Concur Invoice Standard 管理者マニュアル (ｶｽﾀﾑ監査ﾙｰﾙ)
2018 年 8 月 株式会社コンカー
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目次
はじめに ... 2
カスタム監査ルール for Standard ... 3
機能概要 ... 3
重要な設定用語 ... 4
前提となる設定 ... 5
設定手順 ... 5
メンテナンス手順 ... 12
条件詳細 ... 13
3.6.1 基本的な考え方 ... 13
3.6.2 接続部の設定- And/Or(および/または)条件 ... 14
3.6.3 演算子の設定-Any/Every 条件 ... 15
3.6.4 演算子の設定-日付/曜日の範囲指定 ... 17
監査ルール作成例 ... 19
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はじめに
この度は、弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
Concur Invoice Standard 管理者マニュアル(カスタム監査ルール)（以降[本ドキュメント]）は、
Concur Invoice Standard Edition の拡張機能であるカスタム監査ルールをお使いいただくお客様向 けに、その初期設定や運用についてご紹介することを目的として作成し、配布しております。本ドキ ュメントおよび、別途ご提供させていただきます、様々なセットアップガイド、ユーザーガイド等を 一緒にご利用いただくことで、Concur Invoice Standard をより有効にご活用いただけることを目指 しております。
本ドキュメントは適宜加筆、修正を行い、より分かりやすく、より詳細なものにしていく所存でござ いますので、内容に関するご意見・ご要望がございましたら、ぜひ弊社までお寄せください。
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カスタム監査ルール for Standard
機能概要
支払申請レポートの入力内容を規定に沿ってチェックすることにより、規定違反を減らし経理部門/購買 部門のチェック業務負荷を軽減するための機能です。
Concur Invoice Standard の基本機能として[請求書コンプライアンス]がありますが、カスタム監査ル ールでは、自身でルール作成を行うことでより社内規定に沿ったルールを適用させることが可能です。
《機能一覧》
• 規定外メッセージの表示
支払申請の入力した情報に応じて、規定外メッセージを表示することができます。
Ex）請求書の添付が無い場合に「領収書の添付がありません」というワーニングを表示する。
• 提出の制限
エラーレベルの設定により、提出を制限することができます。
Ex) 備品費としては 100,000 円以上の請求書を提出できない。高額備品費として登録する必要が ある。
• 表示先の選択
規定外メッセージの表示先以下 3 つの中から選択し、警告メッセージを設定することができます。
＊出張者、承認者、および経費の処理者
＊承認者と経費の処理者
＊経費の処理者
《注意事項》
カスタム監査ルールはご自身で設定/検証いただく機能です。
カスタム監査ルールを利用するにはコンカー技術スタッフによる機能有効化作業が必要です。有効 化をご希望されるお客様は、弊社導入スタッフもしくはサポートポータルにてお問合せください。
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重要な設定用語
カスタム監査ルールを利用するにあたって、重要となる設定用語について以下記載いたします。
設定用語 意味
条件 規定違反とする条件文のことを意味します。
「1,500,000 円を超える IT ソフト費用はエラーとする」のであれば、
「申請の総額＞15,000,000 円」および「経費タイプ＝IT ソフト費用」が条件 となります。
イベント 監査ルールのチェックを実行するタイミングのことを意味します。
「配賦の保存」「支払申請詳細の保存」「支払申請の提出」などの選択肢から 選択できます。
規定外フラグ 規定外の条件に該当した場合に表示する「警告メッセージ」を意味します。
「IT ソフト費用が〇〇円を超過しています。超える理由をコメント欄に記載し てください。」というメッセージを表示するように設定することができます。
規定外レベル 違反した際の対応レベルのことを指します。
規定外レベルは「警告」「ブロック」の 2 レベルに分けることができます。
規定外レベルが「ブロック」の場合は支払申請の提出ができなくなります。１ レポートに「ブロック」の規定外フラグが立っている明細エントリが含まれる 場合は、支払申請の提出ができません。
規定外レベルが「警告」の場合はメッセージは表示されますが、提出が可能で す。
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前提となる設定
カスタム監査ルールを設定する上で前提となる設定は以下となります。以下設定が完了してから本設定 を実施してください。
経費タイプ設定
ポリシーグループ設定(必要な場合のみ)
設定手順
以下に沿って設定してください。
1) 管理者ユーザーにてログインしてください。
2) [管理]>[経費と請求書の設定]にて[設定ホーム画面]を開いてください。
3) [製品:請求書処理]になっていることを確認し、[経費ポリシー]内[請求書コンプライアンス]
