Concur Expense Standard 管理者マニュアル(カスタム監査ルール)

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Concur Expense Standard 管理者マニュアル(カスタム監査ルール)

2019 年 7 月株式会社コンカー

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はじめに

この度は、弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

Concur Expense Standard 管理者マニュアル(カスタム監査ルール)（以降[本ドキュメント]）は、

Concur Expense Standard Edition の拡張機能であるカスタム監査ルールをお使いいただくお客様向けに、その初期設定や運用についてご紹介することを目的として作成し、配布しております。本ドキュメントおよび、別途ご提供させていただきます、様々なセットアップガイド、ユーザーガイド等を一緒にご利用いただくことで、Concur Expense Standard をより有効にご活用いただけることを目指しております。

本ドキュメントは適宜加筆、修正を行い、より分かりやすく、より詳細なものにしていく所存でございますので、内容に関するご意見・ご要望がございましたら、ぜひ弊社までお寄せください。

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カスタム監査ルール for Standard

機能概要

経費精算レポートの入力内容を規定に沿ってチェックすることにより、規定違反を減らし経理部門のチェック業務負荷を軽減するための機能です。

Concur Expense Standard の基本機能として[経費コンプライアンス]がありますが、カスタム監査ルールでは、自身でルール作成を行うことでより社内規定に沿ったルールを適用させることが可能です。

《機能一覧》

• 規定外メッセージの表示

エンドユーザーの入力した情報に応じて、規定外メッセージを表示することができます。

Ex）領収書の添付が無い場合に「領収書の添付がありません」というワーニングを表示する。

• 提出の制限

エラーレベルの設定により、提出を制限することができます。

Ex) 近距離交通費として 3,000 円以上の経費を提出できない。

• 表示先の選択

規定外メッセージの表示先以下 3 つの中から選択し、警告メッセージを設定することができます。

＊出張者、承認者、および経費の処理者

＊承認者と経費の処理者

＊経費の処理者

《注意事項》

 カスタム監査ルールはご自身で設定/検証いただく機能です。

 カスタム監査ルールを利用するにはコンカー技術スタッフによる機能有効化作業が必要です。[経費コンプライアンス]内にメニューが表示されていない場合は、弊社導入スタッフもしくはサポートポータルにてお問合せください。

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4 重要な設定用語

カスタム監査ルールを利用するにあたって、重要となる設定用語について以下記載いたします。

設定用語意味

条件規定違反とする条件文のことを意味します。

「1 人あたり 5,000 円を超える会議費はエラーとする」のであれば、

「同席者 1 人たりの金額＞5,000 円」および「経費タイプ＝会議費」が条件となります。

イベント監査ルールのチェックを実行するタイミングのことを意味します。

「エントリの保存」「レポートの提出」などの選択肢から選択できます。

規定外フラグ規定外の条件に該当した場合に表示する「警告メッセージ」を意味します。

「1 人あたり 5,001 円以上の場合は交際費として申請してください」というメッセージを表示するように設定することができます。

規定外レベル違反した際の対応レベルのことを指します。

規定外レベルは「警告」「ブロック」の 2 レベルに分けることができます。

規定外レベルが「ブロック」の場合はレポートの提出ができなくなります。１レポートに「ブロック」の規定外フラグが立っている経費エントリが含まれる場合は、レポートの提出ができません。

規定外レベルが「警告」の場合はメッセージは表示されますが、提出が可能です。

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5 前提となる設定

カスタム監査ルールを設定する上で前提となる設定は以下となります。以下設定が完了してから本設定を実施してください。

 経費タイプ設定

 ポリシーグループ設定(必要な場合のみ)

