「やさしいエクセル」

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やさしいＥＸＣＥＬ

Office 2003

おたすけボランティアＰＣどりーむ

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メニューバータイトルバー数式バー行番号セルツールバー列番号スクロールバー行列シート見出し図形描画ツールバーシート移動ボタン

基本画面

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ワード文書ワードのページは１ページのみが表示され、「ワード文書」と呼びます。ワード文書とエクセルブックの比較構成エクセルではすべての作業を「エクセルブック」の上で行います。ブックは３つの「シート」①で構成され、さらにシートはたくさんの「セル」②に区切られています。１枚のシートは、「列」③・・・・256 列「行」④・・・・65,000 行のセルから成り立っています。セルをポイントするとマウスポインタがこのような形になります。「名前ボックス」に（Ａ１）と表示されるエクセルブック ④ ③ ① ② ①

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1 ページ分の範囲を表示させるにはセルに文字を入力するツールバーの「印刷プレビュー」ボタンをクリックします。何も入力していなければ、右のメッセージが出るので OK をクリックすると右と下側に点線が表示されます。初期設定ではフォント MSP ゴシック、サイズ 11pt です。（Ａ1）のセルをクリックすると太枠になります。この状態を「アクティブセル」といいます。「あめのちくもりときどきはれ」と入力、変換し、確認します。（「数式バー」にも同じものが表示されています。） Enter キーで確定し、再度 Enter キーを押すと、アクティブセルが下に移動し、（Ａ2）のセルに文字が入力できます。文字の修正は「数式バー」でおこないます。セル（Ａ1）を選択し、数式バーの「晴れ」の右にカーソルを置きます。 Back Space キーで「晴れ」を削除し、「雪」と訂正します。この範囲が 1 ページ分となります。

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セルに挨拶文を入力するセル（Ａ5）をクリックし、「拝啓」と入力します。Enter で改行し、セル（Ａ6）に「新緑の候、・・・・」と以下を入力するとページを超えて入力されます。ワード文書のように折り返してくれません。修正するには、セル（Ａ6）をクリックし、「数式バー」に表示されている「がたく厚く御礼申し上げます。」を範囲選択します。「切り取り」②をクリックします。セル（Ａ7）をクリックします。「貼り付け」③をクリックします。上図「次ページ(N)」①をクリックすると、2 ページ目にあとの文章が移動しています。「印刷プレビュー」画面で表示してみると、下図のように「・・・ありが」までしかページ内に収まっていない事がわかります。「印刷プレビュー」画面で確認できたら、「閉じる(C)」で編集画面に戻します。 ① ② ③

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セルを結合して文章を入力する下記のような文章に修正されました。「文字列」が複数のセルをまたいで入力されている時、「数式バー」に文字列全体を表示させるには、先頭のセルをクリックします。例）Ａ6、Ａ7 他のセルを選択しても表示されません。文字を修正するための「カーソル」を表示させる方法は、「数式バー」以外でもできます。 ①先頭のセル内でダブルクリックする。 ②先頭のセルをクリックし、Ｆ2 キーを押すなどがあります。 ※文字列の入力範囲が分かったら、例）「・・・あり」まで入力し、改行して「がたく・・・」と入力しましょう。「拝啓」を「前略」に「新緑」を「陽春」に変更してください。長い文章を入力する時は、あらかじめ複数のセルを「結合」し、１つのセルにしておくと便利です。（Ａ10～Ｉ10）までをドラッグし、ツールバーの「セルを結合して中央揃え」①をクリックします。続いて「左揃え」②をクリックして、セルの左から文字を入力するようにしておきます。結合されたセルの右下の「フィルハンドル」③をポイントすると、カーソルが「＋」に変わるので 2 行下までドラッグします。結合された 3 行分のセルができました。 ③ ① ②

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結合したセル内に折り返して文字を入力 ※Excel での文章作成はワード文書に比べ、制約があり面倒なところもありますが、構成上必要となる場合もあるので覚えて下さい。なお、Excel の基本文字サイズは 11pt ですので、12pt を使った場合はセル内に収まっていてもページからはみ出すこともあります。「印刷プレビュー」で画面の確認をすることが基本です。例）、（Ａ20～Ｅ26）までをドラッグし、メニューバーの「書式(O)」から「セル(E)」①をクリックします。セルの書式設定から「配置タブ」をクリックします。文字の配置から横位置(H)：左詰め（インデント）縦位置(V)：上詰めにします。文字全体が自動的に折り返され、左上から入力できる１つのセルになります。エクセルブックにはワードと同じように、「テキストボックス」や「クリップアート」などの図も挿入できます。入力の途中で改行したい時は、 Alt キーを押しながら Enter キーを押します。 ①

