第 部
業務処理 - 個人番号の管理
４
第 １ 章 個人番号を一括で受け入れる 4-2
第 1 章
[ 個人番号受入 ] メニュー■ 受け入れられるファイルの形式
受け入れられるファイルは、「カンマ区切り」（拡張子が「.txt」または「.csv」) のファイルです。
■ 受入方法
[ 個人番号受入 ] メニューで、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に個人番号受入ファイルを作成し、
当サービスに受け入れます。
個人番号を一括で受け入れる
規定の形式（カンマ区切り）で作成した個人番号のファイルを受け入れます。
①「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、受け入れ られる項目や文字数などを確認します。
②受け入れたい個人番号のテンプレートファイルをダウンロード します。
注意 あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください。
第 章
[]-[] メニューここでは、
③ダウンロードしたテンプレートファイルを Excel などで開き、「受入形式一覧 .xlsx」を参考に、
受け入れる個人番号を入力します。
１行目は修正しません。
2 行目以降に、個人番号などの情報を入力します。
※受け入れる必要がない項目は、何も入力せず、空欄のままにします。
④ファイルを「CSV 形式」で保存します。
※エクセルの場合は、保存時にファイルの種類で「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択します。
エクセルで作成して、「ＣＳＶ形式」で保存すると、以下のメッセージが表示されます。
［はい］ボタンをクリックして、個人番号受入ファイルを保存します。
第 章
[]-[] メニューここでは、
⑤［参照 ...］ボタンをクリックし、
作成したファイルを指定します。
⑥［受入開始］ボタンをクリック します。
以上で、個人番号の受け入れが完了です。
確認書類も同様に受け入れできます。
あらかじめ、以下のように命名規則にしたがって確認書類のファイル名を設定 しておきます。
※１ 従業員番号です。利用者 ID ではありません のでご注意ください。
※ ２ ※ ４ 「_」半角のアンダーバーです。
※ ３「本人」「配偶」「扶 01」「扶 02」…
扶養者については、番号を間違えないよう にご注意ください。
※ ５ 個人番号確認書類が「０」、身元確認書類が 「１」以降です。
※ ６ 「jpeg」「jpg」「png」「gif」のいずれかです。
参 考
※1 ※２ ※３ ※４ ※５ ※６
1 0 0 0 0 0 _ 本 人 _ 0 . j p g
第 章
[ 個人番号参照 ] メニュー 各種手続きに個人番号を記載する場合などに、登録されている個人番号を 参照します。個人番号を参照する
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[ 個人番号参照 ] メニューから個人番号を参照します。
※ [ 本人確認 ] メニューで確認が済んでいない提出者（または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない 提出者）の個人番号は参照できません。
添付ファイルがある場合は、
クリックして確認できます。
セキュリティを重視し、はじめは
「*」マークで隠してあります。
チェックを付けた対象者の個人番号 だけが表示されます。
＜ [ 会社情報登録 ] メニューの「利用目的の記録」が「する」になっている場合＞
個人番号を参照したい従業員、家族にチェックを付けると、利用目的を入力する画面が 表示されます。利用目的を入力すると、個人番号が参照できます。
※入力した「利用目的」は、[ ログ参照 ] メニュー または [ ログ出力 ] メニューで確認できます。
第 章
[ 個人番号出力 ] メニュー 個人番号情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します。例えば、別システムなどへ個人番号をファイル連動する場合などに利用します。
個人番号を出力する
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[ 個人番号出力 ] メニューから、個人番号情報ファイルをダウンロードして利用します。
個人番号情報ファイルには、従業員や個人支払先の氏名、個人番号、確認書類（画像ファイル）など が含まれます。
※ [ 利用者情報登録 ] メニューの「本人確認設定」で、確認対象に指定している利用者の個人番号情報ファイルが ダウンロードできます。
※ [ 本人確認 ] メニューで確認が完了していない（または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない）個人番号は、
ダウンロードできません。
番号確認書類や身元確認書類などの添付ファイルを 含めてダウンロードするかを選択します。
出力した個人番号情報ファイルを開くための、
パスワードを入力します。
個人番号情報ファイルの作成が完了すると、
完了メールが送信されます。
[ 会社情報登録 ] メニューの「利用目的の記録」
が「する」になっている場合は、「利用目的」
を必ず入力してください。
※入力した「利用目的」は、[ ログ参照 ] メニュー または [ ログ出力 ] メニューで確認できます。
画面に ボタンが表示されますので、
クリックしてダウンロードします。
第 章
[]-[] メニューここでは、
上記で保存した Zip ファイルを展開します。
個人番号情報ファイルや添付ファイルを開くときは、
ステップ２で設定したパスワードを入力します。
添付ファイルをダウンロードした場合は、
