5.1. 承認プロセス
承認プロセスは「承認ステップ」を連結することで定義します。承 認プロセスを構成する承認ステップの数は最大で5段階までです。
承認プロセス中の任意のステップについて「スキップを許可」する 指定が行えます。
サイトには任意個の「承認プロセス」を定義することができます。
5.2. 承認ステップ
サイトには任意個の承認ステップを定義することができます。承認 ステップには、サイトのスタッフからメンバを選任して指定します。
(複数可)
各メンバには、「承認権限」「通知メール受け取りの可否」「承認遅 延警告メールの受け取りの可否」を指定することができます。必要 であれば、承認権限を持たずに承認依頼メールや承認遅延警告メー ルの受け取りだけを行うオブザーバ的なメンバも作成することがで きます。
承認ステップには、必要に応じて承認遅延警告メールを発送する設 定が行えます。このメールは、承認依頼が指定された滞留時間を超 えて処理されずに滞留した場合に自動発信されます。滞留時間は1
から48時間までは1時間刻みで、それ以降は日単位で最長10日 まで指定できます。
5.3. 承認依頼
ページを作成したら、そのページが保持されているフォルダに指定 されている承認プロセスの一つを選んで、そのページの公開承認依 頼を作成することができます。
作成された承認依頼は、承認プロセス中の各承認ステップで、その 承認ステップの承認担当者の「承認」または「差戻」の判断を仰ぎ ながら承認プロセスを進行し、プロセスを完了するとページが公開 されます。
公開承認のプロセスを進行中のページは、処理中の承認ステップの 承認担当者以外は編集することはできません。
承認依頼時には、必要に応じて、関係者に向けた承認依頼メールを 発送することができます。メールのサブジェクトと本文は自動生成 されますが、必要があれば、発送前に編集することができます。
5.4. 一括承認依頼
一括承認依頼を行うと、承認依頼メールは一本化されて発送されま す。
複数のページを一括して承認依頼することができます。フォルダ中 の複数のページからチェックボックスインタフェースを使って承認 依頼を行う対象のページを選択し、一括して承認依頼を行うことが できます。
5.5. 承認と差戻
承認ステップに到着した承認依頼は、その承認ステップの承認担当 者による「承認」または「差戻」の判断により処理されます。
「承認」の場合、後続の承認ステップがある場合には、承認と同時 に後段の承認ステップへの承認依頼を行います。後続の承認ステッ プがない場合には、承認したページが公開されます。
「差戻」の先は、常に承認依頼元の承認ステップまたは依頼者とな ります。
承認担当者は、承認する上で必要な修正を加えた上で承認すること ができます。または、自分で修正を行わずに、必要な修正を指示し て差戻すこともできます。
承認や差戻を行った場合には、同時に承認完了通知メール、承認依
頼メール、差戻通知メールを発送することができます。各メールの サブジェクトと本文は自動生成されますが、発送前に編集すること もできます。
承認依頼の承認プロセス通過状況は、承認依頼メール、承認完了通 知メール、差戻通知メールの内容とともに全て記録されます。
5.6. 承認依頼フォルダ
承認依頼は、承認依頼フォルダに分類して管理することができます。
承認依頼フォルダの階層構造は自由に組み立てることができます。
承認依頼フォルダ中の承認依頼は、一括して他の承認依頼フォルダ に移動することができます。
5.7. 一括承認
ある承認依頼フォルダ以下の承認依頼に対して、一括して承認を行 うことができます。この機能を使って、複数のページが関連する制 作工程を効果的に進行管理することができます。
5.8. 承認依頼一覧
承認プロセスを進行中の承認依頼は「承認依頼一覧」画面で一覧で きます。表示は「自分に関係のある承認依頼」と「全件」を切り替 えることができます。