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文字と数値の配置を覚えよう数式を入力して単純な計算をする C 「エクセル」では、基本的に漢字やひらがな、英字などの文字は、セル内に「左揃え」で配置され、数値（計算の対象となりうる数字）は「右揃え」で配置されます。数字や数式の計算の結果は数値なので右揃えで配置されます。また、全角の数字は、入力を確定すると、自動的に「半角数字」に置き換えらます。キーボードの Shift キーを押しながら先頭に「＝」を入力します。続けて数式「5*10」と入力し、確定します。＜50＞と半角数字で答えがでました。（数字の入力は、全角でもＯＫです。）加減乗除には「＋」（プラス、足し算）、「－」（マイナス、引き算）、「＊」（アスタリスク、掛け算）、「/」（スラッシュ、割り算）の計算記号を使います。確定すると全角数字は半角数字に変わり、右揃えになります。 ※計算式が異なっても合計は<50>となります。例）合計欄（A13）をクリックすれば、「数式バー」に計算式が表示されるのでどのような計算式を使用したか確認ができます。画面下側の「シート見出し」から「Sheet2」を開きます。

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連続したデータを入力する（オートフィル操作）規則性のあるデータを入力する文字データを入力する

＋

セルに<１>と入力し、右下の「フィルハンドル」■をポイントすると、ポインタが「＋」に変わるので、右にドラッグします。セルに<１>、<３>と入力します。<１・３>を選択し、<３>の右下のフィルハンドル■を右へドラッグすれば、奇数の数字が自動的に連続して表示されます。

＋

「曜日」や「日付」などの文字列は規則性があるので、先頭のセルに「日」と入力すれば、自動的に「土」まで表示されます。日付も同様です。（「日」、「土」はフォントの色で色を付けます。）「氏名」のように規則性のないものは、変化しません。この時点では数字はすべて<１>となっています。スマートタグ「スマートタグ」をクリックし、「連続データ(S)」にチェックを入れると連続した数字になります。

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セルに罫線を引く詳細な罫線を引くセルの薄い枠線は、実際の罫線ではないので印刷はされません。罫線を引きたいセル (A1 ～ E6)を選択します。ツールバーの「罫線」▼①をクリックすると、罫線の種類が表示されます。「格子」②をクリックすれば、格子罫線が引かれます。 ●斜線を引くセル（Ａ1）を選択します。「セルの書式設定」からタブの「罫線」を選択します。「罫線」ボタンから③を選択し、ＯＫをクリックします。 ●二重線を引くセル（Ｂ2～Ｅ6）を選択します。「スタイル(S)」から④の二重線を選択し、罫線から「上側」⑤と「左側」⑥を選択し、ＯＫで上と左側が二重線になります。 ●罫線を消すセル（Ａ2～Ａ6）を選択し、「なし」⑦をクリック、続けて「内側」⑧をクリックし、ＯＫで内側の罫線が消えます。メニューバーの「書式(O)」から「セル(E)」をクリックし、「セルの書式設定」を表示させます。 ② ① 画面下側の「シート見出し」から「Sheet3」を開きます。 ⑧ ⑦ ⑥ ⑤ ④ ③

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列の幅を変更する行の高さを変更する行の高さを変えてみましょう。行番号 <12 ～ 14> を選択します。メニューバーの「書式(O)」から「行(R)」⇒「高さ(E)」を順にクリックします。「行の高さ(R)」に<25>と入力し、ＯＫをクリックします。セル（A10）「住所録」の文字はフォントサイズを<20pt>にしたので、行１0 は自動的に広くなっています。左図のような「住所録」を作ってみましょう。セル（A12）に「氏名」と入力し、変換確定してから、 Tab キーで右に移動させます。セルの幅より長い文字列は、右側のセルに潜り込むように入力されます。列と列の境をポイントすると横向きの矢印に変わるので、そこでダブルクリックすれば、文字の長さに合わせて、セルの幅が広がります。右にドラッグしてもＯＫです。

