旅費システム改修説明会問答集
（平成 28 年 12 月１日）
１ 改修項目関係 １ 出張期間の変更 ２ 時刻以外の入力 ３ 駅すぱあと探索 ４ 時刻入力廃止後の監査準備 ５ 徒歩や定期券利用時の旅費明細変更 ６ 県内出張の県外出張申請選択誤り ７ 県外出張の県内出張申請選択誤り ８ 県外を経由する県内出張 ９ 県外の自宅発着旅行 10 県外出張の発着時刻 11 自動車を利用する県内出張入力の簡素化 12 用務時間の入力 13 日当の加算や減額調整 14 出張取消報告 15 小中学校の予算差引 16 旅費システム外で支出した旅費の反映 17 システム外実績の影響 18 公営企業管理局予算の債権者情報チェック 19 承認ルートの統合等 20 未請求データの抽出条件 21 未請求データ確認用ＩＤ 22 未請求データ確認用ＩＤの変更 23 未請求データの送付 24 承認状況照会 ２ リリース時期の注意事項 １ 旅費システム停止 ２ リリース前後の影響 ３ 改修の目的 １ 職員負担軽減 ２ 操作性向上 ３ 機能強化 ４ 要綱改正関係 １ 修学旅行等の出張報告期限 ２ 小中学校のチケット手配 ５ その他 １ 債権者登録票の確認書類 ２ データのダウンロード ３ 証拠書類の保管 ４ 紙の請求書１
１ 改修項目関係 （出張期間の変更） Ｑ１：出張申請における第１画面の旅行の出発・帰着時刻を正確に入力するためには、 第２画面から行程登録まで進む際に時刻検索する必要があるが、出張してから出発又 は帰着時刻を変更した場合は、どのように対応すればよいか。 Ａ１：日当は第１画面の出張期間から自動計算されますので、実績の出発又は帰着時刻 により日当が増減する場合は、出張報告の旅費計算画面で日当を再計算してください。 なお、今回の改修で行程毎の時刻入力を廃止し、第２画面から行程登録に進む際の 時刻検索は不要になりました。行程の発着時刻実績が出張申請と異なる場合は、出張 報告時に日当増減(加算日当の該当の有無)を十分ご確認ください。 （時刻以外の入力） Ｑ２：公共交通機関による県内出張で、速算表と異なる旅行をした。交通費を実費で請 求する場合の入力はどうすればよいか。 Ａ２：運賃及び料金は、従来どおり旅費明細から修正できます。伝達事項欄等に「●～ ▲ ＪＲ自由席特急利用」や「〇～△ 徒歩」など、行程及び実費の内容が確認できる よう記載してください。 （駅すぱあと探索） Ｑ３：速算表の列車区間について時刻検索したい。県内は駅すぱあと探索不要とのこと だが、列車区間を駅すぱあと探索しても時刻は表示されないのか。 Ａ３：旅費申請事務を簡素化するために、県内出張は検索ボタンを押さなくても行程登 録ができるように改修しましたが、列車区間について検索ボタンを押すと駅すぱあと 探索した時刻を表示し、そのまま登録すれば行程参照により後から発着時刻を確認で きます。 ただし、精算請求書及び旅行命令簿上は行程毎の列車発着時刻を表示しません。 （時刻入力廃止後の監査準備） Ｑ４：従来は全行程の時刻をシステムに入力しているため、監査を受ける際に加算日当 などの旅費請求の正当性を説明できたが、改修後は出張期間の出発及び帰着時刻しか 表示されない。監査に備えて所属が説明資料を準備する必要があるのか。 Ａ４：加算日当が支給されるなど金額に影響する場合は、これまでどおり用務時間の伝 達事項欄への記載等を所属においてご確認ください。その他の必要事項は伝達事項欄、 出張報告欄、旅行命令簿記載事項欄に記載してください。 出納局が所管している県費旅費の支出にかかる電子審査では、旅費に影響しない部 分の記載は必須としていません。第１画面の出張期間から発着時刻の確認ができるた め、各行程の発着時刻記載までは必要ないと考え、職員の入力負担を軽減する目的で 廃止します。
