Version 08-03/CL
操作説明書 本部編
株式会社 日立システムズ
●商標類
・Microsoft は，米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です。 ・Windows は，米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です。 ・Windows Server は，米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の商標です。 ・Microsoft SQL Server は，米国 Microsoft Corp. の商品名称です。
・Active Directory は，米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です。 ・Microsoft Internet Explorer は，米国 Microsoft Corp. の商品名称です。
・Windows Internet Explorer は，米国 Microsoft Corp. の商品名称です。 ・Microsoft Excel は，米国 Microsoft Corp. の商品名称です。
・Java は、Oracle Corporation 及びその子会社、関連会社の米国及びその他の国における登録商標で す。
・Apache、Tomcat は，Apache Software Foundation の商標または登録商標です。
・その他、記載されている会社名、製品名等は、該当する各社の商標または登録商標です。 ●著作権
改訂履歴
版番号 改訂箇所 内容 改訂日
目次
１ 報告書集計システムとは...5 ２ 初回設定作業...6 ２．１ ユーザアカウント制御の無効化...7 ２．２ セキュリティゾーンの設定...9 ２．３ 証明書のインストール...12 ２．４ ActiveX のインストール...13 ３ ログイン...17 ３．１ ログイン...17 ３．２ 複数部署・役職選択...19 ３．３ トップメニュー...20 ３．４ パスワード変更...22 ４ 提出依頼...23 ４．１ 報告書の作成...23 ４．２ 作業の開始...35 ４．３ 提出状況の確認...36 ４．４ 作業状況の確認...44 ４．５ 作業の停止...46 ４．６ 作業の再開...48 ４．７ 報告書の繰越...49 ４．８ 報告書の削除...58 ４．９ 報告書の修正...59 ４．１０ 自動報告依頼機能を利用した報告書の作成...61 ４．１１ 自動報告依頼機能を利用した報告書の修正...66 ５ 報告書の提出...68 ５．１ はじめに...68 ５．２ 作業の開始...70 ５．３ 一時保存...73 ５．４ 上長承認依頼・上長からの差戻し...75 ５．５ 依頼元に提出...80 ５．６ 依頼元からの差戻し...83 ５．７ 補足事項...84 ６ グループの作成...90 ６．１ グループ作成...90 ６．２ グループ修正・削除...91 ７ 提出依頼履歴...92 ７．１ 作業状況の確認...92 ７．２ 提出された報告ファイルのダウンロード...93８．１ 作業状況の確認...95 ８．２ 提出を行なった報告ファイルのダウンロード...96 ９ その他...98 ９．１ タイムアウトについて...98 本手順書の記号説明 ..重要な機能や注意事項について説明しています。 ...参考になる機能について説明しています。
１
報告書集計システムとは
報告書集計システムは本部から各支店に報告書の提出依頼を行い、各支店から提出された報告書を、集 計する機能を提供します。 (図 1-1) ※この他、報告書集計システムでは支店へ配布のみ実施し、提出はしないファイルを配布することもで きます。本
部
１．事前作業 ①報告ファイルの作成 ②報告書新規登録支
店
２．報告書作成 ①報告書の着信確認 ②報告書作成 ３．集計作業 ①報告内容の確認 ②集計作業 報告書の提出依頼 報告書の提出２
初回設定作業
本作業はそのPC で初めて報告書集計システムを使用する場合に実施する作業です。2 回目以降は実施す る必要はありません。PC（一部設定はユーザ）毎に設定が必要です。 初期設定一覧 ○：必須 △：要確認 Windows 機能 区分 概要 7 8, 8.1 備考 ユーザアカウント制御 の無効化 ○ OS の設定で変更可。PC 単位で実施。 ActiveX の インストール ○ ○ システム初回起動時にセットアップされる。 PC 単位で実施。 Windows 集計ツールの インストール ○ ○ インストーラによるセットアップを実施する。 PC 単位で実施。詳細は別紙「集計ツールセットアップ ガイド」を参照。 ポップアップブロック の許可されたサイトへ の追加 ○ ○ Google ツールバーなどを利用されている場合は、 あわせて確認が必要。ユーザ単位で実施。 信頼済みサイトへの 追加 △ △ セキュリティレベルが高く、JavaScript などの動作に 支障がある場合は、追加が必要。ユーザ単位で実施。 「ファイルのダウンロ ード時に自動的にダイ アログを表示」の有効 化 △ IE8 の場合のみ必要(IE9 以降は必要なし)。 ユーザ単位で実施。 本部 (依頼 側) IE 互換表示設定への追加 ○ ○ IE10、IE11 の場合のみ必須。ユーザ単位で実施。 ・・・ Windows の設定のため、PC 毎に Administrators 権限で初期設定作業が必要です。 ・・・ Internet Explorer の設定はユーザ毎に保存されるため、ユーザ毎に初期設定作業が 必要です。 ※OS 標準設定から個別に変更している場合など、環境によっては上記以外の対応が必要となる場合がありま す。 本章では、対応が必要な一部の内容について、手順を示します。記載されていない手順はOS や Internet Explorer の手順書を参照してください。２．１ ユーザアカウント制御の無効化 ※本手順はWindows7 で設定が必要です。 ※PC 毎に設定する必要があります。 Windows 7 で報告書集計システムを利用するためには、追加で以下の設定を行ないます。 ①Administrators の権限を持つユーザで PC にログオンして下さい。 コントロールパネルから「ユーザーアカウントと家族のための安全設定」をクリックします。 (図 2-1-1) ②「ユーザーアカウント」をクリックします。 (図 2-1-2) ③「ユーザーアカウント制御設定の変更」をクリックします。 (図 2-1-3)
①
②
③
④確認画面が表示されたら「はい」をクリックします(表示されない場合もあります)。 (図 2-1-4) ⑤スライドのつまみが一番下になっているか確認してください。一番下になっていない場合は、一番下 にして「OK」ボタンをクリックしてください。 (図 2-1-5) ⑥確認画面が表示されたら「はい」をクリックし、Windows を再起動します。 (図 2-1-6)
④
一番下にする２．２ セキュリティゾーンの設定 ※本手順はInternet Explorer 8 で設定が必要です。 ※PC のユーザー毎に設定する必要があります。 ファイルのダウンロードを行うと(図 2-2-1)のメッセージが表示され、ダウンロードができない場合があ ります。（Internet Explorer のダウンロードブロック機能により、警告メッセージが表示されます。） 警告メッセージを表示されないようにする場合は、セキュリティゾーンの設定を変更する必要がありま す。 (図 2-2-1) ＜セキュリティゾーンの設定を変更せずにダウンロードする場合＞ セキュリティゾーンの設定を変更せずにファイルのダウンロードをする場合は、(図 2-2-2)の上部のメッ セージ部分をクリックし、表示されたメニューから「ファイルのダウンロード」をクリックして下さい。 (図 2-2-3)の「ファイルのダウンロード」ダイアログが表示されます。 (図 2-2-2)
