1
実
実
用
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パ
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ソ
ソ
コ
コ
ン
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教
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室
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役
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立
立
つ
つ
文
文
書
書
を
を
作
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ろ
ろ
う
う
町会やサークル、PTA で思わず役員を引き受けてしまったあなた！ 作らなくてはいけない書類がたくさんあって困ったことありませんか？★困ったと落ち込んでいないで
パソコン上達のチャンスだと考えましょう
本当に困らないと実力はつきません。解決しようと努力することが 上達のエネルギーです。★ひとりで困らないで
仲間をつくるチャンスだと考えましょう
大人になってから親友をつくるのはなかなか難しいもの です。共通の話題の多い仲間、一生の仲間ですよ。はじめるまえに
パソコンに共通の設定をしましょう
●自分のバージョンを確認しましょう
Windows のバージョンME XP Vista 7
Word、Excel のバージョン2000 2002 2003 2007
●フォルダオプションから設定しましょう
Windows ME、Windows XP はどこかのフォルダで ツール→フォルダオプション Windows Vista、Windows 7 はどこかのフォルダで 整理→フォルダと検索のオプション全般のタブ
クリック方法を確認しましょう 「シングルクリックで選択し、ダブルクリックで開く」にチェック2 拡張子を表示させましょう 「登録されている拡張子は表示しない」のチェックをはずす
●Word2002、Word2003 の方のみ
Word でツール→オプション 全般のタブ 「オートシェイプの挿入時、自動的に新しい描画キャンパスを作成する」 のチェックをはずす 教室ではこの設定でお話を進めます。 今までと違うため操作に不自由を感じるなら、変更する必要はありません。 ご自分で判断してください。目次
●Word に挑戦！ ...4 1.文書作りの手順 ... 4 2.文字の入力 ... 5 3.文字の修飾 ... 7 4.段落の修飾 ... 11 5.ページ設定 ... 16 ●文書作成の技！ ... 18 1.インデントと均等割り付けを合わせ技！ ... 19 1-1.The 技！日付の入力 ... 19 1-2.均等割り付け文字列の長さを揃える技 ... 19 1-3.均等割り付けを書き換える ... 20 1-4.もっと簡単に文字列均等割り付けインデントを合わせ技 ... 21 2.もう困らない！時候のあいさつ ... 22 3.インデントで強調！開催要項... 25 ●エクセルに挑戦！ ... 26 1.会計報告の部分 ... 27 1-1.項目、文字を入力する ... 27 1-2.数字、数式を入力する ... 28 1-3.罫線を引く ... 313 2.Excel だけで会計報告 ... 32 2-1.列、行を挿入する ... 33 2-2.文字を入力する ... 34 2-3.収入、支出、収支残高を強調する ... 35 3.Excel でつくって Word にオブジェクト貼り付け ... 38 4.Word に Excel ワークシート挿入 ... 41 ●テンプレートを使おう！ ... 45 1.Word や Excel でテンプレートを使う ... 45
2.Microsoft Office Online を使おう！ ... 50
3.テンプレートをダウンロードしよう！ ... 51 4.テンプレートを保存しよう！... 52 ●フリーソフトをつかおう ... 53 タイピングソフト「TypTrain.exe」 ... 54 名刺ソフト「MeishiMk.exe」... 55
おぼえておくと便利な Windows ショートカットキー
ショートカットキーはキーボードのキーを組み合わせて操作を簡単に行う機能です。 マウスで操作するよりも効率よく作業できるのでおぼえてつかうといいでしょう。Ctrl＋C
コピー
Ctrl＋V
貼り付け
Ctrl＋X
切り取り
Ctrl＋A
すべて選択
Ctrl＋Z
元に戻す
Ctrl＋S
上書き保存
Ctrl＋P
印刷
Alt＋F4
アプリケーションの終了
Ctrl＋Alt＋Delete
