設定ガイド (Concur Standard Edition) Expense: 経費タイプ

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Expense: 経費タイプ

設定ガイド (Concur Standard Edition)

最終更新日: 2015 年 5 月 15 日

以下のコンカーソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Integrated with Standard Travel  Integrated with Standard Expense  Stand-alone

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改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2015 年 5 月 15 日経費タイプの名称変更と削除による複雑さについて説明が追加されまし

た。また、QuickBooks Connector をご使用のお客様と QuickBooks Connector を使用しないお客様に表示される値の違い、およびグループ構成とグローバル構成の優先順位についての説明が追加されました。新 UI のスクリーンショットに更新しました。

2015年3月13日 2種類のユーザーインタフェースについての情報を削除しました。内容の変更はありません。

2014年9月16日 2種類のユーザーインタフェースについての情報を追加しました。内容の変更はありません。

2014 年 5 月 16 日初版（この内容は、元は Concur Standard 向け設定ガイド「Expense」

に含まれていました）。

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設定ガイド: Expense: 経費タイプ (Concur Standard Edition) 1 最終更新日: 2015年5月15日

経費タイプ

セクション 1: 概要

[経費タイプ管理] ページを使用して、経費に組織の勘定分類を設定することができます。ユー ザーの組織によって追跡される経費のタイプを決定し、タイプを追加または更新します。管理者は、経費エントリページまたは同席者ページの特定のフィールドの動作を変更することにより、

組織が経費精算レポートに対してより良い決定を行えるように支援することもできます。利用を開始しやすいように、Concur では一般的に使用される経費タイプのリストを提供しています。

経費タイプを設定すると、明確に定義された経費タイプのリストを設定するのに役立ちます。これにより、管理者と従業員は、どこにどれくらい支出しているのかがわかるようになります。管理者は、経費タイプをアカウントの表と連結して、経費の既定および異なる複数の勘定科目コードを設定します。

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ポリシーグループを作成すると、ポリシーグループごとに異なる経費タイプを設定できます。

すべてのグループに経費タイプ構成の任意の部分を割り当てるには、既定のグローバル構成をもとに行います。

定義

用語定義

経費タイプ経費タイプは、従業員に発生する経費を分類するために使用します。従業員が最初に経費エントリを作成するときに、経費タイプのリストがオプションとして表示されます。経費タイプの標準セットを使用すると、従業員が何に支出しているのか追跡しやすくなります。

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用語定義

勘定科目コード勘定科目コードは、管理者の [勘定科目表] の経費を計上するために使用する情報です。このコードは、必要に応じてテキストまたは番号にすることができます。経費タイプに勘定科目コードを対応付ける目的は、Concur と会社の会計システムを連携することです。経費タイプは Concur の中で定義されているものです。一方、勘定科目コードは会社の会計システム内で定義されているものです。経費タイプと勘定科目コードの対応表によって2つのシステムが連携します。この対応表により Concur から抽出された金額を正しく会計システムに適用し、さらに会計システムから総勘定元帳へ正しく記録することができます。異なる複数の勘定科目コードを使用している場合は、既定のコードを設定して、異なる勘定科目コードを [コスト追跡] の [リスト項目] ステップで作成したリストにマッピングする ことができます。

経費タイプの限度額経費タイプの限度額は、経費タイプごとに経費ポリシーの限度額を設定するのに使用されます。[この額以上の経費 にフラグを立てる] フィールドに値を入力します。入力し た金額を超える経費には、支出が経費ポリシーの範囲外であることが従業員にわかるように警告が付加されます。経費タイプの制限を強制する場合は、限度額を [この額以上 の経費を許可しない] に入力します。ユーザーは制限を超 える経費が含まれるレポートを提出できず、金額を減らすか、一部を私用としてマークする必要があるという警告メッセージが発行されます。この経費限度額は、各経費エントリに適用されます。管理者は、経費限度額を、1日や1 週間などの期間についてレポートに設定することもできます。この限度は、[コンプライアンス] ページの [経費精算 の限度額] ステップで設定されます。

