請求書処理: 元帳

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請求書処理: 元帳

設定ガイド

最終更新日: 2012 年 7 月 13 日

以下のコンカーソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Concurforce

 Travel

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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改訂履歴

日付 注意事項/コメント/変更内容

2015年5月15日画像を新 UI に更新し、内容を全体的に更新しました。

2014年11月30日統合管理者がインポート/抽出管理者に変更されました。内容の変更はありません。

2014年9月16日 2種類のユーザーインターフェイスについての情報を追加しました。内容の変更はありません。

2014年4月16日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2012年12月28日商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。

2012年7月13日請求書処理の管理のユーザーインターフェイスからツールを利用できるようになりました。

2011年1月21日初版発行

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元帳

セクション 1: アクセス許可

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、ある特定のグループに対してのみ操作が可能である、または特定の操作のみ使用できるなど（閲覧のみ可能で作成や編集は不可）、限定的なアクセス許可を持っている場合があります。

会社の管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可を付与されていない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記されているいくつかの作業は、 Concur にて対応必須のものであることを管理者の方はご留意ください。作業が必要な場合は、Concur お客様サポートにサービスをご依頼ください。作業が必要な場合は、Concur お客様サポートにサービスをご依頼ください。

セクション 2: 概要

元帳は、請求書処理の管理または経費の管理を使用して元帳モジュールの [勘定構造] 領域で作成および構成します。

使用の前に

本ガイドの情報を参照して元帳を作成する前に、会社の勘定科目コード構造を決定しておく必要があります。設定ガイド「請求書処理: 勘定科目コード」の勘定コード設定手順を参照してください。

元帳とは

元帳は、会計の最終記入簿です。個々の勘定の取引が掲載されています。つまり総勘定元帳

（GL）には、借方勘定と貸方勘定の相殺による会社の全財務取引がまとめられています。請求書処理では、元帳は、会計システムへの相互作用点として機能します。

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2 設定ガイド「請求書処理: 元帳」

ユーザーカテゴリーと特徴

• 経理担当者: 請求書のデータを使用して支払システムで取引を作成します。自動化され た Concur の取引には、会社の元帳に記帳するために必要なすべてのデータが含まれています。このデータには、以下が含まれます:

 従業員名と ID

 取引日

 会計システムが支払い可能な通貨での払戻金額

 経費を記帳するための勘定科目コード

NOTE: 経理担当者は、勘定科目コードを設定するためのデータを提供し、このデータを

使用して、支払システムへの突合せを継続的に行います。

• 勘定管理者:元帳の定義、会社、勘定構造、勘定科目コードなどの勘定構成データを入力 します。

総勘定元帳への対応付け

Concur システムでは、支払申請を既存の総勘定元帳（GL）に対応付ける必要があります。すべての GL は、取引の「担当者」と取引の「種類」を分離する構造です。

取引の担当者の定義

取引の担当者は、支払の適用先の一部として定義できます。この情報の取扱い方法は会社ごとに異なりますが、ほぼすべての会計システムで、会計セグメントや会計コードとして構成されており、グループ化された情報によって、会計の担当者が定義されます。多くの会社では、これらの会計セグメントを、部門、コストセンター、プロジェクト、予算センター、および会社としてラベル付けしています。

会計セグメントは特定のパターンで定義されるため、常に同じように表示されます。たとえば、

部門コードは3桁未満の数値コードとして定義されます。さらに、一部のセグメントは他のセグメントに対して検証可能です。たとえば、「部門100」は会社 A でのみ利用可能で、「部門

200」と「部門300」は会社 B でのみ有効というようなものです。

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取引の種類の定義

取引の種類は、勘定科目表に関係があります。勘定科目表は、財務および税レポートに対する取引の分類方法を定義します。これらの値は、会計システム内でもセグメント化可能で、セグメント間の検証を必要とします。

複数の会社に関する対応付け処理の管理

会計用語で、「会社」は、すべての勘定を備えた事業体であり、勘定合計の残高はゼロになります。この定義に基づいて、さまざまな理由から、親会社の中に複数の会社を設置できます。たとえば、複数の国での事業、法的な子会社、組織の他の事業と大幅に異なる事業を運営する組織であるなどの理由です。また、買収によって異なる企業を保持する場合もあります。

