Concur Expense
Standard 管理者マニュアル (仮払)
2018 年８月 株式会社コンカー
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目次
はじめに ... 2
仮払機能 for Standard ... 3
機能概要 ... 3
仮払の設定 ... 4
仮払管理 ... 12
2.3.1 仮払金発行 ... 13
2.3.2 仮払金残高確認 ... 15
2.3.3 仮払返納金の登録 ... 16
仮払の精算 ... 18
仮払情報のファイルエクスポート ... 22
2.5.1 仮払発行情報のファイルエクスポート ... 22
2.5.2 仮払精算情報のファイルエクスポート ... 23
2.5.3 仮払精算情報のファイルエクスポート(補足) ... 24
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はじめに
この度は、弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
Concur Expense Standard 管理者マニュアル（以降[本ドキュメント]）は、Concur Expense Standard Edition の拡張機能である仮払機能をご契約いただきましたお客様向けに、その初期設定や 運用についてご紹介することを目的として作成し、配布しております。本ドキュメントおよび、別途 ご提供させていただきます、様々なセットアップガイド、ユーザーガイド等を一緒にご利用いただく ことで、Concur Expense Standard をより有効にご活用いただけることを目指しております。
本ドキュメントは適宜加筆、修正を行い、より分かりやすく、より詳細なものにしていく所存でござ いますので、内容に関するご意見・ご要望がございましたら、ぜひ弊社までお寄せください。
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仮払機能 for Standard
機能概要
支出する正確な金額がまだ確定できない場合、概算で支出しておくことを「仮払い」と言います。
Concur Expense Standard の拡張機能として、仮払機能があります。この章では、管理者が行うべき 必要な設定およびその運用方法について説明をします。
主な機能
機能 内容
仮払金の発行 仮払金の発行とは、会計ファイルへ仮払金の情報を連携する処理のことです。「仮 払申請の管理が可能」のロールを付与された従業員が仮払金の発行を行うことがで きます。
仮払金の 残高管理
従業員ごとの仮払金の精算状況や残高を確認するための照会機能が用意されていま す。
仮払金の精算 発行された仮払金を使った精算機能が用意されています。
《注意事項》
仮払の発行申請機能はございませんのでご注意ください。
4
仮払の設定
ここでは仮払に関する設定方法ついて記載をします。
仮払に関して管理者が設定する必要がある項目は以下 4 つです。
1. ユーザー情報に関する設定 2. 仮払の相殺対象に関する設定
3. [経費タイプ:仮払の返納]の勘定科目コードの設定 4. 仮払精算に関するエクスポートファイルの設定
5. 仮払発行に関するエクスポートファイルの設定（オプション）
1. ユーザー情報に関する設定
1-1 従業員へ仮払勘定コードを設定する
仮払金を利用するユーザーには本設定が必要です。
手順１ ユーザーアカウント画面内、仮払機能を使用するユーザーの編集画面を開いてください。
手順２ 仮払勘定科目コードに任意コードを記入し、保存してください。
5 1-2 管理者に「仮払申請の管理が可能」ロールを付与
仮払金の発行/従業員の残高確認を行うユーザーには本設定が必要です。
手順１ ユーザーアカウント画面内、仮払機能を使用するユーザーの編集画面を開いてください。
手順２ ｢仮払申請の管理が可能｣にチェックをし、保存をしてください。
6 2. 仮払の相殺対象に関する設定
仮払金を精算する際に相殺に使用できるレポート数、および相殺可能通貨に関して設定を行いま す。
手順 1 仮払設定画面を開いてください。
手順２ 以下に従って利用する国グループに対し設定を行い、保存してください。
相殺できるレポート 内容
複数のレポート 仮払精算時、精算用の経費精算レポート１つに対して、複数の仮払申 請を紐づけることが可能
１つのレポート 仮払精算時、精算用の経費精算レポート１つに対して、1 つの仮払申 請のみを紐づける
相殺できる経費 内容 同じ通貨の経費に対し
てのみ
仮払発行時の通貨と、精算時の経費精算レポートの経費エントリの通貨が一致 する場合のみに精算可能
すべての経費 使用できません。
7 3. [経費タイプ:仮払の返納]の勘定科目コードの設定
