このガイドの内容
1. 新しいユーザーを G Suite に追加する 2. 古いアドレス帳を読み込む 3. 追加のメールアドレスをユーザーに付与する 4. グループリストを設定する 5. ユーザーをトレーニングする必要なもの
G Suite 管理者アカウント 30 分管理者向けコンタクト設定ガイド
コンタクトの機能
Gmail から G Suite コンタクトにアクセスするには [メール] > [連絡先] を選択し、 [連絡先] ページを表示します。 「contacts.google.com」を入力してアクセスすることもできます。 その際 G Suite アカウントにまだログインしていない場合 は、ログインするよう求められます。 コンタクトを使用すると、チーム内で連絡がとりやすく なります。 ● グローバル ディレクトリを使えば、メールの送信、会議 へのユーザーの招待、ドキュメントの共有などの場面で、 相手のアドレスを簡単に見つけることができます。 ● グループリストを作成すれば、複数のユーザーに対する メールの送信や招待を一度に行えます。 ● すべてのユーザーはそれぞれの個人の連絡先を管理 できます。管理者はユーザー向けに新しい連絡先管理ツール、「コンタク トのプレビュー」をオンにすることができます。 このツールを オンにすると、各ユーザーのすべての連絡先が 1 か所にまとめ られ、最も頻繁に連絡する相手が上位に表示されます。重複し ている登録情報を簡単に見つけることも、新しい連絡先が自動 的に更新されるようにすることもできます。 ユーザー向けにコンタクトのプレビューをオンにするには: 1. G Suite のメールアドレスとパスワードで管理コン ソールにログインします。 2. [アプリ] > [G Suite] > [連絡先] をクリックします。 3. [連絡先] ページの [詳細設定] をクリックします。 4. [すべてのユーザーで新しいコンタクトのプレビューを有効にする] チェッ クボックスをオンにし、[保存] をクリックします。
コンタクトのプレビューをオンにする
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする ステップをクリックすると移動します。 詳細: コンタクトのプレビュー組織に新しく加わったメンバーは「ユーザー」として管理者 の G Suite アカウントに追加します。これにより、ユーザー はメールや招待状を送信するためのメインのメールアドレス を付与されます。 管理コンソールの [ユーザー] をクリックします。 組織内の全ユーザーの一覧が表示されます。これは、コン タクト内の組織の [ディレクトリ] に表示されるユーザーと同 じです。
現在のユーザーを確認する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする ステップをクリックすると移動します。[ユーザー] ページには、チームのメンバー全員が一覧表示さ れます。新しいユーザーの追加もこのページで行います。 1. ページの下部にある をクリックします。 2. [ユーザーを追加] を選択します。 3. [新しいユーザーを作成] で、ユーザーの姓と名を入力し、 ユーザー名（G Suite アドレスの先頭部分）とパスワードを 指定します。これでユーザーは Gmail などの G Suite サービスにログインできるようになります。 注: 管理者が選択するユーザー名は、ユーザーの新しい メールアドレスになります。 4. [作成] をクリックして新しいユーザーを保存します。
新しいユーザーを追加する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする[作成] をクリックすると、確認のメッセージが表示されます。 1. [メールを送信します] をクリックします。 2. （新しい G Suite アドレスではなく、）ユーザーがメールをすぐ に受信できるメールアドレスを入力します。 ユーザーは G Suite のユーザー名、パスワード、新しい G Suite アカウントにログインするためのリンクが記載されたメールを受 け取ります。 注: ログインの手順を受け取るための個人用アドレスをユーザー が持っていない場合は、手順を印刷して配付してください。
新しいユーザーがログインするための手順をメールで送信する
詳細: ユーザーの他の追加方法 1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする管理者の G Suite アカウントには、組織内の全ユーザーと、共有されている外部の連絡先すべてが含まれます。ユーザー と連絡先はコンタクトの [ディレクトリ] で検索できます。 個々のユーザーは各自の古いメール プログラムから個人の連絡先を読み込むこともできます。 古いメール プログラムからデータを読み込む方法については、下のリンクをクリックしてください。このガイドの外部にある、 連絡先の読み込み手順を示すページに移動します。完了したら、このガイドに戻って先に進みます。 既存の連絡先が登録されているプログラム ● Microsoft Outlook 2003～2013
● Apple Mail、Thunderbird、Eudora、または Yahoo、Hotmail、AOL などのウェブメール ホスト
● 別の Gmail アカウント
個人の連絡先を G Suite に読み込む
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする
管理者を含む組織内のユーザーが複数のメールアドレ スを必要とする場合は、「メール エイリアス」を追加するこ とによって別のアドレスを付与できます。 たとえば通常のメールは you@your-domain.com で受 け取り、顧客からの問い合わせは sales@your-domain.com で受け取るといった使い方 ができます。 メール エイリアスを追加すると、どちらのアドレス宛ての メールも同じ受信トレイに届きます。
ユーザーに追加のメールアドレスを与える
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする自分やチームメンバーに別のアドレスを追加するには: 1. 管理コンソールの [ユーザー] をクリックします。 2. アドレスを必要としているユーザーをクリックします。 3. [アカウント] をクリックして詳細設定を開き、下の [エイリ アス] セクションまでスクロールします。 4. [エイリアスを追加] をクリックし、2 つ目のメールアドレス を入力します。 5. ページ下部の [保存] をクリックします。この新しいアドレ ス宛てのメールは、そのユーザーのメインアドレスと同じ 受信トレイに届きます。