（徒歩や定期券利用時の旅費明細変更） Ｑ５：これまでは速算表検索して行程登録する際、徒歩の区間があれば旅費明細からバ ス（車・その他）等の区間を「徒歩」で「0 円」に修正するなど対応していた。今後 は定期券利用も含めてどう対応すればよいのか。 Ａ５：システム改修後も旅費明細から「バス」の区間を「徒歩」に変更し、旅費を「0 円」に修正できます。従来どおり「交通機関」と「金額」を変更できますので、定期 券利用も該当区間を「0 円」に調整して伝達事項に利用区間を記載することで対応可 能です。 なお、旅費明細も含めて各行程の発着時刻は表示をなくしますが、列車区間で検索 ボタンがあるものは検索すると駅すぱあと探索した時刻を表示し、そのまま登録すれ ば行程参照により発着時刻を確認できます。 （県内出張の県外出張申請選択誤り） Ｑ６：県内出張を誤って「県外出張申請」から入力した。県内出張なので各行程の発着 時刻入力は不要か。 Ａ６：県内出張は発着時刻入力なしで登録できるよう改修しましたが、県外出張は従来 どおり発着時刻を入力しないと登録できません。 ①県外出張のまま、発着時刻入力をして登録する。 ②県外出張の申請情報を削除し、「県内出張申請」から入力する。 いずれかの方法で処理してください。 （県外出張の県内出張申請選択誤り） Ｑ７：県外出張を誤って「県内出張申請」から入力した。行程の発着時刻入力なしで登 録できたので、そのまま出張報告まで完了させたが、問題はないか。 Ａ７：県外出張は行程の発着時刻入力が必要です。「県内出張申請」から発着時刻入力 なしで出張報告した場合は、審査課による差戻し対象になります。 ①県内出張のまま、出張報告欄等に、各行程の「出発時刻」、「到着時刻」、「交通機関」 及び「時間(分)」を全て記載する。 ②県内出張の精算情報及び申請情報を削除し、「県外出張申請」から入力し直す。 いずれかの方法で処理してください。 （県外を経由する県内出張） Ｑ８：因島(港)、生口島(港)などの県外港を経由する県内出張について、旅程作成依頼 で行程を作成している。用務地が県内なので、県内出張は自分で旅程作成可能との説 明だったが、どのようにすればよいか。 Ａ８：因島(港)、生口島(港)を経由する車利用の出張は、地点一覧（在勤庁～港）と速 算表（港～用務地）の組み合わせで、申請者自身が作成することができます。申請者 が「県内出張申請」で行程を作成し、フェリー代(航送料含む)が速算表と異なる場合 は、旅費明細のフェリー代の金額を修正してください。
（県外の自宅発着旅行） Ｑ９：自宅が県外にある職員が、自宅発着により県内目的地に旅行をする場合は、「県 内旅行」、「県外旅行」のいずれで入力するか教えてほしい。 Ａ９：出発地、到着地及び用務地が全て県内の場合のみ、「県内旅行」として扱います。 県外の自宅発着なので、「県外旅行」で処理してください。 （県外出張の発着時刻） Ｑ10：県外出張で発着時刻の入力はどうなるか。 Ａ10：全体の約１割である県外出張約 1 万６千件(平成 26 年度実績 16,181 件)のうち、 航空券などのシステム手配出張は約 40％(40.8％、6,606 件)を占めていますが、交通 機関毎の発着時刻がチケット手配に必要なことに加えて旅行者一人当たりの出張頻 度が低いため、従来どおり発着時刻の入力を継続します。 （自動車を利用する県内出張入力の簡素化） Ｑ11：地方局に多い公用車や自家用車利用の県内出張について入力はどうなるか。 Ａ11：公用車や自家用車利用出張の場合も、県内出張については行程毎の発着時刻入力 を廃止するため、公用車を利用する夜間の用地交渉や自家用車利用出張は入力を簡素 化します。 （用務時間の入力） Ｑ12：旅費システムに用務時間の入力は必要なくなるのか。 Ａ12：加算日当請求時などは、旅費システムに用務時間を入力するのが現実的だと考え ますが、審査上限定するわけではありません。所属の旅行命令権者の責任で整合性を 確認してください。 （日当の加算や減額調整） Ｑ13：宿泊や加算日当支給のある県内出張は、用務時間を入力することになっており、 審査課が行程照会で整合性を確認していると思うが、今後はどうなるか。 