スタートアップガイド A-SaaS 請求書システム Ver.2020 年 4 月 4 日

スタートアップガイド

A-SaaS請求書システム

はじめに

・A-SaaS請求書システムとは︖ ・区分記載請求書・適格請求書の発⾏について ・本システムの利⽤者について ・本システムの利⽤フロー

利⽤環境整備

・・・・・・P3 ・・・・・・P4 ・・・・・・P5 ・・・・・・P6 ・A-SaaSシステムのインストール ・・・・・・P7

⽬ 次

本システムの起動と終了

・本システムの起動 ・本システムの終了 ・・・・・・P8 ・・・・・・P10

本システムの初期設定

・⾃社情報の登録 ・取引先の登録 ・品⽬の登録 ・・・・・・P11 ・・・・・・P15 ・・・・・・P17

請求書等の作成

・請求書等の作成 ・請求書等の確認・修正 ・請求書等の複製・変換 ・・・・・・P19 ・・・・・・P21 ・・・・・・P22

請求書等の発⾏

・請求書等の発⾏⽅法 ・PDFダウンロード ・メール送信 ・・・・・・P23 ・・・・・・P23 ・・・・・・P24

請求書等の管理

・請求書等の⼀覧 ・請求書等の検索 ・・・・・・P26 ・・・・・・P27

はじめに

A-SaaS請求書システム（以下、「本システム」という）は、取引先に発⾏する⾒積書、納品 書、請求書（以下、「請求書等」という）を簡単に作成・発⾏・管理できるシステムです。 A-SaaSのユーザーであれば誰でも利⽤することができます。 作成した書類は、PDFファイルとしてダウンロードできるほか、相⼿に直接メールで送信する ことができます。 ⾒積書から納品書を、納品書から請求書を複製変換して作成することができ、書類作成の⼿間 を軽減することができます。 請求書の情報を、A-SaaS会計システムに仕訳として連携することも可能です。

A-SaaS請求書システムとは︖

⾒

積

書

納

品

書

請

求

書

会

計

シ

ス

テ

ム

窓空き封筒（→）は A-SaaSショップで ご購⼊頂けます 「A-SaaSショップ」 https://a-saas.stores.jp/ 窓空き封筒⽤様式 （参考）窓空き封筒にも対応しています。 複製 変換 複製変換 連携

区分記載請求書・適格請求書の発⾏について

本システムは、区分記載請求書等保存⽅式、および、適格請求書等保存⽅式（通称インボイス 制度）に対応した請求書を作成・発⾏できます。 請求⽇として2019年10⽉1⽇以降を指定した請求書については、⾃動的に区分記載請求書等保 存⽅式および適格請求書等保存⽅式に対応したフォーマットで請求書が作成されます。 【主な変更点】 • _{軽減税率の対象品⽬である旨の表⽰（「※」印をつけることにより明記）} • 税率ごとに区分して合計した対価の額および適⽤税率を表⽰ • 税率ごとに区分して合計した消費税額等を表⽰ • _{適格請求書発⾏事業者の登録番号を表⽰可能} 請求⽇が 2019年9⽉30⽇までの様式 （従来様式） 請求⽇が 2019年10⽉1⽇以降の様式 （適格請求書）

本システムの利⽤者について

本システムを利⽤できるのは、A-SaaSを利⽤する会計事務所および顧問先となります。 会計事務所は、⾃事務所の請求書等を作成・発⾏・管理できるほか、顧問先の請求書等を作 成・発⾏・管理することもできます。 顧問先は、⾃社の請求書等を作成・発⾏・管理できます。

