成 23 年 月 １日 内 総 理 大 臣 決 定 成 24 年 月 29 日 一 部 改 正 成 26 年 月 30 日 一 部 改 正 成 26 年 月 １日 一 部 改 正 成27年 １ 月23日 一 部 改 正 成27年 月13日
一 部 改 正
成 29 年 12 月 26 日 一 部 改 正
行政文書の管理に関す ガイドラインを別添のとお 決定す 。
添定 定
行政文書 管理 ン定
○○省行政文書管理規則定 定
目 定
第 定 総則定 第 定 管理体 定 第 定 作 定 第 定 整理定 第 定 保 定
第 定 行政文書 管理簿定 第 定 移管 廃棄又 保 期間 延長定 第 定 検 監査及 管理状況 報告等定 第 定 修定
第》《定定 表 い い 情報 録 行政文書 管理定 第》》定 補則定
定
定 文書等 管理 法 「》 法 第【【号 法 いう 第 条 規 い 国 諸活動や 的 実 録 あ 文書等 健全 民 主主義 根幹 支え 国民共 知的資源 主権者 あ 国民 主体的 利用
得 あ う 文書等 管理 適 行う 行政 適
効率的 運営 う 国 諸活動 現在及 将来 国民
説明 責 全う う 必要 あ 定
う 法 目的 踏 え 法第 》《条第 規 基 行政文書 管理 規則 いう 設 必要 あ 定
ン い 第 総則 第 》》 補則 各セ ン 冒頭 規則 規 例 示 留意 当 規 趣 意義や職員 文
書管理 行う 実 留意 い い 定
規則 当 ン 踏 え 各行政機 業
容や 扱う文書 性格 多岐 わ い 当 行政機 文書管 理 実効性 確保 各行政機 業 容や 扱う文書 性格 組 織体 等 考慮 必要 あ 定
規則 運用 当 職員一人 ン 容 十
理解 趣 踏 え 適 運用 う 各々 組織体 や
ン 用 机 ン ネ 書棚 書庫 状況等 踏 え
創意 夫 必要 あ 定
定 定
第 定 総則定 定 目的定
訓 文書等 管理 法 「》 法 第【【 号 法 いう 第 》《 条第 規 基 ○○省 行政文書 管理 い 必要
目的 定
定 義定定
訓 用語 義 定定
。》↑定 行政文書 ○○省 職員 職 作 又 得 文書 画及 電磁的 録 電子的方式 磁気的方式 人 知覚 識
い方式 作 録 いう 含 あ ○○省 職員
組織的 用い ○○省 保 い いう 法第
条第 各号 掲 除 定
。「↑定 行政文書 等 ○○省 能率的 又 業 処理及 行政文書 適 保 資 う 相互 密接 連 行政文書 保 期
間 適当 あ 限 一 集合物
行政文書 いう 及 単独 管理 い 行政文書 いう 定
。」↑定 行政文書 管理簿 ○○省 行政文書 等 管理 適 行う 行政文書 等 類 称 保 期間 保 期間 満了
日 保 期間 満了 措置及 保 場 必要 載
帳簿 いう 定
。4↑定 文書管理 総 省 文書管理業 業 最適 計画
》9 》」日各府省情報 統括責任者 （I４ 連絡会議決 基 整 備 政府全体 利用 能 一元的 文書管理 いう 定
定
留意 定
○定 目的規 い 訓 法第》《 条第 基 行政文書 管理
あ 明 い 定
○定 義規 い 法 義規 等 従い 訓 用い 用語 義 行う 定
○定 う 文書 組織的 用い 行政文書 当 い
文書 作 又 得 状況 当 文書 利用 状況 保 又 廃棄 状況 総合的 考慮 実質的 断 必要 あ 定
○定 文書管理 い 第 － －。4↑ 業 最適 計画
基 各行政機 い 遅 「4 度 入 必要 あ
入 最適 前 利用 定
○定 一般的 情報 利用者 改善要望等 踏 え 断 見直
必要 あ 文書管理 い 法 体的運用状況等 踏 え 適
見直 行い 結果 更新時 改修等 映
定 定
第 定 管理体 定 定 総括文書管理者定
。》↑定 ○○省 総括文書管理者 置 定
。「↑定 総括文書管理者 官 長 充 定
。」↑定 総括文書管理者 掲 行う 定
定 行政文書 管理簿及 移管 廃棄簿 調製定
定 行政文書 管理 府 調整及 必要 改善措置 実施定 定 定定 定 行政文書 管理 修 実施定
定 組織 新設 改 廃 伴う必要 措置定
定 行政文書 保 要領 訓 施行 必要 細則 整備定
定 行政文書 管理 総括定
定 副総括文書管理者定
。》↑定 ○○省 副総括文書管理者 置 定
。「↑定 副総括文書管理者 ○○課長 充 定
。」↑定 副総括文書管理者 －。」↑－ ～ 掲 い 総括文書管理者
補佐 定
定 文書管理者定
。》↑定 総括文書管理者 掌 文書管理 実施責任者 文書管理者
指 定
。「↑定 文書管理者 管理 行政文書 い 掲 行う 定
定 保 定
定 定定 定 保 期間 満了 措置 設 定 定 行政文書 管理簿 載定
定 定 定 移管又 廃棄 移管 廃棄簿 載 含 等定 定 定 定 管理状況 検等定
定 定 定 行政文書 作 第 標準文書保 期間基準 保 期間表 いう 作 第 － －。》↑ 等 行政文書 整理 行政文書 管理 職員 指 定
定 文書管理担当者定
。》↑定 文書管理者 補佐 者 文書管理担当者 指 定
。「↑定 文書管理者 文書管理担当者 指 速や 総括文書管理者 氏 又
役職等 報告 い 定
定 監査責任者定
。》↑定 ○○省 監査責任者 置 定
。「↑定 監査責任者 ○○課長 充 定
。」↑定 監査責任者 行政文書 管理 状況 い 監査 行う 定 定 職員 責 定
職員 法 趣 連 法 及 訓 等並 総括文書管理者及 文書管理者 指示 従い 行政文書 適 管理 い 定
定
留意 定 管理体 意義 定
文書管理 行政機 各々 組織 掌 一環 行わ 体
様 体 行わ 基 あ 規則 基 各々 管
理体 明確 適 文書管理 確保 う あ 定
定
総括文書管理者 定
○定 総括文書管理者 法第 条 行政機 単位 設置 定
○定 総括文書管理者 行政機 長 補佐 当 行政機 全体 総括 立場 文書管理 当 者 適当 断 者 官 長等 充 定
○定 総括文書管理者 当 行政機 文書管理 総括 立場 行政文書 管理簿及 移管 廃棄簿 調製 行政文書 管理 府 調整及 必要 改善措置 実施 行政文書 管理 修 実施 組織 新設 改 廃
伴う必要 措置 行政文書 保 要領 訓 施行 必要 細則 整備等 行う 定
定
副総括文書管理者 定
○定 副総括文書管理者 当 行政機 全体 文書管理 総括 総括文書管理者 補佐 定
○定 副総括文書管理者 当 行政機 文書管理 門部署 課長 充
原則 定
○定 当 行政機 全体 適 文書管理 確保 観 総括文書管理者 及 副総括文書管理者 実 的 補佐体 例 総括文書管理担当者 置
考え 定
定
文書管理者 定
○定 行政文書 管理 責任 在 明確 適 文書管理 確保
文書管理 実施責任者 文書管理者 位置付 体的 各課長 参
官 室長 含 文書管理者 原則 組織 規模 業
容 行政機 保 個人情報 保護 法 》5 法 第58 号 第 条 基 個人情報保護 管理体 や 政府機 情報セ ュ 対策
強 基 方針 》】 》5日情報セ ュ 政策会議決 基 情報セ ュ 対策 体 執 室 状況等 踏 え 文書管理者 求 任 適 果 得 職員 総括文書管理者 指 定
○定 総括文書管理者 組織 新設 改 廃 等 応 適 文書管理 確保 観 文書管理者 指 い 見直 定
○定 総括文書管理者 文書管理者 指 行う 当 各部局長 意見
聴 定
定
文書管理担当者 定
○定 文書 作 確性 確保 保 等 文書管理 各段 生 文書管理者 確 等 効率的 実施 容 応 文書管理者 実 的 補 佐体 置 定
○定 文書管理担当者 果 役割 い 文書管理 各段 生 確 各行政機 又 各部局等 実 合わ 規 定
○定 文書管理者 確 趣 適 実現 観 確 行政文書 容 把握 得 補佐 職員 相応 い者 指 定
定
監査責任者 定
○定 監査責任者 文書管理 コン ン 確保 各文書管
理者 法 及 訓 等 遵 状況 把握 改善 監査 実施 定
○定 監査責任者 当 行政機 業 監査等 門部署 課長 充