システムの強制終了
4
W
W
or
o
r
d
d
に挑
に
挑戦
戦！
！
Microsoft Word で文書づくりをしましょう1.文書作りの手順
文書を作る時は、はじめに文字をすべて入力
してしまいましょう。 書式を設定しながらすすめていくと、次を入力するときにいちいち標準の書式に戻さなく てはなりません。 前に設定したものと統一させるために前の書式を確認するのも面倒です。無駄なく見栄えのいい文書を作成するには、
・文字をすべて入力
する ・全体のバランスを見ながら書式を設定
する ・その書式と同じにしたいところへ書式のコピー/貼り付け
する すでに文章が決まっている場合は以上のような手順で能率よく文書を仕上げましょう。 内容がまだ決定していなくて、文章が途中で変更になる場合もあるでしょう。 上記の手順で作った文書なら書き換えも案外簡単です。 最近ではパソコンで文書を作成する方が増え、前任者から印刷された紙ではなく、データ として Word などのファイルを受け取る場合
もあります。 日付や名前など簡単な書き換えなら、そのまま使えますが、人の作ったものはどこでどん な工夫がされているのかわかりません。 わからないことで苦労するよりも、はじめからつくり直してしまったほうが早い
場合 もあります。5
2.文字の入力
はやく入力することより、正確に入力することを心がけましょう。 何度も読み返し、確認することは必要です。★箇条書き、段落番号の扱い方
Word で「・」や「１．」などを入力して、Enter キーを押すと自動的に次の行に同じ記号 「・」や次の番号「２．」が入力されます。入力オートフォーマット
という便利な機能です。 ところが、思ったとおりに入らない場合があり、余分に入力されたものを削除するのも面 倒です。 箇条書きの記号や段落番号は省いて入力
、改行して、その部分に記号や番号をあとから
書き加える
ようにするといいでしょう。 「記」を入力しただけなのに中央揃えになって「以上」が入力されるとか、 「平成」で変換しただけなのに日付がはいったなど 有難いような迷惑な入力オートフォーマットです。★メモ帳のすすめ
Windows にはメモ帳（Notepad）
が付属されています。スタート→プログラム→アクセサリ→メモ帳
単純な文字の入力しかできませんが、だからこそ、余分な機能のない単純明快なメモ帳は おすすめです。 箇条書きや段落番号を気にすることなく、表したい文字をどんどん入力できます。6 そこではじめて、メモ帳にできない文字揃え、インデントなどで体裁を整えるといいでし ょう。 メモ帳
文字を入力
→
コピー/貼り付け
Word体裁を整える
前任者からファイルを受け取って書き換えが思うようにできないとき、 すべてを一度メモ帳にコピーしてしまうと書式がすべてなくなります。 文字は残りますから、そこからもう一度 Word などへコピーして、自分なりの書式を整え ていくといいでしょう。 文字入力の手間が省けるうえ、入力間違いも避けられます。 Word前任者のファイル
→
コピー/貼り付け
メモ帳書式をなくす
→
コピー/貼り付け
Word体裁を整える
文字を入力し終えたときは、すべてが左側に寄っています。7
3.文字の修飾
文書の中で強調したい文字は書体(フォント)を変える、サイズを大きくする、太字、斜体にする、下線をつけ
る
など、修飾して目立つようにしましょう。 強調したい文字を選んで、ツールバーのボタンから設定します。 フォント サイズ 太字 斜体 下線8 す。 また、ダイアログボックスからはボタンにない文字飾りも指定できます。 プレビューを見ながら確かめましょう。
★選択の方法
文字を修飾するときには、修飾したい文字
を選びます。 選択の方法は、その部分をドラッグ
するのが一般的ですが、 文字列の中でダブルクリック
すると一度にその文字列
が選択できます。 行を選ぶには、左側の余白部分 でポインタの形が右向き
に なるのでクリックするとその
行
が選べます。 また、その右向きのままドラッ グすれば、複数の行を選ぶこと ができます。 段落全体を選びたいときには、トリプルクリック
（3 回左ボタンを押す）しましょう。段落
（改行マークの間の文字が全部）が選べます。9
★フォントサイズのはなし
ツールバーのフォントサイズから「8」から「72」までのよく使うサイズがポイント（pt） で選べるようになっています。 1 ポイントは 1/72 インチ。約 0.352778mm。 標準の 10.5 ポイントというのは印刷の 5 号という文字サイズの大きさに合わせたもので す。 実際に Word で指定できるフォントサイズは「1」から「1638」までです。 ツールバーにない数字は直接、ボックスに入力すると指定できます。 文字を大きくすると行間が急に開くことがあります。 12 ポイントから 14 ポイントになるとき、26 ポイントから 28 ポイントになるとき、…。 表示→グリッド線を表示させるとグリッド線より高さのあるポイントになると、 次のグリッド線まで行間が開くのがわかります。 文書の中でそこだけ行間が開いて見えるのが不都合なら、ポイント数を加減するといいで しょう。10 段落のダイアログボックス （書式→段落）から、 文字を
