / フィールド： ポリシー準拠」セクションを更新し

ました。

2014 年 9 月 16 日 新旧インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありませ

ん。

2014 年 9 月 12 日 データ オブジェクト - セグメント - を更新しました:

 ポリシー準拠

2014 年 8 月 22 日 データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

 予約ポリシーを無視

2014 年 7 月 11 日 データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

• クラス

2014 年 2 月 11 日 代理店の提案はフランスのみで利用可能であるという記述を削除しました。現在、世界中

で利用可能になっています。

2014年1月20日 表紙と著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2013年11月11日 データ オブジェクト – 申請：

• 日付が他の申請と重複

日付 注意事項/コメント/変更内容

2013年10月28日 データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

• 予約元

データ オブジェクト - 申請 - が利用可能になりました:

• 場所の最高リスク レベル

• 主な目的地のリスク レベル

データ オブジェクト - 申請エントリ - が利用可能になりました:

• 場所のリスク レベル

データ オブジェクト - セグメント - が利用可能になりました:

• 出発地のリスク レベル

• 到着地のリスク レベル

2013年10月2日 以下の情報を追加しました：

• 同席者の総計に使用する経費タイプ

2013 年 7 月 19 日 申請エントリ同席者データ オブジェクトに以下を追加しました:

• ミドルネームの頭文字

• サフィックス

• カスタム（21～25）

2013年7月1日 「ポリシー準拠」についての情報を追加しました。

2013 年 5 月 17 日 申請データオブジェクトについての情報を追加しました:

• イベント申請あり

• オフライン代理店セグメントあり

2013 年 4 月 26 日 以下の情報を追加しました：

• 仮払申請の日別限度額

• 申請予算の提出

日付 注意事項/コメント/変更内容

2013 年 3 月 28 日 データ オブジェクト - 申請:

• 申請タイプ コードから申請タイプに変更されました。

• 以下が追加されました:

 代理が作成

 場所の最高リスク レベル（リスク マネジメントで使用。準備中）

 主な目的地のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。準備中）

データ オブジェクト - 申請エントリ - を追加しました:

• 場所のリスクレベル （リスク マネジメントで使用。準備中）

• 日別取引回数 (複数の経費タイプ)

• 月別取引回数 (複数の経費タイプ)

• 週別取引回数 (複数の経費タイプ)

• 年別取引回数 (複数の経費タイプ)

データ オブジェクト - セグメント - を追加しました:

• 出発地場所のリスクレベル （リスク マネジメントで使用。準備中）

• 出発地場所のリスクレベル （リスク マネジメントで使用。準備中）

2013 年 3 月 4 日 代理店の提案機能はフランスでのみ利用可能という注意を追加しました。

2013 年 2 月 22 日 以下の情報を追加しました：

• 「出張申請」から「申請」へ名称変更（日本では 11 月に変更済）

• 条件編集ツールの [申請タイプ コード] フィールド

2013 年 1 月 18 日 申請データ オブジェクト オプションについての情報を追加しました:

• 主な目的地の都市

• 主な目的地の国

2012 年 12 月 28 日 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012 年 11 月 20 日 仮払制限の 2 つの監査ルールについての情報を追加しました。

日付 注意事項/コメント/変更内容

2012 年 10 月 19 日 申請エントリ データ オブジェクト オプションについての情報を追加しました：

• 日別総計 (複数の経費タイプ)

• 月別総計 (複数の経費タイプ)

• 週別総計 (複数の経費タイプ)

• 年別総計 (複数の経費タイプ)

2012 年 7 月 25 日 [ポリシー準拠] フィールドは申請提出イベントまたはセグメント送信イベントとともに使

用する必要がありますが、セグメント保存イベントとは使用しないよう注意を追加しまし た。

2012 年 7 月 13 日 [期間 (日)] フィールドに関する情報を追加しました。

2012 年 6 月 26 日 [ポリシー準拠] フィールドは申請提出イベントで使用する必要があるという注意を追加し

ました。

2012 年 6 月 22 日 ポリシー準拠オプションについての情報を追加しました。

2012 年 5 月 18 日 同席者ルールと支払先ルールについての情報を追加しました。

2012年4月26日 既定カスタム ルールについての情報を追加しました。

2012 年 4 月 20 日 都市と国を申請エントリに追加しました。

2012 年 3 月 23 日 申請入力保存先の定義を変更しました。このルールは申請の金額フィールドに適用され、

セグメントまたは入力の保存時に発動します。

仮払申請金額の総計を申請データ オブジェクトに追加しました（申請に基づく複数の仮払 申請）

2012 年 1 月 20 日 データ オブジェクト申請の新規オプション「承認後の撤回経験あり」を追加しました。

2011 年 12 月 19 日 データ オブジェクト申請の新規オプションを追加しました。

2011 年 11 月 18 日 処理者と仮払申請の新規フィールドおよびオブジェクトを追加しました。

2011 年 10 月 24 日 セグメント カスタム フィールドと新規申請エントリ フィールドに関する情報を追加しま

した。

2011 年 7 月 22 日 ユーザー インターフェイスの変更 - 「申請」から「出張申請」へ変更しました。メニュー

オプションとスクリーン ショットを更新しました。

日付 注意事項/コメント/変更内容

2011 年 6 月 3 日 「申請」から「出張申請」に変更しました。他の変更はありません。

2011 年 5 月 20 日 データ オブジェクト申請の情報が追加されました：

• 規定外フラグを承認済

• 限度額承認済

• 添付ファイルあり

データ オブジェクト セグメントの情報が追加されました：

• 出発国グループ

• 到着先国グループ

2011 年 3 月 18 日 申請、申請エントリ、およびセグメントの新規フィールドについての情報を追加しまし

た。

2011 年 1 月 21 日 以下を変更しました：

• 現在の機能セットに一致させるよう更新を行いました。

• 著作権を更新し、商標を変更しました。

2010 年 10 月 15 日 初版発行

監査ルール

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定 のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定 的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の

Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必 要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。

セクション 2: 申請 / 購買申請 / 事前申請

事前申請サービス（旧称 購買申請）は、Request または Concur Request とも呼ばれます。

セクション 3: 事前申請の機能の概要

ユーザーへの表示、承認者への表示、ワークフロー設定、基本的な設定など、申請の全般情報に ついては、設定ガイド「事前申請 : Overview」をご参照ください。

セクション 4: 事前申請の構成

事前申請に関する実装をすべて行った場合でも、全機能は利用可能な状態になりません。

構成 事前申請の利用

スタンドアロン オプションで利用可能

経費精算と統合（出張予約なし） オプションで利用可能

構成 事前申請の利用

出張予約と統合（経費精算なし） オプションで利用可能

経費精算および出張予約と統合 オプションで利用可能

セクション 5: 監査ルールの概要

監査ルール ツールは [Request 管理] にあり、カスタム監査ルールの作成と管理に使用します。

カスタム監査ルールは、事前申請ユーザーが入力した情報を監視するために使用するもので、イ ベントで発動します。これは、会社固有の設定や Travel & Entertainment （T&E） のルール に合わせて管理者が作成することができます。たとえば、申請の承認者によるコメント（説明）

が申請に含まれている場合、過去の開始日を含む申請をユーザーが作成できるかどうかが、会社 のポリシーによって決まるとします。この場合、管理者は、申請開始日と申請作成日を比較し、

必要に応じてメッセージを表示するという監査ルールを作成することができます。

経費精算ユーザーの活動を監視するには、以下の例のようなカスタム監査ルールを使用してくだ さい。

• 申請開始日 / 終了日を監視

• 特定の国への出張に対してメッセージを発行

• 特定の従業員からのすべての申請を監視

• 申請が完全に配賦済かどうかを確認

NOTE:

既定監査ルール

カスタム監査ルールは既定でいくつか事前に用意されています。詳細については、本ガイドの

「事前設定済の監査ルール」をご参照ください。

セクション 6: 監査ルールの一般概念

カスタム監査ルールは if - then 形式の条件文です。if で定義された条件に合致する時に規定外 フラグが生成されます。

条件 (if - then 形式の条件文の if にあたる部分）

カスタム監査ルールを作成あるいは編集する際は、管理者が条件式を定義します（ルールの if の部分です）。式には、[および] や [または] で区切った複数の条件を含むことができます。以 下はその例です。

• 管理者が申請開始日と申請作成日を比較するとします。「申請作成日より早い申請日」

の条件を以下に示します。

•

1 人の従業員が提出したすべての申請を監視するとします。「Chris Smith （従業員

ID=5790556) によって提出されたすべての申請のレビュー」に合致する条件は以下の



イベント（発動）

カスタム監査ルールを作成または編集する際には、管理者はルールを発動させるイベントを指定 する必要があります。以下がその例です。

イベント 説明

申請配賦の保存 配賦の「行項目」が保存されるたびにルールが発動します。

同席者がある申請エン トリの提出

申請エントリの同席者フィールドに適用し、申請エントリが提出された際に 発動します。

申請予算の提出 申請が提出された際、予算の見通しサービスがアクティブ化され発動してい ると適用されます。

申請エントリの保存 申請の金額フィールドに適用され、セグメントまたは入力の保存時に発動し ます。

申請エントリの提出 申請の金額フィールドに適用され、セグメントの提出時に発動します。

申請の提出後 申請がワークフローの最初のステップに入るとただちにルールが発動しま す。規定外フラグによって申請の提出が拒否されることはありません。

申請保存 ユーザーや承認者、処理者が申請ヘッダーの情報を保存すると、ただちにル ールが発動します。

申請提出 申請が提出されると、ルールが発動します。

規定外フラグ レベル限度（申請の提出を拒否されるレベル。詳しくは本ガイ ドの「規定外フラグ」を参照）を超える規定外フラグが生成された場合は、

申請は提出されず、ワークフローの最初のステップを開始することができま せん。

セグメントの保存 ユーザーや承認者、処理者がセグメントを保存するとルールが発動します。

注意： [セグメントの保存] によって発動するルールの条件に、申請フィール ドが含まれている場合は、[申請の保存] でも同様にルールが発動します。

セグメントの提出 セグメントが提出されると、ルールが発動します。

注意： セグメント提出ルールは [申請の提出] ルールの前に処理されます。

規定外フラグ (if - then 形式の条件文の then にあたる部分）

管理者は、カスタム監査ルールを作成または編集する際に、規定外フラグを指定する必要があり ます。これは、if - then 形式の条件文の then にあたる部分です。すべての規定外フラグには以 下が含まれます。

• 規定外フラグ コード: すべて大文字で 8 桁までの英数字のコード。会社が定義します。

• 規定外フラグ レベル: 規定外フラグのレベルを何段階にするか会社が決定します（99ま で）。たとえば、ある会社では 6 段階の規定外フラグ レベルを設けるとします。レベ ル 1 はささいな違反、レベル 6 が重大な違反です。

