Dynamics CRM には、ワークフローを GUI 上で設定できる機能があります。このワークフロ
ー機能は、CRM レコードの特定の条件下において、CRM レコードに対する特定の処理をバッ クグラウンドで自動的に実行してくれるものです。
ここでは、サポート案件の担当者を自動的に割り当てるワークフローを例に操作を確認します。
演習のゴール
Dynamics CRM のワークフローの主な機能を理解する。
Step 1 ワークフローを定義する
Dynamics CRM のワークフローは GUI 上で定義できます。
ここでは、演習用にすでに定義されたワークフローを見て機能を確認します。
1. Dynamics CRM の最初に開く画面にて、「設定」タブ>ワークフロー に移動します。
すでに定義されたワークフロー[サポート案件の自動割り当て]を開きます。
対象となるエンティティや、いつこのワークフローが実行されるかのオプションなどを指定で きます。ここでは、サポート案件が対象エンティティであり、レコードの作成時にこのワークフ ローが実行されることが設定されています。
また、ページ下半分にはこのワークフローの本体（実行されるステップ）が表示されていま す。
ワークフローの例：
Dynamics CRM で利用するワークフローとして、以下のような例が考えられます。
営業案件やサポート案件の担当者の自動割り当て
一定期間を経過してクローズしていないサポート案件をアラートとしてメール送信
一定金額以上の営業案件が作成／更新されたら上長にメール送信
営業案件について、営業段階ごとにやるべきタスクを定義し、完了したら次の段階に 進める
複数の電話レコードを一括で営業案件レコードに変換する
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2. なお、このページ最下部に「状態： 下書き」と表示されていることを確認します。
これはまだ作成途中であり、実行可能な状態ではないことを意味します。
もし、「状態： 公開済み」となっている場合には、「公開の取り下げ」ボタンをクリックして「下 書き」に戻してください。
3. ページ中央のステップの追加ボタンをクリックして、ワークフローで利用できる条件分岐やア クションを確認します。
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4. 定義済みの条件分岐の1つ[顧客 (取引先企業):担当地域 が次の値と等しい [関東]]を開 きます。このような画面で任意の条件を指定できます。このウィンドウを閉じます。
5. 一例として、ステップを1つ追加してみます。
一番下の割り当て部分をクリックして選択し、ステップの追加ボタンから「レコードの更新」を クリックします。
44 6. プロパティの設定ボタンをクリックします。
このような画面にて、サポート案件のフォームが開き、任意に属性を更新することができま す。
ここでは、この機能の紹介だけとし、保存して閉じる ボタンをクリックします。
45 7. 先ほど作成したばかりのステップは削除します。
そのステップが選択されていることを確認し、X（削除）ボタンをクリックします。OK ボタンを クリックします。
8. 公開ボタンをクリックします。OK ボタンをクリックします。閉じるボタンをクリックします。
これで、サポート案件レコードが新規に作成された際にこのワークフローが自動的に実行さ れます。
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Step 2 ワークフローを自動で実行する
上記で定義、公開したワークフローの動作を確認します。サポート案件レコードが新規に作成さ れた際に自動的にワークフローが実行されます。
1. Dynamics CRM の最初に開く画面にて、メニュー：新しいレコード>サポート案件をクリック
します。
以下のようにサポート案件のフィールドに入力します。なお、顧客[ノースウィンド トレーダ ー]の担当地域は[関西]です。
保存ボタンをクリックします。
2. 保存した時点で、若干のタイムラグの後、ワークフローは自動的に起動します。
サポート案件フォーム内のワークフローをクリックします。
[サポート案件の自動割り当て]のステータスが「成功しました」となっていることを確認しま す。
47 3. そのレコードをダブルクリックします。
このワークフローがどのように実行されたかの過程を見ることができます。
閉じるボタンをクリックします。
4. サポート案件フォームのウィンドウを再度読み込むために、F5キーを押します。
所有者が[内川 典郎]に変わっていることを確認します。
ワークフローによって、サポート案件レコードはこの担当者に自動的に割り当てられました。
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Step 3 ワークフローを手動で実行する
手動でワークフローを実行することもできます。複数のレコードに対して、ある特定の処理を一括 で実行する際などに役立ちます。
ここでは、演習用にすでに定義されたワークフローを見て機能を確認します。
1. Dynamics CRM の最初に開く画面にて、「設定」タブ>ワークフロー に移動します。
すでに定義されたワークフロー[電話を営業案件に変換]を開きます。
オンデマンド チェックボックスがオンであることを確認します。これは手動で実行できるワー クフローであることを意味します。
自動ワークフローのオプションのどのチェックボックスもオンになっていないことを確認します。
これは自動的には実行されないワークフローであることを意味します。
2. なお、このページ最下部に「状態： 公開済み」と表示されていることを確認します。
もし、「状態： 下書き」となっている場合には、「公開」ボタンをクリックして「公開済み」にして ください。
閉じるボタンをクリックします。
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3. Dynamics CRM の最初に開く画面にて、「ワークプレース」タブ>活動 に移動します。
種類にて電話を選択します。
ビューにて[営業案件作成用の電話]を選択します。
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4. 複数の電話レコードを Ctrl キーを押しながら選択し、「ワークフローの実行…」ボタンをクリ ックします。
「電話を営業案件に変換」を選択し、OK ボタンをクリックします。OK ボタンをクリックしま す。これで、手動でワークフローを実行しました。（起動には、若干のタイムラグがありま す。）
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5. Dynamics CRM の最初に開く画面にて、「営業」タブ>営業案件 に移動します。
ビューにて[自分のオープンされている営業案件]を選択します。
電話レコードの件名と同じ件名を持つ営業案件レコードが作成されていることを確認します。
これらの営業案件レコードは、ワークフローによって作成されたものです。
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