ニューシティ東戸塚パークヒルズ管理組合 第 2 8 期 第 1 回 （ 引 継 ） 理 事 会 議 事 録 １．日 時：平成 25 年 3 月 16 日（土）19：00～23：55 ２．場 所：ニューシティ東戸塚全街区集会室（洋室１） ３．出席者： （第 27 期役員） Ｆ棟 １０４号 Ｈ棟１００３号 Ｈ棟 ２０４号 Ｊ棟 ７０６号 Ｊ棟 ８０７号 Ｎ棟 ９０６号 南 波 隆 之 石 田 晋 嗣 古 堅 博 森 一 寛 右 田 研 三 笠 原 健 大 （第 27 期→第 28 期へ留任役員） Ａ棟 ３０３号 Ｉ棟 １０１号 Ｉ棟１３１０号 Ｊ棟 ３０５号 Ｊ棟 ４１０号 Ｊ棟 ８１０号 Ｋ棟１１０１号 Ｋ棟１３０１号 Ｋ棟 ７０３号 Ｌ棟１２０５号 Ｌ棟１３０４号 Ｍ棟 ４０６号 Ｍ棟 ８０５号 Ｎ棟１００２号 大 嶋 治 雄 川 原 義 隆 小 椋 賢 紀 福 田 実 伊 藤 豊 一 柳 裕 丹 羽 義 孝 大 友 輝 男 内 田 晋 作 梅 村 晃 高 橋 洋 介 山 川 規 長 橋 誠 大 月 中 （第 28 期新役員） Ｆ棟 ２０４号 Ｈ棟 １０６号 Ｈ棟 ２０６号 Ｈ棟 ７０４号 Ｌ棟 ５０３号 Ｎ棟 ６０６号 高 橋 信 夫（委任状） 野 崎 茂 伊 藤 力 野 田 啓 一 榎 良 橋 本 政 和 ㈱セイビ・コミュニティ （ 管 理 セ ン タ ー ） 〃 〃 〃 〃 〃 長 江 和 之（営業所 所長） 岩 崎 次 則（センター 長） 斉 藤 道 明（業 務 課 長） 阿 部 博 之（主 任） 川 平 強（ 〃 ） 前 田 博 英（業 務 担 当） 内 田 充 彦（ 〃 ） （以上、敬称略）
出席者 32 名（第 27 期理事 17 名、監事 3 名、第 28 期新役員 5 名、管理セン ター 7 名）本日の理事出席状況（理事 17 名以上が出席）の報告があり、理事の 出席が規定の数を超えているため、本日の会議成立の宣言があった。 ※引継ぎに先立ち、第 27 期役員及び第 28 期新役員の自己紹介が行われた。 ４．議 題． （１）第 28 期役員選出 司会者より、第 28 期理事長の立候補を募ったが立候補者がいなかった。 伊藤理事長を第 28 期理事長に推す声があり、議場に諮ったところ満場一 致で可決承認された。また、副理事長についても立候補者がいなかった為、 伊藤理事長が第 27 期副理事長 2 名の続投を提案し、これが承認された。 各役職（委員会委員含む）についても互選の結果、次の通り決定した。 理 事 長 伊 藤 豊 資金運用委員、HP 委員、防災委員、 大 規 模 修 繕 委 員 長 、 駐 車 場 委 員 、 地域防災拠点運営委員(副委員長) 副 理 事 長 〃 梅 村 晃 資金運用委員、HP 委員、防災委員、 大規模修繕委員、駐車場委員、 全街区理事 小 椋 賢 紀 資金運用委員、HP 委員、防災委員、 大規模修繕委員、駐車場委員、 会計担当理事 〃 長 橋 誠 会計チーフ理事 資金運用委員長 伊 藤 力 資金運用委員 総務担当理事 〃 〃 一 柳 裕 総務チーフ理事、防災委員 地域防災拠点運営委員(食料物資班) 全街区会計担当理事 内 田 晋 作 HP 委員長 高 橋 洋 介 防災委員長、防火管理者 地域防災拠点運営委員(救護班) 防災担当理事 〃 〃 高 橋 信 夫 防災チーフ理事、防災委員、 地域防災拠点運営委員(管理情報班) 野 崎 茂 駐車場委員 橋 本 政 和 HP 委員 設備担当理事 〃 〃 〃 大 友 輝 男 大 嶋 治 雄 福 田 実 設備チーフ理事 大規模修繕委員 大規模修繕委員 駐車場委員 大規模修繕委員 山 川 規 大規模修繕委員 植栽担当理事 〃 丹 羽 義 孝 植栽チーフ理事、防災委員、 緑の会窓口 大 月 中 駐車場委員 緑の会窓口