インターネットエクスプローラを終了した場合、ダウンロードブロック機能の警告メッセージは、次回 操作時も表示されます。表示されないようにするためには、インターネットエクスプローラの設定変更 が必要です。 ＜セキュリティゾーンの設定を変更する場合＞ 設定を変更する場合は、以下の手順でセキュリティゾーンを確認し、設定を変更して下さい。 （1）報告書集計システムの画面を表示し、ステータスバーに表示されているセキュリティゾーンを確認 します。 （例：イントラネット、ローカルイントラネット、信頼済みサイト、インターネット） (図 2-2-4) 【備考】 セキュリティゾーンを確認は、報告書集計システムの画面を表示した状態で確認してください。
（2）インターネットエクスプローラを起動して下さい。 ①メニューの「ツール」から「インターネットオプション」をクリックして下さい。 (図 2-2-6)のインターネットオプション画面が表示されます。 (図 2-2-5) ②「セキュリティ」タブの対応するゾーンをクリックして下さい。 （（１）で報告書集計システム画面を表示した際のセキュリティゾーンをクリックします） ③「レベルのカスタマイズ」をクリックして下さい。 (図 2-2-6)
①
②
③
④「ファイルのダウンロード時に自動的にダイアログを表示」を「有効」に設定して下さい。 ⑤「OK」をクリックして下さい。 (図 2-2-7) ⑥確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックして下さい。 (図 2-2-8) ⑦インターネットオプション画面に戻ります。「適用」をクリックして下さい。 ⑧「OK」をクリックして下さい。 (図 2-2-9) ２．３ 証明書のインストール クラウド環境では本機能は対象外となります。
④
⑤
⑥
⑧
⑦
２．４ ActiveX のインストール （1）PC にログインして下さい。 （2）インターネットエクスプローラを起動して下さい。 （3）アドレスバーに下記のアドレスを半角英数字で入力し、「Enter」キーを押下して下さい。 http://利用申込み時にご案内したURL (例) http://XXXXX.report-connection.com/hitachisystems84XX/ （4）「ようこそ」ページが表示されます。画面の右上に、日本語表記と英語表記を切り替えて利用でき るリンクが表示されます。日本語（Japanese）を選択した場合、日本語表記となり、English を選 択した場合、英語表記となります。「ようこそ」ページから、「報告書を依頼する方はこちら」をク リックします。 (図 2-4-1) （5）ActiveX のインストールを行います。 環境により、表示される画面が異なる場合があります。 < Internet Explorer 8 の場合> ①下記のメッセージが表示された場合は、「OK」をクリックして下さい。 (図 2-4-2) ②画面上部にバーが表示された場合は、バー上で右クリックをして下さい。 (図 2-4-3)
③「このコンピュータ上のすべてのユーザーにこのアドオンをインストールする」を選択してください。 (図 2-4-4) ④下記のメッセージが表示された場合は、「再試行」をクリックして下さい。 (図 2-4-5) ⑤下記のメッセージが表示された場合は、「インストールする」をクリックしてください。 (図 2-4-6) ⑥下記のログイン画面が表示されましたら、ActiveX のインストール終わりです。 インターネットエクスプローラを終了して下さい。 (図 2-4-7)
< Internet Explorer 9、10、11 の場合> ①下記のメッセージが表示された場合は、「OK」をクリックして下さい。 (図 2-4-8) ②下記のメッセージが表示された場合は、「インストール」をクリックして下さい。 (図 2-4-9) ③下記のメッセージが表示された場合は、「再試行」をクリックして下さい。 (図 2-4-10) ④下記のメッセージが表示された場合は、「はい」をクリックして下さい。 (図 2-4-11)
⑤下記のログイン画面が表示されましたら、ActiveX のインストール終わりです。 インターネットエクスプローラを終了して下さい。 (図 2-4-12) 【備考】 下記のメッセージが表示されている場合は、初回設定作業が終了していません。 インターネットエクスプローラを終了して、項番（2）から再度行って下さい。 (図 2-4-13)
ActiveX のインストールにはインストール権限(Administrators)をもつアカウントで Windows にログ インする必要があります。
３
ログイン
３．１ ログイン 本システムを起動すると「ようこそ」ページが表示されます。画面の右上に、日本語表記と英語表記を 切り替えて利用できるリンクが表示されます。日本語（Japanese）を選択した場合、日本語表記となり、 English を選択した場合、英語表記となります。 「ようこそ」ページから、「報告書を依頼する方はこちら」をクリックして下さい。ログイン画面(図 3-1-3) が表示されます。 (図 3-1-1) オプション機能である言語切替機能を利用している場合は、ログイン画面の右上に、日本語表記と英語 表記を切り替えて利用できるリンクが表示されます(図 3-1-2)。 この機能はシステムの設定により、リンクが表示されている場合のみ、利用することができます。 (図 3-1-2) 【備考】 言語切替機能は、オプション機能となります。ご利用いただくためには、ライセンス登録が必要です。 言語切替機能は、以下の仕様で日本語・英語表記が切り替わります。言語切替機能を利用できない場 合、ログイン画面の言語切替のリンクは非表示となっています。 ・ログイン画面において、日本語（Japanese）を選択した場合、日本語表記となり、English を選択し た場合、英語表記となります。デフォルトで表示される画面は OS の言語設定により異なります（日本 語OS→日本語表記、英語 OS→英語表記）。・報告書集計システムの画面から集計ツールを起動した場合、報告書集計システムが日本語表記の場合 は集計ツールが日本語表記で起動し、英語表記の場合は集計ツールが英語表記で起動します。 ・集計ツールをショートカット等から直接起動した場合、デフォルト表示は前回の言語表記の設定が引 き継がれます。ファイル選択画面において、日本語（Japanese）を選択した場合、日本語表記となり、 English を選択した場合、英語表記となります。 （1）ログイン ID、パスワードを入力し、「LOGIN」をクリックして下さい。 ログインが成功すると、ログインユーザが複数部署・役職を兼任している時、(図 3-2-1)の複数部署・ 役職選択画面が表示されます。 ログインユーザが単一部署・役職の時、(図 3-3-1)のトップメニューが表示されます。 (図 3-1-3) 【備考】 下記のメッセージ(図 3-1-4)がログイン画面の左上に表示されている場合は、ログイン先が間違ってい る可能性があります。不明の場合は、担当者に確認してください。 (図 3-1-4)
３．２ 複数部署・役職選択 ログインユーザが複数部署または複数の役職を兼任している場合、複数部署・役職選択画面が表示され ます。 （1）ログインする部署の選択を行います。 ①ログインする部署・役職を部署・役職リストから選択して下さい。 ②「選択」をクリックして下さい。 (図 3-3-1)のトップメニューが表示されます。 (図 3-2-1)
②
①
