Web メール操作手順書
目次
1. メールの基本操作
··· 3
1.1. WEB メールの起動と終了
··· 3
1.2. メールを作成する
··· 6
1.3. メールを受信する
··· 13
1.4. メールに返信する・転送する··· 19
2. メールの整理と迷惑メール対策
··· 20
2.1. メールの一覧整理
··· 20
2.2. フォルダの作成と管理
··· 21
2.3. 迷惑メール対策
··· 23
3. アドレス帳の利用と管理
··· 25
3.1. アドレス帳の登録・削除··· 25
3.2. アドレス帳の利用
··· 27
3.3. グループの作成と管理
··· 27
4. 利用環境の設定
··· 28
4.1. 署名の作成
··· 28
4.2. プロフィール管理
··· 29
4.3. モバイル設定
··· 31
5. 便利な機能
··· 32
5.1. フィルタリング機能
··· 32
5.2. 転送機能
··· 35
5.3. 定型文
··· 38
5.4. メールテンプレート
··· 39
6. アドレス帳の登録・削除
··· 41
7. スケジューラの利用
··· 43
■ 1.1. Web メールの起動と終了
●Web メールにログインする 1． Web メールのアドレスはhttps://webmail.kai.ed.jp/
になります。 2． Web メールにアクセスすると [セキュリティの警告] 画面が表示されますので、[はい]をクリックします。 3． Web メールの[ログイン画面]が表示されます。 【注意】 学校側のメールを確認できるのは、Hiuse ネット内からアクセスしている時のみとなります。インターネット 上からアクセスした際には、「ログイン先」が表示されず、kai.ed.jp のメールのみ確認可能です。 2007 年 7 月 2 日からの Hiuse サーバ切替直後は kai.ed.jp のメールのみ確認可能となります。学校側の1. メ ー ル の 基 本 操 作
新しい Web メールは、既存の WMail（kai.ed.jp のメールを確認するシステム）と IMail（学校側のメールを 確認するシステム）の置き換えになります。既存の WMail と IMail は 2008 年 2 月末日まで利用可能で すので、それまでに新しい Web メールの利用に各自切り替えて下さい。 Hiuse ネット外からアクセスした場合 他のフルーツの名前を用いたシ ステムに習って、「プラムメール」 という名前を付けました。 Hiuse ネット内からアクセスした場合
4． ログイン先に応じた、ユーザ ID とパスワードを入力し、[ログイン] ボタンをクリックします。 5． ログイン操作が完了し、初期画面(メールホーム画面)が表示されます。
ユーザ ID は現状と変わらず、kai.ed.jp のメールを確認する場合には、メールア ドレスの”@”より左側を、学校のメールを確認する場合にはメールアドレスを入力 します。パスワードも現状のパスワードのまま変わりません。
ログイン先はkai.ed.jp のメールを確認する時は「kai.ed.jp」を、学校のメールを 確認するときは「school」を選択します。※ユーザ ID に”@”が含まれている場合、 自動的に「school」が選択されます。 kai.ed.jp のメールを確認する場合 学校側のメールを受信する場合 kai.ed.jp を選択 school を選択2008 年 2 月末までの移行期間の間は、WMail と IMail、プラムメールの 3 つのシ
ステムからログインできることとなりますが、WMail や IMail で受信したメール は、プラムメール側には表示されてきませんので、ご注意下さい。●Web メールからログアウトする Web メールを終了するときは、直接ブラウザを閉じたりせず、必ず「ログアウト」の操作をしてください。 ログアウトせずにブラウザを閉じたり別のページに移動したりすると、作業中に作成した一時ファイルがサーバ上 やブラウザのキャッシュに残ってしまう場合があります。 セキュリティの観点から、必ずログアウトしてから Web ブラウザを閉じるようにしてください。 1. メインメニュー画面の[ログアウト]をクリックします。ログイン画面へ戻りますので、そこから終了をしてください。 ●メールホーム画面とメインメニュー ログイン後の画面では、メールアカウントやシステムに関する情報を集約して表示した、[メールホーム]というポー タル画面が表示されます。 ※初期設定ではログイン後にこの「メールホーム」画面が表示されますが、利用者側で変更することも可能です。 1． メールホーム画面の構成 ① [ログイン中のアカウント]：現在ログインしているアカウントのメールアドレスを表示します。 ② [管理者からのお知らせ]：管理者からのお知らせを表示します。クリックすることで詳細を表示します。 ③ [今週のスケジュール]：当日を含む一週間のスケジュールの件名とアイコンを表示します。 ④ [インフォメーション]：未読メール数や当日のスケジュールが表示されます。 ⑤ [サーバ負荷状況]：サーバの負荷状況を３段階のアイコンで表示します。 ⑥ [時計]：現在の日付と時刻を表示します。PC のシステムの時計を参照していますので、実際の日付とずれてい る場合は PC の時計を確認してください。 ⑦ [ヘルプ]：Web メール操作方法のヘルプを表示します。 ※操作でお困りの際は、「⑦ ヘルプ」から参照してください。
①
②
⑦
③
④
⑤
⑥
2． メインメニューの構成 ① [メールホーム]：メールアカウントの状況やお知らせなどを表示するポータル画面を表示します。 ② [メール受信]：メール一覧画面を表示します。 ③ [メール作成]：メール作成画面を表示します。 ④ [アドレス帳]：アドレス一覧画面を表示します。 ⑤ [スケジューラ]：スケジュール一覧画面を表示します。 ⑥ [ツール]：各種設定やユーティリティを起動するツール画面を表示します。
