1.7.1 画面の見かた
ファイル管理の画面に表示されるアイコンやボタンなどを説明します。
「ファイル管理」画面
ファイルの一覧が表示されます。
パーツの説明
番号 パーツ 説明
1 ファイルを追加する ファイルを追加します。
2 更新通知を設定する ファイルの追加や削除などの通知を設定します。
3 まとめてダウンロードする 選択したフォルダーにあるファイルを zip ファイルにまとめてダウ ンロードします。
4 検索 キーワードを入力して、ファイルを検索します。
5 メモ欄 フォルダーのメモです。
6 削除する 選択したファイルを削除します。
移動する 選択したファイルを、指定するフォルダーに移動します。
7 ファイルのタイトル 「ファイルの詳細」画面が表示されます。
8 更新通知が設定されているフォルダーです。
9 ファイルをダウンロードします。
ファイルを更新します。
ファイルのアイコン
アイコン 説明
追加されたファイル 更新されたファイル
「ファイルの詳細」画面
ファイル情報を編集したり、ファイルを更新したりします。
パーツの説明
番号 パーツ 説明
1 ファイルを更新する ファイルを更新します。
2 ファイル情報を変更する バージョン管理の世代数やファイルの説明など、ファイルの情報 を編集します。
3 ファイルを移動する ファイルをほかのフォルダーに移動します。
4 削除する ファイルを削除します。
5 ファイル名のリンク ファイルをダウンロードします。
6 バージョン管理の世代数 現在のファイルから、いくつ前までのファイルが保持されるかが 表示されます。
7 「ファイルの説明」欄 登録したファイルの説明です。
8 更新情報 いつ、誰がファイルを変更したのかが表示されます。
9 戻す クリックすると、選択した世代のファイルを最新のファイルとして、
ファイルを更新します。
バージョン管理が設定されている場合だけ、表示されます。
1.7.2 ファイルをダウンロードする
ファイル管理に保存されているファイルをダウンロードします。
ファイルを個別にダウンロードする
指定したファイルを個別にダウンロードします。
操作手順：
1. アプリケーションメニューで、[ファイル管理] をクリックします。
2. 「ファイル管理」画面で、フォルダーを選択し、ダウンロー ドするファイルのタイトルをクリックします。
3. 「ファイルの詳細」画面で、ファイル名をクリックします。
ファイルがダウンロードされます。
4. ファイルを保存します。
補足
手順 2 で、タイトルの右の をクリックしても、ファイルをダウンロードできます。
複数のファイルをまとめてダウンロードする
特定のフォルダーの中の複数のファイルを、zip 形式のファイルにまとめてダウンロードします。
システム管理者の設定によっては、この機能を使用できない場合があります。
操作手順：
1. 「ファイル管理」画面で、ファイルをダウンロードするフォル ダーを選択し、[まとめてダウンロードする] をクリックしま
2. ダウンロードするファイルのチェックボックスを選択し、[ダ ウンロードする] をクリックします。
必要に応じて、文字コードを変更します。
zip 形式のファイルがダウンロードされます。手順 1 で選択したフォルダーのフォルダー名がファイル名 になります。
3. ファイルを保存します。
補足
システム管理者によって、一括ダウンロードできるファイルのサイズの上限値が設定されている場合がありま す。
一括ダウンロードするファイルのサイズが上限値を超えてダウンロードできない場合は、複数回に分けてダウ ンロードしてください。
1.7.3 ファイルを追加する
フォルダーを選択し、ファイルを追加します。
システム管理者が、ファイルの追加を許可しているフォルダーにだけ、ファイルを追加できます。
操作手順：
1. アプリケーションメニューで、[ファイル管理] をクリックします。
2. 「ファイル管理」画面で、ファイルを追加するフォルダーを 選択し、[ファイルを追加する] をクリックします。
3. [ファイルを添付] をクリックし、ファイルを選択します。
複数のファイルを選択できます。
ドラッグアンドドロップでもファイルを選択できます。
ドラッグアンドドロップでファイルを添付する - 362 ページ
4. 必要に応じて項目を設定し、[追加する] をクリックします。
タイトル：
タイトルを入力しない場合は、ファイル名がタイトルに設定されます。
バージョン管理で管理するファイルの世代数：
現在のファイルから、いくつ前までのファイルを保持するかを、世代の数で設定します。
システム管理者の設定によっては、バージョン管理できない場合があります。
ファイルの説明：
