この章では、部署別リスト集計の集計を行なうための手順を示します。
７．１ 準備
（1）報告書集計システムにおいて、報告ファイルの配布と回収を行ないます。
（2）誤操作防止のためExcel画面は全て閉じておいてください。回収が完了後、「集計」ボタンをクリ ックします。
(図7-1-1)
（3）「ダウンロード」ボタンをクリックし、提出済みのファイルをダウンロードします。
(図7-1-2)
（4）確認メッセージが表示されます。「OK」ボタンをクリックします。
(図7-1-3)
(5)「▼」ボタンから「名前を付けて保存」を選択後、任意の場所へ保存してください。
(図7-1-4)
【備考】
保存時のファイルの種類は、圧縮（zip形式）フォルダです。変更しないで下さい。
依頼時に使用した報告ファイルがあるフォルダに保存することを推奨します。
（6）「集計ツール」をクリックします。
(図7-1-5)
（7）確認メッセージが表示されます。「OK」をクリックします。
(図7-1-6)
（8）手順（5）で保存したzipファイルを選択し、「開く」をクリックします。
(図7-1-7)
【備考】
必ずダウンロードしたzipファイルを選択するようにして下さい。
ファイルと同じフォルダに zip ファイルの内容（提出されたファイル）が展開されます（同じファイ ル名がある場合は上書きされます）。
（9）「OK」ボタンをクリックします。
(図7-1-8)
（6）処理が完了すると、集計ツール(メニューバー)と、Excel が同時に起動し、報告ファイルが自動的 に開かれます。
(図7-1-9)
【備考】
報告ファイルが「報告書集計システム」のブラウザに隠れた状態で表示されることがあります。
その場合はツールバーのEXCELアイコンをクリックし、報告ファイルを表示させてください。
(図7-1-10)
集計ツールを起動した状態で、再び「集計」ボタンを押下しないでください。
多重起動を実施した場合は、以下のメッセージが表示されますので、集計ツールを終了後、ブラウザ を閉じてから再度ログインを行ってください。
７．２ 集計前の確認
集計前に再度、報告ファイルに設定した内容が正しいかどうかのチェック(内容の確認)ができます。
設定内容確認は必須作業ではありません。
（1）設定した内容の確認を行なうことができます。
①集計ツールメニューバーの を選択します。
②(図7-2-2)の集計方法の設定画面が表示されます。
③設定の確認、変更を行うことができます。
(図7-2-1)
(図7-2-2)
①
②
【備考】
この画面で集計パターンが「部署別リスト集計」以外の場合、集計パターンを「部署別リスト集計」
に変更してください。以前に部署別リスト集計の設定が保存されていた場合、その内容を読込み表示し ます。設定を確認後、登録ボタンをクリックして、集計方法を切り替えた内容を保存してください（保 存せずに閉じてしまうと変更前の集計方法で集計がされます）。その後、集計作業に進んでください。
これまで一度も部署別リスト集計の設定を行っていない場合は、集計パターンを切り替えた際、設定 項目が空の状態で表示されます。設定が空の状態の場合は、集計方法の設定を行ってください。
複数回集計パターンの切り替えを実施すると、以下の画面が表示される場合があります。これは、“集 計パターンの切り替えを実施した”設定について、保存を行なっていないために表示されてしまうもの です。特に設定内容を変更していない場合は「はい」「いいえ」どちらを選択して問題はありません。
※「はい」を選択しますと、最終保存状態は変更前の集計パターンで設定されます。
(図7-2-3)
集計する部署の設定を変更したい場合は「７．３ 集計部署の設定」を参照してください。
７．３ 集計部署の設定
集計部署の設定では以下の内容を設定できます。
集計部署の設定は必須作業ではありません。
・ 集計を行なう部署を選択
一部の部署のみに絞って集計する場合に設定を行います。
未設定の場合は、報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署全てを集計対象とします。
・ 小計グループ、中計グループの設定
管理者が設定した部署ファイル（標準部署ファイル）をダウンロードし、小計グループ、中計グルー プ等の設定を変更したものをアップロードすることで、小計グループ、中計グループを変更すること が可能です。
また、集計対象とならない部署を削除したものをアップロードすることで、簡単に集計対象先の絞込 みを行なうことも可能です。
（1）集計を行なう部署の設定
①集計方法の設定画面から、「集計対象先絞込み」ボタンをクリックします。
②(図7-3-2)の集計対象先絞込み画面が表示されます。初期画面は管理者が設定した部署マスタが読込ま
れて上のリストに表示されています。
③集計を行なう部署を、左側( の列)をクリックして選択し、「↓下へ移動」をクリックします。ctrl キ ーを押しながら選択すると複数選択できます。
全ての部署を対象に集計を行なう場合は「↓全移動」ボタンをクリックすると、全ての部署を集計の対 象にすることが可能です。
④下のリストに含まれる部署が集計の対象となります。間違えて下のリストに追加してしまった場合は、