原則 定
○定 監査責任者 監査責任者 立場 監査 企画 実施 総括文書 管理者 監査結果 報告 第 － －。「↑ 外部監査 実施 場合
い 外部監査実施者 報告先 監査責任者 留意 定
○定 適 監査 確保 観 監査責任者 実 的 補佐体 例 監査担
当者 置 考え 定
定
職員 定
○定 全 職員 法 趣 連 法 及 訓 等並 総括文書管理 者及 文書管理者 指示 従い 行政文書 適 管理 い 定 定
定
○定 適 文書管理 確保 観 必要 応 各部局 文書管理 推 進体 例 主任文書管理者 や部局間 連絡調整 行う会議体等 置 考え
定
○定 文書管理 門家 コ ネ 等 積極的 活
用 門的 術的視 職員 支援 考え 定
○定 国家 員法 昭和「「 法 第》「《号 第8「条 い 法 や職 義
遊 職 怠 場合 懲 処 い 規 刑法 明
治4《 法 第45号 第「58条 い 用文書等 棄罪 規 い う 踏 え 職員 文書管理 行う必要 あ 定
定 定
第 定 作 定
定 文書主義 原則定定
職員 文書管理者 指示 従い 法第 条 規 基 法第 条 目的 遉 資 ○○省 経緯 含 意思決 至 過程並 ○○省
及 業 実績 合理的 跡付 又 検証 う 処理
案 軽微 あ 場合 除 文書 作 い 定
定 表第 業 文書作 定
。》↑定 表第 掲 業 い 当 業 経緯 応 表 行政文書
類型 参郣 文書 作 定
。「↑定 文書主義 原則 基 ○○省 部 打合 や○○省外部 者 折衝等
含 表第 掲 業 政策立案や 及 業 実施
方針等 響 及 打合 等 打合 等 いう 録 い
文書 作 定定
定 適 効率的 文書作 定
。》↑定 文書 作 当 文書 確性 確保 容 い 原則
複数 職員 確 経 文書管理者 確 作
部局長等 位 職員 指示 あ 場合 指示 行 者 確
経 定
。「↑定 ○○省 外部 者 打合 等 録 作 当 ○○省 出席者
確 経 能 限 当 打合 等 相手方 相手方 い
う 言部 等 い 相手方 確 等 確性 確保 期
相手方 言部 等 い 録 確 難い場合
う 載 定
。」↑定 文書 作 当 常用漢 表 「「 告示第 号 現 仮 遣 い 昭和【》 告示第 号 仮 付 方 昭和48 告示第 号 及
外来語 表 告示第 号 等 や い用 用語 的
確 簡潔 載 い 定
。4↑定 文書 作 当 復利用 能 様式 資料等 情報 い 電子掲 示板等 活用 職員 利用 供 定
定
留意 定 文書主義 原則 定
○定 行政機 意思決 及 業 実績 文書主義 い 行政機 諸活動 確性 確保 責任 明確 等 観 重要 あ 行政 適
効率的 運営 必要 あ 法第 条 基 第 － い 行政機 意思決 及 業 実績 文書主義 原則 明確 い
基 作 文書 行政文書 定
○定 意思決 文書作 い 法第 条 基 必要 意思決
至 経緯 過程 文書 作 最終的 行政機 意思決
権限 者 文書 押印 署 又 類 行 行う
容 当 行政機 意思 決 必要 あ う 行政機
意思決 当 文書 作 行う 原則 あ 当 意思決
時 文書 作 困難 あ 文書 作 必要
あ 定
○定 例え 法 や 議案件 い 最終的 行政機 長 決 立案経緯 過程 応 最終的 決 容 主管局長や主管課長 経緯 過程 い 文書 作 必要 あ 法第 条第 号
複数 行政機 合 及 経緯 作 義 い
各行政機 担管理 い 国 行政 い 行政機
間 協議 外部 的 検証 う 必要 あ
当 合 実 協議 行 職員 役職 わ 文書 作
必要 あ 定
○定 及 業 実績 文書作 い 行政機 諸活動 果
あ 及 業 実績 適当 段 文書 必要 あ 例え
一日 一人 断 的 行わ 相談 対応 い 最 相談 終了
文書 作 考え 定
○定 行政機 職員 当 職員 割 当 遂行 立場 法第 条
作 義 果 作 義 果 法第 条 目的 遉 資
当 行政機 経緯 含 意思決 至 過程並 当 行政機
及 業 実績 合理的 跡付 又 検証 う
処理 案 軽微 あ 場合 除 い 適 断 必要
あ 定
○定 各職員 文書作 断 適 行う う 日常的 文
書管理 実施 い 実質的 責任者 あ 文書管理者 指示 従い 行う い 文書管理者 法第 条 目的 遉 う 個々 文書 作 い 職員 日常的 指示 必要 あ 定
○定 処理 案 軽微 あ 場合 法第 条 目的 踏 え 厳格
限 的 解 必要 あ わ 確 必要
文書 作 職 支 生 当 案 的価値 い
う 場合 あ 例え 掌 単 照会 問い合わ 対 応答
行政機 部 日常的業 連絡 打合 考え 当 案 政策 断や国民 権利義 響 及 う 場合 含 い 定
○定 職員 自己 執 便 保 い 写 原 途管理 行
政文書 当 い う 個人的 執 参考資料 必要最 限
あ 「【 頁参照 職員 起案 書 い 段 一
般的 行政文書 当 い 当 行政機 法 立案 基礎
国政 重要 意思決 録 い 場合 い 行
政文書 適 保 あ 定
○定 一般的 職員 個人的 手 や個人的 信 容 録
媒体 直 行政文書 当 いえ い 例え
載 容 い 行政機 い 起案 当 行政機 ソコン 信
当 行政機 組織的 広報活動 用い い 場合
当 容 い 適 媒体 行政文書 適 保
必要 あ 定
○定 例え 行政機 対 連絡 審議会等や懇談会等 ン 対
連絡 電子 用い 行 場合 当 電子 容 い 適
媒体 行政文書 適 保 必要 あ 定
定
表第 業 文書作 定
○定 文書等 管理 法 施行 「「 政 第「5《号 施行 いう 表 い 一連 業 セ 文書 一 保 期間 保
う 法第 条各号 作 義 付 い 文書 各行政機 共
通 業 等 当 業 セ 文書 類型 ン 表第
い 体例 載 保 期間基準 い 各行政機
い ン 表第 各行政機 及 業 性質 容等 応
当 行政機 通 保 期間基準 え 規則 表第
「》 頁参照 第 － －。》↑ 規則 表第 掲 業 い 当 業 経緯 応 表 行政文書 類型 参郣 併 文書管理 者 作 標準文書保 期間基準 保 期間表 いう 参郣 当 業 経緯 応 表 列挙 行政文書 類型 当 い場合 あ 得
参郣 い 文書 作 明確 い 定
○定 審議会等や懇談会等 い 法第 条 目的 遉 資 当 行政機 経緯 含 意思決 至 過程並 当 行政機 及
業 実績 合理的 跡付 又 検証 う 開催日時 開催場
出席者 議 言者及 言 容 載 議 録 作 定
定
国 大臣 構 員 会議又 省議 議 録 作 定
○定 国 大臣 構 員 会議又 省議 い 法第 条 目的 遉 資 当 行政機 経緯 含 意思決 至 過程並 当 行政機 及 業 実績 合理的 跡付 又 検証 う 開催日時 開催場 出席者 議 言者及 言 容 載 議 録 作
定 定
的緊急 態 対応 会議等 録 作 確保 定
○定 国家 社会 録 共 的 重要 政策 あ 社会的
響 大 政府全体 対応 教訓 将来 生 う う
国民 生 身体 産 大規模 重大 被害 生 又 生 あ 緊
急 態 的緊急 態 いう 政府全体 対応 会議
会合 第 及 第 留意 い 会議等 いう い 将来 教
訓 極 重要 あ 会議等 性格 応 録 作
定
定 定 個 態 的緊急 態 当 否 い 文書管理 担
当 大臣 議等 場 了解 得 断 定 定 政策 決 又 了解 行う会議等定
国民 生 身体 産 大規模 重大 被害 生 又 生 あ 緊急 態 政府全体 対応 政策 決 又 了解 行う会議等定
作 録 定
開催日時 開催場 出席者 議 言者及 言 容 載 議 録 決 又 了解 録 文書 郤布資料定 等定
定 政策 決 又 了解 行わ い会議等定
国民 生 身体 産 大規模 重大 被害 生 又 生 あ 緊急 態 各行政機 対応 滑 行う 政府全体 情報交換 行う会議等 あ 政策 決 又 了解 行わ い 定
定 定 作 録 定
定 定 定 定 活動期間 活動場 構 員 時々 活動 進捗状況や確
