この章では、部署別リスト集計の設定を行なうための手順を示します。
６．１ 準備
集計を行なう前に、集計をするために必要なファイルの準備を行ないます。
（1）予めExcelを利用して、背景や文字のデザインを設定した報告ファイルを用意しておきます。
(図6-1-1)報告ファイルの例
【備考】
集計対象の Excelファイルのシート名には記号を含まないようにしてください。集計が正しく実施で きなくなります。
集計対象の Excelファイルのシート名には「集計定義シート」という言葉を含まないようにしてくだ さい。定義情報の保存シートとして利用しており、エラーとなります。
Excelの機能であるブックの保護は利用できません。
【マクロの利用について】
利用できる拡張子は「xls」、「xlsx」、「xlsm」のいずれかです。xls、xlsm形式でマクロを利用する場 合、すべてのマクロの動作について保証していませんので、マクロの使用については、事前に動作確認 を行った上で使用してください。
また、マクロコードを標準の保存場所（標準モジュール）ではなく、シートに保存した場合は、集計結 果ファイルには反映されませんのでご注意ください。
マクロボタンや図・オートシェイプは、見出しの設定をしたセルおよびその上部（タイトル）部分の み集計結果ファイルに反映されます。その他のセルに設定されているものや、見出しやタイトルのセル からはみ出すものについては、反映されませんのでご注意ください（Excelの仕様により、一部の図や表 について範囲内であっても引き継がれない場合があります）。
（2）誤操作防止のためExcel画面は全て閉じておいてください。報告書集計システムにおいて、作成し た報告ファイルを登録し、「集計ツールを起動」ボタンをクリックします。
(図6-1-2)
【備考】
集計ツールを起動した状態で、再び「集計ツールを起動」ボタンを押下しないでください。
多重起動を実施した場合は、以下のメッセージが表示されますので、集計ツールを終了後、ブラウザ を閉じてから再度ログインを行ってください。
(図6-1-3)
報告書集計システムの「報告書の作成（入力）」画面から既に報告ファイル一覧に報告ファイル名が設 定された状態で、「集計ツールを起動」から集計の設定を行った場合、再度、報告ファイルの選択を実施 してください。
（3）集計ツールとExcelが同時に起動し、登録した報告ファイルが自動的に開かれます。
(図6-1-4)
【備考】
Excel画面を閉じると集計ツールが終了します。Excel画面は閉じないように注意してください。
６．２ 集計方法の設定
集計方法の設定では集計方法を選択します。
（1）集計方法を設定します。
①集計方法の設定画面から「集計方法」のプルダウンメニューを選択します。
②下に集計方法が表示されますので、「部署別リスト集計」を選択してください。
(図6-2-1) (図6-2-2)
【備考】
集計方法の設定画面の変更を行った後、登録をしなかった場合、集計方法の変更時に下記のようなメ ッセージが表示されます。
「はい」をクリックすると、設定した内容のチェックを行った後、保存を行い、変更した集計パターン の画面に遷移します。「いいえ」をクリックすると、変更した設定内容を保存せずに、変更した集計パタ ーンの画面に遷移します。設定した内容を保存したい場合は、必ず「はい」を選択してください。
(図6-2-3)
「はい」を選択すると、「６．６ 設定した内容の確認と登録」と同じ処理が実施されます。登録内容に エラーがある場合は、設定画面に戻りますので、修正を実施するか、上記メッセージで「いいえ」を選 択して、変更内容を破棄してください。
集計パターンを変更した時、以前に部署別リスト集計の設定が保存されていた場合、その内容を読込 み表示します。これまで一度も部署別リスト集計の設定を行っていない場合は、空の状態で表示します。
①
②
６．３ 見出しの設定
見出しの設定では見出しとなるセルの範囲を選択します。
（1）見出しを設定します。
①集計方法の設定画面から「見出し」の「設定」ボタンをクリックします。
(図6-3-2)のような範囲の設定画面が表示されます。
②見出しとして表示する範囲を指定してください。
③「OK」ボタンをクリックします。
(図6-3-1)
(図6-3-2)
①
②
③
【備考】
見出しの範囲に指定できるのは表の見出しのみです。
下図のように表のタイトルまで指定した場合、保存も実行も可能ですが想定とは違う結果になる 可能性があります。
(図6-3-3) 範囲設定の失敗例 (図6-3-4)集計後
見出しの範囲に表の見出しのみを指定した場合でも、表のタイトルはコピーされます。
