利用ガイド
＜管理者向け＞
第
１
部 はじめに
第
２
部 導入処理
第
３
部 業務処理 - 個人番号の登録
第
４
部 業務処理 - 個人番号の管理
第
５
部
『奉行製品』との連携
マイナンバークラウド
奉行 Edge
はじめに
この度は、弊社の『奉行 Edge マイナンバークラウド』をご利用いただき、誠にありがとうございます。 当サービスは、個人番号を確実かつ安全に収集・保管し、安全に利用・提供・廃棄までの管理を 実現するサービスです。 クラウドを活用して、個人番号を正確、効率的かつ安全に取得し、保管することで、漏洩等の リスクを低減します。 当サービスを末永くご愛用いただきますよう、お願い申し上げます。ＣＯＮＴＥＮＴＳ
目 次
第
１
部
第
２
部
はじめに 1-1
第
１
章 当サービスの概要 1-2
第
２
章 当サービスと『奉行製品』を利用した業務フロー 1-3
第
３
章 当サービスのセキュリティ対策 1-5
第
４
章 その他、運用上のセキュリティ対策 1-6
第
５
章 当サービスを運用するにあたって 1-7
第
６
章 事前にメールアドレスを収集する 1-12
第
７
章 メールが届かない場合 1-15
導入処理 2-1
序
章 導入の流れ 2-2
第
１
章 会社の情報を登録する 2-3
第
２
章 利用者を登録する 2-5
第
３
章 利用者を出力する 2-18
第
４
章 メニュー権限を設定する 2-20
第
５
章 電子証明書を発行・通知する 2-21
第
６
章 送信するメールのテンプレートを登録する 2-23
第
７
章 提出を依頼する 2-26
第
４
部
第
５
部
第
３
部
業務処理 - 個人番号の登録 3-1
序
章 はじめに 3-2
第
１
章 従業員が個人番号を提出する 3-5
第
２
章 個人番号を代理入力する 3-7
第
３
章 本人かを確認する 3-9
業務処理 - 個人番号の管理 4-1
第
１
章 個人番号を一括で受け入れる 4-2
第
２
章 個人番号を参照する 4-5
第
３
章 個人番号を出力する 4-6
第
４
章 扶養から外れた配偶者・扶養親族の個人番号を保管する 4-8
第
５
章 不要になった個人番号を削除する 4-9
第
６
章 個人番号に関するログを参照・出力する 4-11
『奉行製品』との連携 5-1
第
１
章
『給与奉行クラウド』と連携する 5-2
第
２
章
『給与奉行クラウド』以外の奉行製品と連携する 5-8
●
登録商標・商標
当サービスのマニュアルまたは製品上で使用している、会社名および製品名の登録商標または商標に ついて記載します。
○ Microsoft、Windows、Internet Explorer、Excel は、米国 Microsoft Corporation の、米国、 日本およびその他の国における登録商標です。
○ 奉行、奉行クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントの登録商標または商標です。 ○ その他、記載されている会社名および製品名は、各社の登録商標または商標です。
第 部
はじめに
１
第
１
章 当サービスの概要
1-2
第
２
章 当サービスと『奉行製品』を利用した業務フロー 1-3
第
３
章 当サービスのセキュリティ対策
1-5
第
４
章 その他、運用上のセキュリティ対策
1-6
第
５
章 当サービスを運用するにあたって
1-7
第
６
章 事前にメールアドレスを収集する
1-12
第
７
章 メールが届かない場合
1-15
第
章
『奉行 Edge マイナンバークラウド』は、個人番号を確実かつ安全に 収集・保管し、安全に利用・提供・廃棄までの管理を実現するサービスです。１
当サービスの概要
『奉行 Edge マイナンバークラウド』とは
従業員または個人支払先の個人番号を確実かつ安全に収集・保管し、利用から廃棄まで 管理できる、弊社のクラウドサービスです。 『奉行製品』と個人番号データを連携して利用することができます。 個人番号 通知カード 本人確認 書類≪従業員・個人支払先≫
≪管理者≫
安 全 管 理
個人番号を記載した書類などの漏えい、不正利用への対策として、システムのアクセス制御や ログ管理ができます。利 用
管理者だけが、個人番号データを利用 できます。他の人が個人番号データを 利用することはできません。収 集
従業員および個人支払先が当サービスに アクセスし、個人番号や本人確認書類等を スムーズに提出できます。 本人が直接個人番号を登録できるので情報 収集や入力の手間が省けます。保 管
個人番号などのデータは、クラウド上で保有 することができるため、『奉行製品』で 個人番号を保有する必要がなく、安全な 番号保管・運用ができます。廃 棄
退職社員や扶養から外れた親族などの個人 番号を、手間なく、きちんと廃棄できます。第
章
1-3
収 集
安
全
管
理
■『奉行 Edge マイナンバークラウド』＋『奉行製品』
■『奉行製品』
第
章
当サービスと『奉行製品』を
利用した業務フロー
２
アクセス認証 アクセス権限管理 操作履歴管理＜事務実施者＞
『奉行製品』に登録 されている社員 および受給者（個人） を『奉行Edge マイナンバークラウド』 の利用者として登録 します。 利用者として連携 個人番号の提出 依頼をメールで 通知します。 番号提出 状況確認 利用者 情報登録■『奉行 Edge マイナンバークラウド』
