この機能は、ボックスに保管した文書のバックアップファイルを作成するときに使用します。
以下の説明は、Internet Explorerを使ってアーカイブ文書をダウンロードする手順です。
アーカイブファイルには、アーカイブ指定した文書がすべて含まれます。ただし、それらの文書をお使いのコン ピュータで開くことはできません。
アーカイブ文書のダウンロードは、同じボックスまたは同じフォルダ内の複数の文書を選択して実行できます。
2 GB以上のデータはアーカイブできません。
アーカイブの操作中にメインウィンドウ／サブウィンドウの［X］をクリックして閉じないでください。アーカイ ブのダウンロードができなくなることがあります。誤って［X］をクリックして閉じてしまった場合は、本機の電 源を入れ直してください。
1 ［文書編集］タブをクリックします。
［文書編集］タブページが表示されます。
2 文書編集フレームで、目的の文書が保管されているボックスやフォルダを選択します。
5.文書の管理
84 文書の管理方法
3 パスワードで保護されたボックスを選択すると、「ボックスのパスワード入力」ウィンドウ が表示されます。［ボックスのパスワード］ボックスにパスワードを入力し、［ OK ］をク リックします。
ボックスを開くときにパスワードを一定回数間違えて入力すると、不正なアクセスとみなされ、一定時間 ログイン操作ができなくなることがあります。「ボックスはロックされています。」と表示され、ログイン 操作ができなくなった場合は、管理者にお問い合わせください。
パスワードは伏せ字で表示されます。
［ボックスのパスワード］ボックスには、管理者権限を持つユーザのパスワードを入力することもできます。
4 目的の文書のチェックボックスをオンにし、［ファイル］メニューから［文書のアーカイブ］
を選択します。
アーカイブファイルの作成を確認するメッセージが表示されます。
文書編集フレームで文書を選択し、［ファイル］メニューから［文書のアーカイブ］を選択しても、文書をアー カイブできます。ただし、コンテンツフレームに表示されたページのチェックボックスをオンにしても、ペー ジを個別にアーカイブすることはできません。
5 ［ OK ］をクリックし、アーカイブ処理を開始します。
5.文書の管理
文書の管理方法 85
文書の管理
6 「文書のアーカイブ」ウィンドウが表示されます。アーカイブ処理中に［キャンセル］をク リックすると、処理を中止します。
アーカイブ処理が完了すると、「文書のアーカイブ」ウィンドウに「ダウンロード可能なファイルが作成されまし た。」と表示されます。
アーカイブ処理が完了するまで、他の操作は行わないでください。
7 ファイル名リンクをクリックし、アーカイブファイルをダウンロードします。
「ファイルのダウンロード」ダイアログボックスが表示されます。
8 ［保存］をクリックします。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
5.文書の管理
86 文書の管理方法
9 保存先のフォルダを指定し、［保存］をクリックします。
指定したフォルダにファイルがダウンロードされます。
10 ［閉じる］をクリックします。
5.文書の管理
文書の管理方法 87
文書の管理