「ファイルの詳細」画面に表示されます。
5. 「ファイル管理」画面に、追加したファイルが表示されてい ることを確認します。
補足
システム管理者の設定や Web ブラウザーによっては、ファイルの一括添付機能を使用できない場合がありま す。
詳細は次のページを参照してください。
2.2.6 ファイルを添付する - 361 ページ
バージョン管理とは
現在のファイルから、指定する世代までのファイルを保持する機能です。
システム管理者がバージョン管理機能を有効にしている場合にだけ、使用できます。
バージョン管理機能を使用すると、更新したファイルが壊れていた場合や、誤ったファイルで更新した場合に、指定す る過去の世代のファイルと置き換えることができます。操作ミスによるファイルの紛失を防げます。
ファイルが更新されると、指定した世代を超える古いファイルは削除されます。
バージョン管理機能が有効な場合、次の操作ができます。
過去の世代のファイルを最新のファイルとして更新する。
過去の世代のファイルを閲覧する。
過去の世代のファイルをダウンロードする。
1.7.4 ファイル情報を変更する
「ファイルの詳細」画面で [ファイル情報を変更する] クリックすると、タイトル、バージョン管理の設定、ファイルの説明 などを変更できます。
1.7.5 ファイルを更新する
保存されているファイルを新しいファイルに更新します。
1 回の操作で、1 つのファイルを更新できます。
操作手順：
1. アプリケーションメニューで、 [ファイル管理] をクリックします。
2. 「ファイル管理」画面で、フォルダーを選択し、更新する ファイルのタイトルをクリックします。
3. 「ファイルの詳細」画面で、 [ファイルを更新する] をクリッ クします。
4. [ファイルを添付] をクリックし、ファイルを選択します。
ドラッグアンドドロップでもファイルを添付できます。
ドラッグアンドドロップでファイルを添付する - 362 ページ
5. ファイルのアップロードが完了したら、必要に応じて更新コメントを入力し、 [更新する] をクリックします。
6. 「ファイルの詳細」画面で、ファイルが更新されていること を確認します。
補足
手順 2 で、「ファイルの詳細」画面で、タイトルの右の をクリックしても、ファイルを更新できます。
更新作業中に、ほかのユーザーがファイルを開くと、「ファイルの詳細」画面に次のメッセージが表示されま す。
編集中のユーザーが、「ファイルの詳細」画面で [編集中を解除する] をクリックすると、ほかのユーザーがファ イルを更新できます。
ファイルのバージョンを戻す
バージョン管理が設定されているファイルを、過去の世代のファイルに戻します。
1.7.6 ファイルを削除する
保存されているファイルを削除します。
ファイルを削除すると、すべての世代のファイルが削除されます。
削除したファイルはごみ箱に移動します。
システム管理者が設定した保存期間内であれば、削除したファイルはごみ箱から復旧できます。
保存期間を経過すると、ファイルは完全に削除されます。
ごみ箱のファイルは、ダウンロードしたり、ファイル情報を閲覧したりできません。
操作手順：
1. 「ファイルの詳細」画面を表示し、[削除する] をクリックし ます。
2. 確認画面で [はい] をクリックします。
削除を中止する場合は、[いいえ] をクリックします。
補足
「ファイル管理」画面で、削除するファイルのチェックボックスを選択し、[削除する] をクリックすると、一度に複 数のファイルを削除できます。
削除されたファイルは、ファイルが保存されていたフォルダーのごみ箱に移動されます。
ルートフォルダーに保存されていたファイルは、ルートフォルダーのごみ箱に、情報システム部のフォルダーに 保存されていたファイルは、情報システム部のごみ箱に、それぞれ移動されます。
1.7.7 ファイルを検索する
キーワードで、ファイルを検索できます。
ただし、次のファイルは検索できません。
ごみ箱の中のファイル
バージョン管理で指定した世代を超える古いファイル
また、ファイルの次の項目は検索できません。
更新情報 更新コメント
キーワードを何も入力せずに検索すると、検索結果画面で、詳細な検索条件を設定して検索できます。
操作手順：
1. 「ファイル管理」画面で、検索ボックスにキーワードを入力 し、 をクリックします。
次のいずれかの項目にキーワードを含むファイルが表示 されます。
タイトル ファイル名 ファイルの説明 ファイルの内容
2. 検索結果を確認します。
再検索が必要な場合は、検索条件を設定し、[検索]
をクリックします。
次の条件で絞り込みや再検索ができます。
検索対象：