スマートフォンやコンピュータから、 個人番号や確認書類の画像を、従業員 および個人支払先が直接提出します。＜従業員・個人支払先＞
提出依頼 通知 提出された個人番号を、 確認書類をもとに本人 確認を行います。 本人確認 郵送や対面などで従業員および個人 支払先から個人番号を取得し、本人確認 を済ませている場合は、事務実施者が 個人番号を代理で入力できます。＜事務実施者＞
代理で個人番号入力＜従業員・個人支払先＞
個人番号提出 当サービスと『奉行製品』をご利用の場合は、個人番号の収集から廃棄までの 作業が、システム上で完結できます。 おおまかな業務フローは以下の通りです。 第３部参照 第２部参照 利用ガイド（提出者向け）参照 第５部参照 第３部参照個人番号と確認書類は、セキュアな クラウド上に保管されます。 高度なセキュリティ環境下で漏えい や紛失・不正利用のリスクを低減し、 安全な保管と運用を実現します。 個人番号の保管
保 管
利 用 廃 棄
■
『奉行製品』
■『ＯＭＳＳ＋ マイナンバー収集・保管サービス』＋『法定調書奉行』
当サービスで行っている安全管理措置については、次ページ 「当サービスのセキュリティ対策」 をご確認ください。 個人番号を『奉行製品』で利用 できます。 この際、『奉行製品』には個人番号 のデータは一切保存されません。 個人番号利用 個人番号削除 個人番号の管理が不要となった社員 や扶養家族、個人支払先の個人番号 を削除できます。 ※『給与奉行クラウド』での個人番号削除は 2019 年３月頃を予定＜事務実施者＞
第５部参照第
３
章
当サービスのセキュリティ対策
・ＩＳＯ 27001（情報セキュリティマネジメントシステム） ・堅牢な日本のデータセンターで企業別に保管 ・ＳＳＬ暗号化によるデータ通信 ・アクセス認証■
『奉行製品』とサービスがシームレスに連携
源泉徴収票や支払調書などへの個人番号の出力は、いつもの『奉行製品』の操作で行えます。 電子証明書を保持したパソコンから、ＩＤ・パスワード認証を経てサービスに保管された 個人番号を照会し、帳票に出力します。この際、『奉行製品』には個人番号データは一切 残りませんので、特に意識することなく、安全に個人番号を利用できます。●
当サービスと『奉行製品』をあわせてご利用いただくことで
実現できるセキュリティ対策
当サービスと『奉行製品』をあわせてご利用いただくことで、手間や費用がかかる「セキュリティ対策」 を最小限に抑えることができます。■
自社に個人番号を持たない運用が可能
個人番号は、強固なセキュリティ対策が施されたセキュアなクラウド上で安全に 保管されます。■
操作履歴を自動的に記録
個人番号の操作履歴をすべて自動的に記録します。 操作履歴は、日付や操作内容（入力・修正・削除・印刷など）の任意の条件に合致した 履歴のみを瞬時に表示しますので、簡単に利用状況を確認できます。 特定個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、 コンピュータやネットワークを含めたセキュリティ対策が必要とされています。 漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は、個人番号を自社内に「持たない」ことです。 個人番号を管理する際は、特定個人情報保護委員会の 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に 沿って、適切な安全管理措置を講じる必要があります。第
章
その他、
運用上のセキュリティ対策
４
【サービス起動時】
当サービスを起動する際は、URL や電子証明書が正しいかをご確認の上、起動することを おすすめします。【運用時】
○ [ ログ参照 ] メニューで、定期的に不正なログインや操作などがないかをご確認ください。 ○ [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号等を出力（ダウンロード）される際は、パスワードを 設定し、RMS などを用いて厳重に保管してください。 ※ [ 個人番号出力 ] メニュー以外（[ 利用者情報出力 ] メニューや [ ログ出力 ] メニュー、 [ メールアドレス受入 ] メニュー）から、出力（ダウンロード）する際も同様です。 ○離席する際は、必ず当サービスからログアウトし、コンピュータもログアウトすることを おすすめします。【作業終了時】
コンピュータの電源を切ってください。 その他にも、例えば「ワンタイムパスワードのお知らせ」メールに ついて、当サービスを操作するコンピュータとは別のコンピュータや 携帯等でメールを受け取るようにすると、さらにセキュリティを高める ことができます。参 考
当サービスを、より安全にご利用いただくために、以下の内容も 是非ご確認ください。第
章
[]-[] メニュー●
当サービスのメニュー画面
当サービスのメニュー画面です。 [ 導入処理 ] メニューで、当サービスを運用するための前準備（利用者の登録や通知用メールの作成） を行います。その後、[ 業務処理 ] メニューで、個人番号の収集・管理・利用・廃棄を行います。廃 棄
4-9 ページ 参照収 集
3-1 ページ 参照導入処理
2-1 ページ 参照第
章
当サービスを運用するにあたって
メニュー画面 [ システム運用設定 ] メニュー５
各メニュー画面で をクリックすると、上記のメインメニュー画面に 戻ります。参 考
当サービスのメニュー画面やシステム運用設定などを紹介します。運用監査
