Concur Expense
Standard 管理者マニュアル
(e 文書)
2019 年 6 月 株式会社コンカー
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目次
はじめに ... 2
e 文書機能 for Standard ... 3
機能概要 ... 3
タイムスタンプ機能 ... 4
2.2.1 タイムスタンプ付与要件 ... 4
2.2.2 タイムスタンプが付与された領収書画像 ... 5
e 文書タイムスタンプ検証機能 ... 8
カスタム監査ルール for e 文書 ... 11
カスタム監査ルール for e 文書 ... 11
3.1.1 テンプレートルールとその挙動 ... 12
3.1.2 テンプレートルールのアクティブ化(有効化) ... 14
3.1.3 テンプレートルール詳細確認方法 ... 15
よくある QA ... 17
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はじめに
この度は、弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
Concur Expense Standard 管理者マニュアル（以降[本ドキュメント]）は、Concur Expense Standard Edition の拡張機能である e 文書対応機能をご契約いただきましたお客様向けに、その初期 設定や運用についてご紹介することを目的として作成し、配布しております。本ドキュメントおよ び、別途ご提供させていただきます、様々なセットアップガイド、ユーザーガイド等を一緒にご利用 いただくことで、Concur Expense Standard をより有効にご活用いただけることを目指しておりま す。
本ドキュメントは適宜加筆、修正を行い、より分かりやすく、より詳細なものにしていく所存でござ いますので、内容に関するご意見・ご要望がございましたら、ぜひ弊社までお寄せください。
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e 文書機能 for Standard
機能概要
Concur Expense Standard の拡張機能として e 文書法に適用するためのタイムスタンプ機能が用意さ れています。ここでは、機能有効化によって実装される下記 2 つの機能に関する説明を行います。
タイムスタンプ機能
e 文書タイムスタンプ検証機能
4 タイムスタンプ機能
2.2.1 タイムスタンプ付与要件
タイムスタンプは以下の要領で、タイムスタンプを領収書画像に付与いたします。
タイムスタンプ事業者 セイコーソリューションズ株式会社
(一般財団法人日本データ通信協会認定事業者)
付与タイミング Concur Expense に領収書画像を領収書ストアにアップロードした後 に自動付与（タイムスタンプ付与に、上⾧の承認等は必要なく、下記 の方法にてアップロードされた領収書画像にはすべてタイムスタンプ を付与いたします。）
何らかの障害等で、アップロード後すぐにタイムスタンプが付与され なかった場合は、タイムスタンプが付与されるまで、リトライを繰り 返します。
対象画像 対象ファイル形式:PDF, JPG
※JPG において、388 万画素に満たない画像ファイルに対しては、タイ ムスタンプを付与しません。
画像ファイルのアップ ロード方法
Concur Mobile（スマートフォン用専用アプリ）での撮影及びアップ ロード
Web ブラウザでログイン後、アップロード
[email protected] へメールにて送信 タイムスタンプの有効
期限
10 年間
5 2.2.2 タイムスタンプが付与された領収書画像
タイムスタンプ付与された領収書画像がコンカー上どのように表示されるかについて以下に記載しま す。
◆PC でアップロードされた場合
①の経費エントリの領収書画像には、タイムスタンプが付与されています。
そのため、領収書画像のアイコン の右上に、タイムスタンプのアイコン が表示されていま す。
②の経費エントリの領収書画像には、正しくタイムスタンプが付与されていないため、タイムスタンプ のアイコンが表示されていません
①
②
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【①の領収書の画像表示】
タイムスタンプが付与されているので、画面左 下に、タイムスタンプの打刻日時が表示されて います。
【②の領収書の画像表示】
画素数が規定以下のため、タイムスタンプが付 与されていません。（Timestamp Ineligible の表示がされています。）
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◆Mobile でのアップロードされた場合
【経費エントリ入力時】
Concur Mobile にて領収書を撮影し、経費に関 する項目を入力後、アップロードすることで、
タイムスタンプが付与されます。
タイムスタンプが付与された場合は、画面上部 に、緑色の帯で、「タイムスタンプ完了」と表 示されます。
【経費エントリ一覧】
入力された経費エントリの一覧において、タイ ムスタンプが付与された画像は、左図赤丸部分 のように、時計のアイコンが表示されます。
（経費紐づけるとアイコンは表示されなくなり ます。）
ただし、Concur Mobile 上では、タイムスタン プの詳細情報（打刻日時や解像度情報等）は見 ることができません。Web ブラウザにてご確 認してください。
8 e 文書タイムスタンプ検証機能
e 文書機能を有効化することで、[ユーザー アカウント設定]にて[管理可]の権限を持つユーザーに e 文 書タイムスタンプの検証機能を使う権限が付与されます。
