この章では、全部署串刺集計の設定を行なうための手順を示します。
８．１ 準備
集計を行なう前に、集計をするために必要なファイルの準備を行ないます。
（1）予めExcelを利用して、背景や文字のデザインを設定した報告ファイルを用意しておきます。
(図8-1-1)報告ファイルの例
【備考】
集計対象の Excelファイルのシート名には記号を含まないようにしてください。集計が正しく実施で きなくなります。
集計対象の Excelファイルのシート名には「集計定義シート」という言葉を含まないようにしてくだ さい。定義情報の保存シートとして利用しており、エラーとなります。
Excelの機能であるブックの保護は利用できません。
【マクロの利用について】
利用できる拡張子は「xls」、「xlsx」、「xlsm」のいずれかです。xls、xlsm形式でマクロを利用する場 合、すべてのマクロの動作について保証していませんので、マクロの使用については、事前に動作確認 を行った上で使用してください。
Excelの仕様により、一部の図や表について引き継がれない場合があります。
（2）誤操作防止のためExcel画面は全て閉じておいてください。報告書集計システムにおいて、作成し た報告ファイルを登録し、「集計ツールを起動」ボタンをクリックします。
(図8-1-2)
【備考】
集計ツールを起動した状態で、再び「集計ツールを起動」ボタンを押下しないでください。
多重起動を実施した場合は、以下のメッセージが表示されますので、集計ツールを終了後、ブラウザ を閉じてから再度ログインを行ってください。
(図8-1-3)
報告書集計システムの「報告書の作成（入力）」画面から既に報告ファイル一覧に報告ファイル名が設 定された状態で、「集計ツールを起動」から集計の設定を行った場合、再度、報告ファイルの選択を実施 してください。
（3）集計ツールとExcelが同時に起動し、登録した報告ファイルが自動的に開かれます。
(図8-1-4)
【備考】
Excel画面を閉じると集計ツールが終了します。Excel画面は閉じないように注意してください。
８．２ 集計方法の設定
集計方法の設定では集計方法を選択します。
（1）集計方法を設定します。
①集計方法の設定画面から「集計方法」のプルダウンメニューを選択します。
②下に集計方法が表示されますので、「全部署串刺集計」を選択してください。
(図8-2-1) (図8-2-2)
【備考】
集計方法の設定画面の変更を行った後、登録をしなかった場合、集計方法の変更時に下記のようなメ ッセージが表示されます。
「はい」をクリックすると、設定した内容のチェックを行った後、保存を行い、変更した集計パターン の画面に遷移します。「いいえ」をクリックすると、変更した設定内容を保存せずに、変更した集計パタ ーンの画面に遷移します。設定した内容を保存したい場合は、必ず「はい」を選択してください。
(図8-2-3)
「はい」を選択すると、「８．６ 設定した内容の確認と登録」と同じ処理が実施されます。登録内容に エラーがある場合は、設定画面に戻りますので、修正を実施するか、上記メッセージで「いいえ」を選 択して、変更内容を破棄してください。
集計パターンを変更した時、以前に全部署串刺集計の設定が保存されていた場合、その内容を読込み 表示します。これまで一度も全部署串刺集計の設定を行っていない場合は、空の状態で表示します。
①
②
８．３ 見出しと集計行の設定
見出しと集計行の設定では見出しと集計対象となるセルの範囲を選択します。
（1）見出しと集計行を設定します。
①集計方法の設定画面から「範囲」の「設定」ボタンをクリックします。
(図8-3-2)のような範囲の設定画面が表示されます。
②見出しと集計対象として表示する範囲を指定してください。
③「OK」ボタンをクリックします。
(図8-3-1)
(図8-3-2)
【備考】
報告されたファイルの集計範囲に文字列が入力されている場合、集計結果の該当セルには「報告ファ イル（テンプレート）」（定義を行なったファイル）の値が出力されます。集計を実施したい場合は、
報告されるファイルの集計範囲に、必ず数値を入力するようにしてください。
計算式が定義されているセルも範囲に含むことができます。
複数の異なった範囲(離れている範囲)を選択することはできません。
①
②
③
見出しと集計行の範囲に選択した範囲の上部の表のタイトルはコピーされます。
(図8-3-3)範囲設定の例
(図8-3-4)上記設定の結果
見出しと集計行
見出しと集計行
表のタイトルもコピーされます。
８．４ 集計元データ添付の設定
集計元データを添付の有無を設定します。
（1）集計元データを添付の有無を設定します。