また、会社は規定外フラグの重大な違反のレベルにおいて、ユーザーの申請の提出を拒 否するレベルを指定します。たとえば、レベル 6 の規定外フラグを含む場合は申請を提 出できない、というように設定します。

規定外フラグの例: 申請開始日が申請作成日より前のケースを考えてみましょう。

 ユーザーが有効な理由を提示し、会社がその状況を許可する場合、管理者は規定外 フラグ レベルを 1（提出は拒否されない）に設定することができます。

 開始日が作成日より前のケースを会社が許可しない場合、管理者は規定外フラグ レ ベルを 6（提出を拒否）に設定します。

• 規定外フラグ メッセージ: 上記のようなケースの場合、管理者は以下のようなメッセー ジを作成できます。

 「申請開始日が申請作成日より早くなっています。この申請は、コメント フィール ドに有効な理由を提示しない限り承認されません。」

 「申請開始日が申請作成日より早くなっています。この申請は提出できません。」

表示先

管理者は、ルールを作成または編集する際に、規定外フラグ メッセージの閲覧者を定義する必 要があります。

• 出張者（ユーザー）、承認者、および処理者： たとえば、ユーザーがセグメントを保存 した時にルールが発動し、規定外フラグ メッセージをユーザーと承認者、処理者に表示 するというルールを管理者が作成したとします。その場合、ルールの条件に合致するセ グメントをユーザーが保存した時に、ユーザー、承認者、処理者に規定外フラグ メッセ ージが表示されます。

• 承認者と処理者： ユーザーには規定外フラグ メッセージを表示しません。したがって、

規定外フラグが発生したことをユーザーが知ることはありません。

• 処理者：ユーザーと承認者には規定外フラグ メッセージを表示しません。したがって、

規定外フラグが発生したことをユーザーと承認者が知ることはありません。

規定外フラグ メッセージは次のように表示されます。

• 赤のアイコンの規定外フラグの場合、申請は提出を拒否されます。

• 黄のアイコンの規定外フラグの場合、申請は提出を拒否されません。

概要 – カスタム監査ルール作成の基本操作

カスタム監査ルールの if 部分を完成させるには、管理者は次の操作を行います。

1. ルール名をつける

2. ルールを発動するイベントを指定する

3. ルールを編集できる（グループ構成の）管理者を指定する

4. ルールを適用するグループ構成を指定する

5.

[監査ルール] の条件編集ツールを使って条件を定義する

カスタム監査ルールの then 部分を完成させるには、管理者は次の操作を行います。

1. 規定外フラグ メッセージの表示先を定義する。

 出張者（ユーザー）、承認者、処理者

 承認者と処理者

 処理者

2. 以下を含む、適切な規定外フラグを使用（または作成）する。

 規定外フラグ コード

 規定外フラグ レベル

 規定外フラグ メッセージ

セクション 7: 条件式を理解する

条件式を作成、編集する際には、以下の点を考慮してください。

• 式に含める条件の数に制限はありません。

• 条件は一般的にフィールド、演算子、値の順に組み合わせたものです。以下が例です。

 フィールドはデータ オブジェクト（基本的にデータベース テーブル）とデータ オ ブジェクト内のフィールド（基本的にデータベースの列）で構成されています。選 択したフィールドによって条件のデータ タイプ（数字、テキスト、日付など）が定 義されます。

 事前定義されている比較演算子のリスト（等しい、等しくない、より大きい、な ど）から 1 つ選択します。比較するデータの型によって演算子のリストは変わりま す。

 値は固定値です。また、フィールドと同様にどのようなデータ タイプでも使用可能 です。ただし値のデータ タイプは、フィールドのデータ タイプと一致している必要 があります。



2 つ目の条件を作成する場合は、フィールドのデータ タイプが 1

と一致している必要があります。

• 条件式に複数の条件を組み合わせる場合は、[および] もしくは [または] で区切ります。

• 括弧を使用して、オプションで [および] / [または] の演算の順序を定義できます。括弧 がない場合は、左から右へ [および] / [または] の演算を実行します。[および] を [また は] に優先させていなければ、単純に左から右へ計算します。

• 条件式に括弧を使用する場合、左括弧の数は右括弧の数に一致していなければなりませ ん。両括弧はそれぞれ 3 つまで使用可能です。

括弧の配置および左右括弧の数が正しい例 :

(条件 1) および (条件 2)

左右括弧の数は一致しているが、括弧が正しくない例 : 条件 1) および (条件 2

条件 1) および (条件 2) または (条件 3

(条件 1)) および (条件 2

• 条件式では、すべての必要条件を含めたり除外する場合に正確であることが必須です。

演算子の例

演算子は、管理者がどのデータ オブジェクトおよびフィールドを選択するかによって大きく異 なります。以下のテーブルは、データ オブジェクトおよびフィールドを含む演算子の使用例で す。

演算子 例

次に等しい [従業員 ID] が 次に等しい 値：「1234567890」

次に等しくない 申請の [ポリシー] が 次に等しくない 「US 経費ポリシー」

次に含まれる 申請の [仮払通貨] が 次に含まれる 「ARS」、「BSD」

次に含まれない 申請の [エントリの経費タイプ] が 次に含まれない 「航空運賃」、

「レンタカー」、「ホテル」

次より大きい セグメントの [ポリシー準拠] が 次より大きい 「5」

演算子 例

次より大きいか等しい 申請の [承認総額] が 次より大きいか等しい 「10000 ユーロ」

次より小さい セグメントの [到着地のリスク レベル] が 次より小さい 「3」

次より小さいか等しい 申請の [期間 (日)] が 次より小さいか等しい 「5」

次で始まる 申請の [カスタム 01] が 次で始まる 「123」

次で終わる 申請の [カスタム 03] が 次で終わる 「RnD」

次を含む 申請の [目的] が 次を含む 「会議」

次を含まない 申請の [名前] が 次を含まない 「Workcouncil」

空 セグメントの [サービス クラス] が 空

空でない 申請の [名前] が 空でない

次の前 セグメントの [到着日] が 次の前 セグメントの [出発日]