■ 1.2. メールを作成する
●メールの作成と送信 1． メインメニューから[メール作成]タブをクリックします。[メール作成]画面は、別ウィンドウで表示され、複数のメー ルを同時に作成したりすることもできます。 2． 新しいウィンドウで、「メール作成」画面が表示されます。①
②
③
④
⑤
⑥
宛先を複数指定する場合 は、それ ぞれ のアドレスを 「，」（半角カンマ）記号で区 切って入力します。 送信内容の確認画面が表示されます。また、 メールの本文に英文が含まれる場合は、同時 にスペルチェックを行い、スペルミスの候補が ある場合は赤い文字と波線で表示します。●同報用の宛先を指定する場合 電子メールでは、通常の宛先のほかに「CC」「BCC」という同報用の宛先を指定できます。BCC を指定するには、 [BCC 表示/非表示]ボタンをクリックし入力欄を表示します。 ・ [宛先]：メールの宛先を指定します。直接入力、アドレス帳、送信履歴から選択できます。 ・ [CC]：宛先に指定した人以外に、同じ内容のメールを参考として送りたい場合に指定します。 ・ [BCC]：各受信者には、この欄に指定したアドレスは表示されません。メールの直接の宛先ではなく、またメール のコピーを送信しておく必要はあるが、各受信者に対してこのアドレスを表示する必要がない場合に使用しま す。 ●ファイルの添付 1． 「メール作成」画面下部にある添付ファイルの[追加]ボタンをクリックします。 2． ファイルを指定する画面が表示されるので[参照．．．]ボタンをクリックします。 3． 「ファイルの選択」ダイアログが表示されるので、ファイルを選択し、[開く]ボタンをクリックします。
①
②
複数の方に同時に送る場合は、BCC を使うの がマナーとなっています。4． ファイルの参照先が入力された状態になります。[アップロード]ボタンをクリックすると添付されます。 5． 「添付ファイル」の一覧に添付ファイル名が追加されます。（複数のファイルを添付する場合は、①～④の操作を 繰り返してください） 6． この状態でメールを送信するとファイルが添付された状態で送信されます。 【注意】 教育センターのサーバでは、9MB 以上のメールは送受信出来ない事となっています。 添付ファイルは、メールに添付した時点で文字列に変換されるため、実際のサイズより、大幅に大きくなります。 そのため、実際には 6.5MB 程度のサイズに留めるようお願い致します。 それ以上のサイズのファイルを添付した場合、メールサイズが制限の 9MB を超え、送信に失敗します。 一度に大量のファイルを送信したり、サイズの大きなファイルを送信すると、受信側でメールを受信できない 場合もあります。また、サーバにも大きな負荷をかけることになるため、サイズの大きなファイルを添付する際 は、圧縮して送るなどし、2～3MB 程度に留めるよう、お願いいたします。 指定された添付ファイル のパスを表示します。もし も誤って指定してしまった 場合は、再度[参照…]ボ タンをクリックして選択して ください。 添付ファイル名
●下書き保存 作成中のメールを下書きとして保存することができます。下書き保存したメールは、後で呼び出して編集し、送信 できます。 1． メール作成中に[下書き保存]ボタンをクリックすると、[下書き保存]フォルダにメールが保存されます。 ●下書き保存したメールを再編集する 1． [メインメニュー]内の[メール受信]タブをクリックして、フォルダ一覧から「下書き保存」フォルダをクリックします。 2． 下書き保存されているメール一覧から編集・送信したいメールの件名をクリックし、本文を表示させます。 3． [本文操作メニュー]から[再編集]選択して、メール作成画面を開いて編集します。 クリック 本文が表示されます。 クリック ▼をクリックするとサ ブメニューが表示され ます。
●プロフィールの選択 プロフィールを利用すると、自分の名前や署名などを簡単に切り替えてメールを作成することができます。 ※ 実際の作成方法は、[4.2 プロフィール管理]を参照してください。 1． メール作成画面の[プロフィール選択]メニューから、適用するプロフィール名をクリックします。 2． 確認画面が表示されます。選択したプロフィールを適用する場合は、[OK]ボタンをクリックします。 ●メールテンプレートの活用 予め登録したメールテンプレートを利用してメールを書くことができます。 ※ 実際の作成方法は、[5.4 メールテンプレート]を参照してください。 1． メール作成画面の[テンプレート選択]メニューから、適用するテンプレート名をクリックします。 2． 作成中のメールをメールテンプレートの内容に置き換えるかどうか確認する画面が表示されますので、メールテ ンプレートに置き換える場合は、[OK]ボタンをクリックします。 3． メール作成画面がテンプレートの内容に置き換えられます。 【注意】 一般的なメールソフトと異なり、下書き保存したメールを送信した後も、下書き保存したメールは、[下書き保 存]フォルダに保存されたままとなります。不要になった下書き保存メールは、適宜削除してください。
●定型文の活用 予め登録した定型文を利用してメールを書くことができます。 ※ 実際の作成方法は、[5.3 定型文]を参照してください。 1． メール作成画面内にある[定型文]ボタンをクリックします。 2． メール作成画面上に「定型文」画面が表示されます。目的の定型文をプルダウンメニューから選択し、 ボタンをクリックすると定型文が挿入されます。 3． 定型文を入力せずに定型文のウィンドウを閉じるには、[閉じる]ボタンをクリックします。 ※ 定型文の挿入方法以下の 2 種類があります。 ・ [本文末尾に追加]：ボタンをクリックすると、メール作成画面の本文に定型文が挿入されます。 ・ [本文に上書き]：ボタンをクリックすると、メール作成画面の本文の内容を消去してから、定型文を挿入しま す。
