はじめに 個人番号 ( マイナンバー ) の取扱いには 厳重な安全管理措置を講ずる必要があります データ管理の達人では 個人番号の安全な収集方法や保管 利用 ( 管理 ) 廃棄を行うことができます ただし 達人システムだけですべての安全管理措置が賄えるわけではありませんので 利用する側でも十分安全管

「データ管理の達人」

個人番号の収集操作

東京地方税理士会データ通信協同組合 2017年11月

個人番号（マイナンバー）の取扱いには、厳重な安全管理

措置を講ずる必要があります。

データ管理の達人では、個人番号の安全な収集方法や保

管・利用（管理）・廃棄を行うことができます。

ただし、達人システムだけですべての安全管理措置が賄える

わけではありませんので、利用する側でも十分安全管理措置

をご理解いただき、ご利用下さい。

2

はじめに

データ管理の達人を利用して、個人番号を収集する前

に、次の初期設定を必ず行って（確認して）下さい。

① 達人CubeのログインIDへの個人番号利用許可。

（Administrator（アドミニストレータ）のIDでのみ、ご利用の場合は、不要）

② データ管理の達人-個人番号収集データベースへの利

用許可。

3

収集するその前に

①

ログインIDへの個人番号利用許可

1/2

(1) Administratorでログインし、ご利用のその他のログインIDに、個人番号 の利用許可（アクセスの許可）を行って下さい。 4 ① ログインID／パスワードを入力 し、【ログイン】をクリックして下さい。 ② 達人Cube⇒【アカウント管理】 ⇒【利用者一覧】をクリックして下 さい。 ③ 表示されたIDをダブルクリックし て下さい。

①

ログインIDへの個人番号利用許可

2/2

(2) 以下の設定を行って下さい。 「個人番号へのアクセスを許可する」： 利用者が、特定個人情報関係事務実施者の 場合は、チェックして下さい。 【確定】：クリックで設定が有効になります。 5

(1) Administratorでログインし、個人番号収集データベースの利用許可を 設定して下さい。

②

個人番号収集データベースの利用許可

③ 【強固な暗号化のみ行う】に設定して下 さい。 6 ① 【データ管理】をダ ブルクリックして下さい。 ② 「個人番号収集データベー ス」→「セキュリティ設定」をクリッ クして下さい。 ※ この設定は、達人Cubeへのログインかつ、ログインＩＤに、個人 番号利用許可されているユーザーが、本データベースを扱える設定 にしています。

収集対象者の特定

個人番号を収集する必要のある個人を特定して

下さい。

法定調書業務の場合は、年調法定調書の達

人H28年分版に登録されている顧問先データを、

H29年分のデータに繰越し、新規受給者等を登

録して下さい。

7

個人番号の収集方法は、以下の4つの方法から選択して下さい。 ① 物理的に収集し、登録する。 事務所に、通知カード等を持参、若しくは、写し等の送付で収集し、登録する。 ② 顧問先従業員等が自身で登録する。 事務所から顧問先従業員に、ID・パスワードを通知し、収集対象者は、自身の 持つスマホ・タブレットから専用ソフトを使用し、登録する。 ③ 顧問先担当者が、収集し登録する。 顧問先において、①の方法で顧問先が収集し、収集した個人番号を顧問先の パソコンを使用して登録する。 ④ 顧問先担当者が、収集し登録する。 顧問先において、データ管理の達人を導入し、①又は、②の方法で収集した個 人番号を「参照」する。

