支払調書を出納課に提出する際には、ＦＤ( フロッピー) 払いと期日指定払い、ま た、予算上の会計別( 一般と特会) 、款別にそれぞれ指定されたファイルに入れるこ とになっているが、ファイルの入れ間違いが多い。
このため、次の問題が発生する。
（１）支払期日に支払いできなくなる可能性
ＦＤ払いと期日指定払いのファイルを入れ間違うことにより、特に支払日
を指定した場合に、その期日に支払ができなくなる可能性が生じる。このた め、債権者に重大な迷惑をかけることとなる。
（２）更なる作業の発生
①審査する調書は、会計別の款別にまとめ枚数をカウントし、審査終了後に 集計して財務会計システムとの確認を行っている。このため、審査を行う にあたっては、調書一枚一枚の款を確認し、間違っているものは、正しい 款でまとめ直すという作業を行っている。
②ＦＤ払いと期日指定払いのファイルを入れ間違うことにより、期日指定の
調書であるにも関わらず、指定日にもれた調書の集計など、支払事務をや り直さなければならないこととなる。
以上のことから、
ファイルに入れられた調書の全てに対し、
常に支払日や会計別、
款別を
確認するという作業が発生しているため、
ファイルの入れ間違いをなくせ
ないか。
① 問題･課題
マネージャー、リーダー始め４人 出納Ｇ
調書の正しい提出方法の徹底に向けて
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー
（１）ファイルの入れ間違いが減少することで、調書を取りまとめる際の入れ間違いを 正しく直す作業を減少させることができる。
（２）期日指定日の調書がＦＤ払日のファイルに混入することで起こる「支払事務」の やり直しや期日指定日の変更などがなくなる。
（３）ファイルの入れ方について、出納課の表示板やアウトルックに投稿した資料を簡
単に確認できることで、さらに周知が徹底できる。
③ 改善効果
◆ 基本的な考え
①ファイルの入れ方のルールが「分から
ない」のではなく、「知らない」。
②改善に時間とお金をかけない。
◎ 職員に周知するために新たな資料等
を作成するのではなく、既存の資料 等を活用して、効果を出せないか。
◎ 毎年、実施している「会計事務担当
者会議」の資料が利用できる。
◆ 資料を印刷して、ファイルの入れ方
を記載した「表示板」を、ファイル のそばに設置した。
◆ 職員に周知するため、アウトルック
の「⑦出納部門」に再投稿する。た
だし、効果を高めるため、会議に使用したさまざまな資料は投稿せず、今回の 問題を解決するための｢ファイルの入れ方｣のみを投稿した。
② 改善案
支払いの時期は、政府契約の支払遅延防止等に関する法律により適法な支払請求を受
けた日から工事代金については４０日、その他については３０日以内の日と定められて
おり、違反した場合は、市が遅延利息の支払いをしなければならず、大変重要な審査事 項である。今回、大変解り易く表示され、また、効率良く事務を進められるよう改善さ れた。今後は、各課の担当者に如何に支払い事務の重要性を認識させ、支払いが滞らな いよう周知徹底させることが課題と思われる。
