＜ 活 用 事 例 ＞ ・工事工程の共有に活用 ・災害対策や地元住民からの要望等の情報共有に活用（出張所・詰所・工事場所単位） ・週間工程会議に活用（出張所・詰所単位） ・工事関係資料の整理に活用（出張所・詰所単位） ・工事安全協議会の情報共有に活用 ・大型プロジェクトの工程管理（PM）に活用
電納 ASPer
「グループ共有サイト」活用マニュアル
株式会社建設総合サービス
（西日本建設業保証グループ）
TEL : 06-6543-2841 FAX : 06-6543-2846
MAIL : office@wingbeat.net
グループ共有サイトでは、発注者事務所や出張所、監督官詰所、大型事業の PM といった単位で、関連している複数の工事をグループ化することにより、グ ループ全体での情報共有やファイル交換等をすることができます。 グループ共有サイトに有効期間や容量制限はございませんので、将来の工事へ の活用も可能です。（NETIS 登録番号：KK-160040-A） ＜NEW サイト開設の流れ＞ ①発注者様は工事情報ﾒﾆｭｰから「NEW サイト」を作成できます。（P1５～参照） ②続いて、「NEW サイト」への参加工事を選択します。（P1５～参照） ③最後に参加メンバーに対して共有掲示板で一斉通知します。（P１１～参照）2
目 次
1.グループ共有サイトの表示 ... 3 2.共有サイト情報 ... 5 3.工程表共同管理 ... 6 （1） 登録方法 ... 6 （2） 閲覧、コメントの書き込み方法 ... 7 4.資料・文書共有 ... 8 （1） ファイルの登録方法 ... 8 （2） フォルダの編集方法 ... 9 5.共有掲示板 ... 11 （1） 新規登録方法 ... 11 （2） 修正方法 ... 12 （3） 閲覧、コメント（返信）の書き込み方法 ... 13 6.スケジュール ... 14 7.グループ共有サイトの編集方法（発注者様専用メニュー） ... 15 （1） 新規グループの作成方法 ... 15 （2） 既存グループの編集方法 ... 163
1. グループ共有サイトの表示
① 総工事一覧メニューでグループ名をクリックします。
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【メニューについて】
打合せ 簿 一 括 発 議 ・・・複数の工事に同じ内容の文書を一括発議することができ ます。（国土交通省土木様式、北海道開発局様式に対応し ています） 資 料 ・ 文 書 共 有 ・・・グループ内でファイルの共有ができます。（P８参照） 共 有 サ イ ト 情 報 ・・・グループに所属している工事やユーザーの確認ができま す。（P５参照） グループ設定（メール） ・・・複数のメール送信先をグループ化できます。設定したグ ループは各メニューの「メール通知」で選択できるように なります。 ※設定は他のユーザーと共通です。 ス ケ ジ ュ ー ル・・・グループ全体のスケジュールの確認や登録ができます。 （P１４参照） 共 有 掲 示 板・・・グループ全体へのコメントや添付資料の交換ができます。 閲覧対象者を選択することにより、対象者を制限した情報 のやりとりも可能です。（P１１参照） 工 程 表 共 同 管 理 ・・・国土交通省様の取り組み「工事工程の共有」に対応する 機能です。受発注者間や関連工事間での円滑な情報共有に 活用いただけます。（P６参照） グループ設定（スケジュール）・・・スケジュール画面で表示するメンバーをグループ毎に切 り替えができます。 ※設定は個人毎です。他のユーザーには影響しません。5
2. 共有サイト情報
6 3. 工程表共同管理 グループ内の受発注者間で工事工程表の共同管理ができます。 （1） 登録方法 工程表共同管理メニューを選択し、「新規登録」をクリックします。 入力項目について ＊赤文字部分が必須入力となり ます。 ①工程表タイトルを入力しま す。 ②工程表を添付します。 ③添付資料を登録できます。 （最大１５ファイルまで） ④発議時コメントを入力できま す。 ⑤登録したことをメールで通知 できます。 青反転した人にメールが送ら れます。Ctrl キーを押しなが らクリックすると複数選択や 選択解除ができます。 ←① ←② ←③ ←④ ←⑤
7 （2） 閲覧、コメントの書き込み方法 工程表共同管理メニューを選択し、閲覧する工程表のタイトルをクリックします。 ←① ←② ①添付された工程表を開けま す。 ②コメントを登録できます。 ※一度投稿したコメントは修正 できませんのでご注意くださ い。
8 4. 資料・文書共有 グループ内でファイルの登録やダウンロードができます。 （1） ファイルの登録方法 資料・文書共有メニューを選択し、「文書登録」をクリックします。 入力項目について ＊赤文字部分が必須入力となり ます。 ①登録日を選択します。 ②タイトルを入力します。 ③ファイルを添付します。 ④登録場所を選択します。（左 のツリーをクリックします）。 ⑤文書登録したことをメールで 通知できます。 青反転した人にメールが送ら れます。Ctrl キーを押しなが らクリックすると複数選択や 選択解除ができます。 ↓① ←② ② ←② ←③ ←④ ←⑤
