福岡マンション管理基礎セミナー

福岡マンション管理基礎セミナー

管理組合と管理会社が行う業務と

役割・課題について

～管理会社の上手な使い方～

１．マンション管理規約

• 国土交通省作成のマンション標準管理規約

第３２条・管理組合の業務

(業務)

第32条

管理組合は、次の各号に掲げる業務を行う。

一

_{管理組合が管理する敷地及び共用部分等(以下}

本条及び第48条において「組合管理部分」という。)

の保安、保全、保守、清掃、消毒及びごみ処理

二

組合管理部分の修繕

三

長期修繕計画の作成又は変更に関する業務

四

建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項

の調査に関する業務

五

_{適正化法第103条に定める、宅地建物取引業者}

から交付を受けた設計図書の管理

（標準管理規約第３２条）

六

修繕等の履歴情報の整理及び管理等

七

共用部分等に係る火災保険その他の損害保険に

関する業務

八

区分所有者が管理する専用使用部分について管

理組合が行うことが適当であると認められる管理行

為

九

敷地及び共用部分等の変更及び運営

十

修繕積立金の運用

十一

官公署、町内会等との渉外業務

十二

風紀、秩序及び安全の維持に関する業務

（標準管理規約第32条）

十三

防災に関する業務

十四

広報及び連絡業務

十五

地域コミュニティにも配慮した居住者間のコミュ

ニティ形成

十六

管理組合の消減時における残余財産の清算

十七

その他組合員の共同の利益を増進し、良好な

住環境を確保するために必要な業務

(業務の委託等)