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用語定義

カテゴリーカテゴリーは、経費タイプのグループです。これらのグループは、経費タイプより高いレベルの経費データの分析レポートに使用できます。Concur が提供する標準の支出カテゴリーを変更することはできません。

経費フォーム経費フォームは、経費タイプを使用して経費を入力するときにユーザーに表示されるフィールドのセットを定義します。航空運賃またはレンタカーなど、いくつかのフォームには、それらの経費に関連付けられた特別なフィールドがあります。各カテゴリーにはフォームが割り当てられています。

同席者フォーム同席者フォームは、経費に同席者を追加するときにユーザーに表示されるフィールドのセットを定義します。既定の同席者フォームと、医療専門 (HCP) 同席者の特別な同席者フォームがあります。

グローバル構成グローバル構成は、[設定] の [ポリシーグループ] ステップでポリシーグループを設定している場合に表示されます。国またはグループ固有の設定を持たない限り、すべての国の全ポリシーグループに適用する設定をここから参照します。

既定の国グループ既定の国グループを使用すると、管理者は各国に既定の設定を使用できます。それより優先される設定がグループにない限り、その国のすべてのグループに既定の設定が適用されます。管理者は既定の設定を使用します。グループを更新する必要があるのは既定値が変更される場合だけです。

例

あなたの組織には、顧客の接待について厳密に守らねばならない500ドルの限度があり、400 ドルを超える経費を見直したいとします。管理者は顧客接待の経費タイプを追加し、400ドルを

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超える経費にフラグを立て、500ドルを超える経費を許可しないようにすることができます。最大限度を超える顧客接待の経費は提出できません。

あなたの会社は従業員が食事の都市情報を提供することを必須としています。この場合は、[経 費フォーム] ページで、[都道府県] フィールドと [食事] カテゴリーについて [業務目的] 列の [必須] を選択します。

QuickBooks をご使用のお客様のみ

[勘定科目コード/GL コード] 列は、QuickBooks アカウント名または番号のラベルが付けられ ており、QuickBooks の正しい情報を入力するのに役立ちます。

QuickBooks Connector をご使用のお客様のみ

このステップでは、QuickBooks のアカウントを選択して Concur の各経費タイプと関連付けることができます。[QuickBooks アカウント名または番号] フィールドは、読取専用、検索可能なリストになります。このアカウント情報は、Concur が経費データを QuickBooks に送信した時に使用されます。

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Concur は、経費の会計処理時に GL 勘定コードをインポートして使用可能にします。以下の口座タイプが使用されます。

• 経費

• COGS

• その他資産

• クレジットカード

• 買掛



QuickBooks Connector の詳細情報については、Concur Standard 向け設定ガイド

「Expense: Concur QuickBooks Connector」をお読みください。

セクション 2: 経費タイプ

経費タイプの管理ページにアクセスする



経費タイプの管理ページにアクセスするには 1. [管理] > [設定] > [経費] に進みます。

2. [Expense] > [Expense タイプ] （左側メニュー）をクリックします。[経費タイプ]

ページが表示されます。

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経費タイプを管理する



新しい経費タイプを追加するには:

1. [新規] をクリックします。新規行が表示されます。

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2. フィールドに入力します。

フィールド 説明

経費タイプ経費タイプ名を入力します。これは、新しい経費エントリの作成時にユーザーが選択する名前です。

この額以上の経費にフラグを立てる

レポートで規定違反を生成するこの経費タイプの金額を入力します。

この金額を超える経費は、ポリシーの範囲外としてフラグが設定されます。

注意: 複数の国設定のある会社では、この列が表示される前に国を選 択する必要があります。

この額以上の経費を許可しない

この経費タイプについてポリシーで許可された最大金額を入力します。この金額を超える経費は、経費の一部を私用（払戻し対象外）として明細化しなければ提出できません。

注意: 複数の国設定のある会社では、この列が表示される前に国を選 択する必要があります。

カテゴリーこの経費タイプをグループ化するカテゴリーを選択します。

3. [保存] をクリックします。

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

経費タイプを更新するには:

