● 運用の流れ
当サービスを運用するにあたって、運用の流れ（個人番号の収集から本人確認）
や共通の操作方法を説明します。
序 章 はじめに
パソコンやスマートフォンなどで 当サービスから 個人番号を提出してもらう場合
書類などで
個人番号を提出してもらう場合
従業員が個人番号を提出する
管理者
個人番号を代理で入力する [ 個人番号代理入力 ] メニュー 個人番号提出者
[ 個人番号提出 ] 画面 従業員が個人番号を入力する
管理者
[ 本人確認 ] メニュー 本人かを確認する 従業員の提出状況を確認する
[ 個人番号提出状況確認 ] メニュー 個人番号提出者
第 章
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● 共通の操作方法
当サービスで、処理したい従業員を検索する際の操作方法を説明します。
検索キーワードに処理したい従業員の「利用者 ID」「従業員番号」「氏名」「所属」などを入力し、
［検索］ボタンをクリックします。
また、検索キーワードを組み合わせて、絞り込みができます。
複数の検索キーワードを使って絞り込む場合は、キーワードの間にスペースを入れて入力します。
第 章
[]-[] メニューここでは、
＜所属から検索する例＞
■ 「個人番号関係事務実施者」が、
「第１課」のすべてのグループの従業員を検索したい場合
検索キーワードに「第１課」と入力して、［検索］ボタンをクリックします。
■ 「営業部 第１課」の個人番号確認担当者が、
第１課の中から「A グループ」の従業員を検索したい場合
検索キーワードに「第１課 A グループ」と入力して、［検索］ボタンをクリックします。
営業部 第１課
第２課
「個人番号関係事務実施者」が、
「第１課」のすべてのグループの 従業員を検索したい場合 A グループ
B グループ
A グループ B グループ
C グループ 「営業部 第１課」の個人番号 確認担当者が、第１課の中から
「A グループ」の従業員を検索 したい場合
第 章
[ 個人番号提出 ] メニュー [ 個人番号提出状況確認 ] メニュー 従業員から個人番号を収集します。従業員の提出状況を確認できます。
従業員が個人番号を提出する
１
● 従業員が個人番号を提出する
従業員や個人支払先が当サービスにログインすると、[ 個人番号提出 ] メニューが開きますので、
必要な情報を入力して個人番号を提出します。
［提出］ボタンをクリックして提出した後は、従業員は登録した情報を 修正することはできません。
誤りがあった場合は、個人番号確認担当者が [ 本人確認 ] メニューから 差戻して、従業員に修正してもらいます。
参 考
番号確認書類、身元確認書類などの 画像ファイルを、［画像添付］ボタン から選択して添付します。
※「jpeg」「jpg」「png」「gif」の 形式の画像ファイルを指定できます。
※ PDF は添付できませんので、ご注意 ください。
［ログアウト］ボタンをクリックしたら、
従業員側の作業は完了です。
※作業が完了すると、個人番号を提出した従業員に、
あらためて提出が完了した旨のメールが届きます。
入力が完了したら、[ 次へ ] ボタンをクリックします。
内容を確認し、[ 提出 ] ボタンをクリックします。
第 章
[]-[] メニューここでは、
● 従業員の個人番号の提出状況を確認する
[ 個人番号提出状況確認 ] メニューから従業員の個人番号の提出状況を確認できます。
個人番号がまだ提出されていない従業員には、メールで提出を促すことができます。
①提出状況が「未提出」の従業員に、メールで 提出を促します。
③個人番号提出者にメールが届きます。
一括で送信
個別で送信
②必要に応じて文章を修正し、
クリックして送信します。
個人番号提出者
リンクをクリックし、
当サービスにログインします。
管理者
提出者には、提出者用の利用ガイドや詳細説明動画が用意されています。
提出者用のログイン画面などから参照できます。管理者が事前に確認 したい場合は、管理者用ログイン画面または製品ツールダウンロード
（http://www.obcnet.jp/docdl/）からも確認できます。
⑤提出状況が「提出済」に変更されます。
[ 本人確認 ] アイコンをクリックすると、