共 確 確 対 構 員等 体的 採 対応等
載 文書 郤布資料定 等定
○定 設置又 開催当初 政策 決 又 了解 行わ い会議等 あ
政策 決 又 了解 行う 場合 録 作
定
○定 的緊急 態 対応 行政機 い 当 態 対応 会
議等 い 前 ニュ 等 整備又 改 作 録 作
場合 方法 期限 原則 超え 作 困難 あ
想 場合 作 支 来 い う 措置 講
明確 録 作 責任体 録 作 含 訓練等 行う
明確 等 措置 講 必要 あ 検等 い 第
留意 参照 定
定
適 効率的 文書作 定
○定 行政機 間 打合 等 録 確性 確保 当 各行政機 い 現在及 将来 国民 説明 責 全う う いう法 目的 照
当 行政機 経緯 含 意思決 至 過程並 当 行政機 及 業 実績 合理的 跡付 又 検証 う 文書 作
前提 あ 定
○定 文書 確性 確保 容 い 原則 複数 職員 確 経 文書管理者 確 作 部局長等 位 職員 指示 あ
場合 指示 行 者 確 経 い 定
○定 各行政機 外部 者 打合 等 録 い 文書 作 行政機
出席者 確 経 能 限 当 打合 等 相手方 相手
方 いう 言部 等 い 相手方 確 等 確性 確保
期 い 作 行政機 い 相手方 言部 等
い 録 確 難い場合 う 載 必要 あ 定
例 定
定 定 文書全体 い 相手方 確 い場合 ○○ 相手方 確
等 載 定
定 文書 一部 い 相手方 確 い場合 ○○ 相手方 一
部 確 等 載 当部 斜体 当 箇 確 あ
載 定
○定 適 文書 作 第 － －。」↑ 用文 統一性 保持 基準 あ 用文改善 趣 徹底 い 依 通知 昭和「】 日
付 第》【号 用文 漢 使用等 い 「「 訓
第 号 等 や い用 用語 的確 簡潔 載 重要 あ 定
○定 効率的 文書作 資 文書 作 当 復利用 能 様式 資 料等 情報 い 電子掲示板等 活用 職員 利用 供 い 定 定
得 定
○定 文書 得 い 各行政機 実情 応 適
留意 必要 あ 定
○定 行政文書 要件 あ 得 時 行政機 職員 実質的 得
時 断 あ 必 領印 押印や文書管理 録
手 的 要件 満 段 い 一方 適 文
書管理 確保 観 例え 許 等 請書 行政手 法 法 第 88 号 第 条 踏 え遅滞 処理 必要 あ 領印 押印や文書管
理 録 付手 い 適 行う必要 あ 定
○定 文書 付 い 各府省統一 基準 一元的 文書管理
入 伴う文書管理規則等 改 ン 「《 」》 日文書管理業 最適 府省連絡会議 合 あ 外部 文書 付 場
合 部署 文書 付簿や 領印 原則 文書管理
い 件 差出人 先等 録 い 定
○定 行政機 等 得 文書 必要 応 各課 郤布や供覧 行
う 想 場合 当 行政機 中 責任 原
管理 文書管理者 明確 定
○定 委 業 説明責 果 必要 文書 例 報告書 載 推
計 使用 い 様書 明 委 元 行政機
い 適 得 行政文書 適 管理 必要 あ 定
定
決裁 進遉 施行 定
○定 文書 決裁 進遉及 施行 い 各行政機 実情 応 適 留意 必要 あ 定
○定 決裁 行政機 意思決 権限 者 押印 署 又 類
行 行う 容 行政機 意思 決 又 確
行 いう 定
○定 進遉 機 機 一 通知 又 一 書類
届 いう 定
○定 施行 文書 効力 現実 一般的 動 いう 定
○定 行政文書 あ 否 法第 条 政府 説明責 全う 必要十 業 必要性 基 保 い 文書 あ う 実質
的 断 あ 決裁 行う 使用 文書
限 い 定
○定 決裁 録 い 各府省統一 基準 あ 一元的 文書管理
入 伴う文書管理規則等 改 ン い 決裁 供覧 起案及 処
理 原則 文書管理 行う 部署 決裁文書件
簿 伺い文等 設 い い 定
○定 文書 施行 い 施行文書件 簿等 各府省統一 基準 あ 一
元的 文書管理 入 伴う文書管理規則等 改 ン い
原則 文書管理 施行先 施行日等 録 い 定
定 定
第 定 整理定
定 職員 整理義 定
職員 及 従い 掲 整理 行わ い 定
。》↑定 作 又 得 行政文書 い 類 称 付 保 期間及 保 期間 満了 日 設 定
。「↑定 相互 密接 連 行政文書 一 集合物 行政文書 定
。」↑定 。「↑ 行政文書 い 類 称 付 保 期間及 保 期間 満了 日 設 定
定 類 称定
行政文書 等 当 行政機 及 業 性質 容等 応 系
統的 段 層構造 類 表第 掲 業 い 表
参郣 類 や い 称 付 い 定
定 保 期間定
。》↑定 文書管理者 表第 基 保 期間表 表 い 定
。「↑定 文書管理者 保 期間表 又 改 場合 総括文書管理者 報告 定
。」↑定 －。》↑ 保 期間 設 い 保 期間表 従い 行う 定
。4↑定 －。》↑ 保 期間 設 及 保 期間表 い 法第 条第
文書等 当 行政文書 あ 保 期間
定
。5↑定 －。》↑ 保 期間 設 及 保 期間表 い 文書等 当 い あ 行政 適 効率的 運営 国民 説明 責 全う
う 意思決 過程や 及 業 実績 合理的 跡付 や検証 必要
行政文書 い 原則 保 期間 定
。【↑定 －。》↑ 保 期間 設 い 定。4↑及 。5↑ 規 当 除
保 期間 》 満 。例え 掲 類型 当
文書 ↑ 定
定 定 定 途 原 管理 い 行政文書 写 定 定 定 定 型的 日常的 業 連絡 日程表等定
定 定 定 出版物や 表物 編集 文書定
定 定 定 ○○省 掌 実 問合 応答定
定 明白 誤 等 客観的 確性 観 利用 適 文書定
定定定定 定 意思決 途中段 作 当 意思決 え 響 い 長期間 保 要 い 断 文書定
定 定 定 保 期間表 い 保 期間 》 満 設 適当
業 単位 体的 文書定
。】↑定 －。》↑ 保 期間 設 い 通常 》 満 保 期間 設 類 型 行政文書 あ 重要又 異例 情報 含 場合 合理 的 跡付 や検証 必要 行政文書 い 保 期間 設
定
。8↑定 －。》↑ 保 期間 起算日 行政文書 作 又 得 日 文
書作 得日 いう 属 度 翌 度 日 文書
作 得日 日 あ 日 外 日 起算日 行
政文書 適 管理 資 文書管理者 場合 あ 日
定
。9↑定 －。」↑ 保 期間 行政文書 行政文書 保 期間 定
。》《↑定 －。」↑ 保 期間 起算日 行政文書 行政文書 日 う
最 い日 作 日 いう 属 度 翌 度
日 作 日 日 あ 日 外 日
起算日 行政文書 適 管理 資 文書管理者 場合
あ 日 定
。》》↑定 。8↑及 。》《↑ 規 文書作 得日 い 確 あ 期間 保 期間
行政文書及 当 行政文書 行政文書 い 適
用 い 定 定
留意 定 職員 整理義 定
○定 行政機 各々 職員 日々作 得 行政文書 い 相互 密接
連 一 集合物 行政文書 行政文書
等 適 管理 行う 一 基準 従い 類 称 付 保 期間及 保 期間 満了 日 設 い 定
○定 意思決 過程や 及 業 実績 合理的 跡付 や検証 必要 行政文 書 あ 検討や 容確 等 過程 時 容 更新 行政文書 い
確 方針等 行政文書 区 観 例え ○○
課長説明資料 ○○局議説明資料 等 更新 過程 あ 文書 あ 明示 定
○定 当 行政文書 作 時 や作 担当 ○○課 ○○
う 定 定
類 意義 方法 定
○定 行政文書 適 類 必要 文書 迅速 出 効率 高
重要 あ わ 検索 手段 行政文書 類 職員
思考 整理 整理 資 適 類 効率 や情報 活
用 最適 意思決 望 い う 行政文書 類
執行管理 中心 位置付 あ 全職員 意義 踏 え
適 類 組 必要 あ う 行政文書 類 適 行う 国 諸活動 現在及 将来 国民 説明 責 全う
資 定
○定定 体的 類 方法 各々 職員 自 現物 行政文書 確
段 層構造 類 行う わ 相互 密接 連
行政文書 一 集合物。行政文書 ↑ 類
類 中 類 中 類 大 類 い
定
○定 規則 表第 掲 業 い 表 参郣 併 文書管理者