4-11 ページ 参照 １-10 ページ 参照 １-15 ページ 参照 １-12 ページ 参照利 用
4-5 ページ 参照利 用
4-6 ページ 参照●
当サービスの管理者について
当サービスには、役割ごとに以下の３種類の管理者を設定できます。 お客様の運用にあわせて、管理者を設定してください。 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 個人番号確認担当者 個人番号の利用事務全般 4 4 を行う管理者です。 すべてのメニューが利用できます。 個人番号の利用事務の一部 4 4 を行う担当者です。 「個人番号関係事務実施者」に比べ、利用できるメニューを制限 できます。その際は、[ メニュー権限登録 ] メニューでチェック を付けたメニューだけが利用できます。（ ） 個人番号の本人確認や代理入力を行う担当者です。 以下の６メニューだけが利用できます。 ※ [ メール受信確認 ][ 提出依頼通知 ][ 個人番号代理入力 ][ 個人番号 提出状況確認 ][ 本人確認 ][ パスワード変更 ] の６メニュー 2-20 ページ 参照 ○上記の管理者は、[ 利用者情報登録 ] メニューで利用者として登録する際に「利用者種類」で設定します。 （ ） ○管理者には電子証明書が必要です。（ ）2-21 ページ 参照 2-7 ページ 参照●
当サービスの操作の確認方法
はじめに、当「利用ガイド」で当サービスの運用方法をご確認ください。 実際に各メニュー画面で操作される際は、以下の方法で詳細を確認できます。 当サービスのログイン画面から、 提出者向けの「利用ガイド」や「操作説明動画」も確認できます。 ※提出者が当サービスから個人番号を提出する際も、画面上で提出者向けの「利用ガイド」や「操作説明動画」は 参照することができますが、事前に管理者から提出者に配布する場合などにご利用ください。 各メニューの操作手順を動画で丁寧に説明します。メ
インメニュー画面右上の「よくあるお問い合わせ」をクリックすると、 OBC Net サービスの「よくあるお問い合わせ」をご覧いただけます。 「こちら」を クリックします。●
システム運用設定
はじめに [ システム運用設定 ] メニューで、当サービスの運用に関する設定を行います。■
[ アカウントポリシー ] ページ
当サービスにログインする際のパスワードとロックアウトについて設定します。 アカウントのロックアウトに 関する要件を登録します。 ロックアウトするのは、管理 者だけです。 ※アカウントのロックアウトとは、 何度もログインに失敗したとき に、その利用者を一時的にログ インできないようにロックする ことです。ロックすることで、 不正侵入者がパスワードを推測 しながら繰り返しログインを 試みることを防ぎます。＜ロックアウトの解除方法＞
以下の２通りを用意しています。 ①アカウントロックポリシーの [ しきい値 ] と [ 自動解除 ] の設定により、一定時間を経過 すると解除されます。 ② [ 利用者情報登録 ] メニューで、ロックアウトされた利用者の [ ロックアウト状態 ] のチェック を外します。 ※ [ 利用者情報登録 ] メニューの [ ロックアウト状態 ] は、管理者にだけ表示されます。 パスワードに関する要件を 登録します。
■
[ 利用時間制御 ] ページ
当サービスを利用できる時間帯を登録します。■
[ ＩＰアドレス制御 ] ページ
当サービスへの接続を許可する IP アドレスを登録します。■
[ システム連携 ] ページ
当サービスと、『奉行製品』や『外部システム』を連携する場合に設定します。 グレーの時間帯は、当サービスに ログインできません。 「★」は現在の時間帯を指しています。 『給与奉行』『法定調書奉行』『人事奉行』から 当サービスに直接接続して、利用者や個人番号 データを連携する場合は、「する」を選択します。 『奉行製品』との連携については、第５部を ご参照ください。第
章
個人番号提出者に提出依頼通知のメールを送信するために、事前に個人番号 提出者のメールアドレスを収集できます。パートやアルバイトなど、個人の メールアドレスを収集する際に便利です。6
[ 空メール送信先情報 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー事前にメールアドレス
を収集する
【個人番号提出者が事前に確認しておく内容】
以下の場合は、「@obc-service.biz
」 か ら の メールが受信できるように設定 されていないと、メールが正しく収集できない可能性があります。 ・スマートフォンでメールを受信する場合 ・パソコンなどでメールを受信し、スマートフォンに自動転送設定している場合 事前に以下の内容を、個人番号提出者に確認しておいてもらってください。 ＜設定方法＞ ○ NTT ドコモの場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html
○ au の場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html
○ソフトバンクモバイルの場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html
上記の手順書は、以下の弊社ホームページ「製品ツールダウンロード」サイト でも公開しています。こちらもあわせてご利用ください。http://www.obcnet.jp/docdl/
!
