Ｓｋｙｐｅを利用した電子会議
ー建築会館会議室側用ー
一般社団法人 日本建築学会 会員・情報 G
2018 年 8 月
Skype の利用手順 －全体の流れ－
１．事前準備
ページ 説明 チェック欄 １）電子会議開催機材の確保 Ｐ．４□
済み ２）参加委員の SkypeID の把握 Ｐ．４□
済み SkypeID は、参加委員ご自身で取得してもらう。 ３）コンタクト（連絡先リスト）への追加依頼 Ｐ．５□
済み 参加委員に「コンタクトの追加」への「承認」の依頼を行う。 参加委員が「コンタクトの追加」への「承認」を行ったことを Skype 上で確認する。 委員が「承認」を行わないと、本会と通話できない。２．会場のセッティング
ページ 説明 チェック欄 １）Skype 電子会議セットを会議室に設置 Ｐ．７□
済み 大型セット（52 型液晶 TV）と中型セット（40 型液晶 TV）があるので、予約した機材をセットす る。 ２）Skype のテスト機能を用いた動作確認 Ｐ．７□
済み パソコンとテレビの電源を入れます。 自動的にパソコンにログオンされ、Skype が起動する。 Skype 自体に簡易テスト機能でテストする。 音声テストサービスにコールしてテストする。３．会議開始
ページ 説明 チェック欄 １）参加委員の SkypeID をグループ化 Ｐ．９□
済み 複数の委員を選択して、グループ化して、一斉発話する準備をする。 ２）一斉発話 Ｐ．９□
済み 委員会開始５分前に一斉発話する。受話した委員間で、グループビデオ通話が開始され る。 ３）遅れて参加してくる委員の追加 Ｐ．10□
済み 遅れて参加する委員は、準備が整った合図として、建築学会アカウントに、10 秒程度、鳴ら し切りしてくる。 掛ってきた通話に応答すると、現在のグループ通話は保留され、1 対 1 の通話が 開始されてしまうので、応答しないで、切れるのを待ってください。 鳴らし切りを合図に、委員をグループビデオ通話に追加するために発話する。 委員が受話すると、その委員もグループビデオ通話に追加される。■Skypeグループビデオ通話の概念
建築学会
（会議通話のホスト）委員
委員
委員
委員
①一斉発話
②受話 ②受話 ②受話 ×受話せず③一斉通話に受話した委員間でグループ通話が開始
委員
④追加で発話
⑤受話⑥グループ通話に追加参加
１．事前準備
1） 電子会議開催機材の確保
機材は２セットがあるので、下記の何れかを選び、会員・情報 G の窓側デスクに配置されている「開催予定管理一 覧表」に予約する。 １．大型セット（52 型液晶テレビ） ＞＞SkypeID： aij001 ２．中型セット（40 型液晶テレビ） ＞＞SkypeID： aij002 開催予定管理一覧表を確認し、他の委員会と利用予定に重複しないように記入して予約する。 なお、会場の準備／撤去のため委員会の前後 30 分程度を確保して、機材と会議室を予約する。2） 参加委員の SkypeID の把握
電子会議参加希望の委員に、SkypeID の取得と、Skype のセットアップを依頼する。 （詳細は、別紙「Ｓｋｙｐｅを利用した電子会議 －参加委員用－」をご参照のこと。 http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf Skype の利用経験が無い参加者の場合には、下記から、送信用メール文面のサンプルを取得して、 適宜編集して案内する。 http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/sample.txt パソコン Web ｶﾒﾗ 内蔵スピーカ 液晶テレビ 制御機器 集音ﾏｲｸ 集音ﾏｲｸ 集音ﾏｲｸ3） コンタクト（連絡先リスト）への追加依頼
参加委員の SkypeID を把握したら、会員・情報 G の窓側デスクのパソコンで、Skype を起動して、 該当委員に「コンタクトの追加」依頼を行う。
大型セットを予約した場合には、SkypeID「aij001」を、中型セットの場合には、「aij002」を利用する。
aij001 と aij002 の連絡先リストは連動していないので、必ず当日使う SkypeID（aij001 もしくは aij002）より、 「コンタクトの追加」の依頼を行う必要がある。 １．追加したい委員の SkypeID を入力して、[このユーザを検索]ボタンをクリックする。 （インターネット上の Skype サーバから、該当ユーザが検索される） ・目的の委員が見つかったら、[コンタクトの追加]ボタンをクリックして、続いて、[リクエストの送信]を行う。 ２．委員が[コンタクトの追加]を「承認」するまでは、下記の凡例の③の「 」 アイコンで表示される。 委員に「コンタクトの追加」の「承認」の操作を終えないと、本会と通話できないので、次ページの３．のような メールで案内を行う。
状態アイコンの凡例
① オンライン
② オフライン
③ 「コンタクトの追加」の「承認」を行っていない
