経費精算: 日本の公共交通機関

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経費精算: 日本の公共交通機関

ユーザーガイド

最終更新日: 2018 年 5 月 12 日

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Standard edition

 Travel

 Professional/Premium edition

 Invoice

 Authorization Request

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ユーザーガイド経費精算: 日本の公共交通機関 i 最終更新日: 2018年5月12日

日本の公共交通機関

セクション 1: アクセス許可

この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の

Concur 管理者に連絡してください。

セクション 2: 概要

1 回の移動に電車を何度か乗り換え、あとでその払戻を受けるのが典型的な交通費精算です。このタイプの移動の経費精算のニーズに応えるため、Concur は日本の公共交通機関 (JPT) 機能を経費精算に組み込みました。

この機能を使用すると、以下のような様々な方法で経費を計上することができます。

• 経路の手入力

• 経路検索（出発駅や到着駅に基づく経路検索）

• ネットワーク IC カードリーダーを使って E-receipt サービス経由で経費精算にインポートした IC カード経路

• [お気に入り] リストから経路を使用

機能の対象者

鉄道コンテンツの情報源は日本マーケットに固有のものですので、この機能は、日本以外の国の鉄道コンテンツと併用することはできません。

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コーポレートカードユーザーおよび経費タイプ「日本の公共交通機関」

コーポレートカードは、[日本の公共交通機関] の経費タイプで使用できません。[IC カード] または [立替払] 支払タイプのみがサポートされています。

必須ロール

日本の公共交通機関機能を使用するための必須ロールはありません。経費精算ユーザーロールをお持ちであれば使用できます。

経費精算レポートを作成するときに [日本の公共交通機関] 経費タイプが表示されない場合は、

管理者に連絡してください。

日本の公共交通機関機能で使用されるアイコン

日本の公共交通機関には、この機能特有のアイコンがいくつか使用されています。アイコンには以下のようなものがあります。

アイコン 説明

手入力で作成: この経路は手入力での経路検索機能を使って追加されたもので、経路そのものを含むあらゆる要素をユーザーが編集することができます。

通勤定期券: この（区間の）移動には通勤定期券が使われています。

例：

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アイコン 説明

IC カードで作成: この経路は IC カードからダウンロードされたもので、[業務目的] などの限られた項目以外の経路情報を編集することはできません。

ヒント: このアイコンにマウス オーバーすると、その経路のダウンロード元となった IC カードを示します。

経路検索結果で: IC カード運賃で返された経路の検索結果によるものです。

経路検索で作成: この経路は経路検索を使って作成されたもので、[業務目的] などの限られた項目以外の経路情報を編集することはできません。

ヒント: このアイコンにマウス オーバーすると選択した経路の属性を示します。たとえば、

下図の F C E は、この経路が最も短時間で（Fastest）かつ最も簡単（Easiest）、そして最も安い（Cheapest）ことを表しています（他の経路もこれらの属性の組み合わせを持っていることがあります）。

往復: この経路は往復の移動を含んでいます。

領収書添付済: その他のレポートエントリと同様に、この経費エントリにも領収書イメージが添付されています。

セクション 3: IC カードの使用

経費精算レポートに簡単で迅速に、最小限のエラーで経路を追加するには、従業員 IC カードからインポートします。

次のいずれかの方法で、IC カードから経費精算にデータをインポートします。

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ネットワーク IC カードリーダーを使用すると、インターネット経由で経費精算へ IC カードデータをインポートすることができます。ネットワーク IC カードリーダーの購入および導入プロジェクトの実行については、機器ベンダーに直接お問い合わせください。

概要

IC カードとは前払い式の通勤定期券です。IC カードのインテリジェントチップに記録された時刻、日付、経路情報を取り込むため、駅の改札の出入りで使用されます。日本にはおよそ16種類の IC カードがありますが、東京で数百万人に使用されている JR 東日本の Suica と

PASMO が最も一般的です。IC カードには最後の 20 件の取引が保存されています。

IC

カードに対する経費精算の動作

IC カード経路は、ネットワーク IC カードリーダーで読み取られます。

パートナーのネットワーク

IC

カードリーダー（デバイス）

• デバイスは各会社の場所でインストールされ、ユーザーは IC カードをデバイスにスワップします。

• IC カードに保存された経路が領収書ストアに取り込まれ、他のスマート経費と共に

[レポートに追加できる経費] に表示することができます。

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各地で最も利用者数の多い

IC

カード:

IC カード経路を読み取るためのネットワーク IC カードリーダー

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IC

カードを従業員に関連付ける

アカウントをアクティブ化した後、IC カードを Concur アカウントに関連付ける必要があります。ネットワーク IC カードデバイスに IC カードを初めてタッチさせると、以下の画面が表示されます。従業員 ID を入力します。

