Monthly Contact について
平成18 年度の受入より、Website での Monthly Contact(MC)が全国的に実施できるよう実施可能な支 部から順次導入をしてまいりました。 Monthly Contact のサイトは世界に散らばるユーザーからの提案を受け、細かい修正・改善がなされ る場合があります。実際にご覧になる画面の仕様が、本マニュアルのみかけと一部異なる場合もありま すが、ご容赦ください。 1. 毎月月末までに、受入生（必須）、ホストファミリー(必須)、ホストスクール（任意）への Monthly Contact を別々に記入する。 LP ハンドブック、（I-4,マンスリーコンタクト）をご参照ください。 2. 支部長は月末までに記入がないときは、各担当へ記入をお願いする。 3. コメントにつきましては、簡単にご記入ください。相談業務につきましては、支部長ないしは LP コーディネータにお願いします。 4. 操作上のご質問等ありましたら、事務局 IT 担当までお願いします。 連絡先：
[email protected]
Monthly Contact の仕方
※ 2012.1.5 現在の画面でご案内しております。画面の仕様は変更する場合があります。
① インターネット・エクスプローラ（IE）などの WEB 閲覧用ソフト(ブラウザ)に URL を入力し Global Link にアクセスしてください。
URL http://www.afsglobal.org
「セキュリティーの警告」が出たら、「はい」を選択してください。
AFS GLOBAL の画面が表示されたら、「お気に入り」に登録しておくと便利です。
「お気に入り」に追加するとURL を手入力せずに AFS GLOBAL へアクセスすることが可能になります。
② User Name、Password を入力し、Sign In をクリックします。
(1) Password は半角英数、大文字小文字を区別して入力。
(2) Password は打ち込んでも、「******」と表示され見えません。 (1)
③ AFS Volunteer Access：
「守秘義務への同意」、「承諾書」ともに内容を確認し、チェックボックスをクリックします この同意画面は、６ヶ月に一度表示されますので、表示された場合は同じ操作を行ってください。
④ 「秘密の質問」<-Select a Question->を選択します。 「秘密の答え」を設定します。
例：質問：Your first car（最初に買った車は？）
例：答：Toyota_Corolla （大文字・小文字・全角・半角に注意してください） 「守秘義務への同意」を一読したあとは、赤枠のチェックボックスを クリックしてください。（和文と英文で2 箇所ありますが同じ内容です。）
④ 表示言語（既定はJAPANESE）を選びます。
画面左側の［Monthly Contact］をクリックしてください。
⑤ 担当生徒が表示されます。
［View All Participant］をクリックすると、支部に配属された生徒の一覧が表示されます。
＊LP コーディネーター、副支部長、副支部長のみ閲覧可能です ⑥ 該当する生徒のSERVICE.REF(サービス参照 No.)をクリックします。 ⑦ Monthly Contact 入力画面（MC 作成）へクリックします。 日本語が選択 できます クリック ク リ ッ
⑧ 受入生について入力します。 ① MC タイプに受入生を選んでください。 ② 日付を入力します。記入日（NY Time）になっていますが、カレンダーをクリックして、実 際コンタクトのあった日を選んでください。 ③ 連絡手段を選んでください ④ 評価を選んでください。 ⑤ コメントを簡単にご記入ください。（国内だけで閲覧なので英語である必要はありません。） ⑥ 入力終了後、左上または右下の保存をクリックします。（どちらも押しても同じ機能です） ⑨ ホストストファミリー、受入校について⑧と同様に入力してください。 受入校については毎月でなくても結構ですので、コンタクトを取ったときに入力してください。
⑩ Monthly Contact を終了します。Logout をクリック。 1 2 3 4 5 6 カレンダー 6 ク リ ッ
Poor/Very Poor の評価が入ったという「お知らせメール（英文）」が地域事務所担当スタッフ、並びに ケースをご記入いただいたLP ご本人に送付されます。なお、現在の仕様では、支部長・サポートコーデ ィネータには同様のメールは送付されません。要対応・不適応の評価の後、できるだけ速やかに追加対 応いただき、その内容をご自分で記録してください。また、フォローアップの内容を支部長並びに地域 事務所サポート担当職員にメールなどでお知らせください。 Poor/Very Poor 評価の際の「お知らせメール」の例： Rating がPoorまたはVery Poorになった場合
追加対応の記録、既入力データの修正をするとき
＊すでに入力済の項目を編集する場合・［Open］をクリックします
・必要な項目を修正し、［Save］をクリックします。
＊Poor や Very Poor の場合
対応完了「Done」、対応者「Follow-Up By」、対応結果「Follow-Up Outcome」を入力します。 （下図の赤枠をご参照ください）
ク リ ッ
困った！こんな時にはどうする？
■ 生徒はまだ来日前だけど、ホストファミリーオリエンで、HF にコンタクトしたので記録したい。と ころが、MC 上では担当する生徒が表示されない。 →解説：MC は留学生が来日した後でないと、ご記入いただけません。お手数ですが、生徒来日前のホ ストファミリーオリエンなどでの HF とのコンタクト記録は、メモなどに書きとめ、生徒来日後に「コ ンタクト日」を遡ってご記入ください。 ■ 生徒が帰国した後、MC 上で生徒が表示されない。 →解説：生徒が帰国後のMC 記入は、サービスステータス（状態）を「Open」から「Closed」に切り替 えてご利用ください。（下図、参照）パスワードの変更・確認
AFS が最初に発行するユーザーID、パスワードはユーザーレベルで変更が可能です。ユーザーID は 1 度しか変更できませんのでご注意ください。
どの画面からも右上のSettings をクリックすると User Profile の画面が表示されます。
■ 古いパスワードを最上段に打ち込み、新しいパスワードを2 回その下に打ち込み、「Change Password」 をクリックします。（打ち込んだパスワードは表示されません。） パスワードを変更する場合 パスワードを変更する場合 パスワード「秘密の答え」の設定 ユーザーID を変更する場合
■
パスワードを入力し（表示されません）、新しいユーザーID を打ち込み 「Change User ID」をクリックします。
※ 既に発行済みのユーザーID は取得できません。 ※ ユーザーID の変更は「1 回のみ」可能です。
■
パスワードを打ち込み、「秘密の質問」<-Select a Question->を選択します。 「秘密の答え」を設定します。
例：質問：Your first car（最初に買った車は？）
例：答：Toyota_Corolla （大文字・小文字・全角・半角に注意してください）
■パスワードを忘れてしまったら？
ログイン画面右下の「I forgot my password? 」をクリックします。 パスワード「秘密の答え」の設定
User ID を入力し、「NEXT」をクリックします。
設定済みの「秘密の答え」を入力し、「Get New Password」をクリックします。