当日でない 申請の [承認日] が 当日でない：「日曜日」

今日から次の日数後以内でない 申請の [承認日] が 今日から次の日数後以内でない 「5」 (日)

が未来 (GMT のみで使用) 申請の [承認期限] が未来 (GMT のみで使用)

次の後 申請の [作成日] が 次の後 セグメントの [出発日]

今日から次の日数前以内 申請の [提出日] が 今日から次の日数前以内 「7」(日)

が過去 (または現在) (GMT のみで 使用)

申請の [承認期限] が過去 (または現在) (GMT のみで使用)

今日から次の日数後以内 申請の [承認期限] が 今日から次の日数後以内 「5」(日)

今日から次の日数前以内でない 申請の [提出日] が 今日から次の日数前以内でない 「7」(日)

当日 セグメントの [出発日] が 当日： 「土曜日」

セクション 8: 条件ページ

[監査ルール] の [条件] ページは、 [ワークフロー] や [処理者] に使用する [条件] ページと似

表 1: [条件] ページの説明 フィールド 説明

A： 括弧 条件の組み合わせにより、使用できる括弧の数は 3 つまでです。

B： データ オブジェク ト

表示される選択肢は、ルールを発動させるイベントによって異なります。

• 代理店（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください。）

• 同席者総額（同席者がある申請エントリの提出イベントがある場合の み）

• 予算金額（予算の見通し機能で使用。設定ガイド「事前申請： 予算の 見通し」をご参照ください。）

• 従業員

• 申請

• 申請配賦

• 仮払申請

• 申請エントリ（申請の金額フィールド）

• 申請エントリの同席者を申請

• 申請規定外フラグ

• セグメント

C： フィールド/値 補助ペインの項目をクリックします。このペインに表示される情報は、[デ

ータ オブジェクト] リストから選択した項目によって変わります。

下の表 2 をご覧ください。

D： 演算子 補助ペインの項目をクリックします。補助ペインに表示される情報は、管理

者の設定によって変わります。

E： データ オブジェクト 前に行った選択から判断した最適なオプションがあらかじめ入力されていま

す。必要に応じて変更してください。

F： フィールド/値 補助ペインの項目をクリックします。このペインに表示される情報は、[デ

ータ オブジェクト] リストから選択した項目によって変わります。

下の表 2 をご覧ください。

G: 右括弧 条件の組み合わせによって 0 から 3 の括弧数を選択します。

フィールド 説明

H: [および] / [または] 現在の条件と次の条件を連結する際にいずれかをクリックしてください。

表 2: データオブジェクトおよび関連する選択肢 データ オブジェクト オプション

代理店 代理店の提案タイプ（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請:

Agency Proposals」をご参照ください。）

同席者総額 同席者がある申請エントリの提出イベントでのみ表示されます。

コスト - 四半期の合計 - すべて コスト - 四半期の合計 - 従業員

コスト - 年の合計 - すべて コスト - 年の合計 - 従業員



予算金額 使用されている予算金額 （%値） （設定ガイド「事前申請： 予算の見通 し」をご参照ください。）

従業員 アクティブ 銀行口座通貨 銀行口座ステータス 銀行口座はアクティブです 仮払残高

都市 居住国

カスタム 01 - 22 メール アドレス 従業員の名 従業員 ID 従業員の姓 法人カードあり

未使用のカード取引あり テスト ユーザー

データ オブジェクト オプション

元帳 ロケール ログオン ID 最も古い仮払発行日 組織単位（1～6）

未使用のカード取引の支払タイプ 払戻通貨

払戻方法 都道府県

申請 代理店オフィス

承認ステータス 承認期限

代理によって承認済 許可日

仮払申請ポリシー固定限度額（設定ガイド「事前申請: 仮払申請」をご参照く ださい。)

代理が作成 作成日 通貨

カスタム 01 - 20

日付が他の申請と重複（本ガイドの「指定オプションについての注意」をご 参照ください。）

期間（日数） （本ガイドの「指定オプションについての注意」をご参照くだ さい。）

終了日 終了時刻

承認後の撤回経験あり 差戻し履歴あり 規定外フラグを承認済 規定外フラグ レベルの総計 延長日数

データ オブジェクト オプション

最初の承認日 最初の提出日

代理店予約セグメントあり 添付ファイルあり 仮払申請あり コメントあり

イベント申請あり（設定ガイド「事前申請: イベント申請」をご参照くださ い。）

規定外フラグあり 予想経費あり

オフライン代理店セグメントあり（本ガイドの「指定オプションについての 注意」をご参照ください。）

セグメントまたは経費あり

廃止された選択承認あり（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請:

Agency Proposals」をご参照ください。）

自己予約セグメントあり 階層ノード キー

場所の最高リスク レベル（リスク マネジメントで使用。設定ガイド「事前申 請: Risk Management」をご参照ください。）

クローズ/非アクティブ 削除済

予約ポリシーを無視（オフライン/オンライン ポリシーを強制で使用、設定ガ イド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください。）

限度額承認済 主な目的地の都市 主な目的地の国

主な目的地のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。設定ガイド「事前 申請: Risk Management」をご参照ください。）