具体的な個人番号の収集方法の検討

事務所 従業員等 クラウド（ネット上） ① ② 8 ③

収集方法が決まったら、「データ管理の達人」→

「個人番号収集データベース」の中に、個人番号を

登録するためのデータベースを顧問先ごとに

*1

作成

します。

収集用データベースは、収集方法ごとに作成する

必要があります。

前年、利用した収集用データベースを本年も使

用する場合は、「収集期間」・「利用期間」を1年

延長して下さい。

収集用データベースの作成

9 *1：複数顧問先をまとめて作成することもできます。（個人所得税の場合など）

(1) データ管理の達人を起動し、個人番号収集データベース内に、収集用 データベースを作成して下さい。

収集用データベースの作成方法

10 ① 【データ管理】をダ ブルクリックして下さい。 ② 【新規作成】をクリック して下さい。 ③ 作成要件の設定 （詳細、次シート）。

(２) 作成要件の設定をして下さい。

収集用データベースの作成方法

11 利用目的（概要）： データベースの名前をつけて下さい。 顧問先名＋年度等でつけるとわかりやすいです。 利用目的（説明用）：［省略可］ スマホ等で収集する場合に、相手に表示されるメッ セージとなります。収集の理由等を入力して下さい。 収集方法： 収集方法により設定して下さい。 詳細は、次シート参照 利用目的（参照URL）：［省略可］ 利用目的等をWebサイト等で公開している場合は、 URLを入力して下さい。 通知メールアドレス：［省略可］ 削除される１週間前に、入力されたメールアドレスへ 確認メールを送信します。 収集期間／利用期間： このデータベースに対する編集可能期間及び利用期 間を設定して下さい。「利用期間」を過ぎると、本デー タベースは削除されます。（再設定可能） 完了： 設定が完了したら、クリックして下さい。 備考（各種）：[省略可] 顧問先コードや顧問先名、利用年度等を入力す ると、一覧で見やすくなります。

(3) 収集方法の設定 a. 未設定（利用開始時に選択する。） とりあえずデータベースを作成し、実際に使用するときに収集方法を決めたい 場合に、選択して下さい。 b. 特に指定しない（手入力で登録する） 物理的に収集し、登録する場合に選択して下さい。 c. 収集対象者（従業員、納税者等）が登録する（・・・・） 顧問先従業員等が自身でスマホ等を利用して登録する場合に選択して下さ い。 d. 委託元が収集する（委託元は「Miniアプリ」・・・・） 顧問先担当者が、収集し顧問先パソコンで登録する場合に選択して下さい。 e. 委託元が収集する（委託元は「データ管理の達人」・・・・） 顧問先担当者が、収集し登録する場合に選択して下さい。 なお、ｃ及びｄの設定でも、事務所担当者が手入力する（物理的収集と併用 する）ことが可能です。 また、ｄ及びｅの方法で作成する場合は、前提作業が必要ですので、後述しま す。

収集用データベースの作成方法

12

ここまでの作業で、収集用データベースの器を作成し

ました。この器に対して、収集対象者の情報を登録し

て下さい。

手入力で登録することもできますが、各税務プログラ

ムに登録されている個人情報で設定することができま

すので、その方法で行って下さい。

収集用データベースの作成方法

13

ここでは、年調・法定調書の達人に登録してある収集対象者をエクスポートし て登録する方法を説明します。 ① 年調・法定調書の達人を起動し、収集対象者を登録している顧問先デー タを開き、【データのエクスポート】をクリックして下さい。 ② 【個人番号データのエクスポート】を選択し、【確定】をクリックして下さい。 （昨年の収集用データベースへ受給者追加等を行う場合もこの処理で行って 下さい。）

収集用データベースへの収集対象者の設定方法

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③ 【データ管理の達人（個人番号収集データベース）】を選択し、【確 定】をクリックして下さい。 ④ 収集対象となる従業員及び報酬等受給者を選択して下さい。 （【全選択】で、すべてを選択可能です。）

収集用データベースへの収集対象者の設定方法

15 ③ ④ 追加処理の場 合は、初期の チェック状態で 作業を続けて 下さい。

⑤ 【参照】をクリックし、作成した収集用データベースを選択して下さい。

16

収集用データベースへの収集対象者の設定方法

⑥ エクスポートした場合の既存データの扱いを選択し、【確定】をクリックして 下さい。 ⑦ 「エクスポートが完了しました。」のメッセージで【OK】をクリックして下さい。

収集用データベースへの収集対象者の設定方法

17 ⑥ これで、収集対象者の設定は完了です。

MEMO

通知カード等の提示、又は、それに準ずる方法で収集した個人番号を作 成した収集用データベースに手入力で個人番号を登録して下さい。 ① 作成した収集用データベースをダブルクリックし、【収集対象者】をクリック して下さい。