監 事 〃 〃 川 原 義 隆 チーフ監事 防災委員 野 田 啓 一 防災委員 榎 良 駐車場委員長 （以上、敬称略） ※ ここで小椋副理事長より、第 27 期から継続審議中の案件をまず片付 けておきたいとの発言があった。 下記のふたつの申請用紙について、各役員に修正の要否を打診して いたが、特段の意見もなかったため、原案通り平成 25 年 3 月 17 日 以降変更することとしたい。 ①住宅模様替え等申請書、床の板張り（フローリング）申請書、床の板 張り（フローリング）改造同意書、床の板張り（フローリング）改造 の現状回復不実施の届け出書 ②介護機器等の共用部スペースへの収納に関する許可申請書/審査結果 通知書・許可証 本件については、全員異議なく承認された。 （２）新旧役員の引継 第 28 期理事長から、通常総会で承認された第 28 期事業計画の 11 項目 について概略の説明があり、項目ごとの役割分担と本事業計画の推進を 各担当理事に依頼した。また、修繕積立金取崩の内容について補足説明 と確認を行った。 ※引継ぎが終了し、第 27 期で退任する役員が退出した。 （３）定例報告事項 管理センターより、次の通り、定例報告があり了承した。 ①前回理事会議事録 第 27 期第 11 回理事会議事録、全街区第 31 期 1 月度理事会議事録が提 示された。 会計に関する新書式についての説明において、全街区を含めその他の 街区では新書式に変更しているのに、パークヒルズのみが旧書式のエク セルによる報告書を継続することになっている。管理会社の事務合理化 に協力すべきではないか、との指摘があった。これに対し理事長より、 新書式は細かすぎ複雑で分かり難いので、パークヒルズに適したものを 再度提案するよう管理センターに指示した旨の説明があった。 ②月間報告 前月度（2 月 1 日（金）～28 日（木）)の総務・設備、防犯・防災の月 間報告書の提示があった。 ・ 設備報告では、エントランスの鍵の不具合の件で、設備担当理事が自 らマイクロスイッチを交換し修理が完了したとの報告があり、これで しばらく様子を見ることとした。なお、オート扉は大規模修繕の工事 項目に入っており、全面的に改修の予定である。 ・ 前回理事会時に、屋上熱源機から異音がするとのことで、東京ガス㈱
を招き説明を聞いた。水を止めたり、流したりするモーターのバルブ のタイミング調整と部品交換を行い、異音を防ぐ処置を行ったとのこ と。また、お湯の温度がぬるいとの報告で、パイプスペース内にある 熱交換器を分解しオーバーホール後解消している。これは、機械その ものの故障ではなく、熱楳配管に異物が詰まって熱いお湯が熱交換器 に入りにくくなり、温度が上がらなかったのが原因と推測される。 ・ 防災・防犯報告では、駐車場の車のナンバープレート盗難の件などの 報告があった。 ③会計報告 平成 25 年 2 月度の会計報告書の提示があった。 （特記事項） ・特別勘定の「機器修繕積立金」という表示は何の機器か分かり難い ので、「高層棟のヒーツ関連機器」とコメントを記載するよう管理 センターに指示した。 ・前期剰余金の繰入は通常総会承認後の 2 月に会計処理を行うこととした。 （従来は期初の 12 月に計上） ・ 期初に 1 年分を前払いし、12 月に一括計上していた東京ガス㈱に対す るヒーツの保守料金は、月割りにして毎月定額を計上することに変更 した。（期初よりほぼ 1 年間見かけ上、収支赤字になるのを防ぐ為） ・ アルミサッシ窓内部金物の商品代 16,819 千円の入金があり、雑収入に 計上。（注：振込みの期限は 2 月末であったが、約 1,700 千円が未入金 となっている。）メーカーへの支払をどの勘定科目で行うか？同じ勘定 科目でマイナス計上をしてはどうか、との意見があり、会計担当と相談 し次回報告することとした。 ・総務担当理事より、排水溝の清掃を三役の指示で中止しているが、大規 模修繕工事を行う前に清掃を行ったほうが良いとの意見があり、次回大 規模修繕委員会で検討することとした。 （４）審議事項 ①セイビ・コミュニティとの管理委託契約締結 管理委託契約は一年ごとの更新で総会決議により承認を得ているが、 印紙税について検討中であった為まだ締結していない旨の報告があった。 従来 1 億円超の請負契約との認識で、10 万円の印紙を貼付していたが、 契約内容は委任と請負に分類され、請負の部分が 1 億円を切ることから 6 万円で済むことが判明。管理会社が正本（6 万円を負担）、管理組合は コピーを持つことで契約することが承認された。（管理組合の負担 な しは従来通り） ② I・J 棟プレイロット砂場砂補充工事 前回理事会意見書にあった、I・J 棟プレイロット砂場砂補充の件で、 ㈲木下庭園管理社より、見積書の提出があった。相見積もりを他社に依 頼したが、放射能分析に高額の費用がかかるとのことで、他社からの見 積書の入手を断念。審議の結果、木下庭園管理（放射能分析の保証書 付）に依頼して砂の入れ替えを行うこととした。 （工事金額：325,815 円）