グリッド線に合わせない
よ うにすることもできますが、 グリッドの等間隔にきれいに並ぶのも 気持ちよいものです。 ↓チェックをはずす11
4.段落の修飾
文字揃えやインデントは段落の修飾です。 文字の修飾では変えたい文字列をすべて選ぶ事が必要でしたが、 段落の修飾ではその段落の中のどこかにカーソルがあれば
変えることができます。 変更したい段落にカーソルを立てて、ツールバーのボタンから設定します。 あるいは、段落のダイアログボックス（書式→段落）を開くと一度に設定できます。 プレビューを見ながら確かめましょう。★文字揃え
中央や右に配置するのに空白をつかうのはやめましょう。文字揃えを使います。 文字揃えは余白を基準に設定されます。あとから余白を変えたとしても正しい位置に自動 で配置してくれます。12 中央揃え 右揃え 左揃え 両端揃え
★両端揃えと左揃え
標準では、はじめは両端揃えです。 いろいろな文字が並んだとき、左揃えだと行末がきれいに揃わなくなる場合があるので、左右両端を余白に合わせて配置
しています。 Word2002 には左揃えのボタンはありません。両端揃えのボタンが選ばれていないときが 左揃えです。★インデント
字下げ
の意味で使われます。 インデントで他の段落より折り返しを短くすることにより文書の中で注目させることがで きます。 左インデントは、ツールバーのボタン
から 1 字ずつ増やすこと、また、減らすことがで きます。 インデントを増やす インデントを減らす13 段落のダイアログボックスから文字数やミリ数で指定することもできます。 ルーラーを表示させ（表示→ルーラー）、つまみをドラッグして設定することもできます。 左側のつまみは 3 つにわかれていますが、右側は 1 つです。 左右にインデントをかけると折り返しを他より短くして注目させることができます。 字下げインデントで段落のはじめの 1 字を下げることができます。 ぶら下げインデントで箇条書きなど段落のはじめの 1 字を強調できます。
★段落記号と強制改行
段落記号で区切られた文字の集まり
を段落といいます。 Enter キーを押すと記号が入り、それより右に文字は入力できません。 行は変えても段落は区切りたくない時は Shift キーといっしょに Enter キーを押し、強制改行
を入れましょう。行が変わっただけで、次の改行までは 1 つの段落として扱 われます。14
★タブ
文章の途中で左端を揃えたい
ときにタブ（Tab キー）
をつかいましょう。 タブ 1 つは標準では 10.5 ポイントの 4 字分です。編集記号の表示/非表示
のボタンで表示させると タブは矢印 になっています。 ルーラー上でクリックするとタブマーカー
が現れて、それが左揃えタブの位置になり ます。 タブ設定のダイアログボックスから文字数やミリ数で指定することもできます。15
★均等割り付け
文字の長さがちがう項目などの幅をそろえたいときには均等割り付け
を使いましょう。 短いほうの文字列を選んで均等割り付けのボタンから長いほうの文字数を指定します。 文字数を指定して均等割り付けをしてあるところにカーソルを立てると水色の線が出ます。 文字列を選ばずに均等割り付けするとカーソルが立っている行の文字列が行全体に均等割 り付けされます。16
5.ページ設定
Word ははじめA4 サイズ
(210mm×297mm)縦使い横書き
で開きます。 フォントはMS 明朝
の10.5 ポイント
、余白は上 35mm、下左右 30mm、 1 行に 40 字、36 行。 マイクロソフトが考えた理想的な配置、標準
です。 現在公式な文書はほとんどが A4 横書きになってきました。 Word を立ち上げたときに開いている状態でそのまま入力すればいいということです。 単純に計算すれば 40 字×36 行＝1440 字が 1 ページに入力できますが、 文字を大きくしたり、文字揃え、インデントなどをつかい、空白の行を入れたりすると 当然、それよりは少ない文字数になります。 文書は簡潔明瞭に、かつ、要領よくまとめるようにしましょう。 もう少しで 1 ページに納まるというときには、 ページ設定のダイアログボックス(ファイル→ページ設定)から 文字数と行数を増やすことができます。 そのままの余白で最大で 44 字×45 行＝1980 字。17 さらに
余白
のタブで 4 辺の余白を限りなく 0 に近づければもっと納まります。 上下左右 3mm だと 61 字×57 行＝3477 字。ただし、納まるというだけで、とても読 みやすいとはいえません。 A4 の文書では標準を尊重することをお勧めします。 はがきなど画像を使って最大の範囲を使いたい場合などは、積極的に余白「0」に近づける こともいいでしょう。★余白の修正と無視
