文科省様式3-2集計オプションマニュアル

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「文科省様式 3-2 集計オプション」

利用マニュアル

平成 25 年 3 月 8 日

日本加除出版株式会社

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文科省様式 3-2 集計オプション」とは

文科省様式 3-2 集計オプションは、日本加除出版株式会社発行の「小学校理科教育等設備台帳（平成 23 年度～平成 34 年度）」付属 CD-ROM『理科教育等設備台帳管理システム Ver.2 「小学校版」』（以下「弊社台帳ソフト」）により作成した Excel ファイル（以下、「加除 Excel ファイル」）を集計し、文科様式 3-2 と同等の設備表を作成するツールです。以下の操作手順・ご注意事項をよくご確認の上、ご利用ください。

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フォルダ構成

弊社 HP よりダウンロードした zip ファイルを任意の場所に解凍してください。解凍したフォルダ内にある下記フォルダ構成は変更しないでください。このままのフォルダ構成でプログラムを実行してください。 (*)Office2003 の場合はフォルダ名が「文科省様式 3-2 集計オプション_Office2003」となります。 1_初期化用フォルダ初期化された文科 Excel が入っているフォルダです。（初期化状態：文科 Excel が１ファイルあります） 2_読み込み元フォルダ処理を行う対象の加除 Excel（※）を入れるフォルダです。 ※小学校にて、弊社台帳ソフトより作成した Excel ファイル（初期化状態：空の状態です） 3_読み込み済フォルダ処理済みの加除ファイルが自動で移動されるフォルダです。（初期化状態：空の状態です） 4_プログラムフォルダ集計処理をするためのプログラムが入っています。ここからプログラムを起動します。（初期化状態： Office2003 は文科省様式 3-2 集計オプション.xls Office2007 または 2010 は文科省様式 3-2 集計オプション.xlsm が入っています） 5_出力フォルダ集計結果となる文科 Excel を配置するフォルダです。文科 Excel は、1_初期化フォルダからコピーして使用します。（初期化状態：空の状態です）文科省様式 3-2 集計オプション_Office2007-2010(*)

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操作手順

（Windows7 Office2010 の画面例） Excel ファイルを開いている場合は、終了した状態で作業を開始してください。集計は 1 校ずつ実施します（複数校まとめて処理はできません）。 1. 集計対象の加除 Excel ファイル（弊社台帳ソフトより生成した Excel ファイル）を 「2_読み込み元フォルダ」へコピーします。（ご注意）加除 Excel のフォーマットを確認してください。セルを結合して作成された Excel ファイルは使用できません。セルが結合されていない加除 Excel データをご用意ください。【集計できる Excel ファイル】【集計できない Excel ファイル】加除 Excel を作成の時点でセルが結合されているファイルは、使用できません。

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2. 「1_初期化フォルダ」中の「文科 Excel」をコピーし、「5_出力フォルダ」へ貼り付け ます。 3. 「4_プログラムフォルダ」中の文科省様式 3-2 集計オプション.xlsm を開きます。 （Office2003 の場合は文科省様式 3-2 集計オプション.xls）「①文科 Excel 選択」ボタンをクリックします。 4. 「5_出力フォルダ」の文科 Excel を選択し、「開く」をクリックしてください。 コンテンツの有効化をクリック Office2003 は「マクロの有効化」ダイアログが表示されます。

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5. 「②加除 Excel 選択＆集計処理＆保存」ボタンをクリックし、「2_読み込み元フォルダ」より集計対象の Excel ファイルを 1 つのみ選択し、「開く」をクリックしてください。集計は 1 校ずつ行ってください（複数のファイルの選択はできません）。処理終了後、「完了しました。」のメッセージが表示されますので、「OK」ボタンをクリックしてください。 2 校目以降の集計を行う場合は、5.の作業を繰り返してください（その都度 1.よりやり直す必要はありません）。文科省様式 3-2 集計オプションを終了して、再度集計を実施する場合は、3.の手順から開始してください。結果は「5_出力フォルダ」に貼り付けた Excel 表に集計されます。集計処理が完了した加除 Excel は「3_読み込み済フォルダ」に自動的に移動します。お使いのパソコンのスペック、読み込む加除 Excel のサイズにもよりますが、この処理には 1Excel ファイルにつき 1 分～5 分ほどかかります。 6. 全ての集計終了後、「5_出力フォルダ」より「文科 Excel」を開き、不要な行、列を削除してください。文科 Excel には平成 34 年度まで集計できるように予め集計枠を用意してあります。