３．Skype 上から、参加委員に、「コンタクトの追加」の依頼を送出したら、下記のような主旨のメールで、 参加予定の委員に、「承認」するように依頼する。 ▲▲大学 ▲▲先生 お世話になっております。 SkypeID のご連絡をありがとうございます。 先程、日本建築学会の ID（aij00▲）から、 ▲▲先生の ID（▲▲▲▲▲）へ、「コンタクトへの追加のお願い」を送出しました。 Skype を起動して、「承認」の操作をよろしくお願いします。 （「承認」の操作によって、▲▲▲▲▲と、aij00▲が通話できるようになります。） 当日は、委員会開始の５分くらい前になりましたら、コールしますので、 Skype を起動しておいて、受話をお願いします。 また、下記は簡単なマニュアルになりますので、お目通しください。 http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf よろしくお願いいたします。 --- 一般社団法人 日本建築学会 ▲▲グループ 108-8414 東京都港区芝 5-26-20 ▲▲▲▲ Tel (03)-3456-20▲▲ Fax(03)-3456-2058 --- 【参加人数が複数名の場合には、下記のような文を付加する】 ※今回は参加者が複数名のため、建築学会 ID を中心にして、複数拠点で通信しますので、 必ず、aij00●からのコールに受話してください。 ※遅れてご参加になる場合には、aij00●に、10 秒程度鳴らし切りをしてください。 それを合図にこちらからコールします。 ４．参加委員から、「コンタクトへの追加依頼」に「承認」したことの返答があったら、再度、会員・情報 G の窓側デス クに配置された PC で、Skype を起動して、該当の委員のアイコンが、「 」 もしくは、「 」 に変化した ことを確認する。 アイコンが、「 」 の状態の場合は、「承認」が行われていないので、「承認」するようにメールなどで依頼する。 アイコンが「 」のままだと、発話しても呼び出しが行われず、通話できないので、必ず確認する。
２．会場のセッティング
1） Skype 電子会議セットを会議室に設置
大型セット（52 型液晶 TV）と中型セット（40 型液晶 TV）のうち、予約したものを設置する。2） Skype のテスト機能を用いた動作確認
パソコンとテレビの電源をいれると、自動的にパソコンにログオンされ、Skype が起動するので、Skype の動作確認 を行う。 【Skype 自体が備えている開始ウィザードで動作確認を行う。】 ・[ヘルプ]メニューから、[通話音質ガイド]を選択する。 ・[通話品質ガイド]画面が表示されたら、[サウンドチェックウィザード]を起動する。・[Skype のセットアップ-サウンドとビデオの確認-]画面が表示されたら、下記を確認する。
【音声テストサービスにコールしてテストする。】
・[連絡先]欄から、[Echo / Sound Test Service]を選択して、[通話]をクリックする。
・機械が応答し、「こちらは Skype 音声テストサービスです。ピープ音の後にメッセージをお話しください。10 秒後あ なたの声が再生されます。」とアナウンスが流れるので、指示の通りにテストをする。 ・自分の録音した音声が再生されれば、テストは正常に完了。
①ヘッドホンから音が出るか
②Web カメラは正常か
③マイクが音を拾っているか
マイクでしゃべるとインジケータが振れるか？３．会議開始
1） 参加委員の SkypeID のグループ化
・連絡先リストの中から、参加委員を選ぶ。 複数のユーザを選択する場合には、[CTRL]キーを押しながら選択する。2） 一斉発話
・参加委員を選択したら、「ビデオ通話」ボタンをクリックする。 ・選択したユーザに呼び出しが実施されます。相手が受話操作すると、通話が開始される。 ※相手が応答しない場合にはそのユーザへの呼び出しは自動的に終了する。 Ctrl キーを押しながら、クリックすると 複数のユーザを選択できる。相手側の画像
自分のビデオ
3） 遅れて参加する委員の追加
・遅れて参加する委員は、準備が整うと、10 秒程度、建築学会の SkypeID に鳴らし切りしてくる。
・途中からユーザを追加する場合は、「参加者を追加」ボタンを押して、追加するユーザを呼び出す。
【注意！】掛ってきた通話に応答すると、現在のグループ通話は保留され、1 対 1 の通話が開始される。
３．会議開始（バージョン 8.0 以降）
1） 参加委員の SkypeID のグループ化
・[Alt]キーを押して、メニューバーを表示させる。・
メニューバーから、[ファイル] > [新しいグループ] を選択する。 ・ 「新しいグループ」ウィンドウが表示する。 [グループ名]を入力する。（例：180816_○○委員会等） （丸囲右矢印）ボタンを押す。入力
・ユーザーリストの中から、参加委員を選ぶ。 複数のユーザーを選択する場合には、全メンバーが選択されているか確認する。 ・ユーザーリストにいないメンバーは、検索して追加する。 選択したメンバーに、 チェックマークが付いているか確認。 選択したメンバーは、 上段へ表示されるので確認。
・ （完了）ボタンを押す。
・グループの作成完了。
左ペインに作成したグループが 表示される。