設定手順

以下に沿って設定してください。

1) 管理者ユーザーにてログインしてください。

2) [管理]>[経費の設定]にて[設定ホーム画面]を開いてください。

3) [製品:経費精算]になっていることを確認し、[経費ポリシー]内[経費コンプライアンス]を開いてください。

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6 4) [4 カスタム監査ルール]を開いてください。

5) [新規]をクリックしてください。

6) 以下に沿って[1 監査ルール]を入力し、[次へ]をクリックしてください。

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7 設定項目詳細

名前作成する監査ルールの名称を記入してください。

イベントプルダウンにて表示されるイベントの中から一つを選択してください。

イベントとは、[監査ルールを発動するタイミング]のことです。

イベントの詳細は別表に記載します。

※イベント「同席者があるエントリの提出（許可済み）」「転記失敗」は使用しません。

適用先ルールを適用するグループを指定する。

※ユーザーアカウントに登録されたすべてのユーザ―に適用する場合は

「グローバル」を選択してください。

※ポリシーグループごとに経費規定が異なる場合は、設定するポリシーグループを設定してください。

アクティブルール作成時点でルールを適用するかどうかを選択します。

はい:監査ルールの設定が有効いいえ:監査ルールの設定が無効

《イベント一覧》

設定項目詳細利用想定シーン

エントリの提出レポートが提出されたときにルールが発動します。

注意:[エントリ提出]のルールは[レポートの提出]の前に処理されます。

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エントリの保存申請者/承認者/経費の処理者によって経費エントリが保存されたときにルールが発動します。

各経費エントリ情報の整合性について申請者に警告を出したい。

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8 レポートの提出レポートが提出されたときにルールが発動し

ます。

レポート全体の整合性チェック。

レポートの保存申請者/承認者/経費の処理者によってレポートヘッダが保存されたときにルールが発動します。

レポートヘッダ情報の整合性チェック。

配賦の保存配賦が保存されたときにルールが発動します。

配賦情報の整合性チェック。

7) [2.条件]にて各フィールドに入力し、条件を作成したら[次へ]をクリックしてください。

設定項目詳細

データオブジェクト

チェック対象のフィールドの画面を選択する

（エントリ/配賦/レポートなど）

フィールドチェック対象のフィールド（項目）を選択する

演算子演算子を選択する（＝、≠、＞、≧、＜、≦、含む、含まないなど）

※条件の設定例は[2.7 監査ルール作成例]を参考にしてください。

Ex) [エントリ:経費タイプ][値＝タクシー] かつ [エントリ:金額][値＞3,000 JPY]

8) [3. 規定外フラグコード]にて規定外フラグの表示先をプルダウンから選択します。

規定違反の可視規定外フラグ表示対象

出張者(申請者) 承認者経費の処理者

出張者、承認者および経費の処理者〇〇〇

承認者および経費の処理者 × 〇〇

経費の処理者 × × 〇

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9 Point:申請者向けと承認者向けのルールを作成

申請者向け/承認者向けの監査ルールをそれぞれ作成することにより、申請者は規程を遵守し、

承認者は効率よく承認することが可能となります。

例) 取引日 30 日前以上の経費レポートを提出するためにはコメント必須にする。

Point:監査ルール:規定違反＝1:1 の関係にする。

規程違反と監査ルールは１:１の関係で作成することを推奨します。

なぜメッセージが表示されているか分からない場合にも原因を特定することが容易になります。

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10 9) [新規]を選択し、以下 3 項目を記入したのち、[保存]をクリックして設定を保存して下さい。

※すでに該当するコードがある場合は表示されている一覧から選択することが可能です。

設定項目詳細

コード任意のコード名を記入してください。

規定外レベルとメッセージを保存します。

レベル規定外レベルを[ブロック]もしくは[警告]に設定してください。

＊ブロック:提出不可

＊警告:警告メッセージのみで提出は可能メッセージ表示させるメッセージを記入してください。

10)[完了]を押してください。

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11 メンテナンス手順

カスタム監査ルール作成後のメンテナンス作業としては以下 2 つがあります。適宜必要に応じて実施ください。

 監査ルールに関する作業

既存の設定の修正:修正したい監査ルールを選択し、「修正」を押して編集する既存の設定のコピー:コピー元の監査ルールを選択し、「コピー」を押す既存の設定の削除:削除したい監査ルールを選択し、「削除」を押す