３．３ トップメニュー ログインが正常に行なわれると、メニューとログイン情報が表示されます。 （1）作業を行うメニューをクリックして下さい。 (図 3-3-1) ① 報告書の提出依頼 「４ 提出依頼」を参照して下さい。 ② 報告書の提出 「５ 報告書の提出」を参照して下さい。 ③ グループ作成 「６ グループの作成」を参照して下さい。 ④ 提出依頼履歴 「７ 提出依頼履歴」を参照して下さい。 ⑤ 提出履歴 「８ 提出履歴」を参照して下さい。 ログイン情報
①
②
③
④
⑤
⑥
⑥ 速報リスト カウントされる件数の条件 ・・・ Ａ～Ｈの期限間近件数 ・・・ Ａ～Ｈの期限切れ件数 ・・・ Ａ～Ｈの新着件数 ・・・ Ａの件数 ・・・ Ｄ,Ｈの件数 ・・・ Ｂ,Ｃの件数 ・・・ Ｅの件数 ・・・ Ｆ,Ｇの件数 (図 3-3-2) 【備考】 各機能のメニューをクリック後、画面左側にサイドメニューが表示されます。 サイドメニューをクリックすると(図 3-3-1)のトップメニュー画面と同様に各機能のメニューが起動さ れます。 (図 3-3-3) 状態一覧 Ａ 未着手 Ｂ 作業中 Ｃ 一時保存 Ｄ 差戻（上長） Ｅ 承認依頼中（上長） Ｆ 作業中（上長） Ｇ 一時保存（上長） Ｈ 差戻 Ｉ 提出済 Ｊ 開封
３．４ パスワード変更 お使いのパスワードは、定期的に変更を行って下さい。 （1）「パスワードの変更はこちらから」をクリックして下さい (図 3-4-2)のパスワード変更画面が表示されます。 (図 3-4-1) （2）パスワードの変更を行います。 ①ログインID、古いパスワード、新しいパスワード、新しいパスワード(確認用)を入力して下さい。 ②「登録」をクリックして下さい。 パスワード変更を行います。成功すると、ログイン画面が表示されます。 (図 3-4-2) 【備考】 128 文字以下の半角英数字／半角記号（英字は大文字、小文字を区別する）で設定してください。 半角カナと一部記号「&、<、>、’、”」はご利用いただけません。
②
①
４
提出依頼
報告書の提出依頼、報告書の提出状況、作業状況の確認を行います。 ４．１ 報告書の作成 報告書の作成を行います。 （1）報告書作成画面を起動します。 ①報告書作成の場合は、「報告書を作成」をクリックして下さい。 報告書作成画面が表示されます。 (図 4-1-1) （2）報告書概要 ①報告書名を指定して下さい。 ②報告パターンでは、報告要求の有無を指定して下さい。 (図 4-1-2) 【備考】 提出を依頼するファイルと、提出する必要のないファイルを同時に送る場合は、「報告要求あり」を選 択してください（例：提出を依頼するファイルと、入力方法の記述されたファイルを同時に送る場合）。 報告を求めないファイルのみ送る場合は、「報告要求なし」を選択してください。 特定の OS でしか表示できない文字を機種依存文字と言います。文字化けする場合がありますので、 報告書名、ファイル名等に記号の[]<>,'"& ()、機種依存文字、半角カタカナは使用しないでください。 機種依存文字（例）①
②
①
（3）提出依頼先 ※お使いの環境によって、提出依頼先の画面が異なります。組織階層の利用有無については、システム 管理者へご確認ください。 【組織階層なしの場合】 ①提出依頼先検索画面を開きます。「(4) 提出依頼先の検索」を参照して下さい。 ②部署の種類（部署、本部、支店）を選択すると、該当する部署のみが選択候補リストへ表示されます。 ③選択、解除ボタンにて、選択候補リストと選択済みリスト間で、アイテムを移動します。 提出依頼先として指定したい部署を、選択済みリストへ追加します。 >>：全選択（選択候補リストに表示された全部署を、選択済みリストへ移動する） >：選択（選択候補リストで選択された部署を、選択済みリストへ移動する） <：解除（選択済みリストで選択された部署を、選択候補リストへ移動する） <<：全解除（選択済みリストに表示された全部署を、選択候補リストへ移動する） CLR：初期状態へ戻す。 ④作成済のグループ情報から選択することも可能です。グループの作成については「６ グループの作 成」を参照してください。 (図 4-1-3)
②
①
③
④
【組織階層ありの場合】 ①提出依頼先検索画面を開きます。「(4) 提出依頼先の検索」を参照して下さい。 ②階層の種類（会社、部店、ユーザ等）を選択すると、該当する階層のみが選択候補リストへ表示され ます。 ③選択、解除ボタンにて、選択候補リストと選択済みリスト間で、アイテムを移動します。 提出依頼先として指定したい部署を、選択済みリストへ追加します。 >>：全選択（選択候補リストに表示された全組織・ユーザを、選択済みリストへ移動する） >：選択（選択候補リストで選択された組織・ユーザを、選択済みリストへ移動する） <：解除（選択済みリストで選択された組織・ユーザを、選択候補リストへ移動する） <<：全解除（選択済みリストに表示された全組織・ユーザを、選択候補リストへ移動する） CLR：初期状態へ戻す。 ④「下位の組織にも閲覧を許可する」にチェックを付けると、選択した組織の下位組織に所属するユー ザも提出が可能となります。 ⑤作成済のグループ情報から選択することも可能です。グループの作成については「６ グループの作 成」を参照してください。 (図 4-1-4) 【備考】 ユーザが所属していない上位組織等を依頼先に選択すると、どのユーザも提出ができない状態となり ます。そのため、ユーザが所属していない上位組織等を依頼先とする場合は、「下位の組織にも閲覧を許 可する」にチェックを付け、下位組織のユーザが提出できるようにしてください。 依頼先にユーザを選択した場合、上長承認依頼は使用出来ません。 また、選択したユーザに提出・閲覧権限がない場合、どのユーザも提出ができない状態となります。 そのため、ユーザを選択した場合は、（5）提出者／閲覧者制限で該当するユーザの役職にチェックを付 けて下さい（すべて選択されることを推奨します）。
②
③
⑤
④
①
（4）提出依頼先の検索 ※お使いの環境によって、提出依頼先検索の画面が異なります。組織階層の利用有無については、シス テム管理者へご確認ください。 ①選択候補リストから検索する組織を選択します。 【組織階層なしの場合】 【組織階層ありの場合】 (図 4-1-5) (図 4-1-6) ②名前の入力／選択へ検索する名前を入力します。 ③検索ボタンをクリックします。 【組織階層なしの場合】 【組織階層ありの場合】 （例：名前が「東京」「で始まる」「に一致する」 「を含む」部署が検索されます。） （例：名前が「東京」「で始まる」「に一致する」 「を含む」部署またはユーザーが検索されます。） (図 4-1-7) ④検索結果が表示されます。 (図 4-1-8)
①
①
②
③
④
⑤追加する提出依頼先をチェックします。 ⑥OK ボタンをクリックします。 ⑦チェックした提出依頼先が選択済みリストへ追加されます。 (図 4-1-9) 【備考】 「OK」ボタンをクリックすると、検索画面の表示は変化しませんが、「選択済み」リストに追加され ています。続けて検索を行う場合は、①～⑦の手順を繰り返します。追加が完了した場合は、「閉じる」 ボタンをクリックしてください。 「全て選択」にチェックすると、全ての提出依頼先にチェックが付きます。チェックを解除すると、 全ての提出依頼先のチェックが解除されます。 (図 4-1-10) 既に「選択済み」リストに登録されている提出依頼先の一覧に追加して、表示されます。既に「選択 済み」リストに検索結果と同じものが登録されている場合は、リストの内容に変更はありません。 選択候補により、検索する対象が異なります。 【部署を検索する場合】 部署コード or 部署名で検索をします。 【ユーザを検索する場合】 ユーザ名 or 部署名で検索をします。 (図 4-1-11) (図 4-1-12)
⑤
⑥
⑦
（5）提出者／閲覧者制限 ①提出者制限・・・依頼元に提出を
許可する
役職にチェックを付けて下さい。提出権限がない場合、上 長承認依頼を行ない、提出権限のある役職のユーザに提出を行なって頂く必要があります。 ②閲覧者制限・・・閲覧を許可する