メール エイリアスを追加する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする 詳細: メール エイリアス特定のユーザー グループと定期的に共同作業したりコミュ ニケーションを取ったりする場合は、グループリストを作成 します。 グループリストは、部署、支社、作業グループごとに作成す ると便利です。 グループ宛てに送信したメールは、そのグループに所属す るすべてのメンバーに届きます。グループをカレンダーの 予定に招待すると、すべてのメンバーに招待状が届きま す。グループでドキュメントを共有することもできます。 では、設定方法を見ていきましょう。
グループのメーリング リストを作成する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングするコミュニケーションの効率を高めるために、組織内でプロジェ クト チームや部門のグループを作成できます。 グループリストを作成する方法の 1 つとして、管理コンソール の [グループ] ページから設定する方法があります。 1. G Suite のメールアドレスとパスワードで管理コンソール にログインします。 2. [グループ] をクリックします。
組織内にグループを作成する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする[グループ] ページでは、グループの全メンバーにメールを 送信したり招待状を送信したりするための、単一のアドレ スを作成できます。管理コンソールへのアクセス権を持つ ユーザーのみが、このページでグループを作成できます。 1. [グループを作成] をクリックします。 2. フォームに入力してグループの名前を指定し、メール アドレスを付与します。 3. このグループのアクセス権を設定します。この設定に よって、誰がグループを管理できるかが決まります。 この設定は後で変更できます。 4. [作成] をクリックします （最初のグループを作成した後に次のグループを 作成するには、 をクリックします）。
グループを作成する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする 詳細: グループのアクセスレベルでは、グループにメンバーを追加しましょう。グループの作成が完 了すると、メンバーを追加するページが表示されます。 1. グループのページにある [ユーザーを管理] をクリックします。 2. 新しいメンバーを追加するには、各ユーザーのアドレスを 別々の行に入力します。 3. [追加] をクリックします。 4. メンバーをグループのオーナーにするなど、他のオプションを 選択することもできます。 自分のグループを見つけるには、管理コンソールの [グループ] をクリックします。
グループのメンバーを追加する
1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする 詳細: グループの作成チームのユーザーやグループの連絡先アドレスを作成し ておけば、正確なアドレスを覚えていなくてもメールを送れ ます。アカウントを作成したユーザーはすべて、グローバ ル ディレクトリに自動的に追加されます。このディレクトリ には組織内の全ユーザーがアクセスできます。 Gmail でメールを作成するときは、[To] 欄にユーザーの 名前またはアドレスの先頭の数文字を入力します。 入力と同時に一致する名前の一覧が表示されるので、 メールを送りたい相手を選択できます。 1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする
連絡先にメールを送信する
Google カレンダーと Google ハングアウトでも入力と同 時に一致する名前が表示されるので、目的の相手を選ぶ ことができます。 たとえば予定を作成するとします。ゲストを追加するため に入力を始めるとグローバル ディレクトリ リストが表示さ れるので、以降の名前は入力せずに目的の名前を選択 できます。 グループの全メンバーを予定に招待するときは、個々のメ ンバーを追加する代わりにグループ アドレスを入力すると 便利です。 1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする
連絡先のユーザーを会議に招待する
ドキュメントやスプレッドシートを他のユーザーと共有した い場合も簡単です。 ドキュメントの上部にある [共有] をクリックし、共有したい ユーザーまたはグループの名前を入力するだけです。グ ローバル ディレクトリが開くので、連絡先から目的のユー ザーを選択できます。 1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする
連絡先とドキュメントを共有する
チームのアドレスとグループを作成したら、次は各メンバーが連絡先の管理を開始できるようにサポートしましょう。メンバー には次のことを最初に行ってもらうことをおすすめします。 各ユーザーが行う操作: 1. 古い連絡先を G Suite に読み込む 2. 連絡先にメールを送信するための基本操作を学ぶ 3. 個人のメーリング リストを作成する 1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする
連絡先に関するチームの ToDo リスト
次のステップとして、G Suite ラーニング センター（gsuite.google.jp/learning-center）にアクセスして、管理者とチーム向け の情報とトレーニングをご活用ください。 ● G Suite ユーザーガイド ● ビジネス使用のためのヒント ● モバイルの設定 1. ユーザーを追加する 2. 連絡先を読み込む 3. アドレスを追加する 4. グループを作成する 5. 連絡先を使用する 6. ユーザーをトレーニングする
ユーザー向けのその他のトレーニング
ラーニング センターを見るユーザーを G Suite アカウントに追加する アドレス帳を G Suite に読み込む ユーザーに追加のアドレスを与える グループリストを作成する 連絡先のアドレスを簡単に入力する コンタクトを使えるようユーザーをトレーニングする