そのまま [ 本人確認 ] メニューへ進めます。
３- ９ページ 参照
④個人番号を提出します。
＜注意＞
②から③の間のメールが個人番号提出者に 届かない場合は、P. １-15 をご参照ください。
第 章
[]-[] メニューここでは、
第 章 個人番号を代理入力する
2
[ 個人番号代理入力 ] メニュー従業員の個人番号を代理で入力します。
スマートフォンやコンピュータがない提出者が、郵送や対面などで提出した 個人番号を、代理で入力します。
対面や郵送など、個人番号が書類で提出されてきた場合などに、[ 個人番号代理入力 ] メニューから代理で個人番号を登録します。
「本人確認情報」には、対面などで 従業員の本人確認を担当した確認者と 確認日付を入力します。
代理入力する従業員の ボタンをクリックします。
注意
あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください。チェックを付けると、[ 個人番号提出 ] メニューまたは [ 個人番号代理入力 ] メニューで、
個人番号提出確認が「個人番号を提出しない」で提出した利用者も表示されます。
※配偶者の個人番号の提出を省略した後に、「扶養控除等（異動）申告書」や「配偶者控除等申告書」に 記載する配偶者、または健康保険の被保険者に該当する配偶者であることがわかった場合は、チェック を付けて配偶者の個人番号を入力します。
第 章
[]-[] メニューここでは、
画面を下にスクロールすると、以下の画面が表示されます。
個人番号を入力し、番号確認書類、身元確認書類などの画像ファイルを添付して
［登録］ボタンをクリックします。
番号確認書類、身元確認書類などの 画像ファイルを、［画像添付］ボタン から選択して添付します。
※「jpeg」「jpg」「png」「gif」の 形式の画像ファイルを指定できます。
※ PDF は添付できませんので、ご注意 ください。
チェックを付けると、画像 の添付を省略できます。
添付した画像ファイルの 向きを調整したい場合は、
ボタンをクリックすると、
左へ 90 度回転します。
参 考
第 章
[ 本人確認 ] メニュー 管理者が、提出された利用者の個人番号に対して、本人かを確認します。本人かを確認する
３
[ 本人確認 ] メニューで、番号確認書類をもとに番号が正しいかを確認します。
また、身元確認書類をもとに番号の持ち主が正しいかを確認します。
※登録内容に不備があった場合は、［差戻］ボタンから差戻します。
同時に、従業員に差戻メールを送信します。
確認して問題がなければ、
チェックを付けて登録します。
個人番号が一致しているかを 確認します。
配偶者控除対象者、配偶者特別控除対象者 または健康保険の扶養となる配偶者、
および扶養親族の個人番号が入力されて いるかを確認します。
※確認書類が提出されている場合（画像が表示 されている場合）は、確認書類と一致して いるかを確認します。
氏名が一致しているかを 確認します。
第 章
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＜２名の個人番号確認担当者で本人確認する場合＞
○前準備
[ 会社情報登録 ] メニューで、本人確認設定を「２回」に設定します。
○作業の流れ
１. 横浜店の従業員が個人番号を提出する ２. 横浜店の店長が本人確認する（１回目）
確認状況は「確認済」になります。
人事部は、各店舗の店長が本人 確認した後に、各店舗の従業員 に対して本人確認する。
横浜店
埼玉店 本社
人事部
「横浜店」の店長は、「横浜店」
の従業員に対して本人確認する。
第 章
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３. 人事部が本人確認する（２回目）
すでに「横浜店」の店長が１回目 の本人確認を済ませている従業員 だけを表示させたい場合は、
チェックを付けます。
「確認者 1」に、１回目に本人確認した
「横浜店」の店長の氏名が表示されます。
確認状況は「確認済」になります。
本人確認が完了すると、個人番号と 添付ファイルが非表示になります。
「確認者 2」に、２回目に本人確認 した人事部の確認担当者の氏名が 表示されます。