ページ設定のタブで上下左右の余白を「0」として OK すると警告が開きます。 使っているプリンタの印刷できる範囲を超えて余白が設定されてしまった場合に開きます。 「修正」するとそのプリンタで印刷できる最大の範囲に余白が設定されます。 一般的には 5mm～10mm。プリン タごとに違います。 「無視」もできますが、その場合は 印刷できない部分があることを理 解しましょう。18
文
文
書作
書
作
成の
成
の
技！
技
！
会議の召集を会員に知らせる文書をつくりましょう。
19
1.インデントと均等割り付けを合わせ技！
日付と発行責任者を並べて入力したときは文字列の長さを揃えると見栄えがいいものです。 均等割り付けを使って整った印象を与える文書をつくりましょう。1-1.The 技！日付の入力
「へいせい」と入力して変換してみましょう。 「平成」で確定すると自動的に日付の入力だと判 断して今日の日付を入れるかどうかヒントを表示 します。 日付を今日にしない場合でも、一度そのまま入力 してしまってから訂正するほうが簡単です。1-2.均等割り付け文字列の長さを揃える技
文字列だけを選んだつもりでも、改行マークまで含んで選んでしまった場合
、行の中 で均等に広がってしまいます。 改行マークを含まずに文字列だけ選ぶには、Shift キーを押しながら→（矢印キー）を押して選択範囲を延ばす、
Shift キーを押しながら←（矢印キー）を押して選択範囲を短くする
方法を使い ましょう。 文字列だけ選んで均等割り付けボタンを押せば、 文字数を指定するボックスが開きます。20 ところが、一番長い文字列にあわせたつもりでもぴったりあい ません。 数字や記号を含んでいるとどうしてもあわなくなるのです。 そこで、一番長い文字列にも均等割り付けをしてしまいましょ う。 新しい文字列の幅の値は一度均等割り付けをしていると自動 的に入力されています。 ↓ ↓ ぴったりあって気持ちよくなりました。 複数の行に均等割り付けをするなら、すべての行に同じ文字列 の幅を指定するとぴったり揃います。
1-3.均等割り付けを書き換える
すでに作ってある文書を書き換えて使うことはよくあります。 たとえば、発行責任者が変わった場合など、…。 ところが、均等割り付けをしてある場所はあとで書き換え たり文字をつけ足したりするのが面倒です。 名前を削除してそのまま入力したら、均等割り付けの 外側に文字列が足されてしまいました。 均等割り付けは一度解除して、文字を入力してから、 再び均等割り付けをすればいいでしょう。 →21
1-4.もっと簡単に文字列均等割り付けインデントを合わせ技
均等割り付けは改行マークを含めず文字列だけを選ぶのが面倒でした。 文字の書き換えや付け足しは一度均等割り付けを解除して、もう 1 度均等割り付けをしな くてはなりませんでした。 そこで、 インデントで文字の折り返す場所を限定して、その中で行全体を均等割り付けしてしまい ましょう。 べたうちで文字列が入力し終わったら、右揃えにする必要もありません。 まず、日付と発行責任者の行を一度に選択しましょう。 標準の A4 では文字数は 40 字です。 一番長い文字列より少し長めの 12 字程度で文字列が折り返すよう、 また、右側で揃うように、左インデントを 28 字ぐらいに設定しましょう。 そのまま行ごと均等割り付けしてしまいます。 インデントとの合わせ技なら、書き換えても付け足してもぴったりと均等割り付けされま す。22
2.もう困らない！時候のあいさつ
文書をつくるとき、時候のあいさつで苦労します。 ワードにはキーボードを使わずにあいさつ文を入力する機能があります。 入力支援機能を活用して文書をつくりましょう。 まず、 「拝啓」や「前略」などの頭語を入力すると同時にその頭語にあった結語が必要な位置に 表示されます。 拝啓なら敬具が、前略なら草々が、拝復なら、…。 また、「かしこ」などの結語は単独で入力するとちゃんと右揃えで入力されます。 結語が入力されると同時に、あいさつ文ツールバーが現われます。 カーソルは頭語の次にあるので、ツールバーから「あいさつ文の挿入」を選べばいいよう になっています。 2007 では挿入または差し込み文書のリボンの挨拶文ボタンからあ いさつ文の挿入を選んでダイアログボックスを表示させましょう。 あいさつ文ツールバーが現れない場合は、 ツール→はがきと差し込み印刷→[あいさつ文]ツールバーの表示 または、表示→ツールバー→あいさつ文を選びましょう。23 ダイアログボックスから、時節、安否、感謝の 3 つの内容を組み合わせて文章を作ります。 一般的によく使う文章を間違えずに簡単に入力できるようになっています。 時節、目的、内容にあったものを選びましょう。 2000 では、 時節の挨拶と安否の挨拶を 選んで「次へ」、 ↓ 感謝の挨拶を選んで「完了」 します。 挿入された文章は、キーボードから入力された文字と同じように、あとから編集できます。