最高の規定外フラグ レベル 名前

ポリシー

データ オブジェクト オプション

処理担当者入力日 目的

申請ポリシー 申請タイプ 開始日 開始時刻 提出日

代理人によって提出

総計の仮払関連申請の入力（設定ガイド「事前申請: 仮払申請」をご参照くだ さい。）

承認総額 仮払申請総計

仮払申請総額 - 日別限度額 承認済総額

計上総額 残金総額

申請配賦 カスタム 01 - 20

仮払申請 口座コード

申請金額

日別限度額（設定ガイド「事前申請: 仮払申請」をご参照ください。）

申請名

仮払の通貨 申請日 ステータス

申請エントリ 金額

日別総計

日別総計 (複数の経費タイプ) 月別総計

月別総計 (複数の経費タイプ)

データ オブジェクト オプション

週別総計

週別総計 (複数の経費タイプ)

年別総計

年別総計 (複数の経費タイプ)

承認金額

同席者あたりの平均コスト 都市

国

通貨

カスタム 01 - 40 入力の説明

為替レート 経費タイプ 外貨金額

配賦あり 同席者あり コメントあり

規定外フラグあり セグメントあり

完全に配賦済（設定ガイド「事前申請: 配賦」をご参照ください。)

場所のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。設定ガイド「事前申請:

Risk Management」をご参照ください。）

同席者数

組織単位（1 ～ 6）

取引日

日別取引回数（複数の経費タイプ）（本ガイドの「指定オプションについて の注意」をご参照ください。）

月別取引回数 (複数の経費タイプ)

データ オブジェクト オプション

週別取引回数 (複数の経費タイプ) 年別取引回数 (複数の経費タイプ)

支払先 支払先名

申請エントリの同席者 を申請

承認済取引金額（「入力同席者」データ オブジェクトの「取引金額」 と同 等）

役職

同席者タイプ

社用車

カスタム 1 - 25 外部 ID

名

インスタンス数 姓

ミドルネームの頭文字 サフィックス

申請規定外フラグ 規定外フラグ コード 規定外フラグ レベル

セグメント 到着日

到着枠（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください。）

到着時刻

予約元（本ガイドの「指定オプションについての注意」をご参照くださ い。）

サービス クラス

クラス

カスタム 01 - 40 出発日

データ オブジェクト オプション

出発枠（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください。）

出発時刻 出発地詳細 到着地詳細

出発国 出発国グループ 出発地名

出発地のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。設定ガイド「事前申 請: Risk Management」をご参照ください。）

規定外フラグあり

代理店予約済 自己予約済 乗客名簿

ポリシー準拠（本ガイドの「指定オプションについての注意」をご参照くだ さい。）

セグメント タイプ

サービス名（代理店の提案機能で使用。設定ガイド「事前申請: Agency Proposals」をご参照ください。）

到着国

到着先国グループ 到着地名

到着地のリスク レベル（リスク マネジメントで使用。設定ガイド「事前申 請: Risk Management」をご参照ください。）

車両タイプ

支払先 支払先名

セクション 9: 手順: カスタム監査ルール

カスタム監査へのアクセス



[管理] ＞ [事前申請] ＞ [監査ルール] （左側メニュー）の順にクリックします。 [監査ルール]

の [カスタム] タブが表示されます。

カスタム監査ルールの追加



1. [カスタム] タブで、[新規] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。

2. 適切なフィールドを入力します。

フィールド 説明

ルール名 分かりやすいルール名をつけてください。

イベント ルールを発動するイベントを選択します。



編集を許可 監査ルールを編集できるグループ構成を選択します。

フィールド 説明

適用先 ルールを適用するグループ構成を選択します。

（条件フィール ド）

[イベント] リストの [同席者がある申請エントリの提出] を選択する と、同ページ上に追加フィールドが表示されます。



アクティブ ルールの編集を完了してアクティブ化するには、[はい] を選択します。

3. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。

4. 補助ペインから適切なフィールドを選択します。



5. [挿入] や [削除] を使いながら同様のステップを繰り返し、すべての条件を完成させま

す。

 [挿入] をクリックすると、新しい条件が下に追加されます。

 既にある条件の間に新しい条件を挿入したい場合は、新しい条件を挿入したい位置 の下にある条件をクリックします。[挿入] をクリックします。新しい空白列が表示 されます。

6. すべての条件を追加したら、 [次へ] をクリックします。[規定外フラグ] ステップが表 示されます。

7. [規定外フラグの表示先] リストから規定外フラグ メッセージを閲覧できるユーザーを

クリックで選択します。

 出張者、承認者、および経費の処理者

 承認者と経費の処理者

 経費の処理者

8. 規定外フラグに対しては、次の操作が可能です。

 既存の規定外フラグを使用できます。使用するには、目的の規定外フラグをクリッ クします。[規定外フラグ コード]、[規定外フラグ レベル]、[規定外フラグ テキス ト] フィールドがページ上部に表示されます。