役職にチェックを付けて下さい。閲覧権限がない場合、一覧画面に 表示されません。閲覧権限があるユーザは報告ファイルの参照、編集が可能となります。 (図 4-1-13) 【備考】 提出者制限でチェックを付けた役職は、閲覧者制限でもチェックを付ける必要があります。 通常は、提出者制限を選択すると、閲覧者制限も同時に選択されます。 提出者制限、閲覧者制限ともに、少なくとも１つのチェックボックスにはチェックを行なう必要があ ります。①
②
（6）作業期間・報告サイクル ①作業期間を指定して下さい。 ②報告サイクル、自動繰越の有無（自動報告依頼機能）を指定して下さい（備考参照）。 ＜自動報告依頼機能を利用していない場合＞ ＜自動報告依頼機能を利用している場合(オプション機能)＞ (図 4-1-14) 【備考】 システムの設定によって、下記のとおり、作業期間・報告サイクルの動作が異なります。自動報告依 頼機能(オプション機能)の利用有無については、システム管理者へご確認ください。通常は無効の状態と なっています。自動報告依頼機能を利用した報告書の作成については、「４．１０ 自動報告依頼機能を 利用した報告書の作成」を参照してください。 ＜自動報告依頼機能を利用していない場合＞ ・ 作業期間・報告サイクルを設定しても、自動的に作業は開始・終了されません（支店への依頼を開始・ 終了させるには、後述する「４．２ 作業の開始」・「４．５ 作業の停止」の作業が必要です）。 ・ 自動的に報告依頼はされません(繰越したい場合は、「４．７ 報告書の繰越」作業により、手動で繰 越させる必要があります)。 ＜自動報告依頼機能を利用している場合(オプション機能)＞ ・ 作業期間・報告サイクル・自動繰越を指定することで、定期的に報告依頼がされるように設定できま す。 ・ 自動繰越の報告書に限らず、全ての作成済の報告書について、作業開始日を迎えた場合、自動的に「作 業が開始」(依頼)されます。ただし、作業終了日(提出期限)を過ぎても、自動的に作業は終了されま せん。支店への依頼を終了させるには「４．５ 作業の停止」が必要です。 ・ 自動繰越にチェックすることで、定期的に報告依頼がされます。詳しくは「４．１０ 自動報告依頼 機能を利用した報告書の作成」を参照してください。
①
②
①
②
(図 4-1-14)で設定された作業期間・報告サイクルは以下の用途に使用されます。 ・ 「作業終了日」は支店の報告書の一覧画面に表示されます。一覧画面は作業終了日順に表示され、 作業終了日が近くなると、赤色の太字で表示されます。 ・ 「報告サイクル」は支店の報告書の一覧画面に表示されます。 (図 4-1-15) ・ 報告サイクルを設定した場合、手動での業務の繰越時に、報告サイクルにあわせて作業期間が設定 されます。詳細は、「４．７ 業務の繰越」を参照してください。自動報告依頼機能を利用している 場合は、報告依頼の周期が設定されます。 作業期間の日付をクリックすると、下記のカレンダが表示されます。 カレンダより日付を選択して下さい。 [<<] ・・・ 前月を選択 [o] ・・・ 今月を選択 [>>] ・・・ 次月を選択 [c] ・・・ クリア (図 4-1-16) 作業終了日 （提出期限）
（7）報告ファイル定義 Ⅰ．報告ファイルの追加 ①「追加」をクリックして下さい。 ②「参照」をクリックして下さい。 (図 4-1-18)のファイルを開くダイアログが表示されます。 (図 4-1-17) ③ファイルを選択して「開く」をクリックして下さい。 (図 4-1-18) ④「参照」の左側にファイル名が表示されます。「OK」をクリックして下さい。 ファイルがアップロードされます。報告ファイルのサイズが大きい場合は、しばらくお待ち下さい。 (図 4-1-20)に追加した報告ファイルが報告ファイル一覧に追加されます。 追加時にエラーメッセージが表示された場合は、選択している場所が正しいか確認してください。 「キャンセル」でファイル選択前の状態に戻ります。
②
③
①
【備考】 提出依頼先毎に別ファイルを送る機能については、「４．７ 報告書の繰越」を参照して下さい。 ⑤提出を依頼するファイルの場合は、「報告要求」にチェックを付けて下さい。 報告パターン(図 4-1-2)を「報告要求なし」に選択した場合は、チェックボックスは表示されません。 (図 4-1-20) 【備考】 報告パターンを「報告要求あり」に選択した場合であっても、提出する必要のないファイルを同時に 送付することが可能です（例：提出を依頼するファイルと、入力方法について記述されたファイルを同 時に送る場合など）。ただし、少なくとも１つの報告ファイルには「報告要求」のチェックを付ける必要 があります。 複数のファイルを追加する場合、同じファイル名のファイルは追加できません。 ファイル名に2 つ以上のピリオドを付けないようにしてください（ブラウザのバージョンにより、ダ ウンロード時のファイル名に不要な任意の数字が付加される事例があります）。 特定の OS でしか表示できない文字を機種依存文字と言います。文字化けする場合がありますので、 報告書名、ファイル名等に記号の[]<>,'"& ()、機種依存文字、半角カタカナは使用しないでください。 機種依存文字（例） zip 形式などのファイルは利用できません。 Ⅱ．報告ファイルの削除 ①報告ファイル一覧より削除する報告ファイルの「選択」を選択して下さい。 ②「削除」をクリックして下さい。 (図 4-1-21)
⑤
①
②
Ⅲ．集計ツールの起動 ①集計ツールの起動を行います。 報告書作成画面の「集計ツールを起動」をクリックして下さい。 「Ⅰ．報告ファイルの追加」で既に報告ファイルを追加した場合は、報告ファイルが集計ツールと同 時に開かれます。「Ⅰ．報告ファイルの追加」で報告ファイルを登録していない場合は、集計ツールの ファイルの指定画面が表示されます。 (図 4-1-22) 【備考】 集計ツールの操作は、「集計ツール操作説明書」を参照してください。 「Ⅰ．報告ファイルの追加」で既に報告ファイルを追加した場合で、「集計ツールを起動」から集計の 設定を行った場合、「Ⅱ．報告ファイルの削除」を実施した後、再度、「Ⅰ．報告ファイルの追加」によ り、報告ファイルの選択を実施するようにしてください（アップロードされたファイルを更新する必要 があるため）。 （8）報告書作成の確認 ①集計ツールにおける設定が完了し、全ての入力が完了しましたら、報告書作成画面の「OK」をクリッ クして下さい。(図 4-1-24)の報告書作成確認画面が表示されます。 (図 4-1-23) ②内容を確認して「登録」をクリック して下さい。 (図 4-1-25)の確認メッセージが表示されます。
①
②
①
【備考】 タイムアウトについて 報告書集計システムにはタイムアウト機能があります。報告書の作成画面を表示させた状態でしばらく 経過すると、「報告書作成(確認)」画面の代わりに、タイムアウト画面が表示される場合がございます。 その場合は、報告書を再度作成頂く必要があります（集計ツール上で実施した操作については、再度実 施する必要はありません）。 タイムアウトについて、詳細は「９．１ タイムアウトについて」を参照してください。 ③「OK」をクリックして下さい。 報告書の登録処理が行なわれます。 (図 4-1-25) ④作成した報告書は、報告書一覧画面に表示されます。 (図 4-1-26) 【備考】 この状態では、提出依頼先の一覧にはまだ表示されていないため、各支店では作業を行うことができ ません。すぐに配布を行うには「４．２ 作業の開始」の作業を行います。なお、自動報告依頼機能を 利用している環境では、作業開始日に自動的に配布されますが、作業開始日前でも「４．２ 作業の開 始」の作業を行い、すぐに配布することは可能です。 作成を行なった報告書の設定は変更することができます。「４．９ 報告書の修正」を参照してくださ い。