③サンテナー（ごみ箱）キャスター交換 N 棟ゴミ置き場のプラスチックごみ箱の下部についている、キャス ター部分が破損したため、当初キャスターを取り付けた山住㈱の見積提 出があり、交換することを承認した。（工事金額：44,000 円） ④大規模修繕工事事務所 飲料水の自販機設置 円形広場に設置した大規模修繕工事事務所内に、飲料水の自動販売機 （2 台）を設置するため、管理組合と FV コーポレーション（コカ・コー ラの系列会社）との間で契約締結することを提案し承認された。 管理組合には若干の手数料収入が見込める。 ⑤住宅模様替え等承諾願い 居住者より新書式の届出書でフローリング申請があった。同意書に一 部記入の誤りがあったが、周囲の同意取付済みであり今回は承認する こととした。 （５）報告事項 ①修繕履歴データの整理状況（ポンプ、建物漏水） 管理センターより、3 月末提出予定の修繕履歴データ（ポンプ、建物 漏水）の整理状況ならびに現時点の状況について説明があった。 ②委員会報告（大規模修繕委員会、駐車場委員会、HP 委員会） [大規模修繕委員会報告] 理事長より、本日三菱電気ビルテクノサービス（株）と 4 月７日 （日）の「エレベーター更新工事説明会資料」について打ち合わせを 行った旨の報告があった。 また、エレベーターのドア廻りと、かご内内装の色をもっと明るいもの に変えて欲しいとの声もあって、大規模修繕委員会で検討した三種類の 色見本の提示があり、一番明るいものに変更したいとの提案があった。 この件については、ドア廻りの色は玄関の格子戸ほか全体のバランスを 考えて決めているので、一部だけ変更するのは問題がある。また、居住 者のコンセンサスをどう取るか？時間的にも無理ではないか、等々様々 な意見が噴出した。結論として、ドア廻りの色については、現状に近い 色とし、内装色については現状より明るい色にすることとした。 [植栽報告] 植栽担当理事より、アスコット社、ひかるガーデンズ社、木下庭園 管理の 3 社による住民のための植栽勉強会（2 時間程度）を先着 30 名、 費用 6 万円で行いたいとの提案があった。費用と人数につき、議論がな されたが、費用は承認。参加者についてはもっと増やすよう調整するこ とで承認した。花材植物のデータ制作の提案がひかるガーデンズより あったが、詳細がわからないため再度提案してもらうこととした。 また、植栽 3 社には、前期の報告と今期の計画につき理事会で説明して もらうことが必要との結論。（注：今期は 12 月 15 日実施済み） [駐車場委員会報告] 管理センターより、今期も 5 月の連休用に来客用駐車場の募集をする 旨の報告があり承認した。 ③ BS 放送対応工事関連 担当理事より BS 放送対応工事の進捗状況についての報告があった。 また、今回の工事中に次の想定外の工事等の発生もあった旨の報告も併
せて実施された。 ・宅内端子の交換件数が、想定を大幅に超えて 5 割強になった。 ・新設する増幅器用に 3 階と 10 階の PS 内まで電源ラインを敷設する工事 が発生した。 ・ 前項の工事を行う際、PS 内を上下に通っている既設の十数本の配線と、 天井及び床の隙間を密封する耐火処理が経年劣化によりぼろぼろになっ ており、火災時防煙の役割を果たし得ないことが判明したため、本工事 の際に耐火処理工事を併せて実施中。 尚、これら追加工事に要した費用の扱いについては今後検討することと した。 ・また、本件工事は 3 月末までに全てが完了し、スカパーが配信している BS 放送/CS 放送が、ベランダのパラボラアンテナ無しで室内の TV 壁端 子経由で視聴可能となる目途がついた。 ④引き違いサッシ窓内部金物の件 管理センターより、引き違いサッシ窓内部金物の入金状況等の報告が あった。 未 入 金：37 件、110 個 入金者名不明： 3 件、 9 個 二 重 払 い： 1 件、 3 個 金 額 間 違 え： 3 件 入 金 超 過： 4 件、 16 個 入 金 不 足： 2 件、 2 個 3 月 15 日現在の銀行残高は、17,448,300 円（1,442 個分）。商品の引 渡しは、I 棟集会室にて 3 月 22 日（金）から 24 日（日）の 9 時～13 時 で行う旨の報告があった。 ⑤民生委員の活動報告 理事長より民生委員の活動に関しての報告があった。