●署名の設定 プロフィールに登録されている署名が選択されています。必要に応じて署名を変更したり、編集したりできます。 ※ 実際の作成方法は、[4.3 署名の作成]を参照してください。 1． 登録されている署名の中から選んで署名を変更するには、署名選択メニューから署名を変更します。 2． 登録されている署名と関係なく、一時的に署名の内容を変更するには、表示されている署名を直接編集しま す。 ●メールオプション 送信時に細かな付加機能を設定することができます。 1. 送信メールを送信箱に保存する 送信メールを送信箱に保存します。送信箱に保存するの[チェック]をはずすと保存されません。 2． 重要度 相手に通知するメールの重要度を設定します。初期設定は「普通」になっています。必要に応じて「最高」から「最 低」まで５段階で設定できます。 通常変更する必要 はありません
3． 文字セット メール本文の内容にあった文字セット（言語）を選択します。「自動判定」にすると、自動的にメールの内容から適 切な文字セットが選択され送信されます。 文字セットを変更するには、[文字セット]プルダウンメニューの中から適切な文字セットを選択します。
■ 1.3. メールを受信する
●メール受信 1． メインメニューの[メール受信]タブをクリックすると、受信箱のメール一覧が表示されます。読みたいメールの件 名をクリックすると、本文が表示されます。 通常変更する必要 はありません 新着メールは 30 分間隔でチェックされます。手動で新着 メールを確認したい場合は、[更新]ボタンをクリックしてく ださい。●メール一覧画面について ここではメール一覧画面に表示されているボタンやマークについて解説します。 メール一覧画面では、受信したメールが一覧表示されます。 選択したフォルダに保存されているメールの数が多い場合は、ページ番号を送ることにより他のメールを表示する ことができます。初期設定では 1 画面に 10 件まで表示される設定になっています。１ページあたりに表示する件数 は、「ツール」タブ内の「メール設定]から変更できます。 ① [メール検索]：メールを検索する場合に使用します。 ② [メールフォルダ]：メールボックス内のフォルダをツリー状に表示します。フォルダ名の横に表示される数字は、 そのフォルダ内の未読メール数を表します。サブフォルダがあるフォルダには、「＋」「－」のアイコンが表示され ます。「＋」アイコンをクリックするとサブフォルダが表示され、「－」アイコンをクリックするとサブフォルダを閉じま す。 ③ [ページ表示]：「表示しているページ／総ページ数」を表しています。表示するページを切り替えるにはメニュー からページ番号をクリックします。またWをクリックすると前ページを、Xをクリックすると次のページを表示しま す。 ④ [フォルダサイズ]：フォルダ内にあるメールの合計サイズを表示します。 ⑤ [未読メール数／全メール数]：メールボックスにあるメールのうち、未読メールの数とすべてのメールの数を表示 します。左が未読、右は全メール数です。
①
②
③
⑤
④
●一覧画面に表示される項目 ① [一括選択]：現在画面に表示されているすべてのメールを選択します。クリックするたびに、全メール選択と全メ ール選択解除が切り替わります。 ② [メールの状態・送信／転送]：未読／既読の状態を表示します。返信／転送済みのメールには返信または転送 マークが表示されます。フラグメールにフラグ（マーク）を付けることができます。 ③ [フラグ]：メールにフラグ（マーク）をつけることができます。 ④ [重要度]：メールの重要度をアイコンで表示します。重要度が「最高」「高い」の場合は、上向きの矢印アイコンが、 「低い」「最低」の場合は下向きの矢印アイコンが表示されます。重要度が「普通」の時は何も表示されません。 ⑤ [添付ファイル]：添付ファイルがあるメールは、ここにクリップアイコンが表示されます。添付ファイルの形式が特 殊な場合、正しいアイコンが表示されない場合があります。 ⑥ [件名]：メールの件名が表示されます。件名をクリックするとメールの本文を表示します。 ⑦ [送信者]：メールの送信者を表示します。Web メールではメールヘッダの「To」に送信者名が指定されていれば 送信者名を、省略されていればメールアドレスを表示します。 ⑧ [日時]：メールの送信日時を表示します。当日のメールの場合は、送信時刻を表示します。 ⑨ [サイズ]：メールのサイズを表示します。「ツール」タブ内の「メール設定」で非表示に設定できます。 1． アイコンの種類と意味 メール一覧画面で使用されているアイコンは以下の通りです。 2． ソート（並び替え） [重要度]、[件名]、[送信者]、[日時]、[サイズ]の項目は、メール一覧上でそれぞれの項目名をクリックすると、メー ル一覧のソートを行います。クリックごとに昇順（日付の場合は新しい順に）と降順（日付の場合は古い順）が入れ替 わります。 未読メール 既読メール 返信済メール 転送済メール 返信済・転送済メール 添付ファイル フラグ 重要度：最高 重要度：高い 重要度：低い 重要度：最低
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