①集計方法の設定画面から「集計元データを添付する」のチェックボックスに 必要に応じてチェックを入れてください。
(図8-4-1)
【備考】
「集計元データを添付する」のチェックボックスにチェックを入れた場合、集計後のファイルに 新しく「集計元データ添付」シートが作成され、串刺集計に使用したデータを貼り付けて表示します。
集計内容の確認などに利用します。
以下に例を示します。
(図8-4-2)
８．５ 集計表の追加
集計方法の設定画面の「集計表の追加」ボタンは全部署串刺し集計の出力ファイルを別の定義で複数 作成することができます。
(1)集計表を追加します。
① 集計方法の設定画面の「集計表の追加」ボタンをクリックします。
② 追加した集計表に8.3～8.4までの操作をします。
③ 必要のない集計表は「削除」ボタンで削除することができます。
④ 集計実行後、集計されたファイルが集計表ごとに出力されます。
(図8-5-1)
(図8-5-2)
【備考】
最大で20個の集計表を定義することができます。
①
②
③
④
８．６ 設定した内容の確認と登録
これまで設定した内容の確認と登録を行い、集計ツールを終了します。
（1）設定した内容の確認と登録を行ないます。
①集計方法の設定画面の「登録」を選択します。
②確認ダイアログが表示されます。「はい」をクリックします。
③これまで行なった各種設定が正しく設定されているかチェックされます。
④エラーがなかった場合は完了メッセージが表示されます。「OK」をクリックしてください。
(図8-6-1)
(図8-6-2) (図8-6-3)
（2）集計ツールを終了します。
集計パターンの切り替えにより設定を実施した場合など、「終了」ボタンではなく、「閉じる」ボタン が表示されている場合があります。その場合は、「閉じる」をクリックして、集計ツールのメニューバー より、集計ツールを終了させてください。
①集計方法の選択画面の「終了」ボタンをクリックします。
②確認メッセージが表示されますので、「はい」をクリックします。
(図8-6-4)
(図8-6-5)
④
②
①
②
①
（3）報告書集計システム画面に戻ります。作成した報告ファイルの配布を行なってください。
(図8-6-6)
【備考】
Excel の保護機能を利用して集計対象の有無を設定することができます(「単価」などが含まれている
場合に有効です)。
以下に手順を示します。保護するセルには値(金種)が入っています。
①報告ファイルの、集計対象のうち保護しないセルを選択し、「右クリック>セルの書式設定」をクリ ックします。
②「保護」タブを選択し、「ロック」チェックボックスのチェックをはずした後、「OK」をクリックし ます。
③「校閲」タブをクリックし、「シートの保護」をクリックします。
④パスワードを設定し、「OK」をクリックします。
⑤再度パスワードを入力し、「OK」をクリックします。
(図8-6-7) (図8-6-8)
①
②
(図8-6-9)
(図8-6-10) (図8-6-11)
※パスワードを忘れてしまいますと保護を解除できなくなってしまいますのでご注意ください。
※パスワードを設定しなくても保護をかけることができます。
④
⑤
③
例として、設定内容と出力結果を以下に示します。
(図8-6-12)シートの保護を行う設定例 (図8-6-13)シートの保護を行わない設定例
(図8-6-14)保護を行った出力結果 (図8-6-15)保護を行っていない出力結果
単価は集計されない
単価が集計される
保護なし 保護あり
①ロック解除
②シート保護
③見出しと 集計行の設定
③見出しと 集計行の 設定のみ
また、保護をかけたセルに式が設定されていた場合は、合計行に式をコピーします。
(図8-6-16)シートの保護を行う設定例
(図8-6-17)保護を行った出力結果
報告ファイル(テンプレート)の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります。
集計結果ファイル
値 集計しない
保護あり
式 報告ファイル(テンプレート)の式
値 集計された値
報告ファイル 集計対象
保護なし
保護したセルに式が入って いたら、式をコピーする
保護あり
①ロック解除
②シート保護
③見出しと 集計行設定
ファイルが未保存の場合は集計ツール終了時に、破棄するかどうかの確認ダイアログが表示されます。
終了時、集計ツールから開いたExcelは同時に終了されます(ただし、集計ツール以外でExcelファイ ルを開いている場合は、Excelは終了しません)。
ファイルの保存を行なわないで、ファイルを閉じた場合、設定した内容は保存された時の状態に戻り ます。
報告書集計システムの詳細は「報告書集計システム 操作手順書 本部編 4.1報告書の作成」をご覧下 さい。