 規定外フラグを新規作成できます。

• [新規] をクリックします。[新規規定外フラグ] ウィンドウが表示されます。

•

3 つのフィールドをすべて入力します。

• [保存] をクリックします。

9. [完了] をクリックします。

カスタム監査ルールのコピー

類似するカスタム監査ルールをコピーし編集することで、ルールの作成を省略することができま す。





1. [カスタム] タブで、コピーしたいルールを選択します。

2. [コピー] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。

3. 必要な変更を加えます。

4. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。

5. 必要に応じて条件を編集します。

6. [次へ] をクリックします。[規定外フラグ] ステップが表示されます。

7. 必要な変更を加えます。

8. [完了] をクリックします。

カスタム監査ルールの修正



をご参照ください。



1. [カスタム] タブで次のいずれかの操作を行います。

 変更するルールをクリックで選択して、[修正] をクリックする。

– または –

 ルールをダブル クリックする（ルール名だけでなく、行上のどこでも選択可能）。

[監査ルール] ステップが表示されます。

2. 必要な変更を加えます。

3. [次へ] をクリックします。[条件] ステップが表示されます。

4. 必要に応じて条件を編集します。

5. [次へ] をクリックします。[規定外フラグ] ステップが表示されます。

6. 必要な変更を加えます。

7. [完了] をクリックします。

カスタム監査ルールの非アクティブ化/アクティブ化

使用する準備ができたらルールをアクティブ化します。

NOTE:

い時に利用することができます。



1. [カスタム] タブで目的のルールをクリックします。

2. [非アクティブ化] または [アクティブ化] のうち、適用したい方をクリックします。

カスタム監査ルールの削除

ルールを一度削除してしまうと、元に戻せません。使用しない場合は削除する代わりに非アクテ ィブ化することをお勧めします。



1. [カスタム] タブで目的のルールをクリックします。

2. [削除] をクリックします。

カスタム監査ルールの閲覧



1. [カスタム] タブで目的のルールをクリックします。

2. [修正] をクリックします。[監査ルール] ステップが表示されます。

3. [次へ] をクリックしてページを移動します。

4. 閉じるには [完了] をクリックします。

セクション 10: 事前設定済の監査ルール

いくつかのルールが既定で事前設定され提供されています。それらを、修正、コピー、アクティ ブ化、非アクティブ化、または削除することができます。

既定監査ルール 詳細情報について

車両到着都市はイベント保存時に必須

車両到着都市はイベント送信時に必須 車両出発都市はイベント保存時に必須 車両出発都市はイベント送信時に必須

このようなルールは、代理店の提案機能で使用さ れています。



仮払関連申請のエントリ

仮払申請警告限度額 週末の経費

為替レート不明

これらのルールについての詳細は以下の通りで す。

イベント送信で選択された無効な提案 このルールは代理店の提案機能で使用されます。



必須エントリ このルールについては以下に説明します。

仮払関連申請の入力

このルールの全体的な説明については、設定ガイド「事前申請： 仮払申請」をご参照ください。

オプション 説明

イベント 申請提出

編集を許可 グローバル

適用先 グローバル

アクティブ いいえ

条件

規定外フラグの表示 先

出張者、承認者、および処理者

規定外フラグ コード CALWARN2 規定外フラグ レベル 1

規定外フラグ テキス ト

申請済の仮払申請は上記...

仮払申請警告限度額

このルールの全体的な説明については、設定ガイド「事前申請： 仮払申請」をご参照ください。

オプション 説明

イベント 申請提出

編集を許可 グローバル

オプション 説明

適用先 グローバル

アクティブ いいえ

条件

規定外フラグの表示 先

出張者、承認者、および処理者

規定外フラグ コード CALWARN1 規定外フラグ レベル 1

規定外フラグ テキス ト

申請済の仮払申請は上記...

週末の経費

この監査ルールは、申請された経費が土曜日または日曜日に発生していることをユーザー、承認 者、および処理者に通知します。このルールは、申請の提出を拒否するものではありません。

オプション 説明

イベント 申請エントリの保存

編集を許可 グローバル

適用先 グローバル

オプション 説明

アクティブ いいえ

条件

規定外フラグの表示 先

出張者、承認者、および処理者

規定外フラグ コード REQEXPWE 規定外フラグ レベル 1

規定外フラグ テキス ト

週末に経費が発生しています。

為替レート不明

この監査ルールは、為替レートが未入力であることをユーザーに通知します。このルールは申請 の提出を拒否します。

オプション 説明

イベント 申請エントリの保存

編集を許可 グローバル

適用先 グローバル

アクティブ はい

オプション 説明

条件

規定外フラグの表示 先

出張者、承認者、および処理者

規定外フラグ コード NOEXRATE

規定外フラグ レベル 2147483647 (提出を拒否) 規定外フラグ テキス

ト

レポート/申請が参照する通貨に対し適切な為替レートが見つかりません。別 のポリシーを選択するか、システム管理者に連絡してください。

必須入力

この監査ルールは、1つ以上のセグメントまたは

1

NOTE:

（ヘッダー上）のみなど、セグメントのない申請または予想経費のない申請を提出する ことができます。

オプション 説明

イベント 申請提出

オプション 説明

編集を許可 グローバル

適用先 グローバル

アクティブ はい

条件

規定外フラグの表示 先

出張者、承認者、および処理者

規定外フラグ コード HDRONLY

規定外フラグ レベル 2147483647 (提出を拒否) 規定外フラグ テキス

ト

この申請にはセグメントまたは経費がありません。この申請を提出するに は、1つ以上の入力データを作成する必要があります。

セクション 11: 付録 - 指定オプションについての注意

データ オブジェクト: セグメント / フィールド: 予約元

特定のセグメント予約ソースに適用するルールを作成できます。たとえば、以下からセグメント を含める、または除外することができます。

•

Amadeus E-Travel

• 出張予約

•

TripLink (Open Booking)

•

Travel Supplier

•

TripIt

データ オブジェクト： セグメント / フィールド： ポリシー準拠

このオプションは事前申請を出張予約と統合している（[Travel で開始] の処理フローを使用）、

またはオフライン PNR の取得をしているお客様に限り適用されます。出張者または TMC の一 方が、セグメントや旅程の詳細の一部としてポリシー準拠の値を送る場合があります。