作 保 期間表 参郣 類 定
○定 組織 文書 検索性 高 各職員 文書 保
組織 文書 共 類 郤列 行政文書 管理簿
載 序や ン ネ 中 並 方等 夫 望 い
郤列 例 あ 定
定 進行 序や 日 序定 定 計画定 定 実施定 定 定 定 設計定 定 施 定 定 検査定 定 注定 定 納品定 定 支払定 定 定 定 定 定 定
定 全般 共通 総括 個 序 通例 通常 通 特例 特 特 序定
定 期調査定 定 特 調査定 定 人 全般定 定 任免定 定
行政文書 類 定
○定 行政文書 迅速 在検索や効率的 整理 保 観 度
原則 難い場合 期間 暦
業 度 業 始 終わ 等 定
○定 一 行政文書 必 一 ン 用 格納 い わ
い 一 行政文書 複数 ン 用 用い
場合 文書管理 適 実施 観 文書管理者 個数 適 把握 例 背表 冊表示 》景」 「景」 」景」 等 複数 行政
文書 一 ン 用 格納 場合 行政文書
区 明確 識 う 定
○定 方式 行政文書 ン
時 方式 案完結時 方式 大 定
定 時 方式定
定 定 定 文書 作 又 得 段 時 方式 あ 定
定 定 定 体的 各々 職員 自 担 い 文書 自 直 類
類 称 行政文書 類 称 含 保 期間及
保 期間 満了 日 あ 載 ン 保 箱
ン 用 必要 応 新 ン 用 類 称等 載
追 個々 行政文書 作 又 得 直 時格納 方式 あ 定
※定 場合 等 格納 第 － －。》↑～。」↑ 法第
条第 ～第 整理 時 行う 第 － －。》↑
称 個々 行政文書 件 進行中 文書 仮 類
整理 場合 あ 定
※定 電子文書 い あ 類 称 保 期間及 保 期間 満了 日 文 書管理 録 行政文 書 個々 行政文書 格 納
当 定
定 定 ※定 迅速 在検索や効率的 整理 保 観 方式 方 望 い 定 定
定 案完結時 方式定
定 定 定 一 案処理 完結 段 方式 あ 定 定 定 第 － －。》↑ 法第 条第 整理定
案完結時 方式 い 第 － －。》↑ 法第 条第 整理 い 個々 行政文書 称 保 期間 保 期間 満了 日 設
設 例 定
定
設 例 個々 行政文書 作 件 称 付 保 期間及 保 期間 満了 日 設 定
定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定定 定 定 定 定 保 期間 保 期間 定 保 期間満了日 「《》4普」普」》定
定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定定 「【 」 」》日 定 定
保 期間 満了 日 定
定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 連定 絡定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 「《》「 【 》 日定
「4 【 》 日 定 定
○○○○定 定
定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 ○○省○○局○○課長定 定 定 定 定 定 定 定 ○○会議 開催 い 称 定 定
定 定
設 例 行政機 等 行政文書 得 場合 う
付 称 様 個々 得文書 件 定 保 期間 》 定
保 期間満了日 「《》4普」普」》定
定 定 定 定 定 定 定 定 「【 」 」》 日 定 定
設 例 電子文書 作 又 得 保 場合 作 又 得 段 原 則 文書管理 称 保 期間 保 期間 満了 日 録 定
定
定 ※定 単独 管理 適当 あ 行政文書 い
行政文書 単位 適 管理
保 行政文書 管理簿 載 移管又 廃棄等 定
定
第 － －。「↑ 法第 条第 整理定
一 案処理 完結 相互 密接 連 行政文書 い
文書 場合 ン 保 箱 ン 用
電子文書 場合 文書管理 一 集合物 定
定
第 － －。」↑ 法第 条第 整理定
定 定 定 定 定 一 案処理 完結 行政文書
場合 当 行政文書 改 類 称 保 期間及
保 期間 満了 日 設 定
定
称 設 定
○定 第 － －。》↑ 法第 条第 基 行政文書 称 設 い 当 行政文書 容 端的 示 う や い 称 定
○定 第 － －。」↑ 法第 条第 基 行政文書 称 類
設 い 留意 定
定 定 行政文書 や 当 行政文書 含 行政文書 容易
検索 う 行政文書 容 端的 示 複数
ワ 例 郤付資料 ※大 類 文書管理 識者会議 中 類 第○
回会議 載 定
定 特 担当者 い表現 用語 例 Ｙ 文書 ○
○日 電 連絡 あ 件 Ｓ 会議 郤付資料 使用 体的 や地域 盛 込 職員や一般 国民 容易 理解 表現 用語 定
定 あ 意味 い用語 例 ～文書 ～書類 ～ ～綴
～雑件 ～ 資料 ～ 限 用い い 定
定 定 定 定
保 期間基準 定
○定 法第 条 い 当 行政機 経緯 含 意思決 至 過程並 当 行政機 及 業 実績 合理的 跡付 又 検証
う 文書 作 い 条 基 作 行政文
書 い 適 保 期間 設 必要 あ ン 表第
い 法第 条 趣 踏 え施行 表 掲 行政文書 類型 い 業 区 及 文書 体例並 対応 保 期間 示 い 例え 行政手 法第 条第 号 許 等 決裁文書 許 等
至 過程 録 文書 許 等 決 至 過程 合理的 跡付
又 検証 う 対応 業 区 あ 許 等 重要
経緯 録 文書 指 保 期間 い 許 等 効力 消滅
日 特 日 い 定
○定 各行政機 い ン 表第 各行政機 及 業
性質 容等 応 当 行政機 通 保 期間基準 え 規則 表第 当 行政機 通 保 期間基準 原則 業
セ 文書 類型 載 定
定 定 定 定
規則 表第 追 例 定
定 定 業 区 定 当 業
行政文書 類型定 施行 表
当 定
保 期間定 体例定
○定 統計調 査
定
統計調査 重要 経緯定
統計 企画立
案 経緯
録 文
書定
定 定 定
基 方針定 基 計画定 要領定
統計 経緯 録 文書定
請 書定
統計 実施 経緯 録 文書定
実施案定 処理 基準定 統計 集計結
果 文書定
」《 定 調査報告 書定
○定 契約
定
契約 重
要 経緯 ○
○ 掲 除 定
契約 決裁
文書及
契約 至 過程
録 文
書定
契約 終 了 日 特 日
定
様書案定 協議 調 整経緯定
定
○定 文書管理者 規則 表第 基 当 文書管理者 管理 行政文書 い 職員 適 保 期間 設 う 体的 業 及 文書
○○課標準文書保 期間基準 例 文書管理法施行
及 改廃及 経緯 立案 検討 文書管理委員会 議 録 定
○定 保 期間表 当 業 区 容等 載 開示
情報 含 場合 当 容等 一般 保 期間表
開示情報 明示 い う 載 適 夫 必要 あ 定
○定 文書等 当 あ 保 期間 設
必要 あ 定
○定 例え 趣 変え い範 表現 変更 や形式的 句 修 等 意
思決 え 響 い 長期間 保 要 い 断
い 第 － －。5↑ 合理的 跡付 や検証 必要 文書 当
い 定
○定 明白 誤 等 客観的 確性 観 利用 適 文書 い 法第 条 趣 踏 え 厳格 限 的 解 必要 あ 例え
日付 誤 や誤 脱 含 理 修 行わ 場合 修 前
文書 業 必要性 誤解 集計 資料等 当 定
○定 確性 確保 観 複数 職員や相手方 確 求 行政文書 修 場合 修 前 行政文書 い 客観的 確性 観 利用 適
文書 当 一 解釈 い 定
○定 保 期間 満 行政文書 等 あ 第 － －。【↑ 当 い い 廃棄 場合 第 － －。」↑ 規 従う 定
○定 重要又 異例 あ 業 い 通常 異 扱い
場合 例 通常 決処理 い 来 決裁権者 確 求 場
合 等 想 あ う 案件 情報 含 行政文書 い
通常 満 保 期間 設 類型 あ 合理的 跡付
や検証 必要 い 保 期間 設 定
○定 行政機 複数 部署 行政文書 例 議決 文書 保 場合