③
④
４．２ 作業の開始 提出依頼を行い、各支店で作業が行える状態にします。 自動報告依頼機能を利用している場合は、「作業開始日」を迎えると自動的に依頼が開始されますが、作 業開始日を迎えない状態で、この操作により、事前に依頼を開始させておくことも可能です。 （1）作業の開始を行います。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「作業を開始」をクリックして下さい。(図 4-2-2)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-2-1) ③「OK」をクリックして下さい。 (図 4-2-3)の画面で作業を開始した報告書の状態が「依頼中」、作業開始日が今日の日付で表示されます。 (図 4-2-2) (図 4-2-3) 【備考】 システムの設定によっては、「作業を開始」時に依頼先にメールが送付されます(オプション機能)。メ ールの送付先やメールの内容はシステムの管理者により設定されています。組織階層を利用している場 合、依頼先に下位組織を含める機能がありますが、下位組織にはメールが送付されませんので、ご注意 ください。
①
②
③
４．３ 提出状況の確認 報告書を配布後、提出状況画面より、以下の作業が行なえます。 ・依頼元への提出状況を把握する ・提出された報告書を依頼先へ差戻す ・依頼先へ報告書を再送する ・集計を行う （1）提出状況画面を起動します。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「提出状況」をクリックして下さい。 (図 4-3-2)の提出状況(ファイル一覧)画面が表示されます。 (図 4-3-1) （２）依頼元への提出状況の把握をします。 選択した報告書の報告ファイル一覧が表示されます。 ①提出状況(ファイル一覧)画面から報告ファイルを選択して下さい。 ②「提出状況を表示」をクリックして下さい。 (図 4-3-3)の提出状況画面が表示されます。 (図 4-3-2) 【備考】 報告ファイルが1 ファイルの時、報告ファイル一覧画面は表示されず、直接(図 4-3-3)の提出状況画面 が表示されます。
①
②
①
②
選択した報告書の、各提出依頼先の提出状況が表示されます。 (図 4-3-3) Ⅰ．提出された報告ファイルの確認 ①提出状況画面から依頼先のリンクをクリックして下さい。(図 4-3-5)のダウンロード確認メッセージが 表示されます。 (図 4-3-4) ②「OK」をクリックして下さい。(図 4-3-6)のファイルのダウンロードダイアログが表示されます。 (図 4-3-5) ③「ファイル開く」をクリックして下さい。 (図 4-3-6)
①
②
③
Ⅱ．提出された報告ファイルの差戻し ①提出状況画面から依頼先を選択して下さい。（複数チェック可） ②「ファイルを差戻し」をクリックして下さい。 (図 4-3-8)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-3-7) ③「OK」をクリックして下さい。 選択した依頼先の差戻し処理を行います。 (図 4-3-8) 【備考】 差戻し処理後、提出状況画面の状態が変更されます。 (図 4-3-9)
①
②
③
Ⅲ．報告ファイルの再送 一時保存されたファイルや未提出、提出済ファイルを各依頼先へ再送を行うことができます。例えば、 状態が「作業中」であるが、作業していたPC が故障した場合など、その PC で作業が継続できなくなり、 他の作業で作業を継続したい場合などに実施します。（状態のリセット機能になります） ①提出状況画面から依頼先を選択して下さい。（複数チェック不可） ②「ファイルを再送」をクリックして下さい。 (図 4-3-11)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-3-10) ③「OK」をクリックして下さい。 選択した依頼先の再送処理を行います。 (図 4-3-11) 【備考】 再送とは、現在の状態に関わらず、状態をリセットする機能です。再送処理後、提出状況画面の状態 が「未着手」に変更されます。 (図 4-3-12) 再送時に配布されるファイルは、報告書の作成時に配布したファイルではありません。 一時保存や上長承認依頼、提出を行った場合、サーバ側のファイルが更新されており、最後に更新され たファイルが配布されます。
②
①
③
Ⅳ．報告ファイルの集計処理 集計を行なう場合には以下の操作を行ないます。いつでも集計を行なうことが可能です（全ての依頼先 から報告書が提出されている必要はありません）。 【備考】 集計を行う前に報告書の提出依頼（報告書一覧）画面で集計を行う報告書の「４．５ 作業を停止」 をすることを推奨します。「作業を停止」しないと、いつでも提出できてしまうため、意図しないタイミ ングで報告書を更新されることがあります。集計後に、再度、報告書を提出できる状態に戻したい場合 は、「４．６ 作業を再開」してください。 ①提出状況(ファイル一覧)画面から「集計」をクリックして下さい。 (図 4-3-14)の提出状況画面が開きます。 (図 4-3-13) ②「ダウンロード」をクリックします。 (図 4-3-15)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-3-14)
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③「OK」をクリックして下さい。 (図 4-3-16)のファイルのダウンロードダイアログが表示されます。 (図 4-3-15) ④「▼」ボタンから「名前を付けて保存」を選択後、任意の場所へ保存してください。 (図 4-3-16) 【備考】 保存時のファイルの種類は、圧縮（zip 形式）フォルダです。変更しないで下さい。 ⑤「×」をクリックします。 (図 4-3-17) ⑥提出状況画面の「集計ツール」をクリックして下さい。 (図 4-3-19)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-3-18)
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⑦「OK」をクリックして下さい。 (図 4-3-20)のファイルを開くダイアログが表示されます。 (図 4-3-19) ⑧“④”で保存した zip ファイルを選択して下さい。他のファイルを選択しないように注意してください。 ⑨「開く」をクリックして下さい。 (図 4-3-21)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-3-20) ⑩「OK」をクリックして下さい。 (図 4-3-21) ⑪集計ツールが起動し、自動的に報告ファイルが開かれます。 集計ツールの操作は「集計ツール操作説明書」を参照してください。 【備考】 必ずダウンロードしたzip ファイルを選択するようにして下さい。 ファイルと同じフォルダに zip ファイルの内容（提出されたファイル）が展開されます（同じファイ ル名がある場合は上書きされます）。