ポリシー準拠の値

[ポリシー準拠] フィールドは、[セグメント] のデータ オブジェクトに対し利用可能です。管理 者はこのフィールドを使用して、出張またはセグメントが会社の出張ポリシーを順守していない ことを申請の承認者に通知するルール（規定外フラグ メッセージによって）を作成することが できます。出張ポリシーは出張予約モジュールで設定することもできます。

ポリシー準拠の値の範囲は 0～100 で、0 および 5 = 準拠となり、5 より数字が大きくなるほ ど準拠の度合が低い、ということになります。事前申請は、セグメントおよび旅程のレベルの両 方でポリシー準拠フラグを受け取る場合があります。ポリシー準拠度が最も低い値は保存されま す。

ポリシー準拠の値は 0 から 100 まであり、出張予約の様々なルール アクションと対応していま す。事前申請は下記の値をサポートしています。

ポリシー準拠の 値

説明 処理フロー

0 旅程やセグメントは会社の出張ポリシーに適合し ています。

5 「LLF から除外」アクションを含む出張ルールが 発動します。

推奨業者にて予約が完了 し、出張ポリシーに適合す る最低航空運賃より高い場 合に適用されます。

10 「レポートのログ」アクションを含む出張ルール が発動します。

ポリシー準拠の 値

説明 処理フロー

10 「事前申請とログを要求」アクションを含む出張 ルールが発動します。

ユーザーが承認済の申請か ら出張を予約した場合に適 用されます（事前申請から 出張予約の処理フロー へ）。

20 「事前申請と通知を要求」アクションを含む出張 ルールが発動します。

ユーザーが承認済の申請か ら出張を予約した場合に適 用されます（事前申請から 出張予約の処理フロー へ）。

20 「マネージャーへの通知」アクションを含む出張 ルールが発動します。

30 「事前申請とログを要求」アクションを含む出張 ルールが発動します。

ユーザーが承認済の申請な しで出張を予約した場合に 適用されます（事前申請か ら出張予約の処理フロー へ）。

30 「事前申請と通知を要求」アクションを含む出張 ルールが発動します。

ユーザーが承認済の申請な しで出張を予約した場合に 適用されます（事前申請か ら出張予約の処理フロー へ）。

100 旅程やセグメントが会社の出張ポリシーに適合し ていません。

出張予約のルール

このフラグは、出張または出張セグメント レベル（A- 空路、C - レンタカー、H - ホテル）で 構成されるすべての出張予約モジュールのルールを反映します。出張のポリシー違反は出張のセ

グメントにコピーされます。ひとつのセグメントに対し複数のポリシー違反レベルがある場合、

最も高い（重大度の高い）レベルが採用されます。

ユーザーがフライトやレンタカーなどを出張予約で検索する際、それぞれの検索結果（たとえば、

利用可能なフライト）が [予約] ボタンとともに表示されます。[予約] ボタンには以下の表示が あります。

• 緑: ポリシー範囲内のフライトです。出張予約のルールに適合しています。ユーザーは 会社の出張ポリシーに準拠したフライトの選択が可能です。この場合、ポリシー準拠の 値は 0 または 5 です。

• 黄: フライトはポリシー範囲外ですが、ユーザーは予約を拒否されません。ユーザーの 出張承認者には通知されています。この場合、ポリシー準拠の値は 10 または 20 です。

• 赤: フライトはポリシー範囲外であり、ユーザーの出張承認者から承認が得られるまで、

ユーザーは予約を確定できません。この場合、ポリシー準拠の値は 20 以上です。

• グレー: フライトは見れますが、選択できません。これらのセグメントは事前申請に一 切送られません。

事前申請のコンプライアンスおよび承認の観点から：

• 「緑」のオプションは、出張ポリシーの範囲内であり申請の承認に際し問題になりませ ん。

• 「赤」および「黄」オプションは、申請の承認者の注視対象となります。

• 「グレー」のオプションは、事前申請に送られません。

監査ルールの例 承認者に通知

ポリシー準拠の監査ルール フィールドを使用すると、管理者は承認者にポリシー準拠の値が 5 以上でそのセグメントがポリシー範囲外であることを通知する監査ルールを作成できます。この 情報は、承認者が承認の判断をする際に有益です。

管理者は、以下を使用して監査ルールを作成します。

• イベント = セグメント保存

• データ オブジェクト = セグメント

• フィールド/値 = ポリシー準拠

• 演算子 = より大きい

• フィールド/値 = 5

NOTE:

れた、または出張予約モジュールにおいて赤または黄の [予約] ボタンで予約さ れたセグメントの規定外フラグを発動します。出張予約から送信されるポリシー 準拠の低い値を無視したい場合、管理者はこの値をより高く設定することがきま す。

これにより、すべての監査ルールのように、管理者は規定外フラグ メッセージを使用（または 作成）し、規定外フラグ メッセージが誰に表示されるかを決定することができます。この場合、

承認者は規定外フラグを必ず見る必要があり、ユーザーは任意でメッセージを見ることができま す。

データ オブジェクト： 申請 / フィールド： 日付が他の申請と重複

概要

管理者は新しいフィールド [日付が他の申請と重複] を使ってカスタム監査ルールを作成し、重 複する日付をチェックすることができます。ユーザーが申請を新規作成または既存の申請を編集 して保存する際、 モジュールはそのユーザーが持つ他の申請の日付範囲とその申請の日付範囲 を比較します。重複が見つかった場合はユーザーにメッセージを表示します。

