Microsoft PowerPoint - 白梅学園Gmailの利用方法_ 版.pptx

Gmailの利用方法

（教職員向け）

学校法人白梅学園

情報システム課

1. Gmailについて

これまで学内のメールサーバにて運用しておりましたが、学内停電時に利用できない 点や、耐障害性を勘案し、Gmail（Google Apps for Education）を利用できるようにいた します。 Gmailは、パソコンや携帯電話・スマートフォンなど、インターネットに接続可能な 様々な端末から利用することができます。 ■Gmailの特徴  メールアドレスはこれまでのものと変更ありません（@shiraume.ac.jp）。  学外からもメールを閲覧することができるようになります。  Gmailは基本的にInternet ExplorerなどのWEBブラウザをから利用するWEBメールです。  WEBメールは送受信したメールをパソコン側に取り込まず、サーバ側に置いてまま管理する仕 組みなので、WEBブラウザがあれば学内学外を問わず、どこからでも同じメールにアクセス可 能です。  「白梅アドレス宛のメールを自宅などで読むために、他のアドレスに転送する」といった使い 方をする必要はなくなります。自宅など外部からでも@shiraume.ac.jpの発信アドレスを持った メールを送信することが可能です。

 メールソフト(「AL-Mail」や「Outlook Express」、「Windows Live メール」など)を使用せずに メールの読み書きが可能です。従来のメールソフトを使用してGmailを利用する場合、以下の WEBサイトから「IMAPを有効にする」を参考に設定を行ってください。 https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960  停電等で学内のネットワークが使えない期間でも、学外からはメールの送受信が可 能になります。  1人当たりのメールボックス容量が約30GBに増加します。  障害発生の可能性がほとんどありません。  強力な迷惑メールフィルタを標準で搭載しています。  Gmailの迷惑メールフィルタは強力で、ほぼ100%の迷惑メールを分類しますが、しばしば通常 のメールを迷惑メールと判定することがあります。しばらくの間は必要なメールが除外されて いないか、週に1度くらい迷惑メールフォルダを確認してください。  メールを素早く検索することができます。 Gmailが利用可能なブラウザにつきましては、以下のWEBページをご確認ください。 【ブラウザ サポート状況一覧 - Gmail ヘルプ】 https://support.google.com/mail/answer/6557?hl=ja

2. ログイン／ログアウト

2-1：ログイン グループセッションのメニュー、または以下のURLよりログインページにアクセスして ください。 学校法人白梅学園Gmailログインページ http://mail.google.com/a/shiraume.ac.jp ページが表示されたら「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインしてく ださい。 3

初回ログイン時は利用規約が表示される場合があります。規約をご確認の上、「同意し ます。続けてアカウントに移動します。」をクリックしてください 場合によって、以下のような非常に読みにくいアルファベットの画像が表示されること があります。これはCaptchaと呼ばれる認証で、機械的に不正な利用を防止する仕組み です。お手数ですが、表示されているアルファベットを読み取って入力してください。 この例では 「unestimbe」 と入力します。

2-3：ログアウト 右上に表示されているご自身のメールアドレス部分をクリックすると、ログアウトボタ ンが表示されます。ログアウトボタンをクリックしてください。 2-2：複数のGmailアカウントを同時に使用する 右上に表示されているご自身のメールアドレス部分をクリックすると「アカウントを追 加」ボタンが表示されます。ここをクリックし、別のアカウントでログインしてくださ い。 5

3. メールの受信／閲覧

3-1：受信トレイ ログインすると、受信トレイが表示されます。受信したメールを閲覧することができま す。 送信メールを作成し ます 受信したメールから 検索できます 現在ログインしてい るユーザーです メールを分類するためのラベル（フォルダのようなもの）です。 「開く▼」をクリックするとその他のラベル（迷惑メールなど） が表示されます。 迷惑メールに分類されたメールも「開く▼」から確認できます。 Gmailの迷惑メール対策は強力でほぼ100%の迷惑メールを分類し ますが、しばしば通常のメールを迷惑メールと判定することがあ ります。しばらくの間は必要なメールが除外されていないか、週 に1度くらい迷惑メールフォルダを確認してください。 受信トレイのメール一覧です。 閲覧したいメールをクリックす るとメールが表示されます。 標準では未読メールは「白」、 既読メールは「グレー」で表示 されています。 ページ送りボタンで す

3-2：メール閲覧 受信トレイで閲覧したいメールをクリックすると、メールの内容が表示されます。この 画面から返信等を行うことができます。 受信トレイに 戻ります。 同じ件名で返信等のやりとりをおこなった場 合、このように過去のメールがまとめて表示 されます。 クリックすると折りたたまれているメールの 内容を表示できます。 この表示をやめ、1通ごとに表示したい場合は、 右上の歯車マークから「設定」をクリックし、 「スレッド表示OFF」を選択して保存してく ださい。 同じ件名で最後にや りとりしている最新 のメールが表示され ています。 この欄をクリックすると返信が行えます。 「クリックして返信（全員に返信）または転 送」と表示されている場合、下線の引いてある 部分をクリックすると、それぞれ返信／全員に 返信／転送を行うことができます。 返信ボタンです。 「転送」「印刷」などその他の処 理を行いたい場合、「▼」をク リックします。 メッセージを 削除します。 メッセージにラベルをつ けたり移動したりします。