仮払機能を有効化すると、自動的に[仮払の返納]という経費タイプが追加されます。
本経費タイプへの勘定科目コード設定が必要となりますので、下記手順で設定してください。
手順 1 [経費の経費タイプ]を開いてください。
手順 2 [勘定科目コード]を開いてください。
手順 3 [仮払の返納]として設定する勘定科目コードを入力し、[保存]をクリックしてください。
《注意事項》
勘定科目コードの設定が終えていないと、従業員が経費精算レポートを作成した際[仮払の返納]に て金額登録をした際にアラートが表示されますので必ず事前に設定してください。
8 4. 仮払精算に関するエクスポートファイルの設定
仮払精算した経費データは、通常の経費精算レポートと同一のファイルにて通常の経費精算情報と 混在してエクスポートされます。そのため、通常精算のファイルの出力項目に仮払関連項目を追加 する必要があります。
手順 1 [経費ファイルエクスポート]を開いてください。
手順２[3.全般設定]を開き、以下に従い設定変更をしてください。
[設定する支払いバッチを選択:JPY:従業員 バッチ支払者その他の払い戻し方法]を選択。
[税詳細を別の行に表示:はい]を選択
※仮払を使用する場合、上記の設定でないと正常にエクスポートができませんのでご注意くださ い。
9 手順３[5.詳細フィールド]を開いてください。
手順 4[設定する支払いバッチを選択:JPY:従業員 バッチ支払者その他の払い戻し方法]を選択し たのち、必要なフィールドを追加してください。必要項目にチェックを入れ[追加]をクリックする ことで、追加されます。
10 ステップ２での
表示名称
ステップ３での 表示名称
ファイルエクスポート時の フィールド表記
重要 フィールド 仮払の支払方法 仮払の支払方法 Cash Advance Payment Method
仮払の日付 申請日 Cash Advance Request Date ★ 仮払の為替レート 為替レート Cash Advance Exchange Rate
仮払の発行日 発行日 Cash Advance Issued Date ★ 仮払の金額 申請金額 Cash Advance Request Amount ★ 仮払取引タイプ 仮払取引タイプ Cash Advance Transaction Type
仮払支払コード名 支払コード Cash Advance Payment Code Name
仮払申請キー 仮払キー Cash Advance Key ★
仮払申請通貨の数値
コード 数値コード Cash Advance Request Currency Numeric Code
仮払申請通貨英字コ
ード 英字コード Cash Advance Request Currency Alpha Code
★
仮払通貨の数値コー
ド 数値コード Cash Advance Currency Numeric Code
仮払通貨の英字コー
ド 英字コード Cash Advance Currency Alpha Code
《注意事項》
「経費精算のエクスポートファイル」と「仮払金の発行情報」を一意に紐づけるキー項目は「Cash Advance Key」のみです。紐づけが必要な場合は、ファイルエクスポート項目に「Cash Advance Key」を選択ください。
11 5. 仮払発行に関するエクスポートファイルの設定（オプション）
仮払発行情報は仮払精算情報とは別のファイルでファイルエクスポートすることが可能です。利用 する場合は、以下手順に従い、設定を完了させてください。
手順１[従業員への支払]を開いてください。
手順２ [新規の仮払金支払定義]をクリックしてください。
手順３ 下記のように選択し、[Save]にて保存してください。
※支払方法は[会社の小切手(買掛による)]を設定する必要があります。
仮払
http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Current_jp/STD_Guides_Exp /SG_Exp_Cash_Adv-jp.pdf
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仮払管理
ユーザーアカウント設定にて[仮払申請の管理が可能]にチェックが入っているユーザーは[仮払管理]の 機能を使うことができます。ここでは、主な機能とその使用方法について記載をします。
アクセス方法:[管理]>[会社]>[ツール]>[仮払管理]
13 2.3.1 仮払金発行
仮払管理より、仮払金の発行が手続きが可能です。
発行先は[ユーザーアカウント設定]にて[仮払勘定科目コード]の設定をしているユーザーに限られま す。
手順１[従業員の残高]タブにて発行対象の従業員を検索してください。