24 いよいよ本題です。手紙文の本題を書きましょう。 最後は結び言葉です。 前後のつながりを考えてふさわしいものを選びましょう。 もしも、適当なものがなければ、キャンセルして、自分なりの文章を入力しましょう。 その方が、自分らしさを伝えられるでしょう。 頭語の他、「記」と入力すると中央揃えになって「以上」が配置されます。 これらの入力支援機能を使えば、入力の手間を省くと同時に、入力ミスをなくすことがで きます。
25
3.インデントで強調！開催要項
人間の目の幅は約 7cm。 その範囲内は、首を左右に動かす事なくポンと目に飛び込んできます。 A4 サイズの用紙は横幅 21cm です。 約 3 分の 1 の中で納まる部分は注目がいく部分になります。 Word では標準で一行が 40 字(10.5 ポイント)になっています。 左右の余白を差し引いて 22～24 文字程度で折り返せば、その部分が強調できることにな ります。 文書の中で一番強調したい部分は左右に 8 字程度のインデントで折り返しの範囲を設定す るといいでしょう。 もちろん、40 字で折り返す部分があってはじめて強調される狭い範囲の折り返し部分です。 インデントを使わない部分と使う部分、メリハリのある文書をつくりましょう。26
エ
エ
クセ
ク
セ
ルに
ル
に
挑戦
挑
戦
！
！
Microsoft Excel で会計報告をしましょう 会員から徴収した大事な会費。 会計報告は、正確に、また、わかりやすくなければなりません。 Excel を使って、また、Word も応用して、書き換えも簡単な会計報告をつくりましょう。 エクセル を起動させるとたくさんのマスがあります。 セル（細胞核の意味）と呼ばれるこのマスは全部で横に 256 列、縦に 65,536 行ありま す。 Excel2007 からは横に 16,384 列、縦 1,048,576 行に増えました。とにかくたく さんです。 エクセルは表の中で文字や数字、計算式などを扱うことのできるソフトです。 ここでは計算ソフトとしての機能をつかって会計報告をつくりましょう。27
1.会計報告の部分
1-1.項目、文字を入力する
一番初めは A1 のセルがアクティブ(選ばれた状態)になっています。 「収入の部」から書き始めましょう。 2 行目は項目の行にします。項目、単価、数量の列をつくり、合計の列も設けましょう。 備考欄も加えておくといいでしょう。 細かく書くことよりもある程度まとめて、備考欄をつかってわかりやすい説明をします。 A 列には順に項目を入力しましょう。 数字の入力は後にして、文字の部分だけ先に入力しましょう。 「支出の部」についても同様に入力します。 項目の A 列、備考の E 列は文字数が多いので列幅を拡げて整えましょう。 数字をいれる B、C、D の列幅は 変更しません（標準では 72 ピ クセル）。 数字の列幅は統一させたほうが 見やすいです。 列 番 号 の境 で ポイ ン タの 形 が になったときにドラッグす ると列の幅が変えられます。 ダブルクリックすると左の列の 一番長い文字列が表示できる幅 にぴったり合います。 ↓28
1-2.数字、数式を入力する
文字の入力が済んだら、数字の部分を入力しましょう。 単価、数量のセルには数字をそのまま入力しますが、合計のセルには数式をいれます。 単価と数量を掛けると合計です。 合計の D 列には、B 列×C 列の値が入るよう数式を入力しましょう。 数式を入力するときは数式バーを使います。 入力したいセルをえらんで、数式バーにカーソルをたて、 まず「＝」 。 数字が入力してあるセルを選ぶとそのセル番号が入力できます。 たす(+) とひく(-) はキーボードにありますが、 かける(×)はアスタリスク(*) 、わる(÷)はスラッシュ(／) を使います。 数式を入力したら数式バーの をクリックするか Enter キーで確定しましょう。 セルには数式の答えが表示されていますが、 数式バーで確認するとそこは数式が入力してあることがわかります。 ひとつ数式が入力できたら、その数式をオートフィルでコピーしましょう。 コピーしたいセルを選んで、 右下のハンドルにポインタ を合わせ、ポインタの形が から になったらドラッグします。29 合計の列を全部加えると収入や支出の合計です。 D8 には D3 から D7 の合計を D20 には D12 から D19 の合計を入れましょう。 オート SUM の機能を使います。 入力したいセルをえらんで、合計ボタン を押しましょう。 自動的に範囲を指定してくれます。数式バーには合計の関数式が入力されています。 「SUM(D3:D7)」は D3 から D7 のセルにはいっている数を合計した答えを表示するとい う意味です。 よければ、数式バーの をクリックするか Enter キーで確定しましょう。 支出も収入と同様に完成させましょう。
