4.ユーザボックス／フォルダの管理
ユーザボックスやフォルダの管理 63
ユーザボックス／フォルダの管理
「エラー発生時にメールによる通知を行う」および「ジョブ完了時にメールによる通知を行う」を有効にした 場合は、以下の操作が正常に終了したかを通知します。
- スキャン操作によるファイリングボックス保管 - コピー操作によるファイリングボックス保管 - 印刷操作によるファイリングボックス保管
- ファクス／インターネットファクス受信転送によるファイリングボックス保管 - ファイリングボックス文書の印刷
- ファイリングボックス文書のEメール送信
上記以外にも、管理者はTopAccess［管理者］タブ→保守メニュー→通知設定でファイリングボックス通知情 報を設定することができます。設定方法については、TopAccessガイドを参照してください。
7 ［ OK ］をクリックして「ボックスのプロパティ」ウィンドウを閉じます。
4.ユーザボックス／フォルダの管理
64 ユーザボックスやフォルダの管理
3 パスワードで保護されたボックスを選択すると、「ボックスのパスワード入力」ウィンドウ が表示されます。［ボックスのパスワード］ボックスにパスワードを入力し、［ OK ］をク リックします。
ボックス内のフォルダや文書がすべてコンテンツフレームに表示されます。
ボックスを開くときにパスワードを一定回数間違えて入力すると、不正なアクセスとみなされ、一定時間 ログイン操作ができなくなることがあります。「ボックスはロックされています。」と表示され、ログイン 操作ができなくなった場合は、管理者にお問い合わせください。
パスワードは伏せ字で表示されます。
［ボックスのパスワード］ボックスには、管理者権限を持つユーザのパスワードを入力することもできます。
4 目的のフォルダのチェックボックスをオンにし、［ファイル］メニューから［プロパティ］
を選択します。
フォルダのプロパティウィンドウが表示されます。このウィンドウでフォルダのプロパティを確認できます。
複数のフォルダを選択することはできません。プロパティの表示は1操作につき1つのフォルダにのみ実行 できます。
文書編集フレームでフォルダを選択し、［ファイル］メニューから［プロパティ］を選択しても、フォルダ のプロパティを表示できます。この場合は、コンテンツフレームで文書のチェックボックスがオンにされ ていないことを確認してください。文書のチェックボックスがオンにされた状態で、このコマンドを実行 すると選択したフォルダの代わりに文書のプロパティが表示されます。
4.ユーザボックス／フォルダの管理
ユーザボックスやフォルダの管理 65
ユーザボックス／フォルダの管理
5 ［ OK ］をクリックして「フォルダのプロパティ」ウィンドウを閉じます。
「フォルダのプロパティ」ウィンドウには、以下の情報が表示されます。
場所：フォルダのディレクトリを表示します。
ファイルの数：フォルダ内のファイル数を表示します。
作成日時：フォルダが作成された日時を表示します。
更新日時：フォルダが最後に更新された日時を表示します。
5.
文書の管理
このセクションでは、ファイリングボックスWebユーティリティを使った文書の管理方法について説明します。
文書の管理方法 ... 68
文書の表示...68 文書名の変更...69 文書の削除...71 文書の印刷...73 プリンタドライバからの文書保管...80 文書のアーカイブ...83 文書のEメール送信...90
68 文書の管理方法