経費精算: 日本の公共交通機関 - 定期券インポート

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経費精算: 日本の公共交通機関 - 定期券インポート

ユーザーガイド

最終更新日: 2016 年 12 月 14 日

以下の Concur ソリューションに適用されます。

 Expense

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

 Standard edition

 Integrated with Standard Travel  Stand-alone

 Travel

 Professional/Premium edition

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Request  Stand-alone

 Integrated with Standard Expense  Stand-alone

 Invoice Management

 Integrated with Professional/Premium Expense  Stand-alone

 Authorization Request (formerly Travel Request)

 Integrated with Professional/Premium Expense  Integrated with Professional/Premium Travel  Stand-alone

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セクション

1:

アクセス権...1

セクション

2:

概要...1

セクション

3:

定期券インポート機能を使う...1

[定期券インポート] ページにアクセスする...2

定期券インポート処理...2

ステップ

1: 定期券スプレッドシートをダウンロードする...3

ステップ

2: 定期券スプレッドシートを入力する...3

ステップ

3: 定期券スプレッドシートをアップロードする...4

ステップ

4: フィールド検証結果を確認する...5

ステップ

5: インポート結果を確認する...6

セクション

4:

ファイルとフィールドの形式...9

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改訂履歴

日付注意事項 / コメント / 変更内容

2016 年 12 月 14 日著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016 年 5 月 13 日英文における代名詞の表記を更新しました。

2015 年 4 月 17 日 IC カードボタンおよびカードリーダー ActiveX コントロールをローカルマシンに配置するための Internet Explorer の使用に関する情報を追加しました。

2015 年 4 月 15 日現行の UI への参照を削除しました。内容の変更はありません。

2014 年 10 月 14 日 2 つのユーザーインターフェイスについての情報を追加しました。内容の変更はありません。

2014 年 4 月 11 日特定の状況では、終了日の値で既存の値を上書きできるようになりました。

2014 年 3 月 7 日初版発行

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定期券のインポート

セクション 1: アクセス権

ユーザーがこの機能へのアクセス許可を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Con cur 管理者に連絡してください。

また、このガイドには Concur だけが遂行できる作業がいくつか記載されています。この場合、

Concur クライアントサポートにサービスの申請をしてください。

セクション 2: 概要

定期券インポートを使用すると、定期券および検証済みの経路を組み合わせた定期券経路を追加することができます。また、定期券の有効日も入力することもできます。

インポートが終わると検証ステータスは [検証待ち] になります。検証は、 [定期券] のページにインポートした経路の検証権限を持った管理者が行います。検証が済むと経路のステータスは [検証済] に変更されます。経路と定期券が検証できなかった場合は、 [無効] のステータスが付与されます。

セクション 3: 定期券インポート機能を使う

管理者は [定期券インポート] のページを使って必要な時にいつでも定期券と経路を追加することができます。

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[定期券インポート] ページにアクセスする



[定期券インポート] ページにアクセスするには:

1. [管理] ＞ [会社] ＞ [ツール] の順にクリックします。

2. 左側メニューの [定期券のインポート] をクリックします。[定期券インポート] ページが表示されます。

定期券インポート処理

定期券インポート処理には 5 つのステップがあります:

1. 定期券スプレッドシートをダウンロードする 2. 定期券スプレッドシートを入力する

3. 定期券スプレッドシートをアップロードする

4. アップロード前のフィールド検証結果を確認します。

5. インポート結果を確認します。

ステップ 1: 定期券スプレッドシートをダウンロードする

管理者は定期券スプレッドシートをダウンロードして、定期券インポートのテンプレートとして使用することができます。



定期券スプレッドシートをダウンロードするには:

1. [定期券インポート] ページで [リンク] をクリックします。

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2. [別名で保存] を選択します。

3. スプレッドシートを保存するコンピュータ内の場所を選択します。

ステップ 2: 定期券スプレッドシートを入力する

テンプレートスプレッドシートに直接データを入力することもできますし、テンプレートを定期券インポートの作成ガイドとして利用することもできます。青色のフィールドはすべて必須です。インポートするためには値が入っていなければなりません。

重要 - 形式について

ユーザーインポートスプレッドシートは次の形式に従う必要があります：

 スプレッドシートのヘッダー行の値は削除しないでください。

 スプレッドシートのすべてのセルをアップロードの前に表示形式を文字列にしてください。

Excel で置換機能を使用する時は、セルの表示形式を保持しない場合があることに注意してください。置換の後、表示形式が文字列から標準に変わるという検証結果が出ています。セルの表示

形式が文字列になっていないとインポートは失敗します。

置換機能を使用した場合は、必ずセルの表示形式を確認してください。必要に応じて適切なセルを選び、表示形式を変更してください。

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インポートの終了日を自動的に更新する

このインポートを使用して、既存の終了日の値を更新することができます。終了日を追加または上書きするには、終了日フィールドに値が必要です。また、インポートが次のカテゴリーで一致している必要があります。



駅と路線



開始日の値定期券を削除する

スプレッドシートの [削除しますか?] 列は、ある従業員に対して特定の定期券経路を削除する必要がある場合にのみ使用されます。

ステップ 3: 定期券スプレッドシートをアップロードする

定期券スプレッドシートは、[定期券インポート] ページでアップロードされます。



定期券スプレッドシートをアップロードするには:

1. [定期券インポート] ページで [参照] をクリックします。

2.