注 意
管理者 個人番号提出者個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 個人番号提出者
●
作業の流れ
① [ 空メール送信先情報 ] メニューから QR コード（およびメールアドレス）を 取得し、社内サイトなどを利用して 個人番号提出者に公開します。 ※ P. １-12 で紹介している注意や、携帯 電話会社ごとの設定手順書などもあわせて 社内サイトなどに公開いただくと、メール アドレスの収集をよりスムーズに行えます。 ②社内サイトなどで公開された QR コードを 読み込み、表示されたメールアドレスに 空メールを送信します。 ※ QR コードを読み込めない機種の場合は、 公開されたメールアドレスに空メールを 送信します。 ③当サービスから自動でメールが返信されて きます。（件名「【マイナンバー】メール アドレスの提出をお願いします。」） メールに記載されている URL をクリック し、メールアドレスの登録画面を表示 します。 必要事項を入力し、提出します。 ④ 収集したメールアドレスを、[ メール アドレス受入 ] メニューを利用して [ 利用者情報登録 ] メニューのメール アドレス欄に受け入れます。 これで個人番号提出者に提出依頼通知を 送信できます。 ＜注意＞上記の流れで、②から③の間の返信メール（件名「【マイナンバー】メールアドレスの提出を第
章
[]-[] メニュー■
[ 空メール送信先情報 ] メニュー
■
[ メールアドレス受入 ] メニュー
当メニューでは、従業員から空メールで提出されたメールアドレスを [ 利用者 情報登録 ] メニューに受け入れる際に、「氏名（フリガナ）」で判断しています。 事前に [ 利用者情報登録 ] メニューで「氏名（フリガナ）」が入力されている ことを確認しておいてください。!
注 意
※ [ メールアドレス出力 ] ページでは、収集したメールアドレスを別システムで利用したり、一度 Excel 等で チェックし、他の利用者情報とあわせて [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで 受け入れる際などに利用できます。 従業員または個人支払先の空メールアドレスおよび QR コードが表示されますので、社内サイトや 個人支払先への連絡等などで公開してください。 メールアドレスを コピーできます。 クリックすると、QR コードを ダウンロードできます。 左右の内容が正しいかを確認します。 メールアドレスを 変更した場合に 再発行できます。第
7
章
当サービスから個人番号提出者へメールを送信（返信）した際に、メールが 正しく届かない場合にご確認ください。メールが届かない場合
[ メール送信停止確認 ] メニュー [ メール受信確認 ]/[ 提出依頼通知 ]/[ 個人番号提出状況確認 ] メニュー①送信されていないメールアドレスがあるかを確認します。
＜メールアドレス収集の際の、空メールへの返信で発生している場合＞
［メール送信停止確認］メニューを表示します。
送信停止一覧に、メール アドレスが表示されて いるかを確認します。 表示されている場合は、［送信停止解除］ボタンをクリックします。＜［メール受信確認］/［提出依頼通知］/［個人番号提出状況確認］メニューで
発生している場合＞
各メニューを表示します。
※画面は［メール受信確認］メニューの場合 表示されている場合は、そのメールアドレスの アイコンをクリックします。 アイコンが 表示されている メールアドレス があるかを確認 します。②すでにメールアドレスが [ 利用者情報登録 ] メニュー（P. ２- ５）に登録済みの
場合は、そのメールアドレスが本当に正しいかを、念のため確認してください。
③以下の場合は、個人番号提出者のスマートフォンで、「
@obc-service.biz」から
のメールが受信できる設定になっているかをご確認ください。
・スマートフォンでメールを受信する場合 ・パソコンなどでメールを受信し、スマートフォンに自動転送設定している場合＜設定方法＞
○ NTT ドコモの場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html
○ au の場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html
○ソフトバンクモバイルの場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html
上記の手順書は、以下の弊社ホームページ「製品ツールダウンロード」サイトでも公開しています。 こちらもあわせてご利用ください。http://www.obcnet.jp/docdl/
④再度、メールが送信できるかを確認します。
＜メールアドレス収集の際の、空メールへの返信で発生している場合＞ 個人番号提出者に、再度、空メールを送信してもらってください。
＜［メール受信確認］/［提出依頼通知］/［個人番号提出状況確認］メニューで発生している場合＞ 各メニューで、再度、メールを送信してください。 本当に正しいかを再度確認します。
第 部
導入処理
２
序
章 導入の流れ
2-2
第
１
章 会社の情報を登録する
2-3
第
２
章 利用者を登録する
2-5
第
３
章 利用者を出力する
2-18
第
４
章 メニュー権限を設定する
2-20
第
５
章 電子証明書を発行・通知する
2-21
第
６
章 送信するメールのテンプレートを登録する 2-23
第
７
章 提出を依頼する
2-26
第２部は、
「個人番号関係事務実施者」または「個人番号
関係事務担当者」が行う作業です。