責任 原 管理 文書管理者 例 当 議決 主管課長
明確 原 外 写 文書 い 業 必要性
応 例え 原 短い保 期間 定
○定 行政文書 管理簿 案 生や変更等 伴い 載 時 追 更新 帳や 法 又 改廃等 伴い 時 追 更新 法 集
職員 業 常時利用 的 保 行政文書 常用文書
保 期間 い 施行 表 十 期限 い保 期間
い 常用文書 あ 行政文書 管理簿 載 必要
あ 保 期間欄 例え 常用 や 無期限 載 定 定
保 期間 設 定
○定 保 期間 文書管理者 保 期間表 従い 設 定
○定定 法 基 基準 保 期間 設 法第 条第 又 第 基 施行 行政文書 作 得 行政文書
あ 法施行前 作 得 又 行政文書
等 及ぶ い う 行政文書 等 い
適 文書管理 観 時 新基準 従い 保 期間 変更 望 い 定
定
保 期間 満了 日 設 定
○定 保 期間 満了 日 保 期間 起算日 起算 設
保 期間 満了 日 設 定
○定 保 期間 起算日 迅速 在検索や効率的 整理 保 観 翌
度 日起算 原則 難い場合 日
日等 文書作 得日又 作 日 日 起算日
定
○定 起算日及 保 期間満了日 例 あ
保 期間 》《 行政文書 起算日及 保 期間満了日 例 定
原則 日起算 定
定 定 定 定 定 定 定
暦年 定 定 定 定 定 定
事業年度 定 定 定 定 定 定 定
定
○定 第 － －。》》↑ い 例え 保 期間 許 等 効力 消滅 ﾌｧｲﾙ化完了 起算日
2010.4.1
保存期間 10年 2010.3.12
期間
保 期間
2020.3.31
2010.1.1
保存期間 10年 保 期間
2019.12.31 期間
起算日 2010.7.1
保存期間 10年 保 期間
2020.6.30 期間
保存期間満了日 ﾌ ｧ ｲ ﾙ 化 開 始
2009.4.6
2009.12.28
起算日 ﾌｧｲﾙ化完了
2009.1.5
ﾌ ｧ ｲ ﾙ 化 開 始 保存期間満了日
保存期間満了日 ﾌｧｲﾙ化完了
ﾌ ｧ ｲ ﾙ 化 開 始
2010.6.30 2009.7.1
日 特 日 文書や常用文書 文書作 得日 い 確 あ 期間 保 期間 行政文書及 当 行政文書 行政文 書
い 起算日 翌 度 日又 文書作 得日 作
日 日 規 第 － －。8↑又 第 － －。》《↑ 適用 い い 定
○定 場合 起算日及 保 期間満了日 設 い 体的 あ 定
定 表第 備考一 》《 規 特 日 含 保 期間 設 行政文書 行政文書 定
起算日 当初 体的 保 期間 確 段 特
日 起算日 体的 設 例え 許 等 効力 消滅 日
特 日 文書 あ 体的 保 期間 許 等 効力
消滅 日 確 日 翌 度 日 日 特 日
難 い場合 日 特 日 起算日 設 定
保 期間満了日 い 当初 起算日 体的 設
段 体的 設 定
定 常用文書 保 期間 特 日 含 い行政文書 行政文書 定 定 定 例え 常用文書 い 帳作 日 翌日 起算日 適当
日 起算日 設 保 期間満了日 常用 間 設 定
○定 保 期間 満 行政文書 行政文書 起算日 施行 第 条第 及 条第 書 従い 作 得 日 降 適当 日
設 定
定
行政文書 管理簿 載 定
○定 各々 職員 行政文書 類 称等 時 行政文書
管理簿 様式 仮 載 進行中 仮 類 整理 場
合 あ 行政文書 度 原則
い 文書管理者 度 時 保 い 行政文書 等 単独
管理 行政文書 含 現況 法 及 訓 等 従い 確 行政文書 管
理簿 様式 載 い 確 容 確 定
○定 確 行政文書 管理簿 載 容 活用 度
ン 用 類 称等 あ 載 度 整理 滑 行
う う準備 望 い 定
定
定
○定 整理 当 各府省庁 情報セ ュ 情報 格付
機密性 完全性 用性 表 方法 各府省庁 従う 及 扱 限 い 留意 必要 あ 定
定 定
第 定 保 定
定 行政文書 保 要領定
。》↑定 総括文書管理者 行政文書 等 適 保 資 う 行政文書
保 要領 作 定
。「↑定 行政文書 保 要領 掲 載 い 定
定 文書 保 場 方法定 定 定 定 電子文書 保 場 方法定 定 定 定 引 手 定
定 定 定 適 保 確保 措置定 定 保 定
定 定 文書管理者 行政文書 保 要領 従い 行政文書 等 い 当 行政文書 等 保 期間 満了 日 間 適 保
い 文書管理者等 引 い 場合 限 い 定
定 集中管理 推進定
定 定 ○○省 行政文書 等 集中管理 い 総括文書管理者
推進 定
定
留意 定
行政文書 保 要領 定
○定 総括文書管理者 各行政機 組織体 や ン 用 机 ン ネ 書棚 書庫 状況等 踏 え 保 期間満了日 適
保 行う 要領 行政文書 保 要領 作 い 定
要領 体的 載 あ 定
定
文書 保 場 方法 定
○定 行政文書 等 容 時 経過 利用 状況等 応 適 保 及 利用
確保 必要 保 場 方法 載 定
○定 例え 時 経過や利用 状況 応 保 場 変更 室 書庫等 や 集 中管理 伴う保 場 変更 い 載 定
○定 検索性 向 観 ン ネ や書棚等 行政
文書 等 郤列や ン 用 例 ン 保 箱
等 見出 や背表 等 表示 例 色 等 様式や 在管理 い 考え方 方法 例 在管理 識 番号 付 載 定
○定 一般的 行政文書 等 利用頻度 作 得 時 経過 伴
い 減少 傾向 あ 作 得 一 期間 経過 行政文書
等 規則 規程 特 管理 必要 行政文書 含
行政文書 等や 的 利用 行政文書 等 除 い
原則 室 書庫 移動 う あ 定
○定 個人的 執 参考資料 共用 ン ネ や書棚等
置 職員各自 机 周辺 置 徹底 必要 あ 将来 利 用 能性 あ 膨大 量 文書 個人的 持 い 場合 例 勤
先 異動 わ 業 文書 段 梱包 机 周辺
置い い 場合 机 膨大 量 文書 積 重 い 場合等 組織
文書 共 等 改善 あ 定
定
電子文書 保 場 方法 定
○定 電子文書 い 改 漏えい等 適 扱い 防 一 期間経過
集中管理 移管 長期保 変換 時 経過 利用
状況等 応 適 保 及 利用 確保 場 録媒体等 い
考え方 載 載 当 各府省庁 情報セ ュ
留意 定
○定 共 保 先 活用 共 い 行政文
書 管理簿 類 従 層構造 等 共 構 行政文
書 等 管理 や い構造 載 定
定
共 整理方法 例 定
第 層 定 第 層 定 第 層 定 第 層～ 定
班 室定 大 類 定 中 類 定 類 定
定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定
《》成職員 人 定
《「成 算 決算定 定
《》成法 定定
《「成政 定 定
《》成広報 修定 定
定
《》成総 定定
《「成総括 定
《」成○○ 定
《4成 修 定 定 定 定 定 定
《》成○○法定
《「成○○法定
《」成○○法定 定 定
《》成広報定
《「成 修定 定 定 定
類 修
講演 資料
○ 度 定 定
類 修
講演 資料
○ 度 定 定
「《》8《」」》 満了 修 講演 資 料 写 定
定 定
定 共 電子文書 い 業 効率性 観 第 層 い
課室等 整理 第 層 降 い 行政文書 管理簿
対応 明確 観 行政文書 管理簿 大 類 中
類 類 従 層構造 整理 考え 》8頁参照 定
定
定 第 層 降 作 行政文書 管理簿 類 当
い 行政文書 等 対応 い 明確
類 当 行政文書 等 称 いう 称 付 望 い 定
定
定 途 原 管理 い 行政文書 写 等 満 保 期間 設 電子文書 い 例え 「《》8《」」》 満了 冒頭
付 等 整理 期限 う 称 付 望 い 定
定
○定 共 い 組織的 検討や 容確 等 経 時 容 更新
行政文書 い 検討中 いう 称 サ 作 等
行政文書 区 管理 常 検討等 進捗 的確 映 整理 あ 定
○定 個人的 執 参考資料 い 適 セ 限 行 個人用 置 徹底 必要 あ 定
