１. 日時 平成 １７年 １０月 ３０ 日（ 日 ） １０：００ ∼ １２：３０ ２. 開催場所 グロス・ヴュー・スクエア集会室 ３. 組合員総数及び議決権総数 組合員総数：６０１ 名（公社分１人含む） 議決権総数：６０８（公社分８票含む） ４. 出席組合員数及び出席議決権数 出席組合員数：４６３名 （出席１１１ 名 委任状２８１名 議決権行使書７１名） 出席議決権数：４７０ （出席１１１ 委任状２８１ 議決権行使書７１） ●議決権行使内訳（７１票） 第１号議案 賛成 ６９ 反対 １ 無効 １ 第２号議案 賛成 ６９ 反対 １ 無効 １ 第３号議案 賛成 ５７ 反対 １０ 無効 １ 第４号議案 賛成 ６７ 反対 ３ 無効 １ 第 5 号議案 賛成 ６８ 反対 ２ 無効 １ ５. 議事 平野理事長からグロス・ヴュー・スクエア管理組合第２期定期団地総会の開催に ついて、挨拶がありました。総会議長は、組合員総数、議決権総数、出席組合員数 及び出席議決権数について報告を行い、本総会は定款４５条（団地総会成立要件） を満たしていることを確認した。 議事に入ります前に、理事会より「総会について区分所有者の方からの書面での 質問に対しては回答しないと共に、ご意見等あれば、ぜひとも出席され発言をお願 いしたい。」と提唱し、議長のもと議事に入り議案が提議された。 ● 各担当者氏名 議長：平野理事長 司会：奥村副理事長
第２期定期団地総会議事録
グロス・ヴュー・スクエア
管理組合
議事録署名人：平野理事長、奥村副理事長、本元副理事長 書記：安西
第１号議案：第２期事業報告及び決算報告承認の件
奥村副理事長より、議案に基づきながら第２期事業報告を行った。つづいて、平野理事 長より収支計算書、貸借対照表に基づいた実積報告があり、なお、決算資料１６ページ「預 り金」表記の経緯については管理会社 神奈川住宅供給公社(以下「公社」称す。)を指名 し、説明を行わせた。質疑応答の後、採決が行われ、賛成多数により、本議案は承認可決 された。 【質疑応答】 質問：中西氏（ＡⅡ・５０６） 総会の中でも議事録は、フロントで閲覧可能と聞いているので、フロント担当者に 確認を行ったところ、「管理担当者しかわからない」「どうして良いかわからない」 というものでした。フロント業務に関して不手際が目立ちます。また、議事緑はＷ ｅｂサイト上で公開している以上、複写することは可能でしょうか。 回答：奥村副理事長 可能です。議事緑（原本）は管理組合室に保管しており、フロントでも紙ベースで は置いていない。受付でＰＣ上のＧＶＳ管理組合ホームページ各種議事録欄を参照 して頂くことをフロントに指示しております。フロント業務に対する指示が行き届 かなかったことについては、申し訳ございません。 今後、管理組合と公社が提携し、新たな管理体制をつくり、フロント業務の見直し をしたいと考えている。 質問：坂本氏（ＡⅣ・５０５） アルコープ・バルコニーに置いてある自転車には登録ステッカーがなく、住民の自 転車とそれ以外の自転車を区別するためにも、特別なステッカー等を作成し、配布 することは可能でしょうか。 回答：奥村副理事長 即答はできませんが、今のところ駐輪場は空きがあります。アルコープ・バルコニ ーに自転車を置いている所有者に対し、駐輪場を貸し出する等の対処を行っていき たいと考えている。また、アルコープ（通路）は共用部分です。基本的には自転車 を置いてはいけないところです。居住者の方々の理解と協力お願いします。質問：玉生氏（ＡⅠ・５11） 「災害時要援護者登録名簿」を提出したが、どのように活用されるのか？ 回答：小野理事 消防署の指示にしたがって管理組合室に保管してある。この名簿を使って災害時に 災害時要援護者の安否確認や避難誘導その他適切な救援活動を行うとのこと。 質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４） 委任状の代理人欄について、「議長に委任致します・・・」とありますが、記載した 理由について伺いたい。 回答：平野理事長 従来、提出された委任状の代理人欄については空白が多く、取扱いに困っており、 委任状の代理人の在り方等について勘案しながら、理事会で決定したものです。 議長以外の人に委任したい場合には、議長を抹消して記載する、または、委任状の 書式については自由であるので、別の書式の委任状を提出することもできる。 質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４） 委任状については、空白委任状・無名の場合は議長に委任する事とする という一 文を記載するのが通常ではないか。 