30 D22 には D8 から D20 を差し引いた値が入ります。 入力したいセルをえらんで、数式バーにカーソルをたて、 まず「＝」。 数字が入力してあるセルを選び、 ひく(-) を入力して、…。 参照しているセルは、色で囲まれて表示されています。 数式バーの をクリックするか Enter キーで確定しましょう。 数字がはいります。 数式を入れておくと、あとから単価や数量を訂正してもちゃんと計算し直してくれます。 もちろん来年になって、単価、数量を入力し直せば来年の会計報告が出来上がります。
31
1-3.罫線を引く
セルは四角く見えますが、この線は印刷されません。 罫線をつかって見やすい表にしましょう。 罫線は太さを変えたり、線種を変えたりできます。 罫線をつけたい部分を選んで、罫線ボタン から設定しま しょう。 いろいろな種類の罫線がえらべます。32
2.Excel だけで会計報告
会計報告の罫線表ができたら、その部分を中心に、 セルに文章を入力して仕上げましょう。 セルを利用すれば入力しただけで文頭がきちんと揃います。 セル幅を統一させたり、セル内で均等割り付けをすると見栄えのよい文書が出来上がりま す。33
2-1.列、行を挿入する
罫線表が中央に配置できるように左側に列を挿入しましょう。 宛名、日付や発行責任者などを加え、文書としての体裁を整えるため、上側に行を挿入し ましょう。 挿入するには、列番号または行番号をクリックして、列全体または行全体を選んでおいて、 Excel2002、2003 では挿入→列または行。 Excel2007 では、挿入ボタン を押しましょう。 列番号を選び、挿入すると選んでいる列の左側に列が挿入されます。 行番号を選び、挿入すると選んでいる行の上側に行が挿入されます。 左側に挿入する列数は文書の構成を考えて決めましょう。34 整しましょう。 上側に挿入する列数は宛名、日付、発行責任者などの数によりますが、 それぞれに空白の行も設けるならその分も挿入しましょう。
2-2.文字を入力する
宛名、日付、発行責任者、報告書タイトルを入力しましょう。 配置したいところのセルにそのまま入力します。 日付は ######## になってしまっています。セル幅を拡げましょう。 → 日付と発行責任者はセルの中で均等割り付けをすると文字列の長さが揃ってきれいです。 セルの書式設定から配置のタブで、文字の配置、横位置を均等割り付けにしましょう。35 ↓ 報告書タイトルは、複数のセルを結合させてその中央に配置しましょう。 結合させるセルを選んで、結合ボタン をつかいます。 ↓ ↓ 文字サイズも大きくするといいでしょう。
2-3.収入、支出、収支残高を強調する
最も大事な部分にあたる収入合計、支出合計、収支残高を表から抜き出して強調させまし ょう。文字を拡大する、罫線をひく、セルを塗りつぶすなど、3 か所に同じ修飾をして強調 して、対比しやすくしましょう。 まず、行を挿入して収入合計の行をつくります。空白の行も設けましょう。 セルに入っている文字ごと移動させるには、 移動させたいセルを選んで、ポインタの形が になった時に ドラッグします。36 数式バーにまず「=」。 表の中の収入合計のセルをクリックして、数式を入力したら 数式バーの をクリックするか Enter キーで確定しましょう。 数式でセルを参照しておけば、あとから単価や数量を訂正してもちゃんと反映してくれま す。 収入合計の行は、 ↓ 文字サイズを大きくして、 ↓ さらに罫線で修飾、セルを塗りつぶして強調しましょう。 合計金額のセルで通貨表示形式ボタン を押すと\マークと桁区切りがつきます。 支出合計についても同様に抜き出して強調しましょう。 収支残高についても同様にします。 金額はセルを参照した数式が入っていますが、そのまま移動しても参照は変わりません。 サイズ、罫線、塗りつぶしで強調しましょう。
38
3.Excel でつくって Word にオブジェクト貼り付け
差し込み印刷、あいさつ文の入力の機能はエクセルにはありません。 ワードに罫線表で会計報告を作ることもできますが、会計報告に訂正があった時はすべて を検算して書き変えなくてはなりません。 会計報告の部分はエクセルで作っておいて、ワードにオブジェクトとして貼り付けると両 方の機能を十分発揮できます。 エクセルで訂正したら、ワードにも反映するようにオブジェクトはリンク貼り付けすると いいでしょう。39 インデントなども使って体裁のよい Word 文書 を用意しましょう。 会計報告の部分についても Excel で用意します。 Word で会計報告を挿入したいところにカーソルをたて、 2002、2003 では挿入→オブジェクト、→ 2007 では挿入のリボンの オブジェクトの挿入ボタン を押しましょう。 オブジェクトの挿入のダイアログボックスが開いたら、ファイルのタブで、 参照のボタンから、挿入するファイル(Excel の会計報告)を指定しましょう。 ファイル名に Excel の会計報告がはいっていることを確認したら、「リンク」にチェックを 入れましょう。 Excel の会計報告で訂正したものが Word 文書に反映されるようになります。
