SaaS型⽂書管理サービス
Document Management Service
操作画面と機能のご紹介
機能一覧
機 能 説 明 フォルダの管理 フォルダ階層の制限が無く、⾃由なフォルダ構成でファイルを⽂書を管理できます ⽂書の登録 ドラック＆ドロップで登録できます。複数ファイルを1つの⽂書として管理できます。 ⽂書の編集 簡単な操作でファイルの編集が可能です。編集中はファイルをロックして排他制御します。 ⽂書の版数管理 ⽂書の改版履歴を保持します。旧版を閲覧することもできます。 アクセス権の管理 フォルダや個々のファイル単位で５段階のアクセス権を設定できます。 操作（アクセス）ログ ⽂書に対する閲覧や編集などの操作履歴を確認できます。 保管場所のURL通知 ⽂書の保管場所はURLで指定できるため、ファイル添付が不要になります。 属性検索 種別（ファイルやフォルダ）、名前、更新日時、重要度などの属性情報で検索できます。 最近アクセスしたデータ一覧 個人単位で過去3ヶ月以内に参照したデータの一覧を表示できます。 ブックマーク 個人単位でブックマークを作成でき必要なファイルを⾒つけやすくなります。 ごみ箱 ⽂書を削除するとゴミ箱に⼊るため、間違って削除した場合にごみ箱から復旧できます。 重要度・活⽤度・保管期限 ファイルの重要度・活⽤度・保管期限を一覧表示し、不要ファイルをすぐに⾒つけられます。 コンテンツ管理ポリシー フォルダに対して、保存される⽂書の名前・データ種別の制限と、⽂書の保管期限の⾃動設定ができます。 アカウントロック 連続ログイン失敗や⻑期間ログインの無いアカウントを⾃動的にロックすることができます。 承認機能 承認フローを定義し、承認依頼に対して承認者は承認／差し戻しができます。 採番機能 ⽂書番号体系を⾃由に定義でき、⾃動採番、採番台帳の⾃動生成ができます。 掲示板機能 掲示板を使って利⽤者間で議論や情報共有ができます。 ファイル授受管理 配布・受領確認の記録を保管します。配布データ一覧、受領データ一覧を表示できます。 ⼤容量ファイル転送 2GBを超える⼤容量ファイルでも、確実に転送します。（最⼤5GBまで） IPアドレス制限（オプション） 指定したIPアドレスからのアクセスのみを許可するようにできます。操作画面のご紹介
1.
ユーザインタフェース
2.
フォルダの管理
3.
ファイルの登録
4.
ファイルの編集
5.
ファイルの版数管理
6.
アクセス権の設定
7.
操作ログ＜一般ユーザ＞
8.
操作ログ＜管理者＞
9.
保管場所のURL通知
10.
プロパティ（属性情報）の管理
11.
属性検索
12.
⾼速絞り込み検索
13.
最近アクセスしたデータの一覧
表示
14.
ブックマーク
15.
ごみ箱
16.
重要度・活⽤度・保管期限
17.
コンテンツ管理ポリシー
18.
アカウントロック
19.
承認機能
20.
採番機能
21.
掲示板機能
22.
多言語対応
23.
ファイル授受管理
24.
⼤容量ファイル転送機能
１．ユーザインターフェース
▌
使いやすい操作画面！
l
Ajaxの採⽤により、Ｗｉｎｄｏｗｓアプリケーション並みの操作性をＷｅｂブラウザ上で
実現します。
マウス右クリックポップアップメニュー ドラッグ＆ドロップとコピー＆ペースト ファイルフォルダの移動・コピー インクリメンタルサーチ …２．フォルダの管理
▌
お客様のニーズに合わせた⾃由なフォルダ構成が可能！
l
フォルダの階層制限がなく、テーマ毎にサブ階層を作り細分化するなど、わかりやすい構
造のツリーをユーザが構築できます。
組織構造ごと、製品プロジェ クトごとなど、目的に応じて フォルダの階層構造を作成で きます。 u同一データ名は間違いを起こしやすいため、データ制約フォ ルダ直下に同名のデータを作成できません。 u深い階層を作成されることによるレスポンス悪化を予防する ため、フォルダは30階層まで作成できます。 uフォルダ配下のデータは一括変更できます。変更できない データがあったことは警告として表示します。３．ファイルの登録
▌
ドラック＆ドロップで簡単にファイル登録！
l
複数ファイルを1かたまりのデータとして管理できます。
ファイルはドラック＆ドロップで指定できます。
関連する複数のファイルを一元管理できます。
1⽂書に同時5個まで登録可能
４．ファイルの編集
▌
簡単な操作でファイルの編集が可能！
l
編集中はファイルをロックして排他制御します。
①編集ボタンクリックで、ダウンロードのダイアログ表示
③アプリケーションで編集して閉じると登録ダイ
アログ表示し、改版理由を記載して登録完了
②OKを押すとアプリケーション⾃動起動
５．ファイルの版数管理
▌