該当の場所まで移動し、アップロードする定期券スプレッドシートを選択します。

3. [開く] をクリックします。

4. [定期券のインポート] ページで [データのアップロード] をクリックします。

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ステップ 4: フィールド検証結果を確認する

アップロードするファイルはまずフィールド検証されます。その結果は [定期券のインポート]

ページに表示されます。このフィールド検証によって、インポートの前に修正が必要な普遍的な

問題を特定することができます。フィールド検証では、必須フィールドに値が存在しているかど

うか、また、値はフィールドのデータタイプに一致しているかどうかを検証します。

フィールド検証を通過したレコードは、直ちにシステムのインポート待ちに並びます。検証を通

過できなかったレコードについては、スプレッドシートファイル上で修正、再アップロードす

る必要があります。検証は有効なレコードがインポートの順番待ちに入る前に行われます。



フィールド検証結果を確認するには：

1. [定期券のインポート] ページで [データのアップロード] をクリックします。[フィールド検証結果] ページが表示されます。

2. 検証結果の詳細を確認してください。検証によってファイルにエラーが見つかった場合は、このページに詳細が表示されます。

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ステップ 5: インポート結果を確認する

[データのアップロード] をクリックすると、適格なレコードはインポート待ちに並びます。システムはこれらの処理を素早く行います。インポート待ちのレコードを処理するのに数分かかることもあります。レコードの処理中にそれ以上エラーがなければ、システムは定期券経路をインポートします。

[インポート結果の確認] タブでインポートのステータスや発生したエラーを含む詳細を確認します。日付を選択すると、選択した日を含め 10 日前から行われたすべてのインポートのステータス、処理レコード数、却下されたレコード数が表示されます。このリストはファイルをインポートした時刻で降順に並んでいます。

[インポート詳細の表示] ページにはインポート中に発生したエラーがすべて表示されます。



インポート結果を確認するには：

1. [インポート結果の確認] をクリックします。[インポート結果の確認] ページが表示されます。

2. [日付] フィールドに目的の日付を入力します。

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3. [検索] をクリックします。指定した日付と 10 日前にインポートされたすべてのファイルが表示されます。

[インポート詳細の表示] を使って、特定のファイルからインポート済みのレコードの詳細を確

認することができます。確認できる項目は次の通りです：



エラーのあるレコード: このページにはインポートできなかったレコードのスプレッド

シートの行番号が表示されます。[説明] と [必要なアクション] の行に、問題を修正するために必要な情報が書かれています。これらのレコードをファイル上で修正し、再アップロードする必要があります。



警告のあるレコード: このページにはインポートには成功したが、調査が必要な問題が

あるレコードのスプレッドシートの行番号が表示されます。[説明] と [必要なアクション] の行に、警告の情報が書かれています。管理者は警告を考慮して、問題を調査すべきかどうか決定します。定期券レコードをスプレッドシートファイル上で確認し、必要に応じて編集して再アップロードすることができます。



エラーや警告のないレコード: このページにはインポートに成功したレコードのスプレ

ッドシートの行番号が表示されます。



インポート詳細を確認するには：

1. [インポート結果の確認] リストで、目的の行の [詳細] をクリックします。

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[インポート詳細確認] ページにエラーのあるレコードが表示されます。

2. [タイプ] の下に表示する問題の種類を選択します。エラーや警告なくインポートされたレコード、警告のあるレコード、エラーのあるレコードに絞って表示、あるいはすべてのレコードを表示します。

3.

エラーのあるレコードの詳細については、[説明] と [必要なアクション] を確認します。

セクション 4: ファイルとフィールドの形式

このセクションではスプレッドシートの定期券フィールドの情報の形式について説明します。各フィールドはスプレッドシートの列を表しています。スプレッドシートの列の順序は、下記のフ

ィールド順序と一致している必要があります。

フィールド形式必須定義

従業員 ID 最長 48 文字必須 [既定の出張代理店のオフィスコード] の下に指定されている出張代理店に関連する従業員を定義します（例: JSMITH）。

削除しますか? Y（はい）

N（いいえ - 初期設定）

省略可この通勤経路をシステムから削除しますか？

出発駅名必須定期券の出発駅名。

路線名必須この通勤経路に使用される定期券の路線名

（このレコードの出発駅から到着駅を結ぶ路線名）

到着駅名必須定期券の到着駅名。

開始日 YYYYMMDD の形式省略可定期券の開始日（アクティブになる日）。

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フィールド形式必須定義

で最大 8 文字注意: このフィールドが null（空値）の場合は定期券の作成日が 01/01/1900 (190001 01) になります。

終了日 YYYYMMDD の形式

で最大 8 文字省略可定期券の終了日（非アクティブ化される日）。

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