※ [ メール受信確認 ] メニューと [ 提出依頼通知 ] メニューは、 「個人番号確認担当者」も利用できます。ここでは、個人番号を収集する前の前準備を行います。 実際に運用を始める前に、導入の流れを確認しておきましょう。
導入の流れ
序
章
会社の情報を登録します。 従業員の扶養親族についても個人番号確認用の 添付書類を提出してもらうか、利用者のパスワ ードを自動生成させるかなどを設定します。会社の情報を登録する
利用者を登録する
提出依頼通知を送信する
当サービスで個人番号を収集・保管する利用者 （従業員や個人支払先）の ID やパスワード、メール アドレスなどの情報を登録します。 電子証明書の発行が完了したら、個人番号を 自身で登録する利用者へ、提出依頼通知メール を送信します。 提出依頼通知には、当サービスにログインする ために必要な情報が記載されています。 [ 会社情報登録 ] メニュー [ 利用者情報登録 ] メニュー [ 提出依頼通知 ] メニュー 2-3 ページ 参照 2-5 ページ 参照 利用者を登録したら、[ メール受信確認 ] メニュー で利用者へメールを送信し、登録されている メールアドレスが正しいかを確認します。 2-16 ページ 参照 2-26 ページ 参照電子証明書を発行する
（※管理者だ
け）
[ 電子証明書設定 ] メニュー メールの受信確認が完了したら、[ 電子証明書 設定 ] メニューで、他の管理者だけに電子証明書 を発行し、メールを送信します。 2-21 ページ 参照通知テンプレートを登録する
[ 通知テンプレート登録 ] メニューメールアドレスが正しいかを確認する
利用者へ送信するメールの文面を [ 通知テンプレ ート登録 ] メニューで、あらかじめ登録しておく ことができます。 [ メール受信確認 ] メニュー [ 空メール送信先情報 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー 2-23 ページ 参照 また、[ 空メール送信先情報 ] メニューや [ メール アドレス受入 ] メニューで、事前に利用者の メールアドレスを収集できます。 1-12 ページ 参照第
章
[ 会社情報登録 ] メニュー [ 会社情報登録 ] メニューを選択して、会社の情報を登録します。会社の情報を登録する
１
従業員等から個人番号を 提供された後に、管理者が、 個人番号および身元を確認 する回数を選択します。 ※より慎重に確認したい 場合は、「２回」を選択 します。2 名の個人番号 確認担当者で、二重に チェックできます。 ※本人確認は、[ 本人確認 ] メニューで行います。 従業員、配偶者、扶養親族、個人支払先から確認書類を 提出してもらう必要がある場合は、「提出あり」を選択します。 ※本人確認のためだけに、一度確認書類を収集し、本人確認後に 一括で削除することもできます。 ４-9 ページ 参照 管理者が当サービスを利用するには、電子証明書が必要です。 電子証明書を発行する際に使用する、貴社の会社名等を英語 （半角）で入力します。 ※あくまで任意の名称になります。 ２ー 21 ページの [ 電子証明書設定 ] メニューから発行した電子証明書を、 管理者が自身のコンピュータに取得した際に、正しい電子証明書なのかを 確認する場合は、この名称で確認できます。 ※運用途中で変更することもできます。 当サービスから、個人番号 提出者にメールを送信する 際の差出人名です。 ※必要に応じて変更して ください。利用者が当サービスにログインする際に利用するパスワードを、 自動生成して通知する場合は「する」を選択します。 ※ [ 提出依頼通知 ] メニューで、利用者に当サービスの提出依頼通知のメールを 送信する際に、パスワードが自動生成されて通知されます。 すでに決められたパスワードを設定したい場合は、「しない」を選択します。 「利用目的」を個人番号操作ログに記録する場合は、「する」を選択します。 ※「する」の場合は、[ 個人番号参照 ] メニュー または [ 個人番号出力 ] メニューで 個人番号利用する際に、「利用目的」の入力が必要になります。 『奉行 Edge 年末調整申告書クラウド』と統合してお使いの場合に表示されます。 チェックを付けると、従業員が当サービスに最初にログインしたタイミングで 以下の [ パスワード変更 ] 画面が表示され、パスワードを変更できます。 また、従業員の [ 個人番号提出 ] 画面に「パスワード変更」が表示されますので、 従業員が任意のタイミングでパスワードを変更できます。
第
章
[ 利用者情報登録 ] メニュー [ メール受信確認 ] メニュー 個人番号の提出者（従業員や個人支払先）、および当サービスを利用する 管理者の情報を登録します。利用者を登録する
２
[ 利用者情報登録 ] メニューを開きます。 個人番号や個人番号確認書類を提出してもらう前に、利用者の情報を事前に登録します。 利用者を１人ずつ登録します。 ２-6 ページ 参照「利用者」とは？
利用者とは、従業員や個人支払先などの個人番号提出者と、管理者を指します。 ※個人番号提出者のうち、当サービスではなく紙などで個人番号を提出される場合でも、当サービスで 個人番号を保管される場合は利用者として登録してください。 ※管理者が、委託業務などで自身の個人番号を保管しない場合でも、利用者として登録してください。 『奉行製品』と連携して利用する場合は、各『奉行製品』側で登録されている 従業員（社員）や個人支払先（受給者）の情報をもとに、利用者を登録できます。 ５- ４ページ 参照参 考
規定の形式（カンマ区切り）で作成した 利用者情報のファイルを受け入れます。 ２-13 ページ 参照●
利用者を登録する