この例では、ユーザーが既に持っている申請 A の開始日が

12

9

12

12

12

11

12

13

フィールドを使用する

[カスタム] タブの [監査ルール] ステップで [申請の保存] イベントを使用します。残りのフィ ールドを通常どおりに入力します。

[条件] ステップで [申請] のデータ オブジェクトおよび [日付が他の申請と重複] を使用します。

残りのフィールドを通常どおりに入力します。

[規定外フラグ] ステップで新規規定外フラグを作成します。通常どおり、提出を許可または拒 否に定義したり、メッセージやその他を編集することができます。

データ オブジェクト： 申請 / フィールド： 期間（日）

会社のポリシーにより、出張が 7 日未満の場合はクリーニング経費が許可されないとします。

管理者は、短期の出張で予想されるクリーニング経費に対して規定外フラグを生成する監査ルー ルを作成することができます。規定外フラグ メッセージによって、ユーザーが承認者に対して 説明（コメント）を提示する必要があると示すことができます。

[期間（日）] フィールドは申請ヘッダーに利用できます。これは、出張の長さを示す計算フィ ールドです（終了日 - 開始日 + 1）。このフィールドでは、ヘッダーに開始日と終了日を使用 します。どちらかのフィールドが空白の場合、[期間 (日)] フィールドにはゼロが表示されます。



Fields」をご参照ください。

データ オブジェクト： 申請 / フィールド： オフライン代理店セグメントあり

[オフライン代理店セグメントあり]

備忘メール ルールなどに使用することができます。この属性は代理店によって管理されている

（個人手配ではない）セグメントが申請に含まれているかどうかを判断するために使用されます。

例： 代理店が管理しなければならないセグメントが申請に含まれていない時、[TMC 代理店] の ステップをスキップするには、下記のワークフロー ルールを作成してください。

データ オブジェクト： 申請エントリ / フィールド： 期間別の取引総額 (複数の経費タイ プ)

4

• 日別取引回数 (複数の経費タイプ)

• 週別取引回数 (複数の経費タイプ)

• 月別取引回数 (複数の経費タイプ)

• 年別取引回数 (複数の経費タイプ)

このような監査ルール オプションにより、選択した経費タイプが一定の期間に何回使用された かカウントが提示されます。これを使用して、日、週、月、年における単純な使用限度を設ける ことができます（取引日に基づく）。

たとえば、管理者は、セミナーと見本市の申請が年に 4 つ以上ある場合に規定外フラグを生成 するルールを作成できます。

イベント： 同席者がある申請エントリの提出

!

[イベント] リストで [同席者がある申請エントリの提出] をクリックすると、追加のフィールド が表示されます。

フィールド 説明

同席者の総計に使用 する経費タイプ

このフィールドは、同席者がある申請エントリの提出イベントを選択する と、常に表示されます。

経費の経費タイプをクリックして、同席者総額に含まれるようにします。

同席者の総計に使用 する経費カテゴリー

このフィールドは、事前申請で旧版の購買申請機能から事前申請に移行して いるお客様のみに表示されます。

経費の経費カテゴリーをクリックして、同席者総額に含めます。

申請グループ基準フ ィールド値

このフィールドは、[設定] タブ上の [管理] > [経費精算] > [同席者] に [申 請の監査ルールのグループ基準フィールド] が定義されている場合にのみ表 示されます。

総計を計算する対象の同席者をさらに定義するために使用する [グループ基 準] フィールドの値（[経費精算の管理] で定義）を入力します。

機能説明

同席者がある申請エントリの提出イベントは、提出済のレポートの提出済金額と許可済残額を合 計します。たとえば、このイベントを使用すると、監査ルールは承認金額の残金と同席者に対し て提出された経費の合計が 1 年につき同席者１人あたりの制限である 100.00 を超えていない かどうかチェックします。

次の点に注意してください:

• カスタム フィールド [申請の監査ルールのグループ基準フィールド] は同席者の申請エ ントリをグループ化して監査するよう設定することが可能です。このフィールドが設定 されていない場合は（[管理] > [経費精算] > [同席者] > [設定]）、監査ルールに対し すべての申請エントリが計算に含まれます。

• 同席者の限度額が変更されても、システムは既存のレポートや申請を再評価しません。

新しい限度額はその同席者が次回エントリに使用されたときに適用されます。

たとえば、ユーザー1が同席者

A、B、C

50

同席者 許可済 申請の使用済金

額 申請の残金 提出された実 質経費

同席者ルールに 対する「使用 済」の総額

A $50 0 0 0 $50

B $50 0 0 0 $50

C $50 0 0 0 $50

今度はユーザー 2 が同席者

A

B

同席者 許可済 申請の使用済金

額 申請の残金 提出された実 質経費

同席者ルールに 対する「使用 済」の総額

A $50 0 0 $25 $75

B $50 0 0 $40 $90

C $50 0 0 0 $50

ここで、ユーザー 1 は申請と関連付けられた経費精算レポートを提出します。3 人の同席者そ れぞれに対する経費の金額は $40 です。申請の使用済金額は実質経費の金額によって増え、残 りの金額はその分減ります。

同席者 許可済 申請の使用済金

額 申請の残金 提出された実 質経費

同席者ルールに 対する「使用 済」の総額

A $50 $40 $10 $65 $75

B $50 $40 $10 $80 $90

C $50 $40 $10 $40 $50

申請が期限切れになると、各同席者に対する申請の残金はゼロになります。その結果、「使用 済」の金額が訂正されます。