私のパソコンの使い方

私のパソコンの使い方

総合情報処理センター 内 村 政 宣

u c h i @ n e t 2 . n a g a s a k i . u . a c . j p  

皆さんはパソコンをどのようにお使いですか。わたしの場合は次のとおりです。

1.出勤したらパソコンの電源を入れる。

2 . ウイルスチェックをする。

3 . デフラグをする

4 . データのパックアップをする。

5 . メールのチェックとその返事。

6 . センターホームページのチェックをする。

7 . エクセルで表を作る。

8 . ワードで文書を作る。

9 . 上記の項目を何度か繰り返し、パソコン動きが悪くなったら再起動をする。

1 0 . 仕事が終わったらパソコンの電源を切る。

私の場合、メーラー、ブラウザ、ワープロ、表計算など 4~5 個くらいのパソコンソフトを主に使

用しております。

コンピュータは繰り返すという処理が得意ですが、パソコンで何か仕事をしようとしたとき、この 繰り返すという要素を取り入れることで効率的になるような気がします。しかし、人間は繰り返すと いう作業があまり得意ではありません。人間の作業に繰り返すという要素を取り入れる方法に、マニ ュアルの作成があります。機械を人聞が操作する場合、例えば 1 0 人がそれぞれ勝手に操作をすると、

操作方法が全て異なることが予想されます。その機械にスイッチみたいなものが沢山ついていたら、

それを押す順番が同じであることはほとんどありません。しかし、このときよく出来たマニュアルが あると、 10 人全ての人に同じ順番で操作してもらうことができます。

機械を最初に操作する人が注意深くマニュアルを作成しさえすれば、次からそのマニュアルどおり に操作を繰り返すだけで良いのです。それでもうまくゆかない場合、そのマニュアルの間違いを見つ け修正し、次からマニュアルどおりに操作をします。マニュアルは次第に洗練され使いやすいものに なってゆきます。

このようにマニュアルを整備することが、パソコンなどの情報機器を仕事に取り入れるための重要 な要素となります。またその整備にはそれなりの人手と時聞がかかります。パソコンが壊れたときに、

どのような手順で復旧すればよいのか、それがわかれば慌てることはありません。データが突然消え たとしても、毎日繰り返しバックアッフ。を取っていればなんでもありません。文書を作成する場合、

以前に作成した文書ファイルを雛型にして繰り返し利用すれば、ゼロから作成するよりもず、っと早く

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仕上げることができます。例えば一年前に提出した書類を、今年も作成しなければならない場合、同 じようにやればすぐ完成してしまいます。

最近は何でも効率化が求められる時代です。電子メールがこの効率化に役立ちます。口頭でのやり とりは、録音しておかなければ残りませんが、メールでのやり取りはコンピュータの中に残り、いつ でも検索できます。電子メールを使うだけで、データが蓄積してゆきますので、それを後で検索機能 を使って見つけ出すことができます。同じ部屋の隣の人にも電子メールを送りましょう。手書きのメ モがなくなり、連絡した内容が自分のパソコンにも相手のパソコンにも残ります。

私たちは、仕事の上で文書をやりとりしたり、電話で話したり、会議で情報交換や議論したりしま すが、このようなことがメーリングリストを使ったやり方にシフトしてきております。これらの仕組 みを利用すれば、経済的コストを下げ、時間や場所の違いを気にせずにコミュニケーションがとれま す。メーリングリストを使った連絡や議論は一般的になってきております。

簡単な仕組みほど、使いやすいものはありません。もっとメールを活用しましょう。やらなければ ならないことは思いついたときに自分の携帯から職場の PG へ送りましょう

そうすれば忘れること が無くなります。携帯電話と連携させることで電子メールはますます便利なものになりました。

書類を渡すときは紙ではなくメールで渡すようしましょう。内線電話は使わずメールで連絡しまし ょう。多くの人がなるべく早く返事を出すように心がければ、仕事の効率はもっと上がると思います。

しかし、そのメールに最近ウイルスが添付されてくることが多くなりました。知らない人からのメー ルや、添付ファイルを開くときは注意が必要です。

ところでコンピュータの世界にはいろんなデータ形式がありますが、テキスト形式が最も汎用的な データ形式と考えられます。とにかくデータをテキストで蓄積しておけば、そ土

だけで立派な個人用 のデータベースになってしまいます。そのデータは文書作成やホームページ作成にも利用できます。

テキスト形式のファイルは、 Windowsのアクセサリの中にあるメモ帳というソフトでも編集するこ とができます。これが結構役に立ちます。機能が少ない分、憶えることも少ないので初心者にはお勧 めです。

パソコンを利用する上で、キーボードとマウスを上手に操ることが必要になります。赤ちゃんの手 のひらサイズのキーボードがあったら、赤ちゃんにもその使い方を教えたいと思います。しかし、そ の前にキーボードを壊されるかもしれませんが。落としても叩いても絶対に壊れないキーボードとマ ウスがあったら買いに行きたいと思います。

今年 4月から総合情報処理センタ一事務室に配置されました内村と申します。家族は妻と男子一人 の三人です。今後ともどうぞ宜しくお願い致します。

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