40 Excel の会計報告がオブジェクト挿入してある Word 文書を開こうとすると、 リンクを更新するかどうか聞かれます。「はい」して更新しましょう。 Word 文書と Excel の会計報告は保存してある場所を変えてしまうとせっかくのリンク貼 り付けが無効になります。 2 つで 1 つの文書が出来上がっていることに注意しましょう。 会計報告に訂正があったり、来年になって修正をするときには、Excel の会計報告で変更し ましょう。 Word 文書を起動するときにリンクの更新をすれば反映されます。来年は Word 文書の日 付も変更しましょう。
41
4.Word に Excel ワークシート挿入
Excel の会計報告 を Word 文書 にオブジェクト貼り付けすると二つのファ
イルが存在します。
Word 文書に Excel ワークシート挿入すると、Word 文書１つですべてが網羅できます。
Word で宛名の差し込み印刷、あいさつ文の入力、インデントなど使って 体裁のよい Word 文書を用意しましょう。 会計報告を挿入したいところにカーソルをたて、 2002、2003 では Excel ワークシート挿入ボタンを 使って挿入したい列数、行数を挿入しましょう。 ↓ 2007 では挿入のリボンの表から Excel ワークシートを押しましょう。 →
42 Excel のワークシートが挿入されると、ツールバーが Excel のツールバーに変わっていま す。 会計報告をシート内に作りましょう。 ここでは、Excel と同じように数式の入力もできます。 文字の大きさ、罫線なども変更して会計報告を仕上げましょう。
43 Excel ワークシートの外側でクリックすると、罫線表だけになります。
44 ハンドルをドラッグすると表の大きさが変えられます。 この状態では中の文字、数字を編集することはできません。 罫線表の上でダブルクリックすると Excel が起動して文字や数字を編集することができる ようになります。 Word にオブジェクト貼り付けで作った文書と見かけは全く変わりません。 Excel ワークシートを挿入することで 起動したときにリンクを聞かれることもないし、 Excel で会計報告だけのファイルを作る必要もありません。
45
テ
テ
ンプ
ン
プ
レー
レ
ー
トを
ト
を
使お
使
お
う！
う
！
テンプレート（template）とは、鋳型、ひな型、定型書式とい う意味です。 ある程度までできあがっている文書なので、少しだけ入力した り、書き換えたりすれば、あっという間に完成します。 たとえば、文書・・・何か所か入力するか、修正すれば出来上がる
あいさつ文・・・準備されているものの中から選ぶ
差し込み印刷・・・あらかじめデータを準備してレイアウトの枠に流し込む
作業効率が上がるうえ、見栄えのいい文書ができるので、用途にあったものを見つけて積 極的に使いましょう。1.Word や Excel でテンプレートを使う
Word や Excel では、新規作成
からテンプレートを呼び出すことができます。 あらかじめインストールされているテンプレートもありますが、インターネットにつなげて Microsoft office Online にあるものから選ぶこともできます。 インターネットからダウンロードしたテンプレートや自分でつくったファイルをテンプレ ートとして使うこともできます。
46 Office ボタンから 新規作成 まず、空白のファイルや最近 使ったテンプレートが表示さ れています。 左のメニューから、 インストールされているテン プレートや各種ウィザードも ここから選べます。 マイテンプレート、既存のフ ァイルが選べます。 インターネットに接続して、
Microsoft Office Online にあるたくさんのテンプレートもここから選べます。
あらかじめインストールされているテンプレートや各種ウィザードを選択すると
47 Microsoft Office Online は、
カテゴリ別になっているので目的に合ったものを選びましょう。
←チラシのカテゴリ
←名刺のカテゴリ
選択すると右にプレビューが表示されます。 すると新規に文書が開きます。
48 正規の Office 確認が必要になる場合があります。 ActiveX コントロールをインストールして 正規の Office 確認をしましょう。 一度使ったテンプレートは、「マイテンプレート」に保存されます。
2003 の場合、