これにより、管理者は全ユーザーがアップロードした領収書のうち、経費エントリに紐づけられている 領収書に対して正常にタイムスタンプ付与されているかを確認することが可能になります。
【検証手順】
1. 管理者ユーザーにてサインインします。
2. [管理]＞[会社]＞[ツール]＞[e-文書タイムスタンプ]を開きます。
3. [新規]ボタンをクリックします。
4. [開始日]と[終了日]を入力し[送信]ボタンをクリックします。
9 5. 以下のメッセージが表示されば成功です。
《画面》
項目 内容
前回の実行日 [送信]をクリックした日付
イメージの数 領収書画像の数（レポート数ではありません）
検証済 検証済画像の数（レポート数ではありません）
保留の数 検証保留中画像の数（レポート数ではありません）
失敗しました 失敗した画像の数（レポート数ではありません）
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《注意事項》
開始日および終了日は、タイムスタンプが付与された日付です。タイムスタンプは日本標準時間で 付与されますが、検証機能は日本時間を使用していないため、それぞれ前後＋1 日を指定して検索 いただくことを推奨いたします。
同じ日付を複数回送信しても、重複表示はしません。各画像は 1 回の実行でのみ有効なものとして 表示されます。実行履歴は常に表示されます。
[失敗しました]に 1 件以上登録された場合は、ウインドウに詳細が表示されます。
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カスタム監査ルール for e 文書
カスタム監査ルール for e 文書
ヒアリングシートにてご要望があった場合のみ、タイムスタンプ機能有効化と同時にカスタム監査ルー ルという機能を有効化します。本機能を有効化することで、経費に添付された領収書にタイムスタンプ 付与されているかどうかをチェックするルールを作成することが可能です。
カスタム監査ルール機能を有効化する際、弊社にてお客様にヒアリングした内容をもとにテンプレート ルールを 1 つ作成いたします。ここでは、テンプレートとして用意されるルール（4 パターン）とその 確認方法を以下に記載します。
《注意事項》
弊社にて用意したテンプレートルールの使用およびメンテナンスに関しては、すべてお客様の責任と なります。弊社ではテンプレートルール以外のルール作成、および修正はお受けできかねますのでご 注意ください。
《カスタム監査ルールとは》
経費精算レポートの入力内容を規定に沿ってシステムチェックすることにより、規定違反を減らし経理 部門のチェック業務負荷を軽減するための機能です。Concur Expense Standard の基本機能として[経 費コンプライアンス]がありますが、本機能では、自身でルール作成を行うことで、より社内規定に沿っ たルールを適用させることが可能です。
[カスタム監査ルール]に関しては以下管理者ガイドにも記載がございますので、適宜ご参照ください。
管理者ガイド 管理者マニュアル(別冊)_カスタム監査ルール
https://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/Current_jp/STD_Guides_Exp/ExpStd ManualforAdmin_CustomAuditRules.pdf
12 3.1.1 テンプレートルールとその挙動
以下のルールのうち１つがテンプレートで用意されています。
項目 内容
ルール名 タイムスタンプ付与チェック
規定外フラグ 領収書にタイムスタンプが付与されていません。タイムスタンプが付与された領 収書を添付してください。
領収書ステータス 規定外フラグ
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◆パターン 1
項目 内容
判定条件 経費に添付されている画像は、すべてタイムスタンプが必須。
※「領収書ステータス」の値はチェックされません。
規定外レベル ブロック (レポートの提出不可、警告メッセージの表示)
◆パターン 2
項目 内容
判定条件 経費に添付されている画像は、すべてタイムスタンプが必須。
※「領収書ステータス」の値はチェックされません。
規定外レベル 警告 (警告メッセージの表示)
◆パターン 3
項目 内容
判定条件 「領収書ステータス」が「領収書あり」の経費のみ、タイムスタンプが付与され ている画像の添付が必須。
規定外レベル ブロック (レポートの提出不可、警告メッセージの表示)
◆パターン 4
項目 内容
判定条件 「領収書ステータス」が「領収書あり」の経費のみ、タイムスタンプが付与され ている画像の添付が必須。
規定外レベル 警告 (警告メッセージの表示)
14 3.1.2 テンプレートルールのアクティブ化(有効化)
テンプレートルールは、以下手順にてアクティブ化する必要があります。
1. 管理者ユーザーにてサインインします。
2. [管理]> [経費の設定]> [経費コンプライアンス] を開きます。
3. [4.カスタム監査ルール]を選択し、対象のルール[タイムスタンプ付与チェック]を選択しま す。
4. [アクティブ化]ボタンをクリックしてルールをアクティブ化します。
対象のルールを選択
15 3.1.3 テンプレートルール詳細確認方法
1. 対象のルール[タイムスタンプ付与チェック]を選択し、[修正]ボタンをクリックします。
2. [1.監査ルール]を確認し、[次へ]ボタンをクリックします。
[従業員管理国:日本]の ユーザーに適用 経費エントリを提出した タイミングでルールを適用
ルール名