確実な最新版の利⽤を徹底！
l
ファイルが更新されると旧版は履歴として管理され、最新版のみ表示されます。
l
旧版はファイルを参照できるだけでなく、改版者・改版日時・改版理由も表示されるの
で、誰がどんな理由で改版したのかがすぐに分かります。
最新版 旧版 もちろん旧版もダウンロードできます。６．アクセス権設定
▌
細やかなアクセス権制御により⾼いセキュリティで情報公開！
l
個々のファイル及びフォルダの参照・更新・削除の権限は、ユーザ・グループ単位に指定
できます。権限のないユーザにはデータの存在さえ分かりません。
l
フォルダごとに登録ファイルのアクセス権をCSVファイルに出⼒可能です。
フォルダにアクセス権を付けておけば、その配下に作成したフォルダやファイルは親フォルダの アクセス権を引き継ぐので、個々の⽂書レベルでアクセス権を毎回設定する必要はありません。 アクセス権は以下の5段階 V・・・・ VR ・・・ VRW・・ VRWD ・ なし ・・ 属性表示のみ データ読み込み可能 データ書き換え可能 データ削除可能 データの存在認識不可 アクセス権に一定の期限 を指定することによって、 セキュリティを⾼めます。 有効期限が切れた不要な アクセス権は⾃動的に削 除されます。７．操作ログ ＜一般ユーザ＞
▌
⽂書に対する操作（アクセス）ログを参照！
l
誰が、いつ、どのデータのどのバージョンにアクセスしたのかを把握し、CSVファイルに
出⼒可能です。
データ作成、更新、アクセス、ロック、アンロック、削除、復旧、コピー、 移動、ファイル登録/更新、アクセス権変更、オーナー変更８．操作ログ ＜管理者＞
▌
各種ログ情報の保存により証跡管理を可能に！
l
操作やログイン等の詳細な履歴を保管しており、管理者はユーザ、期間、操作内容で検索
し、CSVファイルに出⼒可能です。
ユーザ・グループ操作 データ操作 ログイン ファイルのアップロード（登録／更新） ログイン失敗 ロック、アンロック ログアウト データ作成、更新 パスワード変更 アクセス権変更 ユーザ作成、作成失敗 ごみ箱へ削除、完全削除 ユーザ更新、更新失敗 ごみ箱から復旧 ユーザ論理削除、完全削除 データコピー、移動 ユーザ復旧 オーナ変更 グループ作成、作成失敗 データアクセス グループ更新、更新失敗 コンテンツ管理ポリシー変更 グループ論理削除、完全削除 グループ復旧保管できる操作一覧
９．保管場所のURL通知
▌
URL通知により容易にアクセス！
l
メールにファイルを添付するのではなく、保管場所のURLを通知します。
l
⼤容量のファイルも簡単に共有でき、ファイルを移動してもURLは変わりません。
ファイルにはこのURLでアクセスします。 アクセス時にログイン作業が必要なため、メールを誤 送信しても情報漏洩を防⽌することが可能です。 URLをボタン1つでクリップボードにコピーできます。 普段お使いのメーラーを起動し、本⽂にURLや ⽂書名を⾃動挿⼊します。１０．プロパティ（属性情報）の管理
１１．属性検索
▌
登録情報からの検索が可能！
l
名前、更新日、オーナなどの属性で検索できます。⽂書種別毎に拡張した属性でも検索で
きます。個々のファイルやフォルダにはユニークなIDが付与されており、IDで直接検索
することもできます。
l
検索結果をCSVファイルに出⼒可能です。
アスタリスク：*（ワイルドカー ド）を使った前方一致、後方一 致の検索が可能です。 検索条件にあったデータの一覧 が表示されます。１２．⾼速絞り込み検索
▌
⼤⽂字・⼩⽂字・全⾓・半⾓を区別しない検索ができます。また、リスト
内検索は、インクリメンタルサーチができます。
「資」の一⽂字で検索されています。 一⽂字単位の絞り込み検索によって目 的の⽂書の⾼速に絞り込み ⼤量のリストの中から⾃分が⾒つけたい名前だけを⾼速に絞り込み検索します。１３．最近アクセスしたデータの一覧表示
▌
必要なファイルを⾒付けやすく！
１４．ブックマーク
▌
必要なファイルを⾒つけやすく！
l
個人単位でブックマークを作成でき必要なファイルを⾒つけやすくなります。また個人ご
とにファイルを格納してデータ重複することを抑制できます。
ショートカットとして表現 別名の名前に変えることもできます。１５．ごみ箱
▌
誤って削除してしまったファイルを復旧可能！
l
登録してあるフォルダやファイルを誤って削除してしまっても、ごみ箱で管理しているの
で復旧作業ができます。
復旧の際は、元の場所に復旧するか復旧先フォルダを指定できます。 ごみ箱のフォルダやファイルは一定期間経過後、⾃動削除されます。不要なファイルが区別できず、
ストレージは肥⼤化するのみ。
不要なファイルが一目瞭然で、