ファイル→新規作成 作業ウィンドウに「テンプレートから新規作成」のメニューが表示されます。49 標準のテンプレートからは、 あらかじめインストールされているテンプレートや各種ウィザードを選ぶことができます。 これからインストールが必要なものもあります。Office の CD からインストールして使い ましょう。 My Web サイトのテンプレートからは、 ネットワークでつながったパソコンやサーバーのファイルを選ぶことができます。 アドレスを入力して、直接 Web ページを開くこともできます。 microsoft.com 上のテンプレートからは、
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2.Microsoft Office Online を使おう！
Microsoft Office Online には、用途やプログラム別にたくさんのテンプレートが用意され ています。
自分の用途にあったものが見つかれば、作業の効率は大幅にアップするはずです。 また、テンプレートはプログラムのいろいろな機能を使いこなして作ってあります。 テンプレートを使うことで、自分が知らない機能が発見できるかもしれません。
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3.テンプレートをダウンロードしよう！
テンプレートを紹介しているサイトは、Microsoft Office Online ばかりではありません。 たくさんのインターネットサイトで紹介されていますから、ダウンロードして使うと便利 です。 テンプレートバンク http://www.templatebank.com/ プリントアウトファクトリ http://www.printout.jp/index.html 株式会社ササガワ http://www.taka.co.jp/index.html マルアイダウンロード広場 http://maruai.co.jp/gp/ 用紙のメーカー、プリンタのメーカー、ソフトのメーカーがそれぞれの自社製品に合わせ てテンプレートを紹介していたりします。のぞいてみるといいでしょう。
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4.テンプレートを保存しよう！
インターネットからダウンロードしたテンプレートや自分でつくったファイルをテンプレ ートとして保存することができます。 名前を付けて保存するときにファイルの種類を Word の場合は「Word テンプレート」に、 Excel の場合は「Excel テンプレート」にしましょう。 テンプレートとして保存したファイルの拡張子は、Word は「.dot」や「.dotx」また、Excel は「.xlt」「.xltx」になります。53
フ
フ
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ソフ
ソ
フ
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つ
か
おう
お
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Word や Excel を使うといろいろなことができますが、ある特定のことならもっと簡単に できるよう専用ソフトがつくられています。 パソコンショップの店頭で箱に入って売られているソフトを「パッケージソフト」といい ます。それに対して、インターネット上で公開されているものを「オンラインソフト」と いいます。無料のソフトを「フリーソフト（フリーウェア）」、有料のソフトを「シェアソ フト（シェアウェア）」といいます。 インターネット上には無料のソフトがたくさん公開されています。 目的にあったソフトを使って、自由自在に世界を広げましょう。 オンラインソフトを集めて探しやすくしている専門の検索サイトがあります。 Vector http://www.vector.co.jp/ 窓の杜 http://www.forest.impress.co.jp/ サイトのサーバーには、たくさんのデータが保存されています。 ジャンル、カテゴリごとにわかれているので、探してみましょう。 キーワードでも検索できます。54
タイピングソフト「TypTrain.exe」
検索サイトから「ttra262.lzh」をダウンロードして解凍しましょう。 フォルダの中にできあがった「 TypTrain.exe」をダブルクリックするとゲームがは じまります。 設定から練習モードを「ローマ字入力練習（漢字）」にしましょう。 また、設定のローマ字設定で「ローマ字固定」のチェックをはずしましょう。 メニューバーの「レッスン」をクリックして開いたメニューから「レッスンの開始」をク リックしましょう。 難しさを選んで「開始」をクリックしましょう。55