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文字とセルに色を付ける

●実際に「売上表」を作ってみよう

文字の入力

セル(A1)をクリックし「鹿部酒店売上」と入力します。変換確定し、Enter するとアクティブセルが下に移動します。続けて（A4）から他の商品項目と合計までを入力しましょう。セル（A12～F12）を選択します。「塗りつぶしの色」①を<黒> に、「フォントの色」②を<白> にします。項目の文字を「中央揃え」 ③にしましょう。 ③ ① ② 罫線を引いて完成させてください。シートに名前を付ける「Sheet3」を選択し、メニューバーの「書式(O)」⇒「シート(H)」⇒「名前の変更 (R)」をクリックして、名前を付けます。他の Sheet も変更します。メニューバーの「挿入(I)」⇒「ワークシート(W)」からシートを追加できます。 ※Sheet 上でダブルクリックしても名前の変更ができます。 ※必要ならば、「名前を付けて保存」しておきます。新しい「エクセルブック」を開きます

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文字の連続入力

数字の入力

セルの移動方向

Tab は→ Shift＋Tab は ← Enter は↓ Shift＋Enter は↑ 連続した数字などは、右下の「■」（フィルハンドル）で簡単に入力できます。「１・３・５・７」のように規則性があれば、連続していなくても入力できるが、その場合は規則性がわかるように、2 つ以上のセルを選択してからおこないます。スマートタグの利用もできます。（８ページ参照）セル(B4)を選択して、半角数字で<120000>と入力します。 Tab キーを押すとアクティブセルは右に移動し（B4）の数字は自動的に右揃えになります。６月(G4)まで入力したら Enter すると下の行「ビール」の 1 月へ移動します。フィルハンドルセル(B3）に「１月」と入力します。右下角の「フィルハンドル」をポイントし、黒い「

＋

」になったらセル(G3)までドラッグします。

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表示形式の変更

表示形式の詳細設定

セル(B4～G10)を範囲選択します。ツールバーの「通貨スタイル」のアイコンをクリックすると数字が「通貨スタイル」に変わります。更に詳細な設定をする場合には、メニューバーの「書式(O)」⇒「セル(E)」をクリックすると、「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されます。タブの「表示形式」⇒「分類(C)」の項目から、様々な形式を表示させることができるので、試してみてください。

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セルの選択

列と行の挿入

●セルを選択するには次の方法があります。１つのセルを選択：クリック範囲選択：複数のセルをドラッグして選択する。行の選択：行番号をクリックする。列の選択：列番号をクリックする。全選択：行と列番号の交点をクリックする。 A 列の左に「１列」と１行の上に「１行」を挿入（追加）する。複数行の選択：行番号「9～10」をドッラグする。複数列の選択：列番号「F～G」をドラッグする。離れたセルの複数選択： Ctrl を押しながら次々とクリックする。・列の挿入：挿入したい列の右側の列番号<A>を選択し、「挿入(I)」から「列(C)」をクリックします。・行の挿入：挿入したい行の下側の行番号<1>を選択し、「挿入(I)」から「行(R)」をクリックします。 ※列や行を削除するには、列・行番号を選択し、メニューバーの「編集(E)」⇒「削除(D)」をクリックします。

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セル幅の変更

計算：オートＳＵＭ

列幅の変更：列番号<A>と<B>の間の線上にカーソルを置くと「」（左右矢印）に変わるので左にドラッグします。 ※線上で「ダブルクリック」すると、文字数の分だけ自動的に広がります。行の高さ変更：行番号<２>と<３>の間の線上にカーソルを置くと「」（上下矢印）に変わるので上下にドラッグします。 ※文字のサイズを大きくすると、行の高さは自動的に広がるので、この操作は特に必要ありません。オート SUM を使用して合計を求めましょう。合計を出したいセル（C12）を選択します。ツールバーの「Σ」（オート SUM） ①をクリックします。合計される範囲「SUM（Ｃ5：Ｃ11）」を確認します。 Enter で確定すれば合計が表示されます。 ①

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計算式のコピー

セルの幅を広げる

これで第１段階での「売上表」の完成です。数字の「桁数」が多くなると左図のように「#####」になります。これはセルの幅が桁数に対して、狭くなったためです。列番号の「I」と「J」の境の線上でダブルクリックするか右にドラッグします。（Ｐ１５参照）コピー元のセル（C12）を選択します。カーソルを右下の「フィルハンドル」に移動し、「

＋

」になったら、セル（H12）までドラッグします。計算式が「コピー」されました。 ※同様のやり方で、縦（I 列）の合計を出しておきましょう。

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これからは、「売上表」の装飾をおこない、体裁を整えましょう

罫線を引く

セルの結合

９ページを参照して、下図のような罫線を引きましょう。罫線を引く順序は、①格子罫線 ②外枠太罫線 ③二重罫線 ④斜線でおこないます。下記のようにセルが結合されました。 ①格子罫線 ③二重罫線 ②外枠太罫線 ④ 斜線結合するセル(B2～I2)を範囲選択します。ツールバーの「セルを結合して中央揃え」をクリックします。