9 （2） フォルダの編集方法 左側に表示されるフォルダの作成・編集ができます。 資料・文書共有メニューを選択し、「任意文書フォルダ管理」をクリックします。 １）新規作成方法 ２）既存フォルダの編集方法 新規登録 ①登録する階層をプルダウン から選択します。 ※画面下のツリーからでも クリックで選択できます。 ②フォルダ名称を入力します。 ←① ←② 編集 ①編集するフォルダを下の ツリーからクリックします。 ②「編集する」をクリックしま す。 その後の操作は新規の場合と同 様です。最後に「変更する」 ボタンをクリックします。 ↑② ↓①
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＜事務所等で活用＞ ＜出張所・詰所等で活用＞
＜工事安全連絡協議会で活用＞
＜PM(ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄ)で活用＞ ＜活用方法によるフォルダの作成例＞
11 5. 共有掲示板 グループ内でコメントや添付資料の交換ができます。閲覧対象者を選択することにより、 対象者を制限した情報のやりとりも可能です。 （1） 新規登録方法 共有掲示板を選択し、新規書込をクリックします。 入力項目について ＊赤文字部分が必須入力となり ます。 ①タイトルを入力します。 ②登録日時を入力します。 ③本文を入力します。 ④必要に応じ資料を添付しま す。複数の資料を添付する場 合は「資料追加」ボタンをク リックします（１０ファイル まで添付可能です） ⑤閲覧対象者を選択します。 「対象者」にチェックを入れる と個別に選択できます。Ctrl キーを押しながらクリックす ると複数選択、解除ができま す。 ⑥カテゴリーを選択します。 ←① ↓② ←③ ←④ ←⑤ ←⑥
12 （2） 修正方法 「変更削除」のアイコン をクリックすると修正できます。 ⑦登録したことをメールで通知 できます。 青反転した人にメールが送ら れます。Ctrl キーを押しなが らクリックすると複数選択や 選択解除ができます。 ←⑦
13 （3） 閲覧、コメント（返信）の書き込み方法 共有掲示板メニューを選択し、閲覧する書き込みのタイトルをクリックします。 ←① ①記事本文が表示されます。 ②記事の添付ファイルを開けま す。 ③本文に対するコメント（返信） ができます。コメントにはフ ァイルも添付できます。 （１０ファイルまで） ※閲覧後に確認済みの旨をコメ ントする運用を行うと、閲覧 状況が分かりやすくなりま す。 ↓③ ←②
14 6. スケジュール スケジュールメニューでグループ全体のスケジュール管理ができます。 ←a） ←b） ←c） 登録方法 ①グループ名または氏名の左の チェックを選択します。 ②日付をクリックします。 ③内容を入力し、「登録する」 を押します。スケジュールを登 録したことをメールで通知す ることもできます。 a）グループ全体に関するスケジ ュールが登録できます。 b）グループに入っている工事の 工事スケジュールが表示され ます。 ※工事スケジュールの登録は各 工事サイトのスケジュールメ ニューから行います。この画 面からは登録できません。 c）選択した人のスケジュールを 登録できます。 ↓① ↓② ←③
15 7. グループ共有サイトの編集方法（発注者様専用メニュー） （1） 新規グループの作成方法 ① 任意の工事サイトを開き、工事情報のグループ共有サイト設定を選択し、「新規 登録」をクリックします。 ② グループ名等の内容を入力し、グループ化する工事を選択し「登録する」を クリックします。 入力項目について 文書タイプは北海道開発局の 工事の場合のみ「北海道開発 局」を選択します。 打合せ簿様式は「打合せ簿 (Rev.2)-標準工事」を選択しま す。
16 新規登録時のご留意点 グループ化できるのは、電納 ASPer に登録された工事のみとなります。電納 ASPer をご利用中でない参加者様につきましては、いずれかの工事へのユーザー登録が必 要となります。（対象工事の申込者様よりメール等でご連絡下さい） 電納 ASPer に登録していない工事のご担当者様で、グループ共有サイトのみ利用を 希望される方につきましては、グループ共有サイトの管理者様（発注者様）を通じ て、ヘルプデスクまでご相談ください。 ヘルプデスク フリーダイヤル（0120-948-384） ※サポート時間：平日 9:00～18:00 メールサポート メールアドレス office@wingbeat.net 受付：365 日・24 時間可能 回答：平日 9:00～18:00 （2） 既存グループの編集方法 ① 任意の工事サイトを開き、工事情報のグループ共有サイト設定を選択し、編集する グループ名をクリックします。
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