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Ⅴ．督促メールの送付 システムのオプション機能である、メール機能をご利用の場合のみ、未提出の部署に対し、督促メール を送付する「督促メール送信」ボタンが追加して表示されます。 (図 4-3-22) ①全ての未提出の部署またはユーザに対し、督促メールを送付する場合は未選択としてください。 報告書の修正で追加した依頼先のみに督促メールを送付する場合や個別に送付先を指定する場合は、 依頼先を選択して下さい。（複数チェック可） ②「督促メール送信」をクリックして下さい。(図 4-3-23)の確認ダイアログが表示されます。 (図 4-3-23) ③「OK」をクリックします。 (図 4-3-24) ②未提出の部署またはユーザに対し、提出依頼のメールが送付されます。 【備考】 選択しなかった場合には、全ての依頼先を対象として、未提出の部署に対し、督促メールが送付され ます。 選択した場合でも、提出済みの依頼先に対しては、督促メールは送付されません。 報告不要の報告書については、督促メールは送付されません。 1 つの報告書に対し、複数の報告ファイルを配布した依頼のとき、依頼先を選択しない場合は、画面 の表示内容に関わらず、1 ファイル目、2 ファイル目のどちらか一方でも未提出の依頼先に、1 通の督促 メールが送付されます。依頼先を選択した場合には、表示されている提出状況により未提出の選択した 依頼先に、１通の督促メールが送付されます。 メールの送付先やメールの内容はシステムの管理者により、設定されています。 組織階層を利用している場合、依頼先に下位組織を含める機能がありますが、下位組織には督促メー ルが送付されませんので、ご注意ください。 画面表示後に、依頼先が提出等を行い状態が変更された場合には、変更後の状態を元に督促メールの
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４．４ 作業状況の確認 報告書の作業状況(作業ログ)の確認を行うことができます。 （1）作業状況画面を起動します。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「作業状況」をクリックして下さい。 (図 4-4-2)の作業状況(提出依頼先一覧)画面が表示されます。 (図 4-4-1) （２）作業状況の確認を行います。 選択した報告書の各依頼先の作業状況が表示されます。 ①作業状況(提出依頼先一覧)画面から依頼先を選択して下さい。 ②「作業状況を表示」をクリックして下さい。 (図 4-4-3)の作業状況画面が表示されます。 (図 4-4-2)
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選択した報告書の作業状況が表示されます。左側に表示されるラジオボタンを選択することで、詳細画 面を切り替えることができます。
４．５ 作業の停止 報告書の作業停止を行います。 作業の停止を行うと、依頼先では入力作業などが行えない状態になります。 ・依頼先・・・「報告書の提出」画面の一覧には表示されない状態。 ・依頼元・・・「報告書の提出依頼」画面の一覧で状態が「作業停止」で表示される状態。 報告ファイルの集計処理の前に行います。 【備考】 集計を行う前に「作業を停止」しないと、いつでも提出できてしまうため、意図しないタイミングで 報告書を更新されることがあります。 集計後に、再度、報告書を提出できる状態に戻したい場合は、「４．６ 作業を再開」してください。 （1）作業の停止を行います。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「作業を停止」をクリックして下さい。 (図 4-5-2)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-5-1) ③「OK」をクリックして下さい。 選択した報告書の作業停止処理を行います。 (図 4-5-3)の画面で作業を停止した報告書の状態が「作業停止」、作業終了日が今日の日付で表示されま す。 (図 4-5-2) (図 4-5-3)
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【備考】
誤って作業の停止を行った場合は、「４．６ 作業の再開」を行って下さい。 作業を再開しなおすことが出来ます。
システムの設定によっては、「作業の停止」時に依頼先にメールが送付されます(オプション機能)。メ ールの送付先等の条件は「４．２ 作業の開始」と同じ条件です。
４．６ 作業の再開 報告書の作業再開を行います。 作業の再開を行うと、各支店、本部内部署で作業が行える状態になります。 （1）作業の再開を行います。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「作業を再開」をクリックして下さい。 (図 4-6-2)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-6-1) ③「OK」をクリックして下さい。 選択した報告書の作業再開処理を行います。 (図 4-6-3)の画面で作業を再開した報告書の状態が「依頼中」、作業終了日が空白で表示されます。 (図 4-6-2) (図 4-6-3) 【備考】 システムの設定によっては、「作業の再開」時に依頼先にメールが送付されます(オプション機能)。メ ールの送付先等の条件は「４．２ 作業の開始」と同じ条件です。
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４．７ 報告書の繰越 作成した報告書に対して、手動で報告書の繰越を行うことができます。 定期報告(週次、月次など)が設定されている場合、期間の繰越処理を行います。 （1）報告書繰越画面を起動します。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して、「報告書を繰越」をクリックして下さい。 (図 4-7-1) （2）報告書概要 ①必要に応じて報告書名を変更して下さい。 (図 4-7-2) 【備考】 定義済の報告書名が引き継がれて表示されています。報告書名を変更しない場合、繰越前の報告書名 と同じとなり、一覧に表示されると区別しにくくなりますので、なるべく変更するようにしてください。 (なお、繰越前の報告書名と同じであっても登録は可能です) （3）作業期間・報告サイクル ①必要に応じて作業期間を変更して下さい。 ②必要に応じて報告サイクル、自動繰越を変更して下さい。 システムのオプション機能である、自動報告依頼機能をご利用の場合のみ、自動繰越のチェックボック スが表示されます。 (図 4-7-3)
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【備考】 作業期間は、報告サイクル分加算されます。 例えば、繰越を行いたい報告書の作業期間が、「2015/09/01」～「2015/09/20」であり、報告サイクル が「月次」であった場合は、業務繰越画面を表示すると「2015/10/01」～「2015/10/20」に変更され て表示されます。設定される日付は、選択して修正が可能です。 自動繰越にチェックすると、報告サイクルに従って定期的に報告依頼がされます。 システムの設定によって、自動的に繰越される場合と繰越されない場合があります。必要に応じて、チ ェックを付けてください。 （4）報告ファイルの設定 ①報告ファイルを選択して下さい。 (図 4-7-4) 【備考】 繰越元のファイルは自動選択されませんので、必ず報告ファイルの登録が必要です。 報告ファイル定義の詳細は、「４．１ 報告書の作成（7）報告ファイル定義」を参照して下さい。 繰越元の報告書に登録されていた報告ファイルのファイル名を確認する場合は、報告ファイル一覧の 「確認」をクリックして下さい。 (図 4-7-5) 【報告ファイルをダウンロードする場合】 利用していた報告ファイルが手元にない場合は、以下の手順によりファイルを繰越元の報告書で利用し ていた報告ファイルをダウンロードして利用できます。 ①報告書の作成（入力）画面から「ダウンロード」をクリックして下さい。 (図 4-7-6)
