個人情報の
適切な共有について
章
4
第
●地域包括支援センター、高齢者見守り相談窓口等の見守り専門機関や民生・児童委員が地域で 効果的な見守り活動を行うためには、行政から見守り対象者の個人情報の提供を受けることが 必要不可欠となります。 また、町会・自治会等の地域住民も、活動に必要な個人情報を適切に利用することで、効果的 な見守り活動を行うことが可能となります。 ●個人情報の適切な共有は、見守りネットワークを有効に機能させる上で、最も重要な要件と言っ ても過言ではありません。しかし、見守りの現場では、必要な手順を踏めば提供することが可 能な情報でも、個人情報保護を理由に関係者に提供されず、こうしたことが「支援の壁」となっ ている場合があります。 ●個人情報保護法の趣旨は、「個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護すること」 にあります。個人情報は、個人情報保護の重要性を十分に認識し、適切に取り扱わなければな りませんが、一方で、究極の権利利益とも言える「生命や身体の安全」を守るために、保護一 辺倒ではなく、効果的に活用していくことが法の趣旨から鑑みて重要と言えます。 ●そのためには、行政、見守り専門機関、地域住民等が個人情報の取扱いについての正しい知識 を持つ必要があります。本章では、見守り活動を効果的に行う上で、個人情報をどのように取 り扱えばよいのか、法の趣旨に沿って説明します。1
見守り活動における個人情報の重要性
第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ● 個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編（１）個人情報とは
●「個人情報」とは、「生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述によっ て特定の個人が識別できる情報」を指します。 ●氏名が分からなくても、他の情報と組み合わせて容易に個人を識別できる場合には個人情報と なります。 ●死者に関する情報は「生存する個人に関する情報」ではないため、個人情報に当たりません。 しかし、死者に関する情報が、同時に、遺族等の生存する個人に関する情報でもある場合には、 遺族等に関する個人情報になります。（２）個人情報保護法と個人情報保護条例について
●個人情報保護法は、民間事業者等が個人情報を取り扱う上でのルールを定めており、その趣旨 は、「個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護すること」にあります。つまり、 保護と活用のバランスを図ることを目的とした法令であり、保護だけを目的としていないこと に十分留意する必要があります。個人情報は個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われる べきものであることに鑑み、適正に取扱いが図られなければならない旨も法の基本理念として 定めています。 ●個人情報保護法では、容易に検索できるように体系的に整理した5,000人を超える個人情報を 事業活動に利用している事業者に、個人情報を取り扱う上での義務を課しています。 ●町会・自治会等は5,000人分を超える個人情報を利用していることは少ないため、通常、個人 情報の取扱いルールを守る義務の対象とはなりませんが、個人情報保護法の基本理念を尊重し て、個人情報の保護に自主的に取り組むことが望まれています。 ●なお、東京都の個人情 報保護条例では、個人 情報を利用している全 ての事業者と地域住民 の双方に対し、個人情 報の適正な取扱いに係 る努力義務を定めてい ます。 ●自治体が保有する高齢 者等の個人情報の取扱 いのルールは、各自治 体が制定する個人情報 保護条例で定めていま す。 民間が保有する高齢者等の情報 自治体が保有する高齢者等の情報 5,000人以下の個人情報を 利用しているとき （町会・自治会、一般住民等） 5,000人を超える個人情報を 利用しているとき（民間事業者等） 個人情報の 適正な取扱いに係る 努力義務 基本理念の尊重 + 個人情報取扱事業者 の守るべき義務 基本理念の尊重 個人情報保護法 個人情報保護条例 個人情報保護条例 自治体の機関が 守るべき義務2
個人情報の基本的な考え方について