回答：奥村副理事長 委任状の書式については 次期理事会にて協議していく旨申し送りをする。 質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４ 長谷工コミュニティ(以下「長谷工コ」称す。)への解約通知を理事会決議のみで実施 した理由について伺いたい。 回答：奥村副理事長 7 月末日で公社及び長谷工コとの委託契約の期間満了となるので、３ヶ月前に解約通 知を公社・長谷工コ双方それぞれに提出した。長谷工コだけではない。解約通知に ついては特に理事会だけの決議で問題がないと認識をしております。 質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４） 委託契約に関する重要事項説明書に管理業務主任者の記名・押印なく、区分所有者 に 1 週間前配布されていない理由は。 回答：神奈川県住宅供給公社 公社は、マンション管理適正化法の適用を除外されている為。
質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４） 第１回臨時総会・第２号議案質問に対して、奥村副理事長が「理事会及び総会決議 事項である」と答弁しましたが、過去の議事緑に記載されていない。平成１５年１ 月１１日の定期理事会議事緑を朗読・確認したにもかかわらず、臨時総会の議事緑 では資料を出せる状況でないと記載されていたことについて伺いたい。 回答：奥村副理事長 事実確認のため経緯・経過について調査を行った結果、総会決議事項としては取り 上げられていた。しかし、総会自体が流会となっているため、総会決議はされてな く、理事会中でも決議されていない。当時の公社担当者と長谷工コ担当者の間で話 し合い行い、さらに理事会ではなく、理事長の決裁だけで駐車許可書を発行されて いることが判明した。 答弁の中で、１号棟の非常車両通路及び３号棟のピロティー暫定バイク置場の件に ついて、決議されたことが決定事項と思われているようだが、当時の質疑中で「よ く分からないので調査確認した上、資料を出す」と回答した。 質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４） ある副理事長が第２回臨時総会・第４号議案の質問で管理規約は守れない常識で行 うとの答弁を議事緑では、「管理規約を読み替えて欲しいと」修正されたその経緯に ついて伺いたい。 回答：奥村副理事長 修正されていない、テープでも確認済みである。 意見：平野理事長 臨時総会議事録の議決記載事項に重要な過ちであれば、本日の定期総会において、 真偽を確認するのは良いと思うが、質問内容の多くが「総会議事緑と議案質疑に対 する答弁の内容が違うのでは」、という点が争点となっている。議事録については、 正当な手続きを踏んで承認を得ており、第１号議案に対しての質問の主旨から外れ ているので質問の意図を考えていただきたい。 質問：浦口氏（ＡⅢ・７０４） 総会の議事録には、「議長及び集会に出席した区分所有者２人が署名押印しなければ ならない」とされています。臨時総会議事録は理事が署名押印しているが理事が出 席区分所有者として議事録に署名押印してもよいのか。 回答：奥村副理事長 理事も本マンションの区分所有者なので問題はない。
質問：永江氏（ＡⅠ・７０３） 契約車両特定のため駐車ステッカーを作成し、契約車両所有者に配布していますが、 効果はあったのか。また、路上駐車対策について教えて頂きたい。 回答：奥村副理事長 常時、警備巡回時に確認しており、違法駐車車両については注意文書掲示等の様々 な対策を行った。効果はあったと思っている。 質問：永江氏（ＡⅠ・７０３） 地下駐車場出入口リングシャッター及びドア修理が遅延した理由について伺いたい。 回答：奥村副理事長 修理手配・理事長決裁等の一連の手続きを行うために、通常より時間がかかってい る事を理解頂きたい。また、地下駐車場出入口リングシャッターの開閉時間等の運 用に関しては、来期理事会にて検討していきたいと考えている。 質問：小野氏（ＡⅡ・７１３） 植栽・特別清掃等についての検収は行っているのか。植栽・特別清掃作業を請負業 者に対し、正式な契約は締結されているのか。 回答：平野理事長、奥村副理事長 写真付報告書をもって、理事会に報告し承認をもらっている。なお、工事完了確認 書は、そのつど理事長が押印し、公社に提出している。 