有効な設定を無効にする:無効にしたい監査ルールを選択し、「非アクティブ化」を押す無効な設定を有効にする:有効にしたい監査ルールを選択し、「アクティブ化」を押す

 規定外フラグに関する作業

－規定外フラグ画面を開く（いずれかのルールを選択、修正 > ③規定外フラグコード）

既存の設定の修正:修正したい規定外フラグコードを選択し、「修正」を押して編集・保存する既存の設定の削除:削除したい規定外フラグコードを選択し、「削除」を押す

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12 条件詳細

条件設定に使われる演算子やフィールドについて以下に記載します。以下をご理解の上、条件設定をしてください。

3.6.1 基本的な考え方

カスタム監査ルールでは、１つもしくは複数の条件を接続部(AND/OR)でつなぎ合わせることで、まとまった一つの条件文を作成していきます。

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13 3.6.2 接続部の設定- AND/OR(および/または)条件

And/Or 条件は複数の条件がある場合に使用します。丸括弧()を使用することで適切な監査ルールが作成できます。

例) 「経費タイプが接待交際費もしくはお土産代で、同席者 1 人当たりの金額が 5,400 円以下」の場合この場合、丸括弧を付けないと条件が適切に判断できません。

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14 3.6.3 演算子の設定-ANY/EVERY 条件

ある条件に複数の項目が存在しうる場合(例:同席者入力の同席者タイプ)に、Any/Every 条件を選択する必要があります。

 Any :複数の項目の中でいずれか一つ以上該当する場合

 Every :複数の項目の中ですべてが該当する場合

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15 例) [室料]を含むレポートで、[日別の手当]が含まれていない場合はエラーとする。

設定内容

イベントレポートの提出

条件 [エントリ:経費タイプ] [ANY,次の値に等しい値＝室料]

および

[エントリ:経費タイプ] [EVERY,が次の値に等しくない値＝日別の手当]

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16 3.6.4 演算子の設定-日付/曜日の範囲指定

日付や曜日を範囲指定する監査ルールの条件には以下 4 つがあります。

曜日/日付を指定することで、休日の経費支出のチェックや、ある期間内のチェックが用意に実現できます。

種類設定例使用する条件

曜日を指定する休日の経費をチェックする。

・がこの曜日と等しい

・がこの曜日と等しくない特定の日付を指定する日本の祝日を定義

し、チェックする。

※祝日という条件はない為、日にち毎に設定する必要があります。

・がこの日付より前

・がこの日付より後

・がこの日付と等しい

・がこの日付と等しくない

過去の日付を設定/制御取引日が 30 日以上前の経費をチェックする。

・が今日から過去 X 日以内（日数を入力）

・が今日から過去 X 日を除いた期間（日数を入力）

未来の日付を設定/制御未来の取引日の経費を制御する。

・が今日から将来 X 日以内（日数を入力）

・が今日から将来 X 日を除いた期間（日数を入力）

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17 設定例) 週末の経費に規定外フラグを表示させる。

設定内容

イベントエントリの保存

条件 [エントリ:取引日] [がこの曜日に等しい値＝土曜日]

または

[エントリ:取引日] [がこの曜日に等しい値＝日曜日]

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18 設定例) 2017 年 6 月２日～6 月９日に使われた経費に対して規定外フラグを表示させる。

設定内容

条件 [エントリ:取引日] [がこの日付より後値＝2017/06/01]

および

[エントリ:取引日] [がこの日付より前値＝2017/06/10]

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19 補足:日付範囲関連の演算子に関する条件理解

 今日から過去 X 日以内(日数を入力)

この場合「今日を含んだ過去 X 日前」の範囲がルール適用範囲となります。

例）今日から過去 X 日以内(日数を入力)、値＝2 日

 今日から過去 X 日を除いた期間(日数を入力)

この場合「今日を含んだ過去 X 日前以外」の範囲がルール適用範囲となります。

例）今日から過去 X 日を除いた期間（日数を入力）、値＝2 日

 今日から将来 X 日以内(日数を入力)

この場合「今日を含んだ将来 X 日後」の範囲がルール適用範囲となります。

例）今日から将来 X 日以内（日数を入力）、値＝2 日

 今日から将来 X 日を除いた期間(日数を入力)

この場合「今日を含んだ将来 X 日後以外」の範囲がルール適用範囲となります。

例）今日から将来 X 日を除いた期間（日数を入力）、値＝2 日

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 が今日から過去 X 日を除いた期間（日数を入力）/が今日から過去 X 日以内（日数を入力）