第33条

管理組合は、前条に定める業務の全部又は

一部を、マンション管理業者(適正化法第2条第八号

の「マンション管理業者」をいう。)等第三者に委託し、

又は請け負わせて執行することができる。

２．マンション管理の重要事項に関する

標準指針（平成１７年、国土交通省）

• 管理組合の運営

• 管理規約の作成及び改正

• 管理組合の経理

• 建物・設備の維持管理

• 管理業務の委託

３．マンション管理業者（管理会社）

への委託

• 国土交通省作成のマンション標準管理委託

契約書

• 第３条・管理事務の内容及び実施方法

①事務管理業務②管理員業務③清掃業務

④建物・設備管理業務

• 委託契約の更新、解約

• 入札による新規契約

４．管理組合と管理会社の役割分担

• 総会の開催・議事録作成（４２条～５０条）

• 収支予算の作成・実施（５８条）

• 長期修繕計画の作成（３２条三号）

• 管理費・修繕積立金の徴収（６０条）

• 敷地及び共同部分の管理（２１条）

（収支予算の作成及び変更）

第５８条

理事長は、毎会計年度の収支予算案

を通常総会に提出し、その承認を得なければ

ならない。

２

収支予算を変更しようとするときは、理事長

は、その案を臨時総会に提出し、その承認を

得なければならない。

（管理費等の徴収）

第６０条

管理組合は、第２５条に定める管理費等及

び第２９条に定める使用料について、組合員が各自

開設する預金口座から自動振替の方法により第６２

条に定める口座に受け入れることとし、当月分は前

月の○日までに一括して徴収する。ただし、臨時に

要する費用として特別に徴収する場合には、別に定

めるところによる。

２

組合員が前項の期日までに納付すべき金額を納

付しない場合には、管理組合は、その未払金額に

ついて、年利○％の遅延損害金と、違約金としての

弁護士費用並びに督促及び徴収の諸費用を加算し

て、その組合員に対して請求することができる。

（標準管理規約第６０条）

３

理事長は、未納の管理費等及び使用料の請求に関

して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴

訟その他法的措置を追行することができる。

４

第２項に基づき請求した遅延損害金、弁護士費用

並びに督促及び徴収の諸費用に相当する収納金は、

第２７条に定める費用に充当する。

５

組合員は、納付した管理費等及び使用料について、

その返還請求又は分割請求をすることができない。

（敷地及び共用部分等の管理）

第２１条

敷地及び共用部分等の管理については、管

理組合がその責任と負担においてこれを行うものと

する。ただし、バルコニー等の管理のうち、通常の使

用に伴うものについては、専用使用権を有する者が

その責任と負担においてこれを行わなければならな

い。

２

専有部分である設備のうち共用部分と構造上一体

となった部分の管理を共用部分の管理と一体として

行う必要があるときは、管理組合がこれを行うことが

できる。

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 一 管理 組合の 運 営 （ 一 ） 総 会 の 運 営 1．総会の開催数 少なくとも毎年１回開催している。 － 【区分所有法】34条2項、43条 【標準管理規約】42条3項 【総合調査】集会を年１回以上 開催：99.5% 2．通常総会の開 催時期 新会計年度開始後２ヶ月以内に 開催している。 － 【標準管理規約】42条3項 3．通常総会の招 集通知 開催日より少なくとも２週間前まで に、日時、場所、議題及び議案の 要領を明記した招集通知を発信し ている。 － 【区分所有法】35条1項・5項 【標準管理規約】43条1項・4項 【H16調査】 決算書・予算害の事前配布を 実施:99.4% 4．通常総会の開 催予告 招集通知の送付に先立ち、開催 日時及び場所を予告している。 － 【H16調査】 総会開催目等の予告を 実:86.4% 5．総会前の情報 提供・意見聴取 重要な案件については、事前説明 会やアンケートにより意見聴取し ている。 － － 6．総会の出席率 書面や代理人によるものも含め少 なくとも80％程度の区分所有者が 議決権を行使している。 少なくとも半数程度の区 分所有者が実際に出席 している。 【区分所有法】 17条1項、31条1項、39条1項・ 2項 【H16調査】平均出席率：80.4% 平均実出席率：36.4% 7．総会決定事項 の広報 議事録等を戸別配布している。 － 【H16調査】 総会議事の広報を集施：98.4% (うち、総会議事録を配布： 83.3%) 8．総会議事録の 保管・閲覧 議事録を作成し、区分所有者又は 利害関係人の求めに応じて閲覧 できる状態で保管され、保管場所 を管理事務所等に掲示している。 － 【区分所有法】33条、42条 【標準管理規約】49条

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 一 管理 組合の 運 営 （ 二 ） 理 事 会 の 運 営 １．理事会の開催 数 少なくとも２ヶ月に１回定期的に開 催している。 毎月１回定期的に開 催している。 【総合調査】理事会を月１回程度 開催：56.0% 【H16調査】 理事会の開催数：平均8.8回／年 2.理事会議事の広 報 開催された理事会の日時、議題等 の広報を戸別配布、掲示、広報紙 への掲載等の方法により実施して いる。 － 【H16調査】 理事会議事の広報を実施：80.2% 3．理事会議事録の 保管・閲覧 議事録を作成し、区分所有者又は 利害関係人の求めに応じて閲覧 できる状態で、管理組合において 保管している。 － 【標準管理規約】49条、53条2項 4.理事の任期・改選 方法 理事の任期が1～2年の間で定め られており、かつ、各理事の就任 日及び任期の期限が明確となって いる。 理 事 の 改 選 は 概ね 半数ずつとし、任期 は2年となっている。 【標準管理規約】36条ｺﾒﾝﾄ 【総合調査】 役員任期1年：69.0% 役員任期2年：26.9% 理事は半数ずつ改選：18.6% 5.専門委員会の設 置 大規模修繕工事の実施、管理規 約の改正等、必要に応じて設置し ている。 委員会（委員）の位 置づけ、設置期間、 任期等が運営細則 等で明確となってい る。 【標準管理規約】 55条、55条ｺﾒﾝﾄ 【H16調査】 専門委員会を設置：38.0% 6.理事会の引き継 ぎ 理事会の業務、帳票類、懸案事項 等の引き継ぎを実施している。 － －

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 三 管理 組合の 経 理 （ 一 ） 予 算 ・ 決 算 1.区分経理 管理費会計と修繕積立金 会計に区分し ている。 機械式駐車場等で維持管理に多額の費用を要する 施設を有する場合は、駐 車場使用料会計等を管理 費会計及び修繕積立金会 計とは区分 している。 【標準管理規約】 28条4項、29条コメント 【H16調査】 駐車場会計の区分経理を実 施：2.3% 【会計調査】区分経理を実施 収支計算書:95.3% 貸借対照表:93.7% 2.予算・決算書類の 作成・承認 会計年度毎に次の書類を作成し、通常総会で承認を 得ている。 ①収支予算 ②収支決算 ③貸借対照表 － 【区分所有法】43条 【標準管理規約】58条1項、59 条 【H16調査】 貸借対照表を作成:98.4% 3.会計監査 収支決算案は、監事監査を 経て作成している。 － 【標準管理規約】 41条1項、3項、59条 【H16調査】監事監査を実 施:99.0% （ 二 ） 管 理 費 等 の 徴 収 1.滞納状況の把握 未収金明細書等の滞納住 戸が把握できる会計書類を 作成している。 － 【会計調査】 未収金明細書を作成:75.3% (うち、毎月作成:70.6) 2.滞納処理 滞納の期聞が3ケ月以内に、 文書等による督促などを 行っている。 滞納の期聞が3ケ月を超 えた場合、遼やかに少額 訴訟等の法的手続の行使 について検討を行い、滞 納の期聞が6ケ月になる 前に対応方針を決めてい る。 【総合調査】 管理費・修繕積立金の滞納 (3ヶ月以上の滞納戸数が5%以 下):94.5%