IC カードと Concur アカウントが関連付けられます。

経費精算に IC カードを登録する

[レポートに追加できる経費] から最初の経路をインポートすると、新しい IC カードが自動的に

作成されます。IC カードが、既定の名前「IC カード - （インポートの日付）」で作成されます。

IC カードの名前は、ユーザーのプロファイルから変更できます。

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

詳しくは、本ドキュメントの「IC カード - アクティブ化、非アクティブ化、名前の変更」をご参照ください。

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経路情報を入力する

ネットワーク IC カードリーダーを使用して、従業員がデバイスに IC カードをタッチさせると、

IC カード経路が他のすべてのスマート経費と共に [レポートに追加できる経費] リストに自動的に表示されます。

[レポートに追加できる経費] で [すべての IC カード] を選択するとスマート経費が絞り込ま

れ、IC カードに関連する経費のみが表示されます。

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経費精算レポートから IC カード経路を削除する

[レポートに追加できる経費] から追加した経路を経費精算レポートから削除すると、次のいずれ

かの結果になります。

• 複数の経路を含むスマート経費の一部である経路を削除した場合、その複数の経路は非表示になり、スマート経費で使用できなくなります。

- または -

• 同じスマート経費のすべての経路を経費精算レポートから削除した場合、すべて [レポートに追加できる経費] に戻されます。

セクション 4: 日本の公共交通機関機能へのアクセス

経費精算レポートを作成する場合、[日本の公共交通機関] 経費タイプを選択すると、この機能にアクセスすることができます。

経費精算レポートを作成する際に [日本の公共交通機関] 経費タイプが表示されない場合は、管理者にご連絡ください。

日本の公共交通機関機能にアクセスする

NOTE: [日本の公共交通機関] 経費タイプをコーポレートカードに関連付けることはできませ

ん。

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

日本の公共交通機関機能にアクセスするには:

1. [経費精算] > [新規の経費精算レポート] をクリックします。

2. 経費精算ヘッダーフィールドに入力します。必須フィールドタイプをすべて入力してか

ら [次へ] をクリックします。

3. [新しい経費] タブで、経費タイプとして [日本の公共交通機関] をクリックします。

4. 経費エントリフォームフィールドに入力します。必須フィールドタイプをすべて入力してから [次へ] をクリックします。

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5. [交通経路] タブが表示されます。出発点から到着点までの経路入力を完了するのに必要

なすべてのオプションがここにあります。

セクション 5: オプション

従業員は日本の公共交通機関 (JPT) 機能と経費精算の以下のエリアのオプションへのアクセス権が付与されます。

• 経費精算レポート作成時: 経費タイプ [日本の公共交通機関] を選択すると、移動経路を追加するためのオプションが表示されます。

• 自分のプロファイル: プロファイルページにある 2 つのリンクを使って、インポートした IC カードの管理、および定期券経路の追加や削除を行います。

経費精算レポートの作成時に利用可能な JPT オプション

JPT による移動を経費精算レポートに追加するには、以下の操作を行います。

• 必須フィールドタイプをすべて含めた経費ヘッダーフォームを入力し、経費精算レポートを作成します。

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• 経費タイプに [日本の公共交通機関] を選択し、表示されたフィールドに入力します。

• 次のいずれかの適切な方法で経路を追加します。

 ネットワーク IC カードデバイスを使用している場合は、 [レポートに追加できる経費] から追加

 2 点間を手入力して追加

 経路検索機能を使い、ジョルダンで経路を入力して追加（推奨）

 経費精算に保存したお気に入りの経路から選択して追加

ヒント: IC カード上の移動経路も定期券による前払いに含まれます。

経路検索機能を使用する際は、[プロファイル] で通勤経路を入力済であることを確認してください。ジョルダンサービスは、定期券によって支払われた通勤経路に関連する経費を自動的に検知します。

JPT

経路情報を入力する

USB リーダーのみを使用している場合、経費タイプ [日本の公共交通機関] を選択すると表示されるオプションを使用して、手入力で経路を追加したり、経路検索をして追加したり、Concur に保存した IC カードから経路を直接ダウンロードして、[IC カード対応経路追加] ダイアログボックスから利用できます。

ネットワーク

IC

カードリーダーを使用して経路を入力する

IC カードリーダーを使っている場合は、経費精算にカードを登録して経路を保存すると、その経路を経費精算レポートに追加することができます。



ネットワーク IC カードリーダーを使って経路を入力するには:

1. デバイスに IC カードをタップします。

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2. ログインして [レポートに追加できる経費] を表示するか経費精算レポート内で、[リス トから経費を選択] をクリックします。