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ご注意事項

1. 集計の処理を行う前の加除 Excel は、弊社台帳ソフトから生成した状態のフォーマット を崩さないようにご注意ください。処理前にフォーマットが崩れると、予期せぬエラーが発生し集計処理がうまく行われません。表示されるメッセージ一覧 No 表示メッセージメッセージ詳細＆説明対応内容 1 完了しました。全ての処理が正常に終了した場合に表示_{されます。} 正常です。

2 文科 Excel の様式ではありません。文科 Excel 選択ボタンで指定して文科 Excel_{と判断できない場合に表示されます。} 文科 Excel を指定してください。

3 選択したシートに不備があります。シートを確認してください。加除エクセルの内容に不備があります。加除 Excel を開き、内容を確認してください。数量、金額欄に文字が入っている場合、数値の桁数が 2,147,483,647 を超えるような場合に表示されます。文科エクセルの内容に不備があります。文科 Excel を開き、内容を確認してください。数量、金額欄に文字が入っている場合、数値の桁数が 2,147,483,647 を超えるような場合に表示されます。

4 文科 Excel を選択してください。文科 Excel を選択する前に、加除 Excel を選_{択しようとした場合に表示されます。} 文科 Excel を選択してから再度実_{施してください。}

5 加除 Excel の様式ではありません。加除 Excel 選択ボタンで指定したファイルが、加除 Excel と判断できない場合に表示されます。加除 Excel を指定してください。 6 品目の入力されていない行があります加除 Excel の品目欄が空白のデータがある場合に表示されます。加除 Excel を開き、行を削除するか、品目を入力してください。 7 指定したファイルは以前に選択済みです。同じ処理の中で、既に選択済み加除 Excel を選択した場合表示されます。同じ加除 Excel を読ませる場合は、ツールを一度終了させて、再度起動させた後、同じ加除 Excel を選択してください。 8 データ不整合の為、処理が続行できません。加除 Excel の区分＋品目が、文科 Excel に存在しない場合。文科 Excel に加除 Excel の区分と品目を追加してください。 2. 他の Excel ファイルを開いている状態で「文科省様式 3-2 集計オプション」を使用する と、操作に失敗する恐れがあります。失敗した場合には、初期化状態から再度処理を実施してください。 3. 重複して加除 Excel を読み込まないフォルダ構成になっていますが、もし重複して加除 Excel を読み込ませてしまった場合は復旧できないため、次の手順で初期化してください。

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① 間違えて加算した 5_出力フォルダの文科 Excel を移動または、削除します。 ② 1_初期化フォルダから新しい文科 Excel をコピーします。 ③ 3_読み込み済フォルダに移動されてしまった加除 Excel を 2_読み込み元フォルダへ移動します。 4. 対象以外の Excel ファイルを読み込ませないでください。動作が不安定になる原因とな ります。 5. パソコンによっては、プログラムの動作が遅い場合がありますが、マウスカーソルが待 ち状態の場合は、そのまま操作しないで終了するのをお待ちください。 6. 処理が停止した場合は、ご注意事項 1.をご確認のうえ、対象ファイルに必要な処理を実 施後、再度集計を実行してください。問題が解決されない場合、下記の手順にてお問い合わせください。 ① 日本加除出版ホームページ（http://www.kajo.co.jp/）にアクセス。 ② トップページ→お問合せ→「【台帳 CD-ROM お問合せ】理科教育等設備台帳（CD-ROM）」と進み、お問合せ内容を入力し、送信してください。