物理的に収集し、登録する。

19

② 該当の収集対象者をダブルクリックして下さい。 ③ 「個人番号」欄に、提示された個人番号を入力して下さい。 ④ 提示の証跡を残す場合は、提示された書類をスキャナ等で画像データ にし、【本人確認書類】をクリックして、保存して下さい。

物理的に収集し、登録する。

20

 証跡の保存方法（法的に保存の義務はありません。） ① 提示された通知カード等をスキャナー、カメラ等で、画像データとして保 存して下さい。 ② 【本人確認書類】をクリックし、表示されたウィンドウ内の「身元確認(表・ 裏)」、「番号確認」欄をダブルクリックすると、【ファイル選択】ウィンドウが 表示されますので、①で作成した画像データを選択して【開く】をクリック して下さい。

物理的に収集し、登録する。

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MEMO

収集対象者へ収集用メールを配信し、収集対象者が収集用データベースに個人 番号を登録する場合、専用アプリ(MN収集アプリ）を利用して登録して下さい。 ① MN収集アプリとは？ スマホやタブレットを利用して収集対象者自身が、個人番号を収集元へ提供 （登録）できるソフトウェアです。 ② 利用環境 ｉOS・Android・Windows10(ストア版)で動作するスマホ・タブレット等で利 用できます。 詳しくは、 Webサイト：http://www.tatsuzin-cube.com/DL/mini/をご確 認下さい。

顧問先従業員等が自身で登録する。

23 収集用デー タベース 個人番号等 事務所 収集対象者

手順

顧問先従業員等が自身で登録する。

24 時 間 ↓ 収集元（事務所） 収集対象者（顧問先の従業員等） １ 収集用メール（アカウント_{発行）を配信して下さい。} ２ MN収集アプリをお手持ちのスマホ等に_{ダウンロードして下さい。} ３ 配信されたメールに記載されているID・パスワードでダウンロードしたアプリを開 き、個人番号等を登録して下さい。 ４ 登録された個人番号等を_{確認して下さい。} ※①～③の期間を収集期間としています。

① データ管理の達人を起動し、収集用データベースを開き、【収集対象 者】をクリックして下さい。 ② 該当の収集対象者をクリックして選択して下さい。(複数選択可) ③ 【アカウント発行】をクリックして下さい。 25

顧問先従業員等が自身で登録する。

１：収集用メールの配信

④ 表示されたウィンドウ内の【参照】ボタンを クリックし、アカウントを保存する場所を選 択し、ファイル名を入力して下さい。 ファイル名のつけ方 配信日＋使用目的等 例：20160426支払調書 ⑤ 【発行したアカウント情報を収集対象者 にメール通知する】のチェックボックスを チェックして下さい。 ⑥ 【発行】をクリックして下さい。 ⑦ アカウントが保存されるとともに、収集対 象者に登録されているメールアドレスに 収集用メールが配信されます。 ヒント：アカウントのパスワードに任意の固定 値を利用できます。セキュリティは弱く なりますが、収集対象者からの問合 せの対応は、容易になります。 また、初期パスワードの変更も省略 できます。

顧問先従業員等が自身で登録する。

１：収集用メールの配信 26 ※アカウント：MN収集アプリを利用する際のIDと仮パスワードです。 ④ ⑤ ⑥ ヒント 次シート

 送信されるメールは、以下の通りです。

顧問先従業員等が自身で登録する。

１：収集用メールの配信 27 依頼者名：達人Cubeに、登録さ れている契約者名が表示されま す。前シートのアカウント発行時 に、任意に変更できます。 ログインID・初期パスワード： 収集用アプリを利用する際の ID・パスワードです。 枠内は、前シートのア カウント発行時に、文 言を変更できます。

 留意事項 ① アカウント発行は、同じ収集対象者に何度もできますが、以前発行した アカウントは、抹消されます。 ② 配信メールについては、アカウント発行とは別に配信することも可能です。 その場合は、タイトル・本文等は、別途作成して下さい。