を開いてください。
6 4) [4 カスタム監査ルール]を開いてください。
5) [新規]をクリックしてください。
6) 以下に沿って[1 監査ルール]を入力し、[次へ]をクリックしてください。
7 設定項目 詳細
名前 作成する監査ルールの名称を記入してください。
イベント プルダウンにて表示されるイベントの中から一つを選択してください。
イベントとは、[監査ルールを発動するタイミング]のことです。
イベントの詳細は別表に記載します。
適用先 ルールを適用するグループを指定する。
※ユーザーアカウントに登録されたすべてのユーザ―に適用する場合は
「グローバル」を選択してください。
※ポリシーグループごとに経費規定が異なる場合は、設定するポリシーグ ループを設定してください。
アクティブ ルール作成時点でルールを適用するかどうかを選択します。
はい:監査ルールの設定が有効 いいえ:監査ルールの設定が無効
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《イベント一覧》
設定項目 詳細 利用想定シーン
支払申請の手動割 り当て
[割り当て]ボタンを押下したタイミ ングでチェックをします。
割り当て対象者や割り当てを行う 支払申請に関してチェックしたい 支払申請の配賦の
保存
明細にて配賦機能を利用し、保存し たタイミングにてチェックをしま す。
請求書内容を配賦する際に配賦 条件を設けたい
支払申請のインポ ート割り当て
日本未対応機能です。
支払申請の提出 支払申請を提出したタイミングにて チェックをします。
提出する支払申請に関してチェック をしたい
支払申請の保存 支払申請のヘッダー情報が保存され たタイミングにてチェックをしま す。
支払申請のヘッダー情報に条件を 設けたい
支払申請詳細の提 出
明細情報について提出されたタイミ ングにてチェックをします。
支払申請詳細の保 存
明細情報について保存されたタイミ ングにてチェックをします。
登録する明細情報(経費タイプや 金額)に条件を設けたい 申請提出後の支払 日本未対応機能です。
財務統合転記失敗 日本未対応機能です。
7) [2.条件]にて各フィールドに入力し、条件を作成したら[次へ]をクリックしてください。
設定項目 詳細 データオブジェク
ト
チェック対象のフィールドを選択する
（従業員/業者(ベンダー)/詳細/詳細配賦など）
フィールド チェック対象のフィールド（項目）を選択する
演算子 演算子を選択する（＝、≠、＞、≧、＜、≦、含む、含まない など）
※条件の設定例は[2.7 監査ルール作成例]を参考にしてください。
9 Ex) [詳細:経費タイプ][値＝オフィス設備] かつ [詳細:総額][値＞100,000 JPY]
8) [3. 規定外フラグコード]にて規定外フラグの表示先をプルダウンから選択します。
規定違反の可視 規定外フラグ表示対象
出張者(申請者) 承認者 経費の処理者
出張者、承認者および経費の処理者 〇 〇 〇
承認者および経費の処理者 × 〇 〇
経費の処理者 × × 〇
10 Point:監査ルール:規定違反＝1:1 の関係にする。
規程違反と監査ルールは１:１の関係で作成することを推奨します。
なぜメッセージが表示されているか分からない場合にも原因を特定することが容易になりま す。
9) [新規]を選択し、以下 3 項目を記入したのち、[保存]をクリックして設定を保存して下さい。
※すでに該当するコードがある場合は表示されている一覧から選択することが可能です。
設定項目 詳細
コード 任意のコード名を記入してください。
規定外レベルとメッセージを保存します。
11 レベル 規定外レベルを[ブロック]もしくは[警告]に設定してください。
＊ブロック:提出不可
＊警告:警告メッセージのみで提出は可能 メッセージ 表示させるメッセージを記入してください。
10)[完了]を押してください。
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メンテナンス手順
カスタム監査ルール作成後のメンテナンス作業としては以下 2 つがあります。適宜必要に応じて実施く ださい。
監査ルールに関する作業
既存の設定の修正:修正したい監査ルールを選択し、「修正」を押して編集する 既存の設定のコピー:コピー元の監査ルールを選択し、「コピー」を押す 既存の設定の削除:削除したい監査ルールを選択し、「削除」を押す
有効な設定を無効にする:無効にしたい監査ルールを選択し、「非アクティブ化」を押す 無効な設定を有効にする:有効にしたい監査ルールを選択し、「アクティブ化」を押す
規定外フラグに関する作業
－規定外フラグ画面を開く（いずれかのルールを選択、修正 > ③規定外フラグ コード）
既存の設定の修正:修正したい規定外フラグコードを選択し、「修正」を押して編集・保存する 既存の設定の削除:削除したい規定外フラグコードを選択し、「削除」を押す
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条件詳細
条件設定に使われる演算子やフィールドについて以下に記載します。以下をご理解の上、条件設定をし てください。
3.6.1 基本的な考え方
カスタム監査ルールでは、１つもしくは複数の条件を接続部(AND/OR)でつなぎ合わせることで、まと まった一つの条件文を作成していきます。
14 3.6.2 接続部の設定- AND/OR(および/または)条件
And/Or 条件は複数の条件がある場合に使用します。丸括弧()を使用することで適切な監査ルールが作 成できます。