16 3. [2.条件] を確認し、[次へ]ボタンをクリックします。
4. [3 規定外フラグコード]を確認し、[完了]ボタンをクリックします。
規定外フラグコード 従業員 ID:testuser1
※テスト用にルールを適用するユーザーを限定 しています。全ユーザーにこのルールを適用した い場合は、この条件を削除してください。
および:AND 条件
および:AND 条件
タイムスタンプが付与されていない Is Digitally compliant:いいえ
領収書ステータス:領収書あり ユーザーが添付した領収書イメージあり:はい or
ブロック or 警告
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よくある QA
e 文書機能に関するよくあるご質問をまとめております。
Q1 タイムスタンプが付与された画像・経費エントリが削除できません。
タイムスタンプが付与された画像ファイルや、それが添付された経費エントリは、削除することが できなくなります。
ただし、タイムスタンプが付与された画像が添付されている経費エントリでも、他の経費レポート に移動させることは可能です。
※参考
領収書ストア上にあるタイムスタンプが付与された画像の画面から[削除]ボタンが消えています。
（赤丸の辺り）
タイムスタンプが付与された画像が添付されている経費エントリを選択すると、[削除]ボタンが消 えています。（赤丸の辺り）
18 Q2 レポートヘッダーから添付した領収書画像にタイムスタンプが付与されません。
タイムスタンプは領収書ストアにアップロードされた画像にのみ付与されます。
下図の「領収書のイメージを添付」からレポートのヘッダー、またはレポートの経費エントリに領 収書画像を添付しても、その領収書画像にはタイムスタンプが付与されません。
また、レポートヘッダーには領収書ストアにアップロードされた画像を添付することができませ ん。
そのため、レポートヘッダーにはタイムスタンプの付与が必要ないもの（例:資格合格を証明する ための、合格証の画像、など）をアップロードしてください。
19 Q3 領収書ストアにアップロードしてもタイムスタンプが付与れません。
この場合 2 つの要因が考えられます。
要因 1:従業員管理国≠「日本」
タイムスタンプ機能は「従業員管理国＝日本」のユーザーにのみ適用する機能です。
要因 2:規定解像度に達していない
アップロードされた際に 388 万画素以上の画像にのみタイムスタンプが付与されます。スキャナ 設定を再度確認しアップロードしなおしてください。
（アップロードされた領収書に Timestamp Ineligible の表示がされています。）
20 Q4 領収書のアップロードはできましたが、画像回転をしたあとの状態を保存できなくなりまし
た。
e 文書機能を有効化すると、電子帳簿保存法の要件である真実性の確保のため、画像の上書き保存 ができなくなります。アップロードの際、領収書の向きに注意してください。
※e 文書機能が無効な場合、「経費に添付できる領収書」から画像確認を行うと、画面にて下図の赤 矢印の部分をクリックするなどして、見やすい位置に画像を回転させ、保存することが可能です。
21 Q5 領収書の差し替えが必要になりました。どうすればよいですか?
領収書の差し替えが想定されるケースとしては「撮影した画像がピンボケ等で不鮮明」や「紙の領 収書の修正/再発行」が考えられます。前頁の通り、一度タイムスタンプが付与された領収書画像を 経費エントリに付与した場合、領収書画像の添付解除および差し替え、経費エントリの削除ができ なくなります。バージョン管理の要件に基づき、以下のように、新旧の領収書画像を添付すること で対応ください。
【①の経費エントリ】
一度上⾧に提出したが、画像不鮮明等で差し戻されたものです。
この経費精算レポートが申請・承認された場合は、①の画像も、タイムスタンプの一括検証の対象 になるため、そのまま残す必要があります。（特にクレジットカードフィードが紐づいている場合 は、そのまま精算対象にする必要があります。）
【②の経費エントリ】
新たに撮影した画像にて、①と同じ内容で作成した「新しいバージョン」の経費エントリです。① の経費エントリが払い戻し対象になっているため、②の経費エントリは払い戻し対象とならないよ うに以下手順にて経費エントリを作成します。
1. 「私的出費（払戻対象外)」のチェックボックスを選択 2. コメント欄に、バージョン管理を行っている理由を記載
作り直した経費エントリ
※（払戻）申請額が０円に なっています。
差し戻された経費エントリ
②
①
22 Q6 諸事情によりタイムスタンプ機能を無効にする必要が出た場合、無効にできますか。
タイムスタンプ機能を有効化したあと、再び無効化することは可能です。
無効化する必要がある場合は、サポートポータルにて問い合わせください。
但し、以下の制約が発生しますので、ご確認いただいたうえで検討いただけますようお願いいたし ます。
タイムスタンプ機能が有効化されている期間にアップロードし、タイムスタンプが付与された領収 書画像については以下のような制約が発生いたします。
1) タイムスタンプ機能無効化後も領収書ストアから削除することはできません。
2) タイムスタンプ機能無効化後はタイムスタンプ付与日時の確認ができなくなります。
Q7 諸事情により Concur を解約することになった場合、Concur に蓄積された領収書画像はどう なるのでしょうか?
解約の場合、Concur サーバーへアクセスすることができなくなります。また解約前に領収書画像の みをエクスポートすることもできませんので、電子帳簿保存法に記載された領収書画像蓄積期間は Concur との契約を継続いただく必要がございます。契約継続については担当営業にご相談くださ い。