顧問先従業員等が自身で登録する。

１：収集用メールの配信 28

利用する端末により、操作は変わります。詳しくは、専用Webサイトにマ ニュアルを用意しておりますので、そちらもご参照下さい。 (ここでは、iPhoneを例に説明を進めます。) 29 ① 【App Store】をタップして下さい。 ③ 「NTTデータ」をキーワードに検索し て下さい。 ② 【検索】をタップして下さい。 ④ 検索されたアプリの中から「達人 CubeMini MN収集」を探して、 【入手】をタップしてダウンロードして 下さい。

顧問先従業員等が自身で登録する。

2：MN収集アプリのダウンロード

顧問先従業員等が自身で登録する。

3：番号を登録する 30 （タップすると利用規約のWebサイトが 表示されます。） ⑥ 【同意する】をタップして下さい。 ⑤ 【開く】をタップして、アプリを起動し て下さい。

顧問先従業員等が自身で登録する。

3：番号を登録する 31 ⑨ 【サインイン】をタップして下さい。 ⑦ 【サインインして始める】をタップして 下さい。 ⑧ 配信されたメールに記載さ れている ◆氏名 ◆ログインID ◆初期パスワード を入力して下さい。

顧問先従業員等が自身で登録する。

3：番号を登録する

32 ⑫ 【同意する】をタップして下さい。 ⑩ 8文字以上で新たなパスワード を入力して下さい。（2回） ⑪ 【登録】をタップして下さい。 利用目的： 収集用データベースの利用目的(説 明用)が表示されます。 アカウント発行時設定で、省略可能

顧問先従業員等が自身で登録する。

3：番号を登録する

33 ⑬ 【氏名】をタップして下さい。 ⑮ 確認のため、通知カード 等をカメラで撮影して下さい。 「NO IMAGE」をタップして下 さい。 ⇒カメラが起動します。 通知カード等を撮影して下さ い。 ⑭ 【個人番号】を入力して 下さい。 「カメラで個人番号を読み取 る」をタップすることで、OCRス キャナーが起動し、手入力す ることなく入力できます。 (※) また、「ＱＲコードから・・」でも 入力できます。 ⑯ 【保存】をタップして下 さい。 これで登録終了です。 ※OCRスキャナーで登録する場合、番号 認識に時間が掛かります。 カメラ側を固定すると認識が、早まる傾向 があります。

顧問先従業員等が自身で登録する。

4：個人番号を確認する

34 個人番号が正しく登録されたか、確認して下さい。 ① データ管理の達人を起動し、収集用データベースを開き、【収集対象者】をクリッ クして下さい。 ② 該当の収集対象者をダブルクリックして下さい。 ③ 「個人番号」・「本人確認書類」を確認して下さい。

個人番号の収集を顧問先が行う場合に、利用する方法です。 顧問先でまとめて収集した個人番号を顧問先のパソコンを利用して、 データ管理の達人の収集用データベースに入力する方法です。

顧問先担当者が収集する

35 収集用デー タベース 個人番号等 事務所 顧問先

手順

顧問先担当者が収集する

36 事務所 顧問先 ① Miniアカウントを発行して下さい。 ② 収集用データベースを作成して下さ_い。 ③ ①で作成したアカウント情報を顧問 先に、伝えて下さい。（FAX・メール 等） ④ 「MN収集」アプリをダウンロードし、インス_{トールして下さい。} ⑤ 「MN収集」を起動し、送付されたアカウ_{ント情報を入力して、ログインして下さい。} ⑥ 社員情報が、表示されますのでそれぞれ、_{個人番号を登録して下さい。} ⑦ 登録された個人番号に、漏れがな_{いか確認して下さい。} ※①～⑥の期間を収集期間としています。

① 「達人Cube」⇒【アカウント管理】をクリックして下さい。 ② 【Miniアカウント一覧】をクリックして下さい。

③ 【新規作成】をクリックして下さい。

顧問先担当者が収集する

④ 表示されたアカウント情報を入力して下さい。 ⑤ 入力が済んだら【発行】をクリックして下さい

顧問先担当者が収集する

38 事業者名・(フリガナ）：必須 アカウントを利用する顧問先を登録して下さい。 メールアドレス：省略可 顧問先のメールアドレスを入力して下さい。 ログインID／パスワード：必須 顧問先が該当ソフトを利用する度に入力が必要 です。簡単でもよいので、英数字で入力して下さい。 有効にする機能：必須 【MN収集】に必ずチェックをつけて下さい。