例) 「経費タイプが IT ソフト費用もしくはオフィス用品で、単価が 100,000 円以上」の場合 この場合、丸括弧を付けないと条件が適切に判断できません。
15 3.6.3 演算子の設定-ANY/EVERY 条件
ある条件に複数の項目が存在しうる場合(例:同席者入力の同席者タイプ)に、Any/Every 条件を選択す る必要があります。
Any :複数の項目の中でいずれか一つ以上該当する場合
Every :複数の項目の中ですべてが該当する場合
16 例) [オフィス設備][事務用品]の明細を含むレポートで、[ベンダーの住所コードが[1]でない]場合はエ ラーとする。
設定 内容
イベント 支払申請の提出
条件 [エントリ:経費タイプ] [ANY,次に含まれる 値＝オフィス設備,事務用品]
および
[業者の発送元住所:住所コード] [が次の値に等しくない 値＝1]
17 3.6.4 演算子の設定-日付/曜日の範囲指定
日付や曜日を範囲指定する監査ルールの条件には以下 4 つがあります。
曜日/日付を指定することで、支払請求日など日にちに関するフィールドについてのチェックが容易に実 現できます。
種類 設定例 使用する条件
曜日を指定する ・がこの曜日と等しい
・がこの曜日と等しくない
特定の日付を指定する ・がこの日付より前
・がこの日付より後
・がこの日付と等しい
・がこの日付と等しくない 過去の日付を設定/制御 古すぎる請求書に
関してアラートを 立てる
・が今日から過去 X 日以内（日数を入力）
・が今日から過去 X 日を除いた期間（日数を入力）
未来の日付を設定/制御 誤入力防止 ・が今日から将来 X 日以内（日数を入力）
・が今日から将来 X 日を除いた期間（日数を入力）
18 補足:日付範囲関連の演算子に関する条件理解
今日から過去 X 日以内(日数を入力)
この場合「今日を含んだ過去 X 日前」の範囲がルール適用範囲となります。
例）今日から過去 X 日以内(日数を入力)、値＝2 日
今日から過去 X 日を除いた期間(日数を入力)
この場合「今日を含んだ過去 X 日前以外」の範囲がルール適用範囲となります。
例）今日から過去 X 日を除いた期間（日数を入力）、値＝2 日
今日から将来 X 日以内(日数を入力)
この場合「今日を含んだ将来 X 日後」の範囲がルール適用範囲となります。
例）今日から将来 X 日以内（日数を入力）、値＝2 日
今日から将来 X 日を除いた期間(日数を入力)
この場合「今日を含んだ将来 X 日後以外」の範囲がルール適用範囲となります。
例）今日から将来 X 日を除いた期間（日数を入力）、値＝2 日
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監査ルール作成例
ここでは、お客様からよくお問合せを受ける監査ルールの作成例を記載します。
A 金額に関する監査ルール
A-1 特定の経費において、その総計金額が上限値を超える場合にコメントを記入させたい A-2 特定の経費において、その単価金額の入力をマイナスに固定したい
B 支払予定日に関する監査ルール
B-1 支払予定日を特定の曜日に限定したい
B-2 支払申請～支払期限を指定日数以上設けるようにしたい
20 A-1 特定の経費において、その総計金額が上限値を超える場合にコメントを記入させたい
支払申請の明細金額に関するルールを設定することができます。
設定例）[オフィス設備]が明細総計 100,000 円で登録された経費についてコメントを記載させる。
設定 内容
イベント 支払申請詳細の保存
条件 [詳細:経費タイプ] [が次の値に等しい 値=オフィス設備]
および
[詳細:総計] [が次の値より大きい 値=100,000]
規定外レベル 警告
メッセージ 100000 円を超えるオフィス設備の登録にはコメント欄へのコメントが必要です。
コメント入力後提出してください。
21 A-2 特定の経費において、その単価金額の入力をマイナスに固定したい
請求書の明細登録の場合、源泉徴収税や値引き額など、請求書の登録の場合マイナス値での登録が必要 な明細があります。カスタム監査ルールを使って、誤入力された状態での提出を防ぐことが可能です。
設定例）[源泉税]の単価がプラス金額で登録された場合に修正させる。
設定 内容
イベント 支払申請詳細の保存
条件 [詳細:経費タイプ] [が次の値に等しい 値=源泉徴収税]
および
[詳細:単価] [が次より大きいか等しい 値=0]
規定外レベル ブロック
メッセージ 源泉徴収税はマイナス値での登録が必須です。正しい値に修正してください。
22 B-1 支払予定日を特定の曜日に限定したい
支払期限を限定したい場合、申請者の登録値にカスタム監査ルールを設けることで、限定させることが 可能です。
設定例）[支払期限]の登録を[金曜]に限定したい 設定:一般社員 内容
イベント 支払申請の保存
条件 [申請:支払期限] [がこの曜日と等しくない＝金曜日]
規定外レベル ブロック
メッセージ 支払期限日は金曜日に限定しています。修正してください。
23 B-2 支払申請提出～支払期限を指定日数以上設けるようにしたい
支払期限を限定したい場合、申請者の登録値にカスタム監査ルールを設けることで、限定させることが 可能です。
設定例）[支払期限]の登録を提出日から 10 日以上先の日にちに限定したい 設定:一般社員 内容
イベント 支払申請の提出
条件 [申請:支払期限] [が今日から将来 X 日以内＝10]
規定外レベル ブロック
メッセージ 支払期限は提出日より 10 日以上空けた日にちを設定する必要があります。修正し てください。