利⽤者

使⽤するID

備考

会計事務所

会計事務所ID

顧問先の請求書等を作

成・発⾏・管理すること

もできます。

顧問先

顧問先ID

本システムの起動

A-SaaSを起動し、メニューから本システムを起動します。

本システムの初期設定

⾃社情報、取引先情報、品⽬情報を登録します。

最初に登録しておくことで、請求書等の作成時に毎回⼊⼒する必要がなく

なります。

請求書等の作成・発⾏・管理

請求書等を作成し、PDFファイルをダウンロードして印刷するか、直接相

⼿にメールで送信します。

作成・発⾏した請求書等を⼀元管理します。

A-SaaSシステムのインストール

クラウド会計・給与・税務システム「A-SaaS（エーサース）」をPCにイ

ンストールします。

本システムの利⽤フロー

早速、本システムを利⽤してみましょう︕

A-SaaSシステムを弊社HPからダウンロードし、インストールします。操作は各パソコンごと におこなってください。推奨動作環境については、こちらをご覧ください。 →https://www.a-saas.com/app/#require A-SaaSのHPにアクセスします。（http://www.a-saas.com/）ページ最下部の[ク ラインアントアプリのダウンロード]をクリックします。 [利⽤規約]に同意いただき、インストーラーをダウンロードします。インストーラーは [Windows版]と[Mac版]の2種類があります。ご使⽤のパソコンに合わせてダウンロード して下さい。 ＊Mac OS環境では、電⼦申告システムは使⽤出来ません。 ダウンロードしたインストーラを実⾏すると、インストールが開始されます。⼿順 に沿ってインストールをすすめてください。 ＊セキュリティの警告等が表⽰された場合は、「実⾏」をクリックしてください。 ＊SmartScreenのメッセージ画⾯（メッセージ︓WindowsによってPCが保護され ました）が表⽰された場合は、[詳細情報]を選択し、[実⾏]をクリックします。 A-SaaSシステムは、定期的にアップデートされます。A-SaaSシステ ムを起動すると最新バージョンを⾃動的にチェックいたします。プロ グラムが更新されている場合は、メッセージが表⽰されますので、ア ップデート後、ご利⽤ください。

A-SaaSシステムのインストール

下にスクロール︕ [A-SaaSクライアント]を利⽤するために、事前にAdobe AIR（無料）をインストールします。

利⽤環境整備

A-SaaSにログインし、本システムを起動します。 ※A-SaaSにログインするためのIDとパスワードがわからない場合、会計事務所にお問い合わせ ください。 A-SaaSを起動し、顧問先ID/パスワードを⼊⼒してA-SaaSにログインします。 A-SaaSメニューで、左側の[業務⼀覧]から[請求書発⾏業務]を選択します。右側に表⽰ されたメニューから[請求書発⾏]を選択します。

本システムの起動

本システムの起動と終了

普段お使いのブラウザで本システムが起動します。 この状態ですぐに請求書等を作成し始めることもできますが、⾃社に 関する情報や、取引先に関する情報、商品の情報など、毎回使われる 情報をシステムに初期設定しておくことで、請求書等作成時の⼊⼒の ⼿間を⼤幅に減らすことができます。 請求書等を作成する前に、初期設定を⾏っておきましょう。 ⇒p.11「本システムの初期設定」参照

本システムを終了します。

[ログアウト]を選択し、確認ダイアログで[はい]を選択します。

本システムからログアウトしました。

請求書等を作成する前に、⾃社情報、取引先情報、品⽬情報を登録しておくことで、請求書等 を作成するときに何度も同じ情報を⼊⼒する必要がなくなり、⼿間が⼤幅に削減されます。 まず、⾃社情報を登録しましょう。 [設定]を選択し、[⾃社情報]を選択します。 [編集]を選択します。

⾃社情報の登録

本システムの初期設定

⾃社情報を⼊⼒し、[保存]を選択します。 項⽬名 説明 郵便番号、住所1,2,3 請求書等に記載される⾃社の郵便番号、住所です。 請求者名1*, ２, 3 請求書等に記載される⾃社名、部⾨名、担当者名等です。 電話番号、FAX番号 請求書等に記載される⾃社の電話番号、FAX番号です。 印影 請求書等に埋め込まれる印影です。 正⽅形の画像を選択してください。 ロゴ 請求書等に埋め込まれる⾃社のロゴマークです。 銀⾏⼝座 請求書等に記載される振込先の銀⾏⼝座情報です。 適格請求書発⾏事業 者登録番号 2023年10⽉以降、適格請求書等保存⽅式に対応した請求書を発⾏する場合に、請求書に表⽰する登録番号です。 メールアドレス 請求書等をメールで送信するときの送信元のメールアドレスです。 メール署名 請求書等をメールで送信するときに本⽂末尾に挿⼊する署名です。 消費税設定 請求書等において消費税を税別表⽰するか、税込表⽰するかを設 定します。 消費税率設定 2019年10⽉以降、標準とする消費税率を設定します。

・

・

◆印影やロゴマークの登録について

印影やロゴマークの画像を本システムに登録することで、⾒栄えの良 い請求書等を作成できます。画像ファイルを⽤意できる⽅は、ぜひチ ャレンジしてみましょう︕

◆窓空き封筒⽤の請求書等を印刷する ⾃社情報のテンプレートで「窓空き封筒⽤」を選択すると、窓空き封 筒⽤のデザインで請求書等が作成されます。 作成した請求書等を印刷する際、倍率を100%に設定して印刷してい ただくと、ぴったり窓空き封筒に合ったサイズで印刷されます。 倍率100%で印刷、三つ折り