4. メールの作成／送信

4-1：メールの作成 左上の「作成」ボタンをクリックすると、新規メール作成画面が表示されます。 その他、メール作成画面の詳細につきましては、以下のWEBページをご覧ください。 【Gmail の新しい作成/返信画面 - Gmail ヘルプ 】 https://support.google.com/mail/answer/2645922?hl=ja 宛先欄で、メールアドレスや氏名の一部を入力すると、学内の教職員 や過去にメールを送ったことのある人の候補が表示されます。 クリックして宛先にすることができます。 書きかけのメー ルはここをク リックすると表 示されます。 CcやBccを追加 したい場合はこ こをクリックし ます。 メールを破棄す る場合はここを クリックします。 ファイルを添付する場合はこ こをクリックします。 メール本文を記載する場所で す。 ここをクリック するとメールが 送信されます。

9 4-2：組織アドレス帳の利用 「組織アドレス帳」を利用することで、学内の教職員のメールアドレスを所属から探す ことができます。以下の手順で初期設定を行ってからご利用ください。 ■ Internet Explorerにて「ツール」→「インターネットオプション」→「プライバ シー」→「詳細設定」画面で、「自動Cookie処理を上書きする」にチェックを入れ、 「サードパーティの Cookie」を「受け入れる」と設定してください。

■ Google Apps 白梅学園メールログイン画面からログインし、検索フォームの右側にあ るサービス選択アイコンをクリックし、「カレンダー」を選択し、一度カレンダーの初 期設定を行ってください（ここで「日本語」に設定することで、組織アドレス帳を「日 本語」メニューにて使用することができます。 http://mail.google.com/a/shiraume.ac.jp ■ 再度、検索フォームの右側にあるサー ビス選択アイコンをクリックし、「もっと 見る」をクリックすると「Sアドレス帳 （組織アドレス帳）」が表示されるのでク リックします。

11 ■ 組織アドレス帳が表示されたら「ポップアップアドレス帳を追加」をクリックして、 画面の指示に従ってブックマークバーに追加します。追加できたら一度組織アドレス帳 の画面を閉じてください。

■ Gmailにて「作成」で新規メール作成画面を表示したあと、ブックマークバーから先 ほど追加した「組織アドレス帳（サテライトオフィス）」を選択すると、To／Cc／Bcc が表示された組織アドレス帳が開きます。 ※ポップアップがブロックされた旨の警告が出た場合は、「このサイトのオプション」 →「常に許可」をクリックした後、再度「組織アドレス帳（サテライトオフィス）」を クリックしてください。 ※ 組織アドレス帳が完全に表示されるまで少し時間がかかる場合があります。画面上部 の「読込中です...」の文字が消えるまでしばらくお待ちください。

13 ■ 左側の組織情報から目的の組織をクリックすると、所属している方が右側に表示され ます。組織名の右側にある三角形をクリック（もしくは組織名をダブルクリック）する と、下位の組織名を表示できます。 メールの宛先にしたい方が表示されましたら、名前の左側にある□にチェックを入れて から「To／Cc／Bcc」の該当するボタンをクリックすると、選択された方のメールアド レスが宛先に入ります。 ※ 組織に所属しているメンバーが50人を超える場合、一度では表示しきれず最下部に 「■■さらに表示■■」と表示されます。ここをクリックするとさらに50人分が表示さ れます。100人を超えている場合はさらに「■■さらに表示■■」が表示されますので、 お手数ですが全員表示されるまで何度かクリックしてください。

■ 左側の組織情報から目的の組織をクリックすると、所属している方が右側に表示され ます。組織名の右側にある三角形をクリック（もしくは組織名をダブルクリック）する と、下位の組織名を表示できます。 メールの宛先にしたい方が表示されましたら、名前の左側にある□にチェックを入れて から「To／Cc／Bcc」の該当するボタンをクリックすると、選択された方のメールアド レスが宛先に入ります。 最後に「メール画面にセット」をクリックすれば、メール作成画面の宛先にセットされ ます。

5. その他

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Q

「重要度」マークとは何ですか？

A

Gmailでは「よくメールする相手」「閲覧したメール」「興味のある

キーワード」「返信したメール」などの情報を元に自動的に「重要であ

ると思われる」メールにマークを付けます。

参考：重要度のランク付けとマーク - Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/answer/186543?hl=ja

Q

返信されたメールが1つにまとまってしまうのですが？

A

Gmail ではメールの前後関係をより理解しやすくするため、最初のメー

ルへのすべての返信が1 つのスレッドにまとめられます。これを解除す

るには「設定」→「全般」→「スレッド表示」を「スレッド表示OFF」

にしてください。

参考：スレッド - Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/answer/5900?hl=ja

16 その他のGmailの機能、利用方法については、Gmailの公式ヘルプページをご参照くださ い。ヘルプページは、右上の設定ボタン（歯車のマーク）、または以下のURLからアク セスできます。 【Gmail ヘルプ】 https://support.google.com/mail/?hl=ja#topic=3394144 または、以下の外部WEBサイトなどを参考になさってください。

【Gmail の使い方 | Google Apps】

http://www.appsupport.jp/category/gmail/