○定 意思決 過程や 及 業 実績 合理的 跡付 や検証 必要 行政文
書 当 電子 い 保 責任者 明確 観 原則
作 者又 第一 得者 速や 共 等 移 定
保 方法 体例 定
定 長期保 観 電子 国 標準 機構 I８４ い 長期
保 国 標準等 共 等 保 定
定 文書 印 媒体 行政文書 編 定
定 編集 再 等利用頻度 高い い 電子 形式 維持
共 保 定
定
引 手 定
○定 文書管理者 異動 場合 組織 新設 改 廃 場合 集中管理 伴う 副総括文書管理者 引 場合 行政文書 等 引 手 い 載
行政文書 管理簿 管理者欄 更新等 定
○定 府省 枠 超え 文書 い わ 散逸
高い 解散 管理主体 明確 当
置 行政機 引 管理 あ い 業 最 深い行政 機 移管 独立行政法人国立 文書館 運営 中間書庫 国立 文 書館法 》》 法 第】9号 第》》条第 第 号又 条第 第 号 基 独立行政法人国立 文書館 行政機 委 行政文書 保 行う 書
庫 引 考え 定
定
適 保 確保 措置 定
○定 ン 用 例 ン 保 箱等 見出 や背表 等
表示 容 例 管理者 保 期間満了日 保 期間満了時 措置等 い 誤 廃棄や散逸防 等 観 行政文書 管理簿 載 容 齟齬 生 い
う 十 確 必要 あ 定
○定 行政文書 保 要領 載例 示 あ 定
定
定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 ○○省行政文書 保 要領 例 定 定
定 文書 保 場 方法定
定 定 文書管理者 確 規 従い 共用 保 場 保 定
。》↑定 室 保 定
定 度 行政文書 等 保 期間 ○
い 室 い 現 度 行政文書 等 前
度 行政文書 等 区 保 場合 保 場
職員 使いや い場 例 ン ネ 段等
う郤意 定
定 度 い 新 度 行政文書 等 保 空
行政文書 等 移動 行う 例 ン ネ
段 段 移動等 的 利用 行政文書 等
あ 現 度 保 場 保 定
定 個人的 執 参考資料 納場 職員各自 机 周辺 定
。「↑定 書庫 保 定
定 前々 度 前 行政文書 等 い 副総括文書管理者 引
書庫 保 的 利用 行政文書 等
あ 室 保 定
定 的 利用 行政文書 等 室 保
い 行政文書 等 い 度 文書管理者 利用状況等 案 書庫 移動 再検討 定
定 個人的 執 参考資料 書庫 置い い 定
。」↑定 ン 用 及 書棚 表示 在管理定
定 ン 用 ン 保 箱等 見出 や背表 表示 い
添様式 定
定 書棚 行政文書 等 在 明 棚番号 付
行政文書 等 一 番号 付 在管理 行う 定 定
定 電子文書 保 場 方法定
定 定 文書管理者 確 規 従い 共用 保 場 保 定 定 電子文書 原 文書管理 等 保 文書 改 や漏え
い等 防 等 観 必要 応 適 セ 限 行 保
定
定 保 期間 ○ 経過 電子文書 い 副総括文書管理者 管理 定 定 保 期間満了時 措置 移管 電子文書 移管 適
方式 保 定
定 長期 保 電子文書 い 国 標準 機構 I８４ い 長
期保 国 標準等 保 利活用 能 状態 保
定
定 電子文書 情報セ ュ 規 従い 必要 応 電子署
付 行う 保 定
定 共 保 先 活用 共 い 行政文書
管理簿 類 従 層構造 等 共 構 行政
文書 等 管理 や い構造 定
共 整理方法 例 定
第 層 定 第 層 定 第 層 定 第 層～ 定
班 室定 大 類 定 中 類 定 類 定
定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定 定
《》成職員 人 定
《「成 算 決算定 定
《》成法 定定
《「成政 定 定
《》成広報 修定 定
定
《》成総 定定
《「成総括 定
《」成○○ 定
《4成 修 定 定 定 定 定 定
《》成○○法定
《「成○○法定
《」成○○法定 定 定
《》成広報定
《「成 修定 定 定 定
類 修
講演 資料
○ 度 定 定
類 修
講演 資料
○ 度 定 定
「《》8《」」》 満了 修 講演 資 料 写 定
定 定 定
定 電子 う 意思決 過程や 及 業 実績 合理的 跡付 や検証 必要
行政文書 当 い 原則 作 者又 第一 得者 速や 共
等 移 保 定
定
定 引 手 定
。》↑定 文書管理者 異動 場合 行政文書 等 引 手 い 定 定
定 前任 文書管理者 少 掲 文書 任 文書管理者 引 定
行政文書 管理簿定 保 期間表定
文書管理状況 検 監査結果定
定 任 文書管理者 前任 文書管理者 立会い 管理 い 行政文 書 等 保 場 等 行 政 文 書 管 理 簿 照 合 確
定
定 。「↑定 組織 新設 改 廃 場合 行政文書 等 引 手 い 定
引 元 組織 措置 定
定 定 定 引 行う業 わ 掲 い 引 先 整理 定 行政文書 等定
行政文書 管理簿定
引 行う業 わ 移管 廃棄簿 写 定 保 期間表定
直近 文書管理状況 検 監査結果定
定 定 定 引 元 文書管理者 引 先 文書管理者 立会い 定 引 行う 行政文書 等 行政文書 管理簿 突合 実施 定
定 定 定 引 元 文書管理者 引 先 整理 及 突合結果 引 定 先 文書管理者 引 渡 定
引 先 組織 措置 定
定 定 定 引渡 確実 行わ い 確 定
定 定 定 行政文書 管理簿 引 行政文書 等 書 情 報 管理者 保 場 等 更新及 行政文書 等 背表 変更 実 施 定
定 定 定 引 先 文書管理者 様式 引 副総括文書管 理者 報告 定
定 組織 改廃等 文書管理者 在 行政文書 等
い 副総括文書管理者 引 行政文書 容 最 密接 文書管理者 当 行政文書 等 新 文書管理 指 当 文書管理者及 引 元 文書管理者 通知 定
。」↑ 定 。「↑ 及 副 総 括 文 書 管 理 者 引 場 合 行 政 文 書 定
等 引 手 い 定
定 文書管理者 集中管理 対象 行政文書 等 副総括文書管理
者 引 定
定 文書管理者 引 行う行政文書 等 行政文書 管理簿 書 情報 管理者 保 場 等 引 先 情報 更新 引 行
う行政文書 等 背表 変更 文書管理者 引 行
う行政文書 等 抜 出 行政文書 管理簿 写 副総括 文書管理者 引 渡 定
定 副総括文書管理者 引 行政文書 等 い 引 行政文書 管理簿 写 基 引 日 書庫 移動 日 及 引 元 文書管理者 目録 作 定
定 適 保 確保 措置定
定 定 ン 用 見出 や背表 等 表示 容 い 行政文書 管理簿 載 容 齟齬 生 い う 少 毎 度一回 文書管理者
確 定
定
集中管理 推進 定
○定 作 又 得 一 期間 経過 行政文書 等 集中管理 推進 文 書 劣 や散逸 防 移管業 滑 資 あ 定
○定 法第 条第 踏 え 各行政機 い 各々 組織体 や書庫 状況等 案 行政文書 等 集中管理 推進 方針 当
行政機 集中管理 体的措置 実施時期 載 当 方針
基 行政文書 等 集中管理 推進 い 定
○定 集中管理 体的措置 一 期間 保 期間 行政文書 等 規則 規程 特 管理 必要 行政文書 含 行政
文書 等や 的 利用 行政文書 等 除 い 一
期 間 経 過 副 総 括 文 書 管 理 者 等 自 動 的 引 や い 組 例 》《 保 文書 い 目 降 副総括文書管理者 い 集中管 理 入 望 い 集中管理 行う管理者 副総括文書管理者等 い 業 必要 場合 行政文書 等 滑 利用 確保 滑
移管 資 う 文書等 評価 選 行う 想 い
定
定 定
第 定 行政文書 管理簿定
定 行政文書 管理簿 調製及 表定
。》↑定 総括文書管理者 ○○省 行政文書 管理簿 い 文書等 管 理 法 施行 「「 政 第 「5《 号 施行 いう 第
》》 条 基 文書管理 調製 定
。「↑定 行政文書 管理簿 あ 備え 一般 閲覧 供
ン ネ 表 い 定
。」↑定 行政文書 管理簿 一般 閲覧 供 又 変更 場
