『LINE』を社内でも社外でも！
簡単・安全な情報共有ツールとは？
ビジネス現場を効率化するアプリケーション
ショップや支店で働くスタッフに、素早く情報が伝えられ ない。社員間でスムーズな情報共有ができず仕事が遅 れる。このようなコミュニケーションの課題は中小企業 にとっての積年の悩みです。従来のグループウエアは常 時パソコンを使うことを前提としていて、自社の利用 シーンに合わないケースも多いようです。今回はそのよ うな企業の中で利用が急増しているビジネス版LINEの 『LINE WORKS』をご紹介します。ビジネス現場を効率化するアプリケーション
『LINE』を社内でも社外でも！
簡単・安全な情報共有ツールとは？
個人用コミュニケーションツールの業務利用に潜む問題
スマートフォンが広く普及したことで、私たちの日々のコミュニケーション方法は大きく様変わりしました。ス マートフォンのアプリケーションから『LINE』『Facebook』『Twitter』といったクラウドサービスへアクセスす ることで、私たちはいつどこにいても家族や友人・知人とコミュニケーションが取れるようになりました。コミュ ニケーションに要する手間やコストは、かつてないほど下がっているといえます。 ただ、多くの企業では効率的なコミュニケーションツールが導入されているとはいえません。普段、友人と連 絡を取るにはスマートフォンのアプリケーションを数回タップすれば済むのに、職場の同僚や上司に連絡と取るた めには、パソコンを起動させ、メールソフトを立ち上げて、とメッセージ送信までに工数がかかり、送信後も相 手が既読したのかが分からず、スピーディーな情報共有ができているとはいえない状況です。 一般社団法人日本ビジネスメール協会の『ビジネスメール実態調査 2016』によると、『仕事で周囲とコミュ ニケーションを取る主な手段』としてはメールが 98.22％で 最多。1 日平均では 1 人のビジネスパーソンが、約 12 通 の送信メール、約 55 通のメールを受信しているという調査 結果が出ています。メール 1 通当たりの平均作成時間は 7 分で、1 日 90 分近くをメール作成に費やしていることにな ります。一方で、38.34％の人が「メールを不快に感じたこ とがある」と回答。「文章が曖昧」「必要な情報が足りない」 などを理由に挙げています。広く使われるメールですが、こ のように不満に思っている人が多いことが分かります。 このようなメールの課題に対して、大企業であれば、従業員同士が容易に連絡を取り合ったり、情報を共有で きたりするグループウエアなどを導入しているかもしれません。しかし、規模の小さい企業では一般的にそうし た仕組みが導入されていることは少なく、仮に導入していたとしても、それを従業員が十分に使いこなしている 例はさほど多くありません。中には従業員にパソコンが支給されていないために、グループウエアどころかメー ルすら自由に使えない環境も決して珍しくないでしょう。 そんな環境下であっても、仕事上どうしても緊急に連絡を取りたかったり、ナレッジを共有したり、普段から気 軽にコミュニケーションを取りたかったりする場面は出てきます。そこで近年では若い世代を中心に、普段プラ イベートで使っているLINEやほかの SNSを仕事のコミュニケーションツールとして使う人々が増えています。社 内の個人同士、あるいはグループ内での連絡手段としてだけでなく、中には社外の取引先や顧客とのやりとりに 個人用のアカウントを使っている例もあります。仕事において SNS を使ったやりとりが増えている大きな理由の１つは、メールよりも迅速なコミュニケーショ ンが取れることです。メールでは冒頭のあいさつなど、要件と 直接関係のない文章を書く必要がありますが、SNS やチャット では短文による直接的なメッセージが主流。コミュニケーション のスピードを自然に向上させることができます。 もう 1 つの理由はチャットツールを使わざるを得ないシーン が増えていることです。顧客によっては連絡に時間がかかる メールではなく、瞬時に反応が分かるチャットを好むケースがあ ります。
個人用ツールの問題点