当マンションに は民生委員が 2 名居られて、ボランティア活動にて約 60 名の方を毎月 1 回ケアされている。活動内容は別紙の通りであるが、来月の理事会に 招いて直接話をして頂くこととした。（別紙―１参照） ⑥工事・清掃完了報告 管理センターより、以下の工事・清掃完了報告がプロジェクターによ りなされた。 ・ N 棟ドライエリア湧水ポンプ交換工事完了、I・M 棟ガラリのアルミバ ー取付工事完了、I 棟 6 系フロアーヒンジ交換工事完了、低層棟雨水枡 泥回収清掃完了、敷地内高圧洗浄完了。 また、木下庭園管理社より、年間植栽保守管理報告（平成 24 年 12 月～平成 25 年 2 月分）の報告書の回覧があった。 （６）その他 ①広報配布について 管理センターより、広報配布の案内、理事会議事録回覧についての説
明があった。 ②意見書（4 件）
御 意 見
回 答
１）いつも大変お世話になっております。 下記の件につきまして、ご検討ご配慮い ただけますようお願い申し上げます。 低層棟脇の駐車スペースについて 年間通して工事関連の車、配達の車、よ くわからない車がほぼ一日中駐車してい ます。ワゴンのような背の高い車ですと 家の中が丸見えです。お昼時に限らず人 が乗っていることが多く、ビックリする ことが多々あります。今までは仕方ない と思っておりましたが、寝室で横になっ ているときなどはやはりいい気持ちはし ません。昼間からカーテンは閉めたくあ りませんし。大規模修繕工事も始まりま す、始まる前に駐車スペースを窓の脇か ら壁横へずらして頂きますよう、お願い 致します。 ２）囲碁愛好会で毎月、I 棟集会室を利 用させていただいております。ホワイト ボードが老朽化しており、使いにくい状 態ですので、修理又は買替をお願い致し ます。 ３）この度は砂場の砂の入れ替えについ て、早速ご検討いただき、前向きなご対 応をしていただくこと。本当にありがと うございます。パークヒルズの Value と なると思います。せっかく入れ替えてい ただくのですから、砂の業者さまには、 放射性物質の検査結果を提示いただくこ とをおすすめします。国が定めたクリア ランスレベルは、100bq/kg 未満ですが、 子供の安心のため、極力ゼロに近い数値 の砂をご用意いただけますよう、よろし くお願いします。 １）高層棟側へ駐車するなど検討 致します。 ２）買替えを検討致します。 ３）今回の理事会で検討した結果、 砂の入れ替えを実施いたします。５．次回理事会開催について
次回（第２回）理事会は、平成 25 年 4 月 20 日（土） 18：00 より、 ニューシティ東戸塚「全街区」集会室（洋室１）にて開催する。
平成 25 年 3 月 16 日
別紙―１ 民生委員の活動状況 報告 先日パークヒルズ在籍の民生委員お二人からお話をうかがいましたので、その活動状況を ご紹介します。 １．民生委員の任期 3 年（延長可） 年齢条件 新任 68 歳まで 但し、後任の該当者なし等の場合、74 歳まで ２．主な活動 ①東戸塚地区定例会出席 横浜市主催の例会に毎月1 回出席し、情報交換を実施。 （於：ケアプラザ） ②高齢者訪問 毎月1 回パークヒルズ内を、2 名の民生委員が各自 30 名ほど のお宅を訪問し、安否確認や、印刷物「お元気ですか」の配 布を行っている。 ③証明事務 年に数件、「無職証明書」（扶養となるため等）を発行。 ④その他活動 ・年4 回 高齢者食事会のお世話（於：ケアプラザ） ・赤い羽根募金 ・子育て支援「しゅぽっぽ」（親子で約80 名の会。毎月開催。こ れを年1 回お手伝い） ３．最近の活動（訪問している高齢者へのサービス内容） ①毎月の訪問時に、情報誌「お元気ですか」を配布 ②高齢者宅に対する「火災報知機の無料取付け」制度のお知らせと消防署への仲介 ③高齢者宅に対する「低料金（材料の実費程度）でできる家具の転倒防止対策」に 関する制度のお知らせとケアプラザへの仲介 ４．所感 民生委員は、「非常勤の特別職の地方公務員」とされているようですが、ボランティア で高齢者のお世話等の仕事をして頂いているというのが実態で、お二人の日頃の活動には 頭が下がる思いです。 福祉に関する各種の研修会に参加したり、行政との接点が多くいろいろな情報に接するこ とができるという利点がある反面、民生委員への成り手が少なく、後任を見付けるのが ひと苦労とのことでした。地域全体でのフォロー体制が必要であると感じました。 （伊藤記）