合 当 場 官報 示 い 定
定 行政文書 管理簿 載定
。》↑定 文書管理者 少 毎 度一回 管理 行政文書 等 保 期
間 限 現況 い 施行 第 》》 条第 各号 掲
行政文書 管理簿 載 い 定
。「↑定 。》↑ 載 当 行政機 保 情報 開 法
》》 法 第4「号 第 条各号 規 開示情報 当 場合 当
開示情報 明示 い う い 定
。」↑定 文書管理者 保 期間 満了 行政文書 等 い 国立 文書 館等 移管 又 廃棄 場合 当 行政文書 等 行政文書
管理簿 載 削除 称 移管日又 廃棄日等
い 総括文書管理者 調製 移管 廃棄簿 載 い 定 定
留意 定
行政文書 管理簿 意義 機能 定
○定 行政文書 管理簿 法第 条 国 諸活動や 的 実 録 あ 文書等 健全 民主主義 根幹 支え 国民共 知的資源 主
権者 あ 国民 主体的 利用 得 必要 あ
行政機 職員 適 効率的 業 行う 管理 調製
あ 定
○定 行政文書 管理簿 主 機能 あ 定
国民 行政機 情報共 定
行政文書 作 得 移管 廃棄 現況 管理 定 意思決 断材料 あ 情報 検索 定
行政文書 管理状況 監査及 実地調査等 検証 定
国立 文書館等 移管 又 廃棄 定
定
行政文書 管理簿 調製 表 定
○定 総括文書管理者 当 行政機 行政文書 管理簿 文書管理
調製 あ 及 ン ネ 表 定
○定 あ 行政機 保 情報 開 法
》》 法 第4「 号 基 開示請求 提出先 い 機 想 省庁 地方支 部局等 開示請求 提出先 含 定 定
行政文書 管理簿 載 定
○定 法第 条第 毎 度 行政文書 管理簿 載状況 い
府 報告 い 整理 度 時 現況 管理簿
載 必要 あ 第 － －。》↑ い 少 毎 度一回
管理簿 載 い い 定
○定 体的 各々 職員 行政文書 類等 行政文書
管理簿 様式 仮 載 進行中 仮 類 整理 場
合 あ 「4 頁参照 行政文書 度 原則
い 文書管理者 度 時 保 い 行政文書 等
単独管理 行政文書 含 い 確 行政文書 管理簿 様式
映 い 確 載 容 確 定
※定 行政文書 管理簿 行政文書 等 現況
明 帳簿 あ 移管又 廃棄 行政文書 等
い 載 い 移管 廃棄簿 設 当 帳簿 載
い 定
○定 法第 条 規 基 行政文書 等 称等 載 開
示情報 含 場合 称 一般 例 ○○氏
○ 度初診 科 行政文書 管理簿 開示情報 明示
い う 載 適 夫 必要 あ 定
行政文書 管理簿 様式 定
○定 行政文書 管理簿 様式例 あ 定
定
様式例 定 作
得 度等定
定 類定 定 称定 類 定
作 得者定 起算日定 保 期間定 大 類定 中 類定
「《》「 度定
○ 度行政 文書管理状 況報告定
全般定 表資料定
大臣官 文 書管理課長定
「《》」 定 日定
》《 定
「《》「 度定
○ 度行政 文書管理状 況報告定
全般
報告要領 通 知定
大臣官 文 書管理課長定
「《》」 定 日定
》《 定
「《》「 度定
○ 度行政 文書管理状 況報告定
全般 各省確 定
大臣官 文 書管理課長定
「《》」 定 日定
》《 定
「《》「 度定
○ 度行政 文書管理状 況報告定
各省報告定
官 報 告定
大臣官 文 書管理課長定
「《》」 定 日定
》《 定
「《》「 度定
○ 度行政 文書管理状 況報告定
各省報告定 府報告定
大臣官 文 書管理課長定
「《》」 定 日定
》《 定
「《》「 度定
○ 度行政 文書管理状 況報告定
各省報告定 総 省報告定
大臣官 文 書管理課長定
「《》」 定 日定
》《 定 定 定
保 期間満了日定 媒体 種 定 保 場 定 管理者定
保 期間満了時 措置定
備考定
「《「」 」》 日定 定 室定 定
大臣官 文書 管 理課長定
移管定 定
省略 定 定 定 定 定 定
定
作 得 度等欄 施行 第》》 条第 第 号 定
○定 行政文書 い 文書作 得日 第 － －。8↑参照 属 度 行政文
書 い 作 日 第 － －。》《↑参照 属 度 載
度 準 時間単位 例 暦 業 度 文書 管理 い
場合 単位 用い 載 場合 「《》「 「《》「
業 度 当 単位 明確 載 定 定
類欄及 称欄 施行 第 》》 条第 第 号 第 号 定
○定 類 在検索 手掛 大 類 中 類 類 段
層構造 類 行政文書 等 称 称 欄 当 称
載 》8 頁参照 行政文書 等 称 設 い 当 行政文書
等 容 端的 示 う や い 称 定
○定 部局 等 組織 管理者欄 載 い 類欄 効果的 在検
索 手掛 う 類 組織 重複 い う留意 定
○定 あ 意味 い用語 例 ～文書 ～書類 ～ ～綴
～雑件 ～ 資料 ～ 限 用い い 「《 頁参照 定 定
作 得者欄 施行 第》》 条第 第 号 定
○定 作 得者 欄 行政文書 い 文書作 得日 文書管理者
行政文書 い 作 日 文書管理者 局 部 課
う 役職 載 例 ○○局○○課長 個人 載 い 定 定
起算日欄 施行 第》》 条第 第 号 定
○定 起算日 欄 当 行政文書 等 保 期間 始期 日 載 「」
～「4 頁参照 第 － －。》》↑ 行政文書 等 い 「4～「5 頁参照 定
定
保 期間欄 施行 第》》 条第 第 号 定
○定 保 期間 欄 当 行政文書 等 設 保 期間 載 定
○定 保 期間 例え 許 等 効力 消滅 日 特 日
当初 確 あ 期間 設 い 体的 保 期間 確
いう 体的 数 載 考え 定
○定 行政文書 等 保 期間 延長 場合 延長前 保 期間 延長 保 期間 え 通算 保 期間 更新 定
定
保 期間満了日欄 施行 第 》》 条第 第 号 定
○定 保 期間満了日 欄 当 行政文書 等 設 保 期間 満了 日 載 「「～「」 頁参照 第 － －。》》↑ 行政文書 等 い 「」～「4 頁参照 定
○定 行政文書 等 保 期間 延長 場合 延長前 保 期間満了日 延長 保 期間 え 新 保 期間満了日 更新 定
定
媒体 種 欄 施行 第 》》 条第 第》《 号 定
○定 媒体 種 欄 当 行政文書 等 保 媒体 種 電子等 載 長期保 観 等 媒体変換 行 場合 適 載 更新 定 定
保 場 欄 施行 第》》 条第 第 号 定
○定 保 場 欄 当 行政文書 等 在検索 目 程度
室 書庫 文書管理 等 載 集中管理 伴い保 場 変 更 行 場合 適 載 更新 定
定
管理者欄 施行 第》》 条第 第》》 号 定
○定 管理者 欄 当 行政文書 等 現 管理 い 文書管理者 局 部
課 う 役職 載 例 ○○局○○課長 個人 載 い
集中管理 伴い文書管理者 変更 行 場合 適 載 更新 定 定
保 期間満了時 措置欄 施行 第 》》 条第 第 号 定
○定 保 期間満了時 措置 欄 法第 条第 基 行政文書 等 保 期間 満了 措置 移管又 廃棄 載 措置 第
－ －。「↑ 総括文書管理者 意 得 載 4《～4》 頁参照 定 定
備考欄 定
○定 行政文書 等 保 期間 延長 場合 行政文書 管理簿 備 考 欄 当初 保 期間満了日及 延長期間 載 保 期間 欄 通算 保 期間 保 期間満了日 欄 新 保 期間満了日 更新 定 定
定 間 延長 場合 更新例 定 定 定 更新前 定
定 定 定 更新 定
定
○定 備考 欄 適 参考 載 例え 行政文書
等 中 表著作物 あ 場合 開示 著作者 意思表示 無等 文
書管理や開示 行う 参考 載 定
定
定
起算日定 保 期間定
「《》《 日定
定
保 期間満了日定 備考定
「《》》 」》 日定 定
起算日定 保 期間定
「《》《 日定
定
保 期間満了日定 備考定
「《》「 」》 日定
当初 保 期間満了日 「《》》
」》 日定 延長期間 定
○定 行政文書 管理簿 様式 載 目 付 例 保 場 細 ○○課
室Ａ書棚第 段 行政機 部 利用 考え 定
○定 行政文書 管理簿 膨大 想 類 大