⾃社情報を登録したら、次に取引先情報を登録しましょう。よく請求書等を発⾏する相⼿を登 録しておくことで、⼊⼒の⼿間を省けます。 ※取引先情報はA-SaaSの顧問先情報とは連動していません。 [設定]を選択し、[取引先管理]を選択します。 [新規作成]を選択します。

取引先情報の登録

項⽬名 説明 郵便番号、住所1,2,3 請求書等に記載される請求先の住所です。 取引先名称*、敬称 請求書等に記載される請求先の名称です。 敬称には「御中」「様」「殿」等を⼊⼒します。 担当者名 請求書等に記載される請求先の担当者名です。 敬称は「様」で固定です。 メールアドレス 請求書等をメールで送信するときの送信先のメールアドレスで す。1つだけ指定できます。 メールアドレス(CC) 請求書等をメールで送信するときの同報先のメールアドレスで す。半⾓カンマで区切って、複数指定できます。 取引先情報を⼊⼒し、[保存]を選択します。

・

・

・

請求書等に記載する品⽬（商品名等）を登録します。

品⽬情報の登録

[設定]を選択し、[品⽬管理]を選択します。

品⽬情報を⼊⼒し、[保存]を選択します。 項⽬名 説明 品⽬名称* 請求書等に記載される品⽬名です。 単位 請求書等に記載される単位です。 価格 当該品⽬の単価です。 消費税率設定 2019年10⽉以降の税率を設定できます。 税率を設定しない場合、⾃社情報設定で設定した消費税率が適 ⽤されます。 消費税対象外 当該品⽬を消費税計算の対象外とする場合、チェックします。 請求書等作成時に、個別に設定することもできます。 源泉税対象外 当該品⽬を源泉所得税計算の対象外とする場合、チェックしま す。 請求書等作成時に、個別に設定することもできます。 *⼊⼒必須

請求書等を作成します。以下、請求書を作成する場合の例を⽰します。 [請求書]を選択し、[新規作成]を選択します。 必要事項を⼊⼒し、[保存]を選択します。

請求書等の作成

請求書等の作成

・

・

・

項⽬名 説明 請求⽇* 請求⽇をYYYY/MM/DD形式で⼊⼒します。（例）2018/04/01 カレンダーのマークをクリックし、表⽰されたカレンダーから⽇ 付を選択することもできます。 お⽀払い期限 お⽀払い期限をYYYY/MM/DD形式で⼊⼒します。 請求⽇の⼊⼒と同様です。 請求書番号* 20桁以内の⼀意の番号を指定します。 他の請求書と重複する番号は使⽤できません。 請求先を選択 初期設定した取引先を選択します。 任意の名称を⼊⼒することも可能です。 その場合、[請求先情報を直接編集]を選択し、請求先名称*等を直 接⼊⼒します。 振り込み先 初期設定した振り込み先が⾃動⼊⼒されます。 変更することも可能です。 その他の⾃社情報 [その他の⾃社情報を編集する]を選択し、請求者名*等の⾃社情報 を直接編集することが可能です。 件名 請求書の件名を⼊⼒します。 品名* 初期設定した品⽬を選択します。 品⽬を選択すると、単位、単価が⾃動⼊⼒されます。 任意の名称を⼊⼒することも可能です。 数量* 数量を⼊⼒します。 単位 品⽬を選択すると、⾃動⼊⼒されます。 直接編集することも可能です。 単価* 品⽬を選択すると、⾃動⼊⼒されます。 直接編集することも可能です。 マイナスの⾦額を⼊⼒することもできます（値引き等）。 ⾦額 数量×単価で⾃動計算されます。 詳細 クリックすると、詳細設定ダイアログが開きます。 消費税率、消費税対象外、源泉税対象外を個別に設定できます。 削除 クリックすると、当該⾏を削除します。 ⾏を追加 クリックすると、新しい⾏を作成します。 ⼩計 ⾦額の合計値が⾃動計算されます。 消費税 ⼩計をもとに消費税が⾃動計算されます。 端数は、⾃社情報の設定に基づき、切り上げ、切り捨て、四捨五 ⼊されます。 源泉税 ⼩計をもとに源泉税が⾃動計算されます。

作成済の請求書等を確認し、必要に応じて修正します。以下、請求書の例を⽰します。 作成済の請求書を確認します。間違いを修正したい場合、[編集]を選択し、請求書を修正 します。