「Images」フォルダから確認できます。
※出力される画像ファイルの命名規則は、受け入れの際と 同様ですので、 の参考をご確認ください。４- ４ページ ダウンロードした個人番号情報ファイルは、
「download_( 日付 )_( 時間 ).zip」という ファイル名で保存されます。
※ をクリックし、［名前を付けて保存］を選択して 任意の場所に保存することもできます。
※ステップ３でダウンロードできる期限が表示されます ので、それまでにダウンロードしてください。
※すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は、
その旨のメッセージが画面に表示され、自動的に ステップ１に戻ります。再度、個人番号情報ファイル を作成してダウンロードしてください。
上記で作成された個人番号 一覧ファイルを開きます。
Microsoft Excel で開くと、個人番号の一部が「○ E+11」という形式で表示されます。
この状態で編集・保存すると、不正なデータとなるため、Microsoft Excel で「セルの 書式設定」を変更してから保存する必要があります。
以下の手順をご確認ください。
※出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は、以下の手順は必要ありません。
＜個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法＞
http://www.obcnet.jp/mynumber/FAQ/index01.html
第 章
離婚した場合や扶養から外れた場合に、配偶者控除対象、配偶者特別控除対象 または健康保険の扶養となる配偶者情報、扶養親族情報を「過去配偶者情報」
「過去扶養親族情報」として個人番号を保管することができます。
[ 利用者情報登録 ] メニュー
扶養から外れた配偶者・
扶養親族の個人番号を保管する
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離婚した場合や扶養から外れた場合に、[ 利用者情報登録 ] メニューで、配偶者控除対象、配偶者特別 控除対象または健康保険の扶養となる配偶者情報、扶養親族情報から、「過去配偶者情報」「過去扶養 親族情報」に移動させます。
「過去配偶者情報に移動する」
「過去扶養親族情報に移動する」に チェックを付けて [ 登録 ] ボタン をクリックします。
○過去の配偶者、扶養親族として個人番号を保管しない場合は、「配偶者を削除する」
「扶養親族を削除する」にチェックを付けて登録してください。
○『奉行製品』と連携して運用している場合は、『奉行製品』の [ 社員情報登録 ] メニューで、配偶者を選択して [ 配偶者削除 ]（[F ７] キー）または扶養親族を 選択して [ 行削除 ]（[F ７] キー）を押して削除してください。
当サービスの配偶者が「過去配偶者情報」に、扶養親族が 「過去扶養親族情報」
に移動されます。
!
注 意
第 章
[ 個人番号削除 ] メニュー 不要になった個人番号を削除します。従業員が退職したり、扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった 場合や、確認書類を本人確認のためだけに収集し、当サービスでは保管しない 場合などに使用します。
不要になった個人番号を
削除する
５
○一度削除した個人番号は、もとに戻せません。
○退職社員の個人番号であっても、提出書類の再提出などで利用する場合がある ため、一定期間保管した後に削除することをおすすめします。
!
注 意
退職社員や扶養から外れた家族の個人番号を、[ 個人番号削除 ] メニューの [ 個人番号削除 ] ページ で削除します。
○あくまで個人番号と確認書類の削除です。[ 利用者情報登録 ] メニューからは、
本人や扶養家族は削除されません。利用者情報からも削除したい場合は、
[ 利用者情報登録 ] メニューで別途、削除してください。
○『奉行製品』と連携して運用している場合で、『奉行製品』側で個人番号を 「保管していない」場合は、『奉行製品』側でも個人番号が利用できなくなります ので、ご注意ください。
!
注 意
複数の従業員を一度に選択 できません。
複数の従業員の個人番号を 削除したい場合は、１名ずつ 選択して削除してください。
一括でチェックを付けたい場合は、
一番上のチェックを付けます。
５- ３ページ 参照
ここでは、
● 確認書類を一括で削除する
本人確認のためだけに収集した確認書類（番号確認書類、身元確認書類）の画像について、本人確認 後は当サービスで保管しておきたくない場合に、[ 確認書類一括削除 ] ページで一括で削除できます。
第 章
認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログの 4 つのログを 参照できます。また、ファイルに出力することもできます。
[ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー
個人番号に関する
ログを参照・出力する
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[ ログ参照 ] メニューから、認証ログ、操作ログ、個人番号操作ログ、メール送信ログを参照できます。
認証ログ いつ誰が、当サービスにログインしたのかを確認できます。
操作ログ いつ誰が、どのメニューで、誰に対して操作を行ったのかを確認 できます。
個人番号操作ログ いつ誰が、誰の個人番号データに対して、どのような操作を 行ったのかを確認できます。
メール送信ログ いつ誰が、どの利用者に対して、何のメールを送信したのかを 確認できます。
確認したいログを選択します。
単独のキーワードを入力します。