設定内容

条件 [エントリ:取引日] [今日から過去 X 日を除いた期間（日数を入力）値=60]—① および

[エントリ:取引日] [今日から過去 X 日以内（日数を入力）値=10,000]--②

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 が今日から将来 X 日以内（日数を入力）/が今日から将来 X 日を除いた期間（日数を入力）

設定内容

条件 [エントリ:取引日] [今日から将来 X 日以内（日数を入力）値=30]—① および

[エントリ:取引日] [今日から将来 X 日を除いた期間（日数を入力）値=0]--②

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22 監査ルール作成例

ここでは、お客様からよくお問合せを受ける監査ルールの作成例を記載します。

A 取引日に関する監査ルール

A-1 土日利用の経費についてはアラートをだしたい

A-2 特定の日にちに利用された経費についてはアラートを出したい A-3 特定の期間に利用された経費についてはアラートを出したい B 日当経費に関する監査ルール

B-1 日当経費において、金額を誤って保存した場合にアラートを出したい B-2 役職ごとに日当金額の注意喚起をしたい

C 取引金額に関する監査ルール

C-1 特定の経費において一定の金額を超える経費には理由をコメント欄に記入するよう促したい C-2 特定の経費において、XXX ドルを超える場合は提出をブロックしたい①

C-3 特定の経費において、XXX ドルを超える場合は提出をブロックしたい② D 宿泊費経費タイプに関する監査ルール

D-1 1 泊あたりの宿泊費上限金額を設定したい E 同席者に関する監査ルール

E-1 特定の経費において、同席者の総数が X 名以上の場合はアラートを出したい E-2 同席者が必要な経費に[同席者タイプ:顧客]が含まれているかチェックしたい

E-3 特定の経費タイプにて同席者一人当たりの金額が XXXX 円を上回る場合は提出不可としたい F 為替レートに関する監査ルール

F-1 為替レートをユーザー側が変更した場合に検知したい G 経費精算レポートに関する監査ルール

G-1 提出日と締日のチェックをしたい

G-2 レポート総額が XXX 円に満たない場合には提出をブロックしたい H 事前申請と紐づく経費精算レポートに関する監査ルール

H-1 任意の経費のみ事前申請と紐づけたい

H-2 経費精算レポートに事前申請を紐づけた場合に、事前申請にて承認されている金額を超えている場合にアラートを出したい

I 承認者に関する監査ルール

I-1 特定の経費タイプにおいて承認者を追加する注意喚起がしたい

I-2 特定の従業員の提出する経費精算レポートについて承認者への注意喚起がしたい

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23 J 代理機能に関する監査ルール

J-1 代理作成にて作成された経費精算レポートの提出をブロックしたい

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24 A-1 土日利用の経費についてはアラートをだしたい

曜日を指定したルールはカスタム監査でしか設定ができません。

設定例）取引日が土日で登録された経費についてアラートをだす。

設定内容

条件 [エントリ:取引日] [がこの曜日と等しい値=土曜日]

または

[エントリ:取引日] [がこの曜日と等しい値=日曜日]

規定外レベル警告

メッセージ取引日が土日で登録されておりますが、登録間違いではないですか。

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25 A-2 特定の日にちに利用された経費についてはアラートを出したい

カスタム監査機能を使うことで特定の日にちを取引日として登録した経費についてアラートを出すことが可能です。

設定例）取引日が[2019 年 1 月 1 日]で登録された経費についてアラートをだす。

設定内容

条件 [エントリ:取引日] [がこの曜日と等しい値=土曜日]

または

[エントリ:取引日] [がこの曜日と等しい値=日曜日]

メッセージ祝日の経費は認められていません。修正してください。

＜表示される規定外フラグイメージ＞

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26 Point

 上記条件を[または]で接続することで、複数の特定日に対していずれかの日にちで登録された場合にアラートを出すことも可能です。

例）取引日が[2019 年 1 月 1 日]もしくは[2019 年 5 月 5 日]で登録された経費についてアラートをだす。

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27 A-3 特定の期間に利用された経費についてはアラートを出したい

カスタム監査機能を使うことで特定の期間内を取引日として登録した経費についてアラートを出すことが可能です。

設定例）取引日が[2019 年 1 月 1 日～3 日]で登録された経費についてアラートをだす。

設定内容

条件 [エントリ:取引日] [がこの日付より後値=2018/12/31]