Ａ13：行程ごとの発着時刻の入力を廃止するため、所属の旅行命令権者の責任で出張期 間と用務時間の整合性を確認し、日当支給額の適正点検のうえ承認してください。 （出張取消報告） Ｑ14：出張報告における取消報告のチェック欄は必ずチェックを入れないといけないの か。加算日当のみ支給の出張申請が、帰着時刻変更により加算日当が不支給になった 場合などもチェックを入れるのか。 Ａ14：加算日当請求のみの出張が０円出張となった場合は、取消報告欄にチェックを入 れません。既に旅行命令権者承認を受けた出張申請を取り止める場合は、取消報告欄 にチェックを入れてください。また、既に承認を受けた旅行命令を取り消すには、出 張報告において必ず取消報告欄にチェックを入れてください。 なお、期間の重複する出張申請はエラーとなり入力できません。
（小中学校の予算差引） Ｑ15：予算差引表示について小中学校の場合はどうなるのか。 Ａ15：旅行命令する小中学校単位ではなく、予算が令達されている教育事務所ごとに、 旅費システムで申請番号末尾に-1 が付いた報告データの夜間集計金額を、財務会計 システムの前日末の金額から毎日差引して参考表示します。 また、旅行申請や原課内承認１件ごとに財務執行残額の超過を判定し、超過時は警 告メッセージを表示します。 しかし、旅費システム内の入力金額をリアルタイム差引できないため、当日中に申 請番号末尾に-1 の付いた旅行命令権者承認の件数が多い場合は、承認時に警告表示 がなくても財務会計システムの支払処理で予算不足エラーとなることがあります。 （旅費システム外で支出した旅費の反映） Ｑ16：予算表示の変更については、旅費システムで処理しない海外旅行等の旅費や赴任 旅費の令達予算も正しく反映されるということか。 Ａ16：財務会計システムで処理した紙の請求書による海外旅費及び委員旅費、歳出更 正・戻入に加えて予算の令達及び移用等も含む、財務会計システム上の前日末の予算 額、執行額及び執行残額を反映します。 （システム外実績の影響） Ｑ17：紙処理の旅費をシステム外実績入力していた場合は、予算差引表示に影響がある のか。改修リリース日までに入力済のシステム外実績は削除すべきか。 Ａ17：削除しなくても影響はありません。また、改修リリース日（12 月１日）以降は システム外実績登録を、メニューから削除します。 なお、改修後は財務会計システムの予算額や執行額などを毎日更新することから、 歳出更正や戻入に関する旅費システムの「システム外実績入力」が不要になります。 （公営企業管理局予算の債権者情報チェック） Ｑ18：公営企業管理局予算による申請時は債権者情報のチェックは働くのか。 Ａ18：配付資料には載っていないが、公営企業管理局予算による申請は、債権者情報チ ェックをしません。 （承認ルートの統合等） Ｑ19：12 種類登録している承認者設定を申請後に整理して、２種類に統合しても大丈 夫か。また、統合していない場合はどうなるのか。 Ａ19：申請ボタンを押した時点で申請データごとに承認者設定を持つので、申請後に承 認者設定を変えても、申請済みのデータの承認には影響が及びません。３月末までの 統合は必須ではありませんが、平成 29 年度からは会計年度毎の承認者設定導入を検 討しているため、年度末までに検討結果をお知らせします。 会計年度毎の承認者設定が必要になった場合、平成 29 年度以降は最低２種類（原 課内承認者及び旅行命令権者）の設定をしてください。なお、前年度設定をコピーで