類 中 類 載 管理簿総括表 調製 管理簿 検索性 向 資
考え 定
○定 施行 附則第 条及 第 条 い 行政文書 管理簿 経 過措置 規 い 定
定 定
第 定 移管 廃棄又 保 期間 延長定 定 保 期間 満了 措置定
。》↑定 文書管理者 行政文書 等 い 表第 基 保 期間 満 了前 限 い時期 法第 条第 保 期間 満了 措置
い 定
。「↑定 第 － －。》↑ 行政文書 等 い 総括文書管理者 意 得
行政文書 管理簿 載 。》↑ 措置 定
。」↑定 総括文書管理者 。「↑ 意 当 必要 応 独立行政法人国立
文書館 門的 術的 言 求 定
定 移管又 廃棄定
。》↑定 文書管理者 総括文書管理者 指示 従い 保 期間 満了 行政文書 等 い 第 － －。》↑ 規 基 独立行政法人国立
文書館 移管 又 廃棄 い 定
。「↑定定文書管理者 。》↑ 規 保 期間 満了 行政文書 等 廃
棄 う あ 総括文書管理者 通 府 協議
意 得 い 場合 い 府 意 得 い
当 文書管理者 総括文書管理者 通 府 協議 当 行政文書 等 い 新 保 期間及 保 期間 満了 日 設
い 定
。」↑
定
文書管理者 保 期間 満 行政文書 等 あ 第－ －。【↑ 当 い い 保 期間 満了 廃棄 う 第 － －。4↑ 。5↑及 。】↑ 当 い 確 廃棄
場合 省 あ 一 期間 中 規
基 う 類型 行政文書 等 い い 廃棄 録
当 期間終了 速や 一括 表 定
。4↑定 文書管理者 。》↑ 規 移管 行政文書 等 法第》【 条第 第 号 掲 場合 当 独立行政法人国立 文書館 い 利用 限 行う 適 あ 場合 総括文書管理者 意 得
独立行政法人国立 文書館 意見 提出 い 場合
利用 限 行う 箇 及 理 い 体的 載 定
。5↑定 総括文書管理者 府 法第 条第 規 行政文書 等 い 廃棄 措置 い う 求 場合 必要 措置 講
定 定 保 期間 延長定
。》↑定 文書管理者 施行 第 条第 掲 場合 あ
保 期間及 保 期間 満了 日 延長 い 定
。「↑定 文書管理者 施行 第 条第 基 保 期間及 保 期間 満了 日 延長 場合 延長 期間及 延長 理 総括文書管理者 通
府 報告 い 定
定 定
留意 定
保 期間 満了 措置 定
○定 各行政機 い ン 表第 各行政機 及 業
性質 容等 応 当 行政機 通 保 期間満了時 措置 設 基準
え 規則 表第 定
○定 規則 表第 。「↑ い 各行政機 ン 表第 。「↑
示 特 重要 政策 踏 え 掌 中 国民的 心 極
高い政策や 基 的 度 新設又 抜 的 変更 う 政策 重要政策
選 定
○定 規則 表第 。「↑ 重要政策 い 各行政機 い 期的 検討
毎 度 府 報告 府 表 定
○定 文書管理者 行政文書 等 い 規則 表第 基 保 期間 満了前 限 い時期 法第 条第 保 期間 満了 措置 い 第 － －。》↑ 行政文書 等 い 総
括文書管理者 意 得 行政文書 管理簿 載 第 －
－。》↑ 措置 い 第 － －。》↑ 行政文書 等
外 文書等 当 い 措置 い 例え 行政
文書 等 称等 設 時 廃棄 措置 行う 想 い 定
○定 措置 い 必要 応 独立行政法人国立 文書館 門的 術的
言 求 い 定
○定 規則 表第 基 保 期間満了時 措置 移管又 廃棄 い 第 － －。》↑ 法第 条 毎 度 府 報告
府 い 各行政機 一 的 評価 選 行
う 定
○定 法施行前 作 得 行政文書 等 い 保 期間満了時 措置
期 設 う 定
定
移管又 廃棄 定
○定 文書管理者 総括文書管理者 指示 従い 保 期間 満了 行政文書
等 い 第 － －。》↑ 規 基 独立行政法人国立 文書 館 施行 第》《条 書 い 施設 移管 い 行政機
い 当 施設 移管 又 廃棄 い 定
○定 府 い 第 － －。》↑ 報告 法第 条 文書等
当 否 い 各行政機 評価 選 い
文書等 独立行政法人国立 文書館 施行 第》《 条 書 い 施設
移管 い 行政機 い 当 施設 確実 移管 確保
第 － －。「↑ い 廃棄 当 府 前 意 組 設 い 定
○定 第 － －。」↑ 一 期間 い 一 度 い 複数回 定
○定 第 － －。【↑ 当 い 満 保 期間 設 い
新規業 や 前 想 等 理 保 期間表 載 い
想 定
○定 第 － －。」↑ 規 基 録 類型 い 単位 担当
想 程度 例 △△ 緊急調査 文書 文
書管理委員会 開催業 文書 定
○定 第 － －。4↑ 意見 提出 様式例 あ 定 定 定 様式例 定
行 政 文 書 等 称定
当条 定 第》【条第 定
当 理 定
○○○○定 定 個人 識 あ 定
※識 箇 体的 述 定
定 法 人 等 情 報 あ 利 用
理 当 法人 競
地位 害 あ 定
※法人等 情報 当 箇 体
的 述 定
法 的保 護 値 蓋 然 性 断 う 体的 述 定 定
○定 第 － －。5↑ い 法第 条第 基 府 行政文書 等 い 廃棄 措置 い う 求 場合 必要 措置 講
明 い 定
定
保 期間 延長 定
○定 施行 第 条第 い 場合 括弧書 載 期間 経過 日
間 保 期間 延長 い い 定
定 現 監査 検査等 対象 い 当 監査 検査等 終了 間 定
定 定 現 属 い 訟 手 行 必要 当
訟 終結 間 定
定 現 属 い 服 立 手 行 必要
当 服 立 対 裁決又 決 日 翌日 起算 間 定 定 開示請求 あ 開示決 等 日 翌日 起算 間 定 定
○定 文書管理者 施行 第 条第 基 職 遂行 必要 あ 必要 限度 い 一 期間 当 保 期間 延長
場合 い 延長 期間及 延長 理 第 － －。》↑ 報 告 法第 条 明確 載 総括文書管理者 通 府 報告
い 府 例え 職 遂行 必要性 乏 い わ 当 保 期間 延長 場合 延長 保 期間 通算 【《 超え 場合 延
長期間 理 合理性 い 考え 場合 改善 求 定
○定 府 い 法第 条第 基 報告概要 表 中 延長 期間 及 延長 理 表 い 定
○定 保 期間 延長 場合 第 留意 参照 行政文書 管理簿 保 期間欄及 保 期間満了日欄 更新 定
定 定
報告例 定 行政文書
等 称定
保 期間定 延長期間定 延長理 定
○○○○定 定 定
○○法 改 検討 必要
あ 引 保
利用 必要 あ 定
○○○○定 定 定
○○災害 対応 必要 あ
引 保 利用
必要 あ 定
定 定
第 定 検 監査及 管理状況 報告等定 定 検 監査定
。》↑定定文書管理者 自 管理責任 行政文書 管理状況 い 少
毎 度一回 検 行い 結果 総括文書管理者 報告 い 定
。「↑定 監査責任者 行政文書 管理状況 い 少 毎 度一回 監査 行 い 結果 総括文書管理者 報告 い 定
。」↑定 総括文書管理者 検又 監査 結果等 踏 え 行政文書 管理 い 必
要 措置 講 定
定 失等 対応定
。》↑定 文書管理者 行政文書 等 失及 誤廃棄 明 場合
直 総括文書管理者 報告 い 定
。「↑定 総括文書管理者 。》↑ 報告 速や 被害 大防 等
必要 措置 講 定
定 管理状況 報告等定定
。》↑定定総括文書管理者 行政文書 管理簿 載状況 行政文書 管理
状況 い 毎 度 府 報告 定
。「↑定 総括文書管理者 法第 条第 規 求 及 実地調査 行わ 場
合 必要 協力 行う 定
。」↑定 総括文書管理者 府 法第」》条 規 勧告 あ 場合
必要 措置 講 定
定
留意 定
検 監査 意義 定
○定 文書管理 コン ン 確保 適 文書管理 組織及 職員一
人 根付 維持 検 監査 効果的 実施 必要 あ
少 毎 度一回 文書 あ 電子文書 電子 含
あ わ 職員 行政文書 作 や保 適 行わ い う
検 監査 実施 中 体的 指 組織
文書管理 向 職員一人 文書管理 向
い 定
○定 職員自身 自主 検 い 例え 四半期 文書管理推進期間
設 実施 定
定
検 監査 定