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セルの装飾

下記の装飾をしてみよう。ワードと同様、範囲を指定して、文字色、フォント、フォントサイズ、太字、斜体、下線、中央揃え、背景色を装飾します。  タイトルフォント：MS 明朝サイズ：18pt 下線太字  月表示背景色：黒文字色：白中央揃え  商品名背景色：薄緑中央揃え  合計欄背景色：黄中央揃え  左上角背景色：グレー中央揃え下線左揃え太字斜体右揃え背景色文字色フォントサイズフォント

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セルの値を引用

月平均の計算

セル(H14)に「合計金額」と入力します。セル(I14)に「＝」と入力し、セル(I12)をクリックし Enter で確定します。セル(I14)にセル(I12)の合計金額がコピーされました。 ※こうする事でセル(I12)の数値が変化しても、自動的に(I14)の数値も変わります。セル(H15)に「月平均」と入力します。セル(I15)に「

=

」と入力し、セル（I14）をクリックします。続けて「/６」と入力して Enter で確定すると平均値が表示されます。

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グラフの作成

グラフにするデータの範囲(B4～H11)を範囲選択し、グラフウィザード①をクリックします。グラフの種類から、「縦棒」⇒「積み上げ縦棒」②を選択し、「次へ(N)」をクリックします。「列(L)」③にチェックを入れ「次へ」をクリックします。タブの「タイトルトラベル」を選択し、それぞれの項目④にタイトルを入力し、「次へ」をクリックします。 ① ④ ③ ②

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グラフの名称

「オブジェクト(O)」にチェックを入れ、「完了」をクリックします。グラフが完成しました。ハンドル■をドラッグして、大きさの調整ができます。空白部をクリックし、ドラッグすれば、グラフ全体の移動が出来ます。プロットエリア項目軸ラベルグラフエリアグラフタイトル数値軸項目軸凡例項目数値軸ラベルデータマーカー完成見本

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グラフの編集

●数値軸の単位変更グラフ内をクリックすると「グラフツール」が表示され、いろいろな編集ができます。グラフツール ③系列の切り替え ⑤データテーブル ②凡例 ⑥文字の回転 ④グラフの種類変更 ①書式設定「数値軸」の範囲の中をクリックし、選択状態にします。グラフツールの「①書式設定」をクリックすると「軸の書式設定」ダイアログボックスが表示されます。タブの「目盛」を選択し、「表示単位(U)」▼①から「万」をクリックします。金額が「万単位」に変更されました。 ① ●フォントやサイズの変更タイトルの「鹿部酒店売上」や「品目」、「金額」の文字サイズの変更などは、グラフツールの「①書式設定」を使用しなくても、ツールバーからもおこなえます。文字列を選択し、ツールバーのフォントとフォントサイズから変更してください。

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●数値軸の単位変更 ●背景に色をつける「酒」、「ビール」などの項目軸を選択します。グラフツールの「①書式設定」をクリックします。「軸の書式設定」からタブの「配置」を選択し、「方向」から「文字列（縦）」②をクリックし、 OK で項目軸が「縦」になりました。同様に「金額」の軸ラベルを縦にしてください。 ② ③ ◆③をクリックすれば、項目軸が横向きになります。グラフの「プロットエリア」を選択します。グラフツールの「①書式設定」をクリックします。プロットエリアの書式設定の「色パレット」から任意の色を選択し、 OK をクリック。「グラフエリア」も同様におこなってください。データマーカーの色も変更できます。ツールバーの「塗りつぶしの色」からでも、直接色をつけることができます。

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その他のグラフ

●折れ線グラフ折れ線グラフは、データの連続的な変化を見るのに便利なグラフです。人数「上表１」をすべて範囲選択します。ツールバーの「グラフウィザード」①をクリックします。「折れ線」⇒「マーカー付き折れ線」②をクリックし、グラフを作成します。（前項 P20～23 参照）表１ ① ②

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●円グラフ各データの全体の中での割合を見るのに便利なグラフです。表２「上表２」をすべて範囲選択します。ツールバーの「グラフウィザード」から「円」⇒「３Ｄ」①をクリックし、グラフを作成します。（前項 P20～23 参照）グラフウィザード-2/4 では、系列：「列(L)」を選択してください。グラフ内をクリックし、グラフツールの「①書式設定」⇒タブの「データラベル」⇒「パーセンテージ(P)」②にチェックを入れ、 OK で％の入った数字が表示されます。 ② ①