同様に左側( の列)をクリックして選択し、「上へ移動↑」をクリックします。
全ての部署を上のリストに戻したい場合は「全移動↑」ボタンをクリックすると、すべての部署を集計 対象から外すことが可能です。
(図7-3-1)
①
(図7-3-2)
⑤「OK」ボタンをクリックすると集計対象先絞込み画面が閉じます。
(図7-3-3)
⑥集計方法の設定画面から、「閉じる」ボタンをクリックします。
(図7-3-4)
【備考】
集計をする部署がない状態で設定はできません。
集計部署のリストは、報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署と連携します。
報告書集計システムの「報告書の作成（入力）」画面から集計ツールを起動した場合は、
まだ集計する部署が確定されていないため、集計対象先絞込み画面は利用できません。
⑤
⑥
③
④
集計を行なう部署 集計を行なわない 部署
集計対象先絞込みをリセットする場合
集計対象先絞込み画面の「初期設定に戻す」ボタンをクリックすることで、
設定前の状態に戻すことが可能です。
(図7-3-5)
部署情報の変更や追加・削除があった場合、一度、集計部署を設定したものは自動的に 反映されません。
以下の方法により、修正を行なってください。
【標準の部署ファイルを使用していた場合】
報告書集計システムの「報告書の修正（入力）」画面において報告書の修正を行って下さい。
(図7-3-6)
その後、報告書集計システムの「集計」ボタンをクリックし、集計ツールを起動することで、
最新の部署情報が反映されます。
(図7-3-7)
集計対象の絞込みを行っていた場合は、「集計対象先絞込みをリセットする場合」(上記記述参照)の手 順で初期設定に戻した後(図7-3-5)、再度、集計対象先絞込みを行なってください。
【別の部署ファイルを使用していた場合】
「(2) 小計グループ、中計グループの変更」の備考欄を参照してください。
集計対象先絞込み画面の「部署コードで並び替え」ボタンをクリックすることで、
部署を昇順に並べ替えることができます。
（2）小計グループ、中計グループの変更
始めに、報告書のフォルダ内にある「RcDepartment.xls」を開き、部署情報を変更して下さい。集計を 実施する時に報告書集計システムから集計ツールを起動していない場合、ファイルがない場合がありま す。その際は、既に集計を実施した報告書のフォルダからコピーを実施してください。
（部署情報の変更方法は「12.2 部署ファイルを作成する方法」を参照）
①(図7-3-1)の集計方法の設定画面から、「集計対象先絞込み」ボタンをクリックします。
②(図7-3-2)の集計対象先絞込み画面が表示されます。部署情報が読込まれて上のリストに表示されてい
ます。
③集計対象となる部署の情報が設定された部署ファイルが用意できましたら、集計対象先絞込み画面の
「別の部署ファイルを開く」ボタンをクリックします。
（図7-3-9）
④ファイルを開く画面が表示されますので、用意した部署ファイルを選択して、「開く」ボタンをクリッ クします。
（図7-3-10）
⑤確認ダイアログが表示されますので、「はい」ボタンをクリックしてください。
下のリスト（集計をする部署）に読込んだ部署が表示されます。
あとの手順は「（1）集計を行なう部署の設定」と同様です。集計を行わない部署が含まれている場合は、
その部署の左側( の列)をクリックして選択し、「上へ移動↑」をクリックすることで除くことが可能で す。設定完了後、「OK」ボタンをクリックします。
【備考】
読込んだ部署ファイルの設定項目が誤っていた場合、エラーメッセージに誤っている項目名と部署コ ードが出力され、集計をする部署の欄には何も表示されません。
「１２．２ 部署ファイルを作成する方法」の【部署ファイルの設定項目】を参考に修正し、再度読込 みを行って下さい。
７．４ 集計実行
報告ファイルに設定された内容で集計の実行を行ないます。
（1）集計の実行を行ないます。
①集計ツールメニューバーの を選択します。
②確認メッセージが表示されますので、「はい」ボタンをクリックします。
③Excelが非表示となり、実行が開始されます。
実行中は誤操作防止のため、他の作業を行なわないようにしてください。
④正常に完了すると、完了メッセージが表示されます。「OK」ボタンをクリックします。
⑤集計結果は報告ファイルと同じフォルダに「報告ファイル名+(リスト集計後).xls(xlsx、xlsm)」で自動 保存されます。既にファイルが存在する場合は自動的に上書保存されます。
(図7-4-1) (図7-4-2) (図7-4-3)
(図7-4-4) (図7-4-5)
【備考】
部署別リスト集計では見出しの設定で指定した範囲の次の行から、空欄の行までを集計対象とします。
報告ファイル(テンプレート)の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります。
集計結果ファイル
明細行 合計行
値 提出されたファイルの値 集計しない 保護あり
式 提出されたファイルの値 報告ファイル(テンプレート)の式 値 提出されたファイルの値 集計された値
報告ファイル 集計対象
保護なし
式 提出されたファイルの値 集計された値 (表 7-4-1)