（未請求データの抽出条件） Ｑ20：未請求データはどういう状態のデータが対象なのか。 Ａ20：従来から毎月各所属に送付している未請求データと、抽出の条件や対象項目は同 じです。 抽出対象となるデータは、次のとおりです。 ・ 出張申請では、「申請」ボタンを押したデータ及び旅行代理店に旅程作成依頼や 見積依頼を行っているデータ ・ 出張報告では、旅行者等が報告を開始してから旅行命令権者承認されるまでのデ ータ及び審査課等からの差戻しを受けたデータ （未請求データ確認用ＩＤ） Ｑ21：未請求データ確認用のログインＩＤ及びパスワードについて、資料ではともに「Ｒ ＋所属コード（６桁）」となっているが、所属コードは５桁である。どういう意味か。 Ａ21：ログインＩＤ及びパスワードは、Ｒと５桁の所属コードを組み合わせるといずれ も合計６桁になるという意味です。 （未請求データ確認用ＩＤの変更） Ｑ22：未請求データ確認機能用のパスワードが所属ごとに配付されるが、初回ログイン 時にそれを変更するのか。 Ａ22：パスワードは仮のものなので、所属にて速やかに変更してください。 （未請求データの送付） Ｑ23：未請求データは従来どおり送ってほしい。 Ａ23：審査課から 11 月 11 日に送りましたが、審査課の超過勤務削減のために今後は年 度末を除いて定期的なデータ送付は廃止する方針です。所属で確認機能を活用して適 切に確認してください。 （承認状況照会） Ｑ24：承認状況照会を見れば、全ての承認（予定）者を把握できるのか。 Ａ24：承認状況照会は全ての承認（予定）者が上から順番に表示されます。原課内承認 者は上から承認順に並んでいます。なお、旅行命令権者は承認者設定で決めた順で表 示されますが、並列設定のため一人しか承認はできません。
２ リリース時期の注意事項 （旅費システム停止） Ｑ１：停止期間中は、審査側も含めてログアウトさせるのか。 Ａ１：入力者及び承認者に加えて、審査側のログインＩＤも含めて全て強制ログアウト （停止）します。 （リリース前後の影響） Ｑ２：11 月 30 日までに一時保存したものや承認途中のデータは、リリース後の 12 月 １日以後には、どのように見えるのか。 Ａ２：今回の改修では、旅費システムのサーバに蓄積されているデータに変更がありま せん。したがって、12 月１日の朝には、新しい機能が追加されたものは、新機能に 従って見えるようになります。なお、今まで見えていた行程参照の発着時刻は、表示 欄が削除されるため見えなくなります。 ただし、改修項目３の「依頼出張の同行者承認ルート」だけは、リリース前後で影 響が考えられるため、リリース日をまたぐデータを抽出して確認し、必要に応じて審 査課から個別に連絡します。 ３ 改修の目的 （職員負担軽減） Ｑ１：「職員の負担軽減」とは具体的にどういうものか。 Ａ１：職員アンケートで多かった意見のうち、「出張中の行程時間等の入力が複雑であ る」に対して、「県内出張の発着時刻入力を廃止」する改修などによりシステム入力 項目を削減して、効率化を図ることとしています。 具体的には１件当たり約２分程度(109.4 秒)の入力時間削減効果を見込んでいま す。（県庁～南予地方局出張・ＪＲ利用の例で、現在 258.4 秒－削減 109.4 秒＝改修 後 2 分 29 秒） また、全体の約９割を占めている県内出張で旅費支払分の約 16 万件(平成 26 年度 実績 156,573 件)で入力削減時間を試算し、約 4,800 時間(4,758 時間)の効果を見込 んでいます。 【試算】109.4 秒／件×156,573 件＝17,129,086 秒＝4,758 時間 単件削減時間 年間件数 総削減時間 （操作性向上） Ｑ２：「操作性の向上」とは何を指すのか。 Ａ２：職員アンケートで多かった意見のうち、「操作性が悪く入力に時間がかかる」に 対して、「宿泊施設ボタンを追加」する改修などにより、分かりにくい右クリックに 替えて分かりやすい宿泊施設ボタンを画面に表示して操作性を改善します。