⑥ 【はい】をクリックして下さい。 ⑦ 発行アカウントの確認ウィンドウが表示されます。必ず【保存】をクリックし、 表示アカウントを保存して下さい。さしあたり、デスクトップ等に保存して 下さい。 ⑧ 保存したら、【閉じる】を クリックして下さい。

顧問先担当者が収集する

39

① データ管理の達人を起動して下さい。 ② 収集用データベースを新規作成し、収集方法を「委託元が収集する」 に設定して下さい。 ③ 作成したMiniアカウントの一覧が表示されますので、選択し【次へ】をク リックして下さい。

顧問先担当者が収集する

40

④ 【利用者の追加】から作成した収集用データベースを取り扱うログインID を設定し、【完了】をクリックして下さい。 ⑤ 作成した収集用データベースに、収集対象者を登録して下さい。（年 調からのインポート等）

顧問先担当者が収集する

41

① CubeMiniアカウント発行で作成したMiniアカウントをFAX又はメールで 顧問先にお知らせ下さい。(デスクトップに保存してあります。）

顧問先担当者が収集する

① Miniアプリダウンロードサイトにアクセスして下さい。 ダウンロードサイト： http://www.tatsuzin-cube.com/DL/mini/ ② 「NM収集（Windowsアプリ版）」の【アプリダウンロード】をクリックし、 【実行】をクリックして下さい。 ③ 「確認」ウィンドウが表示されますので、【OK】をクリックして下さい。 ④ あとは、ウィンドウの指示通り、インストールして下さい。

顧問先担当者が収集する

43

① インストールされたMN収集を起動して下さい。 ② 【スタート】⇒【すべてのプログラム】⇒【達人CubeMiniシリーズ】⇒【MN 収集】をクリックして下さい。 ③ 表示されたウィンドウに、事務所より周知された「Pコード」・「ログイン ID」・「パスワード」を入力して下さい。 ④ 入力後、【ログイン】をクリックして下さい。

顧問先担当者が収集する

44

① 表示された社員をダブルクリックし、収集した個人番号を入力して下さい。

② 登録方法は、手入力での 操作方法と同様です。

顧問先担当者が収集する

 留意事項 • 顧問先からの編集は、収集期間に限られます。期間を過ぎると編集で きません。 • Miniアプリを利用する場合は、本人確認及び番号確認は、顧問先が 行ったことになります。 • 事務所において、本人確認・番号確認を行う場合は、【本人確認書 類】ボタンを利用して、本人確認書類の画像データ及び番号確認書 類の画像データを顧問先に登録してもらう必要があります。

顧問先担当者が収集する

46

① 収集期間が経過したら、事務所において、収集用データベースの収集 対象者を開き、個人番号の入力の有無を確認して下さい。

顧問先担当者が収集する

47 「＊」の表示が あれば、個人番 号は、入力され ています。

MEMO

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 49 顧問先においてデータ管理の達人を用いて収集した個人番号を、委託元 （事務所）へ提供することが可能です。 この提供は、あくまでも顧問先で保管している個人番号を委託元（事務 所）が参照することになります。 収集用デー タベース 個人番号等 事務所 顧問先 収集用デー タベース

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 50 顧問先での収集用データベースの作成、個人番号の収集については、前 出の方法で行って下さい。 従業員情報等（収集対象者等）は、年調・法定調書の達人からデータ ファイルとして取り出しが可能ですので、取り出したファイルを元に作成できま す。 時間 ↓ 収集元(提供する側)顧問先 委託元(提供される側)事務所 ① 収集用データベースから参照情報をまとめた「委託ファイル」 を出力して下さい。 ② 「委託ファイル」を委託元へ送_{付して下さい。} ③ 受け取った「委託ファイル」をデータ管理の達人に取り込んで下さ い。