1. （オプション）ポリシーグループを構成している場合は、目的のポリシーグループが選択されていることを確認します。既定の国グループまたは特定のポリシーグループの経費タイプを構成または表示するには、リストからポリシーグループを選択します。

2. 更新する値を選択します。

3. 新規の値を入力します。



経費タイプを非アクティブ化するには:

1. （オプション）ポリシーグループを構成している場合は、目的のポリシーグループが選択されていることを確認します。

2. 非アクティブ化する経費タイプを選択します。

3. [非アクティブ化] をクリックします。

4. [はい] をクリックします。

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フォリオタイプの対応付け

フォリオタイプの対応付けにより、ユーザーが明示的に特定のホテル経費タイプを明細化する必要性が減少します。これにより、ホテルに提供されたデータに基づき、できる限り自動的に明細化することができます。フォリオとは、お客様が負担した特定の経費の内訳を示すホテル支払請求です。

フォリオデータはしばしばクレジットカードレベル3データと混同されますが、これらは同じデータセットではありません。

• クレジットカードレベル3データは、たとえばレストランの請求のチップ額など、請求に関する追加の詳細情報を提供します。

• フォリオデータはホテルにのみ適用し、室料、宿泊税、駐車場代、食事、インターネットアクセスなど、行項目の詳細を提供します。

フォリオデータを受け取るには、下記のアクションのどちらかまたは両方を完了する必要があります。

• e-フォリオデータを受け取るために法人カードプロバイダにサインアップ

NOTE: フォリオデータは業者依存です。すべてのホテル業者が同じ量のデータを提供しているわけではありません。フォリオデータを提供しない業者もあります。

従って、お客様が e-フォリオにサインアップしていても、フォリオデータが存在しないことがあります。

• Concur のホテル E-Receipt パートナーの1つにサインアップし、完全な E-Receipt デ

ータを受信します。

NOTE: フォリオデータは常に E-Receipt で提供されます。



フォリオカテゴリーを経費タイプに対応付けるには:

1. （オプション）ポリシーグループを構成している場合は、目的のポリシーグループが選択されていることを確認します。

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2. [経費タイプ] ページで [フォリオタイプの対応付け] をクリックします。[フォリオタ イプから経費タイプへの対応付け] ウィンドウが表示されます。

3. 経費タイプを選択してフォリオデータに対応付けます。

セクション 3: 勘定科目コード

[経費タイプ] 設定ステップの [勘定科目コード] ページで元帳コードを設定することができます。

1セットの勘定科目コードを使用する場合、管理者は経費タイプごとに勘定科目コードを入力することができます。異なる複数の勘定科目コードを使用する場合、最初に既定のコードを入力し、

次に設定してあるリスト項目の1つを選択して別のコードを入力します。別のコードが指定されない場合は既定のコードが適用されます。したがって、入力が必要なのは既定以外のコードだけです。

[勘定科目コード] タブにアクセスする



[勘定科目コード] タブにアクセスするには

1. [管理] > [設定] > [経費] に進みます。

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2. [経費] > [経費タイプ] （左側メニュー）をクリックします。[経費タイプ] ページが表

示されます。

3. [勘定科目コード] (タブ) をクリックします。

勘定科目コードを管理



既定の勘定科目コードを入力するには:

1. [勘定科目コード/GL コード] フィールドをクリックします。

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2. 経費タイプの勘定科目コードを入力します。

3. 各経費タイプについて繰り返します。



複数の異なる勘定科目コードを入力するには:

1. 勘定科目コード振り分けリストからリスト項目を選択します。

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複数の異なる勘定科目コードの振り分け要素としてチェックボックスを使用している場合、<フィールド名>:Y および <フィールド名>:N が表示されます。

2. [勘定科目コード/GL コード] フィールドをクリックします。

3. 経費タイプの勘定科目コードを入力します。既定のコードが [既定のコード] 列に表示されます。リスト項目について [勘定科目コード/GL コード] 列を空白のままにすると、