または

[エントリ:取引日] [がこの日付より前値=2019/01/04]

メッセージ祝日の経費は認められていません。修正してください。

＜表示される規定外フラグイメージ＞

Point

 利用する演算子である[がこの日付より後][がこの日付より前]は登録する値日は含まれない演算子ですのでご注意ください。

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28 B-1 日当経費において、金額を誤って保存した場合にアラートを出したい

Standard 製品では日当等の固定経費を事前にシステム内に登録することはできませんので、日当の経費精算を行う場合、従業員が正しい金額を入力する必要があります。金額を間違えて登録した際にアラートを出すことで、誤った金額での申請を防ぐことが可能です。

設定例）日当 3000 円なので、それ以外の金額で登録された場合にアラートを出す。

設定:一般社員内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい＝日当]

および

[エントリ:金額] [が次の値に等しくない＝3000JPY]

規定外レベルブロック

メッセージ日当は 1 日当たり 3000 円です。修正してください。

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29 B-2 役職ごとに日当金額の注意喚起をしたい

コストデータに役職情報を追加することによって、役職ごとの日当金額の注意喚起を行うことが可能です。

《前提設定》

 コストデータにて役職情報(一般社員/役員)がリスト登録されている。

 経費タイプに「日当」の登録がされている。

設定例）日当という経費について一般社員は 3000 円、役員は 5000 円とし、それ以外の入力がされた場合に提出をブロックしたい。

設定:一般社員内容

条件 [従業員:役職] [が次の値に等しい＝一般社員]

および

[エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい＝日当]

および

メッセージ日当は 1 日当たり 3000 円です。

設定:役員内容

条件 [従業員:役職] [が次の値に等しい＝役員]

および

[エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい＝日当]

および

メッセージ日当は 1 日当たり 5000 円です。

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31 C-1 特定の経費において一定の金額を超える経費には理由をコメント欄に記入するよう促したい

[コメントあり]を利用することで、経費保存時にコメント欄に記入があるかのチェックをすることが可能です。

設定例）3000 円を超えるタクシー代にはコメント必須にしたい。

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい＝タクシー代]

および

[エントリ:金額] [が次より大きい＝3000JPY]

および

[エントリ:コメントあり] [が次の値に等しい＝いいえ]

メッセージ 3,000 円を超えるタクシー利用時はコメントを必ず入力してください。

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32 C-2 特定の経費において、XXX ドルを超える場合は提出をブロックしたい①

払戻通貨にて経費タイプごとの上限判断は、カスタム監査ルールを使用せずとも可能ですが、払戻通貨が日本円で、かつ、経費登録時に外貨金額にて入力し、その値を監査ルールの条件にしたい場合は、カスタム監査ルールにて[外貨金額]を使用する必要があります。

 本ルールを作った場合、別の外貨金額で入力された際や、日本円で入力された際には判定対象となりませんのでご注意ください。

 請求金額として登録できる通貨はカントリーパックに依存します。

設定例）タクシー代が 10 ドル以上で申請された際に、提出不可としたい。(申請者の入力通貨はドル)

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい値=タクシー代]

および

[エントリ:外貨金額] [次より大きい値=10.00USD]

メッセージタクシー代は 10 ドル以内での精算とする必要があります。

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33 C-3 特定の経費において、XXX ドルを超える場合は提出をブロックしたい②

どの通貨で経費登録されても、その金額を払戻通貨以外の通貨金額にて規定チェックを行いたい場合、

[請求金額]を利用する必要があります。

この場合、取引日の OANDA レートを利用して指定通貨に換算し、判断します。

 経費レポート上は、入力した外貨金額から払い戻し通貨である日本円への変換表示しかされないため、実際に判定通貨(ドル)での金額が申請者には確認できませんのでご注意ください。

 請求金額として登録できる通貨はカントリーパックに依存します。

設定例）タクシー代が 10 ドル以上で申請された際に、提出不可としたい。

(申請者の入力通貨は問わない)

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい値=タクシー代]

および

[エントリ:請求金額] [次より大きい値=10.00USD]