ソースが「IC」のスマート経費は、IC カード経路に対応しています。スマート経費の経路の詳細を表示するには、マウスでそのアイコンをポイントします。

3. 1 つまたは複数の IC スマート経費を選択して、既存のレポートまたは新しいレポートに移動します。

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4. スマート経費は、経費精算レポートにレポートエントリとして自動的に追加されます。

スマート経費に関連付けられている経路は、[交通経路] タブに行形式で表示されます。

5. （オプション）会社のポリシーに従って [業務目的] と [コメント] のセクションにテキストを入力します。

スマート経費に関連付けられた IC カードが無効になっている場合、[レポートに追加できる経費] で関連付けられた経路を選択するときに、その経路はアクティブな IC カードに関してのみレポートに追加できるというメッセージが表示されます。

6. [追加] をクリックします。経路が行形式で [交通経路] タブに表示されます。

NOTE: IC カードからの経路については、経路距離を管理できません。

7. （オプション）経路を追加します。

8. [完了] をクリックします。

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経路情報を手入力する



経路情報を手入力するには:

1. 経費ヘッダーフォームを入力し、[次へ] をクリックします。

2. [新しい経費] タブで経費タイプに [日本の公共交通機関] を選択します。

3. フィールドに入力し、[次へ] をクリックすると [交通経路] ページが表示されます。

4. [追加] をクリックして [経路追加] ウィンドウを開きます。

5. 下の表を参考に [経路追加] のフィールドを入力します。

フィールド 説明

開始日移動の開始日。

出発 / 到着駅この経路において移動を始めた駅と目的の駅。

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出発 / 到着路線指定した駅間の移動に使用した路線名。

定期券この移動のために駅のいずれか、または両方で通勤定期券が使用されたかどうか。使用された場合は該当するチェックボックスをすべて選択します。

料金合計料金を入力します。

追加料金手荷物、座席予約などの追加料金があれば入力します。

距離経路距離を km 単位で入力します。

往復この移動が往復である場合はチェックボックスを選択します。

お気に入りに追加この経路をお気に入りの経路として保存する場合はチェックボックスを選択します。次回、この経路を素早く入力することができます。

業務目的移動の理由を入力します。

コメント出張に関連するその他の情報を入力します。

私的出費この経費が私的出費である場合はチェックボックスを選択します。

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6. [追加] をクリックします。以下が例です。

8. [保存] をクリックします。

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最終処理した経費エントリのアイコンは、入力方法（手入力）、出張タイプ（往復）、定期券の使用を示します。以下が例です。



アイコンについての詳しい情報は、本ドキュメントの「日本の公共交通機関機能で使用されるアイコン」をお読みください。

経路検索を使って経路情報を入力する

移動に使った経由駅が正確に分からない場合、経路検索オプションを利用して駅を選択し、プロファイルに入力しておいた通勤定期券経路と照合することができます。また、経路を選択することもできます。その場合は、最短で最も安く、最も簡単な経路を選択し直すことも可能です。



経路検索を使って経路を入力するには:

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4. 下の表を参考に [交通経路] タブで [経路検索] をクリックし、フィールドを入力します。

出発/到着駅この経路において移動を始めた駅と目的の駅。

開始日移動の開始日。

往復この移動が往復である場合はチェックボックスを選択します。

経由駅経由した駅を選択します。

座席種別次から選択します:

• 指定席

• 自由席

• グリーン車

IC カード運賃 IC カードをサポートしている経路を返します。このタイプの経路をすると IC カード料金を適用することができます。

[速い] タブ最も速い経路（合計時間が最も短い）。

[簡単] タブ電車の乗り換え回数が最も少ない経路。

[安い] タブ最も料金の安い経路。

[その他] タブ選択した経路に類似していて、検索基準で見落としてい

る可能性のある経路。

業務目的移動の目的をここに入力します。

コメント承認者への補足または移動の記録となるものをここに入力します。

お気に入りに追加選択するとお気に入りの経路機能に追加されます。

5. 検索基準に一致する経路を表示するには [検索] をクリックします。

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6. [経路検索] ウィンドウが更新され、入力した検索基準に一致するものが表示されます。

7. 経路をクリックして選択し、[経路追加] をクリックします。

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お気に入りの経路を使って経路情報を入力する

経路を入力する際に、今後もその経路を使用できるように保存するオプションがあります。この機能は、繰り返し使用する経路の入力作業を大幅に短縮します。お気に入りの経路は経費精算レポートへ素早く、かつエラーなく入力されます。



お気に入りの経路から選択して追加するには:

4. [交通経路] タブで [お気に入りから追加] をクリックします。

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5. [お気に入りから追加] で追加する経路を選択し、日付（必須）、業務目的、およびコメ