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②「OK」をクリックして下さい。 (図 4-7-8)のファイルのダウンロードダイアログが表示されます。 (図 4-7-7) ③「▼」ボタンから「名前を付けて保存」を選択後、任意の場所へ保存してください。 (図 4-7-8) 【備考】 ダウンロード先(任意)を指定して下さい。 繰越元の報告書の集計が完了していない場合、同じフォルダにダウンロードすると集計結果が異なって くる場合がありますので、別フォルダにダウンロードしてください。 （なお、この時にダウンロードされるファイルはシステムの仕様により、zip 形式となります。） 繰越元の報告書の報告ファイル定義で「提出依頼先毎に分かれたファイルを送る」を選択している場 合、全てのファイルをダウンロードしません。依頼先毎のファイルがダウンロード先のフォルダにない 場合は、別途コピーをして配置してください。 ④手順“③”で保存した zip ファイルを解凍し、繰越元の報告書で利用していた報告ファイルを任意の フォルダにコピーして下さい。 (図 4-7-9)
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⑤報告書の作成（入力）画面の報告ファイル一覧に、手順“④”で準備した報告ファイルを指定して下 さい。
(図 4-7-10)
【依頼先毎に異なるファイルを送りたい場合】 依頼先毎に異なるファイルが用意されており(図 4-7-12)、適切なファイルを各依頼先に配布したい場合 は、以下の手順で行ないます。 (図 4-7-12) 【備考】 ファイル名に部署コードの付加されていないファイル((図 4-7-12)における「売上実績見通し.xls」)は、 依頼先には送付されませんが、報告書の作成時に必要となりますので、必ず用意してください。 依頼先に送るファイルは「部署コード-報告ファイル名」のファイル名にする必要があります。部署コ ードの部署桁数に注意してください(部署桁数に満たない部署コードは前ゼロが必要です)。 (例：「01010-報告ファイル.xls」) 同じ報告書（業務）で、「同じファイルを送る設定」と「提出依頼先毎に分かれたファイルを送る」設 定を混在することはできません。設定を変更すると登録を行った報告ファイルの一覧がリセットされま す。いずれかの設定となりますので、注意してください。 複数のファイルを追加する場合、部署コードの付加されていないファイルが同じファイル名のファイ ルは追加できません。 ①報告ファイルのオプションで、「提出依頼先毎に分かれたファイルを送る」を選択して下さい。 (図 4-7-13)
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部署コード01010 の部署 に配布されるファイル 依頼先毎に送るファイル 報告ファイル②「追加」をクリックして下さい。 (図 4-7-14) ③[OK]をクリックして下さい。 (図 4-7-15) ④ファイルを選択して「開く」をクリックして下さい。先頭に部署が付加されたファイル のうち、どれか一つを選択してください。(例：「01010-報告ファイル.xls」) (図 4-7-16) ⑤提出依頼先の自動選択の確認メッセージが表示されます。 (図 4-7-17)
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Ⅰ．「OK」ボタンをクリックした場合 選択したファイルから提出依頼先を自動選択します。 (図 4-7-18) 【備考】 「OK」ボタンをクリックすると提出依頼先がクリアされますのでご注意下さい。 提出依頼先が見つからなかった場合は以下のメッセージが表示されます。 部署コードの部署桁数に注意してください(部署桁数に満たない部署コードは前ゼロが必要です)。 (図 4-7-19) Ⅱ．「キャンセル」ボタンをクリックした場合 同一フォルダに存在する部署コード付きのファイルと、提出依頼先で設定されている部署が一致する かのチェックが行われます。部署の相違があった場合は、(図 4-7-20)のエラーメッセージが表示されま す。(提出依頼先として選択されている部署の「部署コード-報告ファイル名」のファイルが存在しない場 合など)部署の相違がない場合は、(図 4-7-18)で追加した報告ファイルが報告ファイル一覧に追加されま す。
⑥「OK」をクリックして下さい。 (図 4-7-21) ⑦報告ファイル画面の報告ファイル一覧から「参照」をクリックして下さい。 (図 4-7-23)のファイルの選択ダイアログが表示されます。 (図 4-7-22) ⑧同じフォルダに報告ファイル名のzip ファイルが作成されていますので選択して下さい。 他のファイルを誤って選択しないように注意してください。 ⑨「開く」をクリックして下さい。 (図 4-7-23)
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⑩「参照」の左側にファイル名が表示されます。「OK」をクリックして下さい。ファイルがアップロー ドされます。サイズが大きい場合は、しばらくお待ちください。 (図 4-7-23)で追加した zip ファイルが報告ファイル一覧に追加されます。 (図 4-7-24) ⑪提出を依頼する場合は、「報告要求」にチェックを付けて下さい。 (図 4-7-25)
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４．８ 報告書の削除 作成した報告書に対して、報告書の削除を行います。 報告書の削除を行うと依頼元、依頼先部署共に一覧画面に表示されなくなります。 （1）報告書の削除を行います。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「報告書を削除」をクリックして下さい。 (図 4-8-2)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-8-1) ③「OK」をクリックして下さい。 選択した報告書の削除処理を行います。 (図 4-8-2) ④一覧から報告書が削除されます。 (図 4-8-3) 【備考】 報告書の削除を行うと、戻すことはできません。削除を行う場合は、注意して下さい。 システムの設定によっては、報告書の削除時に依頼先にメールが送付されます(オプション機能)。メー ルの送付先等の条件は「４．２ 作業の開始」と同じ条件です。
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４．９ 報告書の修正 作成した報告書に対して、報告書の修正を行うことができます。ただし、作業開始後は修正できる項目 に制限があります。詳細は【備考】を参照してください。 ※自動報告依頼機能により作成された報告書の修正は、「４．１１ 自動報告依頼機能を利用した報告書 の修正」を参照してください。 （1）報告書修正画面を起動します。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「報告書を修正」をクリックして下さい。報告書修正画面が表示されます。 (図 4-9-1) （2）修正を行なう報告書の設定が入力された状態で、報告書の修正画面が表示されます。入力方法につ いては作成画面と同様です。「４．１ 報告書作成」を参照して下さい。 (図 4-9-2)
