土木課では設計書及び契約書の作成を行い、契約事務を進めていくのですが、契 約書には印鑑や収入印紙の添付など、契約事務特有の作業があります。よって、必 ず発注者と受注者の立会いのもとで事務を進めていきます。しかし、契約事務の担 当者が不在のときは、契約できません。せっかく印鑑、収入印紙を持参してくれた にもかかわらず、契約できず、受注者を待たせたり、帰らせてしまい、契約事務が 滞ってしまい、お客様に迷惑をかけてしまいます。
① 問題･課題
マネージャー、リーダー始め１４人 マイペース土木
土木業者への事務手続きの対応について
改善テーマ
経営品質グループ名 経営品質グループメンバー
契約書をクリアファイルに入れ、みんなの見えるところにおき、誰でも契約でき るようにした。
さらに契約者の名前がわかるように名札をつけた。
② 改善案
誰でも契約事務を行なうことができる。 受注者を待たせることが無くなった。 契約事務処理が早くなった。
③ 改善効果
契約事務において、お客様を待たせることが無くなり、非常に評判が良い。また、契 約事務担当者不在があっても契約でき、契約事務がスムーズになりうれしく思う。小さ なことではあるがこれからも改善を続けてほしい。