請求書等の確認・修正

・

・

・

過去に作成した請求書等を同じフォーマットで複製したり、他のフォーマットに変換すること ができます。 ※変換元の書類データは残ります。 請求書等の詳細画⾯で[複製・変換]を選択し、複製・変換先を選択します。作成済の書類 の内容が保持されたまま、書類が複製・変換されます。

請求書等の複製・変換

・

・

・

◆変換できるフォーマット ・⾒積書・・・納品書、請求書に変換できます。

請求書等の発⾏⽅法には、以下の2通りの⽅法があります。

請求書等の発⾏⽅法

請求書等の発⾏

請求書等の発⾏⽅法 説明 PDFダウンロード 請求書等をPDFファイル形式（.pdf）でPCにダウンロードします。 ダウンロードしたPDFファイルは、お⼿持ちのプリンタで印刷したり、 メールに添付して送信することが可能です。 メール送信 請求書等をダウンロードするためのURLが記されたメールを相⼿に直 接送信します。 相⼿がURLをクリックすると、請求書等がPDFファイル形式でダウン ロードされます。 相⼿がURLをクリックして請求書等をダウンロードしたかどうかをシ ステム上で確認することができます。

PDFダウンロード

請求書等の詳細画⾯で[PDFダウンロード]を選択し、PDFをダウンロードします。

メール送信

必要情報を⼊⼒し、[メールを送信する]を選択します。 項⽬名 説明 送信元(FROM)* ⾃社情報で設定したメールアドレスが⾃動⼊⼒されます。 直接⼊⼒することもできます。 送信先(TO)* 取引先情報で設定したメールアドレスが⾃動⼊⼒されます。 直接⼊⼒することもできます。 CC 取引先情報で設定したメールアドレスが⾃動⼊⼒されます。 直接⼊⼒することもできます。 タイトル* ⾃動⼊⼒されます。 必要に応じて修正してください。 本⽂* 取引先情報、⾃社情報に設定した情報に基づき、本⽂と署名が ⾃動⼊⼒されます。 また、請求書等をダウンロードするためのURLが⾃動挿⼊され ます。URLは変更しないでください。 *⼊⼒必須

作成済の請求書等を⼀覧できます。以下、請求書の例を⽰します。 [請求書]を選択し、請求書⼀覧画⾯を表⽰します。

請求書等の⼀覧

請求書等の管理

◆請求書等のステータス 請求書等のステータスは以下の3つのアイコンの下に表⽰されている内 容を⾒ることで確認できます。 ・・・PDFダウンロードの未（空欄）／済 ・・・メール送信の未送信（空欄）／送信済／受領済（※） ・・・請求書から会計システムへの仕訳登録の未（空欄）／済 （※）メール送信の「受領済」は、相⼿がURLをクリックしてPDFフ

⽇付や請求先等の条件を指定して、作成済の請求書等を検索できます。以下、請求書の例を⽰ します。

請求書⼀覧画⾯で[検索...]を選択します。

検索条件を⼊⼒し、[検索]を選択します。 項⽬名 説明 期間 請求⽇で検索します。 請求先名称 請求相⼿の取引先名で検索します。 直接⼊⼒することもできます。 会計連動 会計連動が未/済で絞り込みます。 メール送信 メール送信が未送信/送信済/受領済で絞り込みます。 ※受領済とは、相⼿がメールに記載されたURLをクリックして PDFをダウンロード済みの状態です。 PDFダウンロード ⾃社によるPDFダウンロードが未/済で絞り込みます。

本システムで作成した請求書の情報を、A-SaaS会計システムに仕訳として登録できます。 • 科⽬、補助科⽬、摘要を選択して連携できます。 • ⾦額としては、請求書に記載された⼩計、消費税、源泉税の情報を連携します。 • _{消費税は、請求書の表⽰⽅式が税別/税込のいずれであるかに関わらず、内税で連携します。} • _{源泉税がある場合、「事業主貸」科⽬で連携します。} • _{請求⽇を含む会計期が存在しない場合、連携されません。}

会計システム連携の仕組み

会計システム連携

本システム 会計システム 請求書 請求書 請求書 会計データ 売掛⾦ XX,XXX 売上⾼ XX,XXX 売掛⾦ XX,XXX 売上⾼ XX,XXX 売掛⾦ XX,XXX 売上⾼ XX,XXX 仕訳 仕訳 仕訳

仕訳登録

科⽬、補助科⽬、摘要を⼊⼒し、[登録]を選択します。 項⽬名 説明 仕訳⽇付 請求⽇が⾃動設定されます。 会計期 請求⽇を含む会計期が⾃動設定されます。 科⽬・補助科⽬・摘要 取引先情報で設定した科⽬が⾃動⼊⼒されます。 直接編集することも可能です。