複数の会社と経費タイプ勘定科目コードについて、一般的な組み合わせは4種類あります:

1. それぞれの会社で異なる会計システムを使用しており、その結果、勘定科目コードが異なる。

2. それぞれの会社で会計システムを共有しており、その結果、経費タイプ勘定科目コードを共有している。

3. それぞれの会社で一部の経費タイプ勘定科目コードを共有しているが、一部のコードは、

個々の会社に固有の定義になっている。

4. それぞれの会社で異なるデータフィールドを使用して会計システムを定義しており、その結果、経費タイプ勘定科目コードの割り当てが、これらの定義フィールドの階層に基づいている。

勘定構造図、図1は、会計元帳システム、勘定科目表/経費タイプ勘定科目コード、および会社間に存在する可能性がある異なる関係の例を示したものです。

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元帳の考慮事項と実装のガイドライン

実装のガイドラインは以下のとおりです:

• 請求書処理では、1つ以上の元帳定義を使用できます。

• 各元帳には単一の会計構造定義が必要です。勘定構造は、1つ以上のセグメントのグループとして定義されます。異なる勘定構造には、追加の元帳が必要です。

• 勘定構造定義は、支払および請求書の表の定義に基づきます。

• セグメントのサブセットは、異なる経費タイプ勘定科目コードに使用でき、必要に応じて順序を設定できます。

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警告: 管理者が勘定科目コードセグメントの関係を階層に変更する場合、勘定科目コー ド構成を検証できず、勘定科目の再定義が必要になることがあります。

セクション 3: 従業員管理者への表示

従業員管理者が従業員をユーザー管理で定義する際、従業員が提出と支払に使用する元帳を定義します。

NOTE: 従業員管理者が従業員用に誤った元帳を選択した場合、支払申請が誤った会計システム

に送信され、エラーが発生して支払先へ支払が実施されない可能性があります。

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セクション 4: 元帳ツール

勘定元帳システムでは、エクスポートしたデータが同じ形式でなければなりません。したがって、

管理者は、以下の項目の一意の組み合わせの数だけ元帳を設定する必要があります。

• 勘定科目コード階層

• 抽出ターゲットシステム

一般的に、元帳情報は、経理担当者、勘定管理者、共有構成管理者ロールが割り当てられたユーザーが作成します。

セクション 5: 作業手順

元帳へのアクセス



元帳にアクセスするには:

1. [管理] ＞ [請求書処理] をクリックします。

2. [勘定管理] ＞ [勘定構造] に進みます。[勘定構造] タブが、利用可能な元帳とともに表

示されます。

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新しい元帳の追加

ターゲットシステムごとに、元帳を使用して特定の勘定階層と抽出プロセスを定義します。新しい元帳を追加したら、共有構成管理者が勘定構造コンポーネントを追加できます。



新しい元帳を追加するには:

1. [勘定構造] タブの [新規] をクリックします。新しい行がリストに表示されます。

2. フィールドをクリックして必要な情報を入力します。

フィールド 説明

元帳名元帳システムのわかりやすい名前を40文字以下で入力します。たとえば、ドイツの元帳は「ドイツ」という名前にします。

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フィールド 説明

元帳コード抽出先のシステムのコード定義を入力します。

注意: [元帳コード] 値は、一意で論理的である必要があります。システム は、インポート/抽出管理者ツールでこのコードを基準として使用します。認識しにくいコードを定義すると、システムが特定できない可能性があります。

既存の元帳の編集

支払申請で使用されていない限り、システム内の元帳の名前とコードを編集できます。



既存の元帳を編集するには:

1. [勘定構造] タブで、編集するフィールドをクリックします。

2. 必要に応じて情報を編集します。

3. 編集したフィールドから移動すると、情報が保存されます。

既存の元帳の削除

元帳に取引がなく、または従業員が関連付けられていない場合、その元帳を削除できます。元帳の削除は、通常、入力されたデータや間違えて元帳に入力した場合に行い、もとに戻すことはできません。

NOTE: 間違えて元帳を削除した場合は、再作成する必要があります。復元はできません。



元帳を削除するには:

1. [勘定構造] タブで、目的の元帳名をクリックします。

2. [削除] をクリックします。[元帳の削除] ウィンドウが表示されます。

3. [はい] をクリックすると元帳が削除されます。

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