(図6-3-5)範囲設定の例
(図6-3-6)上記設定の結果
複数の異なった範囲(離れている範囲)を選択することはできません。
部署別リスト集計では見出しの設定で指定した範囲の次の行から、空欄の行までを集計対象とします。
見出し
見出し
見出し
表のタイトルもコピー されます。
６．４ 合計情報出力の設定
(１)合計情報の出力有無を決定します。
①集計方法の設定画面から「部署計」、「小計」、「中計」、「総合計」のうち 出力させたい項目にチェックをいれます。
(図6-4-1)
【備考】
報告されたファイルの集計対象に数値が入力されている列は自動的に合計情報を出力します。ただし、
集計対象に文字列が入力されている場合、合計情報には正しい結果が出力されませんので注意してくだ さい。また、合計情報を出力するためには、合計情報を出力したい列の集計対象先頭行(以下の例では D4のセル)には、数値の入力が必須となります。
(図6-4-2) 報告を行なう部署側から見た明細の最初の行の例
小計、中計を利用するためには管理者が設定を行う部署マスタ、または集計時に設定する部署ファイ ルによる定義が必要です。
小計、中計グループを設定せず、チェックをいれると集計実行時にエラーになります。
この場合は、管理者に小計、中計グループを設定するように依頼するか、または小計、中計グループ を設定した部署ファイルを読み込んだ後で設定してください。
①
集計対象の一番最初の行
統計情報を出力したい列 D4のセルには数値入力必須
６．５ 集計表の追加
集計方法の設定画面の「集計表の追加」ボタンは部署別リスト集計の出力ファイルを別の定義で複数 作成することができます。
(1)集計表を追加します。
① 集計方法の設定画面の「集計表の追加」ボタンをクリックします。
② 追加した集計表に6.3～6.4までの操作をします。
③ 必要のない集計表は「削除」ボタンで削除することができます。
④ 集計実行後、集計されたファイルが集計表ごとに出力されます。
(図6-5-1)
(図6-5-2)
【備考】
最大で20個の集計表を定義することができます。
①
②
③
④
６．６ 設定した内容の確認と登録
これまで設定した内容の確認と登録を行い、集計ツールを終了します。
（1）設定した内容の確認と登録を行ないます。
①集計方法の設定画面の「登録」を選択します。
②確認ダイアログが表示されます。「はい」をクリックします。
③これまで行なった各種設定が正しく設定されているかチェックされます。
④エラーがなかった場合は完了メッセージが表示されます。「OK」をクリックしてください。
(図6-6-1)
(図6-6-2) (図6-6-3)
（2）集計ツールを終了します。
集計パターンの切り替えにより設定を実施した場合など、「終了」ボタンではなく、「閉じる」ボタン が表示されている場合があります。その場合は、「閉じる」をクリックして、集計ツールのメニューバー より、集計ツールを終了させてください。
①集計方法の選択画面の「終了」ボタンをクリックします。
②確認メッセージが表示されますので、「はい」をクリックします。
(図6-6-4)
(図6-6-5)
④
②
①
②
①
（3）報告書集計システム画面に戻ります。作成した報告ファイルの配布を行なってください。
(図6-6-6)
【備考】
Excel の保護機能を利用して集計対象の有無を設定することができます(「単価」などが含まれている
場合に有効です)。
以下に手順を示します。例では保護するセルには値(氏名No)が入ります。
①報告ファイルの、集計対象のうち保護しないセルを選択し、「右クリック>セルの書式設定」をクリ ックします。
②「保護」タブを選択し、「ロック」チェックボックスのチェックをはずした後、「OK」をクリックし ます。
③「校閲」タブをクリックし、「シートの保護」をクリックします。
④パスワードを設定し、「OK」をクリックします。
⑤再度パスワードを入力し、「OK」をクリックします。
(図6-6-7)
①
(図6-6-8)
(図6-6-9)
(図6-6-10) (図6-6-11)
※パスワードを忘れてしまいますと保護を解除できなくなってしまいますのでご注意ください。
※パスワードを設定しなくても保護をかけることができます。
②
④
⑤
③
例として、設定内容と出力結果を以下に示します。
(図6-6-12)シートの保護を行う設定例
(図6-6-13)保護を行った出力結果
①ロック解除
②シート保護
③見出し設定
保護あり
合計行に集計されない
(図6-6-14)シートの保護を行わない設定例
(図6-6-15)保護を行っていない出力結果
合計行に集計される
保護なし
①見出しの 設定のみ