[ 利用者情報登録 ] ページをクリックし、利用者を登録します。 利用者種類（「個人番号関係事務実施者」「個人番号関係事務担当者」「個人番号確認担当者」「個人番 号提出者（従業員）」「個人番号提出者（個人支払先）」）によって、登録内容が異なる箇所があります。 基本情報 2-7 ページ 参照 本人確認設定 2-8 ページ 参照 ※利用者種類が、「個人番号提出者 （従業員）」「個人番号提出者（個人 支払先）」の場合は、表示されません。 ※利用者種類が、「個人番号提出者 （個人支払先）」の場合は、表示 されません。 配偶者（特別）控除対象 または 健保の扶養となる配偶者情報 扶養親族情報 2-8 ページ 参照利用者の種類（役割）を選択します。 ○個人番号関係事務実施者 ：個人番号の利用事務全般を行う管理者 ○個人番号関係事務担当者 ：個人番号の利用事務の一部を行う担当者 ○個人番号確認担当者 ：個人番号の代理入力や本人確認を行う担当者 ○個人番号提出者（従業員） ：当サービスで個人番号を保管する従業員 ○個人番号提出者（個人支払先）：当サービスで個人番号を保管する個人支払先 ○未設定 ：『奉行 Edge 年末調整申告書クラウド』と統合して お使いの場合で、当サービス側では使用しない利用者
■
基本情報
利用者 ID は、任意の名称を設定します。 ※各利用者が当サービスにログインする際 の ID のため、重複しないように入力して ください。 メールアドレス収集機能 （ ）を 利用して、個人番号提出者の メールアドレスを収集する場合 は、「フリガナ」は必ず入力 してください。 １-12 ページ 参照 利用者の居住者区分（個人番号保管対象）、 当サービスにログインできるかを設定 します。退職予定がある場合などは、有効 期限に退職年月日を登録することで、退職 年月日より後は、当サービスにログイン できなくできます。 ※ロックアウト状態は、管理者の場合に表示され ます。間違ったパスワードを入力してロック アウト状態になってしまった際はここに チェックが付きますので、ロックアウト状態を 所属は、一意な名称で入力します。 2-9 ページ 参照 利用者種類によって、以下のチェック項目が表示されます。 ○「個人番号関係事務実施者」「個人番号関係事務担当者」 「個人番号確認担当者」の場合 委託業務等で、自身の個人番号を当サービスで保管しない場合に チェックを付けます。 ○「個人番号提出者（従業員）」「個人番号提出者（個人支払先）」の場合 当サービスを利用せず、書類などで個人番号を提出し、対面で本人確認 するなどの場合にチェックを付けます。利用者の情報を入力したら、［登録］ボタンをクリックします。 登録すると、[ 利用者情報一覧 ] ページに登録した利用者が表示されます。 配偶者以外の扶養親族が複数名いる 場合は、その人数を選択します。
■
本人確認設定
管理者が、誰の個人番号を確認するかを入力します。 本人確認する対象を、「従業員」「個人支払先」 「従業員・個人支払先」から選択します。 「個人番号を確認する所属を設定する」を選択した場合は、確認する所属を指定します。 複数の所属を確認する場合は、所属の間に「 , 」 ( 半角のカンマ ) を挿入します。 ※ここで設定した内容は、[ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 本人確認 ] メニューだけでなく、 [ 個人番号参照 ] メニューや [ 個人番号出力 ] メニューなどの個人番号を管理するすべての メニューで反映されます。 ※「個人番号を確認する所属を設定する」を選択した場合の入力方法は、2-10 ページ「本人確認 設定の「従業員に対する確認担当 所属」欄の入力方法」をご参照ください。■
配偶者（特別）控除対象 または 健保の扶養となる配偶者情報、扶養親族情報
個人番号を提出する配偶者（特別）控除対象または健保の扶養となる配偶者、扶養親族がいる 場合に入力します。 ※従業員が個人番号を提出する際に、配偶者や扶養親族を追加することはできません。扶養親族に変更が あり、個人番号を提出する扶養親族が増えている場合などは、あらかじめ、当メニューで追加します。【 所属の入力方法 】
所属を入力すると、[ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 本人確認 ] メニューなどで、所属名で 検索・絞り込みをする際に便利です。（ ） また、本人確認を分担して行う際に、所属名を指定して分担できます。（ ）■
営業部 - 第１課 - Ａグループ に所属する従業員の場合
＜入力例 ①＞
所 属＜入力例 ②＞
同じ部署名が存在しない場合は、以下のように省略して入力しても大丈夫です。 所 属 部署名の間を詰めて入力してもよいですが、見やすい ように間にスペースや「 - （ハイフン）」を入れて、 入力していただいても大丈夫です。 3-3 ページ 参照 営業部 第１課 Ａグループ Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ 次ページ 参照 コ コ 入力した所属に対して、 本人確認を行う担当者を 確認できます。【 本人確認設定の「従業員に対する確認担当 所属」欄の入力方法 】
複数の管理者で本人確認を分担する場合は、「従業員に対する確認担当 所属」欄に、どこの所属 の本人確認を担当するかを指定します。■
A 氏が「営業部 第１課」
、B 氏が「営業部 第２課」の従業員に対して
Ａ氏 従業員に対する 確認担当 所属 B 氏 従業員に対する 確認担当 所属 本人確認する所属が複数ある場合は、間に 「 , （半角のカンマ）」を入力します。 Ａ氏は「営業部 第１課」の本人確認担当ですが、「営業部 第１課」だけを 入力しても、正しく本人確認できません。 必ず「営業部 第１課 Ａグループ」と、各従業員の所属欄に登録されている 所属名称で入力してください。!