手順 3 発行対象の従業員名を選択し、[作成と発行]をクリックしてください。
手順 4 申請名と金額を入力し、[実行]をクリックしてください。
14 [作成と発行]ボタンの下に発行された仮払情報が表示され、正常に発行されたことが確認できます。
ユーザーガイド 仮払管理
http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Current_jp/STD_Guides_Exp /UG_Exp_Cash_Adv_Admin-jp.pdf
15 2.3.2 仮払金残高確認
仮払管理ツールでは、発行したユーザーごとに、現時点の仮払残高を確認することが可能です。
手順１[従業員の残高]タブにて発行対象の従業員を検索してください。
手順 2 発行対象の従業員名を選択すると、下半分のビューに発行した仮払金とその残高が確認できま す。
各仮払金の現残高 が表示
16 2.3.3 仮払返納金の登録
仮払管理ツールでは、従業員から仮払金を返納された場合、返納金を直接登録する機能があります。本 機能で返納をした場合、返納情報は支払マネージャーを使って出力することができませんのでご注意く ださい。
手順１[従業員の残高]タブにて発行対象の従業員を検索してください。
手順 2 発行対象の従業員名を選択し、下半分のビューにて返納金を登録する仮払を選択した状態で[返 納金額を記録]をクリックしてください。
17 手順 3 [返納済金額]を入力し、[保存]をクリックしてください。
返納金については、[経費タイプ]タブに保存され、後から確認することが可能です。
18
仮払の精算
ここでは、仮払管理者による仮払発行が行われたのち、仮払発行を受けた従業員がどのように仮払金を 精算処理するかについてその手順を記載します。
手順１ 仮払発行を受けたユーザーにてログインをしてください。
手順２新規経費精算レポートにてレポートヘッダを入力し[次へ]をクリックしてください。
手順３自分に発行されている仮払一覧が表示されるので、精算に使用する仮払にチェックを付け、
[レポートに仮払を割り当て]をクリックし、その後[次へ]をクリックしてください。
手順４以下に従って経費を登録します。
19 Case1 発行された 10000 円ちょうどを事務用品費として使用した場合
1) 経費タイプ一覧から[事務用品費]を選択し、金額:10000 円を入力し保存 2) 未処理の仮払金は残高 0 円として表示
割り当てられた仮払金の 残高が表示
通常の経費精算レポート 同様経費タイプを選択し
入力
事務用品費に 10000 円入 力されたため、残高が０円
事務用品費に 10000 円登録
20 Case2 発行された 10000 円のうち 8000 円を事務用品費として使用し、残りを返納する場合
1) 経費タイプ一覧から[事務用品費]を選択し、金額:8000 円を入力し保存 2) 経費タイプ一覧から[仮払の返納]を選択し、金額:2000 円を入力し保存 3) 未処理の仮払金は残高 0 円として表示
手順５登録後、通常通り[レポートの提出]をクリックして提出を完了してください。
事務用品費に 8000 円登録
[仮払の返納]を選択し、
残高の 2000 円を登録
2000 円が仮払の返納 金として登録
2000 円が返納されたた め、仮払金としては残高
0 円となる
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《注意事項》
1 度に仮払金すべてを使いきらなかった場合は[未処理の仮払]に残金が残った状態でレポート提出 をして問題ありません。その場合は次にレポート作成をした際に残高が表示され、その残高分の申 請をすることが可能です。
1 つのレポートに複数の仮払いを紐づけることも可能です。
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仮払情報のファイルエクスポート
ここでは、仮払情報のファイルエクスポート方法とその内容について記載をします。
ファイルエクスポート作業は、ユーザーアカウント設定にて[管理可]にチェックが入っているユーザー のみ実施可能です。
2.5.1 仮払発行情報のファイルエクスポート
4.2 にて仮払発行情報のファイルエクスポート設定を行った場合、発行情報のファイルを出力すること が可能です。出力手順は以下の通りです。
手順１ [管理]>[会社]>[ツール]>[支払マネージャー]>[バッチの表示]を開いてください。
手順２[JP/JPY:仮払申請 バッチ支払者会社の小切手(買掛による)]というバッチグループに蓄積さ れているデータが仮払発行データです。[すぐに終了]をクリックし、ファイル出力を行ってください。