確かに、普段使い慣れた個人用ツールなら誰もがすぐ使いこなせますし、電話やメールと違っていつどこにい ても相手と簡単につながり、気軽に情報をやりとりできます。しかし、個人用として開発されたツールを仕事で 使うことは、さまざまな問題が潜んでいます。 その最たるものが、情報セキュリティの問題です。個人用のアカウントを使って仕事上のやりとりをしているう ちに、つい誤ってまったく関係のない相手に仕事の情報を送ってしまったというケースが、近年後を絶ちません。 言うまでもなく、これは重大な情報漏えい事故に直結しかねません。加えて深刻なのは、会社がそのアカウント を管理していないために漏えいに気付くことができないという点です。問題が大事になり、外部から指摘されて から初めて情報漏えいに気付いた、ということになりかねません。 また、個人用のアカウントを仕事でも使うことには、さまざまな面でストレスを感じる人が多いようです。たと え上司や先輩、取引先からの要望であっても、やはり個人用のアカウントを仕事の関係者に公開することには気 が引ける人が多いでしょう。また「アカウントを教えてほしい」と相手に頼む側も同様に、いくら仕事とはいえ、 やはり公私を混同させかねない頼みごとをするのは気が引けるものです。ビジネス版LINE『LINE WORKS』
『LINE WORKS』は、まさにこうした課題を解決するために開発された、企業での利用を前提としたコミュニ ケーションツールです。 一般的に、企業用途を前提に開発されたコミュニケーションツールは、パソコンから利用するものが多く、ス マートフォンの利用を想定していないために、個人向けのスマートフォンツールと比較すると使いにくいものが大 半でした。LINE WORKS の開発元である『WorksMobile』は、個人用 LINE と同じ企業グループに属する兄 弟会社です。したがって、その使い勝手には LINE の技術やノウハウがつぎ込まれており、パソコンでもスマー トフォンでも使いやすい、まさに『ビジネス版 LINE』と呼べるものに仕上がっています。その中心的な機能は LINE と同様に『トーク』というチャット機能で、1 対 1 はもちろんのこと、複数メンバー を含むグループチャットも可能です。何より、画面のインターフェースや操作方法がほぼ LINE と共通なので、特
別なトレーニングや学習をすることなく、誰でもすぐに使いこなせるように なっています。 「LINE のようなツールはプライベートで使うもの。仕事上の連絡はメー ルで十分ではないか」 中にはこう考える企業も少なくないかもしれません。しかし、普段から チャットに慣れ親しんでいる方であれば、メールとチャットは本質的に異なる コミュニケーション手段であることを肌で分かっています。メールは、ある 程度まとまった情報をきちんとした体裁にまとめた上で相手に送るフォー マルなコミュニケーション手段だといえます。それに対してチャットは、ま だきちんとまとまりきれていない情報でも、その場でリアルタイムに相手に どんどん送ることができます。メールと比べ、よりカジュアルなコミュニケー ション手段だといえます。生々しい情報をリアルタイムで相手と共有できる ため、意思決定のスピードアップの効果が期待できます。 こうしたチャットのメリットをビジネスでも十分生かしつつ、個人用のツー ルを使うことによる情報セキュリティや管理上の懸念を払拭（ふっしょく）し たのが LINE WORKS です。LINE WORKS を会社で導入すれば、従業員 はもう個人用のアカウントを仕事で利用する必要はなくなります。従業員同 士なら、支給された LINE WORKS のアカウントを使って、スマートフォンのアプリケーションからいつでもチャッ トができます。仮に情報漏えいが起きても、会社がアカウントを管理していればすぐに気付くことができ、迅速 な対応を取ることができます。情報漏えいを未然に防ぐ対策も取りやすくなります。 『LINE 連携機能』により外部の LINE アカウントともやりとりできますので、たとえば社外の取引先や顧客と LINE を通じてやりとりしなくてはならないケースでも、個人用の LINE アカウントを公開する必要はありません。 取引先や顧客の LINE アカウントとつながることで、自身の LINE WORKS アカウントを通じて 1 対 1 のチャット ができるようになります。