①個人情報の取得・利用に関するルール ▪利用目的を特定し、目的外利用をしないこと（※） ◦個人情報を取り扱うときには利用目的をできるだけ特定します。 ◦特定した利用目的以外には個人情報を利用しないようにします。 ▪適正に取得し、利用目的を本人に明らかにすること ◦不正な手段で個人情報を取得しないようにします。 ◦個人情報を取得したときには、本人に利用目的を伝えます。 ◦本人から直接書面で個人情報を取得するときには、あらかじめ本人に対して利用目的を明 示します。 ②第三者提供の制限に関するルール ▪決められた場合以外には、第三者に個人データを提供しないこと（※） ◦本人の同意を得ずに第三者に個人情報を提供しないようにします。ただし、人の生命や身体、 財産の保護に必要な場合などには、本人の同意を得ずに第三者に個人データを提供できる ことが認められています。 ③適正・安全な管理に関するルール ▪正確かつ最新の内容に保つよう努力すること ◦個人情報が正確で最新の内容となるよう努力します。 ▪個人情報を安全に管理すること ◦個人情報の漏えいや紛失などを防ぐために安全に管理します。 ◦従業者や委託先に対する監督をします。 ※なお、上記の「目的外利用の禁止」及び「第三者提供の制限」については、いずれも、以下の ような場合に、目的外利用又は第三者提供ができると定めています。 ▶ 本人の同意がある場合 ▶ 法令に基づく場合 ▶ 人の生命、身体等の保護に必要な場合 ▶ 国や地方公共団体等に協力する場合
（３）個人情報取扱いの基本ルール
●個人情報保護法では、①個人情報の取得・利用に関するルール、②第三者提供の制限に関する ルール、③個人情報の適正・安全な管理に関するルールの三つのルールを定めています。 ●①個人情報の取得・利用に関するルールは、「利用目的を特定し、目的外利用しないこと」、「適 正に取得し、利用目的を本人に明らかにすること」の二点、②第三者提供の制限に関するルー ルは、「決められた場合以外には第三者に提供しないこと」、③個人情報の適正・安全な管理に 関するルールは、「正確かつ最新の内容に保つように努力すること」、「安全に管理すること」 の二点を定めています。5,000人を超える個人情報を利用している
民間事業者等に義務付けられているルール
第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ●個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編 第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ● 個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編（４）本人同意について
●個人情報は慎重に取り扱うべきものであり、原則として、本人の同意を得ることなく第三者に 提供することはできません。 ●しかし、見守りの現場では、セルフネグレクトや対応拒否などで本人同意を得ることが困難な ケースや、同意を前提としていては、人の「生命や身体の安全」を守ることができないケース もあります。法の趣旨に則り、個人情報の保護と活用のどちらが本人の利益になるかを検討の 上、状況に応じて効果的に運用していく必要があります。 ●ここでは、個人情報保護法及び条例における本人同意の原則及び本人同意なしに第三者に情報 を提供できるケース等について解説します。❶
本人同意の取り方
●本人同意の取り方には、書面によるものと口頭によるもの の二つの方法があります。 ●書面で同意を得る場合、同意書を作成し、本人から署名や 捺印をもらいます。同意書には、情報の利用目的、共有す る情報の種類、共有する関係者の範囲、関係者間での共有 方法、情報の管理方法等について記載します。 ●口頭で同意を得る場合でも、確認する内容は書面による場合と同じですが、後でトラブルに ならないよう、同意を取った日時や同意を得た内容、同席者等について記録を残しておきま しょう。❷
本人の同意なしに個人情報を第三者に提供できる場合
●「人の生命、身体又は財産等の保護に必要な場合で、本人の同意を得ることが困難であると き」、「法令や条例に基づく場合」及び「個人情報保護審議会に諮問し承認を受けた場合」は、 本人の同意がなくても、個人情報を収集し、第三者に提供することができます。ア 人の生命、身体又は財産等の保護に必要な場合で、本人の同意を得ることが困
難であるとき
●人の生命、身体等を保護するために個人情報を利用する必要があれば、本人の同意を得 ずに第三者に提供することができます。 ●「本人の同意を得ることが困難であるとき」には、本人に同意を求めても同意しない場 合だけでなく、本人の連絡先が分からない、連絡先を特定するために膨大な手間が掛か る、連絡先を確認する時間的な余裕がない場合なども含まれます。イ 法令や条例に基づく場合
●法律や条例に個人情報の提供を定めている場合、本人の同意がなくても個人情報を第三 者に提供することができます。 ●高齢者虐待防止法や、区市町村が制定する見守りに関する条例などが挙げられます。ウ 個人情報保護審議会に諮問し承認を受けた場合