ストレージの肥⼤化を防⽌できます。
１６．重要度・活⽤度・保管期限
▌
重要度・活⽤度・保管期限を一覧表示し、必要なファイルが一目瞭然！
l
版数または期間を指定して古いファイルの⾃動削除ができストレージの肥⼤化を抑制でき
ます
運⽤ルールが しっかり守られている。 ファイルの検索が早く、 ファイルの検索が早く、 とても楽になりました ね。 名前 C社⾒積書 採番番号 PRO-2009-0004 1 2 3 A社⾒積書 PRO-2009-0002 B社⾒積書 PRO-2009-0001 ⾒積書 このフォルダは●●と ■■と▲▲のルールに 従って運⽤しましょう。 探していたファイル がこんなところに登 録されている… 名前 B社⾒積書 採番番号 BBB-2009-0025 1 2 3 A社⽤ 提案書 AAA-2008-0111 ⾒積書 提案書 ファイル名に「⾒積書」を含むファイルの みが登録できます。 提案書 A社⽤
×
×
運⽤任せのため、登録ミスやポリ シーが徹底されない。 どこにあるかわからない… いろいろな場所にある…フォルダ内に保存されるデータの名前、データ種別の限定と、デフォルトの保管期限を設定できます。ポ
リシーは今後さらに拡張予定です。
運⽤任せとしていたポリシーをシステムとしてサポートして運⽤を容易化し、登録ミスを削減します。
<Before>
<After>
これはここに保管するはず。保 管場所が明確になったので業務 がはかどります。１７．コンテンツ管理ポリシー
説明 ログイン方法 ユーザID＋パスワード アカウント ロック 手動ロックと⾃動ロックがあります。 5回連続失敗で15分間の⾃動ロックがかか ります。 30日間未使⽤の場合には⾃動ロックがか かります。管理者が手動でロックを解除す る必要があります。
１８．アカウントロック
▌
手動ロックと、2種類の⾃動ロックで不正なアクセスを抑⽌できます。
１９．承認機能
▌
承認フローをスピードアップするとともに、承認の確証を保管！
l
複数の承認フローを定義でき、⽂書の承認依頼と承認・差戻しの機能を提供します。
承認者（グループ設定可）の承認後、指定日に公開されます。承認依頼通知の際、承認者
による編集も可能です。
承認メールには、承認 者以外の宛先を指定で きます。２０．採番機能
▌
⽂書番号の⾃動採番により、台帳管理の煩雑さから開放！
l
採番フォーマットを事前に定義して⾃動採番ができます。番号の重複チェックや煩雑な台
帳管理が不要となります。⽂書番号と採番した⽂書の一覧表示（台帳）ができ、CSVファ
イルへの出⼒も可能です。
２１．掲示板機能
▌
疑問解決、アイディアの洗練などユーザ同士で手軽にディスカッション！
l
議題に対するユーザ同士の発言が時系列登録され、発言ツリー・発言一覧毎に表示できま
２２．多言語対応
▌
ログイン画面から言語設定の選択が可能！
l
同一サーバ環境において、ログインオプションを切り替えるだけで日本語・英語・中国語
（繁・簡）のメニュー表示ができます。
２３．ファイル授受管理（１／２）
▌
確実な配布・受領管理により最新版利⽤を徹底し、エビデンスとしても保
証！
l
発信時にはそのリリース記録を保管するとともにメールで通知し、受領時にもその記録を
保管します。
事前に配布先を設定。 メールは、ファイルが追 加・更新されたタイミング で⾃動送信されます。 宛先や本⽂は、追加・修正 できます。ファイル登録／更新画面
メーラからURLをクリッ クし、受領画面を表示し ます。内容確認後、「受 領する」ボタンで受領し ます。受領画面
２３．ファイル授受管理（２／２）
▌
記録は授受確証として保管し、受信データ一覧・発信データ一覧を表示します。
通知受信データ一覧
通知発信データ一覧
受領状況一覧
それぞれのリリース先 ユーザが受領したかどう か、既読かどうかが一覧 で分かります。 ⾃分宛にリリースされた ⽂書の受領／未受領が一 覧で分かります。 受領すべきファイルの件数表 示により抜け漏れのない受領 確認が実⾏できます ⾃分がリリースした ⽂書が受領／未受領 されているかが一覧 で分かります。ファイルダウンロード
ファイルアップロード
２４．⼤容量ファイル転送（１／２）
▌
2GBを超える⼤容量ファイルでも確実に転送！（最⼤5GB まで）
l
分割同時転送、エラー時再送機能により⼤容量ファイルを確実に⾼速転送します。
通常の登録ボタンとは別 にファイル転送ツールを 起動します。２４．⼤容量ファイル転送（２／２）
▌
時間の掛かる⼤容量ファイル転送は、ブラウザをログアウトしても専⽤ファイル転送ツール
で実⾏します。転送処理を中断しても、後から継続して転送処理を続けることができます。
転送中、転送待ちの