注 意
本人確認を担当する場合
営業部 第１課 Ａグループ Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ 本人確認する個人番号提出者に ついて一覧で確認できます。＜設定例１＞
人事部で分担して、１回だけ本人確認する場合（本人確認が１回の場合）。 Ａ氏（人事部 部長） 役割 個人番号関係事務実施者 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 Ｂ氏（人事部） 役割 「営業部 第１課」の個人番号確認担当者 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 営業部 第１課 Ａグループ 人事部 Ｂグループ 第２課 Ａグループ Ｂグループ Ａ氏 Ｂ氏 Ｃ氏 Ｄ氏 （B 氏が「営業部 第１課」、C 氏が「営業部 第２課」の 従業員に対して本人確認を担当） Ｄ氏（営業部 第１課 Ａグループ） 役割 個人番号を提出 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 ※所属欄に「Ａグループ」だけを入力すると、第１課と 第２課のどちらの「Ａグループ」なのか判断できない Ｃ氏（人事部） 役割 「営業部 第２課」の個人番号確認担当者 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属第
章
[]-[] メニュー＜設定例２＞
地方の店舗については、人事部とは別に各店舗の店長が、自身の店舗の従業員について 本人確認する場合（本人確認が２回の場合）。 Ｃ氏（横浜店 店長） 役割 横浜店の個人番号確認担当 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 Ａ氏（本社 人事部） 役割 個人番号関係実務実施者 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 Ｄ氏（横浜店 従業員） 役割 個人番号を提出 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 ※同じ店舗名が存在しないため、「横浜店」で判断 できるため、「横浜店」と入力します。 Ｂ氏（本社 人事部） 役割 関東店舗の個人番号確認担当 利用者種類 所属 従業員に対する 確認担当 所属 本社 Ｂ氏 Ａ氏 横浜店 埼玉店 千葉店 Ｄ氏 Ｃ氏 工場 人事部第
章
[]-[] メニュー ①「受入形式一覧表 .xlsx」を参考に、受け入れ できる項目や文字数などを確認します。●
規定の形式（カンマ区切り）で作成した
利用者情報のファイルを受け入れる
■
受け入れられるファイルの形式
当メニューで受け入れられるファイルは、「カンマ区切り」（拡張子が「.txt」または「.csv」) の ファイルです。■
受入方法
[ 利用者情報受入 ] ページで、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に利用者情報受入ファイルを作成し、 当サービスに受け入れます。 ②受け入れたい利用者のテンプレートファイルをダウンロードして、エクセルなどで開きます。 ③すでに登録済みで、今回は受け入れしない項目は 列ごと削除します。 ＜例＞所属が変動したため、最新の内容に更新したい場合④「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、受け入れる利用者情報を入力します。
すでに登録済みの利用者に対して、利用者情報データを受け入れる場合
※『奉行 Edge 年末調整申告書クラウド』と統合してお使いの場合は、すでに『奉行 Edge 年末調整申告書クラウド』側で登録されている利用者に対して、当サービスで利用者情報 データを受け入れる場合も、同様にご注意ください。 すでに登録済みの利用者に対して、登録内容の変更や追加などで利用者情報を受け 入れる場合は、受入ファイル内に空欄の項目があると、その項目は空欄のデータで 上書きされますので、ご注意ください。 ※空欄のデータに上書きしたくない場合は、すでに登録済みの内容と同じデータを今回の受入 ファイルにも入力するか、前ページの③のようにその項目を列ごと削除してください。また、その利用者の配偶者や扶養親族が扶養から外れるなどで、配偶者
や扶養親族の情報を受入時に一緒に削除したい場合は、受入ファイルの
配偶者または扶養親族の「氏名」を空欄にし、以下にチェックを付けて
受け入れます。
＜注＞配偶者または扶養親族を削除すると、登録されている 個人番号も削除されます。!
注 意
配偶者や扶養親族を削除する場合だけ、 受入ファイルでその配偶者または扶養 親族の「氏名」を空欄にして受け入れます。 ＜例＞「扶養親族１- 氏名」が空欄なので、 その扶養親族の情報は削除されます。 2 行目以降に利用者の情報を入力します。 ※１行目の項目名は、修正しないでください。重要 !!
⑥［参照 ...］ボタンをクリックし、 作成したファイルを指定します。 ⑦［受入開始］ボタンをクリック します。 以上で、利用者情報の受け入れが完了です。 『奉行製品』と連携して運用している場合に、当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューで利用者、またはその扶養家族を削除しても、『奉行製品』側に登録 されている社員またはその扶養家族、受給者などのデータは削除されません。
参 考
⑤ファイルを「CSV 形式」で保存します。 ※エクセルの場合は、保存時にファイルの種類で「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択します。 エクセルで作成して「ＣＳＶ形式」で保存すると、以下のメッセージが表示されます。 ［はい］ボタンをクリックして、利用者情報受入ファイルを保存します。●
メールアドレスが正しいかを確認する
[ メール受信確認 ] メニューで利用者へメールを送信して、正しくメールアドレスが登録されて いるかを確認します。 ※事前に [ 空メール送信先情報 ] メニュー（ で、空メールからメールアドレスを収集して いる個人番号提出者については、あらためてメール受信確認を行う必要はありません。 １-12 ページ参照）【メールを送信する前に、利用者が確認しておく内容】
以下の場合は、「@obc-service.biz
」 か ら の メールが受信できるように設定 されていないと、メールが正しく受信できない可能性があります。 ・スマートフォンでメールを受信する場合 ・パソコンなどでメールを受信し、スマートフォンに自動転送設定している場合 事前に以下の内容を、利用者に確認しておいてもらってください。 ＜設定方法＞ ○ NTT ドコモの場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html
○ au の場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html
○ソフトバンクモバイルの場合http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html
上記の手順書は、以下の弊社ホームページ「製品ツールダウンロード」サイト でも公開しています。こちらもあわせてご利用ください。http://www.obcnet.jp/docdl/
!