LINE WORKS はパソコンでも利用可能。さまざまなスタイルの働き方に対応できます。
LINE WORKS の『トーク』画面。LINE 同様にスタンプを活用したリアルタイム なやりとりが可能です。
ビジネス用途を前提とした数々の便利機能
LINE でおなじみの『既読機能』は、当然 LINE WORKS も備えています。ただし、LINE のように「既読数 は分かっても、グループ内の誰が読んだのかは特定できない」のでは、ビジネス用途では問題が生じます。重 要な業務連絡の場合は、誰が目を通しており、誰がまだ読んでいないかが特定できる必要があります。そのた め LINE WORKS では、既読の数だけでなく、『誰が読んだか』まで分かるようになっています。 チャット機能に加えて、ユーザー間で広く情報を共有できる掲示板機能も備えています。この機能は、導入し た企業の中で評価が高くチャットを 使って、1 対 1 やグループ内など限ら れたメンバー間での情報共有を促進 する一方、全社に周知させたい情報 や、部署のメンバー全員に確実に通知 したい事柄などは掲示板に掲載する ことで広く共有するといったように、 情報の特性に応じてこの 2 つのコ ミュニケーション手段を使い分けるこ とで、より効率的な社内コミュニケー ションが可能になります。 ユーザーの利用状況を一元管理で きる機能も備えています。LINE のグ ループを使って仕事の情報をやりとり している場合、グループメンバーの誰 かが退職した際にはグループからア カウントを削除する必要がありますが、 『既読』から誰が読んだかまで確認することができます。 ス マ ートフォン に 最 適 化 さ れ た LINE WORKS の掲示板機能。情報の一斉配信 が可能です。 LINE WORKS であれば既読メンバーの確 認も可能で、この画面から再通知する機能 もあります。
これを怠ってしまったが故に重要な情報が社外に漏れてしまう、ということが発生する可能性があります。その 点、LINE WORKS は管理者が管理画面からアカウントを一括して削除できますから、こうした漏えいリスクを効 果的に排除できます。 LINE WORKS のアカウント管理画面 同様に、LINE をはじめとする個人向けコミュニケーションツールをスマートフォンで利用していた場合は、端 末が紛失・盗難に遭うと即、情報漏えいインシデントにつながりかねません。LINE WORKS なら、従業員がス マートフォンを紛失した場合には、管理画面から遠隔で即時にアプリケーション内のデータを削除させ、情報漏 えいを防ぐことができます。
このように LINE WORKS は、LINE の利便性を仕事の現場に安心して持ち込むことができ、かつそれ以外に も仕事を効率化できるさまざまな機能を備えたツールなのです。
遠隔コミュニケーションの円滑化がもたらす効果
既に多くの企業が、LINE WORKS を導入することで業務の大幅な効率化を実現しています。あらゆる業種・ 業態において LINE WORKS は効力を発揮しますが、特にその導入効果が実感しやすいのは、日ごろ顔を合わ せる機会がない従業員同士でのコミュニケーションが活性化される効果でしょう。 多くの拠点や店舗・事務所を構える企業などは、その典型です。日ごろ離れた場所にいる従業員同士は、な かなか対面でコミュニケーションを取る機会がありません。たとえ、普段業務でメールをやりとりしていても、 フォーマルな文面が求められるビジネスメールのやりとりだけでは、相手の『顔』や『キャラクター』は決して うかがい知れません。派遣スタッフ個人の LINE アカウントとのやりとりの例。右が LINE WORKS の画面で、左が個人の LINE 画面。すぐにコミュニケーション が取れると同時に、スタンプなどを使い、より分かりやすいメッセージを送信することができます。 LINE WORKS を通じたカジュアルなチャットを日ごろから習慣化し、情報を広くリアルタイムに共有すること でビジネスのスピードアップを図ることができます。