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《注意事項》
仮払発行情報は出力形式や項目について管理者にて設定変更することはできません。
出力項目については以下技術文書を参照ください。
設定ガイド(仮払抽出)
http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Current_jp/STD_Guides_Exp /UG_Exp_Cash_Advance_Extract-jp.pdf
2.5.2 仮払精算情報のファイルエクスポート
仮払の精算情報は通常の経費精算情報と同一のファイルにて出力されます。そのため、出力手順は、基 本の手順と変わりません。
手順１ [管理]>[会社]>[ツール]>[支払マネージャー]>[バッチの表示]を開いてください。
手順２[JPY:従業員 バッチ支払者その他の払戻方法]というバッチグループに蓄積されているデータ が仮払精算データを含む経費精算データです。[すぐに終了]をクリックし、ファイル出力を行ってくだ さい。
《注意事項》
本手順に記載したバッチは[日本円で且つ小切手以外の方法で払い戻しをされる場合]の出力バッチ です。設定内容によって利用バッチはことなりますので、注意ください。
支払マネージャーの利用方法については以下文書でも記載があります。
Concur Expense Standard 管理者マニュアル(第六章 支払マネージャー)
http://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Current_jp/STD_Guides_Exp /Concur%20Expense%20Standard%20Manual%20for%20Admin.pdf
24 2.5.3 仮払精算情報のファイルエクスポート(補足)
仮払の精算情報は通常の経費精算情報と同一のファイルにて出力されます。そのため、出力手順は、基 本の手順と変わりませんが、出力ファイルのデータ構成が複雑になります。
ここではパターン分けし、データ構成について説明をします。
Case1 仮払金額内の経費精算を行った場合
仮払金額以内で経費精算を行う場合は 1 経費に対して 3 レコードの出力があります。
行 内容
1 経費の精算情報 2 経費の税詳細情報 3 仮払金に関する情報
（例）10,000 円の仮払金のうち、2,000 円の経費を精算した場合
No. Journal Account Code Journal Amount Cash Advance Key 1 A001
（経費タイプの勘定科目コー ド）
2000
（仕訳金額）
2 0
3 0001
（従業員に割り当てられた勘 定科目コード）
-2000
（仮払金から精算した金額）
2
（使用した仮払金のキーナン バー）
25 Case２仮払金額以上の経費精算を行った場合
仮払金額以上で経費精算を行う場合は 1 経費に対して４レコードの出力があります。
行 内容
1 仮払を超えた経費の精算情報(自己立替分) 2 経費の税詳細情報
3 仮払金を使った経費の精算情報 4 仮払金に関する情報
（例）1,000 円の仮払金があり、2,000 円の経費を精算した場合
No. Journal Account Code Journal Amount Cash Advance Key 1 A001
（経費タイプの 勘定科目コード）
1000
（仕訳金額【従業員へ支払うべ き金額】）
2 0
3 A001
（経費タイプの 勘定科目コード）
1,000
（仕訳金額）
4 0001
（従業員に割り当てられた 仮払勘定科目コード）
-1,000
（仮払金から精算した金額）
2
（使用した仮払金のキーナン バー）
26 Case3 複数の仮払を使用して経費精算を行った場合
複数の仮払を使用して合計金額以内での経費精算を行う場合は、1 経費に対して 4 レコードが出力され ます。「Cash Advance Key」が小さい仮払金から優先的に使用されます。
行 内容
1 経費の精算情報 2 経費の税詳細情報 3 仮払金①に関する情報 4 仮払金②に関する情報
（例）1,000 円の仮払金①と 3,000 円の仮払金②があり、2,000 円の経費を精算した場合 No. Journal Account Code Journal Amount Cash Advance Key 1 A001
（経費タイプの 勘定科目コード）
2000
（仕訳金額）
2 0
3 0001
（従業員に割り当てられた 仮払勘定科目コード）
-1,000
（仮払金①から精算した金 額）
2
（使用した仮払金①のキーナ ンバー）
4 0001
（従業員に割り当てられた 仮払勘定科目コード）
-1,000
（仮払金②から精算した金 額）
3
（使用した仮払金②のキーナ ンバー）
