登録画面の操作 - 利用ガイド

文書の新規登録や改版は登録画面で実施します。

【登録画面】

項目名機能

登録先データベース文書の登録先データベース名が表示されます。

登録先階層文書の登録先階層名が表示されます。

表示順属性項目の表示を変更します。あらかじめ表示順の設定が必要です。

公開開始日

データの公開開始日を設定できます。

登録日から公開：チェックONで登録後、公開されます。

日付選択：チェックONで公開開始日を設定します。

【利用ガイド】29

項目名機能

保管期限

データの保管期限を設定できます。

無期限：チェックONで保管期限を設定しません。

日付選択：チェックONで保管期限を設定します。

年：保管する年数を設定します。

属性情報属性情報を設定します。必須入力の属性項目は右側に＊が表示されます。

追加添付ファイルを増やす最大１０ファイルまで登録対象ファイルを追加できます。

添付

［参照］：登録対象ファイルをダイアログから選択します。

［削除］：該当ファイルを登録対象一覧より削除します。

［取得］：属性情報の入力初期値が「ファイル名から取得」設定になっている場合、該当ファイル名が属性入力領域にセットされます。

ファイルコメントイメージ下部に表示されるコメントを入力します。

サムネイルサムネイル作成設定をします。

新しい版数

親番号には現在の版数＋1が自動で表示されます。1～99999の整数を入力できます。小数点以下には 0～99999の半角整数が入力できます。元の版数と同じまたは小さい値は設定できません。

登録理由改定理由を入力します。

登録内容改定内容を入力します。

備考備考を入力します。

関連文書リスト関連文書設定項目の表示／非表示が切り替わります。

表示名選択された関連文書名が表示されます。表示名は手入力で変更ができます。

表示名変更変更した［表示名］を適用します。

データ参照選択した文書データを参照し、情報画面を表示します。

検索関連文書検索画面が表示されます。

削除登録画面の［関連文書リスト］で選択した文書を関連文書一覧より削除します。

セキュリティ文書アクセス型データベースの場合、文書に対するセキュリティを設定できます。初期値は階層の持つセキュリティが設定されます。

登録新規登録が実行され、確認パネルが表示されます。

【利用ガイド】30

１．属性情報の入力と添付ファイルの選択

文書名や担当者名、文書保管の期間など、データベースに設定されている属性項目を入力します。

属性情報を登録しておくことによって、この情報をもとに文書の検索や参照ができます。

 Point 新規登録、改版画面での表示順の切替え

表示順を変更することで、入力の順序や入力の形式の切替えが可能です。

 注意！表示順設定

・［表示順］を使用するには、QuickBinder運用管理者による事前設定が必要です。

操作方法

①必要に応じて公開開始日を設定します。ラジオボタンで選択します。

・登録日から公開：登録後、すぐに公開されます。

・日付選択：選択した日付に公開されます。公開日までは、「未公開一覧」に表示されます。（更新権を所持するユーザに表示されます。）

【利用ガイド】31

②必要に応じて保管期限を設定します。ラジオボタンで選択します。

・無期限：保管期限を設定しません。

・日付選択：指定の年月日を保管期限とします。

・年数指定：指定の年数を保管期限とします。

 Point 「日付選択」の使い方

保管期限など、日付型の属性は［日付選択］を使用して設定します。

①［日付選択］をクリックします。

②カレンダーが表示されたら、年、月をプルダウンリストより選択し、設定したい日付をクリックします。

 注意！

・年数指定を使用するにはQuickBinder運用管理者による事前設定が必要です。

③必要に応じて属性情報を設定します。ここで入力された情報が条件検索時のキーワードとなります。

 注意！

・選択されたデータベースや、表示順によって入力する項目は異なります。

【利用ガイド】32

 Point 属性入力について

・条件検索ではカタカナ、アルファベット、全角文字や半角文字が区別されます。混在する可能性のある項目は、入力ルールを決めて登録することをお勧めします。

・<ファイル名から取得>が指定されている属性は、添付のファイル名から取得できます。

・入力項目が固定できるものは、リスト形式で登録しておき、リストの中から選択する方法もあります。

またリスト選択と入力の併用運用も可能です。

 Point 属性入力初期値について

・初期値が設定されている場合、該当属性項目に初期値がセットされます。

・文字型

任意の文字列、リストの先頭文字、登録ユーザ、登録日時、ファイル名、自動採番

・数値型

任意の設定値、リストの先頭数値、自動採番

・日付型

任意の設定日付、リストの先頭日付、登録日時

 注意！入力補助設定、入力初期値

・ファイル取得やリスト選択、入力初期値を使用するには、事前に表示順の設定が必要です。

④必要に応じて添付ファイルを追加します。

［参照］をクリックします。

【利用ガイド】33

⑤「ファイルの選択」ボックスが表示されます。

添付するファイルを選択し、［開く］をクリックします。

 Point ドラッグ＆ドロップでのファイル選択

・登録対象ファイルをドラッグ＆ドロップで選択することもできます。

①「ドラッグ＆ドロップ」をクリックします。

②登録対象ファイルをドラッグ＆ドロップします。

【利用ガイド】34

 Point 添付ファイルの差し替え

①差し替えたい添付ファイルの［削除］アイコンをクリックします。

②削除確認の画面が表示されるので、［OK］をクリックすると旧ファイルが削除されます。

③添付ファイルの［参照］をクリックし、「ファイルの選択」ボックスが表示されたら差し替えファイルを選択します。

 注意！登録対象ファイル

・登録対象ファイルは10ファイルまで添付できます。

・登録できないファイルは登録時エラーになります。

・拡張子のないファイル、「.」ピリオドで終わっているファイルは登録できません。

・ファイル名称が同一のファイルは同一文書に複数登録できません。

・管理者環境設定で登録制限設定されているファイル形式は登録時エラーになります。

サイズの大きなファイルや複数ファイルの登録は、環境によっては登録処理に時間がかかる場合があります。

 Point ファイルコメント

ファイル毎にファイルコメントを入力できます。

入力したファイルコメントは、ファイル一覧のサムネイル下部に表示されます。

⑥必要に応じて、サムネイル作成の設定をします。

⑦必要に応じて初版情報を入力します。

⑦必要に応じて、版情報を入力します。設定した版情報は、改版履歴に表示されます。

【利用ガイド】35

 版情報

版情報は、文書の改版履歴に表示されます。

・新しい版数：小数点前のボックスには現在の版数+1が初期表示されます。

小数点前、後ろ共に5桁までの半角整数を入力できます。

現在の版数と同じ、または小さくなる値は入力できません。

・登録（改訂）理由：全角、半角の区別なしに、50文字まで入力できます。

・登録（改訂）内容：全角、半角の区別なしに、50文字まで入力できます。

・備考：最大2000バイトまで入力できます。

（（制限値はご利用のデータベースマネジメントシステムに依存します。）

⑧必要に応じて、関連文書リストの設定とセキュリティの設定を行い、［登録］をクリックします。

【利用ガイド】36

２．関連文書の設定

（１）関連文書

必要に応じて関連文書を設定します。

QuickBinderに登録されている別の文書を「関連文書」として設定できます。

関連文書は異なるデータベースの文書も設定できます。

関連文書が設定されているときは、検索結果画面から関連文書の参照ができます。

［例］関連文書設定例

 注意！

・設定された関連文書を参照するには、関連文書に対するアクセス権が必要です。