●自治体は、条例に基づき設置する「個人情報保護審議会」に諮問し承認を受けることで、 同意書のひな型は169頁「（4）要支援者名簿への登録に関する同意書」を参照。見守り活動の関係者に見守り対象者の個人情報を提供することができます。 ●個人情報保護審議会では、主に、どのような個人情報を誰に提供するのか、提供した情 報は安全に管理されるのかが確認されます。 ●自治体の見守り事業担当部署は、個人情報保護審議会での承認を得るため、情報の漏え いのリスクが低いこと、情報共有によって得られる効果が大きいことを説明します。具 体的には、情報の管理方法（見守り活動時の管理方法、提供先での管理方法、要綱等で の管理ルール作成等）、守秘義務の担保方法（誓約書の作成方法等）、情報管理の周知徹 底の方法（情報を扱う関係者に対する説明会や研修会開催等）、情報共有によるメリッ トを伝えます。情報共有によるメリットは、個人が受けるメリットはもちろんのこと、 見守り活動が充実することによる地域コミュニティの活性化など、地域が受けるメリッ トも期待できます。 ※本人同意なしに個人情報を第三者に提供できるケースについては、このほか、区市町村が 個人情報保護条例で定めています。詳細は、154頁「５ 都内区市町村の個人情報保護条 例における第三者提供に関する例外規定について」を参照ください。
都内区市町村における個人情報保護審議会の開催状況
◦平成23年度に都内区市町村で開催された個人情報保護審議会の開催件数をみると、「４ 回」が15区市で最も多く、次いで「１回」11区市町、「２回」「０回」が各８区市町村となっ ており、開催回数が４回以下の自治体は、48区市町村で全体の約８割を占めています。 一方、10回以上開催し ている自治体は、２市の みとなっています。 ◦区市町村は、個人情報保 護審議会に諮問し承認を 受 け る こ と で、 本 人 の 同意を得ることなく、見 守りの担い手に個人情報 を提供することができま す。効果的な見守り活動 を推進するためにも、個 人情報保護審議会をより 積極的に活用することが 望まれます。 審議会がない （2自治体, 3.2%） 0回 (8自治体, 12.9%） 3回 (6自治体, 9.7%） 2回 (8自治体,12.9%） 1回 (11自治体,17.7%） 4回 (15自治体,24.2%） 5回 (4自治体,6.5%） 6回 (2自治体,3.2%） 7回 (3自治体,4.8%） 9回 (1自治体,1.6%） 11回 (1自治体,1.6%） 14回 (1自治体,1.6%） 図表 都内62区市町村の個人情報保護審議会の開催回数 （平成23年度） 詳細は155頁「６ 見守り活動における個人情報の提供について、個人情報保護審 議会に諮問する際のポイント」を参照。コラム
第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ●個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編 第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ● 個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編（５）個人情報の管理
●個人情報を活用して見守り活動を行う関係者は、情報の共有を行うに当たり、外部漏えいなど で見守り対象者の権利利益を侵害することのないよう、以下のような管理ルールを定めておく 必要があります。個人情報の管理ルール
▪情報の活用範囲 ◦個人情報は見守り活動以外の目的には使用しない。 ▪適切な情報の管理 ◦個人情報が記載された資料は金庫や施錠できるキャビネットな どに保管する。 ◦個人情報が記載された電子データにはパスワードを設定し、パ スワードは管理者等の限られた人だけで共有する。 ▪情報の管理責任者の設置 ◦個人情報の管理者を決め、情報管理の責任者を明確にする。 ◦管理者は漏えいや紛失、破損等が起きないよう、組織のメンバーに対して、周知・徹底する。 ▪複写や印刷の制限 ◦個人情報が記載された資料の複写や複製はしない。 ◦必要な関係者に情報を電子データで提供する場合、印刷を許可しない設定としたPDFファイ ルとして提供するなどして印刷を制限する。 ▪情報の持ち出し制限 ◦個人情報が記載された資料や電子データは、指定場所から外に持ち出さないようにする。 ◦活動のためやむを得ず外部に持ち出す場合は、個人情報の部分を匿名化するなど加工する。 ▪情報漏えいの防止 ◦見守り活動を通じて知った個人情報を、見守り活動の関係者以外に漏らさない。見守り活動 をやめた後も同様に個人情報を漏らさない。 ◦個人情報を見守り活動の関係者以外には見せたり、渡したりしない。 ▪古い名簿の破棄 ◦見守り対象者名簿を更新する際には、古い名簿と引換えに配布し、 古い名簿が提供先に残らないようにする。 ◦回収した古い名簿はシュレッダー処理するなどして、適切に廃棄 する。 ▪事故発生時の対応 ◦個人情報に関する事故が発生した場合、速やかに管理者、個人情報の提供元に報告する。3
見守り活動での個人情報の共有に関するＱ＆Ａ
●町会・自治会、民生・児童委員、民間事業者、地域包括支援センター、高齢者見守り相談窓口 など、見守りに関わる関係者間で、見守り対象者の個人情報の共有を進める際、問題となりそ うなことを挙げ、その対応方法をまとめました。 ●回答を参考にしながら、各地域で情報共有を進め、見守り活動をより充実したものにしていき ましょう。Q
1