メッセージタクシー代は 10 ドル以内での精算とする必要があります。

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34 D-1 1 泊あたりの宿泊費上限金額を設定したい

経費タイプごとの上限値設定はカスタム監査ルールを使わずとも設定可能ですが、「1 泊あたりの宿泊費」に上限値を設ける場合はカスタム監査ルールを適用した方がよりシンプルです。

設定例）室料の明細にて 1 泊あたり 15000 円以上の登録がされた場合に提出ブロックをしたい。

設定内容

条件 [エントリ:取引タイプ] [が次の値に等しい＝経費の明細エントリ]

および

[エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい＝室料]

および

[エントリ:金額] [が次より大きい＝15000JPY]

メッセージ一泊当たりの申請上限は 15000 円です。修正をしてください。

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35 参考）通常の上限値ルールにて[室料:15000 円]と設定した場合の設定方法と表示

《設定方法》

1. [支出の記録]内[経費の経費タイプ]を開いてください。

2. [日本]を設定し[経費タイプ:室料]の[この額を超える経費を許可しない:15000 円]に設定し保存する。

この場合、経費エントリと明細それぞれに限度額チェックが適用されます。

《レポート作成画面表示例》

以下のように 3 泊分合計の 40000 円にも、明細の 16000 円にも規定外フラグが表示されます。

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36 E-1 特定の経費において、同席者の総数が X 名以上の場合はアラートを出したい

同席者フィールドを持つ経費タイプの場合、登録された同席者数に応じてアラートをだすことが可能です。

設定例）[会議費・交際費(税抜 5000 円/人以上)]が 10 名以上の同席者で申請された際に、提出不可としたい。

設定内容

条件 [エントリ:同席者の人数] [が次より大きい値=9]

および

[エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい値=会議費・交際費(税抜き 5000 円 /人以上)]

メッセージ 1 人当たり 5000 円以上の交際費において 10 名以上の経費精算は認められていません。9 名以下の申請にしてください。

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37 E-2 同席者が必要な経費に[同席者タイプ:顧客]が含まれているかチェックしたい

同席者タイプのチェックを監査ルールで行うことで、経費エントリの同席者情報が経費エントリに対して正しいものなのかを判定できます。

設定例）会議費(同席者を含む)という経費に顧客という同席者タイプが登録されていない場合に規定外フラグを表示させたい。

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [次の値に等しい=会議費(同席者を含む)]

および

[エントリの同席者:同席者タイプ] [Every、が次の値に等しくない=顧客]

メッセージ同席者に顧客が含まれていません。顧客が含まれていない場合は、他の経費タイプを選択してください。

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38 E-3 特定の経費タイプにて同席者一人当たりの金額が XXXX 円を上回る場合は提出不可としたい

同席者一人当たりの金額且決められた経費で判断させるルールはカスタム監査でしか設定ができません。

設定例）会議費にて同席者一人当たりの金額が 5400 円を上回る場合は提出不可とする

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい値=会議費]

および

[エントリの同席者:取引金額] [ANY,が次より大きい値=5400 JPY]

メッセージ一人当たりの金額が 5400 円以上の場合は、接待交際費で申請をあげてください。

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39 F-1 為替レートをユーザー側が変更した場合に検知したい

OANDA のレート値と実際に保存された値に差異があった場合の監査チェックです。為替レートの際が５％もしくは 10%の差異検知は標準のコンプライアンスルールにて可能です。

それ以外の％にて監視が必要な場合は、以下のように設定をしてください。

OANDA 側の為替レート変動を考慮し、差異を 2~10％にしていただくことを推奨しています。

設定例）為替レート差異が 2%~10％の場合に規定外フラグを表示させたい。

設定内容

条件 [エントリ:為替レートの差異] [次より大きい値=2]

および

[エントリ:為替レートの差異] [次より小さい値=10]

および

[エントリ:私的出費(払戻対象外)] [次に等しい=いいえ]

メッセージ為替レートが変更されています。経費エントリを作り直してください。

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40 参考) 標準コンプライアンス機能を使って為替レート差異が 5％以上の場合に規定外フラグを表示させる場合