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 51 個人番号の登録が完了したら、以下の操作を行って下さい。 収集元（顧問先）の操作 ① データ管理の達人を起動し、収集用データベースを開いて下さい。 ② 【委託ファイル出力】をクリックして下さい。

③ 【参照】をクリックして、保存先を指定して下さい。 ④ 「取り込み用パスワード」を6文字以上の英数字で入力して下さい。 ⑤ 【確定】をクリックして下さい。 ⑥ 作成した「委託ファイル」を委託元へ安全な方法で送付して下さい。 (委託ファイルには、個人番号等は含まれておりません。また、厳重な暗号化がなされてい ます。)

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 52

 委託元（事務所）の操作 ① 収集元から「委託ファイル」を受け取って下さい。 ② データ管理の達人を起動し、収集用データベースを開いて下さい。 ③ 【新規作成】をクリックして下さい。

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 53

④ 収集用データベースの設定画面が表示されます。 ⑤ 詳しい設定は、収集用データベース作成と同様です。 ⑥ 「収集方法」を「委託元が収集する(委託元は、データ管理の達人を使 用する）」を選択し、【次へ】をクリックして下さい。

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 54

⑦ 【参照】をクリックし、受け取った「委託ファイル」を指定して下さい。 ⑧ 「パスワード」を入力し、【OK】をクリックして下さい。 ⑨ 前ウィンドウに戻りますので、【次へ】をクリックして下さい。 ⑩ 【利用者の追加】から収集用データベースを取り扱うログインIDを設定し、 【完了】をクリックして下さい。 これで設定完了です。

顧問先担当者が収集する

４：顧問先にデータ管理の達人を導入 55

MEMO

収集した個人番号を利用する

その前に！！

57 前出の方法で収集した個人番号を各申告帳票に転記（インポート）し て利用します。 その前に次の設定を確認して下さい。 ① 各業務ソフトウェア（年調・法定調書の達人等）のデータベースにセ キュリティを設定する。 （この設定（確認）は、データベースを持つＰＣで行って下さい。） 事務所 個人番号

データベースにセキュリティを設定する

58 業務ソフトウェアを起動し、【データベース管理】ウィンドウで、セキュリティ設 定して下さい。 例：年調・法定調書の達人 『データベースセキュリティを有効に する』にチェックを入れて下さい。 ※ この設定で、データを開くには、達人Ｃｕｂｅへのログインが必須になります。

個人番号収集データベースに登録された個人番号を利用するには、各業 務プログラムで取込み（インポート）を行って下さい。 ① 年調・法定調書の達人を起動し、【開く】から該当データを開いて下さい。 ② 業務メニュー【データのインポート】をクリックして下さい。 ③ 【個人番号のインポート】をクリックし、【確定】をクリックして下さい。

収集した個人番号を利用する

帳票へ取り込む！！

59 次ページへ

④ 「データ管理の達人(個人番号収集データベース)」を選択し、【確定】を クリックして下さい。 ⑤ 収集データベースの一覧が表示されますので、該当する個人番号が登 録されているデータベースにチェックをつけ、【確定】をクリックして下さい。

収集した個人番号を利用する

帳票へ取り込む！！

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⑥ 取込み確認ウィンドウが表示されますので、【確定】をクリックして下さい。 ⑦ インポート完了のウィンドウが表示されます。個人番号の取込み状況を 記録したログファイルを保存できますので、【はい】をクリックして下さい。 ⑧ 保存先指定のウィンドウが表示されますので、「保存先」を指定して【保 存】をクリックして下さい。

収集した個人番号を利用する

帳票へ取り込む！！

61 これで、完了です。 インポートを２回以上する場合に、 既存の個人番号をどうするか指 示して下さい。

 インポートする際は、「氏名」の一致を条件に取り込まれます。 また、2次的な要素として、収集データベース側のコード番号・生年月日 （省略可）も入力されていれば、利用しています。  取込みが正しく行われたかを確認するには、保存したログファイルを参照 して下さい。

収集した個人番号を利用する

帳票へ取り込む！！

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