3． 初期状態で表示されるファルダ 以下のフォルダは、用意されているフォルダです。これらのフォルダは必須フォルダのため、名前を変更したり削 除したりすることはできません。 ① [受信箱]：受信したメールが保存されるフォルダです。フィルタリング機能が設定されている場合は、受信箱では なくフィルタで設定されたフォルダに、直接振り分けられ保存されます。 ② [送信箱]：メール送信時に「送信箱に保存する」のチェックボックスをチェックしたメールが保存されます。 ③ [ごみ箱]：削除したメールが保存されるフォルダです。 ④ [下書き保存]：メール作成画面で〈下書き保存〉をクリックすると、ここにメールが保存されます。 ⑤ [迷惑メール]：迷惑メールと判定されたメールや、迷惑メールとして振り分けられたメールがこのフォルダに保存 されます。 ●メール一覧画面で利用できる機能 1. メール一覧画面 メール一覧の上には、メール一覧から利用できるボタンが表示されています。 ① [更新]：メール一覧を最新の状態に更新します。 ② [返信]：選択したメールの送信者へのメール作成画面を表示します。 ③ [全員に返信]：選択したメールを送信者と、宛先・CC に設定されている全員へのメール作成画面を表示しま す。 ④ [転送]：選択したメールを転送するメール作成画面を表示します。メールが複数選択されている場合は、まとめ て１通のメールで転送する「一括転送」となります。 ⑤ [メール操作]：選択したメールへのさまざまな操作を行うためのプルダウンメニューです。 ・ [移動]：選択したメールを他のフォルダへ移動します。移動先のフォルダを指定してください。 ・ [コピー]：選択したメールを他のフォルダへコピーします。コピー先のフォルダを指定してください。 ・ [振り分け]：フィルタリング設定によって選択中のフォルダ内のメールを振り分けます。 ・ [迷惑メール登録]：選択したメールを迷惑メールフィルタに登録し、メールを[迷惑メール]フォルダに移動し ます。 ・ [未読にする]：選択したメールの状態を[未読]に変更します。 ・ [既読]：選択したメールの状態を[既読]に変更します。 ・ [フラグをつける]：選択したメールにフラグをつけます。 ・ [フラグを削除]：選択したメールのフラグを削除します ・ [ゴミ箱へ移動]：選択したメールをゴミ箱へ移動せず、すぐにサーバから削除します。 ・ [削除]：選択したメールをゴミ箱に移動せず、すぐにサーバから削除します。 ・ [ゴミ箱を空に]：[ゴミ箱]フォルダ内のメールをサーバから削除します。 ⑥ [絞り込み]：メール一覧を「添付ファイル（あり）」「フラグ（あり）」「未読メール」のいずれかで絞り込み表示します。 「絞り込みなし」を選択すると絞込みを解除します。 ●メール一覧を最新の状態に更新する。 受信メールの一覧を表示した後に届いたメールは、自動的に画面に表示されません。メール一覧を最新の状態 に更新するには、メール一覧のメニューから[更新]ボタンをクリックしてください。 ※ ブラウザの[更新]ボタンは使用しないでください。
① ②
③
④
⑤
⑥
●メール本文表示画面で利用できる機能 メール本文が表示される画面の上には、各種機能のボタンが並んでいます。これらのボタンは次のような機能を 持っています。 ① [詳細表示ボタン]：メールの情報を詳細表示します。表示される項目は、「件名」「送信者」「宛先」「CC」「送信日 時」です。 ② [前のメール]：表示中のメールのひとつ前にメールを表示します。その時表示中のメールが先頭の場合は操作 できません。 ③ [次のメール]：表示中のメールのひとつ後のメールを表示します。その時表示中のメールが最期の場合は操作 できません。 ④ [別画面で表示]：表示中のメールを別画面で表示します。 ⑤ [本文操作メニュー]：表示中メールへのさまざまな操作を行うためのプルダウンメニューです。 ・ [印刷]：表示中のメールを印刷します。Windows 以外の環境では利用できないことがありため、この機能が 使えない場合は、Web ブラウザの印刷機能を利用してください。 ・ [ソース表示]：表示中のメールのソースを表示します。（メールヘッダ含む） ・ [ソース保存]：表示中のメールのソースを保存します。このボタンをクリックするとファイルを保存するための ダイアログが表示されますので、ファイル名と保存する場所を指定して、[OK]ボタンをクリックします。 ・ [テキスト保存]：表示中のメールをテキスト形式で保存します。[件名]、[宛先]、[送信者]、[メール本文]が保 存できます。 ・ [転送]：表示中のメールを転送するメール作成画面を表示します。 ・ [返信]：表示中のメールの送信者と、宛先・CC に設定されている全員へのメール作成画面を表示します。 ・ [全員に返信]：表示中のメールの送信者と、宛先・CC に設定されている全員へのメール作成画面を表示し ます。 ・ [再編集]：表示中のメールが再編集可能になります。[下書き保存]以外のフォルダにあるメールではこの機 能は使用できません。
※ [ソースの保存]では、eml 形式（ファイル名.eml）でファイルが保存されます。eml 形式は OutlookExpress などで 使用されている[1 メール = 1 ファイル]の標準的なファイル形式です。
①
②
③
④
●添付ファイルの表示と保存
1． 添付ファイル付きのメールの場合、本文の先頭に添付ファイル名が表示されます。
2． 添付ファイルを保存するには、添付ファイル名をクリックします。
※ Windows XP SP2 の Internet Explorer の場合、保存ダイアログを表示する前に、ダウンロードに関する注意書き が表示されます。信頼できるファイルである場合は[保存]ボタンをクリックしてください。
■ 1.4. メールに返信する・転送する
受信したメールの返信や転送について説明します。 ●差出人に返信する 1． メール一覧で返信したいメールを選択してから[返信]ボタンをクリックします。 ●全員に返信する 受信したメールのすべての宛先にメールを返信します。返信の対象となるのは、元のメールの差出人と「宛先」 「CC」に記載されているすべてのメールアドレスです。 1． メール一覧で返信したいメールを選択してから[全員に返信]ボタンをクリックします。 ●転送する 元のメール本文を引用した状態で他の宛先に転送することが可能です。 1． メール一覧で転送したいメールを選択し、[転送]ボタンをクリックします。■ 2.1. メールの一覧整理