雑排水・雨水管清掃を行った業者とは、書面での契約を締結していないが、長谷コ、 公社からの業者との合い見積もりを取り、見積提示額等を協議検討し、理事会の承 認を得て理事長名で発注している。請求書が来た段階で見積り書の金額と照合し、 適正であることを確認した上、理事長の承認を得て支払を行っている。 質問：小野氏（ＡⅡ・７１３） 請負業者が適正な工事を行うためには、正式な書面での契約行為が必要では？ 回答：村井副理事長 金額の大きい工事などについては、書面での契約を結んだ方がよいと思うが、実際 にはすべての業者と細かく書面での契約を結ぶことは現実的には難しい 質問：小野氏（ＡⅡ７１３） サフラン電機から物品（電球）を購入しているが、４月請求分から納品書が無 い、この理由について伺いたい、また、どのように検収を実施しているのか。
回答：平野理事長 納品書が添付されていない経緯は承知していないが、検収については理事長が内容 を確認し、承認している。 質問：小野氏（ＡⅡ・７１３） 組合運営費の半分以上が飲食代で計上されている。食事代支給については、第４回 定例理事会で議決されているが、それ以前の領収書まで決裁されているのは、なぜ か。 回答：奥村副理事長 第４回理事会では 食事代の一人当たりの金額と時間帯を具体的に決めたもので食 事代については今期に掛かるものについては認証している。 質問：小野氏（ＡⅡ・７１３） 小口現金管理表では、作業時間が明記されていないため、食事代を支給する場合に 該当するか否か判断がつかない問題はないか？ 回答：平野理事長 小口現金管理表に作業内容・時間等を付記する事は理事会で定めていないので記載 していないが、理事長が作業内容・人数・領収書等を確認して承認している。 要望：小野氏（ＡⅡ・７１３） 今後お願いしたいのは、数人で作業を行い、食事代を支給する際は「時刻・人数・ 作業内容等を」当該書面に記載し、明瞭にすることが良いと思われる。 回答：提案の件につき、議事録に記載する。
第２号議案：第２期監査報告書承認の件
奥村副理事長より、議案に基づきながら業務・会計監査について説明を行った。白倉監 事、帖佐監事より重要決議書類・会計帳簿及び関係書類確認の上、適正に処理されている 旨の報告がなされた。特段の質疑応答もなく、挙手による採決が行われ、賛成多数で、本 議案は承認可決された。第３号議案：管理組合役員報酬の規定の件
奥村副理事長より、議案に基づきながら管理組合役員報酬規則（案）について説明を行 った。質疑応答の後、挙手による採決が行われ、賛成多数で、本議案は承認可決された。【質疑応答】 意見：長谷部氏（ＡⅣ・６０４） 【表１−１役職手当金額】で計上した理事長、副理事長の報酬額は、私の主観では、 世間一般の常識に比べて多すぎると思う。また、適用開始時期を、来期からにする 様に修正した方が良いと思われる。 回答：奥村副理事長 修正を行うのであれば、来期以降の理事会に修正案を提出いただき、更に総会で可 決という手続きになる。 質問：浦口氏（ＡⅢ７０４） 支払い方法について要件を満たせば、年額手当てが支払われるのか。 回答：奥村副理事長 要件を満たした場合は満額支給され、予算の繰越もありません。
第４号議案 第３期事業計画及び予算承認の件
奥村副理事長より、議案に基づきながら第３期事業計画について説明を行った。また、 第３期予算案ついては平野理事長より説明があり、特段の質疑応答もなく、挙手による採 決が行われ、賛成多数で、本議案は承認可決された。第５号議案 第３期管理組合役員選出の件
奥村副理事長より、議案に基づきながら新役員候補の選出について説明を行った。また、 各戸に既配布された総会議案書に記載ミスがあったことについて正誤訂正がされた。 ● ３６ページ 新役員候補 理事ＡⅢ・２０３ 福原 恵氏 → 伊藤 裕太氏 質疑応答の後、挙手による採決が行われ、賛成多数で、本議案は承認可決された。 【質疑応答】 質問：長谷部氏（ＡⅣ・６０４） 管理費・修繕積立金の通帳と印鑑は分離して保管されているか。 回答：平野理事長 印鑑は理事長が保管し、通帳は公社が保管している。質問：長谷部氏（ＡⅣ・６０４） 公社（ＡⅢ・貸し店舗）が管理組合の理事になっているが、問題はないのか。また、 管理費（店舗賃貸費）不正流用対策は万全か。 回答：奥村副理事長 問題はない。貸店舗（公社）は管理部門とは別部門での運営であり、不正受給はで きません。 以上をもって、本総会の議案は終了し、議長は閉会宣言を行った。 以上、本総会の議事の経過ならびに結果が正確であることを証するため、議事録を作成 し、議長及び、２名の議事録署名人がこれに署名、押印する。