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 三 管理 組合の 経 理 （ 三 ） 財 産 の 保 全 1.通帳・印鑑の管理 管理組合の通帳と印鑑は、 それぞれ異なる者が保管し ている。 － 【総合調査】 通帳と印鑑を異なる者が 保管:85.4% 2.残高確認 毎月の預金の残高を通帳 等により、理事又は監事が 確認している。 － － （ 四 ） 帳 票 類 の 作 成 、 保 管 1.帳票類の作成 会計帳簿、什器備品台帳、 区分所有者(組合員)名簿 等を作成している。 － 【標準管理規約】64条 2.帳票類の保管、閲覧 区分所有者又は利害関係 人の求めに応じて閲覧でき る状態で保管している。 － 【標準管理規約】64条

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況 等） 四 建物・ 設備の 維持管 理 （ 一 ） 保 守 点 検 の 実 施 1.法廷点検 建築基準法等の関連法令に基づく建物・設 備の法定点検について、年間計画を作成し、 区分所有者等に周知したうえで実施してい る。 － － 2.定期点検（法廷 点検以外） 建物・設備に関して、定期的に点検を実施 している。 － － （ 二 ） 長 期 修 繕 計 画 の 作 成 ・ 見 直 し 1.計画の作成・見 直し 調査・診断を行い、建物・設備等の状況を 把握したうえで、①～⑤の全ての項目につ いて定めている。 － － ①計画期間 25年程度としている。（新築時30年程度と している。） _－ 【Ｈ１６調査】計画期間 ２５年以上：51.2％ 平均：24年 ②修繕工事項目 調査・診断の結果に基づいて、別表に掲げ る１８項目のうち、必要な項目の工事内容 を定めている。 社会的背景や生活様 式の変化等に応じ、 性能向上（グレード アップ）工事の項目を 計画に含めている。 － ③修繕周期 部材の耐用年数、修繕履歴書を踏まえ、調 査・診断の結果に基づいて設定している。 － － ④修繕工事費 修繕工事項目、部位ごとに、仕様、数量、 単価等の工事費の算出根拠を明確に示し ている。 － － ⑤収支計画 修繕工事費の計画期間の累計額が示され、 その額を修繕積立金の計画期間の累計額 が下回らないように計画している。 性能向上（グレード アップ）工事費を含め た収支計画としている。 －

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 四建物・ 設備の 維持管 理 （ 二 ） 長 期 修 繕 計画の 作 成 ・見 直し 2.見直し時期 ５年ごとに見直しを行ってい る。 － 【Ｈ１６調査】 見直し予定：平均５．５４年 3.長期修繕計画書の保 管・閲覧 区分所有者又は利害関係人の求めに応じて閲覧でき る状態で保管している。 － － （ 三 ） 修 繕 積 立 金 の 積 立 て 1.修繕積立金の額（住戸あ たり） 概ね、適切な長期修繕計画に基づいて算出される必要 修繕積立金の負担割合に応 じた額としている。（駐車場 使用料等からの繰入金を含 む。） － 【総合調査】 修繕積立金の平均額： 9,066円／月・戸 駐車場収入を含む平均額： 10.967円／月・戸 【Ｈ１６調査】 必要修繕積立金（残期間） 平均：13,161円／月・戸 【モデル見直し試算・別表】 ﾓﾃﾞﾙＡ（70戸・９階） 戸当たり13,585～17,466 円／月 ﾓﾃﾞﾙＢ（30戸・４階） 戸当たり11,257～14,467 円／月 （ 四 ） 大 規 模 修繕 工 事 の 実施 1.大規模修繕工事の実施 適切な長期修繕計画に定め られら時期を目安とし、調 査・診断の結果に基づいて、 計画された工事の要否、実 施する工事内容等を決め、 実施している。 － （ 五 ） 耐 震 性 の 検 討 1.耐震性の検討 必要に応じて耐震診断を行い、専門委員会等において 検討している。 耐震診断の結果に 基づいて、必要な 耐震改修工事を実 施している。