●操作例：メールを削除する 1. メール一覧画面で削除したいメールを選択します。 2. [メール操作]メニューから[削除]を選択します。 3.メール削除の確認画面が表示されるので、[OK]をクリックします。 ●操作例：メールにフラグを付け識別する 重要なメールを他と区別したい場合、メールにフラグ（マーク）を設定できます。 1. メール一覧画面でマークを付けたいメールを選択します。 2. [メール操作]メニューから[フラグをつける]を選択すると、メール一覧にフラグがつきます。 完全に削除したくなく、後で必要 となるかもしれないメールは、「ゴミ 箱へ移動」を選択し、ゴミ箱フォル ダへ移動しておきます。①
②
①
②
2. メールの整理と迷惑メール対策
3. フラグを削除する場合は、フラグを削除したいメールを選択し、[メール操作]メニューから[フラグを削除]を選択し ます。 ●操作例：メールの既読と未読を切り替える 受信したメールは、最初未読メールとして一覧に表示されます。一度本文を表示したメールは開封したものとされ、 既読の状態となりますが、意図的にメールを既読/未読状態にしたい場合は以下の操作を行います。 1. メール一覧画面で状態を変更したいメールを選択します。 2. [メール操作]メニューから[未読にする]、[既読にする]を選択すると、状態が変更されます。
■ 2.2. フォルダの作成と管理
受信したメールはすべて受信箱に保存されます。用途に応じたフォルダを作成し、メールを分類することで、受信 箱を整理することができます。 ●操作例：新規フォルダ作成を作成し、メールを移動する 1. フォルダ一覧下部の[作成]ボタンをクリックします。 2. フォルダ作成画面が表示されるので[親フォルダ]に「/」を指定します。 ※既存のフォルダを選択すると、階層フォルダが作成できます。 3. [フォルダ名]に「校内」と入力します。 4. [OK]ボタンをクリックします。 5. フォルダ一覧に「校内」というフォルダが作成されていることを確認します。①
②
①
②
③
④
⑤
6. 同様に「部活」というフォルダも作成しておきます。 7. メール一覧画面から「校内」フォルダに移動したいメールを選択します。 8. [メール操作]メニューから[移動]-[校内]を選択すると、「校内」フォルダにメールが移動します。 ※ メール選択状態から移動先のフォルダまでドラッグ&ドロップすることでも移動できます。 ●操作例：フォルダ名を変更する 1. 名前を変更したいフォルダをダブルクリックすると編集モードになりますので、変更後、Enter キーを押します。 ●操作例：フォルダを移動する 1. 「部活」フォルダを「校内関連」フォルダにドラッグ&ドロップして移動してみます。 ※ 移動が反映されるのに若干時間がかかります。 ●操作例：フォルダ削除を削除する 1. 削除したいフォルダを選択します。 2. フォルダ一覧の下部にある[削除]ボタンをクリックします。 3. 削除の確認画面が表示されるので、[OK]ボタンをクリックします。
①
②
③
ダブルクリックして編集①
②
③
ドラグ&ドロップ 「校内関連」フォルダ配 下に移動している■ 2.3. 迷惑メール対策
新しい Web メールでは「ベイズ理論※」を基にした学習型の迷惑メールフィルタ機能が利用できます。この機能は、 メールの内容から迷惑メールかどうかの確立を判定し、設定された確率以上のメールを「迷惑メール」フォルダに移 動させることができます。利用していくうちに迷惑メールとそれ以外のメールのパターンを学習していきますので、受 信するメールが多くなるにつれて判定の精度が高くなります。 ※ベイズ理論とは・・・これまでの発生頻度から将来の発生頻度を予測する考え方です。過去に受信した迷惑メール に含まれる単語の発生頻度（例えば「完全無料」、「今すぐ登録」など）から予測します。 ●操作例：迷惑メール対策機能を有効にし、迷惑メールを学習させる 1. [ツール]タブ内の[迷惑メールフィルタ]をクリックします。 2. 「迷惑メールフィルタ」画面が表示されるので、「学習型迷惑メールフィルタを使用する」にチェックをいれます。 【注意】 迷惑メール対策機能を利用した場合、本来必要なメールも迷惑メールと判定され、「迷惑メール」フォルダに 移動されてしまう事もあります。そのため、初期状態では有効となっていません。利用するには各自この点を留 意した上で、有効にしていただけますよう、お願いいたします。・形式が不正なメールを迷惑メールとして扱う チェックをオンにすると、インターネットメールの形式に沿っていない不正なメールは全て迷惑メールとして処理さ れます。 ・アドレス帳に登録されているアドレスからのメールは迷惑メールとみなさない チェックをオンにすると、アドレス帳に登録されたアドレスは迷惑メールフィルタを適用しません。 ・迷惑メール扱いとするスパム確率 学習型迷惑メールフィルタの処理レベル（どの程度迷惑メールとみなすか）を設定します。 3. 迷惑メールフィルタでは、迷惑メールと非迷惑メールの両方を登録することで、それぞれのデータが蓄積され、 精度の高い判定が行えるようになります。受信箱の中から迷惑メールを選択し、[メール操作]メニューから[迷惑 メール登録]をクリックし、迷惑メールとして登録します。 4. 該当するメールが迷惑メールとして学習され、「迷惑メール」フォルダに移動されます。以降、類似のメールは迷 惑メール度が高いと判定されるようになります。 ●操作例：非迷惑メールに登録する 初期状態では、必要なメールであっても迷惑メールとして判定され、迷惑メールフォルダに移動されてしまう事があ ります。その場合、非迷惑メールとして学習させることで、必要なメールが迷惑メールとして判定されてしまう事態を 回避できるようになります。