1. [経費ポリシー]内[経費コンプライアンス]を開いてください。

2. [1.コンプライアンスルール]にて[日本]を設定し、以下にチェックを付けます。

 為替レートの差異が次の％を超えたらフラグを立てる[5%]

3. 必要に応じて警告メッセージを編集し、[保存]にて設定保存してください。

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41 G-1 提出日と締日のチェックをしたい

締日に合わせて、日付に条件を付けてチェックすることが可能です。

設定例）毎月 1 日～15 日分の経費精算の締日を毎月 16 日とし、それ以降に提出された 1 日～15 日分の経費についてはチェックしたい。

※設定例では特定の日付を設定しているため、毎月のメンテナンスが必要となります。

設定内容

条件 [レポート:レポート日] [この日付より後＝05/31/2017]---① および

[レポート:レポート日] [この日付より後＝06/16/2017]---② および

[レポート:提出日] [この日付より後＝06/16/2017]---③ 規定外レベル警告

メッセージ経費の締め日を過ぎています。

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43 G-2 レポート総額が XXX 円に満たない場合には提出をブロックしたい

1 レポートの総額を見て、提出ブロックをかけることができます。

設定例）レポート総額が 5000 円満たない場合に規定外フラグを表示させたい。

設定内容

条件 [レポート:レポート総計] [次より小さい＝5000JPY]

メッセージ 5000 円未満の経費精算レポートの提出は認められていません。

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44 H-1 任意の経費のみ事前申請と紐づけたい

レポート内に事前申請が必要な経費が含まれているにもかかわらず、事前申請が紐付けられていない場合に、事前申請を経費精算レポートに紐づけるまで提出をさせないことが可能です。

設定例）[会議費(同席者を含む)][出張中の食事(同席者を含む)]は事前申請が必須の経費なので、レポートにこのいずれかの経費タイプがいる場合は事前申請が紐づいているかチェックをする。

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [ANY,がに含まれる＝航空運賃、電車および鉄道]

および

[レポート:申請あり] [が次の値に等しい＝いいえ]

メッセージこの経費には事前申請が必要です。事前申請を行い承認をとったのちに経費精算レポートに紐づけてください。

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45 H-2 経費精算レポートに事前申請を紐づけた場合に、事前申請にて承認されている金額を超えている場合にアラートを出したい

事前申請を紐づけた経費精算レポートにおいて、経費精算レポートの総額と事前申請の総額を比較しチェックをすることが可能です。

※本チェックの場合、レポート提出時にシステム判断がされますが、規定外レベルが警告のため、レポート提出前に申請者自身が本フラグに気づくことができませんので、承認者が確認し、差戻をしていただく必要があります。(提出後、規定外フラグが表示されます。)

設定例）[会議費(同席者を含む)][出張中の食事(同席者を含む)]は事前申請が必須の経費なので、レポートにこのいずれかの経費タイプがいる場合は事前申請が紐づいているかチェックをする。

設定内容

条件 [レポート:申請あり] [が次の値に等しい＝はい]

および

[レポート:申請金額を超過] [が次の値に等しい＝はい]

メッセージ紐づけた事前申請の金額を経費精算レポート総計金額が超過しています。超過理由をコメント欄に記入してから提出してください。

(47)

46 I-1 特定の経費タイプにおいて承認者を追加する注意喚起がしたい

特定の経費タイプを使用したときのみ注意喚起メッセージを表示させることが可能です。

設定例）事務用品費を保存したときのみ、承認者を追加する注意喚起メッセージを表示させたい。

設定内容

条件 [エントリ:経費タイプ] [が次の値に等しい＝事務用品費]

メッセージ事務用品費の申請時には承認者に総務部⾧を追加してください。

(48)

47 I-2 特定の従業員の提出する経費精算レポートについて承認者への注意喚起がしたい

特定の従業員が経費精算レポートを提出した際、承認者へ注意喚起メッセージを表示させることが可能です。

設定例）従業員 ID10799 の従業員が提出したレポートのみ、承認者を追加する注意喚起メッセージを表示させたい。

設定内容

条件 [従業員:従業員 ID] [が次の値に等しい＝10799]

規定外レベル警告規定外フラグの表示先

承認者と経費の処理者

メッセージ監視が必要な従業員です。注意してください。

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