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 五 管理業務の 委 託 （ 一 ） 委 託 管 理 の 締 結 1.委託する管理会社 マンション管理業者登録簿 への登録業者であることを 確認している。 － 【適正化法】44条 2.重要事項の説明 管理業務主任者から説明 を受け、書面を受領してい る。 － 【適正化法】72条 3.契約の内容 ①～③のすべての項目に ついて、標準管理委託契約 書と同趣旨の規定が置か れている。 － ー ①委託業務費の明細 標準管理委託契約書と同 様に痛く業務費の明細等が 明らかになっている。 － 【適正化法】73条1項3号 【標準管理委託契約書】 3条、6条2項1号・3項、別紙 1・2、別表第1～4 ②管理会社及びその従業員 の管理事務の守秘義務 標準管理委託契約書と同趣旨の規定が置かれてい る。 － 【適正化法】80条、87条 【標準管理委託契約書】16条 ③契約の解除、解約の申し入 れ、契約の有効期間及び契 約の更新 標準管理委託契約書と同 趣旨の規定が置かれてい る。 － 【適正化法】73条1項5～7号 【標準管理委託契約書】18～ 21条 4契約の締結. 書面で契約を締結している。 _{－ 【適正化法】73条} 5契約書の保管・閲覧. 区分所有者又は利害関係 人の求めに応じて閲覧でき る状態で保管している。 － 【適正化法】64条

マンション標準管理指針

項 目 標準的な対応 望ましい対応 参考（平均的な状況等） 五 管理業務の 委 託 （ 二 ） 管 理 事 務 の 報 告 1.管理事務の報告 毎月、収支報告書を受領し ている。 － － 2.定期的な打ち合わせ 理事会が、管理会社と定期 的に、管理事務全般につい ての打ち合わせを行ってい る。 － －

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

１

財

務

管

理

1

財産管理方式は明確になっているか。（原則方式、収納代行方式、支払一

任方式どれを採用しているか明確になっている。）

2

預金通帳と印鑑の保管は分離されているか。（通帳は、保管口座、収納口

座とも管理会社保管が望ましい。）

3

再委託先とその費用、業務内容は事前に説明されているか。

4

月次決算資料を毎月管理組合に提出しているか。

5

管理費会計と積立金会計を分別した収支報告書、賃借対照表であるか。

6

管理費滞納対策は整備されているか。（未収金について管理会社の業務

範囲と作業日程が明確であり、１年以上の滞納はゼロである。）

7

積立金取崩し及び予算の変更は管理規約に従って行っているか。

8

管理費及び修繕積立金の金額が適切であるよう支援を行っているか。

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

２

管

理

員

業

務

1

勤務地、日時、人数、休務日の補充の有無は明確になっているか。

2

管理員の業務内容と勤務時間は適切であるか。

3.

管理員教育は十分に行っているか。（居住者、訪問者、業者との対応で知り

得た秘密の保護等）

３

清

掃

業

務

1

勤務地、日時、人数、休務日の補充の有無は明確になっているか。

2

業務完了は清掃対象部分別に報告されているか。

3

除草やドレーンごみ除去など拭き掃き以外の掃除項目も入れているか。

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

４

建

物

・ 設

備

管

理

業

務

1

建物・設備管理業務は有資格者によって行われているか。実施報告を確実

に行っているか。

2

長期修繕計画の作成と５年毎の更新は行われているか。

3.

長期修繕計画にそった工事の提案が行われているか。

4.

管理会社以外への工事等発注の場合の管理会社の業務と費用の負担は

明確か。

5.

修繕履歴や設計図書など建物管理維持に必要な書類は整然と保管されて

いるか。

6.