①
②
①
②
■ 3.1. アドレス帳の登録・削除
●操作例：アドレス帳に登録する 1. [アドレス帳]タブ内の[新規登録]をクリックします。 2. 必要事項を入力し、[登録]ボタンをクリックします。確認画面が表示されるので、[OK]ボタンをクリックします。①
②
必須項目
①
②
3. アドレス帳の利用と管理
●操作例：受信メールからアドレス帳登録をする 1. メール本文画面から登録する送信者アドレスをクリックします。 2. 確認画面が表示されるので、必須事項を入力し、[追加]ボタンをクリックします。 ●操作例：アドレス帳を削除する 1. アドレス帳から削除したいアドレスを選択し、[アドレス操作]メニューから[削除]をクリックします。 2. 確認画面が表示されるので、[OK]ボタンをクリックします。
■ 3.2. アドレス帳の利用
1. メール作成画面から[アドレス帳]ボタンをクリックします。 2. 宛先に指定したいアドレスにチェックを入れ、[宛先へ] [CC へ] [BCC へ]の中から必要に応じたボタンをクリック すると、メール作成画面にアドレスが入力されます。 3. 入力が終わったら[閉じる]ボタンをクリックします。■ 3.3. グループの作成と管理
●操作例：複数のアドレスをグループとして登録する 1. アドレス帳画面から[グループ]を選択し、[作成]ボタンをクリックします。 2. グループ作成画面が表示されるので、グループ名を入力し、[OK]ボタンをクリックします。 3. アドレス一覧からグループに追加したいアドレスを選択し、[アドレス操作]メニューから[グループに追加]を選び、 登録するグループ名をクリックします。①
②
①
④
③
⑤
※グループ上でアドレスデータ を削除しても、実際のアドレス帳 からは削除されません。グルー プに登録されたアドレスデータは もとのアドレス帳のデータとリンク されているため、もとのデータを 編集すると、グループのデータ にも反映されます。■ 4.1. 署名の作成
●操作例：署名を作成し、メール作成時に利用する 1. [ツール]タブ内の[署名管理]をクリックします。 2. 署名リストが表示されるので、[新規作成]ボタンをクリックします。 3. 「設定名」と「署名内容」を入力し、[OK]ボタンをクリックします。 4. メール作成画面を開き、署名のリストボックスから作成した署名を選択します。確認画面が表示されるので、 [OK]ボタンをクリックすると、署名エリアに署名が挿入されます。4. 利用環境の設定
①
②
■ 4.2. プロフィール管理
“プロフィール”とは、送信時に利用する送信者名や署名をセットにしたものです。初期状態ではプロフィールの設 定がされておらず、メール送信時の送信者名にはメールアドレスが使われます。プロフィールは 5 件まで保存でき、 簡単に使い分けることができます。 ●操作例：プロフィールを作成する 1. [ツール]タブ内の[プロフィール管理]をクリックします。 2. プロフィール管理リストが表示されるので、[新規作成]ボタンをクリックします。 3． プロフィール内容に必要事項を入力し、[OK]ボタンをクリックします。 ※ [デフォルトのプロフィール]が、設定がされている場合、メール作成時（返信・転送含む）に、このプロフィールで メール作成画面が開きます。 ※ [署名]では、メールの末尾に挿入する署名を指定します。 4． 作成したプロフィールにデフォルト設定がされている場合、メール作成画面を開くと設定したプロフィールが選 択されています。①
②
標準で利用する設定を 「デフォルトプロフィールに する」としておきます。 予め作成しておいた署 名設定を選択します。●操作例：プロフィールを編集する 1． プロフィール管理リスト画面で修正をしたいプロフィールをダブルクリックします。 2． プロフィール編集画面が表示されますので、内容を変更して[OK]ボタンをクリックします。 ●操作例：プロフィールを削除する 1． プロフィール管理リストから削除をしたいプロフィールにチェックを入れ、[削除]を選択します。 2． 確認メッセージが表示されるので、[OK]ボタンをクリックします。 ※ 作成できるプロフィールの数は 5 つまでになります。上限数までプロフィールを作成すると、[新規作成]ボタンが 無効になります。 ※ デフォルトが設定済みの状態で外のプロフィールをデフォルトに設定すると、現在のデフォルトのプロフィールは 自動的に解除されます。
■ 4.3. モバイル設定
モバイル設定は、携帯電話などのモバイル端末から利用するための基本設定を行ないます。 1． [ツール]タブ内の[モバイル設定]をクリックします。 2． [モバイル設定]画面が表示されるので、各項目の設定を行い、[適用]ボタンをクリックします。 ・ [画面表示幅]では、携帯電話から Web メールにアクセスしたときの、画面表示幅を文字数で設定します。 ・ [ページ容量]では、モバイル端末から Web メールにアクセスしたときの、1 ページあたりのファイルサイズを設定 します。 ・ [連続文字の省略表示]では、署名に含まれる記号など、同じ文字が連続している場合に省略をするか設定しま す。 ・ [全角文字の半角表示]では、半角に変換可能な全角文字（カタカナ、英数字、記号）を半角文字に変換して表 示するかどうかを設定します。 ・ [メール削除時の動作]では、[削除]ボタンを押された時の動作を設定します。[削除]に設定した場合、メールは ごみ箱には移動されず直ちに削除されますのでご注意ください。①
②
※モバイル用プロフィールと通 常のプロフィールは、それぞれ 独立しています。モバイル用プ ロフィールで設定されていない 項目は、メール送信時には何も 挿入されません。 主にモバイル環境でアクセ スする際のデータ量や通信 料を節約するための設定と なります。■ 5.1. フィルタリング機能