注 意
管理者 個人番号提出者一括で送信 個別で送信 管理者 ※ [ 通知テンプレート登録 ] メニューで、メール の文面をテンプレートとして事前に登録して おくことができます。 2-23 ページ 参照 利用者に、当サービスを利用するための手続き を依頼するメールが届きます。 ②クリックして送信します。 確認状況が「確認中」に変更されます。 ③リンクをクリックします。 ④上記の画面が表示されたら、完了です。 ①利用者に確認メールを送信します。 ⑤確認状況が「確認済」に変更されます。 以上でメールアドレスが正しく登録されて いるかの確認が完了です。 個人番号提出者 ※事前に P. ２-16 で紹介している注意や、携帯 電話会社ごとの設定手順書などを確認しておいて もらうと、メール受信確認をよりスムーズに 行えます。
●
作業の流れ
＜注意＞上記の流れで、②から③の間のメールが個人番号提出者に届かない場合は、P. １-15 を第
３
章
利用者を出力する
[ 利用者情報出力 ] メニュー 利用者情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します。 例えば、登録内容を確認する場合や、手入力で登録した利用者情報を修正して [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで受け入れる場合 などに利用します。 [ 利用者情報出力 ] メニューから、利用者情報ファイルをダウンロードして利用します。 利用者情報ファイルには、従業員や個人支払先の氏名、従業員番号、配偶者、扶養親族を含みます。 ※パスワードは出力しません。 利用者情報ファイルの対象を選択します。 出力した利用者情報ファイルを開くための、 パスワードを入力します。 利用者情報ファイルの作成が完了すると、 完了メールが送信されます。○ステップ３でダウンロードできる期限が表示されますので、それまでに ダウンロードしてください。 ○すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、その旨の メッセージが画面に表示され、自動的にステップ１に戻ります。 再度、利用者情報ファイルを作成してダウンロードしてください。
参 考
利用者情報ファイルを開くときは、ステップ２で 設定したパスワードを入力します。 上記で保存した Zip ファイルを展開します。 画面に ボタンが表示されますので、 クリックしてダウンロードします。 ダウンロードした利用者情報ファイルは、 「download_( 日付 )_( 時間 ).zip」という ファイル名で保存されます。 ※ をクリックし、［名前を付けて保存］を 選択して任意の場所に保存することもできます。第
章
「個人番号関係事務実施者」が、「個人番号関係事務担当者」に対して 利用できるメニューを設定します。 [ メニュー権限登録 ] メニュー４
メニュー権限を設定する
利用者を選択します。 利用者種類が「個人番号関係事務担当者」 として登録された利用者だけが表示されます。 メニューに対する権限をメニューごとに設定 します。 ※メニュー単位での設定になります。 ※以下の 4 つのメニューは、メニュー権限の有無に 関わらず利用できません。 「個人番号関係事務実施者」だけが利用できます。 ・[ メニュー権限登録 ] メニュー ・[ 電子証明書設定 ] メニュー ・[ ログ参照 ] メニュー ・[ ログ出力 ] メニュー 権限を設定したい利用者を クリックします。 利用させたいメニューに チェックを付けます。第
章
管理者が当サービスを利用するには、利用者ごとに「電子証明書」の ライセンス発行と取得が必要になります。 ※同じ管理者でも複数のコンピュータで当サービスを利用したい場合は、 利用するコンピュータごとに「電子証明書」が必要になります。 [ 電子証明書設定 ] メニュー５
電子証明書を発行・通知する
■
当サービスを利用する管理者が４名の場合は、
４名分の「電子証明書」が必要です。
■
同じ管理者でも、
複数のコンピュータで当サービスを利用する場合は、さらに
利用するコンピュータ分の「電子証明書」が必要です。
■
『奉行製品』と連携して利用する場合は、
当サービスと連携操作を行う『奉行製品』
がセットアップされているコンピュータにも「電子証明書」が必要です。
個人番号関係 事務実施者 A 氏 個人番号関係 事務担当者 B 氏 個人番号確認 担当者 C 氏 個人番号確認 担当者 D 氏 当サービスを最初に起動した A 氏は、すでに電子証明書は発行・取得済みなので、 当メニューで残りの B 氏、C 氏、D 氏の分の電子証明書を発行し、各自のコンピュータに 取得してもらうように通知します。 個人番号関係 事務実施者 A 氏 A 氏が別のコンピュータでも当サービスを利用する場合は、今のコンピュータとは別に、 もう１つのコンピュータ用の電子証明書を発行し、使用するコンピュータに取得します。 当サービスと、社員情報の利用者連携や個人番号の利用作業を行う『奉行製品』のコンピュータ にも電子証明書が必要です。 『奉行製品』① [ 電子証明書設定 ] メニューで 電子証明書のライセンスを発行します。 発行する利用者を選択して、[ 発行 ] ボタンをクリックします。 ※すでに発行済みの利用者に対しても、 複数のコンピュータで利用させる目的で 選択できます。 ②発行した利用者を再度選択して、[ 電子 証明書通知 ] ボタンをクリックします。 電子証明書を通知する前に、あらかじめ [ メール受信確認 ] メニューで、 管理者に対しても、メールアドレスの確認を済ませておいてください。