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【備考】 依頼が実施された後に報告書の修正を行った場合、変更できる項目が制限されます。 ・追加のみ変更可能な項目 提出依頼先 ・制限付き変更可能な項目 作業終了(提出期限) ・・・ 入力されている日付以降に変更可能 報告ファイル指定 ・・・ 修正前に利用していた報告ファイルと同じ名前の報告ファイル 報告書の修正を実施する場合は、必ず報告ファイルの再登録が必要です。 作業開始前の場合は、報告書の修正で登録を実施したファイルで更新されます。 作業開始後の場合は、報告書の作成時と同じファイルを選択するように注意してください。提出依頼先 のファイルの更新はされませんが、集計の定義を実施したファイル（頭に部署コードが付加されていな いファイル）が更新されます。なお、提出依頼先を追加した場合のみ、報告書の修正で選択をしたファ イルで送付されます。 作業開始後の場合、報告ファイルの指定で、修正前の報告書で利用していた報告ファイルと別の名前 の報告ファイルを指定すると登録前に以下のようなエラーメッセージが表示されます。 修正前と同じファイル名の報告ファイルを指定してください。 (図 4-9-3) 報告書の再登録のために、登録されている報告ファイルを確認する場合は、報告ファイル一覧の「確 認」をクリックして下さい。 (図 4-9-4) 誤った設定で報告書を作成して作業を開始した場合など、制限された項目の修正を行なわなければな らない場合は、報告書の繰越機能などを利用して、正しい設定で報告書を再登録する必要があります。 その後、元の報告書を削除します。
４．１０ 自動報告依頼機能を利用した報告書の作成 システムの設定によっては、定期的に依頼される報告書を作成する機能（自動報告依頼機能）を利用す ることができます。自動報告依頼機能の利用有無については、システム管理者へご確認ください。 自動報告依頼機能を利用することにより、定期報告(週次、月次など)が設定されている場合、自動で期間 の繰越処理を行います。 , (図 4-10-1) 自動繰越を設定した報告書 自動繰越で作成された報告書 作業開始日の 2 日前に自動で報告書が作 成されます 作業開始日を迎えた場合は自動開始され ます 繰越元の報告書名＋ 作業開始日の報告書名 自動で開始された報告書
【備考】 本機能は支店から提出されたファイルを再度依頼したい場合は対応ができません。自動報告依頼機能 を利用して作成した時点のファイルが送付されます。 システムにはカレンダ機能の設定はありません。そのため、休日等の設定に関わらず、繰越の設定が されます。また、月末を設定される場合は注意してください。例えば月次の報告書で「2015/1/31」と設 定した場合、翌月分は「2015/2/28」で設定されますが、さらにその翌月分は「2015/3/28」となります。 そのため、必要に応じて「2015/3/31」に修正する必要があります。 自動報告依頼機能により、報告サイクルにより期間の繰越処理が行なわれた後、作業開始日の2 日前 に自動で報告書が作成されます。その後、作業開始日を迎えることで、自動的に「作業の開始」(依頼) がされます。 自動報告依頼機能により、作成された報告書は、「繰越元の報告書名＋作業開始日」の報告書名で、通 常の報告書と同様に一覧画面へ表示されます。 作業開始日の2 日前に報告書が作成されますが、その後、作業開始日を迎えるまでは「報告書作成」 の状態（依頼がまだ開始されていない状態）となります。これは土・日曜日等に不必要な依頼がされて しまうのを防ぐためです。例えば、日次の報告サイクルを設定した報告書で、土・日曜日等の不必要な 依頼が作成された場合は、事前（金曜日）に「報告書作成」の状態となっている不必要な報告書を削除 してください。それにより、土・日曜日の報告書分について、支店へ依頼が開始される前に削除するこ とができます。 自動繰越を設定した報告書は、定期的に報告依頼がされますが、除外日を設定することはできません ので、注意してください。不必要な報告書が作成された場合は、作成された報告書を個別に削除してく ださい。 自動繰越を設定した報告書は作成を実施すると、途中で中断させることはできません。自動繰越を中 断する場合や不要になった場合は、自動繰越を設定した報告書を削除してください。 システムの設定によっては、「作業を開始」を操作した時と同様、依頼が開始されるタイミングで依頼 先にメールが送付されます(オプション機能)。
（1）報告書作成画面を起動します。 ①自動繰越の報告書作成の場合は、「報告書を作成」をクリックして下さい。 報告書作成画面が表示されます。 (図 4-10-2) 以降は、「４．１ 報告書の作成」と異なる部分のみの説明となります。 （2）作業期間・報告サイクル ①自動繰越にチェックを付けます。 ②必要に応じて報告サイクルを変更して下さい。 (図 4-10-3) 【備考】 作業開始日は報告書の作成を実施している3 日後から設定が可能です。これは作業開始日の2 日前に、 繰越された報告書の作成を実施するための制限事項によるものです。 依頼先から提出されたファイルを再度、次の繰越時に送付するといった運用はできません。必ず、報 告書の作成時に選択されたファイルを基として、依頼先へ送付されます。 作業期間は、報告サイクル分加算されます。 （例）作業期間を「2015/04/01」～「2015/04/15」、報告サイクルを「月次」とした場合 ・1 回目の自動繰越 作業開始日の 2 日前（2015/03/30）に自動的に報告書が作成され、作業開始日当日（2015/04/01）に 報告書の依頼がされ、支店が作業できるようになります。 ・2 回目の自動繰越 2 回目の作業開始日の 2 日前（2015/04/29）に自動的に報告書が作成され、2 回目の作業開始日当日 （2015/05/01）に報告書の依頼がされ、支店が作業できるようになります。 以降、自動繰越を設定した報告書が削除されるまで、3 回目の自動繰越、4 回目の自動繰越と月次で繰
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（4）報告書作成の確認 ①集計ツールにおける設定が完了し、全ての入力が完了しましたら、報告書作成画面の「OK」をクリッ クして下さい。(図 4-10-5)の報告書作成確認画面が表示されます。 (図 4-10-4) ②内容を確認して「登録」をクリック して下さい。 (図 4-10-6)の確認メッセージが表示されます。 (図 4-10-5) ③「OK」をクリックして下さい。 報告書の登録処理が行なわれます。 (図 4-10-6) ④完了メッセージが表示されます。「OK」をクリックしてください。 (図 4-10-7)
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（5）作成した自動繰越の報告書は、「検索」のリストボックスを「自動繰越」に切り替えると、報告書 一覧画面に表示されます。 (図 4-10-8) 【備考】 不要となった、自動繰越を設定した報告書は「報告書を削除」ボタンで削除してください。 自動繰越がされていない場合は、エラーが発生しているか、または機能が無効となっている場合が考 えられます。システム管理者に問い合わせください。
４．１１ 自動報告依頼機能を利用した報告書の修正 自動繰越を設定した報告書に対して、報告書の修正を行うことができます。 自動繰越された報告書(実際に依頼中の報告書)については、「通常」画面より、報告書を選択して修正 を実施してください。ここでの説明は「自動繰越を設定した報告書」の修正方法となります。 （1）「自動繰越」に切り替えて、自動繰越を設定した報告書の一覧を表示してください。 (図 4-11-1) （2）報告書修正画面を起動します。 ①報告書一覧画面から報告書を選択して下さい。 ②「報告書を修正」をクリックして下さい。報告書修正画面が表示されます。 (図 4-11-2) （3）修正を行なう報告書の設定が入力された状態で、報告書の修正画面が表示されます。入力方法につ いては作成画面と同様です。「４．１ 報告書作成」を参照して下さい。 (図 4-11-3)
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【備考】
作業開始日は報告書の作成を実施している3日後から設定が可能です。これは作業開始日の2日前に、 繰越された報告書の作成を実施するための制限事項によるものです。