ユーザーがリスト項目/経費タイプの組み合わせを選択すると、Concur は既定のコードを使用します。

4. 各経費タイプについて繰り返します。

6. 各リスト項目について繰り返します。

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セクション 4: 経費フォーム

[経費タイプ] 設定ステップの [経費フォーム] ページで、異なる経費エントリフォームに共通 する特定の経費フィールドの動作を選択することができます。設定できるオプションは次のとおりです。

• 非表示: ユーザーはフォームのフィールドを見ることができません。

• 任意: ユーザーはフィールドを確認してデータを入力するかどうか選択できます。

• 必須: ユーザーはフィールドを確認し、レポートを提出する前にデータを入力しなけれ ばなりません。

[経費フォーム] タブにアクセスする



[経費フォーム] タブにアクセスするには

1. [管理] > [設定] > [経費] に進みます。

示されます。

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3. 経費フォーム（タブ）をクリックします。

経費フォームフィールドの動作を管理する



フォームのフィールド動作を修正する:

1. [カテゴリー] 列の各フォームに、経費フィールドに必要な動作を選択します。

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2. [次へ] をクリックして変更を保存します。

セクション 5: 同席者フォーム

[経費タイプ] 設定ステップの [同席者フォーム] ページで、同席者フォームのフィールドの動作 を編集できます。2つの同席者フォームがあります：

• 既定の同席者フォーム

• 既定の HCP 同席者フォーム

ヘルスケア専門のお客様

管理者が [はじめに] ページで医薬品/医療器製造業産業タイプを選択した場合、ヘルスケア専門家 (HCP) 参加者フォームを構成できます。

[同席者フォーム] タブにアクセスする



[同席者フォーム] タブにアクセスするには

1. [管理] > [設定] > [経費] に進みます。

示されます。

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3. [同席者フォーム] （タブ）をクリックします。

同席者フォームフィールドの動作を管理する



フォームのフィールド動作を修正するには:

1. 同席者タイプリストから目的のフォームを選択します。

2. [設定] 列の各フィールドについて、目的の動作を選択します。

管理者は、フィールドの動作を以下のように設定できます:

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 非表示: フィールドはフォーム上で表示されません。

 読取専用: フィールドは、フォーム上に表示されますが、読取選択です。

 任意: フィールドはフォームに表示されますが、必ずしも入力する必要がありません。

 必須: フィールドはフォームに表示され、入力する必要があります。

3. [次へ] をクリックして変更を保存します。

セクション 6: 出張セグメントのマッピング

NOTE: このステップは、Travel、TripLink、または TripIt Pro 製品をお持ちのお客様にのみ表示されます。

ユーザーが出張を予約し、出張セグメントを Concur に取り込むと、ユーザーは出張セグメントを経費精算レポートの経費エントリに変換することができます。出張セグメントは、関連する Concur Travel 予約、TripIt 入力、または他のソースから発生する場合があります。各出張セグメント（航空券、駐車料金など）は、選択したレポートの経費エントリになります。[出張対応付] ページを使用して、出張セグメントタイプを経費タイプにマッピングすることができます。

セグメントタイプは、常に経費レポートと同じように分類されています。セグメントを経費エントリの支払タイプにマッピングすることもできます。

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例

航空運賃を使用して、すべての航空機チケットセグメントを経費精算しようとしています。航空券セグメントタイプについて、[経費タイプ] 列で航空運賃を選択します。

[出張セグメントのマッピング] タブにアクセスする



[出張セグメントのマッピング] タブにアクセスするには

4. [管理] > [設定] > [経費] に進みます。

示されます。

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6. 出張対応付（タブ）をクリックします。

出張セグメントのマッピングを管理する



出張セグメントをマッピングするには:

1. [経費タイプ] 列で出張セグメントにマッピングする経費タイプをクリックします。

2. [支払タイプ] 列で出張セグメントをマッピングする特定の支払タイプをクリックします。

設定ガイド (Concur Standard Edition) Expense: 経費タイプ

Expense: 経費タイプ