ントを入力します。

6. [追加] をクリックして経費精算レポートに経路を追加します。

経費精算レポートの経路を編集する

経路を編集する時は手入力された経路だけが変更可能であるということを覚えておくことが重要です。IC カードからダウンロードされた経路はロックされており、編集できません。ただしレポートから削除することはできます。ロックされている経路を編集する場合は、私的出費、業務目的、コメントのみが変更可能です。

• 経費精算レポートの経路を編集するには、経路の行を選択して [編集] をクリックします。

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経費精算レポートから経路を削除する

• 経費精算レポートから経路を削除するには、経路の行を選択して [削除] をクリックします。確認メッセージで [はい] をクリックします。

プロファイル設定で利用できる JPT カードと経路のオプション

JPT の定期券と通勤経路を管理するプロファイルページから 2 つのリンクを利用できます。次のようなリンクがあります。

• IC カード: 経費精算に登録されたカードを編集します。

• 通勤定期券経路: 業務目的で乗り替えする定期券経路を追加または削除します。

リンクが表示されない場合は、管理者に問い合わせてください。

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NOTE: 余分な出張旅費を回避するために、カードが示す 2 点間の移動だけではなく定期券経路

タイプを特定することも重要です。

IC

カード - アクティブ化、非アクティブ化、名前の変更

[自分のプロファイル] にはカードリーダーで自動的に検知して経費精算に登録されたすべて

の IC カードのリストがあります。カードが使用されていなければ、[自分のプロファイル] から非アクティブにすることができます。再度アクティブ化することも可能です。カードを非アクティブ化すると、以下の場合に表示されるカードリストから削除されます。

• IC カードから経路をダウンロードする時に読み取るカードを選択したとき

• [自分のプロファイル] > [IC カード] で利用可能な（アクティブな）カードを表示

したとき

カードのアクティブ化や非アクティブ化、または名称変更をするには [プロファイル] をクリックし、[経費の設定] の下にある [IC カード] をクリックします。

[IC カード] ページで、[次に該当するすべての IC カードを表示] の下に最初に表示する方をカードタイプから [アクティブ] または [非アクティブ] のいずれかを選択します。表示されているカードの中から、アクティブまたは非アクティブにするカードを選び、[編集] をクリックします。

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[IC カードを編集] ダイアログボックスを使ってカードの名前やステータスを変更します。新しい名前を入力してカードの名前を変更し、[はい] または [いいえ] を選択してアクティブステータスを切り替えます。[保存] をクリックしてダイアログボックスを閉じ、[IC カード] に戻ります。

通勤定期券 - 定期券経路を入力する

定期券経路は管理者によってあらかじめ入力されています。経路を自分で入力するには、[定期券 経路] リンクを使用します。

NOTE: プロファイルには定期券経路を 10 件まで入力できます。

たとえば、2 駅間に対して料金前納の定期券を使って移動する場合、[定期券経路] ページにその経路を入力する必要があります。そうすることによって、経路検索機能を使用するときに、2 駅間で既に支払われた部分が行程に含まれていることを Concur が検出できるようになります。

別の例では、あるユーザーが A 駅から B 駅までを既に支払っているとして、A 駅から B 駅、

そして C 駅へ移動した場合、計上できるのは B 駅から C 駅までです。A 駅から B 駅までは支払済です。



定期券経路を追加するには:

1. [プロファイル] > [プロファイル設定] > [定期券経路]（[経費の設定] の下）をクリッ

クします。

2. [定期券経路] ページで、[追加] をクリックして [定期券経路] ダイアログボックスを

開きます。

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3. すべての必須（赤）フィールドに情報を入力して [検索] をクリックします。ジョルダン検索が開始します。

4. ジョルダンから返される 1 つ以上の経路から、該当する経路を選択します。定期券に関連する経路を 1 つ選び、[定期券を追加] をクリックします。

[定期券経路] 画面の経路リストに経路が追加されます。その経路が定期券や日付に関連

しない場合は、経路の選択肢が表示されません（つまり、登録した定期券が、入力した日付や経路に対して有効ではないということです）。

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この例では、乗換経路全体のうちの別々の行程として 2 つの経路が追加されています。



定期券経路を削除するには:

1. [プロファイル] > [プロファイル設定] > [定期券経路]（[経費の設定] の下）をクリッ

クします。

2. [定期券経路] ページで、削除する経路を選択して [削除] をクリックします。

ヒント: 経路全体を削除するには定期券経路のすべての行程を選択します。

3. [削除] ダイアログボックスで、[はい] をクリックしてリストから経路を削除します。

経費精算: 日本の公共交通機関