法廷点検は定められた時期に実施しているか。

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

５

委

託

1

定額委託管理費の内訳は明示されているか。

2

９ページ「管理委託費の目安」による計算と比較して差異がある場合の理

由は明確か。

６

委

託

契

約

1

適正化法に沿った手続が行われているか。（自動更新条項や、３ヶ月前の

予告による任意解約条項が契約書にあり、重要事項説明書の配布、契約

書の交付などが規定に従って行われている。）

2

仕様書や、作業手順等のマニュアルは管理組合に交付されているか。

3

委託業務費の支払は、作業完了後支払うようになっている。

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

７

個

人

情

報

保

護

1

組合員名簿の管理と更新の方法は明確になっているか。

2

防犯カメラの取扱いは明確になっているか。

3

解約時の個人情報の引渡しや、従業員の守秘義務の継続は書面化されて

いるか。

4

個人情報の取扱いについて、管理員を含め社員教育をしているか。

７

緊

急

時

の

対

応

1

災害に備えマニュアルが作成され防犯グッズの備蓄がされているか。

2

最寄の交番、保健所、緊急病院等の電話番、所在地のリストの整備を提案

しているか。

3

各種警報は２４時間体制で受信できるようになっており、メンテナンスも定期

的に行われ、管理組合に報告が行われているか。

4

１年に一度は防災訓練が行われているか。

5

騒音、漏水等居住者に関連したトラブルの対応体制はできているか。

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

８

総

会

支

援

1

総会は、年度終了後２ヶ月以内に開催し、開催時間は２時間程度で終わる

ように配慮しているか。

2

総会成立のための出欠確認や不在区分所有者への案内等の支援を行っ

ているか。

3

総会の議案書は余裕を持って理事会へ提出しているか。

4

議事録は総会終了後１週間以内い理事長へ提出しているか。

９

理

事

会

支

援

1

理事会は毎月１回開催するよう提案しているか。

2

理事会活動状況を掲示または情報誌等により組合員等に周知を図ってい

るか。

3

管理組合運営上必要事項を適時に理事会に諮るよう理事長支援をしてい

るか。

4

法令等の改正による管理規約改正等の素案を適切に理事長に提出してい

るか。

5

コミュニケーション充実のためのイベント企画案を理事長に提出しているか。

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

管理組合による管理会社評価案

評価項目

よい

普

通

悪

い

９

理

事

会

支

援

6

規約原本や規約改正の経緯、総会議案書・議事録等の保存のための規定

の整備と管理を支援しているか。

10

管理

会社の

評

価

1

国土交通省にマンション管理業者として登録しているか。

2

高層住宅管理業協会に加盟しているか。

3

管理会社の決算は黒字か。

4

管理業務主任者が受け持つ管理会社数が１人１０棟以下になっているか。

5

顧問に弁護士、一級建築士を擁し、管理組合の相談に乗れる体制にしてい

るか。

6

企業情報として、ホームページで重要な情報を公開しているか。※２

小計

合計

「よい」２点「普通」１点

「悪い」０点

「管理委託費の目安」

業務内容 単 位 金 額 内 容 １ 事 務 管 理 (1)会 計 １戸当たり／月 800～1,100 予算、決算、会計帳簿作成、帳票類保管等 (2)出 納 管理費等の請求収納、費用支払、滞納督 促、通帳等保管等 (3)建物維持・修繕の企画、 実施の調整 〃 60～100 補修工事・保守点検見積り精査、契約、履 行確認、検収等、長期修繕計画案・修繕積 立金計画案の作成、更新 (4)事務管理 （基幹事務を除く） 〃 500～900 総会・理事会支援、契約事務、点検等規約、 検査等報告・図書等保管 2 管理員業務 時給 800～1,000 ○曜日～○曜日の午前○時～午後○時ま で勤務の通勤方式。休日は、日、祝日、年 始、年休（代替出勤なし） 3 清掃業務 日常 時給 800～1,000 週○回 ○時～○時 定期 １回 10,000～40,000 年○回 特別 〃 30,000～80,000 専門家による高所作業等 年○回

（単位：円）

「管理委託費の目安」

業務内容 単 位 金 額 内 容 建物・ 設 備管理 ４ 建物点検・検査 １棟／月 5,000～15,000 ○回／○ ５ エレベーター メーカー系 １基／月 35,000～50,000 フルメンテナンス、月１回保守 ＰＯＧは△5,000～△10,000円程度 独立系 〃 25,000～50,000 ６ 給水設備 １戸当り／年 1,000～2,000 貯水槽清掃、検査、点検 ７ 消防用設備 〃 2,000～3,000 機器点検１回／６月 総合点検１回／年 ８ 機械式駐車場 １回当たり／ パレット 2,500～3,000 3,500～4,000 上下昇降方式 上下左右移動方式 ９ 機械警備（２４時間） １棟／月 12,000～30,000 ２５分以内到着・満減水・火災等 １０ 植栽管理 年間 通年管理 １１ そ の 他 １２ 小 計 １３ 一般管理費 5%～20% 間接費、管理報酬 １４ 合 計 １５ 排水管清掃費 １戸当たり 4,200～5,250 １６ 特殊建築物定期調査報告 （２回目以降） １棟当たり 52,500円～ 100戸８万円、200戸12万円程度 １７ 総 合 計