指定した条件で新しく届いたメールを各フォルダに自動的に振り分け、整理することができます。 ●操作例：受信したメールの差出人が [～kai.ed.jp] からのメールは[校務用]フォルダに振り分ける場合 1． [ツール]タブ内の[フィルタリング]をクリックします。 2. フィルタリングリスト画面の[新着メールを自動的に振り分ける]にチェックを入れ、[適用]ボタンをクリックします。 3. フィルタリングリスト画面が表示されるので、[新規作成]をクリックします。②
①
5. 便利な機能
4． フィルタリングの作成画面が表示されますので、まず[設定名]を入力します。 次に、[条件設定]より[～kai.ed.jp]からのメールを振り分けるので条件を下図のように入力します。 アクションの選択では、[次のフォルダに移動]にチェックをして、振り分け先である[校務用]を選択します。 ※予め、[校務用]フォルダを[3.2 フォルダの作成と管理]の手順で作成しておく必要があります。 5． フィルタリングの内容が入力できたら、[OK]ボタンをクリックします。 6． 設定が完了したら、自分宛にメールを送信し、新着メールのチェックを行ない、メールが[校務用]フォルダに振り 分けられ、フィルタが機能している事を確認してください。 ※ 条件設定 ・ [件名が]：件名に含まれる文字列が対象。 ・ [本文が]：本文に含まれる文字列が対象。 ・ [差出人が]：差出人（From ヘッダ）に含まれる文字列が対象。 ・ [宛先が]：宛先（To ヘッダ）に含まれる文字列が対象。 ・ [Cc が]：Cc（Cc ヘッダ）に含まれる文字列が対象。 ・ [日付、期間（YYYYMMDD）が]：日付（Date ヘッダ）に含まれる文字列が対象。キーワードは、[20050101] といった形式で入力します。 ・ [重要度が]：重要度の設定が対象。メニューから該当する重要度を選択します。 ・ [添付ファイルが]：添付ファイルの有無が対象。 ・ [サイズが]：各メールの容量が対象。バイト単位でのサイズを入力し、それ以上／それ以下の対象範囲を指 定します。 ・ [指定の Header]：任意のヘッダ項目を使って条件を指定する場合に設定します。 ・ [キーワード]：キーワードでは、[を含む項目]、[を含まない項目]、[で始まる項目]、[で終わる項目]、[と一致 する項目]、[と一致しない項目]、[より前の項目]、[以前の項目]、[より後の項目]、[未満の項目]、[を超える 項目]から条件に一致するものを入力します。
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※ アクション ・ [ゴミ箱へ移動]：条件にあったメールをゴミ箱へ移動します。 ・ [迷惑メールフォルダに移動]：条件にあったメールを迷惑メールとして登録し、迷惑メールフォルダへ移動し ます。 ・ [フラグを付加]：条件にあったメールにフラグを付けます。 ・ [正常なメールとして扱う]：条件にあったメールを非迷惑メールとして扱います。 ・ [次のフォルダへ移動]：条件にあったメールを指定されたフォルダへ移動します。プルダウンリストの中から 移動先のフォルダ名を選択します。 ●操作例：フィルタの編集 1． フィルタリングリスト画面で修正をしたいフィルタをダブルクリックします。 2． フィルタリング編集画面が表示されますので、内容を変更して[OK]ボタンをクリックします。 ●操作例：フィルタの削除 1． フィルタリングリスト画面から削除をしたいフィルタにチェックを入れ、[削除]を選択します。 2． 確認メッセージが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。 【ヒント】 迷惑メール対策機能を有効にしている場合、特定のドメインやアドレスからのメールは迷惑メールとして扱わ れたくない場合には、フィルタリング条件に特定のドメインやアドレスを指定し、アクションに「正常なメールとして 扱う」としておくことで、誤って迷惑メールと判定されてしまうことが無くなります。
●操作例：フィルタリングの優先順位の変更 1. フィルタリングリスト画面から優先順位を変更したいフィルタの[矢印]ボタンをクリックします。 2. 1 回のクリックで１つ順位が上下します。２つ以上、順位を変更する場合は、その回数分だけクリックします。 ※ フィルタは、リストの上位に位置するものから順に実行されます。 あるフィルタの条件に一致するメールを受信した場合、そのフィルタより下位にあるフィルタは実行されません。
■ 5.2. 転送機能
メールを外のメールアカウントや携帯電話のメールに転送することで、複数人での情報共有や重要な情報を素早 く知ることができるようになります。転送機能では、[指定のメールアドレスに転送]、[携帯電話の転送]、[携帯電話に 着信通知]、[文面を指定しての返信]の 4 種類のアクションを指定する事が可能です。 ●操作例：転送設定の作成（[～.kai.ed.jp]からのメールは、携帯電話に転送させるような設定をする場合） 1． [ツール]タブ内の[転送]をクリックします。 【注意】 転送機能はセキュリティを考慮し、kai.ed.jp 側のメールサーバでのみ許可しています。学校側の ID（”@”を含 むアカウント）でログインした際には設定出来ませんので、ご注意下さい。 また、全てのメールを携帯電話に転送した場合、携帯電話の料金プランなどによっては、パケット料金が追 加加算されることになりますので、ご注意下さい。②