（機能強化） Ｑ３：「機能強化」とは何を指すのか。 Ａ３：改修で示している「申請者の承認状況照会機能を追加」及び「所属に未処理一覧 確認機能を追加」により、旅費の申請・報告データの処理状況を申請者本人や所属で 確認できる機能を追加しました。 ４ 要綱改正関係 （修学旅行等の出張報告期限） Ｑ１：追加資料の出張報告の期限として「出張から帰着した翌日から１週間以内に報告」 とあるが、実費確認するまで報告できない出張はどうすればよいのか。修学旅行の証 拠書類をそろえるのに時間を要するため、１週間以内の報告が困難な場合がある。 Ａ１：実費確認をしないと報告できない出張は、旅行命令権者の承認を得たうえで請求 書等を確認し、速やかに出張報告を行ってください。 また、旅費システムでは報告期限のチェックや制限をしていません。 （小中学校のチケット手配） Ｑ２：小中学校では、見積依頼後、小中学校Ｃ（原課内承認者）承認→小中学校Ａ（旅 行命令権者）承認の順で処理していたが、チケット手配にかかる旅行命令権者承認は 変更になるのか。 Ａ２：現在と操作に変更ありません。 従来から旅費システム上は小中学校Ａ（旅行命令権者）が承認ボタンを押した後に 旅行会社へチケット発注メールが届き、それをもって旅行会社が受注し手配するとい うルールです。なお、平成 28 年２月 29 日付け 27 審第 563 号「愛媛県旅費システム における旅行代理店への手配依頼について（通知）」を確認いただき、見積依頼の段 階で先に電話による手配依頼をすることがないよう、お願いします。 ５ その他 （債権者登録票の確認書類） Ｑ１：旅費口座振替申込書兼旅費債権者登録（変更）票を審査課に提出する際に、預金 通帳のコピーも添えて提出するべきか。 Ａ１：コピー提出は必要ありません。預金通帳のコピー等、旅費債権者の振込口座を確 認した書類は、所属で保管してください。 （データのダウンロード） Ｑ２：改修前後のデータを一括でダウンロードできるか。また、出張件数が約 800 件を 超えているが、一括してダウンロードできるのか。 Ａ２：改修前後のデータは同じ形式なので、一括してダウンロードできます。また、ダ ウンロード可能な件数は、平成 28 年 10 月から１回あたり 1,500 件まで拡張しているた め、800 件程度であれば一括してダウンロードできます。
（証拠書類の保管） Ｑ３：追加資料４（２）所属保管の証拠書類とはどのようなものか。また、監査で指摘 を受けた事例は何の領収書がなかったのか。 Ａ３：実費調整が必要な航空券、パック旅行、高速道路料金、駐車代等の証拠書類です。 ただし、ＪＲ等の鉄道賃に関する証拠書類は不要です。庁内ＬＡＮ電子例規集の出納局 「旅費請求に係る添付書類について」に必要なものを記載しているので、参考にしてく ださい。 なお、監査での指摘は、パック旅行等実費調整した領収書の所属における確認及び保 管です。 （紙の請求書１） Ｑ４：旅費システムで申請する県内出張は行程ごとの発着時刻入力が廃止されるが、外 部委員や講師など紙ベースの旅費で、旅費システムのシミュレーションにより精算請 求書を作成していたものは、どうなるのか。 Ａ４：旅費システムの県内出張メニューから作成する場合、シミュレーション機能を利 用する場合も、職員の申請と同様に、発着時刻入力なしで登録できます。帳票印刷す ると、出張期間の出発時刻が第１行程の上段に、出張期間の帰着時刻が最終行程の下 段にそのまま表示されます。 （紙の請求書２） Ｑ５：精算請求書に出張期間の出発・帰着時刻が表示されるということだが、紙の旅費 請求書に、帳票印刷したものを財務会計の支出負担行為書にそのまま添付してよいの か。また、精算請求書を実際の時刻に修正する場合はどうしたらよいか。 Ａ５：精算請求書に印字される発着時刻は、第１画面の出張期間と連動していますので、 修正する場合は、出張期間を修正してから、再度帳票印刷をしてください。ただし、 出張期間はシステム上 15 分刻みになっていますので、精算請求書に実際の発着時刻 を印字することはできません。行程登録時に駅すぱあと探索をすると、画面上の行程 には時刻が入りますが、帳票印刷をすると行程の時刻は非表示になっています。行程 ごとに実際の時刻入りの精算請求書を作成したい場合は、旅費システムの「県外出張 申請」メニューでシミュレーション機能を利用するか、システム外（エクセル等）で 作成してください。 なお、精算請求書の使用方法について、具体的な疑義がある場合は、紙の請求書を 審査する各地方局出納室又は審査課へ個別にご相談ください。