団地の自治会で見守り活動を行うに当たり、見守りが必要な高齢者の名簿を作成し、自治会員や関係機関に配布することになりました。本人に同意を得た上でリ スト化していますが、名簿への掲載を拒否している人が多い状況です。拒否して いる人の中に、丁寧に見守っていかなければならない人が多くいるのですが、ど のような対応が必要でしょうか。A
1
◦まず、文書を送って同意を得られなかった場合、直接訪問して、名簿を作成する目的やその必要性、名簿の管理方法、閲覧する人の範囲などを分かりやすく、 丁寧に説明しましょう。 ◦それでも同意を得られない場合、強制的に登録することはできません。 訪問時の様子から、特に見守りが必要ではないかと思われる人がいれば、民生・ 児童委員や本人とつながりのある近隣の人などの協力を得て、その人のことを 気に掛けてもらうなど、地域の中で役割分担することで、緩やかな見守りを行っ ていくことができます。 ◦また、地域包括支援センターにも連絡し、専門的な視点からの支援も得ていき ましょう。Q
2
町会で見守り活動を行っていますが、町会に加入していない方も多く、地域の高齢者の状況を十分に把握できません。民生・児童委員も見守り活動を行っている ことから、民生・児童委員が把握している地域の高齢者に関する情報を教えても らうことはできますか。A
2
◦民生・児童委員には守秘義務があるため、職務を通じて把握した個人情報を町会に提供することはできません。 ◦そこで、民生・児童委員に、一緒に高齢者宅を訪問する活動を持ちかけてみて はいかがでしょうか。民生・児童委員と一緒に訪問しながら、地域の高齢者の 状況を把握することができます。 ◦また、いつ行っても不在など心配なお宅がある場合は、地域包括支援センター や高齢者見守り相談窓口に相談し、「地域包括支援センターで長期不在の理由を 確認できています。」などの安否情報を提供してもらう方法も考えられます。 第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ●個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編 第２章 ●見守り活動の基本的な流れとポイント 第３章 ●見守りの担い手となる人材の育成 第４章 ● 個人情報の適切な共有について 第５章 ●資 料 編Q
3
マンション管理組合で、マンション内で見守り活動を行うことを検討しています。見守りを希望する高齢者世帯の名簿を作成したいと思っていますが、どのような 方法がありますか。A
3
◦名簿の作成方法には「①手挙げ方式」「②同意方式」があります。①手挙げ方式 ◦手挙げ方式は、見守り活動を行うために名簿を作成する旨、事前に住民に対し て周知し、希望者を募り、名簿に必要な情報を収集する方法です。 ◦この方法は、情報収集の負担は軽いですが、希望者のみが対象となるため、他 人と関わりたくない人、見守りの必要性を自覚していない人などが漏れてしま う可能性があります。 ②同意方式 ◦同意方式は、直接本人に働き掛けて、必要な情報を収集する方法です。一人ひ とり、直接訪問するなどして、名簿作成の趣旨を 説明し、必要な情報を聞き取っていきます。 ◦見守りの必要性を感じていない人にも、直接働き 掛けることで、名簿掲載への理解を得られる可能 性があります。一方で情報収集の手間や時間がか かります。Q
4
団地の管理事務所の管理人です。地域包括支援センターの職員が来て、「家の中で倒れていると思われる人がいる。鍵を壊して中に入り、 早急に安否確認をしたい。家族など、緊急連絡先を教え てほしい。」と言われました。そこで、緊急連絡先となっ ている家族の名前と電話番号を伝えましたが、個人情報 保護の観点から問題はないでしょうか。A
4
◦個人情報保護法で、生命、身体等に危険性がある場合には、本人の同意を得なくても、個人情報を提供することが認められています。 ◦今回のようなケースは、生命に危険性がある場合に当てはまりますので、本人 の同意を得なくても緊急連絡先を伝えることができます。早急な対応を行うた めに、必要な情報の共有を進めましょう。Q
5
区では、高齢者の見守り活動を行っていましたが、障害者へも対象を広げることとなりました。見守り活動を行うために、障害者の個人情報が必要となりますが、障害福 祉部門と高齢福祉部門で個人情報を共有することは可能でしょうか。A
5
◦自治体の個人情報保護条例に、「同一実施機関内で利用する場合で、事務に必要な限度で利用し、かつ、利用することに相当な理由があると認められるとき、個人情報の目的外利用を行うことができる」という規定がある場合、見守 り活動によって個人情報が共有されることで、住民の利益につながるため、個 人情報を共有することができます。 ◦このような規定がない場合には、個人情報保護審議会に諮問し、障害福祉部門 と高齢福祉部門での情報共有について了承を得ると良いでしょう。 ◦また、見守り活動に関する事務を障害福祉部門と高齢福祉部門の共管にするこ とで個人情報を共用することもできます。 ◦関係部門間で、見守りに必要な個人情報の共有を進めていきましょう。