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2． 転送リスト画面が表示されるので、[新規作成]ボタンをクリックします。 3． 転送の作成画面が表示されるので、まず、[設定名]を入力します。 次に[条件設定]より[～kai.ed.jp]からのメールを転送するので条件を下図のように入力します。 転送設定では、[携帯電話に転送]を選択して、転送先の[アドレス]を入力します。 4． 転送の設定が完了したら、[OK]ボタンをクリックします。 ※ 1 つの転送設定に指定できる転送先は 1 件のみです。 ※ 条件設定 条件設定、キーワードは、[5.1 フィルタリング]と同様の内容になります。 ※ アクション設定 ・ [次のアドレスに転送]：設定したアドレス宛にメールを転送します。メール受信画面からの転送とは異なり、 件名に[Fw：]は付かず、差出人の情報も書き換わりません。 ・ [携帯電話に転送]：携帯電話への転送では、元メールの文字数が携帯電話で受信できる最大文字数を超 えている場合、途中までしか受信できません。添付ファイルが GIF 形式、JPEG 形式、BMP 形式およびテキ スト形式の場合は、ファイルを添付したまま携帯電話へ転送します。その他のファイル形式は、転送時に Web メール側でファイルを削除してから転送します。 ・ [携帯電話に着信通知]：携帯電話のメールアドレス宛に、新しいメールを受信したことを通知します。メール の内容は転送されません。 ・ [次の文面を使用して返信]：受信したメールに対して自動的に返信します。 ※ 転送はフィルタリングと異なり、リスト上での優先順位がありません。複数の転送設定の条件を満たすメールを受 信した場合は、全ての転送設定が実行されます。
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●操作例：転送設定の編集 1． 転送リスト画面で修正をしたい転送設定をダブルクリックします。 2． 転送の編集画面が表示されるので、内容を変更して[OK]ボタンをクリックします。 ●操作例：転送設定の削除 1． 転送リスト画面から削除したい転送設定にチェックを入れ、[削除]を選択します。 2． 確認メッセージが表示されますので、[OK]ボタンをクリックします。
■ 5.3. 定型文
定型文は、慣用句など定型化した文章を、作成中のメールに挿入する機能です。挨拶文やお礼状などの定型文 を用意しておき、メール作成時に利用することができます。 ●操作例：定型文を作成し、メール作成時に利用する 1. [ツール]タブ内の[定型文]をクリックします。 2. 定型文リストが表示されるので、[新規作成]ボタンをクリックします。 3. 「設定名」、「定型文」を入力し、[OK]ボタンをクリックします。②
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4. メール作成画面を開き、本文入力欄の右上にある[定型文]ボタンをクリックします。 5. 定型文選択画面が表示されるので、リストボックスより適当な定型文を選択し、[本文末尾に追加]もしくは[本文 に上書]ボタンをクリックすることで、本文入力エリアに定型文が挿入されます。
■ 5.4. メールテンプレート
メールテンプレートでは毎回ほぼ決まった形式のメール内容を雛形として登録しておける機能です。定型文は決 められた文章をメール本文に挿入する機能ですが、メールテンプレートは、宛先や本文、署名なども含めて、雛形と して保存することができます。 ●操作例：メールテンプレートを作成し、メール作成時に利用する 1. まず通常のメールと同様にメールを作成し、その内容をテンプレートとして保存するため、最初にメール作成画 面を開き、雛形となる内容を入力します。入力後、[テンプレート保存]ボタンをクリックします。添付ファイルは
保存出来ません
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2. 適当なテンプレート名を入力し、[OK]ボタンをクリックします。
3. メール作成画面を開き、メール作成画面上部にある[テンプレート選択]リストボックスから、先ほど作成したテン プレートを選択すると確認画面が表示されます。[OK]ボタンをクリックすると、メールにテンプレートの内容が反 映されます。
携帯電話などのモバイル端末から Web メールにアクセスをします。 1． モバイルサイトにアクセスします。アクセス方法は、2 種類あります。 ① [ツール]タブ内の[モバイル設定]より[モバイルアクセス]に表示されているアドレスを、携帯電話に直接入力して アクセスをする方法 ② 同じく[モバイルアクセス]にある[QR コード表示]ボタンをクリックし、表示された[QR コード]を携帯電話に読み込 ませてアクセスする方法 2． アクセスすると確認のメッセージが表示されますので、[はい]ボタンを押してください。 3． ログイン画面が表示されますので、[ユーザ ID]、[パスワード]を入力して、[ログイン]ボタンを押してください。
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携帯電話に[QR コード]を読み込ませ ます。 ※ [ユーザ ID]、 [パスワード]は、パソコンからログ インする際と同じものを入力してください。 ※ 使用方法はパソコンからのアクセスと同様です。６．携帯からの利用手順
【注意】 携帯電話も外部からのアクセスという形となるため、kai.ed.jp のメ ールのみ確認可能となります。学校側のメールは確認できません ので、ご注意下さい。5． これでログアウトが完了になります。 ※もう一度ログインをやり直す場合は、[ログイン画面に戻る]を押してください。 ※ 各メニュー項目の横についている数字は、アクセスキーで す。各メニューに対応した携帯電話の数字キーを押すと、 そのメニューを実行します。 アクセスキーに対応していない端末をご利用の場合は、 アクセスキーでの操作は行なえません。