物理的に離れている人同士も心理的な距離が近づくことで、 従業員同士のチームワークを発揮させる効果も期待できます。 同様の効果は、メンバーの大半が毎日外回りに出ている営業の部署などでも発揮されます。たとえば「さっき の商談で、こんなことをお客さまに聞かれたんだけど、誰か情報持ってない？」「それなら、私が持っているよ」 といった具合に、商談状況をメンバー間でリアルタイムに共有することで、商機を逃さない営業活動が可能にな ります。フォーマルな報告書や日報を通じた情報のやりとりだけでは、こうした営業スタイルを実現するのはかな り難しいでしょう。 フィールドエンジニアやフィールドサポート要員など、社外で作業する機会が多い仕事においても、LINE WORKS の仕組みは大いに役立ちます。たとえば、現地の状況を本部に報告する際、一般的にはデジタルカメラ で写真を撮って、いったんパソコンに取り込む必要があります。場合によってはその場でネットワークにつなぎ、メー ルに添付して本部に送信することもあるかもしれませんが、いずれにせよとても手間が掛かります。LINE WORKS なら LINE と同様に、スマートフォンで写真や動画を撮影してチャットとともに送るだけです。現地の状況を迅速か つ正確に報告できますし、報告を受けとる本部側も、より早く適切な作業指示が出せるようになるでしょう。ある 水回りの修理サービスを行う会社では、これまで水漏れの状況を判断する際、デジタルカメラで写真を撮っていま したが、水の流れる様子は静止画では判断が難しく、状況を分かりやすくするために水が漏れている様子を動画で 撮影して、LINE WORKS を使い本部の担当者に送信し、その場で対応策を決められるようにしています。 このように、さまざまな場面で LINE WORKS はビジネスの在り方を大きく変える可能性を秘めています。 KDDI では『LINE WORKS with KDDI』の 30 日間無償トライアルをご提供しております。トライアルサー ビス終了後、本サービスのご利用意向がない場合、ご契約いただく必要はございませんのでお気軽にお申し込 みください。
『KDDI Business ID』でさらに安全、便利に
KDDI が提供する法人向けのクラウド認証強化基盤『KDDI Business ID』と LINE WORKS を組み合 わせることでさらに安全、便利にご利用いただくことが可能です。
● KDDI Business ID でできる 3 つのポイント
①デバイスの制限 許可されたデバイス ( パソコン、スマートフォン ) のみに利用を制限できます。 個人端末からのアプリ利用を制限することで仕事とプライベートの線引きができ、さらに情報漏えいの リスクを低減できます。 ②場所（IP アドレス）の制限 IP アドレスを登録して、場所ごとのアクセスの許可 / 非許可の設定ができます。 自宅やネットカフェなどで利用させたくない場合、設定を『会社の IP アドレスのみ許可』にすれば第三 者に機密情報を見られるリスクを減らすことができます。 ③ユーザー・組織別制限 ①②のルールをユーザー・組織単位で設定することができます。 たとえば、内勤スタッフは社内のパソコンのみで利用し、外回りの営業マンは業務用のスマートフォン・ パソコンでのみ利用可といった設定が可能です。このように、『KDDI Business ID』を利用することで企業のセキュリティポリシーに応じて柔軟な対応 をすることが可能です。
注）①～③の『KDDI Business ID』アクセス権限機能は有料サービスです（月額 150 円 /ID《税抜》）
『LINE』を社内でも社外でも！ 簡単・安全な情報共有ツールとは？ 2017 年 2 月 15 日
発行：アイティメディア株式会社 編集／制作：TechTarget ジャパン
http://www.kddi.com/business/cloud/cloud-app/line-works/trial/
● 『LINE WORKS with KDDI』無償トライアルについて ●
http://www.kddi.com/business/security-managed/security/business-id/
